1. Schritte im HQ

Neu im HQ? Willkommen! Hier findest Du Infos zu den ersten Schritten im HQ und zum Dashbord.

1. Schritte

Willkommen im HQ!

Hallo und herzlich willkommen im HQ! Du bist neu hier und möchtest erstmal die Basics vom HQ lernen? Dann bist du hier genau richtig.

Als allererstes haben wir eine kurze Video-Einführung für dich, die erklärt, wie du mit dem HQ starten und deine Demo optimal nutzen kannst. Auf dem Dashbord findest Du auch eine Übersicht über die einzelnen Schritte, die Du in Deiner Demo ausprobieren solltest.

In den folgenden 5 Schritten erklären wir dir die wichtigsten Abläufe im HQ, so dass du dich jederzeit zurechtfinden wirst:

  • wie das Lead- und Kundenmanagement funktioniert
  • wie du Angebote schreiben kannst
  • wie du Projekte und Aufgaben erstellst
  • wie du Zeiten erfasst
  • und dein Projekt abrechnen kannst

Folge einfach dem Link am Ende jedes Artikels.

Alternativ kannst du auch unseren Video-Guide benutzen. Darin enthalten ist auch ein Video zum Thema Benutzerführung im HQ

Los geht's:

-> Weiter zum Lead- und Kundenmanagement

 

 

 

 

 

 

 

Lead- und Kundenmanagement im HQ

Bei keinem Unternehmen fallen die Projekte einfach vom Himmel. Deshalb muss eine gute Agentursoftware neben dem Projektmanagement auch die Kundenverwaltung und -akquise unterstützen.

Unternehmen und Ansprechpartner

Zunächst einmal kannst Du deine Bestandsdaten einfach in das HQ übernehmen. Dazu navigierst du im Menü in den Bereich Unternehmen. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt (klicke einfach auf den entsprechenden Bereich):

  • Kunden
  • Interessenten
  • und Lieferanten

Klicke auf einen der Bereiche um in die jeweilige Übersicht zu gelangen.  

Hier kannst du entweder einfach Unternehmen anlegen über den Button +Unternehmen hinzufügen oben links oder einfach einfach direkt deine Unternehmen und Ansprechpartner ins HQ importieren über den Button oben rechts.

Pic_Kunden.jpeg

Leads

Wir verstehen unter einem Lead eine Verkaufschance bzw. Projekt in Anbahnung. Über die Leads kannst du deinen Verkaufsprozess qualifizieren und Forecasts bilden.

Zu jedem Unternehmen, auch zu bereits bestehenden Kunden, können im HQ Leads angelegt werden. Wenn Du einen neuen Kunden hast, lege am besten direkt einen Lead an, dann wird das Unternehmen gleich mit angelegt.

Lege doch einfach mal einen Lead an, um das ganze auszuprobieren. Hierfür klickst du im Menü einmal auf den Leadsbereich und dort dann noch einmal auf Leads. In dem neuen Fenster klickst du dann auf "+ Neu". Jetzt kannst du alle wichtigen Informationen zu dem Unternehmen, dem Ansprechpartner und dem Lead im allgemeinen eintragen. Anschließend einmal auf Speichern klicken.

GIF_neuer_Lead.gif

In dem Reiter "Kontakthistorie" findest du sämtliche Korrespondenz und jede sonstige Neuigkeit oder Änderung zu diesem Lead. Beispielsweise werden hier Emails abgelegt, Telefonnotizen eingetragen aber auch Versendungen von Angeboten oder Änderungen der Leadqualifikationen angezeigt.

Für weitere Informationen zur Funktionsweise von Leads und Opportunities zur Vertriebssteuerung und zum Forecast im HQ, schau Dir am besten dieses Video an:

Du weißt nun, wie du Leads, also potentielle Projekte und Unternehmen anlegst. Irgendwann möchte der Lead ein Angebot von dir bekommen.

Hier geht es weiter: -> Angebote schreiben

TIPP: Du möchtest weitere Informationen an deinen Unternehmen / Ansprechpartner / Leads hinterlegen? Dann lege dir doch einfach im Adminbereich in den Standardwerten neue Datenfelder an.

 

 

Angebote schreiben

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, ... Wir nennen diese bei uns im HQ zusammenfassend Belege. Du kannst im HQ den gesamten Belegprozess abbilden. Vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Mahnung - und alles was es noch dazwischen gibt. Die grundsätzliche Handhabung funktioniert für alle Belege gleich.

WICHTIG: Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenansicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen "Dokumentenvorlagen".

In der Demo kannst du einfach dein Firmenlogo hochladen und hast direkt eine personalisierte Vorlage. Für die spätere Erstellung der finalen Dokumentvorlagen schau dir einfach diesen Artikel an:

oder unser Video:

Angebot erstellen aus dem Lead

Angenommen du erstellst ein Angebot aus dem Lead, den wir gerade angelegt haben. Dazu kannst du einfach im Lead auf den Reiter Angebote gehen und "+Neu" klicken.

Im Angebot musst du nun zunächst die passende Angebotsvorlage auswählen. Der Kunde und der Ansprechpartner sind direkt vorausgewählt. Du kannst nun noch die wichtigsten Daten rund um dein Angebot eingeben und ein für deinen Kunden ansprechendes Anschreiben verfassen.

TIPP: Die Texte für das Anschreiben kannst du in der Dokumentvorlage bereits hinterlegen. Hier stehen Dir auch viele Platzhalter zur Verfügung.

 

HQ_-_Belegdetails.png

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügen. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Artikel_auf_Angebot.gif

Du kannst Dein Angebot nun direkt über den Versenden-Button per Mail an Deinen Kunden schicken.

