Unternehmen & Ansprechpartner

Hast Du Fragen zum Unternehmen, Ansprechpartnern oder Nummernkreisen? Hier entlang!

Admin

Was sind Datenfeldergruppen?

Datenfeldergruppen findest du im Admin-Bereich unter "Standardwerte". Sie dienen dazu, die von dir angelegten Datenfelder in ihrem jeweiligen Modul nach deinen Bedürfnissen anzuordnen. Hast du also eine Datenfeldgruppe erstellt, kannst du beim Erstellen von Datenfeldern diese Gruppe auswählen und dadurch verschiedene thematische Unterteilungen in den Modulen Projekt, Unternehmen, Ansprechpartner und Benutzer vornehmen.

Du entscheidest, für welchen Bereich du die Datenfeldgruppe erstellst, indem du oben rechts im Bild im Dropdown eine Option wählst.

Anschließend kannst Du die Gruppe beim erstellen von Datenfeldern auswählen.

Datenfeldergruppen.png

Was sind PO-Nummern?

Der Begriff PO-Nummer steht für "Purchase Order Nummer". Über eine solche Nummer kannst du mehrere Belege einer einzelnen Bestellung, beziehungsweise einem Verkaufsprozess zuordnen.

Dadurch ist es möglich den Restwert einer PO-Nummer über mehrere Projekte oder Belege zu tracken. 

Die PO-Nummer kannst du beim Kunden hinterlegen und auf Belegen als Referenz angeben.

Wenn die PO-Nummer auf einem Beleg als Referenz angegeben wurde, kannst du sie dir in der Spalte "PO-Nummer" in der Angebots- und Rechnungsübersicht anzeigen lassen. Wie du die angezeigten Spalten verwaltest wird dir hier beschrieben: Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Gibt es eine Begrenzung bei der Anzahl der eigenen Datenfelder?

Eigene Datenfelder können im HQ unter Admin/ Standardwerte für viele verschiedene Entitäten angelegt werden. Sie bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu speichern und diese beispielsweise mit auf Belege zu übertragen.

Dabei bietet das HQ die Möglichkeit, insgesamt 57 eigene Datenfelder anzulegen:

  • 2 Dateifelder,

  • 5 Datumsfelder,

  • 5 Nummernfelder (Ganz- oder Kommazahl)

  • 45 weitere Felder

 

Zu diesen weiteren Feldern zählen die folgenden:

  • Text
  • Text Multiline
  • Dropdown
  • Dropdown Checkbox
  • Ja/Nein
  • Benutzer-Auswahl
  • Kunden-Auswahl
  • Projekt-Auswahl
  • Ressourcen-Auswahl
  • Ansprechpartner-Auswahl
  • Link
  • Token

Mehr zu den verschiedenen Typen der Datenfelder findest du hier!

Welche Typen von Datenfeldern gibt es?

Im HQ könnt ihr eigene Datenfelder für Unternehmen, Projekte, Leads und co. anlegen und verwalten. Dabei könnt ihr verschiedenste Datentypen verwenden, vom einfachen Textfeld über Datum-Felder bis hin zu Dropdown-Listen mit Mehrfach-Auswahl.

Ihr dürft im HQ bis zu 45 Textfelder (inkl. Dropdown, Ja/Nein, Links, Tokens und Auswahllisten), 5 Zahlen-Felder, 5 Datums-Felder und 3 Datei-Felder selbst definieren. Hier findest du eine Liste aller Datenfeldtypen:

 
Text: Hier kannst du einen einzeiligen Text einfügen
Text Multiline: Hier kannst du einen mehrzeiligen Text einfügen
Datum: Hier kannst du ein Datum einfügen
Dropdown: Hier kannst du verschiedene Auswahlmöglichkeiten vordefinieren. Aus denen kann eine Ausgewählt werden
Dropdown Checkbox: Hier kannst du verschiedene Auswahlmöglichkeiten vordefinieren, aus welchen mehrere Ausgewählt werden können
Ja/Nein: Hier kannst du auswählen, ob etwas z.B. zutrifft oder nicht
Datei: Hier kann eine Datei angehängt werden
Benutzer-/ Projekt-/ Ressourcen-/ Ansprechpartnerauswahl: Hier kannst du eine/einen Benutzer/Projekt/Ressource/Ansprechpartner dem Datenfeld anhängen.
Link: Hier kann ein Link eingefügt werden
Kommazahl: Hier kannst du eine Dezimalzahl einfügen
Ganzzahl: Hier kann nur eine ganze Zahl eingefügt werden
Token: Hier kann ein Token eingefügt werden

Wie lösche ich Unternehmen/Projekte/Belege (Löschverwaltung)?

Um Unternehmen, Projekte, Benutzer, Leads, Kontakte oder Belege zu löschen, nutzt du das Modul "Löschverwaltung". Diese findest du im Hauptmenü unter dem Reiter "Admin".

 

L_schverwaltungfinden.gif

 

In der Ansicht der Löschverwaltung kannst du oben zwischen den verschiedenen Kategorien wechseln. 

 

Kategorie_wechseln_LV.gif

 

Bist du in der Kategorie, aus der du einen Eintrag löschen möchtest, klicke einfach auf den jeweiligen Mülleimer auf der rechten Seite.

 

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Vorsicht: Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Generell gilt: Solange dadurch keine erhebliche Störung entsteht: wichtige Elemente (insbesondere Kunden) nicht löschen.

Wenn du ein Projekt löschst, auf welches bereits Zeit reportet wurde, fragt das HQ ob die Reportings auf ein anderes Projekt umgebucht werden sollen, damit diese nicht verloren gehen.

Möchtest du mehrere Objekte auf einmal löschen, kannst du dies tun, indem du sie im Kästchen links mit einem Haken markierst. Nun kann du den "Ausgewählte Elemente löschen"-Button oben links nutzen.

 

Ausgew_hlte_l_schen_LV.gif

 

Tipp: Bevor du ein Unternehmen löschst, solltest du sichergehen, dass es mit keinen relevanten Abläufen mehr verknüpft ist. Ist ein Unternehmen zum Beispiel Kunde in einem Projekt und du löschst das Unternehmen, so kannst du im Projekt nicht mehr den Kunden wechseln.

Wo lege ich Unternehmenstypen an?

Im Adminbereich unter "Standardwerte". Wähle dazu in den Standardwerten über das Dropdown-Menü den Bereich "Unternehmenstypen" aus. Über den Button "Unternehmenstyp hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand kannst Du nun neue Unternehmenstypen definieren.

Achtung: Damit der neue Unternehmenstyp auch einen Eintrag im Hauptmenü erhält, musst du dich an unseren Support werden. Dann fügen wir die Unternehmensübersicht für euren neuen Unternehmenstyp für euch hinzu.

Unternehmenstyp_anlegen.gif

Um bereits bestehende Unternehmenstypen zu bearbeiten, klicke auf das kleine Bleistiftsymbol.

Beim anlegen/bearbeiten eines Unternehmenstyps musst du folgende Dinge festlegen (Die anderen Felder kannst du frei lassen):

  • Namen des Unternehmenstyps
  • URL für die spätere Einbindung ins Hauptmenü (Form: "NameUnternehmenstyp_uebersicht")
  • Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Projekterstellung angezeigt werden?
  • Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Leaderstellung angezeigt werden?
  • Sollen Unternehmen dieses Typs Lieferantenfunktionen (z.B. als Auswahl beim erstellen von Eingangsrechnungen) erhalten?

Im Unternehmenstyp kannst du auch einen Nummernkreis für den jeweiligen Typ festlegen.

 

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Ansprechpartner

Wie füge ich einen Ansprechpartner zu einem Unternehmen hinzu?

In einem Unternehmen kannst du auf der rechten Seite auf den Button "Neu Anlegen" klicken, um einen neuen Ansprechpartner zu einem Unternehmen hinzuzufügen. 

Anschließend öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Kontaktinformationen zu dem Ansprechpartner hinterlegen kannst. Abschließend brauchst du nur noch auf "Speichern" klicken um den Ansprechpartner anzulegen.

AP_anlegen.gif

Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

  • Anrede und Nachname sind Pflichtfelder
  • Mit der Anredeform kannst du über die Anredeform "Neutral" z.B. eine "Frau Redaktion" anlegen. Wenn du diesen Ansprechpartner dann auf einem Beleg verwendest wird automatisch die Form "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet
  • Das Feld Sprache dient auch zur Voreinstellung der Sprache eines Belegs auf der dieser Ansprechpartner verwendet wird
  • Wenn Du weitere Sprachen benötigst, kannst Du diese von unsere Support aktivieren lassen.
  • Als Adresse wird immer die Standardadresse des Unternehmens verwendet. Du kannst diese aber natürlich überschreiben
  • Falls Du weitere Informationen benötigst, kannst du im Adminbereich weitere Datenfelder für Ansprechpartner anlegen.

Wie lösche ich einen Ansprechpartner aus einem Unternehmen?

Im Unternehmen hast du eine Übersicht über alle Ansprechpartner welche dem Unternehmen zugeordnet sind. An jedem Ansprechpartner findest du die folgenden Symbole: 

vCard Exportieren, Bearbeiten und Löschen. 

Mit dem Klick auf das Mülleimer-Symbol kannst du einen Ansprechpartner aus dem Unternehmen löschen.

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Wie viele Ansprechpartner kann ein Unternehmen haben?

Zu jedem Unternehmen können beliebig viele Ansprechpartner hinzugefügt werden. Um die Übersichtlichkeit zu erhalten, kannst du dir bis zu 50 Ansprechpartner pro Seite anzeigen lassen.

Anzahl_Ansprechpartner.png

Wie verschiebe ich einen Ansprechpartner in ein anderes Unternehmen?

Um einen Ansprechpartner in ein anderes Unternehmen zu verschieben kannst du im Unternehmen einfach den zu verschiebenden Ansprechpartner auswählen und anschließend auf "Verschieben" klicken. 
Nun kannst du das Unternehmen auswählen, in welches du den Ansprechpartner verschieben willst.

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Stammdaten-Export

Wo kann ich eine Übersicht über alle Unternehmen inklusive der Ansprechpartner exportieren?

Genau dafür gibt es den Stammdaten-Export, den Du als Unterpunkt vom Unternehmens-Modul findest.

Stammdaten_Export.png

Klicke oben rechts auf das Symbol mit dem Pfeil im Rechteck und das HQ gibt Dir eine Excel mit allen Unternehmen und Ansprechpartnern aus.

Der Stammdatenexport berücksichtigt Subsysteme und es werden nur Kunden exportiert, die auch einen Ansprechpartner hinterlegt haben.

Wird der Stammdaten-Export bei Euch nicht angezeigt, kannst Du Dir das Modul vom Support einschalten lassen.

 

 

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Unternehmensübersicht

Wie bearbeite ich die Typen eines Unternehmens?

Ein Unternehmen im HQ muss mindestens einen Typ haben, kann aber auch mehreren Unternehmenstypen zugeordnet werden. Je nachdem, welchem Typ ein Unternehmen zugeordnet ist, hat das Unternehmen unterschiedliche Datenfelder und wird in unterschiedlichen Übersichten mit aufgeführt.

Ein Unternehmen vom Typ Kunde hat zum Beispiel alle Datenfelder für Kunden und wird links im Hauptmenü unter Unternehmen/Kunde in der Übersicht angezeigt. Wenn man nun den Typen zu Kunde und Interessent verändert, hat das Unternehmen nun zusätzlich die Datenfelder für Interessenten und wird auch in der Übersicht für Interessenten mit angezeigt.

Tipp: Wenn du einen Typ bei einem Unternehmen entfernst, wird das Unternehmen danach aus den jeweiligen Übersichten genommen und die Datenfelder werden nicht mehr angezeigt. Die Daten aus den Datenfeldern gehen aber nicht verloren. Sobald du den Typ dem Unternehmen wieder hinzufügst, werden die befüllten Datenfelder wieder angezeigt.

Um den Unternehmenstypen zu bearbeiten, gehst du in das jeweilige Unternehmen, z.B. über eine der Ansichten (Kunde, Interessent etc.) oder über die Suche. Nun klickst du oben mittig auf das Feld Typ. In dem Dropdown kannst du nun links die jeweiligen Typen anhaken. Sobald du aus dem Feld klickst, werden die Änderungen übernommen.
 
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Wie hinterlege ich mehrere Adressen bei Unternehmen?

Da Unternehmen eventuell nicht immer nur eine Standard-Adresse haben, gibt es die Möglichkeit im HQ dem Unternehmen mehrere Adressen zu hinterlegen.

Um eine neue Adresse hinzuzufügen, gehe in die Unternehmensdetails und klicke auf "Bearbeiten". Anschließend erscheint ein Button mit der Aufschrift "Adresse hinzufügen". Nach Klick öffnet sich nun ein Pop-Up-Fenster, indem die neuen Daten eingegeben werden können. Zudem kann hier ausgewählt werden, für welche Belege diese Adresse genutzt werden soll und ob es sich um die Hauptadresse handelt.

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Wie lege ich ein Unternehmen an?

Du kannst ein Unternehmen in der Unternehmensübersicht hinzufügen.
Für jeden Kundentypen kannst du eine eigene Übersicht einstellen. 

Zum Beispiel:

  • Lieferanten
  • Interessenten
  • Kunden

In der Übersicht über die Unternehmen kannst du ein neues Unternehmen anlegen, indem du auf den Button "Neues Unternehmen anlegen" klickst. 
Nun kannst du alle Daten zu dem neuen Unternehmen in die Maske einpflegen und anschließend auf "Anlegen" klicken. 

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Wo finde ich meine Unternehmen als Übersicht?

Normalerweise findest Du alle Unternehmen im HQ im Hauptmenüpunkt "Unternehmen". Dort musst Du dann nur den Unternehmenstyp (z.B. Kunden oder Lieferant) der angezeigt werden soll auswählen. 

Willst Du nur Unternehmen anzeigen lassen für die Du Verantwortlich bist, mit denen zu an einem Projekt arbeitest oder für hast keine Berechtigung die Gesamtübersicht zu sehen, kann Du dir unter "Mein HQ" unter "Meine Unternehmen" eine Übersicht dieser Unternehmen anzeigen lassen. 

Meine_Unternehmen.png

Wo finde ich eine Übersicht über alle Projekt zu einem Unternehmen?

Um alle Projekte eines Unternehmens zu finden gibt es zwei Wege. 

Zum einen kannst Du einfach in der Projektübersicht nach dem gesuchten Unternehmen filtern. Dazu aktivierst du einfach die Filter der Tabelle und trägst den Namen des Unternehmens in den Filter ein und drückst die Enter-Taste.

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Die zweite Möglichkeit ist, dass Du in die Unternehmensdetails wechselst und dort auf den Reiter "Projekte" klickst. Hier werden alle Projekt die zu dem Unternehmen gehören angezeigt. 

Wo finde ich alle Belege eines Unternehmens?

Alle Belege zu einem Unternehmen findest Du in den Unternehmensdetails, und hier im Reiter "Belege".

Um in die Unternehmensdetails zu gelangen, kannst Du zum Beispiel das betreffende Unternehmen in der Übersicht auswählen.

Alle Belege zu einem Projekt findest Du übrigens in den Projektdetails. 

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