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Urlaubsplanung, Mitarbeiterverwaltung oder wie Du Deinen Kollegen ein neues Passwort zusenden kannst.

Admin

Unser neuer Mitarbeiter erhält keine Mail aus dem HQ, woran kann das liegen?

Wenn du einen neuen Mitarbeiter zum HQ einlädst, musst du eine Mailadresse angeben. Manchmal weiß man schon, welche Mailadresse der neue Mitarbeiter erhalten wird und trägt diese ein, bevor sie überhaupt beim Email-Provider angelegt wurde.

Wenn das passiert, kann es zu einem Fehler kommen. Dabei versendet das HQ eine Einladungsmail, die Adresse existiert aber nicht und der SMTP-Server blockiert diese Adresse entsprechend für zukünftige Mails (sog. Bounce-Liste).

Wenn ihr euren eigenen SMTP-Server im HQ hinterlegt habt, müsst ihr einmal dort nachschauen, ob das der Fall ist.

Wenn ihr unseren Standard SMTP-Server nutzt, dann meldet euch einmal per Chat oder Ticket bei unserem Support. Wir werden die Mailadresse dann von der Liste entfernen.

 

Tipp: achte beim Einladen des neuen Nutzers daran, dass du eine bestehende Mailadresse angibst 

Welche Platzhalter gibt es?

Platzhalter lassen sich vielseitig einsetzen und sparen eine Menge Zeit beim Erstellen von beispielsweise Belegen. Man kann sie an verschiedenen Stellen verwenden z.B. in den Dokumentvorlagen oder der Signatur des Unternehmens.

Platzhalter haben einen bestimmten Aufbau: Sie bestehen aus zwei Klammern [ ] und in der Mitte eine Bezeichnung der Daten, die aus dem System gezogen werden.

Ein Beispiel wäre: [Kunde_Name]  Hier wird dann automatisch der Name des Kunden eingefügt.

Insgesamt gibt es viele Platzhalter im HQ, da diese auch automatisch für jedes eigene Datenfeld, bei Leads/Projekten etc, erzeugt werden.

Hier einmal eine Liste mit allen Standard-Platzhaltern:

[Betreff übernehmen]
[Datum] 
[Datum-Lang]
[Dokumenttyp]
[Dokumentnummer]
[Anfragenummer]

Projekt

[Projektnummer]
[Projektname]
[Projektstart]
[Projektende]
[Projekt_Lieferadresse]
[Projekt_Rechnungsadresse]

Angebot

[Angebotsnummer]
[BisDatum]
[BisDatum-Lang]
[Lieferdatum]
[Lieferdatum-Lang]

Rechnung

[Rechnungsnummer]
[Rechnungsdatum]
[Rechnungsdatum-Lang]
[BisDatum]
[BisDatum-Lang]
[Betrag]
[Bruttobetrag]
[Bestellungsnummer]
[Lieferscheinnummer]

Kunde

[Kundennummer]
[Kunde_Name]
[Kunde_Adresse]
[Kunde_PLZ]
[Kunde_Ort]
[Kunde_Land]
[Kunde_UStID]
[Kunde_Website]
[PO-Nummer]
[Kunde_Projekt_Name]

Lieferant

[Lieferantennummer]
[Lieferanten_Name]
[Lieferanten_Adresse]
[Lieferanten_PLZ]
[Lieferanten_Ort]
[Lieferanten_Land]
[Lieferanten_UStID]

Unternehmen

[Unternehmen_Name]
[Unternehmen_Adresse]
[Unternehmen_PLZ]
[Unternehmen_Ort]
[Unternehmen_Tel]
[Unternehmen_Fax]
[Unternehmen_Homepage]
[Unternehmen_Postfach]
[Unternehmen_Land]
[Unternehmen_UStID]
[Unternehmen_Steuernummer]
[Unternehmen_CEO]
[Unternehmen_Registereintrag]
[Unternehmen_Registernummer]
[Unternehmen_Bank]
[Unternehmen_Kontonummer]
[Unternehmen_BLZ]
[Unternehmen_IBAN]
[Unternehmen_BIC]

