Was sehe ich in den Unternehmensdetails im Tab Allgemein?
Kopfzeile
- Unternehmenstyp: einem Unternehmen können ein oder mehrere Unternehmenstypen zugeordnet werden (beispielsweise kann das Unternehmen zeitgleich euer Kunde sowie euer Lieferant sein). Es gibt drei Standardtypen (Kunde, Lieferant und Interessent). Ihr könnt weitere Typen ergänzen, wie bspw. Netzwerk, Freelancer o.ä.
- Chat: hier könnt ihr Informationen zum Kunden festhalten und dabei intern Personen taggen, damit diese die Informationen per E-Mail erhalten.
Allgemein
- Unternehmensname: der Unternehmensname wird auf Belegen (über der Adresse) abgedruckt und für die Suche sowie in den Controllings verwendet
- Unternehmensnummer: pro Unternehmenstyp gibt es eine Nummer, bspw. Kundennummer und Lieferantennummer. Ihr könnt pro Typ einen Nummernkreis hinterlegen oder die Nummer manuell vergeben (die Nummer darf innerhalb eines Nummernkreises nicht doppelt vorkommen).
- Branche: hier könnt ihr pro Unternehmen eine Branche hinterlegen, wie bspw. "IT", "Pharma" o.ä.
(Solltet ihr mehrere Branchen hinterlegen wollen, müsst ihr dafür ein eigenes Datenfeld als Mehrfachauswahl anlegen). - Verantwortliche/r: über das Auswahlfeld Unternehmensverantwortliche Person könnt ihr hinterlegen, welche/r Mitarbeiter/in den Kunden betreut.
Das könnt ihr zum einen dazu verwenden, dass die verantwortliche Person die Liste ihrer Kunden unter Mein helloHQ sieht und zum anderen könnt ihr euch in den Controllings Daten anzeigen lassen, bei denen ausschließlich diese Person für die jeweiligen Kunden hinterlegt ist. - Homepage
- Beschreibung
- Logo: per Klick auf das icon könnt ihr ein Unternehmenslogo hochladen
Finanzen
- Ust.Id: die Ust.Id könnt ihr als Platzhalter auf den Beleg übernehmen; außerdem ist davon u.a. abhängig, welche Steuerpflicht für die Belege angewendet wird
- Leitweg-Id: wenn ihr eine Leitweg-Id hinterlegt, werden die elektronischen X-Rechnungen beim Rechnungsversand mitgesendet (solltet ihr die Belege manuell versenden, so könnt ihr die X-Rechnung, wie die PDF Datei, manuell herunterladen).
- Debitorennummer/ Kreditorennummer: wenn ihr den Unternehmenstyp Kunden hinterlegt habt, erscheint das Datenfeld Debitorennummer. Solltet ihr den Unternehmenstyp Lieferant hinterlegt haben, so erscheint das Datenfeld Kreditorennummer.
Statt die Debitorennummer manuell zu pflegen, könnt ihr eine Einstellung
(Admin / Beleg-Standardwerte / Datev) Kundennummer ist Debitorennummer aktivieren. - Standard-Zahlungsbedingung: wird vorrangig für alle Belege verwendet, die ihr für dieses Unternehmen erzeugt.
- Standard-Lieferbedingung: wird vorrangig für alle Belege verwendet, die ihr für dieses Unternehmen erzeugt.
- IBAN
- BIC
- Standard Verrechnungssatz: wird vorrangig für die Auswahl verwendet, wenn ihr ein neues Teammitglied zu einem Projekt des Kunden besetzt.
- Tarif: wenn ihr eine neue (vordefinierte) Leistung oder ein Leistungspaket dem Beleg (bspw. Angebot oder Rechnung) hinzufügt, wird zuerst der Preis gezogen, der für diesen Tarif hinterlegt wurde.
Beispiel: ihr habt eine Leistung "Beratung", die ihr zu einem Standardpreis von 100 Euro verkauft, aber bei Neukunden zu 120 Euro. In diesem Fall könnt ihr die Leistung mit zwei Preisen anlegen und einen Tarif "Neukunden" erstellen, welchem ihr dem Preis von 120 Euro zuordnet.
Wenn ihr den Tarif nun mit dem Kunden verknüpft und einen neuen Beleg für den Kunden erstellt, auf dem ihr diese Leistung platziert, werden für die Kunden, bei denen der Tarif "Neukunden" gesetzt ist, autom. die 120 Euro für die Beratungsleistung gezogen, statt die 100 Euro.
Adresse(n)
Es gibt immer eine Standardadresse.
Solltet ihr Beleg-spezifisch eine gesonderte Adresse verwenden wollen (bspw. eine abweichende Rechnungsadresse), so könnt ihr diese für den entsprechenden Dokumenttyp anlegen. Die Adresse wird dann für Rechnungen (oder einen anderen Belegtyp) vorrangig verwendet.
(Der Unternehmensname wird immer aus dem Datenfeld vom Unternehmen verwendet und lässt sich hier nicht ändern.)
Standard CC / BCC (Beta)
Hier könnt ihr pro Belegtyp E-Mail Adressen hinterlegen, die diese Rechnungen immer in Kopie bzw. Blindkopie erhalten sollen, wenn ihr die Belege aus dem System versendet. Bspw. wünscht euer Kunde, dass alle Rechnungen immer an einen bestimmten Personenkreis versendet werden sollen, so könnt ihr diesen hier ergänzen.
Solltet ihr mehrere E-Mail Adressen zeitgleich hinterlegen wollen, könnt ihr diese per Komma voneinander getrennt hinterlegen.
Eigene Datenfelder
Ihr könnt die Maske um eigene Datenfelder ergänzen, um unternehmensspezifische Anforderungen von euch umsetzen zu können. Die Datenfelder können in Form einer Auswahlbox, eines Datumsfeld, einer Checkbox, einer Mehrfachauswahl, einem Textfeld und weiteren Formen dargestellt werden.