Datenfeldergruppen findest du im Admin-Bereich unter "Standardwerte". Sie dienen dazu, die von dir angelegten Datenfelder in ihrem jeweiligen Modul nach deinen Bedürfnissen anzuordnen. Hast du also eine Datenfeldgruppe erstellt, kannst du beim Erstellen von Datenfeldern diese Gruppe auswählen und dadurch verschiedene thematische Unterteilungen in den Modulen Projekt, Unternehmen, Ansprechpartner und Benutzer vornehmen.

Du entscheidest, für welchen Bereich du die Datenfeldgruppe erstellst, indem du oben rechts im Bild im Dropdown eine Option wählst.

Anschließend kannst Du die Gruppe beim erstellen von Datenfeldern auswählen.

Der Begriff PO-Nummer steht für "Purchase Order Nummer". Über eine solche Nummer kannst du mehrere Belege einer einzelnen Bestellung, beziehungsweise einem Verkaufsprozess zuordnen.

Dadurch ist es möglich den Restwert einer PO-Nummer über mehrere Projekte oder Belege zu tracken. 

Die PO-Nummer kannst du beim Kunden hinterlegen und auf Belegen als Referenz angeben.

Wenn die PO-Nummer auf einem Beleg als Referenz angegeben wurde, kannst du sie dir in der Spalte "PO-Nummer" in der Angebots- und Rechnungsübersicht anzeigen lassen. Wie du die angezeigten Spalten verwaltest wird dir hier beschrieben: Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Eigene Datenfelder können in helloHQ unter Admin/ Standardwerte für viele verschiedene Entitäten angelegt werden. Sie bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu speichern und diese beispielsweise mit auf Belege zu übertragen.

Dabei bietet das HQ die Möglichkeit, insgesamt 57 eigene Datenfelder anzulegen:

• 2 Dateifelder,

• 5 Datumsfelder,

• 5 Nummernfelder (Ganz- oder Kommazahl)

• 45 weitere Felder

Zu diesen weiteren Feldern zählen die folgenden:

• Text
• Text Multiline
• Dropdown
• Dropdown Checkbox
• Ja/Nein
• Benutzer-Auswahl
• Kunden-Auswahl
• Projekt-Auswahl
• Ressourcen-Auswahl
• Ansprechpartner-Auswahl
• Link
• Token

Mehr zu den verschiedenen Typen der Datenfelder findest du hier!

In helloHQ könnt ihr eigene Datenfelder für Unternehmen, Projekte, Leads und co. anlegen und verwalten. Dabei könnt ihr verschiedenste Datentypen verwenden, vom einfachen Textfeld über Datum-Felder bis hin zu Dropdown-Listen mit Mehrfach-Auswahl.

Ihr dürft in helloHQ bis zu 45 Textfelder (inkl. Dropdown, Ja/Nein, Links, Tokens und Auswahllisten), 5 Zahlen-Felder, 5 Datums-Felder und 3 Datei-Felder selbst definieren. Hier findest du eine Liste aller Datenfeldtypen:

Um Unternehmen, Projekte, Benutzer, Leads, Kontakte oder Belege zu löschen, nutzt du das Modul "Löschverwaltung". Diese findest du im Hauptmenü unter dem Reiter "Admin".

In der Ansicht der Löschverwaltung kannst du oben zwischen den verschiedenen Kategorien wechseln. 

Bist du in der Kategorie, aus der du einen Eintrag löschen möchtest, klicke einfach auf den jeweiligen Mülleimer auf der rechten Seite.

Vorsicht: Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Generell gilt: Solange dadurch keine erhebliche Störung entsteht: wichtige Elemente (insbesondere Kunden) nicht löschen.

Wenn du ein Projekt löschst, auf welches bereits Zeit reportet wurde, fragt helloHQ ob die Reportings auf ein anderes Projekt umgebucht werden sollen, damit diese nicht verloren gehen.

Möchtest du mehrere Objekte auf einmal löschen, kannst du dies tun, indem du sie im Kästchen links mit einem Haken markierst. Nun kann du den "Ausgewählte Elemente löschen"-Button oben links nutzen.

Tipp: Bevor du ein Unternehmen löschst, solltest du sichergehen, dass es mit keinen relevanten Abläufen mehr verknüpft ist. Ist ein Unternehmen zum Beispiel Kunde in einem Projekt und du löschst das Unternehmen, so kannst du im Projekt nicht mehr den Kunden wechseln.

Im Adminbereich unter "Standardwerte". Wähle dazu in den Standardwerten über das Dropdown-Menü den Bereich "Unternehmenstypen" aus. Über den Button "Unternehmenstyp hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand kannst Du nun neue Unternehmenstypen definieren.

Achtung: Damit der neue Unternehmenstyp auch einen Eintrag im Hauptmenü erhält, musst du dich an unseren Support werden. Dann fügen wir die Unternehmensübersicht für euren neuen Unternehmenstyp für euch hinzu.

Um bereits bestehende Unternehmenstypen zu bearbeiten, klicke auf das kleine Bleistiftsymbol.

Beim anlegen/bearbeiten eines Unternehmenstyps musst du folgende Dinge festlegen (Die anderen Felder kannst du frei lassen):

• Namen des Unternehmenstyps
• URL für die spätere Einbindung ins Hauptmenü (Form: "NameUnternehmenstyp_uebersicht")
• Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Projekterstellung angezeigt werden?
• Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Leaderstellung angezeigt werden?
• Sollen Unternehmen dieses Typs Lieferantenfunktionen (z.B. als Auswahl beim erstellen von Eingangsrechnungen) erhalten?