Ansprechpartner Kunde

[Ansprechpartner_Kunde]
[Ansprechpartner_Kunde_Anrede]
[Ansprechpartner_Kunde_Vorname]
[Ansprechpartner_Kunde_Name]
[Ansprechpartner_Kunde_Tel]
[Ansprechpartner_Kunde_Mobil]
[Ansprechpartner_Kunde_Email]

Ansprechpartner Unternehmen

[Ansprechpartner Susanne]
[Ansprechpartner_Anrede]
[Ansprechpartner_Vorname]
[Ansprechpartner_Name]
[Ansprechpartner_Tel]
[Ansprechpartner_Mobil]
[Ansprechpartner_Email]
[Ansprechpartner_Abteilung]

Weitere

[Lieferbedingungen]
[Zahlungsbedingungen]

Wie kann ich einen neuen Mitarbeiter anlegen?

Einen neuen Mitarbeiter kannst du im Adminbereich über den Reiter 'Neuer Benutzer‘ einladen.

 

1.Benutzer einladen

1.1 Um zur Eingabemaske zu gelangen, wähle ‚Neuen Benutzer einladen‘

neueBenutzer1.png

1.2 Gebe nun die persönlichen Daten, sowie die Personalnummer und des Nutzers ein.
Um dem Benutzer direkt die richtige Rechtestufe zuzuweisen, wähle die Benutzergruppe in welche der Nutzer gehört aus.
Jetzt musst du noch die Email-Adresse des Benutzers eingeben, damit dieser seine Einladung mit den Login-Daten auch erhält. Beachte bitte, dass die Mail-Adresse des Mitarbeiter auch schon so besteht, da es sonst Fehler beim Versenden der Einladungs-Mail kommen kann.


1.3 Den Personalverantwortlichen für diesen Nutzer kannst du auch schon hier bestimmen.

1.4 Nun brauchst du nur noch das Land sowie das Bundesland auswählen und schon kannst du den Benutzer einladen. Wichtig zu wissen ist, dass die Feiertage des gewählten Bundeslandes in den Kalender des Nutzers übertragen werden.


1.5 Klicke abschließend auf ‚Benutzer einladen‘ um die Einladung per Email an den Nutzer abzuschicken 

 

2.Stammdaten pflegen

Die Stammdaten findest du in der Benutzerverwaltung.

neueBenutzer2.png

2.1 Pflege oder ändere in den Sonstigen Daten die persönlichen Daten und wähle oder korrigiere den Personalverantwortlichen und den Vertreter.

2.2 Unter dem Punkt weitere Daten kannst du jetzt eine Grundlast in Stunden pro Tag eingeben und einen Internen Kostensatz in Euro pro Stunde festlegen. Die Verrechnugssatzregel kannst du aus dem Drop-Down Menü auswählen.

2.3 Damit der Nutzer in der Ressourcenplanung erscheint, muss die Checkbox ‚Benutzer als Ressource verfügbar?‘ angehakt sein.
2.4 Wenn noch nicht geschehen, kannst du noch das Land sowie das Bundesland auswählen und anschließend speichern.

 

3.Urlaub

3.1 Jetzt kannst du im Bereich 'Urlaub' die Urlaubstage des Nutzers eingeben. Wenn der Nutzer noch Resturlaub hat, trage im Vorjahr die Gesamtanzahl der Urlaubstage ein und stelle dem Nutzer im Vorjahr den genutzen Urlaub im Urlaubsmodul ein. Der Resturlaub wird dann automatisch aus der Differenz berechnet. 

Wenn du alle notwendigen Daten eingetragen hast klicke auf Speichern

 

4.Arbeitszeiten einstellen

4.1 Definiere hier die Arbeitszeitregel für den Benutzer. Wenn der Nutzer feste Arbeitszeiten hat, hake noch die Checkbox an. Wenn der Nutzer lediglich eine bestimmte Stundenanzahl pro Tag zu leisten hat, brauchst du diese Checkbox nicht anhaken.
Anschließend speichere die Daten.

 

5.Ressourcengruppe zuweisen

5.1  Weise dem Benutzer hier die korrekte Ressourcengruppe zu, damit dieser im Ressourcenplan auch in der richtigen Gruppe erscheint. Gehe dazu in den Adminbereich auf ‚Ressourcen‘. Jetzt kannst du per Drag&Drop den Nutzer in die gewünschte Gruppe ziehen.
Wenn die Gruppe noch nicht besteht, wähle ‚Neue Gruppe‘ um sie anzulegen. Dann speichere deine Eingaben.

