Wird eine Email mit der Adresse crm@hellohq.io im BCC versendet, wird diese ebenso an helloHQ versendet. helloHQ sucht sich aus Betreff sowie Empfänger und Absender den betreffenden Lead, und fügt die Mail der Kontakt-Historie hinzu.
Damit dies reibungslos geschieht, musst du einige Informationen in der Email vermerken. Damit helloHQ sich das richtige System sucht, muss die richtige Email-Endung beim Absender stehen. So muss zum Beispiel wenn Firma XYZ die Email-Endung @XYZ.de hinterlegt hat, der Absender auch die gleiche Endung haben.
Außerdem muss der Absender natürlich ein helloHQ-Nutzer sein, beziehungsweise die E-Mail-Adresse, welche die Mail an das CRM-System weiterleitet, muss bei einem (wichtig: nur einem einzigen) helloHQ-Benutzer hinterlegt sein. Hier funktioniert sowohl die Business-, als auch die private Adresse, solang wie zuvor erwähnt die Endung die Richtige ist.
Achtung
Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem helloHQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!
Unsere Empfehlung
Am besten sieht ein Betreff folgendermaßen aus:
Lead 11111
Hier wird nach der Abfolge an Zeichen zwischen zwei Leerzeichen gesucht, die aus reinen Zahlen besteht.
Es ist wichtig, dass nach der Leadnummer kein anderes Zeichen als eine Leertaste kommt, da das Programm ansonsten die Nummer nicht erkennen kann. Kommt danach zum Beispiel eine Klammer, erkennt das System diese nicht als Klammer sondern als weiteres Schriftzeichen. Da eine Klammer keine Zahl ist wird diese Abfolge auch nicht mehr weiter beachtet.
Wie finde ich diese Mails?
Wenn neue Mails angekommen sind, werden sie als Eintrag unter Mein helloHQ > Kontakt-Historie aufgeführt. Hier kann nochmal überprüft und final gespeichert werden, ob das richtige Unternehmen und das richtige Lead/Projekt ausgewählt wurden.
Des Weiteren muss, damit der richtige Ansprechpartner zugeordnet wird, die Empfängeradresse die gleiche sein, wie diejenige, die in helloHQ beim Ansprechpartner hinterlegt wurde.
Damit dann auch der richtige Lead ausgewählt wird, sollte dessen Name im Betreff stehen.
Der Prozess funktioniert genauso wenn du crm@hellohq.io in CC setzt.