Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto einrichten ?

Ein Arbeitszeitkonto kannst du in der Benutzerverwaltung einrichten.

1. Stammdaten erfassen 

Gebe als erstes die Urlaubstage für den Benutzer ein und definiere das Eintrittsdatum und ggf. das Austrittsdatum des Nutzers. Dies wirkt sich auf den Sollwert des Mitarbeiters aus.

Achte darauf, dass das Bundesland und das Land richtig angegeben sind, damit das HQ die korrekten Feiertage berücksichtigen kann.

2. Arbeitszeiten

2.1 Klicke nun auf den Reiter Arbeitszeiten und gebe die Arbeitszeiten für die einzelnen Wochentage an. Dies geht nur, wenn die Arbeitszeitregel keinen Schichtdienst definiert. Die Arbeitszeitregeln kannst du über den Button ‚Aktionen‘ definieren.

2.2 Setze den Haken bei ‚feste Arbeitszeiten‘ wenn der Benutzer zu den eingebenen Zeiten zu arbeiten hat. Dadurch werden Emails bei fehlendem Einstempenl in der Zeiterfassung an den Personalverantwortlichen gesendet.

2.3 Die Summer der eingetragenen Arbeitszeiten abzüglich der in der Arbeitszeitregel hinterlegten Pausenzeiten ergibt die Wochenarbeitszeit.

3. Abwesenheiten

3.1 Trage jetzt die geplanten Abwesenheiten des Benutzers ein (z.B Uraub, Fortbildungen etc.). Gehe dazu auf den Reiter Abwesenheiten und klicke auf den Button ‚Neue Abwesenheit vermerken‘.

4. Arbeitszeitkonto

4.1 Gehe jetzt in den Reiter Arbeitszeitkonto um den Saldo zu kontollieren und ggf. anzupassen. Der Saldo basiert jetzt auf den einegebenen Daten.

4.2 Um einen Saldo anzupassen, klicke auf ‚Stunden umbuchen‘. Trage nun die zu korrigierenden Stunden und Minuten ein und wähle ‚Nachtrag als Art der Umbuchung. Mach dies am Besten in dem Monat, bevor du mit der HQ
Zeiterfassung beginnen willst. Buche dort die Stunden um, sodass zum Ende des Vormonats entweder das Arbeitszeitkonto auf 0 steht (Stunden nachbuchen) oder auf dem echten Wert des Mitarbeiters stehen, wenn er/sie z.B zum Ende des Vormonats 5 Überstunden hat, dann auf 5 anstelle von 0.

4.3 Klicke anschließend auf Speichern um die Umbuchung zu übernehmen.

4.4 Als letzten Schritt, kontrolliere noch einmal alle Eingaben und schließe dann den Vormonat ab. Nun sind alle Daten der Vergangenheit eingefrohren und können nicht mehr verändert werden. Denk daran jeden Monat die Monate abzuschließen, damit sich keine Daten verädern, wenn man bspw. Arbeitszeiten ändert. 

Fertig! Du hast nun erfolgreich ein Arbeitszeitkonto angelegt. Weiterhin viel Erfolg mit dem HQ!