Grundsätzlich gibt es im HQ verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

  • im Lead (Reiter "Angebote")
  • im Kunden (Reiter "Belege")
  • im Projekt (Reiter "Belege")
  • oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

->Weiter zur Projekt- und Aufgabenplanung

 

Projekte und Aufgaben erstellen

Projekte sind ein vitaler Bestandteil im HQ. Über diese werden am Ende alle Aufträge organisiert. An dieser Stelle wollen wir uns mit dem dem Erstellen und anschließenden Einplanen von Projekten und den dazugehörigen Aufgaben widmen.

Auf den vorherigen Seiten haben wir dir erklärt, wie du einen Lead anlegst, diesen bearbeitest und schließlich ein Angebot erstellst. Jetzt geht der Prozess weiter und der Kunde droht mit Auftrag. Es ist der Punkt gekommen ein Projekt zu starten.

Auch ein Projekt kannst Du im HQ an verschiedenen Stellen starten: aus dem Angebot, aus dem Lead, oder einfach unter Projekte / Neues Projekt.

Wenn Du möchtest, schau dir einfach dieses Video an:

 

Projekt aus Lead oder Angebot erstellen

Wenn Du dich gerade noch im Lead befindest und dein Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du den Status des Angebots nun auf "Angenommen" setzen. Anschließend klicke auf "Lead abschließen". Im Pop-up Fenster kannst Du nun den Lead-Status anpassen, bei Bedarf den Unternehmenstyp z.B. vom Interessenten zum Kunden ändern und direkt ein Projekt anlegen. Die im Lead entstandenen Planumsätze kannst du direkt in dein Projekt mitnehmen.

Bei Angeboten, die ohne Lead zustande gekommen sind, empfiehlt es sich, das Projekt aus dem Angebot zu erstellen. Warum solltest Du das machen?

1. Die Daten aus dem Angebot sind entscheidend für den Umfang des Projektes

2. Die verkauften Dienstleistungen in Deinem Angebot legen fest, was gemacht werden muss und die Angebotssumme entspricht dem maximalen Budget für das Projekt

Gehe dazu einfach auf ein angenommenes Angebot, z.B. in der Belegübersicht. Klicke jetzt auf "Erzeugen aus Beleg..." und wähle dort "Projekt" aus. Das geht natürlich nur, wenn das Angebot noch nicht mit einem Projekt verknüpft wurde. In dem folgenden Screen musst du zuerst die Projektvorlage auswählen und dann die Stammdaten für das Projekt eintragen.

Du wirst dann automatisch zum Projekt weitergeleitet.

GIF_Projekt_erzeugen.gif

Tipp: egal auf welchem Wege du das Projekt erstellst, du musst immer eine Projektvorlage auswählen. Die Projektvorlagen ermöglichen dir standardisierte Projektpläne aber auch spezifische Custom-Fields, Status, usw. Einmal eingestellt profitierst du dann von einer standardisierten, teilautomatisierten Projektvorbereitung.

Projektplan - Aufgaben erstellen und verteilen

Im nächsten Schritt wollen wir uns nun an den Projektplan, also die Aufgaben der einzelnen verkauften Positionen machen. 

Grundsätzlich gibt es zwei Wege um Projektpläne zu erzeugen:

  1. Projektplan als Vorlage hinterlegen (S.o)
  2. Projektplan aus dem Angebot generieren.

Um einen Projektplan aus dem Angebot zu erzeugen, musst du in dein Angebot gehen. Dort klickst du auf den "Erzeugen aus Beleg..."-Button und wählst Projektplan aus. Im anschließenden Fenster kannst Du entscheiden, welche Angebotspositionen als Aufgaben in deinen Projektplan übernommen werden sollen. 

Anschließend gehe in den Reiter Projektplan. Hier kannst Du nun die Start-und Endzeiten der einzelnen Aufgaben anpassen, oder z.B. weitere Unteraufgaben hinzufügen. Hast du deine Positionen im Angebot mit Tages- oder Stundensätzen gehandelt, ist bei den daraus entstandenen Aufgaben bereits ein Sollwert vorhanden.

Auf diese Aufgaben können die Mitarbeiter dann ihre Zeiten erfassen

Um Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben musst du nur einmal doppelt auf das Feld in der Spalte "Zugeteilte Personen" klicken.

Anschließend siehst du eine Liste der Mitarbeiter des Unternehmens uns kannst die Aufgabe dann vollständig an eine oder mehrere Personen vergeben. Dabei behältst du die Kapazität (insgesamt in dem Zeitraum von Aufgabenstart bis Aufgabenende vom Mitarbeiter theoretisch zur Verfügung stehende Zeit) und die "davon freie" Zeit (Zeit, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum noch zur Verfügung steht/ noch nicht verplant ist) immer im Blick. 

Detailliert kannst du dir die Ressourcenplanung dann auch noch einmal ansehen, indem du ganz links auf das Kalender-Symbol klickst.

Projektplan_Ressourcenplanung1.jpg

In dem unter dem Projektplan sich öffnenden Fenster siehst du die Einplanung der verschiedenen Mitarbeiter in den verschiedenen Ressourcengruppen. In dieser Ressourcenplanung siehst du außerdem Urlaube oder sonstige Abwesenheiten, die sich selbstverständlich auf die verfügbare Zeit der Ressourcen auswirkt. 

Nun können du und deine Kollegen anfangen eure ->Zeiten zu erfassen.  

 

Zeiterfassung im HQ

Im HQ hast du verschiedene Möglichkeiten deine Zeiten zu erfassen. So ist für jeden der passende Weg dabei, was euch die Zeiterfassung extrem erleichtert. 