Das war es schon, nun kann sich der Nutzer anmelden und euch fleißig unterstützen. Viel Erfolg!

Wie deaktiviere ich einen Mitarbeiter?

Um einen Mitarbeiter (Benutzer) zu deaktivieren, gehe im Admin-Bereich in die Gruppenverwaltung. Hinter jedem Mitarbeiter steht ein blau hinterlegter Link "Benutzer deaktivieren". Klicke auf den Link um den Mitarbeiter zu deaktivieren. 

Deaktivierte Nutzer verlieren Ihren Zugriff aus das HQ und zudem verbrauchen sie keine Lizenz - Ihr könnt nun also einen anderen Mitarbeiter einladen oder aktivieren.

Einen bereits deaktivierten Nutzer kannst Du jederzeit in der Gruppenverwaltung unter dem Reiter "Deaktiviert" wieder aktivieren.

Wie werden Mitarbeiter in die Ressourcengruppen eingeteilt?

Im Admin-Bereich unter "Ressourcen" kannst Du Ressourcengruppen erstellen und verwalten. Anschließend kannst Du die jeweiligen Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die entsprechende Ressourcengruppe ziehen. 

Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.

Wie lösche ich einen Mitarbeiter?

Generell empfehlen wir, Mitarbeiter nicht zu löschen, sondern lediglich zu deaktivieren. Dadurch werden ebenfalls neue Lizenzen frei. 

Möchtest Du einen Mitarbeiter dennoch unbedingt löschen, kannst Du das im Admin-Bereich unter "Löschverwaltung" im Reiter "Benutzer".

Mitarbeiterübersicht

Wie kann ich eine bestimmte Gruppe in der Mitarbeiterübersicht anzeigen lassen?

Du kannst in der Mitarbeiterübersicht über den Button "Angezeigte Gruppen" selektieren, welche Gruppen in der Übersicht angezeigt werden sollen.

Öffne dazu das DropDown-Menü und wähle die gewünschte/n Gruppe/n aus. 
Nun werden dir nur Mitarbeiter, welche in den selektierten Gruppen zugeordnet sind, angezeigt.

Wie exportiere ich die Mitarbeiterübersicht?

Wie an so vielen Stellen im HQ hast du die Möglichkeit, die vorhandene Liste zu exportieren. Wenn du eine Liste der Mitarbeiter erhalten möchtest, musst du lediglich in der Mitarbeiterübersicht über den bekannten "Export Button" dir eine solche Liste generieren.  

 

Wie_exportiere_ich_Mitarbeiter_bersicht.gif

Wie kann ich eine Nachricht an einen Mitarbeiter schicken?

Es gibt im HQ keine Chatfunktion oder interne Mailfunktion im HQ. Dennoch kann das HQ zu einer Reihe von Vorgängen Benachrichtigungen per Mail versenden. Beispiele dafür sind z.B. Benachrichtigungen im Rahmen von Workflows, das Zusenden neuer Passwörter oder die Benachrichtigung eines Personalverantwortlichen über Urlaubsanträge.

 

Mitarbeiterverwaltung

Wie kann ich die Abwesenheiten der Mitarbeiter exportieren?

Um z.B. zum Jahreswechsel die Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit) an den Steuerberater zu übergeben, kann das Modul "Abwesenheiten" genutzt werden.

Abwesenheiten.jpg

Das Modul findest Du entweder im Bereich "Benutzer" oder "Controlling". Ggf. muss das Modul auch noch freigeschaltet werden. Hierfür kannst Du dich an unsere Support wenden.

 

Wie funktioniert der Globale Kalender?

Im Globalen Kalender, teilweise auch Disposition genannt, siehst du Termine und Aufgaben aller Ressourcen in einem von dir definierten Zeitraum. Falls du dieses Modul in deinem HQ noch nicht findest, es aber gerne nutzen würdest, schreib uns einfach eine kurze Nachricht an den Support.

