Kann ich die Exchange-Synchronisation für Subsysteme anpassen?
Wenn man die Exchange-Synchronisation mit mehreren Subsystemen nutzen möchte, werden standardmäßig die Kontakte aller Unternehmen in dem Ordner "Globale Kontakte" synchronisiert.
Da man bei Subsystemen die Unternehmen eventuell stark trennen möchte, haben wir ein System-Setting entwickelt, bei dem nur "Meine Kontakte" zwischen helloHQ und Exchange synchronisiert werden. Dies verhindert, dass alle Kontakte zwischen verschiedenen Subsystemen synchronisiert werden und muss einmal von uns für euer helloHQ eingestellt werden!
Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.
Was sind die Bedingungen, damit ein Kontakt unter "Meine HQ Kontakte" erscheint?
Bei der Exchange-Synchronisation der Kontakte aus helloHQ unterscheiden wir zwischen zwei Ordnern:
- HQ Globale Kontakte
- HQ Meine Kontakte
Grundsätzlich werden alle Kontakte in helloHQ in den Ordner "HQ Globale Kontakte" synchronisiert. Ausgenommen davon sind Kontakte mit den folgenden Eigenschaften (Achtung: Dies ist User spezifisch) die in den Ordner "HQ Meine Kontakte" synchronisiert werden. Diese Kontakte tauchen im Order "HQ Globale Kontakte" nicht mehr auf.
- Kontakte die Ansprechpartners eines Unternehmens sind, bei dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist
- Kontakte die als Ansprechpartner in einem Projekt hinterlegt sind, in dem Benutzer als Teammitglied hinterlegt ist.
- Kontakte die einem Lead zugeordnet sind, in dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist.
Der Sync des Ordners "HQ Globale Kontakte" kann auch komplett deaktiviert werden.
Achtung: Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von helloHQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können
Per PowerShell mit eurem Exchange Online verbinden
Du hast die Möglichkeit dich per PowerShell mit eurem Exchange Online zu verbinden. Dafür müsst du zuerst das Ausführen von Skripts auf deinem lokalen Computer aktivieren und kannst dann die unten aufgeführten Befehle ausführen.
Einmalig das Ausführen von Skripts aktivieren
Bevor man sich zum ersten Mal mit dem Exchange verbindet, muss man einmal das Ausführen von Skripts für den Rechner aktivieren. Das muss
man nur einmal je Computer tun. Öffne dazu PowerShell als Admin und führ folgenden Befehl aus:
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned(In PowerShell kann man Code einfügen, indem man einfach in das offene Fenster mit der rechten Maustaste klickt)
Mit dem Exchange Online verbinden
1. Öffne auf dem lokalen Computer Windows PowerShell, und führe den folgenden Befehl
aus:
$UserCredential = Get-Credential
2. Gib im Dialogfenster Bei Windows PowerShell anmelden deinen Office 365-Benutzernamen und dein Kennwort ein, und klick dann auf "OK".
Führe dann folgenden Befehl aus:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange
-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/
-Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
3. Im nächsten Schritt kannst du schließlich diesen Befehl ausführen:
Import-PSSession $Session
Nach dem Einrichten der Verbindung:
Stelle sicher, dass die Remote-Sitzung getrennt wird, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Wenn du nur das PowerShell-Fenster schließt, ohne die Sitzung zu trennen, kann es sein, dass du alle PowerShell Remotesitzungen verbrauchst, die dir zur Verfügung stehen. Dann müsstest du warten, bis deine Sitzung abgelaufen sind. Dazu kannst du diesen Befehl nutzen:
Remove-PSSession $Session