Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importierst. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.
Hier legst du Kreditoren im HQ an
Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier.
Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".
So exportierst du die Buchungen aus DATEV
Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.
Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.
Import der Buchungssätze ins HQ
Unter Belge > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import".
- Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
- Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
- Treffe deine gewünschte Auswahl
- Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Hacken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
- Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
- Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren.
- Achtung: Punkt eins und zwei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.
Kreditorenstammdaten importieren
Export aus DATEV
Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV.
Import in HQ
Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.
Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.
Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst: