Folgende Schritte sind für die Einrichtung notwendig. Um die Einrichtung gemeinsam mit uns vornehmen zu können, benötigt ihr Onboarding Budget.
(Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle erwähnten Schritte geprüft wurden.)
- Bitte sorgt dafür, dass vor der Einrichtung alle Arbeitsabläufe mit ihren Status angelegt sind. Bedeutet: jeder Vorgangstyp muss in helloHQ im Bereich Admin / Standardwerte / Aufgabentypen angelegt werden.
Unter jedem Vorgangstyp bzw. Aufgabentyp müssen die Status Offen, In Arbeit und Fertig angelegt werden. Sollten es bei euch sehr viele Werte sein, so dass ihr die Aufgabe lieber an uns abgeben möchtet, sprecht uns gerne darauf an. - Bei neuen Jira Systemen läuft die Synchronisierung der “Reporter” über die E-Mail-Adressen der Benutzer. Stellt bitte sicher, dass in Jira und in helloHQ bei den Benutzern die gleichen E-Mail Adressen hinterlegt sind. In helloHQ muss diese am Benutzer als "E-Mail Adresse Arbeit" hinterlegt sein. Ihr benötigt für alle Reporter Lizenzen, wenn ihr die Zeiten in helloHQ abrechnen oder controllen wollt.
Bei alten/ lokalen Jira Installationen läuft die Zuordnung der “Reporter” über den Benutzernamen. Teilt uns in diesem Falle bitte eure Jira Benutzernamen mit, damit wir diese für euch in der Datenbank hinterlegen. Die klassischen Benutzernamen “Vorname.Nachname”, welche automatisch vergeben werden, können dann nicht mehr benutzt werden. -
Klicke in den Jira Einstellungen unter “Vorgänge” nun in der linken Leiste auf "Bildschirmmasken". Danach gehst du rechts bei "Default Screen" auf "konfigurieren". Dort musst du dann die folgenden Felder aktivieren:
- Summary
- Description
- Assignee
- Time Tracking
- Due Date
- Reporter
- Kontrolliere, dass das Setting "Sichtbarkeit der Benutzer-E-Mail" in JIRA aktiviert ist und nicht auf "ausgeblendet" steht. (Unter "Jira-Einstellungen" / "Allgemeine Konfiguration")
- Bitte teilt uns in jedem Fall alle Status noch einmal mit. Wir müssen diese bei uns an einer weiteren Stelle für die Synchronisierung hinterlegen. Bitte gebt an, welche Status sich in welchem Fortschritt befinden. Es gibt die drei Fortschritte 0%, 50% und 100%. Schickt uns gerne eine Excel Datei mit einer Spalte für die Status und einer Spalte für den Fortschritt (0,50 oder 100).
- Wisst ihr schon, ob ihr die Jira führend, helloHQ führende oder beide Varianten testen / integrieren möchtet?
- Sollen Subtasks übertragen werden? Ja / nein (siehe Hilfeartikel “helloHQ führend”)
(nur möglich, wenn helloHQ führend. Sind beide Varianten aktiv, dann werden Subtasks nur von helloHQ zu Jira übertragen) - Sollen die Jira Assignments / Bearbeiter übertragen werden? Ja / nein
8.1. Wenn ja, soll die Übertragung von Assignments / Bearbeitern von helloHQ zu Jira verhindert werden, sollte es keinen zugewiesenen Bearbeiter in helloHQ geben? Ansonsten kann es passieren, dass der zugewiesene Bearbeiter in Jira geleert wird, da helloHQ ihn überschreibt - Sollen Worklogs/ Reportings dauerhaft (alle 15 min.) oder erst bei Abschluss des Vorgangs übertragen werden? Alle 15 min. / Erst bei Abschluss
- Soll eine Synchronisation nur von Jira zu helloHQ erfolgen? Ja / nein
- Welches Berechtigungsmodell möchtet ihr nutzen, BasicAuth oder OAuth?
Wir empfehlen die Einrichtung von BasicAuth, um besseren Support leisten zu können.
Bei OAuth muss jeder Nutzer sein Konto selbst verknüpfen. Es kann zu Problemen kommen, wenn Nutzer dies nicht tun. Aufgrund der Problematik empfehlen wir BasicAuth zu nutzen.
(Solltet ihr OAuth einrichten wollen, schaue bitte hier.)
Für Basic Auth - Teilt uns bitte weitere Daten mit:
11.1 URL eurer Jira Installation mit.
11.2 Token (generierst du hier: Zum Token (funktioniert nur wenn du in dein Jira eingeloggt bist).)
11.3 E-Mail Adresse eines JIRA-Benutzers mit Lese- und Schreibrechten (bspw. HQ@) für alle Projekte, die synchronisiert werden sollen sowie das Passwort. Wir nutzen dieses Konto für die Synchronisierung sowie zur Einrichtung und um euch dauerhaft Support bieten zu können.
Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle oben erwähnten Schritte geprüft wurden.