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen unter Meine Reportings

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter Meine Reportings im Bereich Mein HQ nutzen und deine Zeiten dort nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zur iOS App

Artikel zur Android-App

 

Nun da du Deine Zeiten erfasst hast, kannst du dein Projekt abrechnen.

 

 

 

Projekte abrechnen

Um eure Projekte jetzt auch abzurechnen, musst du einfach eine Rechnung in dem Projekt anlegen (oder irgendwo sonst im System und dann das jeweilige Projekt manuell  auswählen) und diese dann Stück für Stück füllen. Wie auch beim Angebot kannst du die verschiedenen Rechnungspositionen über den Button "Hinzufügen" und dann "Neue Position" erstellen. Bei den Rechnungen hast du dann fünf Möglichkeiten, die Positionen zu erstellen:

  • Artikelstamm
  • Freitext
  • Offene Angebotspositionen
  • Reportings
  • Fremdkosten

Mehr zu den Positionstypen findest du hier.

Um deine Projekte abzurechnen, hast du nun mehrere Möglichkeiten. Natürlich kannst du bei jeder Variante auch noch Positionen auf Wegen die oben genannt sind hinzufügen:

  1. Direkt aus dem Angebot
  2. Reportings abrechnen
  3. Aus Planumsätzen

1. Projekt aus Angebot abrechnen

Hier kannst du einfach dein Angebot nehmen, auf Aktion klicken und "Rechnung erzeugen" wählen. Nun wird eine Rechnung erstellt, welche alle Positionen deines Angebots enthält.

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Wenn du Angebote abrechnest, stehen die Positionen auf der Rechnung automatisch als "abgegolten". Das bedeutet, dass sie nicht noch einmal abgerechnet werden können. Wenn du eine Position durch die Rechnung noch nicht vollständig abrechnest, kannst du den Haken entfernen. Dann kannst du erneut eine Rechnung aus dem Angebot erzeugen, auf welcher alle verbleibenden (nicht abgegoltenen) Posten mit der verbleibenden Menge aufgeführt werden. 

TIPP: Falls du eine Akontorechnung erstellen willst, kannst du einfach die gleichen Schritte wie oben ausführen, dazu musst du nur "Akontorechnung erzeugen" auswählen. Am Ende des Projekts wählst du dann einfach die Option "Schlussrechnung erzeugen" bei den Angebotsaktionen. 

2. Reportings abrechnen

Um deine reporteten Zeiten abzurechnen, kannst du einfach im Projekt in den Reiter Belege gehen und eine neue Rechnung erstellen. Beim Hinzufügen von Positionen wählst du den Typ "Reportings" aus.

Wenn du dann auf "Reporting Auswahl" klickst, erhältst du (zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet) die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier kannst du die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend hast du die Möglichkeit, entweder für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. 

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3. Aus Planumsätzen

Wenn du ein Angebot erstellst, fragt Dich das HQ, ob du einen Planumsatz erzeugen möchtest. Das ist vor allem für Retainerprojekte mit monatlich gleichbleibenden Summen ideal. Du kannst in dem Dialogfenster einfach auswählen, für welchen Zeitraum / Zeitpunkt du den Planumsatz erstellen willst.

GIF-3.gif

Nun kannst du im Projekt unter Planumsätzen immer den jeweiligen Monat abrechnen. Die Positionen die du im Angebot erstellt hast, sind automatisch in den Planumsatz für die verschiedenen Monate hinterlegt. D.h. du musst nur noch den Planumsatz am kleinen Pfeil öffnen und beim entsprechenden Monat auf Aktion und dann "Rechnung erzeugen" klicken. Danach ist die Rechnung direkt versandfertig.

GIF-4.gif

 

Natürlich haben wir das Thema auch als Video zusammengefasst:

Alle anzeigen...

Mein HQ

Was sind "Meine Projekte"?

Unter "Meine Projekte" (im Menü unter "Mein HQ" oder als Widget auf dem Dashboard) werden alle Projekte angezeigt, bei denen man als Teammitglied oder Projektleiter besetzt wurde.

myprojects.JPG

Man kann diese Ansicht auf dem Dashboard auch noch filtern , indem man die Status und Vorlage auswählt, die angezeigt werden sollen. So kann man z.B. abgeschlossene Projekte ausblenden.

Zum Filtern klicke auf den Pfeil oben rechts:

myprojectsfilter.jpg

Wie kann ich meine eigene Ansicht erstellen und speichern? (smarte Tabellen)

Im HQ hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich in den Übersichten, wie z.B. Projektübersicht oder Belegübersicht, eine eigene Ansicht zusammenzustellen und zu speichern. Du kannst verschiedene Spalten ein- und ausblenden, filtern und sortieren. Wir nennen das smarte Tabellen. Beim erneuten Wechsel in das Modul wird immer die zuletzt gespeicherte bzw. geladene Ansicht angezeigt.

Um Spalten ein- oder auszublenden, klicke mit einem Rechtsklick in der Übersicht auf irgendeine Spalte. Als nächstes klappt ein keines Menü von Aktionen aus. Hier wählst du den Punkt 'Spalten' und dir werden alle verfügbaren Spalten angezeigt. Mit einem Häkchen kannst du diese ein- oder ausblenden. Außerdem kannst du die Reihenfolge der Spalten ändern. Dazu klickst du auf eine Spalte und ziehst sie per 'Drag&Drop' an die von dir gewünschte Position.

Über das Trichtersymbol kannst Du filtern, über einen Klick auf den Tabellenkopf aufsteigend oder absteigend sortieren.

