Um Nachzuvollziehen, wie man ein neues Projekt im helloHQ anlegt, kannst du gerne den Anweisungen aus unserem Video folgen:
Möglichkeiten der Projekterstellung
Ein Neues Projekt kannst du über verschiedene Wege erstellen. Diese unterscheiden sich in der Komplexität des Erstellvorgangs, sowie einigen Einstellungsmöglichkeiten.
Du kannst ein Projekt aus einem Angebot oder einem Lead generieren, um einige Daten aus dem jeweiligen Bereich in das Projekt zu importieren. Du kannst aber auch über den komplexeren Weg im Projektmodul gehen, um ein gänzlich leeres Projekt zu erstellen.
In jedem Fall musst Du direkt bei der Anlage eine Projektvorlage wählen.
Diese Vorlagen kannst du unter den Standardwerten im Adminbereich konfigurieren. Zu den projektvorlagenspezifischen Standardwerten gehören Standardpläne, Projektrollen, Projektstatus und Datenfelder.
1.Projekt aus Lead oder Angebot erzeugen
1.1 Wähle nun die Projektvorlage per Drop-Down Menü aus. Gebe dem Projekt als nächstes eine Nummer und einen Namen. Wenn das neue Projekt ein Unterprojekt ist, selektiere ein übergeordnetes Projekt. Wenn es ein Vorgänger- oder Nachfolgerprojekt zu dem neuen Projekt gibt, wähle diese auch aus, um die Struktur der Projekte besser zu definieren.
1.2 Im nächsten Schritt legst du den Projektbeginn sowie den geplanten Abschluss fest.
1.3 Besetze jetzt auf dein Projekt alle gewünschten Mitarbeiter und lege einen Projektleiter fest.
1.4 Beim Projekt erstellen aus einem Lead kannst du optional entscheiden, ob die Planumsätze, welche im Lead hinterlegt wurden, in das Projekt übernommen werden sollen.
1.5 Beim Projekt erstellen aus einem Angebot kannst du optional entscheiden, ob die Artikel die im Angebot als Positionen hinterlegt sind, in das Projekt übernommen werden sollen.
2.Projekt erstellen im Projektmodul
2.1 Gehe als erstes auf Projekte in der Navigationsleiste und wähle ‚Neues Projekt‘ aus oder klicke auf den Button ‚Neu‘ auf dem Dashboard und wähle Projekt aus.
2.2 Anschließend musst du auch hier die gewünschte Projektvorlage auswählen. Eine Vorlage ist für Kundenprojekte (extern) und eine für Projekte im eigenen Unternehmen (intern).
2.3 Wähle nun den Ansprechpartner für das Projekt aus oder lege einen neuen an wenn noch kein Ansprechpartner existiert. Der Ansprechpartner eines Projektes ist in der Regel der Auftraggeber des Projektes. Bei internen Projekten ist der Ansprechpartner ein Benutzer des HQs. Bei externen Projektvorlagen ist es ein Ansprechpartner des ausgewählten Unternehmens.
2.4 Als nächstes gilt es, die Stammdaten für das Projekt zu erfassen:
2.4.1 Vergebe für das neue Projekt eine Nummer (sollte das Feld ausgegraut sein, liegt ein Projektnummernkreis vor, welcher automatisch eine Projektnummer vergibt, sobald das Projekt erzeugt wird) sowie einen Namen.
2.4.2 Setze den Status des Projektes um den aktuellen Stand festzulegen.
2.4.3 Wenn das neue Projekt ein Unterprojekt ist, selektiere ein übergeordnetes Projekt. Wenn es ein Vorgänger- oder Nachfolgerprojekt zu dem neuen Projekt gibt, wähle diese auch aus um die Struktur der Projekte besser zu definieren.
2.4.4 Wenn das Projekt sensible Daten enthält bzw. enthalten wird, hast du jetzt die Möglichkeit das Projekt auf ‚vertraulich‘ zu setzen. Das hat zur Folge, dass nur die zugewiesenen Teammitglieder auf dieses Projekt zugreifen können.
2.4.5 Im nächsten Schritt legst du den Projektbeginn sowie den geplanten Abschluss fest.
2.4.6 Besetze jetzt auf dein Projekt alle gewünschten Mitarbeiter und lege einen Projektleiter fest.
2.4.7 Klicke anschließend auf den Button ‚Anlegen‘ um das Projekt zu erstellen. Nun wird auch eine Nummer (wenn der Nummernkreis eingerichtet ist) generiert.
Wichtig zu beachten: Beim Hinterlegen des Namens deines neuen Projektes, musst du darauf achten, dass du nur bestimmte Sonderzeichen verwenden kannst. Klammern, Bindestriche und Pluszeichen sind erlaubt. Wenn du Punkte verwenden möchtest, dürfen diese nicht am Ende des Projektnamens stehen.