Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.
Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten, Aufwandskosten und Kostenstellen hinterlegen.
Hier kannst du Kostenstellen und Buchungskonten pflegen
Artikelmodul
Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.
Projekt
Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.
Rechnungsstellung
Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.
Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt
Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.
| Umsatz | Bruttobetrag der Position |
| Gegenkonto | Debitorennummer |
| Belegfeld 1 | Rechnungsnummer |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Konto | Erlöskonto |
| KOST1 | Kostenstelle 1 |
| KOST2 | Kostenstelle 2/Projektnummer |
| Buchungstext | Rechnungsempfänger |
So exportierst du deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen
Du wechselst in die (Eingangs-) Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Der "DATEV-Export" erzeugt eine CSV-Datei, die den Buchungsstapel für DATEV enthält.
Zusätzlich können alle PDF-Belegdateien exportiert werden. Es entsteht eine ZIP-Datei, die in DATEV hochgeladen werden kann und alle Beleg-PDFs des exportierten Zeitraums enthält.
Wenn zusätzlich beim PDF-Export ein Beleglink erstellt werden soll, setzt du den Haken bei "Datev Beleglink erstellen". Wenn der Haken gesetzt und beide Dateien in DATEV importiert wurden, werden die Buchungssätze und die dazugehörigen Beleg-PDFs in DATEV automatisch miteinander verknüpft.
Hinweis: Die CSV- und ZIP-Dateien dürfen vor dem Import in DATEV nicht bearbeiten werden.
Achtung: In Datev werden die Rechnungen immer vertikal exportiert. D.h. hier kann es zu einer Differenz kommen, wenn die horizontale Steuerberechnung aktiv ist.
Import der Buchungssätze in DATEV
Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.
