Es kann immer vorkommen, dass ein Kunde sich mit einem Auftrag an dich wendet, für den sich der komplette Prozess einer Lead/Angebotserstellung nicht lohnt.
In unserem Beispiel gibt uns Herr Neumann telefonisch den Auftrag, ihm 200 weitere Visitenkarten zu drucken, da sein Vorrat aufgebraucht ist. Dieser Auftrag wird mit einem Aufwand von ca. einer Stunde erledigt sein, daher wollen wir kein Angebot erstellen. Dennoch müssen wir ihn natürlich im HQ auswerten und verbuchen können.
Hier die Zusammenfassung der Schritte, die du beim optimalen Abbilden von Kleinstprojekten beachten solltest:
1. Projektplan erstellen mit eigener Kleinstprojekt-Vorlage
2. Aufgaben anlegen und verteilen
3. Planumsatz anlegen
4. Zeiten (und eventuell Fremdkosten) buchen
5. Abrechnen, entweder nach Planumsatz oder nach gebuchtem Aufwand
Hinweis: Einige der Schritte musst du nur einmal bei der Konfiguration ausführen und kannst dir damit in der täglichen Arbeit viel Zeit sparen.
Projekt aus Projektvorlage erstellen
Generell ist es am besten, für jeden Auftrag ein Projekt anzulegen. Dies können wir uns aber durch einige Tricks für solche kleinen Projekte immens erleichtern.
Zunächst sollten wir uns eine Vorlage speziell für dieses Kleinstprojekt anlegen. Wissen wir, dass wir bestimmte kleine Aufträge häufig erhalten, können wir mehrere spezifische Vorlagen einrichten. Alternativ kreieren wir einfach in den Standardwerten eine Sammelvorlage, die wir hier "Kleinstprojekt" nennen. Diese hilft uns später, unsere Projekte zu filtern, um uns nur Kleinstprojekte anzeigen und auswerten zu lassen.
Aufgaben zuteilen
Nun kannst du wenn nötig Aufgaben in deinem Projektplan erstellen und gegebenenfalls Nutzern zuweisen. Dies ist aber keine Pflicht. Wenn du die Arbeit an einem Auftrag beispielsweise nicht weiter unterteilen willst, kannst du Stunden auch auf den Adminstrations-Task buchen. Ein Projektplan in so einem Projekt könnte beispielsweise so aussehen:
Wie du in diesem Beispiel sehen kannst, kannst du auch eine Abhängigkeit zwischen den Aufgaben einstellen, indem du eine der Aufgaben als "Vorgänger" definierst. Dadurch beginnt die zweite Aufgabe immer nach Ende der ersten.
Planumsatz anlegen (Nur bei Abrechnung nach Variante 1)
Damit du nicht vergisst, zu deiner Leistung den passenden Betrag in Rechnung zu stellen, solltest du für das Projekt einen Planumsatz einrichten. Diesen kannst du einfach mit einem Planbetrag erstellen. Dadurch kannst du deine geplanten Einnahmen immer im Blick behalten und im späteren Verlauf bei Bedarf abrechnen.
Leistungen verbuchen
Nun kannst du einfach all deine Aufwände auf die Aufgaben des Projektes buchen. Auch Fremdkosten kannst du natürlich ganz normal erfassen.
Abrechnung der Leistungen - Variante 1
Zum Schluss musst du deine Leistungen natürlich noch in Rechnung stellen. Hierzu kannst du die Planumsätze nutzen. Du wählst für den Planumsatz einfach die Aktion "Rechnung erzeugen". Dies kannst du entweder im Widget auf dem Dashboard oder im Kunden- oder Projektmodul der Umsatzplanung.
Alternativ kannst du natürlich deine erfassten Stunden in einer Rechnung erfassen und dem Kunden berechnen. Hierzu erstellst du einfach eine Rechnung an den Kunden, wählst das Projekt aus und stellst als Typen der Position "Reportings" aus.
Abrechnung der Leistungen - Variante 2
Wenn bei dir Rechnungen zentral gestellt werden kann diese Variante etwas schneller sein. Hier legst du einen Projektstatus "Abgerechnet" an und hinterlegst für diesen einen Workflow an die Benutzergruppe die bei euch für die Abrechnung verantwortlich ist. Nun muss einfach nur der Projektstatus gewechselt werden, damit die verantwortliche Person über die Abrechnung informiert wird.
Tipp: Wenn du für einen Kunden mehrmals Kleinstaufträge ausführst, kannst du diese natürlich in einem einzelnen Sammelprojekt, beispielsweise "Kleinstprojekte Neumann" zusammenfassen. Dadurch verbuchst du dann einfach jeden Auftrag auf dieses Projekt, anstatt jedes mal ein neues anzulegen. Auch bei den Planumsätzen kannst du in diesem Fall einen Planumsatz dauerhaft nutzen. Diesen müsstest du dann bearbeiten und aktualisieren, wenn du eine neue Leistung in deinem Projekt erfassen möchtest.