Eine Softwarelösung, die mit den Anforderungen wächst
Die Ausgangssituation
Als Das Team von Ballhaus West 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware ging, war die Agentur noch relativ klein. Den Gründern war es wichtig, dass die Software sowohl zum derzeitigen als auch zum zukünftigen Entwicklungsstand passt.
"Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team. In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde."
Die Lösung
Derzeit nutzen über 20 Anwender bei Ballhaus West das HQ. Sie kommen aus den Bereichen Office Management, Beratung und Kreation, wobei Berater und Kreative ihre Zeitaufwände für Kundenprojekte im HQ erfassen. "Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können User genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können", sagt Imran Ayata, Co-Gründer der Agentur. Er erklärt: "Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User."
Gerade die Kreativen der Agentur nutzen HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. "Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett", sagt Ayata, "zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste mit den Freelancern, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben."
Besonders bestechend empfindet das Team von Ballhaus West die Mandantenfähigkeit des HQs. Für ein spezielles Agenturprojekt (einer Initiative von Bund und Ländern) wurde im HQ ein zweites, untergeordnetes HQ erstellt auf das alle involvierten Stellen auf Bundes- und Landesebene Einsicht haben. Alle an der Initiative Beteiligten konnten so zusammenarbeiten und hatten Zugang zu den relevanten Daten – aber eben auch nur zu diesen Projektdaten.