Tipp
Um dir ein Bild davon zu machen, wie deine Vorlage als PDF-Datei oder ausgedruckt aussieht, lege einfach einen Testbeleg an und klicke auf Vorschau oder lade dir diesen als PDF herunter. (ACHTUNG: Alle Texte in Betreff, Anschreiben und Grußzeile werden bei aktualisieren des Testbelegs nicht mehr überschrieben. Hier muss ein neuer Testbeleg angelegt werden.)
Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenschicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen 'Dokumentenvorlagen'.Gehe also zunächst in den Adminbereich auf "Dokumentvorlagen".
In der Dokumentvorlage werden Textfelder und Platzhalter auf einer DINA4 Seite positioniert und die Schriftart sowie Farben ausgewählt. Du kannst außerdem euer Briefpapier als Hintergrund für den Beleg hochladen. Es lassen sich zu jedem Belegtypen beliebig viele Vorlagen im Admin-Bereich erstellen, auch in unterschiedlichen Sprachen.
1. Die richtige Vorlage auswählen
Als Erstes wähle die Vorlage aus, welche du erstellen möchtest. Wähle dazu die Firma, den Belegtypen, die Vorlage und die Sprache aus.
2. Nummernkreis auswählen
Du musst einen Nummernkreis für deine Vorlage festlegen, ansonsten wird ein 'Standardnummernkreis' verwendet. Dazu klappst du den Reiter "Einstellungen" auf und wählst deinen gewünschten Nummernkreis aus. Mehr Informationen zu den Nummernkreisen findest du hier:Wie kann ich einen Beleg-Nummernkreise einrichten?
3. Briefpapier hochladen
Klappe nun im Bereich Datenfelder den Bereich Layout aus, um dein Briefpapier in Form einer pdf als Hintergrund für den Beleg hochzuladen. Klicke dazu auf den Button 'Hintergrund 1. Seite' um die Hauptseite eures Briefpapiers einzupflegen. Möchtest Du einen anderen Hintergrund ab Seite 2 hinterlegen, klicke auf 'Hintergrund weitere Seiten' um das Briefpapier für die Folgeseiten hochzuladen.
So kannst du deine Belegvorlagen mit deinem Firmenlogo, deiner Fußzeile und auch deiner Anschrift versehen, ohne dafür ein Textfeld einfügen zu müssen.
Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm: https://www.deutschepost.de/de/b/briefvorlagen/normbrief-din-5008-vorlage.html
Tipp
Der 'Hintergrund weitere Seiten' ist sinnvoll, wenn du auf der ersten Seite ein größeres Firmenlogo verwendest oder ab Seite 2 keine Absenderzeile benötigst.
4. Felder und Inhalte definieren
Als nächstes definiere deine Felder und Inhalte. Das HQ bietet dir zwei verschiedene Arten von Textfeldern. Dabei sind die Felder 'Betreff', 'Anschreiben' und 'Grußzeile' die einzigen, die du später im Beleg noch bearbeiten/ändern kannst.
Um den Inhalt eines Feldes zu bearbeiten, wählst du in der rechten Ecke des Feldes den kleinen 'Stift' aus.
Auf dem Reiter 'Standardfelder' kannst du dir die zur Verfügung stehenden Felder anzeigen lassen und diese mit einem klick in deine Vorlage einfügen. Dabei enthalten alle Felder bis auf 'Seitenumbruch' und 'Freitext' schon vordefinierten Inhalt.
Im untersten Reiter findest du die Beleg-spezifischen Felder. Diese unterscheiden sich nach Belegtypen und geben dir die Möglichkeit Felder z.B. Zahlungs-/Lieferbedingungen in deiner Vorlage zu definieren.
5. Platzhalter
Das HQ bietet dir viele vorgefertigte Platzhalter an. Mit diesen Platzhaltern kannst du Felder in deinem Beleg automatisieren, so dass du zum Beispiel nicht immer das Datum oder den Namen des Ansprechpartners von Hand angeben musst.
Um einem Platzhalter hinzuzufügen wählst du unter ‚Layout‘ den Button ‚Platzhalter‘. Es öffnet sich ein Fenster, indem dir alle Platzhalter aus den Stammdaten für Belege, sowie deine eigenen Datenfelder angezeigt werden. Um einen Platzhalter einzufügen, klicke in dem entsprechenden Textfeld auf das Stiftsymbol und gehe mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicke anschließend den Platzhalter in dem Fenster an um diesen einzufügen.
6. Layout und Stil
Jetzt wo der Inhalt definiert ist, kannst du loslegen und der Vorlage den letzten Schliff verpassen. Hierzu bietet dir das HQ einige Möglichkeiten das Layout und den Stil der Vorlage einzurichten.
Dazu kannst du deine Textfelder per 'Drag&Drop' an alle gewünschten Positionen in deiner Vorlage ziehen. Dazu hast du noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Wenn ein deinem hochgeladenen Hintergrund kein Absender vorhanden ist, kannst du diese in der Vorlage aktivieren. Dazu setzt du einen Haken bei "Absender-Adresse drucken".
Bestimme nun wie die Tabellen in deiner Belegvorlage aussehen sollen. Du kannst wählen ob die Umsatzsteuer für jede Position und/oder den Gesamtbetrag angezeigt werden soll und welche Spalten angezeigt werden sollen. Setzte für die Spalten die du in der Vorlage sehen möchtest einfach den Haken an der Checkbox. Damit deine Vorlage ein wenig Farbe bekommt, wähle als nächstes die Farben für den Tabellenkopf auf. Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Die erste Farbe bestimmt die Farbe des Tabellenkopfes und die zweite Farbe die des Tabellenkopfes von Positionsgruppen.
Definiere jetzt das Layout deiner Fußzeile, sofern diese nicht in deinem Briefpapier enthalten ist. Du kannst diese in vier, eine oder keine Spalten aufteilen. Jetzt hast du die Möglichkeit in die grade angelegten Felder, Textfelder einzusetzen. Hierfür eignen sich die Standardfelder Unternehmens-Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben und Bankdetails.
Stelle nun als letzten Schritt die Schriftart, Schriftgröße und den Zeilenabstand ein. Du kannst auch eine eigene Schriftart hochladen und diese verwenden.
Klicke anschließend auf speichern und deine Belegvorlage ist fertig.
Wichtig: Ein Teil der Vorlage, den du nicht bearbeiten kannst, ist der linke Seitenrand, der immer 25 Millimeter breit ist. Das entspricht dem Geschäftsstandard für Briefe und ist DIN-konform, weshalb es auch in HQ der festgelegte Wert ist.
Erklärung der Felder
Du kannst mit dem Feld 'Seitenumbruch' einen Umbruch der Seite einfügen, wodurch dir alle weiten Felder auf der nächsten Seite angezeigt werden.
Das Textfeld 'Anschreiben' enthält einen vorgefertigten Begrüßungstext.
Die 'Grußzeile' verhält sich genauso wie das 'Anschreiben'. Hier wird immer der Name des Ansprechpartners des ausgewählten Kunden eingefügt. So wie bei der Absenderadresse.
Du kannst Zahlungs und Lieferbedingungen einfügen, welche du unter den 'Beleg-Standardwerten' definiert hast. Als alternative kannst du auch ein Textfeld benutzen und die Platzhalter für Zahlungs oder Lieferbedingungen verwenden.