Um eure Projekte jetzt auch abzurechnen, musst du einfach eine Rechnung in dem Projekt anlegen (oder irgendwo sonst im System und dann das jeweilige Projekt manuell auswählen) und diese dann Stück für Stück füllen. Wie auch beim Angebot kannst du die verschiedenen Rechnungspositionen über den Button "Hinzufügen" und dann "Neue Position" erstellen. Bei den Rechnungen hast du dann fünf Möglichkeiten, die Positionen zu erstellen:
- Artikelstamm
- Freitext
- Offene Angebotspositionen
- Reportings
- Fremdkosten
Mehr zu den Positionstypen findest du hier.
Um deine Projekte abzurechnen, hast du nun mehrere Möglichkeiten. Natürlich kannst du bei jeder Variante auch noch Positionen auf Wegen die oben genannt sind hinzufügen:
- Direkt aus dem Angebot
- Reportings abrechnen
- Aus Planumsätzen
1. Projekt aus Angebot abrechnen
Hier kannst du einfach dein Angebot nehmen, auf Aktion klicken und "Rechnung erzeugen" wählen. Nun wird eine Rechnung erstellt, welche alle Positionen deines Angebots enthält.
Wenn du Angebote abrechnest, stehen die Positionen auf der Rechnung automatisch als "abgegolten". Das bedeutet, dass sie nicht noch einmal abgerechnet werden können. Wenn du eine Position durch die Rechnung noch nicht vollständig abrechnest, kannst du den Haken entfernen. Dann kannst du erneut eine Rechnung aus dem Angebot erzeugen, auf welcher alle verbleibenden (nicht abgegoltenen) Posten mit der verbleibenden Menge aufgeführt werden.
TIPP: Falls du eine Akontorechnung erstellen willst, kannst du einfach die gleichen Schritte wie oben ausführen, dazu musst du nur "Akontorechnung erzeugen" auswählen. Am Ende des Projekts wählst du dann einfach die Option "Schlussrechnung erzeugen" bei den Angebotsaktionen.
2. Reportings abrechnen
Um deine reporteten Zeiten abzurechnen, kannst du einfach im Projekt in den Reiter Belege gehen und eine neue Rechnung erstellen. Beim Hinzufügen von Positionen wählst du den Typ "Reportings" aus.
Wenn du dann auf "Reporting Auswahl" klickst, erhältst du (zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet) die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier kannst du die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend hast du die Möglichkeit, entweder für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest.
3. Aus Planumsätzen
Wenn du ein Angebot erstellst, fragt Dich das HQ, ob du einen Planumsatz erzeugen möchtest. Das ist vor allem für Retainerprojekte mit monatlich gleichbleibenden Summen ideal. Du kannst in dem Dialogfenster einfach auswählen, für welchen Zeitraum / Zeitpunkt du den Planumsatz erstellen willst.
Nun kannst du im Projekt unter Planumsätzen immer den jeweiligen Monat abrechnen. Die Positionen die du im Angebot erstellt hast, sind automatisch in den Planumsatz für die verschiedenen Monate hinterlegt. D.h. du musst nur noch den Planumsatz am kleinen Pfeil öffnen und beim entsprechenden Monat auf Aktion und dann "Rechnung erzeugen" klicken. Danach ist die Rechnung direkt versandfertig.
Natürlich haben wir das Thema auch als Video zusammengefasst: