Wie erstelle ich Dokumentenvorlagen für Angebote und Rechnungen?

Wie du Belegvorlagen im HQ erstellen kannst, zeigen wir dir hier.

Eine Belegvorlage dient der automatischen PDF-Erzeugung aus einem Beleg, z.B. eines Angebots oder einer Rechnung. Eine Vorlage ist immer für einen Beleg-Typ und eine Sprache hinterlegt. So können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Belegtypen und Sprachen erstellen werden.

Die Belegvorlagen kannst du im Adminbereich unter 'Dokumentvorlagen' erstellen.

1. Die richtige Vorlage auswählen

Als erstes musst du die gewünschte Firma (für den Fall dass du mehrere Unternehmen eingepflegt hast), den Belegtyp, die Vorlage sowie die Sprache auswählen.

2. Nummernkreis auswählen

2.1 Als Erstes musst du die Vorlage auswählen, welche du erstellen möchtest. Wähle die Firma, den Belegtypen, die Vorlage und die Sprache aus.

3. Briefpapier hochladen

3.1 Lade nun dein Briefpapier, wenn du welches in digitaler Form hast, hoch um es in den Hintergrund einzufügen. Klicke 'Layout' und danach auf den Button ‚Hintergrunde 1. Seite‘ um die Hauptseite eures Briefpapiers und auf ‚Hintergrund weitere Seiten‘ um das Briefpapier für die Folgeseiten hochzuladen. So kannst du deine Belegvorlagen mit deinem Firmenlogo, deiner Fußzeile und auch deiner Anschrift versehen, ohne dafür ein Textfeld einfügen zu müssen.

4. Felder und Inhalte definieren 

4.1 Als nächstes definiere deine Felder und Inhalte. Das HQ bietet dir zwei verschiedene Arten von Textfeldern. Die Standardfelder enthalten für Belege wichtige Inhalte mit vorgegebenen Inhalten. Die vorlagenabhängigen Felder sind mit Inhalten, die für den Belegtyp relevant sind, gefüllt.
4.2 Klicke auf Standardfelder um dir die möglichen Standardelemente anzeigen zu lassen. Wähle die vorlagenabhängigen Felder um Textfelder einzufügen, die schon vorgefertigte Inhalte enthalten. Diese findest du in der Box rechts unter dem Namen deiner Vorlage (Hier z.B ‚Angebot‘) Alle Felder enthalten Text, der verändert werden kann. Jedes der Felder kann mit Platzhaltern versehen werden. Du kannst diese Felder und Textblöcke beliebig in deiner Vorlage anordnen. Die Textfelder sind alle mit einer grau-gestrichelten Linie umrahmt. Sollte sich dieser Rahmen rot färben, kommt es zu Überschneidungen der Textfelder oder das Textfeld geht über den Seitenrand hinaus. Das Standardfeld 'Seitenumbruch' fügt einen Umbruch in den Seiten ein. So kannst du bestimmen, welche Inhalte nur auf der ersten Seite zu sehen sind und wann der Text auf die zweite Seite umgebrochen wird. Das Textfeld 'Frei-Text' enthält keine vorgefertigten Daten. Hier kannst du Platzhalter und/oder einen beliebigen Text einfügen. Einen Betreff kannst du in das Textfeld 'Betreff' schreiben. Das Textfeld 'Anschreiben' enthält einen vorgefertigten Begrüßungstext. Die 'Grußzeile' verhält sich genauso wie das 'Anschreiben'. Hier wird immer der Name des Ansprechpartners des ausgewählten Kunden eingefügt. So wie bei der Absenderadresse. Der Ansprechpartner wird als Absender eingefügt über das Textfeld 'Ansprechpartner'. Wenn du kein Briefpapier verwendest, kannst du hier alle relevanten Unternehmensinformationen in die Fußzeile einfügen. Auch die Kontaktdaten, Rechtliche Angaben (Impressum) und Bankdetails mit IBAN oder Kontonummer und BLZ, kannst du in die Fußzeile einfügen.

4.2 Jetzt wo du deine Textfelder eingebaut und angeordnet hast, kannst du die gewünschten Platzhalter hinzufügen. Dazu findest du unter ‚Layout‘ den Button ‚Platzhalter‘. Es öffnet sich ein Fenster, indem dir alle Platzhalter aus den Stammdaten für Belege sowie deine eigenen Datenfelder angezeigt werden. Um einen Platzhalter einzufügen, klicke in dem entsprechenden Textfeld auf das Stiftsymbol und gehe mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicke anschließend den Platzhalter in dem Fenster an um diesen einzufügen.

5. Layout und Stil

Jetzt wo der Inhalt definiert ist, kannst du loslegen und der Vorlage den letzten Schliff verpassen. Hierzu bietet dir das HQ einige Möglichkeiten das Layout und den Stil der Vorlage einzurichten.

5.1 Wähle als erstes aus, ob die Absender-Adresse auf der Belegvorlage erscheinen soll. Wenn du diese auf deinem Briefpapier hast, brauchst du den Haken hier nicht setzen.

5.2 Bestimme nun wie die Tabellen in deiner Belegvorlage aussehen sollen. Du kannst wählen ob die Umsatzsteuer für jede Position und/oder den Gesamtbetrag angezeigt werden soll und welche Spalten angezeigt werden sollen. Setzte für die Spalten die du in der Vorlage sehen möchtest einfach den Haken an der Checkbox. Damit deine Vorlage ein wenig Farbe bekommt, wähle als nächstes die Farben für den Tabellenkopf auf. Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Die erste Farbe bestimmt die Farbe des Tabellenkopfes und die zweite Farbe die des Tabellenkopfes von Positionsgruppen.

5.3 Definiere jetzt das Layout deiner Fußzeile, sofern diese nicht in deinem Briefpapier enthalten ist. Du kannst diese in vier, eine oder keine Spalten aufteilen. Jetzt hast du die Möglichkeit in die grade angelegten Felder, Textfelder einzusetzen. Hierfür eignen sich die Standardfelder Unternehmens-Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben und Bankdetails. 

5.4 Stelle nun als letzten Schritt die Schriftart, Schriftgröße und den Zeilenabstand ein. 

Klicke anschließend auf speichern und deine Belegvorlage ist fertig.