Wie kann ich E-Mails in der Kontakthistorie ablegen?

Im HQ werden für Kunden, Leads und Projekte alle Kontakte erfasst. Das können z.B. Gesprächsprotokolle oder Telefonanrufe oder eben auch E-Mails sein. Die Sammlung aller Kontakte ist die sogenannte Kontakthistorie, die sich in jedem Kunden, Projekt oder Lead wiederfindet.

E-Mails sollten natürlich automatisch zur Kontakthistorie hinzugefügt werden, damit man sie nicht manuell (z.B. per Copy & Paste) übertragen muss. Genau das tut das HQ über den folgenden Weg:

Wenn du eine E-Mail verschickst, setzt du die Adresse crm@hellohq.io in bcc (Blindkopie) deiner E-Mail
Das HQ erfasst dadurch diese Mail, ohne, dass es ein anderer Empfänger mitbekommt
Über deine E-Mail-Adresse weiß das HQ, dass diese E-Mail von dir kommt - gleiches gilt für die Adressen deiner Empfänger
Beim nächsten Login öffnet das HQ ein Fenster, in dem du die automatische Zuordnung der E-Mail prüfen kannst und auch direkt eine Wiedervorlage für die E-Mail erstellst, damit dich das HQ z.B. an das Nachfassen erinnert

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem HQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Tipp

Um empfangene E-Mails ohne Antwort im HQ zu archivieren, können sie einfach kommentarlos an crm@helloHQ.io weitergeleitet werden. Das HQ erkennt trotzdem deinen Kunden, indem es die ganze E-Mail nach bekannten Adressen untersucht.

Tipp

Tipp: Um die Zuordnung von E-Mails zu Leads oder Projekten zu vereinfachen, kannst du die Leadnummer oder Angebotsnummer in den Betreff der E-Mails schreiben. Dadurch wählt das HQ automatisch den richtigen Lead oder das richtige Projekt aus, keine manuelle Korrektur mehr notwendig.