Im Unternehmenstyp kannst du auch einen Nummernkreis für den jeweiligen Typ festlegen.

In einem Unternehmen kannst du auf der rechten Seite auf den Button "Neu Anlegen" klicken, um einen neuen Ansprechpartner zu einem Unternehmen hinzuzufügen. 

Anschließend öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Kontaktinformationen zu dem Ansprechpartner hinterlegen kannst. Abschließend brauchst du nur noch auf "Speichern" klicken um den Ansprechpartner anzulegen.

Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

• Anrede und Nachname sind Pflichtfelder
• Mit der Anredeform kannst du über die Anredeform "Neutral" z.B. eine "Frau Redaktion" anlegen. Wenn du diesen Ansprechpartner dann auf einem Beleg verwendest wird automatisch die Form "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet
• Das Feld Sprache dient auch zur Voreinstellung der Sprache eines Belegs auf der dieser Ansprechpartner verwendet wird
• Wenn Du weitere Sprachen benötigst, kannst Du diese von unsere Support aktivieren lassen.
• Als Adresse wird immer die Standardadresse des Unternehmens verwendet. Du kannst diese aber natürlich überschreiben
• Falls Du weitere Informationen benötigst, kannst du im Adminbereich weitere Datenfelder für Ansprechpartner anlegen.

Im Unternehmen hast du eine Übersicht über alle Ansprechpartner welche dem Unternehmen zugeordnet sind. An jedem Ansprechpartner findest du die folgenden Symbole: 

vCard exportieren, bearbeiten und löschen. 

Mit dem Klick auf das Mülleimer-Symbol kannst du einen Ansprechpartner aus dem Unternehmen löschen.

Zu jedem Unternehmen können beliebig viele Ansprechpartner hinzugefügt werden. Um die Übersichtlichkeit zu erhalten, kannst du dir bis zu 50 Ansprechpartner pro Seite anzeigen lassen.

Um einen Ansprechpartner in ein anderes Unternehmen zu verschieben kannst du im Unternehmen einfach den zu verschiebenden Ansprechpartner auswählen und anschließend auf "Verschieben" klicken. 
Nun kannst du das Unternehmen auswählen, in welches du den Ansprechpartner verschieben willst.

Genau dafür gibt es den Daten Export, den Du als Unterpunkt vom Unternehmens-Modul findest.

Klicke oben rechts auf das Symbol mit dem Pfeil im Rechteck und helloHQ gibt Dir eine Excel mit allen Unternehmen und Ansprechpartnern aus.

Der Daten Export berücksichtigt Subsysteme und es werden nur Kunden exportiert, die auch einen Ansprechpartner hinterlegt haben.

Wird der Daten Export bei Euch nicht angezeigt, kannst Du dir das Modul vom Support einschalten lassen.

Da Unternehmen eventuell nicht immer nur eine Standard-Adresse haben, gibt es die Möglichkeit in helloHQ dem Unternehmen mehrere Adressen zu hinterlegen.

Um eine neue Adresse hinzuzufügen, gehe in die Unternehmensdetails und klicke auf "Bearbeiten". Anschließend erscheint ein Button mit der Aufschrift "Adresse hinzufügen". Nach Klick öffnet sich nun ein Pop-Up-Fenster, indem die neuen Daten eingegeben werden können. Zudem kann hier ausgewählt werden, für welche Belege diese Adresse genutzt werden soll und ob es sich um die Hauptadresse handelt.

Du kannst ein Unternehmen in der Unternehmensübersicht hinzufügen.
Für jeden Kundentypen kannst du eine eigene Übersicht einstellen. 

Zum Beispiel:

• Lieferanten
• Interessenten
• Kunden

In der Übersicht über die Unternehmen kannst du ein neues Unternehmen anlegen, indem du auf den Button "Neues Unternehmen anlegen" klickst. 
Nun kannst du alle Daten zu dem neuen Unternehmen in die Maske einpflegen und anschließend auf "Anlegen" klicken. 

Normalerweise findest Du alle Unternehmen in helloHQ im Hauptmenüpunkt "Unternehmen". Dort musst Du dann nur den Unternehmenstyp (z.B. Kunden oder Lieferant) der angezeigt werden soll auswählen. 

Willst Du nur Unternehmen anzeigen lassen für die du Verantwortlich bist, mit denen zu an einem Projekt arbeitest oder für hast keine Berechtigung die Gesamtübersicht zu sehen, kann du dir unter "Mein helloHQ" unter "Meine Unternehmen" eine Übersicht dieser Unternehmen anzeigen lassen. 

Um alle Projekte eines Unternehmens zu finden gibt es zwei Wege. 

Zum einen kannst Du einfach in der Projektübersicht nach dem gesuchten Unternehmen filtern. Dazu aktivierst du einfach die Filter der Tabelle und trägst den Namen des Unternehmens in den Filter ein und drückst die Enter-Taste.

Die zweite Möglichkeit ist, dass Du in die Unternehmensdetails wechselst und dort auf den Reiter "Projekte" klickst. Hier werden alle Projekt die zu dem Unternehmen gehören angezeigt. 

Alle Belege zu einem Unternehmen findest Du in den Unternehmensdetails, und hier im Reiter "Belege".

Um in die Unternehmensdetails zu gelangen, kannst Du zum Beispiel das betreffende Unternehmen in der Übersicht auswählen.

Alle Belege zu einem Projekt findest Du übrigens in den Projektdetails.