Verwalten kannst du Subsysteme im Admin-Bereich in den Einstellungen. Dort kannst du neue Subsysteme anlegen oder bestehende löschen. Darüber hinaus kannst du für jedes Subsystem entscheiden, in welcher Währung das Subsystem Beträge anzeigt und ob es sich um ein Master-System handelt. Für den letzteren Fall setzt Du den Haken bei "Zeigt Daten aller Systeme".
Subsysteme ermöglichen die Trennung von helloHQ in verschiedene Mandanten.
Subsysteme spiegeln eine Mandantenfähigkeit in helloHQ wider. Mit Hilfe von Subsystemen kannst Du unterscheiden, welche Gruppe von Nutzern welche Objekte sehen und bearbeiten darf - und welche nicht. So kannst Du beispielsweise deine Kundenliste in Kunden unterteilen, die man nur im Subsystem Nord und solche, die man nur im Subsystem Süd sehen kann. Es gibt auch die Möglichkeit sogenannte Master-Systeme anzulegen, die grundsätzlich alle Daten anzeigen.
Vorhandene Subsysteme kann der Nutzer oben in der helloHQ-Systemleiste auswählen, um zwischen Subsystemen zu wechseln - sofern der Nutzer mehreren Subsystemen zugeordnet ist. Wechselt der Nutzer in ein Subsystem, sieht er nur die Daten, die diesem Subsystem zugeordnet sind - es sei denn, es handelt sich um ein Master-System.
Wenn Du gerne Subsysteme in helloHQ nutzen möchtest, wende Dich einfach an Deinen zuständigen Account Manager oder den helloHQ Support - wir aktiveren Dir gern die Subsysteme.
Als Vorbereitung kannst du bitte schon einmal ein zweites Unternehmen hinzufügen und weitere Dokumentenvorlagen erstellen.
Subsystemfähige Objekte
Alle wichtigen Objekte im System lassen sich subsystem-aware im System verwalten. Zu welchem Subsystem ein Objekt gehört - bzw. in welchen Subsystemen es sichtbar ist - verwaltest Du in der Regel direkt im Objekt im Dropdown-Feld Subsystem. Hier eine Liste der Subsystem-fähigen Objekte - mit Hinweis, wo die Subsystem-Zugehörigkeit gepflegt wird.
| Objekt | Zuweisen in |
| Projekte | Direkt in den Projektdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein |
| Projektvorlagen | Im Admin-Bereich in den Standardwerten unter Projektvorlagen |
| Unternehmen | Direkt in den Unternehmensdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein bzw. Details |
| Leads | Direkt in den Lead-Details im Dropdown Subsystem im Reiter Information im Bereich Qualifikation |
| Vertriebsaktionen | In der Lead-Pipeline |
| Artikel | Über Artikelkategorien in den Datenfeldern im Admin-Bereich |
| Benutzer | Über die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen im Admin-Bereich Gruppenverwaltung |
| Belege | Über die Zuordnung zum eigenen Unternehmen in den Beleg-Standardwerten |
| Ressourcen | Über die Zuordnung der Ressourcengruppen im Admin-Bereich |
| Workflows | Im Admin-Bereich in den Workflows |