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      Benutzerdetails - Arbeitszeitkonto

      Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto zum ersten Mal einrichten ? 

      Ein Arbeitszeitkonto kannst du in der Benutzerverwaltung einrichten.

       

      Wie richte ich das Arbeitszeitkonto für einen neuen Benutzer ein?

      4.1 Gehe in den Tab Arbeitszeitkonto um den Saldo zu kontrollieren und ggf. zu ändern und klicke auf den Vormonat. Wenn du also im Oktober mit der Zeiterfassung starten möchtest, buchst du die Stunden im September um. 

      4.2 Dazu passt du den Wert "Überstundensaldo Monatsende" an, indem du die Stunden über den Button Stunden umbuchen und der Auswahl im DropDown-Menü Nachtrag Überstunden umbuchst. Der Saldo basiert jetzt auf den eingegebenen Daten.

      Dadurch steht dieser Wert nun auf 0 oder auf dem echten Wert des Users. Wenn er/sie z.B zum Ende des Vormonats 5 Überstunden hat, dann setze ihn auf 5 anstatt 0.

      4.3 Klicke anschließend auf Speichern um die Umbuchung zu übernehmen.

      4.4 Als letzten Schritt kontrolliere noch einmal alle Eingaben und schließe dann den Monat ab, in dem du die Stunden umgebucht hast.

      Nun sind alle Daten der Vergangenheit eingefroren und können nicht mehr verändert werden.

      Denk daran, jeden neuen Monat den Vormonat abzuschließen, damit sich keine Daten verändern, wenn man bspw. Arbeitszeiten ändert.

      Wie kann ich einen Monat abschließen (einfrieren)?

      Durch den Abschluss eines Monats wird der Datensatz für den Mitarbeiter und den Monat 'eingefroren' und fest weggespeichert. Wir empfehlen das deshalb nach Ablauf eines Monats immer zu machen. So wird das Arbeitszeitkonto nicht durch Änderungen der Urlaubstage, Arbeitszeiten, etc. geändert.
      Ist ein Monat abgeschlossen, so kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Das Umbuchen von Stunden und Urlaubstagen ist dann nicht mehr möglich. Wichtig: Lediglich das Arbeitszeitkonto inkl. Saldo - nicht die ganze Präsenzzeit-Erfassung - wird für den Monat eingefroren. Dafür gäbe es weitere Settings. Der zuletzt abgeschlossene Monat kann bei dringenden Korrekturen wieder geöffnet werden.

      Tipp: Der Abschluss des aktuell laufenden Monats ist nicht möglich.

      Einen Monat abschließen kannst du in der Benutzerverwaltung. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und gehe in den Reiter "Arbeitszeitkonto". Hier kannst du nun oben den Button "Monat abschließen" wählen. 

      Du kannst dies auch für alle Mitarbeiter oder Benutzergruppen gleichzeitig machen, um nicht in jedes Arbeitszeitkonto von jedem Benutzer wechseln zu müssen. Dazu drückst du in der Benutzerverwaltung oben links auf den "Aktionen..." Button und wählst "Monat abschließen" aus.

      Wie rechnet das HQ die Überstunden zusammen?

      Überstunden werden aus den Präsenzzeiten berechnet. Es werden die per Stoppuhr erfassten Präsenzzeiten mit der in der Benutzerverwaltung hinterlegten Wochenarbeitszeit verglichen. Das HQ vergleicht also Soll und Haben eines Mitarbeiters.

      Wenn ein Mitarbeiter krank ist, werden die Stunden einfach gut geschrieben. Es bleiben also 8 Stunden Soll und es werden 8 Stunden Haben gutgeschrieben.

      Wie kann ich Überstunden korrigieren, nachtragen, verfallen lassen oder abziehen?

      Klicke auf Stunden umbuchen. Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Stunden umbuchen kannst. Du kannst aus drei Arten von Umbuchungen wählen:

      Auszahlung Überstunden, Verfallene Überstunden und Nachtrag Überstunden