Als letztes kann du deine erstellte Ansicht speichern, damit du die sie nicht immer wieder neu erstellen musst. Klicke dazu auf das 'Monitor' Symbol ob rechts in der Ecke. Es öffnet sich ein Popup Fenster in dem du einen Namen für deine Ansicht eingeben kannst. Anschließend drückst du auf 'Speichern'.

Tipp: Überall im HQ wo du dieses 'Monitor' Symbol findest, kannst du deine eigene Ansicht erstellen und auch speichern.

Ansichtzustand.gif

Das Dashboard

Auf dem Dashboard werden dir Übersichten über verschiedene Bereiche, sogenannte Widgets, angezeigt. Über den Button 'Dashboard anpassen' kannst du selbst einstellen, welche Widgets auf deinem Dashboard aktiv sein sollen.

 

HQ_-_Dashboard.png

 

Neu Neu.JPG

Mit einem Klick auf dieses Icon kannst du folgende Daten erstellen

Projekt 
Task/Aufgabe
Lager Transkation
Nachricht 
Kunden bzw.Unternehmen

Für die mit gekennzeichneten erfolgt eine einfache Umleitung auf das entsprechende Modul. Für die anderen öffnen sich Fenster.

Bearbeiten, Speichern, Löschen

Drei Tools, die immer wieder im HQ auftauchen.

Bearbeiten Edit.JPG

Mit einem Klick auf dieses Icon kannst du Daten bearbeiten.

Speichern save.jpg

Mit einem Klick auf dieses Icon kannst du Daten speichern.

Löschen Remove.JPG

Mit einem Klick auf dieses Icon kannst du Daten löschen.

Smarte Tabellen

Die allermeisten Tabellen in HQ haben eine smarte Funktionalität, die es dir ermöglicht, die Tabelle beliebig auf die für dich relevanten Informationen zu durchsuchen, anzupassen, zu filtern und Daten mit einem Klick zu exportieren.

Das ist immer dann möglich, wenn oben rechts über dem Tabellenkopf folgende Symbole zu sehen sind: 

HQ_-_Meine_Aufgaben.png

Folgende Funktionen beinhalten die Schaltflächen (von links nach rechts): 

Suche Suche.JPG

Über das Lupensymbol kannst Du die Tabelle durchsuchen.

Export Export.JPG

Die Tabelle wird nach dem aktuellen Ansichtszustand (eingeblendete Spalten, Filter, Sortierung etc.) in eine XLS-Datei (Excel) exportiert und heruntergeladen.

 

Filter Filter.JPG

Es öffnet sich eine Filterzeile unterhalb des Tabellenkopfes. Jetzt kann nach Inhalten der einzelnen Spalten gefiltert werden. Durch die Auswahl des Filtertyps, durch den Klick auf das Filtersymbol in jeder Spalte, lässt sich die Datenbasis beliebig filtern und eingrenzen.

Mit einem Klick auf das Filtersymbol in einer Spalte bekommst du mehrere Auswahlkriterien. 

  • Kein Filter
  • Enthält
  • Enthält nicht
  • Beginnt mit
  • Endet mit
  • Ist gleich
  • Ist ungleich
  • Ist größer als
  • Ist kleiner als
  • Ist größer gleich
  • Ist kleiner gleich
  • Ist zwischen
  • Ist nicht zwischen
  • Ist leer
  • Ist nicht leer
  • Ist null
  • Ist nicht null

Neuladen Aktualisisern.JPG

Das Neuladen bewirkt einen erneuten Datenabruf der Datenbasis aus der Datenbank, ohne die Seite vollständig neu laden zu müssen.

Speichern Ansicht.JPG

Durch das Speichern wird der aktuell eingestellte Ansichtszustand für den eigenen Nutzer gespeichert. Dazu gehören die Spaltensichtbarkeit, die Sortierung, die Filter, die Spaltenreihenfolge, die Spaltenbreite etc.

Ansicht zurücksetzen

Der aktuell eingestellte und auch der gespeicherte Ansichtszustand werden für diese Tabelle für deinen Nutzer zurückgesetzt.

Ansicht der Tabelle ändern

  • Spaltenreihenfolge ändern
  • Spaltenbreite ändern
  • Spaltensichtbarkeit ändern
  • Sortierung anpassen
  • Gruppierung anpassen

Sortieren

Um die Spalten einer Tabelle zu sortieren, musst du beachten, dass du sie Sortierung der vorher sortierten Spalte per Rechtsklick auf den Spaltenkopf aufhebst. Ansonsten sortiert das HQ zuerst die noch sortierte Spalte und danach die Spalte nach der du jetzt sortieren willst. 
Per Klick auf den Spaltenname kannst du auf oder absteigend sortieren.  

Sort.JPG

Wo finde ich eine Übersicht über meine Projekte?

Projekte auf denen du besetzt bist, findest du unter dem Punkt "Meine Projekte" im Bereich "Mein HQ". (Sofern die Modul-Konfiguration dem Standard entspricht). 

 HQ_-_Meine_Projekte.png

Wo finde ich eine Übersicht über meine offenen Aufgaben?

Deine offenen Aufgaben findest du einerseits im Widget "Offene Aufgaben auf dem Dashbord, andererseits in "Meine Aufgaben" unter dem Reiter "Offen". 

Liegt die Deadline einer Aufgabe in der Zukunft, ist diese mit einem grünen Punkt markiert. Aufgaben, die heute erledigt werden müssen, sind gelb markiert. Wird die Deadline überschritten, färbt sich der Punkt rot. 

