Onboarding Kompass

WILLKOMMEN AN BORD!

Wir freuen uns, dass du dich für das HQ entschieden hast. Damit die Einführung des HQ schnell und reibungslos verläuft, haben wir dir als erste Übersicht diesen Kompass für unser gemeinsames Onboarding-Projekt zusammengestellt. Er enthält die wichtigsten Links, Informationen und Pläne für die kommenden Tage und Wochen. Sollten einzelne Schritte unklar bleiben oder du dir im Vorgehen unsicher sein: unser Team ist für dich da. Falls du schon deinen Onboarding-Experten zugewiesen bekommen hast, melde dich gerne direkt bei ihr/ihm. Unseren Support erreichst du werktags von 9:00 - 18:00 direkt aus dem HQ per Live-Chat oder Ticket, per Mail unter Support@helloHQ.io und natürlich auf der Website (www.helloHQ.io) in unserem Live-Chat.

Wichtige Ressourcen während der Einführung sind neben diesem Dokument natürlich unsere Online- Dokumentationen:

Und nun auf zur Vorbereitung des Onboarding-Projektes

DAS ONBOARDING IM ÜBERBLICK

Wir gliedern das Onboarding üblicherweise in vier Phasen, während derer dir, sofern du diese Dienstleistung bei uns gebucht hast, dein Onboarding-Spezialist persönlich zur Seite steht. Wir werden oft gefragt, wie denn eine „typische“ Einführung abläuft – das ist aufgrund der Vielfalt unserer Kunden nur schwierig zu verallgemeinern. In unserem Blog (der GlasQgel) haben wir bei Interesse einen Erfahrungsbericht aus einigen 100en Einführungen zusammengestellt. Grundsätzlich lässt sich als ganz grobe Hausnummer sagen, dass Einführungen zwischen 4 Wochen (recht schnell) und 4 Monaten (eher langsam) unserer und eurer Zeit in Anspruch nehmen.

Nachdem du das HQ bei uns gebucht hast, legen wir mit einem ersten gemeinsamen Workshop zur Systemkonfiguration los. Je nach Buchung Remote (per Screenshare) oder bei euch vor Ort. Wir sprechen bei uns auch von der ersten „Timebox“. Falls dich diese Art in Projekten zu arbeiten methodisch näher interessiert, haben wir hier einen ausführlicheren Artikel zusammengestellt.

Die Timebox zur Systemkonfiguration im Überblick

Gemeinsamer Workshop zur Systemkonfiguration
Meistens kombiniert mit der Key-User Schulung für die wichtigsten Anwender
Wichtige Teilnehmer: Euer Kernteam, das gemeinsam 1. entscheidungsbefugt ist, was die Arbeitsprozesse im HQ angeht und 2. Vertreter der wichtigsten Anwendungsgruppen enthält. Die Erfahrung sagt: kleinere Teams, die beide Anforderungen erfüllen, kommen hier schneller voran als große
Ergebnis: Euer Team und das HQ sind bereit, die gemeinsam konfigurierten Prozesse auf ihre Praxistauglichkeit zu überprüfen („Review“)
Dauer: 1-3 Tage

Nach der ersten Timebox folgt die Phase der „Reviews“. Hier überprüft das Kernteam und evtl. auch schon weitere spätere HQ-Nutzer die Konfiguration des Systems auf ihre Praxistauglichkeit. Es kommen erfahrungsgemäß jede Menge Fragen auf, die wir nach Bedarf (meistens per Screenshare) gemeinsam klären.

Die Reviews im Überblick

Phase im Anschluss an die erste Systemkonfiguration zu deren Überprüfung
Review und Ausprobieren aller relevanten Prozess im HQ durch das Kernteam
Regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Onboarding-Spezialisten nach Bedarf

Hinweis: unsere Onboarding Spezialisten sind häufig in Schulungen, Reviews und Konfigurationen eingebunden und können nur selten ganz „spontan“ einspringen (für solche Gelegenheiten haben wir ein sehr motiviertes Support-Team). Daher ist es ratsam, bereits zu Beginn der Reviews oder noch in der Konfiguration schon feste Termine abzustimmen.
Ergebnis: Alle Unternehmensprozesse sind im HQ überprüft und das HQ damit für den Alltag einsatzbereit
Dauer: 1-3 Wochen

Je nach Bedarf gestalten wir bereits während oder direkt im Nachgang der Prozessreviews mit euch gemeinsam Schulungen und Trainings für alle Mitarbeiter. Je nach Anzahl der zukünftigen HQ-Nutzer bieten sich hier unterschiedliche Vorgehensweisen an. In kleineren Gruppen (bis 20 Mitarbeiter) trennen wir in der Regel lediglich nach Administratoren, die intensiv in die Verwaltung des Systems eingeführt werden und „normalen“ Nutzern. Wir können hier meist alle Nutzer gemeinsam schulen – wieder remote oder vor Ort.

