Projekte sind ein vitaler Bestandteil im helloHQ über die am Ende alle Aufträge organisiert werden. An dieser Stelle wollen wir uns mit dem dem Erstellen und anschließenden Einplanen von Projekten und den dazugehörigen Aufgaben widmen.
Ein Projekt kannst du im helloHQ an verschiedenen Stellen starten: aus dem Angebot, aus dem Lead, oder einfach unter Projekte / Neues Projekt.
Schau dir zur Angebotserstellung aus einem Projekt einfach dieses Video an:
Projekt aus Lead oder Angebot erstellen
Wenn Du dich gerade noch im Lead befindest und dein Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du den Status des Angebots nun auf "Angenommen" setzen. Anschließend klicke auf "Lead abschließen". Im Pop-up Fenster kannst Du nun den Lead-Status anpassen, bei Bedarf den Unternehmenstyp z.B. vom Interessenten zum Kunden ändern und direkt ein Projekt anlegen. Die im Lead entstandenen Planumsätze kannst du direkt in dein Projekt mitnehmen.
Bei Angeboten, die ohne Lead zustande gekommen sind, empfiehlt es sich, das Projekt aus dem Angebot zu erstellen. Warum solltest Du das machen?
1. Die Daten aus dem Angebot sind entscheidend für den Umfang des Projektes
2. Die verkauften Dienstleistungen in Deinem Angebot legen fest, was gemacht werden muss und die Angebotssumme entspricht dem maximalen Budget für das Projekt.
Gehe dazu einfach auf ein angenommenes Angebot, z.B. in der Belegübersicht. Klicke jetzt auf "Erzeugen aus Beleg..." und wähle dort "Projekt" aus. Das geht natürlich nur, wenn das Angebot noch nicht mit einem Projekt verknüpft wurde. In dem folgenden Screen musst du zuerst die Projektvorlage auswählen und dann die Stammdaten für das Projekt eintragen.
Du wirst dann automatisch zum Projekt weitergeleitet.
Tipp: egal auf welchem Wege du das Projekt erstellst, du musst immer eine Projektvorlage auswählen. Die Projektvorlagen ermöglichen dir standardisierte Projektpläne aber auch spezifische Custom-Fields, Status, usw. Einmal eingestellt profitierst du dann von einer standardisierten, teilautomatisierten Projektvorbereitung.
Projektplan - Aufgaben erstellen und verteilen
Im nächsten Schritt wollen wir uns nun an den Projektplan, also die Aufgaben der einzelnen verkauften Positionen machen.
Grundsätzlich gibt es zwei Wege um Projektpläne zu erzeugen:
- Projektplan als Vorlage hinterlegen (S.o)
- Projektplan aus dem Angebot generieren.
Um einen Projektplan aus dem Angebot zu erzeugen, musst du in dein Angebot gehen. Dort klickst du auf den "Erzeugen aus Beleg..."-Button und wählst Projektplan aus. Im anschließenden Fenster kannst Du entscheiden, welche Angebotspositionen als Aufgaben in deinen Projektplan übernommen werden sollen.
Anschließend gehe in den Reiter Projektplan. Hier kannst Du nun die Start-und Endzeiten der einzelnen Aufgaben anpassen, oder z.B. weitere Unteraufgaben hinzufügen. Hast du deine Positionen im Angebot mit Tages- oder Stundensätzen gehandelt, ist bei den daraus entstandenen Aufgaben bereits ein Sollwert vorhanden.
Auf diese Aufgaben können die Mitarbeiter dann ihre Zeiten erfassen.
Um Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben musst du nur einmal doppelt auf das Feld in der Spalte "Zugeteilte Personen" klicken.
Anschließend siehst du eine Liste der Mitarbeiter des Unternehmens uns kannst die Aufgabe dann vollständig an eine oder mehrere Personen vergeben. Dabei behältst du die Kapazität (insgesamt in dem Zeitraum von Aufgabenstart bis Aufgabenende vom Mitarbeiter theoretisch zur Verfügung stehende Zeit) und die "davon freie" Zeit (Zeit, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum noch zur Verfügung steht/ noch nicht verplant ist) immer im Blick.
Detailliert kannst du dir die Ressourcenplanung dann auch noch einmal ansehen, indem du ganz links auf das Kalender-Symbol klickst.
In dem unter dem Projektplan sich öffnenden Fenster siehst du die Einplanung der verschiedenen Mitarbeiter in den verschiedenen Ressourcengruppen. In dieser Ressourcenplanung siehst du außerdem Urlaube oder sonstige Abwesenheiten, die sich selbstverständlich auf die verfügbare Zeit der Ressourcen auswirkt.
Nun können du und deine Kollegen anfangen eure Zeiten zu erfassen.