Benutzerdetails - Abwesenheiten

Wie lege ich als Personalverantwortliche Person eine Abwesenheit an?

Wie wirken sich die verschiedenen Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto aus?

In der Benutzer-Verwaltung können Administratoren und Personalverantwortliche Abwesenheiten für die Mitarbeiter eintragen. Abwesenheiten kannst du beim Benutzer im Reiter "Abewesenheiten" eintragen, indem du auf "Neue Abwesenheit vermerken" gehst. Dabei gibt es eine große Auswahl von unterschiedlichen Abwesenheitstypen.

 Dieser Artikel zeigt dir, wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auswirken und kann dir dabei helfen, die richtige Abwesenheit auszuwählen.

1. Krankheit

Der Abwesenheitstyp "Krankheit" ist relativ selbsterklärend und wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Krankheit" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

2. Kind krank

 Wenn dein Kind krank ist und du deswegen nicht arbeiten kannst, wählst du als Abwesenheitstyp "Kind krank" aus. Dieser Abwesenheitstyp verhält sich wie der Typ "Krankheit". Im Arbeitszeitkonto wird dem Mitarbeiter die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

3. Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)

Wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Um dies kenntlich zu machen, kann man diesen Abwesenheitstypen verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und als "Krankheit" gekennzeichnet:

4. Überstundenabbau

Der Abwesenheitstyp "Überstundenabbau" kann dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter viele Überstunden angehäuft hat und diese entsprechend wie Urlaub abbauen möchte.

Anders als bei Krankheit oder Urlaub, wird die nicht geleistete Arbeitszeit dabei im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters nicht als HABEN gezählt. Im Arbeitszeitkonto stehen dort dann entsprechend Minusstunden, da sich die gesammelten Überstunden beim Abbau verringern müssen:

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Überstundenabbau genehmigt wurde.

5. Remote Arbeit

 Wenn du an einem Ort außerhalb von deiner Arbeit arbeitest, kannst du als Abwesenheitstyp "Remote-Arbeit" eingeben. Dieser verändert nichts an deiner Ist- und Sollzeit und wird gehandhabt wie ein normaler Arbeitstag. Jedoch wird dieser Abwesenheitstyp im Abwesenheitswidget im Dashboard angezeigt.

6. Betriebliche Gründe

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nicht arbeiten können (z.B. Stromausfall oder Wasserschaden im Büro). Hier kann man den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Betriebliche Abwesenheit" gekennzeichnet:

7. Persönliche Gründe

Es gibt Situationen, bei denen Mitarbeitern ein freier Tag erlaubt wird, ohne das diese Abwesenheit vergütet wird. Für solche Fälle gibt es den Typ "Persönliche Gründe".

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei dieser Abwesenheit die fehlenden SOLL-Stunden nicht gutgeschrieben und die fehlenden Stunden beim Überstundensaldo als Minusstunden gewertet:

8. Fortbildung

Der Abwesenheitstyp "Fortbildung" ist genau dafür gedacht, zu kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter wegen einer betrieblichen Fortbildung abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Fortbildung" gekennzeichnet:

9. Berufsschule

Dieser Abwesenheitstyp wird verwendet, wenn ein Auszubildender aufgrund der Teilnahme an einer Berufsschule abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

10. Mutterschutz 

Der Abwesenheitstyp "Mutterschutz" verhält sich im HQ wie der Typ "Elternzeit". Hier werden dem Mitarbeiter die Soll-Stunden automatisch gutgeschrieben:

11. Elternzeit

Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit geht, kann dafür dieser Abwesenheitstyp genutzt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

12. Urlaub

Urlaub ist neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit wahrscheinlich die gängigste Abwesenheit im HQ. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub selbst eintragen und dieser muss dann vom Personalverantwortlichen (mit Berechtigung) genehmigt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typ "Urlaub" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Urlaub genehmigt wurde.

13. Unbezahlter Urlaub

Manche Unternehmen genehmigen für bestimmte Situationen eine unbezahlte Freistellung für eine gewisse Zeit (z.B. Klausurenphase eines studentischen Mitarbeiters). Tritt ein solcher Fall auf, kann dieser Abwesenheitstyp verwendet werden.

Im Arbeitszeitkonto werden bei dieser Abwesenheit die festgelegten SOLL-Stunden verworfen, damit beim Überstundensaldo keine Plus- oder Minusstunden entstehen:

14. Sonderurlaub

Es gibt bestimmte Situationen, für welche einem Mitarbeiter Sonderurlaub gewährt werden muss (z.B. wenn die Pflege eines erkrankten Kindes dies erfordert).

Dieser Abwesenheitstyp kann nur manuell eingetragen werden und verhält sich im Arbeitszeitkonto wie Urlaub. Dem Mitarbeiter werden die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben: