Unter Umständen möchtet ihr die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anpassen, um der Kurzarbeit auch in der Ressourcenplanung Rechnung zu tragen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten:
- Eine Veränderung der Arbeitszeiten wirkt sich auch in die Vergangenheit auf die Ressourcen-Kapazität und Arbeitszeitkonen aus, wie zum Beispiel auf die Ermittlung der Überstunden- und Urlaubssalden.
- Wer verhindern möchte, dass Arbeitszeitkonten und Urlaubssalden der Vergangenheit verändert werden, schließt die betroffenen Monate ab.
- Wird während der Kurzarbeit Urlaub genommen, müssen ggf. Urlaubstage korrigiert werden (s.u.)
- Sollte Mitte eines Monats auf Kurzarbeit umgestellt worden sein, können "zu wenig gearbeitete Stunden" korrigiert werden (Stunden umbuchen, siehe Link unten).
Vorgehen bei der Anpassung der Arbeitszeiten
- Benutzer / Verwaltung aufrufen
- Falls noch Monate aus der Vergangenheit nicht abgeschlossen sind:
Dropdown "Aktionen..." oben links öffnen und "Monat abschließen..." klicken - Gewünschten Monat und Benutzergruppen(n) auswählen: So kann auch für alle Benutzer auf einmal ein Monat abgeschlossen werden.
- In der Benutzer / Verwaltung bleiben, Benutzer aus Liste links auswählen und Reiter "Arbeitszeiten aufrufen"
- Ggf. Überstundensaldo korrigieren bei Umstellung Mitte eines Monats.
- Arbeitszeiten des Benutzers anpassen. Dies wirkt sich auf alle nicht-abgeschlossenen Monate aus.
Besonderheiten für Urlaubstage
Sollten die Arbeitszeiten sich so verändern, dass ein Benutzer ganze Tage frei bekommt, ist dies bei der Berechnung von beantragten Urlaubstagen zu berücksichtigen. Neue Arbeitszeiten werden bei der Ermittlung der Urlaubstage normalerweise ignoriert. HelloHQ würde aber die Reduzierung der Arbeitszeiten auch auf die Urlaubstage anwenden. Beispiel:
Ein Benutzer reduziert auf eine 4-Tage-Woche. Nimmt er nun eine ganze Woche Urlaube, würden für ihn laut helloHQ 4 Urlaubstage abgezogen. Während der Kurzarbeit müsste der Mitarbeit aber weiterhin 5 Urlaubstage beantragen.
Lösung: Sollte es für eure Lohnbuchhaltung kein Problem sein, könnt ihr am neuen "freien" Tagen eine Arbeitszeit von 1 Minute eintragen. So berechnet helloHQ diesen Tag bei den Urlaubstagen ein. Alternativ kann das Urlaubstage-Kontingent auch jederzeit über den Reiter Arbeitszeitkonto manuell angepasst werden (Button "Urlaubstage umbuchen").
Weiterführende Links:
Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?
Wie kann ich einen Monat abschließen?
Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
Hinweise: Ein laufender Monat kann nicht abgeschlossen werden. Verwendet ihr Arbeitszeitregeln zum Kappen von Überstunden, führt bitte den Monatsabschluss je einzelnen Mitarbeiter im Reiter "Arbeitszeitkonto" durch.