Ein Arbeitszeitkonto kannst du in der Benutzerverwaltung einrichten.
1. Stammdaten erfassen
Gebe als erstes die Urlaubstage für den Benutzer ein und definiere das Eintrittsdatum und ggf. das Austrittsdatum des Nutzers. Dies wirkt sich auf den Sollwert des Mitarbeiters aus.
Achte darauf, dass das Bundesland und das Land richtig angegeben sind, damit das HQ die korrekten Feiertage berücksichtigen kann.
2. Arbeitszeiten
2.1 Klicke nun auf den Reiter Arbeitszeiten und gebe die Arbeitszeiten für die einzelnen Wochentage an. Dies geht nur, wenn die Arbeitszeitregel keinen Schichtdienst definiert. Die Arbeitszeitregeln kannst du über den Button ‚Aktionen‘ definieren.
Tipp:
Man kann die eingetragenen Arbeitszeiten über eine Arbeitszeitregel beeinflussen. Dadurch können sich die Soll-Arbeitszeiten im Arbeitszeitkonto verändern.
2.2 Setze den Haken bei ‚feste Arbeitszeiten‘ wenn der Benutzer zu den eingebenen Zeiten zu arbeiten hat. Dadurch werden Emails bei fehlendem Einstempenl in der Zeiterfassung an den Personalverantwortlichen gesendet.
2.3 Die Summer der eingetragenen Arbeitszeiten abzüglich der in der Arbeitszeitregel hinterlegten Pausenzeiten ergibt die Wochenarbeitszeit.
3. Abwesenheiten
3.1 Trage jetzt die geplanten Abwesenheiten des Benutzers ein (z.B Uraub, Fortbildungen etc.). Gehe dazu auf den Reiter Abwesenheiten und klicke auf den Button ‚Neue Abwesenheit vermerken‘.
4. Arbeitszeitkonto
4.1 Gehe jetzt in den Tab Arbeitszeitkonto um den Saldo zu kontrollieren und ggf. zu ändern und klicke auf den Vormonat. Wenn du also im Oktober mit der Zeiterfassung starten möchtest, buchst du die Stunden im September um.
4.2 Dazu passt du den Wert "Überstundensaldo Monatsende" an, indem du die Stunden über den Button Stunden umbuchen und der Auswahl im DropDown-Menü Nachtrag Überstunden umbuchst. Der Saldo basiert jetzt auf den eingegebenen Daten.
Dadurch steht dieser Wert nun auf 0 oder auf dem echten Wert des Users. Wenn er/sie z.B zum Ende des Vormonats 5 Überstunden hat, dann setze ihn auf 5 anstatt 0.
4.3 Klicke anschließend auf Speichern um die Umbuchung zu übernehmen.
4.4 Als letzten Schritt kontrolliere noch einmal alle Eingaben und schließe dann den Monat ab, in dem du die Stunden umgebucht hast.
Nun sind alle Daten der Vergangenheit eingefroren und können nicht mehr verändert werden.
Denk daran, jeden neuen Monat den Vormonat abzuschließen, damit sich keine Daten verändern, wenn man bspw. Arbeitszeiten ändert. Wieso das im Detail wichtig ist und wie das mit dem Abschließen des Monats genau funktioniert, erklären wir hier.