In größeren Gruppen ist das weder sinnvoll noch praktikabel. Hier teilen wir in der Regel nach Verantwortungsbereichen (z.B. CRM, Projektmanagement, Controlling), um niemanden zu langweilen und handhabbare Gruppengrößen zu erreichen.

Um Kosten zu sparen und den Prozess zu beschleunigen bieten wir auch „Train-the-Trainer“ Konzepte an, in denen wir eine kleine Zahl wichtiger Nutzer intensiv schulen und diese ihr Wissen dann intern weitergeben.

Die Schulungen und Trainings im Überblick

Je nach Größe des zu schulenden Teams trennen wir entweder nach Admins/ Nutzern oder nach Funktionsbereichen
Schulungen finden entweder per Screenshare oder vor Ort statt
Es sind Schulungen für alle Nutzer oder ein „Train-the-Trainer“ Konzept möglich
Ergebnis: Alle Anwender beherrschen die für sie relevanten Prozesse im HQ

Entweder bereits während der Prozessreviews oder direkt im Nachgang der Schulungsphase ist oft eine Übernahme bestehender Daten aus diversen Altsystemen gewünscht. Wir sprechen vom „Datenimport“. Da die Zahl der möglichen Altsysteme nahezu unbegrenzt ist, wird in der Regel mit Excel-Vorlagen zur Übertragung gearbeitet – oder, wenn entsprechendes technisches Know-How vorhanden ist, per API. Es gibt so gut wie keine Grenzen, was die mögliche Komplexität des Imports angeht – es ist eine Frage des Willens, der verfügbaren Zeit und des Budgets. Eine kurze Absprache zu den gewünschten Datenimporten mit eurem Onboarding Spezialisten klärt in der Regel am schnellsten, welche Möglichkeiten bestehen und wieviel Aufwand sie im Einzelnen bedeuten.

Der Datenimport im Überblick

Einen Kunden- und Ansprechpartner-Import führen wir nach HQ-Vorlage gern kostenlos durch - die Vorlage finder ihr hier: Kunden importieren
Grundsätzlich gibt es kaum Grenzen, welche Daten sich in das HQ importieren lassen
Mögliche Importwege sind unsere Excel-Vorlagen und unsere offene API
Bei komplexeren Anforderungen lohnt sich eine Absprache mit dem Onboarding Spezialisten

Nachdem alle Prozesse im HQ überprüft und geschult worden und alle notwendigen Daten importiert sind, kann es mit der produktiven Arbeit losgehen. Wir sprechen vom „Go-Live“. Dies ist oft eine intensive Anfangsphase, in der unser Support-Team an ganz besonderes Auge auf euch hat – damit evtl. doch noch unbedachte Prozesse schnell nachkonfiguriert oder justiert werden können.

DARÜBER HINAUS ZU BEACHTEN

Sind noch Fragen offen geblieben?

An dieser Stelle nochmal der Hinweis auf unsere Onlinedokumentation unter support.helloHQ.io und unsere Kommunikationskanäle: per Chat auf www.helloHQ.io, per Mail unter Support@helloHQ.io oder per Chat aus eurem HQ.

CHECKLISTE FÜR DIE NÄCHSTEN SCHRITTE

Kompass lesen ✅
Termin für 1. Timebox vereinbaren
Prozessverantwortliche zu Termin einladen
Prozessreview Team zusammenstellen
Importvorlagen befüllen und an HQ senden oder per API importieren
Belegvorlagen an HQLabs senden
Daten Mailserver an HQ schicken oder im HQ eintragen

HÄUFIGE FRAGEN (FAQ)

Kann ich meine Demo einfach als „echtes“ System weiterverwenden?

Ja, das ist sogar der einfachste Weg. Testdaten entfernen wir gern gemeinsam.

Kann mir jemand beim Import von alten Daten helfen?

Selbstverständlich. Sprich einfach deinen Onboarding Spezialisten oder unseren Support unter Support@helloHQ.io an, wir beraten, geben Tipps, liefern Vorlagen usw. Es hat eigentlich noch keinen Datensatz gegeben, den wir nicht ins HQ bekommen hätten.

Wie bekomme ich meine Kollegen und Mitarbeiter ins HQ?

Je nach Anzahl deines Teams, kannst du Benutzer einfach manuell im HQ unter Admin/ Neue Benutzer einladen oder im Rahmen des Onboardings aus einer Excel-Liste importieren.

Was sollte ich als erstes tun?

Falls noch nicht geschehen und wir dir nicht schon zuvorgekommen sind, sprich uns auf jedem beliebigen Kanal an, um den ersten Termin mit deinem Onboarding Spezialisten abzustimmen.

Was passiert, wenn sich meine Lizenzbedürfnisse mit der Zeit ändern?

Kein Problem! Gebt uns einen Hinweis auf jedem beliebigen Kanal, ihr könnt Benutzerzahlen, Modulzusammenstellung usw. jederzeit im Rahmen eures normalen Geschäftsbetriebs variieren.