Über die Checkbox am Ende der Aufgabe, kannst Du sie als erledigt abhaken. Im Projektplan wird diese Aufgabe dann ebenfalls als erledigt angezeigt.

 

HQ_-_Meine_Aufgaben.png

Wo finde ich eine Übersicht über meine Aufgaben?

Aufgaben auf denen du besetzt bist, findest du unter im Dashbord im Widget  "Meine Aufgaben" im Bereich "Mein HQ" oder im Modul "Meine Aufgaben":

HQ_-_Meine_Aufgaben.png

 

Lies am besten hierzu auch den Artikel:

 

 

Alle anzeigen...

Das HQ einrichten

Du kannst sofort loslegen im HQ zu arbeiten. Für die ersten Konfigurationen lernst du hier das HQ einzurichten.

Dem HQ euer Gesicht geben

Als allererstes möchtest du natürlich, dass dein HQ nach euch aussieht. Unter Admin / Einstellungen kannst du euer Logo hinterlegen und die Systemfarben anpassen. Bitte hinterlege hier auch euren Mail-Server für alle Mails, die aus dem HQ versendet werden.

HQ_-_Einstellungen_und_Dem_HQ_euer_Gesicht_geben.png

Wenn du mit dem HQ Belege erstellst, möchtest du sicherlich auch die Stammdaten deines Unternehmens pflegen. Dies machst du unter Admin / Beleg-Standardwerte. Pflege hier die Daten deines Unternehmens. Du kannst hier übrigens auch die Nummernkreise für eure Belege einrichten - also das Schema, nach dem Angebote oder Rechnungen nummeriert werden sollen.

Dem_HQ_euer_Gesicht_geben_und_HQ_-_Beleg-Standardwerte.png

Benutzer einladen

Nun kümmern wir uns um deine Kollegen. Die Einladung neuer Nutzer erfolgt über Admin / Neue Benutzer. Dort kannst du übrigens auch neue Passwörter an bestehende Benutzer senden.

Benutzer_einladen_und_HQ_-_Neue_Benutzer.png

Im Benutzerprofil kannst du Stammdaten von Benutzern hinterlegen. Du gelangst in das Benutzerprofil über das Modul Benutzer.

Benutzer_einladen_und_HQ_-_Allgemein.png

Wenn du neben den bestehenden Standard-Datenfeldern noch weitere pflegen möchtest, kannst du jederzeit weitere Datenfelder für das Benutzerprofil anlegen (z.B. "Standort" oder "Hobbys"). Wähle dafür einfach den Bereich Datenfelder Benutzer in den Admin / Standardwerten.

Benutzer_einladen_und_HQ_-_Standardwerte.png

Jeder HQ-Nutzer ist Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen. Die Gruppen entsprechen beispielsweise Funktionen oder Teams in deinem Unternehmen wie "Backoffice" oder "Grafiker". Wichtig: Die Gruppen entscheiden darüber, welche Lese- und Schreibrechte ein Nutzer im System bekommt. Die Verwaltung findest du unter Admin / Gruppenverwaltung (direkt unterhalb der Standardwerte).

Sobald du deine Gruppen eingerichtet hast, solltest du noch prüfen, welche Gruppe auf welches Modul Zugriff haben soll. Darüber entscheidet der Admin / Moduladmin.

Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und andere wichtige Personalinformationen pflegst du in der Benutzer / Benutzerverwaltung. 

Benutzer_einladen_und_HQ_-_Verwaltung.png

Damit am Ende des Monats die Arbeitszeitkonten richtig sind, müssen Eintrittsdatum und ggf. Austrittsdatum (wenn du möchtest auch die Personalnummer) des Mitarbeiters gepflegt sein. Dafür legst du diese drei Datenfelder für Benutzer an: Admin-Seiten. Achte bitte darauf, dass der Name des Datenfeldes genau der Bezeichnung oben entspricht.

Unternehmen und Ansprechpartner einrichten

Machen wir weiter mit Unternehmen und Ansprechpartnern, die du im System pflegen möchtest. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt: Kunden, Interessenten und Lieferanten. Weitere Unternehmenstypen (z.B. "Vertriebspartner") kannst du in den Standardwerten definieren. Dort kannst du auch Nummernkreise für die verschiedenen Typen hinterlegen.  
Wenn du für deine selbst definierten Unternehmenstypen eigene Übersichten benötigst, gib uns einfach unter support@helloHQ.io Bescheid. 

Wenn Nummernkreise definiert sind, übernimmt das System automatisch die Nummerierung. Dann lassen sich die Unternehmensnummern nicht mehr manuell bearbeiten.

In den Standardwerten kannst du außerdem Branchen und weitere Datenfelder je Unternehmenstyp definieren (z.B. "Kundenkategorie" als Dropdown-Menü). Auch für Ansprechpartner kannst du selbst Datenfelder anlegen.

Nachdem du alle Konfigurationen vorgenommen hast, kannst du mit der Vorlage Unternehmen und Ansprechpartner zum Import bereit machen. Sende uns einfach anschließend die ausgefüllte Vorlage an support@helloHQ.io. Die Vorlage erhältst du ebenfalls bei unserem Support.

Unternehmen und Ansprechpartner in das HQ importieren

Du hast im HQ die Möglichkeit deine Kunden und Ansprechpartner zu aus einer Excel-Liste zu importieren, damit du nicht alle von Hand anlegen musst. 

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

  • Die Unternehmen und Ansprechpartner werden in zwei separaten Schritten mit zwei separaten Excel Dateien importiert. Daher sollte du immer zuerst die Unternehmen und anschließend die Ansprechpartner importieren
  • Es kann nur ein Unternehmenstyp zur Zeit importiert werden. Wenn du also Kunden und Lieferanten importieren willst, solltest du dies in zwei Importen machen
  • Die Ansprechpartner werden anhand des Unternehmensnamen dem richtigen Unternehmen zugeordnet. Deshalb muss der Unternehmensname in beiden Excel-Listen identisch sein. Tipp: Achte auf kleine Unstimmigkeiten, wie z.B. zu viele Leerzeichen
  • Um eigene Datenfelder zu füllen, lege diese vorher unter Admin > Standardwerten an

Um die Daten zu importieren, klicke im Menü auf Unternehmen und wähle eine der Unternehmensübersichten (z.B. Kunde). Hier findest du oben rechts den Button "Unternehmen importieren".

Anschließend öffnet sich ein Popup Fenster für den Import. Hier findest du unten jeweils eine  Excel Vorlage für Unternehmen und Ansprechpartner, die du für den Import deiner Daten benutzen solltest. 

Importer1.gif

Import von Unternehmen

Du kannst nun den passenden Unternehmenstypen auswählen (z.B. Kunde), zu dem dem du die Daten in dein HQ importieren möchtest. Danach lädst du deine Excel Datei hoch und klickst auf "Daten einlesen und Spalten zuweisen".

Als letztes musst du nur noch die richtigen Spalten einander zuweisen und anschließend auf "Unternehmen importieren" klicken.

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Import von Ansprechpartner

Der Import von Ansprechpartnern funktioniert wie der Import bei den Unternehmen. Du lädst deine Excel Liste hoch und weist anschließend die passenden Spalten zu. 

Leads konfigurieren

Leads sind auch als "Opportunitys" oder "Vertriebsprojekt" bekannt und stellen Verkaufsvorgänge dar. Da sie in der Regel einen (chronologischen) Prozess durchlaufen, kannst du in den Standardwerten den Lead-Status pflegen (z.B. "Erstkontakt" oder "Verhandlungsphase").

In den Standardwerten kannst du außerdem auch für Leads eigene Datenfelder definieren und einen Lead-Nummernkreis hinterlegen. 

Viele Nutzer qualifizieren ihre Leads nicht nur mit einem Status, sondern auch nach Vertriebsaktionen (z.B. "Mailing an Software-Dienstleister 2016"). In der Lead-Pipeline kannst du Vertriebsaktionen anlegen und deine Leads auswerten.

Übrigens kannst du im Leadsmodul auch gleich deine aktuelle Lead-Liste importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Leadsmodul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Projektmanagement vorbereiten

Im HQ dreht sich alles ums Projekt - um zu verstehen, was das heißt, informiere dich gern als erstes darüber, wie HQ Projekte verwaltet (weitere Infos).
Bevor du Projekte im System verwalten kannst, solltest du einige Standardwerte definieren. Dafür beginnst du mit den Projektvorlagen. Sie dienen dazu, verschiedene Standard-Projektpläne, Ordnerstrukturen der Dateiablage oder Dokumentationsfelder zu unterscheiden, die automatisch im Projekt hinterlegt werden. 

Darüber hinaus kannst du Projektstatus (z.B. "Vorbereitung", "Durchführung" und "Abschluss") und Projektrollen (z.B. "Projektleitung" und "Teammitglied") abhängig von Vorlagen definieren.

Projektrollen entscheiden über Lese- und Schreibrechte innerhalb von Projekten. So kann beispielsweise ein Nutzer laut Gruppenverwaltung zunächst keine Leserechte auf Projekte besitzen. Sobald er oder sie aber auf ein bestimmtes Projekt als Teammitglied besetzt wird, erhält er oder sie für dieses eine Projekt Leserechte.

Auch für Projekte lassen sich außerdem zusätzliche Datenfelder und Nummernkreise anlegen sowie Aufgabentypen, Standard-Budgets und Kostenarten definieren.

Falls du im HQ deine Ressourcen planen möchtest, kannst du neue Ressourcen anlegen und in Gruppen unterteilen. Jeder Nutzer hat automatisch auch eine Ressource. Darüber hinaus kannst du für Freelancer, Konferenzräume und Geräte weitere Ressourcen definieren.

Für Time & Material-Projekte kannst du im HQ verschiedene Stundensätze verwalten. Dafür definierst du abhängig von Aufgabentypen, Projektrollen oder Kunden eure Verrechnungssatz-Regeln. 

Alle anzeigen...

Best Practice

Hier findest du Beispiele und Erklärungen für die beste Vorgehensweise in verschiedenen Situationen im HQ.

Best Practice: Planumsätze

Die Planumsätze dienen dazu, einen Forecast (Controlling / Umsatzplanung) zu erstellen, keine Rechnung zu vergessen und die Rechnungsstellung zu vereinfachen, weil man die Rechnung direkt aus den Planumsätzen erstellen kann. Letzteres ist oft auch ratsam, weil dann der Planumsatz als abgerechnet markiert wird und dadurch aus der Planung verschwindet (und durch den Versand der Rechnung in den Ist-Umsätzen erscheint). Das müsste man sonst noch manuell tun, wenn man die Rechnung aus dem Angebot oder nach Aufwand schreibt.

Ein Planumsatz kann direkt aus einem Angebot bzw. Lead entstehen oder kann manuell für Leads, Kunden und Projekte angelegt werden. Dies entscheidet sich danach, ob z.B. ein Planumsatz in den Forecast soll, ohne dass schon ein konkretes Angebot existiert.

Nun gehen wir den Prozess einmal Schritt für Schritt durch.

Anlegen des Planumsatzes

Zuerst einmal musst du entscheiden, wann du deine Planumsätze anlegen möchtest. Generell empfiehlt es sich, die Planumsätze direkt aus einem Angebot zu erstellen, da es hierfür extra eine Funktion gibt. Sobald du ein Angebot auf versendet oder angenommen stellst, kommt ein Pop-Up, welches dich fragt, ob du einen Planumsatz ersetzten, hinzufügen oder nicht erstellen möchtest. Hier kannst du dann die Option 'Hinzufügen' auswählen, damit ein neuer Planumsatz erstellt wird. Da das Pop-Up beim Versenden und beim Annehmen erscheint, müsstest du dich hier entscheiden, wann du den Planumsatz erstellen möchtest.

Ansonsten kannst du den Planumsatz natürlich auch manuell erstellen, falls es z.B. noch kein konkretes Angebot gibt. Hierfür eignet sich am besten ein Lead, da du hier dann deine unterschiedlichen Planumsätze voneinander getrennt hast. Diese wären sonst nur gesammelt im Kunden einsehbar.

Solltest du nun für deinen manuell erstellten Planumsatz ein Angebot erzeugen, erstellst du zunächst das Angebot und passt dann nach dem Versenden im Pop-Up den Planumsatz an, damit Preis und Positionen alle stimmen. Hierfür eignet sich die Funktion 'Ersetzen' bei dem Pop-Up nach dem Versenden.

Achtung: Die Funktion 'Ersetzen' solltest du nur benutzen, wenn deinem Angebot/Planumsatz ein Lead zugeordnet ist. Ansonsten werden beim Ersetzen alle Planumsätze des Kunden überschrieben!

Die von dir erstellten Planumsätze werden nun z.B. im Controlling Umsatzplanung bei den geplanten Umsätzen aus Kunden angezeigt.

Planumsatz_aus_Angebot.gif

Erstellen einer Rechnung

Nachdem dein Angebot angenommen wurde und du ein Projekt für den Kunden laufen hast, kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem du deine Aufwände abrechnen möchtest. Hier bietet dir das HQ wieder verschiedene Möglichkeiten, wie du mit den Planumsätzen umgehen kannst.

Wenn du für ein Angebot mit einem Planumsatz nur eine Rechnung verschicken möchtest, kannst du die Rechnung ganz einfach aus dem Planumsatz erstellen, der zum Angebot gehört. Hier sind dann die Positionen gleich mit dem Angebot und der Planumsatz wird zusätzlich automatisch auf "in Rechnung gestellt" gesetzt, wodurch der geplante Umsatz nicht mehr in der Umsatzplanung erscheint. Ab dann werden die Umsätze der Rechnung bei den Ist-Umsätzen angezeigt.

Ansonsten kannst du die Rechnung auch aus dem Angebot erstellen. Hier müsstest du dann aber einmal manuell den Status vom Planumsatz auf "Abgerechnet" stellen.

 Rechnung_aus_Planumsatz.gif

Erstellen von mehreren Rechnungen (ohne Akonto)

Falls du mehrere Rechnungen für ein Angebot erstellen möchtest, müsstest du ein paar extra Schritte beachten.

Zunächst ist es wichtig, dass du für jede Rechnung, die du stellen möchtest, einen eigenen Planumsatz brauchst, damit deine Umsatzplanung auch richtig ist und die abgerechneten Beträge nicht noch bei den geplanten Umsätzen auftauchen. Hier kannst du den Planumsatz, den du aus dem Angebot erstellt hast, einfach so oft wie es Rechnungen gibt, kopieren und danach anpassen.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Du kopierst den Planumsatz so oft wie es Rechnungen gibt und entfernst nach dem Kopieren die überflüssigen Positionen bei den einzelnen Planumsätzen, so dass du z.B. bei Rechnung 1 Position 1 hast und bei der Rechnung 2 Position 2 und 3 hast. Nun kannst du die Rechnungen ganz einfach aus dem Planumsätzen erstellen.

2. Wenn du alle Positionen auf den Belegen haben möchtest, dir aber der Einzelpreis der Position nicht wichtig ist, weil dieser z.B. auf der Rechnung nicht mit angezeigt wird, kannst du die Planumsätze ganz einfach kopieren und beim Kopieren bei dem Feld Marge z.B. -70 eintragen, um einen Planumsatz mit 30% vom Angebot zu erhalten. Die Menge bleibt hierbei gleich, der Einzelpreis entspricht hier dann aber 30% von dem des Angebots.

Nach dem Kopieren kannst du dann ganz einfach wieder die Rechnungen aus dem Planumsatz erstellen.

3. Du kannst die Rechnung natürlich auch aus dem Angebot erstellen, hier müsstest du aber nach dem Erstellen der Rechnung den Planumsatz einmal manuell auf "Abgerechnet" setzen, da es hier automatisch keine Verbindung zwischen Rechnung und Planumsatz über das Angebot gibt.

Erstellen von Rechnungen (mit Akonto)

Wenn du aus einem Angebot Akontorechnungen und eine Schlussrechnung erzeugen möchtest, musst du etwas anders vorgehen als bei mehreren Rechnungen aus einem Angebot ohne Akontos.

Zunächst brauchst du wieder je einen Planumsatz pro Rechnung. Wichtig ist hier, dass die Schlussrechnung einen Planumsatz in Höhe des Restbetrags (also Gesamtbetrag - Akontos) bekommt, damit die Umsatzplanung richtig ist.

Damit die Akontorechnungen automatisch mit auf die Schlussrechnung übernommen werden, müssen die Akontorechnungen aus dem Angebot erstellt werden. Hier kannst du dann beim Erstellen die jeweiligen Prozentzahlen eingeben. Nachdem die Akonto erstellt wurde, müsste dann jeweils manuell der Planumsatz für die Akonto auf abgerechnet gesetzt werden, damit die Umsatzplanung stimmt. Dies wiederholst du dann für alle Akontos und auch für die Schlussrechnung.

Best Practice: Abbilden von Kleinstprojekten

Es kann immer vorkommen, dass ein Kunde sich mit einem Auftrag an dich wendet, für den sich der komplette Prozess einer Lead/Angebotserstellung nicht lohnt. 

In unserem Beispiel gibt uns Herr Neumann telefonisch den Auftrag, ihm 200 weitere Visitenkarten zu drucken, da sein Vorrat aufgebraucht ist. Dieser Auftrag wird mit einem Aufwand von ca. einer Stunde erledigt sein, daher wollen wir kein Angebot erstellen. Dennoch müssen wir ihn natürlich im HQ auswerten und verbuchen können.

Hier die Zusammenfassung der Schritte, die du beim optimalen Abbilden von Kleinstprojekten beachten solltest:

1. Projektplan erstellen mit eigener Kleinstprojekt-Vorlage

2. Aufgaben anlegen und verteilen

3. Planumsatz anlegen

4. Zeiten (und eventuell Fremdkosten) buchen

5. Abrechnen, entweder nach Planumsatz oder nach gebuchtem Aufwand

Hinweis: Einige der Schritte musst du nur einmal bei der Konfiguration ausführen und kannst dir damit in der täglichen Arbeit viel Zeit sparen.

Projekt aus Projektvorlage erstellen

Generell ist es am besten, für jeden Auftrag ein Projekt anzulegen. Dies können wir uns aber durch einige Tricks für solche kleinen Projekte immens erleichtern.

Zunächst sollten wir uns eine Vorlage speziell für dieses Kleinstprojekt anlegen. Wissen wir, dass wir bestimmte kleine Aufträge häufig erhalten, können wir mehrere spezifische Vorlagen einrichten. Alternativ kreieren wir einfach in den Standardwerten eine Sammelvorlage, die wir hier "Kleinstprojekt" nennen. Diese hilft uns später, unsere Projekte zu filtern, um uns nur Kleinstprojekte anzeigen und auswerten zu lassen. 

 

Standardwerte_Projektvorlagen.PNG

Aufgaben zuteilen

Nun kannst du wenn nötig Aufgaben in deinem Projektplan erstellen und gegebenenfalls Nutzern zuweisen. Dies ist aber keine Pflicht. Wenn du die Arbeit an einem Auftrag beispielsweise nicht weiter unterteilen willst, kannst du Stunden auch auf den Adminstrations-Task buchen. Ein Projektplan in so einem Projekt könnte beispielsweise so aussehen:

 

Projektplan_Beispiel_Zoom.PNG

 

Wie du in diesem Beispiel sehen kannst, kannst du auch eine Abhängigkeit zwischen den Aufgaben einstellen, indem du eine der Aufgaben als "Vorgänger" definierst. Dadurch beginnt die zweite Aufgabe immer nach Ende der ersten. 

Planumsatz anlegen (Nur bei Abrechnung nach Variante 1)

Damit du nicht vergisst, zu deiner Leistung den passenden Betrag in Rechnung zu stellen, solltest du für das Projekt einen Planumsatz einrichten. Diesen kannst du einfach mit einem Planbetrag erstellen. Dadurch kannst du deine geplanten Einnahmen immer im Blick behalten und im späteren Verlauf bei Bedarf abrechnen.

Leistungen verbuchen

Nun kannst du einfach all deine Aufwände auf die Aufgaben des Projektes buchen. Auch Fremdkosten kannst du natürlich ganz normal erfassen.

Abrechnung der Leistungen - Variante 1

Zum Schluss musst du deine Leistungen natürlich noch in Rechnung stellen. Hierzu kannst du die Planumsätze nutzen. Du wählst für den Planumsatz einfach die Aktion "Rechnung erzeugen". Dies kannst du entweder im Widget auf dem Dashboard oder im Kunden- oder Projektmodul der Umsatzplanung.

Alternativ kannst du natürlich deine erfassten Stunden in einer Rechnung erfassen und dem Kunden berechnen. Hierzu erstellst du einfach eine Rechnung an den Kunden, wählst das Projekt aus und stellst als Typen der Position "Reportings" aus. 

 

Reportings_abrechnen.PNG

 

Abrechnung der Leistungen - Variante 2

Wenn bei dir Rechnungen zentral gestellt werden kann diese Variante etwas schneller sein. Hier legst du einen Projektstatus "Abgerechnet" an und hinterlegst für diesen einen Workflow an die Benutzergruppe die bei euch für die Abrechnung verantwortlich ist. Nun muss einfach nur der Projektstatus gewechselt werden, damit die verantwortliche Person über die Abrechnung informiert wird. 

 

Tipp: Wenn du für einen Kunden mehrmals Kleinstaufträge ausführst, kannst du diese natürlich in einem einzelnen Sammelprojekt, beispielsweise "Kleinstprojekte Neumann" zusammenfassen. Dadurch verbuchst du dann einfach jeden Auftrag auf dieses Projekt, anstatt jedes mal ein neues anzulegen. Auch bei den Planumsätzen kannst du in diesem Fall einen Planumsatz dauerhaft nutzen. Diesen müsstest du dann bearbeiten und aktualisieren, wenn du eine neue Leistung in deinem Projekt erfassen möchtest.

 

 

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