Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden.
1. Schritt: Planumsätze anlegen
Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.
Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.
2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)
Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.
Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden.
Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden.
Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.
2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)
Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf".
Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.
Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.
Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.
Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.
Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen
Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.
Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.
Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.
Dokumentvorlagen anpassen
Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:
- "Monat ausgeschrieben" und
- "Vormonat ausgeschrieben".
Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.
Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden.
ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung.