Dein Dashboard gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Dinge, die in deinem HQ passieren. Von hier aus kannst du auch in die verschiedenen Bereiche des HQ springen.

Dashboard bearbeiten

Über den Dashboard bearbeiten-Button, unten auf dem Dashboard, kannst du dein Dashboard konfigurieren, d.h. auswählen welche Widgets angezeigt werden.

Bei einigen Widgets hast du auch die Möglichkeit eigene Filter zu erstellen und so für dich passende Einstellungen zu wählen. 

Per Drag-and-drop kannst du Widgets verschieben und so anordnen, wie du es möchtest. 

Durch die Pfeile am Ende eines Widgets kannst du jedes Widget ausklappen bzw. weitere Elemente anzeigen. Das HQ merkt sich wie viele Einträge angezeigt werden sollen. 

Mit Ausnahme des Kalenders und der User-Reportings können alle Widgets auch mehrfach auf das Dashboard hinzufügt werden. 

Du kannst im Dashboard-Bearbeitungsmodus auch über das Bearbeiten-Icon weitere Einstellungen an den Widgets vornehmen und z.B. bei den Aufgabenlisten zwischen Meine Aufgaben, Prio-Aufgaben, Gruppenaufgaben und eigenen Aufgabenfiltern wählen.

Widgets

Widgets geben dir einen Überblick über die verschiedenen Bereiche des HQ und zeigen die wichtigsten Informationen. 

Achtung: Nicht jedem Benutzer stehen alle unten aufgeführten Optionen zur Verfügung, da diese durch die Rechteeinstellungen im HQ eingeschränkt werden können. D.h. auch einzelne Funktionen eines Widgets können durch die Rechteeinstellungen eingeschränkt sein.

Aufgaben

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die dir zugewiesen sind (,es sei denn, du hast eine eigene Ansicht erstellt, die deine Aufgaben nicht beinhaltet). Wenn du eine Aufgabe anklickst, öffnet sich ein Fenster mit den Aufgabendetails der Aufgabe. Über das Drei-Punkte-Symbol kannst du, je nach Aufgabentyp, folgende Aktionen durchführen:

• Timer (Zeiterfassung) starten (nur bei Projektaufgaben)
• Reporting erstellen (nur bei Projektaufgaben)
• Status anpassen (nur bei Projektaufgaben)
• Deadline verschieben (nur beim Wiedervorlagen)

Für jede Aufgabe wird der Name, das Projekt, der Kunde, der Fortschritt und die Deadline angezeigt. Aufgaben-Widgets sind immer nach Deadline sortiert. 

Bei der Erstellung eines Aufgaben-Widgets hast du die Optionen zwischen verschiedenen Ansichten:

Meine Aufgaben

Hier zeigen wir alle Aufgaben an, die dir zugewiesen sind. 

Meine Prio-Aufgaben

Hier werden ebenfalls alle Aufgaben angezeigt, die dir zugewiesen sind. Ist eine Aufgabe im Projektplan abhängig von der Fertigstellung der Vorgängeraufgabe, wird die Aufgabe erst angezeigt, wenn die vorangegangenen Aufgabe als fertig markiert wurde. 

Meine Gruppenaufgaben

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die deiner Ressourcengruppe zugeordnet sind. Mit einem Klick auf den Button neben der Aufgabe, kannst du die Aufgaben aus dem Pool ziehen und dir selbst zuweisen. Dieses Widget wird vor allem für agile Prozesse verwendet. 

Meine Wiedervorlagen

Hier werden dir alle Wiedervorlagen angezeigt, die du gesetzt hast. 

Eigener Aufgabenfilter

Mit eigenen Aufgabenfiltern kannst du dir z.B. einen Filter erstellen, der nur Aufgaben von einem bestimmten Kunden anzeigt. Wenn du Teamverantwortung hast, kannst du beispielsweise auch die Aufgaben deines Teams anzeigen lassen. Deshalb zeigen wir in diesem Widget auch immer das Bild des Bearbeiters einer Aufgabe an – so weiß jeder, wer aus dem Team an bestimmten Aufgaben arbeitet. 

Du kannst die folgenden Filter setzten:

• Projektvorlage
• Projektstatus
• Aufgabentyp
• Aufgabenstatus
• Benutzer
• Unternehmen

Projekte

Hier werden dir alle Projekte angezeigt, in denen du Teil des Projektteams bist. Mit einem Klick auf den Namen des Projekts, öffnet sich das Projekt. 

Wenn du ein neues Projektwidget hinzufügst, kannst du festlegen welche Projekte angezeigt werden. Dazu kannst du nach folgenden Kriterien filtern:

• Projektstatus
• Projektvorlage
• Unternehmen

Reportings

In diesem Widget werden dir alle Reportings eines Tages angezeigt. Dir wird auch das dazugehörige Projekt, sowie die Dauer angezeigt. Außerdem kannst du sehen, ob ein Reporting bereits angenommen ist bzw. Reportings direkt annehmen (Achtung: Diese Funktion kann je nach den Systemeinstellungen deaktiviert sein). 

Über das Drei-Punkte-Menü kannst du Reportings bearbeiten, kopieren oder löschen.

Oben wird dir eine Zusammenfassung aller Reportings des Tages angezeigt. Über die Pfeile kannst du zwischen den Tagen wechseln. Über den Neu-Button lassen sich neue Reportings erstellen.

Zeiterfassung / Timer

In diesem Widget kannst du deine Präsenzzeiten über einen Timer erfassen. Wenn die entsprechende Systemeinstellung aktiviert ist, können auch nachträglich Zeiten über den Neu-Button erfasst werden.

Der Timer kann einfach über den Play-Button gestartet werden und über den Stopp-Button gestoppt. Um direkt den nächsten Eintrag zu starten, kann auf den Wechsel-Button geklickt werden.

Wird nach dem Start des Timers auch ein Projekt und eine Aufgabe ausgewählt, wird zusätzlich zum Präsenzzeiterfassungseintrag ein Reporting angelegt. Hierzu kann auch eine Beschreibung ergänzt werden. 

Unter dem Timer ist eine Zusammenfassung der Präsenzzeit für den jeweiligen Tag, sowie alle einzelnen Einträge. 

Es gibt folgende Arten von Einträge in der Liste:

• Präsenzzeit
• Präsenzzeit & Reporting (Hier werden Aufgabennamen, Projektname und Kunde angezeigt)
• Pause

Über das Drei-Punkt-Menü kannst du eine Präsenzzeiterfassung in eine Pause umwandeln. So ist es möglich Zeiten auf Pausen zu erfassen. Ansonsten kann man über das Menü vorhandene Einträge bearbeiten oder löschen. 

Achtung: Es sollten niemals zwei Zeiterfassungseinträge zur gleichen Uhrzeit liegen. Auch Pausen dürfen nicht in der Zeit liegen in der ebenfalls ein Präsenzzeiteintrag erfasst wurde. 

Über einen Klick auf den Play-Button neben jedem Eintrag, kann ein neuer Eintrag mit den identischen Einstellungen gestartet werden. Sollte zu dem Zeitpunkt ein Timer laufen, wird dieser gestoppt. 

Abwesenheiten

In diesem Widget zeigen wir dir die anstehenden Abwesenheiten deiner Teammitglieder an. Bei der Erstellung des Widgets kannst du auswählen, ob Benutzer aus einer bestimmten Ressourcengruppen angezeigt werden sollen oder alle Teammitglieder. 

Geburtstage

In diesem Widget zeigen wir dir die anstehenden Geburtstage deiner Teammitglieder oder Ansprechpartner an. Bei der Erstellung des Widgets kannst wählen, ob Benutzer oder Ansprechpartner angezeigt werden sollen. Bei den Ansprechpartnern werden immer alle Ansprechpartner gezeigt, für die ein Benutzer die Rechte hat diese zu sehen. 

Planumsätze

In diesem Widget werden alle anstehenden Planumsätze angezeigt. Bei der Erstellung des Widgets kannst du zwischen allen oder nur deinen Planumsätzen wählen. 

Deine Planumsätze sind alle Planumsätze von Kunden / aus Projekten bei denen du als Kundenverantwortlich hinterlegt oder Teil des Projektteams bist. 

Im Widget wird die Beschreibung des Planumsatzes, der Status, der Netto-Wert und die Fälligkeit angezeigt. Über die drei Punkte können die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

• Rechnung erstellen
• Akontorechnung erstellen
• Planumsatz als bezahlt markieren
• Planumsatz aussetzten

Kalender

Hier werden all deine Termine angezeigt. Termine können aus einem Projekt kommen, direkt im Widget erstellt oder über die Exchange-Synchronisation in deinen Account geladen werden.

Das helloHQ Menü ist in zwei Bereiche geteilt. Das Hauptmenü, über das du in alle helloHQ Module kommst, und die Navigationsleiste, die dir einen Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen ermöglicht.

Navigationsleiste

Die Navigationsleiste ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. 

Benutzerprofil

Per Klick auf dein Profilfoto findest du alle wichtigen Funktionen rund um dein helloHQ Konto. Hier kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

• Dein Benutzerprofil aufrufen
• Die Sprache wechseln – Es stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung
• Das Subsystem wechseln – Achtung: Die Subsystem-Funktion muss ggf. erst für euer helloHQ aktiviert werden
• Infos zu euer helloHQ Instanz aufrufen
• Dich aus helloHQ ausloggen

Globaler Hinzufügen-Button

Über den Hinzufügen-Button kannst du von überall aus helloHQ heraus neue Elemente anlegen:

• Aufgaben
• Reportings
• Kontakthistorien-Einträge
• Projekte – Achtung: Hier wirst du auf eine neue Seite weitergeleitet
• Unternehmen
• Leads – Achtung: Hier wirst du auf eine neue Seite weitergeleitet

helloHQ Support

Damit dir schnell geholfen werden kann, findest du den Zugang zu unserem Support nun jederzeit aufrufbar in der Navigationsleiste. Hier kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

• Unser Helpcenter öffnen
• Ein Ticket erstellen
• Einen Chat mit unserem Support-Team starten (Mo-Fr von 09:00 bis 18:00 Uhr)

Suche

In der Suche kannst du einfach den Eintrag eingeben, nach dem du suchst, und dann auf das entsprechende Element klicken. So kannst du dich sehr schnell durch helloHQ bewegen. 

Hauptmenü

Das Hauptmenü befindet sich am linken Bildschirmrand und zeigt dir alle für dich sichtbaren Module an. Um einen Menüpunkt auszuwählen, klickst du erst auf einen Bereich, z.B. Projekte, und wählst dann das Modul aus, in das du wechseln möchtest. 

In helloHQ hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich in den Tabellen, z.B. in der Projektübersicht, eine eigene Ansicht zusammenzustellen und diese zu speichern. Du kannst verschiedene Spalten ein- und ausblenden, filtern und sortieren. Beim erneuten Aufrufen des jeweiligen Moduls wird immer die zuletzt gespeicherte Tabellenansicht angezeigt.

Hat eine Tabelle mehrere Reiter, wie z.B. die Projektübersicht, kann für jeden Reiter eine eigene Ansicht gespeichert werden.

Mit Tabellenansichten arbeiten

Angezeigte Spalten anpassen

Um festzulegen, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden, klickst du auf den Ansichtszustand-Button. Nun kannst du einfach die Spalten anklicken, die angezeigt werden sollen, bzw. die Spalten de-selektieren, die nicht angezeigt werden sollen.

Um die Reihenfolge der Spalten festzulegen, kannst du diese einfach per Drag & Drop (über den Spaltennamen) verschieben. Am Rand der jeweiligen Spalte kann ebenfalls per Drag festgelegt werden, wie breit die Spalte sein soll.

Sortieren & Gruppieren

Um eine Tabelle nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klickst auf den Namen der Spalte. Alternativ hoverst du mit dem Cursor über den Spaltentitel, klickst auf die drei Punkte rechts und wählst entweder die aufsteigende oder die absteigende Sortierung aus.

Über die drei Punkte neben dem Spaltentitel kannst du auch festlegen, ob die Tabelle nach einer bestimmten Spalte gruppiert wird. Willst du die Gruppierung wieder aufheben, kannst du einfach auf das x neben dem Gruppennamen klicken. 

Ansichten verwalten und speichern

Die Ansichten innerhalb einer Tabelle werden über den Ansicht-Button verwaltet. Hier kann zwischen allen gespeicherten Ansichten gewechselt werden.

Von hier können auch Ansichten gelöscht oder mit anderen Benutzern geteilt werden

Sobald es eine Änderung an einer Ansicht gibt, schlägt helloHQ automatisch vor diese zu speichern. Dazu erscheint eine graue Bubble mit einem Speichern-Button. Wird eine bestehende Ansicht geändert, wechselt die Farbe von blau zu grau und kann ebenfalls gespeichert werden.

Beim speichern einer bestehenden Ansicht gibt es die Option die aktuelle Ansicht zu überschreiben oder eine neue Ansicht zu stellen.

Wird eine Ansicht gespeichert, gibt es die Option die Ansicht (Aufbau der Tabelle), den Filter oder Ansicht & Filter gemeinsam zu speichern. 

Filter erstellen 

Um einen Filter zu erstellen klickt ihr auf den Filter-Button. Dann öffnet sich ein Menü, über das bereits gespeicherte Filter ausgewählt oder neue Filter erstellt werden können. Klickt auf den Button Filter hinzufügen. 

Nun wählt ihr ein Tabellenfeld, eine Operator (z.B. Beinhaltet oder Größer als) und gebt den Wert ein nach dem ihr Filtern wollt. In einem Filter kann nach beliebig viele Tabellenfeldern gefiltert werden.

Filter können als Teil einer Ansicht gespeichert werden (s.o.)

In Tabellen suchen

Rechts oben über jeder Tabelle befindet sich die Suchfunktion. Hier gibst du einfach den Suchbegriff ein und drückst Enter. Nun werden alle Zeilen und Spalten der Tabelle durchsucht und nur noch die Treffer angezeigt. 

Daten exportieren

Um die Daten einer Tabelle zu exportieren, klickst du auf den Export-Button. Dann erscheint ein Pop-up in dem du entscheiden kannst, ob die Daten im .xlsx oder .csv Format exportiert werden sollen.

Bei keinem Unternehmen fallen die Projekte einfach vom Himmel. Deshalb muss eine gute Agentursoftware neben dem Projektmanagement auch die Kundenverwaltung und -akquise unterstützen.

Unternehmen und Ansprechpartner

Zunächst einmal kannst Du deine Bestandsdaten einfach in das HQ übernehmen. Dazu navigierst du im Menü in den Bereich Unternehmen. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt (klicke einfach auf den entsprechenden Bereich):

• Kunden
• Interessenten
• und Lieferanten

Klicke auf einen der Bereiche um in die jeweilige Übersicht zu gelangen.  

Hier kannst du entweder einfach Unternehmen anlegen über den Button +Unternehmen hinzufügen oben links oder einfach direkt deine Unternehmen und Ansprechpartner mit einer Excel Datei ins HQ über den Button oben rechts importieren.

Leads

Wir verstehen unter einem Lead eine Verkaufschance bzw. Projekt in Anbahnung. Über die Leads kannst du deinen Verkaufsprozess qualifizieren und Forecasts bilden.

Zu jedem Unternehmen, auch zu bereits bestehenden Kunden, können im HQ Leads angelegt werden. Wenn Du einen neuen Kunden hast, lege am besten direkt einen Lead an, dann wird das Unternehmen gleich mit angelegt.

Lege doch einfach mal einen Lead an, um das ganze auszuprobieren. Hierfür klickst du im Menü einmal auf den Leadsbereich und dort dann noch einmal auf Leads. In dem neuen Fenster klickst du dann auf "+ Neu". Jetzt kannst du alle wichtigen Informationen zu dem Unternehmen, dem Ansprechpartner und dem Lead im allgemeinen eintragen. Anschließend einmal auf Speichern klicken.

In dem Reiter "Kontakthistorie" findest du sämtliche Korrespondenz und jede sonstige Neuigkeit oder Änderung zu diesem Lead. Beispielsweise werden hier Emails abgelegt, Telefonnotizen eingetragen aber auch Versendungen von Angeboten oder Änderungen der Leadqualifikationen angezeigt.

Für weitere Informationen zur Funktionsweise von Leads und Opportunities zur Vertriebssteuerung und zum Forecast im HQ, schau Dir am besten dieses Video an:

Du weißt nun, wie du Leads, also potentielle Projekte und Unternehmen anlegst. Irgendwann möchte der Lead ein Angebot von dir bekommen.

Hier geht es weiter: -> Angebote schreiben

TIPP: Du möchtest weitere Informationen an deinen Unternehmen / Ansprechpartner / Leads hinterlegen? Dann lege dir doch einfach im Adminbereich in den Standardwerten neue Datenfelder an.

 

 

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, ... Wir nennen diese bei uns im HQ zusammenfassend Belege. Du kannst im HQ den gesamten Belegprozess abbilden. Vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Mahnung - und alles was es noch dazwischen gibt. Die grundsätzliche Handhabung funktioniert für alle Belege gleich.

WICHTIG: Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenansicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen "Dokumentenvorlagen".

In der Demo kannst du einfach dein Firmenlogo hochladen und hast direkt eine personalisierte Vorlage. Für die spätere Erstellung der finalen Dokumentvorlagen schau dir einfach diesen Artikel an:

• Wie erstelle ich eine Dokumentenvorlage?

oder unser Video:

Angebot erstellen aus dem Lead

Angenommen du erstellst ein Angebot aus dem Lead, den wir gerade angelegt haben. Dazu kannst du einfach im Lead auf den Reiter Angebote gehen und "+Neu" klicken.

Im Angebot musst du nun zunächst die passende Angebotsvorlage auswählen. Der Kunde und der Ansprechpartner sind direkt vorausgewählt. Du kannst nun noch die wichtigsten Daten rund um dein Angebot eingeben und ein für deinen Kunden ansprechendes Anschreiben verfassen.

TIPP: Die Texte für das Anschreiben kannst du in der Dokumentvorlage bereits hinterlegen. Hier stehen Dir auch viele Platzhalter zur Verfügung.

 

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügen. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Du kannst Dein Angebot nun direkt über den Versenden-Button per Mail an Deinen Kunden schicken.

Grundsätzlich gibt es im HQ verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

• im Lead (Reiter "Angebote")
• im Kunden (Reiter "Belege")
• im Projekt (Reiter "Belege")
• oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

->Weiter zur Projekt- und Aufgabenplanung

 

Projekte sind ein vitaler Bestandteil im helloHQ über die am Ende alle Aufträge organisiert werden. An dieser Stelle wollen wir uns mit dem dem Erstellen und anschließenden Einplanen von Projekten und den dazugehörigen Aufgaben widmen.

Ein Projekt kannst du im helloHQ an verschiedenen Stellen starten: aus dem Angebot, aus dem Lead, oder einfach unter Projekte / Neues Projekt.

Schau dir zur Angebotserstellung aus einem Projekt einfach dieses Video an:

 

Projekt aus Lead oder Angebot erstellen

Wenn Du dich gerade noch im Lead befindest und dein Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du den Status des Angebots nun auf "Angenommen" setzen. Anschließend klicke auf "Lead abschließen". Im Pop-up Fenster kannst Du nun den Lead-Status anpassen, bei Bedarf den Unternehmenstyp z.B. vom Interessenten zum Kunden ändern und direkt ein Projekt anlegen. Die im Lead entstandenen Planumsätze kannst du direkt in dein Projekt mitnehmen.

Bei Angeboten, die ohne Lead zustande gekommen sind, empfiehlt es sich, das Projekt aus dem Angebot zu erstellen. Warum solltest Du das machen?

1. Die Daten aus dem Angebot sind entscheidend für den Umfang des Projektes

2. Die verkauften Dienstleistungen in Deinem Angebot legen fest, was gemacht werden muss und die Angebotssumme entspricht dem maximalen Budget für das Projekt. 

Gehe dazu einfach auf ein angenommenes Angebot, z.B. in der Belegübersicht. Klicke jetzt auf "Erzeugen aus Beleg..." und wähle dort "Projekt" aus. Das geht natürlich nur, wenn das Angebot noch nicht mit einem Projekt verknüpft wurde. In dem folgenden Screen musst du zuerst die Projektvorlage auswählen und dann die Stammdaten für das Projekt eintragen.

Du wirst dann automatisch zum Projekt weitergeleitet.

Tipp: egal auf welchem Wege du das Projekt erstellst, du musst immer eine Projektvorlage auswählen. Die Projektvorlagen ermöglichen dir standardisierte Projektpläne aber auch spezifische Custom-Fields, Status, usw. Einmal eingestellt profitierst du dann von einer standardisierten, teilautomatisierten Projektvorbereitung.

Projektplan - Aufgaben erstellen und verteilen

Im nächsten Schritt wollen wir uns nun an den Projektplan, also die Aufgaben der einzelnen verkauften Positionen machen. 

Grundsätzlich gibt es zwei Wege um Projektpläne zu erzeugen:

1. Projektplan als Vorlage hinterlegen (S.o)
2. Projektplan aus dem Angebot generieren.

Um einen Projektplan aus dem Angebot zu erzeugen, musst du in dein Angebot gehen. Dort klickst du auf den "Erzeugen aus Beleg..."-Button und wählst Projektplan aus. Im anschließenden Fenster kannst Du entscheiden, welche Angebotspositionen als Aufgaben in deinen Projektplan übernommen werden sollen. 

Anschließend gehe in den Reiter Projektplan. Hier kannst Du nun die Start-und Endzeiten der einzelnen Aufgaben anpassen, oder z.B. weitere Unteraufgaben hinzufügen. Hast du deine Positionen im Angebot mit Tages- oder Stundensätzen gehandelt, ist bei den daraus entstandenen Aufgaben bereits ein Sollwert vorhanden.

Auf diese Aufgaben können die Mitarbeiter dann ihre Zeiten erfassen. 

Um Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben musst du nur einmal doppelt auf das Feld in der Spalte "Zugeteilte Personen" klicken.

Anschließend siehst du eine Liste der Mitarbeiter des Unternehmens uns kannst die Aufgabe dann vollständig an eine oder mehrere Personen vergeben. Dabei behältst du die Kapazität (insgesamt in dem Zeitraum von Aufgabenstart bis Aufgabenende vom Mitarbeiter theoretisch zur Verfügung stehende Zeit) und die "davon freie" Zeit (Zeit, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum noch zur Verfügung steht/ noch nicht verplant ist) immer im Blick. 

Detailliert kannst du dir die Ressourcenplanung dann auch noch einmal ansehen, indem du ganz links auf das Kalender-Symbol klickst.

In dem unter dem Projektplan sich öffnenden Fenster siehst du die Einplanung der verschiedenen Mitarbeiter in den verschiedenen Ressourcengruppen. In dieser Ressourcenplanung siehst du außerdem Urlaube oder sonstige Abwesenheiten, die sich selbstverständlich auf die verfügbare Zeit der Ressourcen auswirkt. 

Nun können du und deine Kollegen anfangen eure Zeiten zu erfassen.  

 

Im HQ hast du verschiedene Möglichkeiten deine Zeiten zu erfassen. So ist für jeden der passende Weg dabei, was euch die Zeiterfassung extrem erleichtert. 

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen unter Meine Reportings

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter Meine Reportings im Bereich Mein HQ nutzen und deine Zeiten dort nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zur iOS App

Artikel zur Android-App

 

Nun da du Deine Zeiten erfasst hast, kannst du dein Projekt abrechnen.

 

 

 

Um eure Projekte jetzt auch abzurechnen, musst du einfach eine Rechnung in dem Projekt anlegen (oder irgendwo sonst im System und dann das jeweilige Projekt manuell  auswählen) und diese dann Stück für Stück füllen. Wie auch beim Angebot kannst du die verschiedenen Rechnungspositionen über den Button "Hinzufügen" und dann "Neue Position" erstellen. Bei den Rechnungen hast du dann fünf Möglichkeiten, die Positionen zu erstellen:

• Artikelstamm
• Freitext
• Offene Angebotspositionen
• Reportings
• Fremdkosten

Mehr zu den Positionstypen findest du hier.

Um deine Projekte abzurechnen, hast du nun mehrere Möglichkeiten. Natürlich kannst du bei jeder Variante auch noch Positionen auf Wegen die oben genannt sind hinzufügen:

1. Direkt aus dem Angebot
2. Reportings abrechnen
3. Aus Planumsätzen

1. Projekt aus Angebot abrechnen

Hier kannst du einfach dein Angebot nehmen, auf Aktion klicken und "Rechnung erzeugen" wählen. Nun wird eine Rechnung erstellt, welche alle Positionen deines Angebots enthält.

Wenn du Angebote abrechnest, stehen die Positionen auf der Rechnung automatisch als "abgegolten". Das bedeutet, dass sie nicht noch einmal abgerechnet werden können. Wenn du eine Position durch die Rechnung noch nicht vollständig abrechnest, kannst du den Haken entfernen. Dann kannst du erneut eine Rechnung aus dem Angebot erzeugen, auf welcher alle verbleibenden (nicht abgegoltenen) Posten mit der verbleibenden Menge aufgeführt werden. 

TIPP: Falls du eine Akontorechnung erstellen willst, kannst du einfach die gleichen Schritte wie oben ausführen, dazu musst du nur "Akontorechnung erzeugen" auswählen. Am Ende des Projekts wählst du dann einfach die Option "Schlussrechnung erzeugen" bei den Angebotsaktionen. 

2. Reportings abrechnen

Um deine reporteten Zeiten abzurechnen, kannst du einfach im Projekt in den Reiter Belege gehen und eine neue Rechnung erstellen. Beim Hinzufügen von Positionen wählst du den Typ "Reportings" aus.

Wenn du dann auf "Reporting Auswahl" klickst, erhältst du (zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet) die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier kannst du die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend hast du die Möglichkeit, entweder für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. 

3. Aus Planumsätzen

Wenn du ein Angebot erstellst, fragt Dich das HQ, ob du einen Planumsatz erzeugen möchtest. Das ist vor allem für Retainerprojekte mit monatlich gleichbleibenden Summen ideal. Du kannst in dem Dialogfenster einfach auswählen, für welchen Zeitraum / Zeitpunkt du den Planumsatz erstellen willst.

Nun kannst du im Projekt unter Planumsätzen immer den jeweiligen Monat abrechnen. Die Positionen die du im Angebot erstellt hast, sind automatisch in den Planumsatz für die verschiedenen Monate hinterlegt. D.h. du musst nur noch den Planumsatz am kleinen Pfeil öffnen und beim entsprechenden Monat auf Aktion und dann "Rechnung erzeugen" klicken. Danach ist die Rechnung direkt versandfertig.

 

Natürlich haben wir das Thema auch als Video zusammengefasst:

Nun kümmern wir uns um deine Kollegen. Die Einladung neuer Nutzer erfolgt über Admin / Neue Benutzer. Dort kannst du übrigens auch neue Passwörter an bestehende Benutzer senden. Der Einladungslink ist 24 Stunden gültig.

Im Benutzerprofil kannst du Stammdaten von Benutzern hinterlegen. Du gelangst in das Benutzerprofil über das Modul Benutzer.

Wenn du neben den bestehenden Standard-Datenfeldern noch weitere pflegen möchtest, kannst du jederzeit weitere Datenfelder für das Benutzerprofil anlegen (z.B. "Standort" oder "Hobbys"). Wähle dafür einfach den Bereich Datenfelder Benutzer in den Admin / Standardwerten.

Jeder HQ-Nutzer ist Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen. Die Gruppen entsprechen beispielsweise Funktionen oder Teams in deinem Unternehmen wie "Backoffice" oder "Grafiker". Wichtig: Die Gruppen entscheiden darüber, welche Lese- und Schreibrechte ein Nutzer im System bekommt. Die Verwaltung findest du unter Admin / Gruppenverwaltung (direkt unterhalb der Standardwerte).

Sobald du deine Gruppen eingerichtet hast, solltest du noch prüfen, welche Gruppe auf welches Modul Zugriff haben soll. Darüber entscheidet der Admin / Moduladmin.

Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und andere wichtige Personalinformationen pflegst du in der Benutzer / Benutzerverwaltung. 

Damit am Ende des Monats die Arbeitszeitkonten richtig sind, müssen Eintrittsdatum und ggf. Austrittsdatum (wenn du möchtest auch die Personalnummer) des Mitarbeiters gepflegt sein. Dafür legst du diese drei Datenfelder für Benutzer an: Admin-Seiten. Achte bitte darauf, dass der Name des Datenfeldes genau der Bezeichnung oben entspricht.

Machen wir weiter mit Unternehmen und Ansprechpartnern, die du im System pflegen möchtest. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt: Kunden, Interessenten und Lieferanten. Weitere Unternehmenstypen (z.B. "Vertriebspartner") kannst du in den Standardwerten definieren. Dort kannst du auch Nummernkreise für die verschiedenen Typen hinterlegen.  
Wenn du für deine selbst definierten Unternehmenstypen eigene Übersichten benötigst, gib uns einfach unter support@helloHQ.io Bescheid. 

Wenn Nummernkreise definiert sind, übernimmt das System automatisch die Nummerierung. Dann lassen sich die Unternehmensnummern nicht mehr manuell bearbeiten.

In den Standardwerten kannst du außerdem Branchen und weitere Datenfelder je Unternehmenstyp definieren (z.B. "Kundenkategorie" als Dropdown-Menü). Auch für Ansprechpartner kannst du selbst Datenfelder anlegen.

Nachdem du alle Konfigurationen vorgenommen hast, kannst du mit der Vorlage Unternehmen und Ansprechpartner zum Import bereit machen. Sende uns einfach anschließend die ausgefüllte Vorlage an support@helloHQ.io. Die Vorlage erhältst du ebenfalls bei unserem Support.

Leads sind auch als "Opportunitys" oder "Vertriebsprojekt" bekannt und stellen Verkaufsvorgänge dar. Da sie in der Regel einen (chronologischen) Prozess durchlaufen, kannst du in den Standardwerten den Lead-Status pflegen (z.B. "Erstkontakt" oder "Verhandlungsphase").

Damit die Angaben auf deinen Angeboten, Rechnungen und anderen Belegen korrekt sind, hinterlegst du zunächst in den Beleg-Standardwerten Nummernkreise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Bankkonten, Kostenstellen sowie Erlöskonten. Solltest du im Namen von mehreren Unternehmen (z.B. eine AG und deren Tochtergesellschaft) schreiben, definierst du hier auch die verschiedenen Firmen. 

Für deine Belege kannst du dir nun eigene Vorlagen gestalten. Für jedes eigene Unternehmen (s.o.) und jeden Belegtyp (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Storno etc.) kannst du eine oder mehrere Vorlagen definieren. Auch abhängig von der Belegsprache kannst du Vorlagen gestalten. Solltest du neben der deutschen Sprache noch weitere benötigen, schreib uns einfach an support@helloHQ.io, welche Sprachen wir dir einrichten dürfen. 

Über die Artikel im HQ steuerst du Preislisten, Stücklisten, Arbeitsgänge, Lieferantenangebote (Einkaufspreise) und vieles mehr. Am besten informierst du dich über die Möglichkeiten der Artikelverwaltung. Anschließend kannst du in den Standardwerten zusätzliche Datenfelder für Artikel oder sogar Artikelversionen definieren. 

Übrigens kannst du in der Artikelverwaltung deine Artikelliste importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Artikelmodul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Die Planumsätze dienen dazu, einen Forecast (Controlling / Umsatzplanung) zu erstellen, keine Rechnung zu vergessen und die Rechnungsstellung zu vereinfachen, weil man die Rechnung direkt aus den Planumsätzen erstellen kann. Letzteres ist oft auch ratsam, weil dann der Planumsatz als abgerechnet markiert wird und dadurch aus der Planung verschwindet (und durch den Versand der Rechnung in den Ist-Umsätzen erscheint). Das müsste man sonst noch manuell tun, wenn man die Rechnung aus dem Angebot oder nach Aufwand schreibt.

Ein Planumsatz kann direkt aus einem Angebot bzw. Lead entstehen oder kann manuell für Leads, Kunden und Projekte angelegt werden. Dies entscheidet sich danach, ob z.B. ein Planumsatz in den Forecast soll, ohne dass schon ein konkretes Angebot existiert.

Nun gehen wir den Prozess einmal Schritt für Schritt durch.

Anlegen des Planumsatzes

Zuerst einmal musst du entscheiden, wann du deine Planumsätze anlegen möchtest. Generell empfiehlt es sich, die Planumsätze direkt aus einem Angebot zu erstellen, da es hierfür extra eine Funktion gibt. Sobald du ein Angebot auf versendet oder angenommen stellst, kommt ein Pop-Up, welches dich fragt, ob du einen Planumsatz ersetzten, hinzufügen oder nicht erstellen möchtest. Hier kannst du dann die Option 'Hinzufügen' auswählen, damit ein neuer Planumsatz erstellt wird. Da das Pop-Up beim Versenden und beim Annehmen erscheint, müsstest du dich hier entscheiden, wann du den Planumsatz erstellen möchtest.

Ansonsten kannst du den Planumsatz natürlich auch manuell erstellen, falls es z.B. noch kein konkretes Angebot gibt. Hierfür eignet sich am besten ein Lead, da du hier dann deine unterschiedlichen Planumsätze voneinander getrennt hast. Diese wären sonst nur gesammelt im Kunden einsehbar.

Solltest du nun für deinen manuell erstellten Planumsatz ein Angebot erzeugen, erstellst du zunächst das Angebot und passt dann nach dem Versenden im Pop-Up den Planumsatz an, damit Preis und Positionen alle stimmen. Hierfür eignet sich die Funktion 'Ersetzen' bei dem Pop-Up nach dem Versenden.

Achtung: Die Funktion 'Ersetzen' solltest du nur benutzen, wenn deinem Angebot/Planumsatz ein Lead zugeordnet ist. Ansonsten werden beim Ersetzen alle Planumsätze des Kunden überschrieben!

Die von dir erstellten Planumsätze werden nun z.B. im Controlling Umsatzplanung bei den geplanten Umsätzen aus Kunden angezeigt.

Erstellen einer Rechnung

Nachdem dein Angebot angenommen wurde und du ein Projekt für den Kunden laufen hast, kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem du deine Aufwände abrechnen möchtest. Hier bietet dir das HQ wieder verschiedene Möglichkeiten, wie du mit den Planumsätzen umgehen kannst.

Wenn du für ein Angebot mit einem Planumsatz nur eine Rechnung verschicken möchtest, kannst du die Rechnung ganz einfach aus dem Planumsatz erstellen, der zum Angebot gehört. Hier sind dann die Positionen gleich mit dem Angebot und der Planumsatz wird zusätzlich automatisch auf "in Rechnung gestellt" gesetzt, wodurch der geplante Umsatz nicht mehr in der Umsatzplanung erscheint. Ab dann werden die Umsätze der Rechnung bei den Ist-Umsätzen angezeigt.

Ansonsten kannst du die Rechnung auch aus dem Angebot erstellen. Hier müsstest du dann aber einmal manuell den Status vom Planumsatz auf "Abgerechnet" stellen.

 

Erstellen von mehreren Rechnungen (ohne Akonto)

Falls du mehrere Rechnungen für ein Angebot erstellen möchtest, müsstest du ein paar extra Schritte beachten.

Zunächst ist es wichtig, dass du für jede Rechnung, die du stellen möchtest, einen eigenen Planumsatz brauchst, damit deine Umsatzplanung auch richtig ist und die abgerechneten Beträge nicht noch bei den geplanten Umsätzen auftauchen. Hier kannst du den Planumsatz, den du aus dem Angebot erstellt hast, einfach so oft wie es Rechnungen gibt, kopieren und danach anpassen.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Du kopierst den Planumsatz so oft wie es Rechnungen gibt und entfernst nach dem Kopieren die überflüssigen Positionen bei den einzelnen Planumsätzen, so dass du z.B. bei Rechnung 1 Position 1 hast und bei der Rechnung 2 Position 2 und 3 hast. Nun kannst du die Rechnungen ganz einfach aus dem Planumsätzen erstellen.

2. Wenn du alle Positionen auf den Belegen haben möchtest, dir aber der Einzelpreis der Position nicht wichtig ist, weil dieser z.B. auf der Rechnung nicht mit angezeigt wird, kannst du die Planumsätze ganz einfach kopieren und beim Kopieren bei dem Feld Marge z.B. -70 eintragen, um einen Planumsatz mit 30% vom Angebot zu erhalten. Die Menge bleibt hierbei gleich, der Einzelpreis entspricht hier dann aber 30% von dem des Angebots.

Nach dem Kopieren kannst du dann ganz einfach wieder die Rechnungen aus dem Planumsatz erstellen.

3. Du kannst die Rechnung natürlich auch aus dem Angebot erstellen, hier müsstest du aber nach dem Erstellen der Rechnung den Planumsatz einmal manuell auf "Abgerechnet" setzen, da es hier automatisch keine Verbindung zwischen Rechnung und Planumsatz über das Angebot gibt.

Erstellen von Rechnungen (mit Akonto)

Wenn du aus einem Angebot Akontorechnungen und eine Schlussrechnung erzeugen möchtest, musst du etwas anders vorgehen als bei mehreren Rechnungen aus einem Angebot ohne Akontos.

Zunächst brauchst du wieder je einen Planumsatz pro Rechnung. Wichtig ist hier, dass die Schlussrechnung einen Planumsatz in Höhe des Restbetrags (also Gesamtbetrag - Akontos) bekommt, damit die Umsatzplanung richtig ist.

Damit die Akontorechnungen automatisch mit auf die Schlussrechnung übernommen werden, müssen die Akontorechnungen aus dem Angebot erstellt werden. Hier kannst du dann beim Erstellen die jeweiligen Prozentzahlen eingeben. Nachdem die Akonto erstellt wurde, müsste dann jeweils manuell der Planumsatz für die Akonto auf abgerechnet gesetzt werden, damit die Umsatzplanung stimmt. Dies wiederholst du dann für alle Akontos und auch für die Schlussrechnung.

Es kann immer vorkommen, dass ein Kunde sich mit einem Auftrag an dich wendet, für den sich der komplette Prozess einer Lead/Angebotserstellung nicht lohnt. 

In unserem Beispiel gibt uns Herr Neumann telefonisch den Auftrag, ihm 200 weitere Visitenkarten zu drucken, da sein Vorrat aufgebraucht ist. Dieser Auftrag wird mit einem Aufwand von ca. einer Stunde erledigt sein, daher wollen wir kein Angebot erstellen. Dennoch müssen wir ihn natürlich im HQ auswerten und verbuchen können.

Hier die Zusammenfassung der Schritte, die du beim optimalen Abbilden von Kleinstprojekten beachten solltest:

1. Projektplan erstellen mit eigener Kleinstprojekt-Vorlage

2. Aufgaben anlegen und verteilen

3. Planumsatz anlegen

4. Zeiten (und eventuell Fremdkosten) buchen

5. Abrechnen, entweder nach Planumsatz oder nach gebuchtem Aufwand

Hinweis: Einige der Schritte musst du nur einmal bei der Konfiguration ausführen und kannst dir damit in der täglichen Arbeit viel Zeit sparen.

Projekt aus Projektvorlage erstellen

Generell ist es am besten, für jeden Auftrag ein Projekt anzulegen. Dies können wir uns aber durch einige Tricks für solche kleinen Projekte immens erleichtern.

Zunächst sollten wir uns eine Vorlage speziell für dieses Kleinstprojekt anlegen. Wissen wir, dass wir bestimmte kleine Aufträge häufig erhalten, können wir mehrere spezifische Vorlagen einrichten. Alternativ kreieren wir einfach in den Standardwerten eine Sammelvorlage, die wir hier "Kleinstprojekt" nennen. Diese hilft uns später, unsere Projekte zu filtern, um uns nur Kleinstprojekte anzeigen und auswerten zu lassen. 

 

Aufgaben zuteilen

Nun kannst du wenn nötig Aufgaben in deinem Projektplan erstellen und gegebenenfalls Nutzern zuweisen. Dies ist aber keine Pflicht. Wenn du die Arbeit an einem Auftrag beispielsweise nicht weiter unterteilen willst, kannst du Stunden auch auf den Adminstrations-Task buchen. Ein Projektplan in so einem Projekt könnte beispielsweise so aussehen:

 

 

Wie du in diesem Beispiel sehen kannst, kannst du auch eine Abhängigkeit zwischen den Aufgaben einstellen, indem du eine der Aufgaben als "Vorgänger" definierst. Dadurch beginnt die zweite Aufgabe immer nach Ende der ersten. 

Planumsatz anlegen (Nur bei Abrechnung nach Variante 1)

Damit du nicht vergisst, zu deiner Leistung den passenden Betrag in Rechnung zu stellen, solltest du für das Projekt einen Planumsatz einrichten. Diesen kannst du einfach mit einem Planbetrag erstellen. Dadurch kannst du deine geplanten Einnahmen immer im Blick behalten und im späteren Verlauf bei Bedarf abrechnen.

Leistungen verbuchen

Nun kannst du einfach all deine Aufwände auf die Aufgaben des Projektes buchen. Auch Fremdkosten kannst du natürlich ganz normal erfassen.

Abrechnung der Leistungen - Variante 1

Zum Schluss musst du deine Leistungen natürlich noch in Rechnung stellen. Hierzu kannst du die Planumsätze nutzen. Du wählst für den Planumsatz einfach die Aktion "Rechnung erzeugen". Dies kannst du entweder im Widget auf dem Dashboard oder im Kunden- oder Projektmodul der Umsatzplanung.

Alternativ kannst du natürlich deine erfassten Stunden in einer Rechnung erfassen und dem Kunden berechnen. Hierzu erstellst du einfach eine Rechnung an den Kunden, wählst das Projekt aus und stellst als Typen der Position "Reportings" aus. 

 

 

Abrechnung der Leistungen - Variante 2

Wenn bei dir Rechnungen zentral gestellt werden kann diese Variante etwas schneller sein. Hier legst du einen Projektstatus "Abgerechnet" an und hinterlegst für diesen einen Workflow an die Benutzergruppe die bei euch für die Abrechnung verantwortlich ist. Nun muss einfach nur der Projektstatus gewechselt werden, damit die verantwortliche Person über die Abrechnung informiert wird. 

 

Tipp: Wenn du für einen Kunden mehrmals Kleinstaufträge ausführst, kannst du diese natürlich in einem einzelnen Sammelprojekt, beispielsweise "Kleinstprojekte Neumann" zusammenfassen. Dadurch verbuchst du dann einfach jeden Auftrag auf dieses Projekt, anstatt jedes mal ein neues anzulegen. Auch bei den Planumsätzen kannst du in diesem Fall einen Planumsatz dauerhaft nutzen. Diesen müsstest du dann bearbeiten und aktualisieren, wenn du eine neue Leistung in deinem Projekt erfassen möchtest.