Zunächst kannst du auf der linken Seite einstellen, für welche Ressourcen du dir die Termine und Aufgaben ansehen möchtest. Dadurch kannst du deinen Kalender übersichtlich halten und nur relevante Informationen anzeigen lassen. Du kannst einzelne Ressourcen selektieren oder ganze Gruppen ein-, beziehungsweise ausblenden. Da es nicht nur Benutzerressourcen gibt, hast du die Möglichkeit, dich bei der Auswahl auf Benutzer zu beschränken. Dies tust du, indem du einfach einen Haken bei "Nur Benutzer" setzt.

Dispo_Leer_Left.png

Wichtig: Hast du an dieser Stelle oder auch bei den Checkboxen über dem Kalender eine Angabe verändert, musst du einmal den Button "Aktualisieren"(rechts oben) nutzen, um die Änderungen wirksam zu machen. Alternativ kannst du, wenn du nur die Auswahl der Ressourcen verändert hast, den Pfeil auf der linken Seite nutzen.

Hast du nun eine oder mehrere Ressourcen ausgewählt und aktualisiert, siehst du schonmal die ersten Termine.

Dispo_Week_JD_Nadine_raw.PNG

Jetzt kannst du deine Ansicht der Termine weiter konfigurieren. Du kannst entscheiden, ob du dir die Termine für einen Tag, eine Woche, einen Monat, einen individuell festlegbaren Zeitraum (Timeline) oder eine bestimmte Anzahl an Tagen (Multi-day) anzeigen lassen willst.

Dispo_Week_JD_Nadine_timeframe.png

Die Checkboxen oben bieten dir außerdem zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten. "Gruppierung aufheben" bedeutet, dass dir nicht mehr für jede Ressource ein eigener Zeitraum angezeigt wird, in dem die Termine gruppiert sind. Stattdessen siehst du alle Termine der ausgewählten Ressourcen in einem Zeitraum.

Dispo_gruppierung_aufheben.PNG

Die Checkbox "Abwesenheiten bei Gruppierung aufheben" sorgt dafür, dass du, solange du die Daten gruppierst, keine Abwesenheiten im Kalender siehst. "Extra Zeile für den ganzen Tag" bedeutet, dass du über dem Kalender eine weitere Zeile einfügst, in der markiert wird, wenn eine Ressource für einen gesamten Tag auf einen bestimmten Termin verplant ist. Die letzte Auswahlmöglichkeit ist selbsterklärend. Fällt ein Termin im Rahmen eines Projektes an, kannst du dir den "Projektnamen im Termin" anzeigen lassen.

Zu guter letzt gibt es noch 4 Funktionen, die dir helfen sollen, den globalen Kalender möglichst schnell und komfortabel nutzen zu können. 

Dispo_4_bottons.png

Der linke Button sorgt dafür. dass dir auf einen Klick die zuletzt selektierten Ressourcen wieder angezeigt werden. Der zweite Button von links, ist ein schneller Weg, um dir nur deine eigenen Termine anzeigen zu lassen und ersetzt somit das Suchen und Selektieren in der Ressourcenliste. Unter dem dritten Button findest du eine Legende, die dir die Farben der verschiedenen Termine und Abwesenheiten erklärt. Und zu guter Letzt bietet dir der vierte Button die Möglichkeit, deine konfigurierte Ansicht zu speichern, sodass du nicht jedes Mal erneut deine Einstellungen treffen musst, sondern sofort darauf zurückgreifen kannst.

Wie wirken sich die verschiedenen Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto aus?

In der Benutzer-Verwaltung können Administratoren und Personalverantwortliche Abwesenheiten für die Mitarbeiter eintragen. Dabei gibt es eine große Auswahl von unterschiedlichen Abwesenheitstypen.

 

selectType.gif

 

Dieser Artikel zeigt dir, wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auswirken und kann dir dabei helfen, die richtige Abwesenheit auszuwählen.

 

1. Krankheit

Der Abwesenheitstyp "Krankheit" ist relativ selbsterklärend und wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Krankheit" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

krankheit.jpg

 

2. Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)

Wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Um dies kenntlich zu machen, kann man diesen Abwesenheitstypen verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und als "Krankheit" gekennzeichnet:

krankheit.jpg

 

3. Urlaub

Urlaub ist neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit wahrscheinlich die gängigste Abwesenheit im HQ. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub selbst eintragen und dieser muss dann vom Personalverantwortlichen (mit Berechtigung) genehmigt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typ "Urlaub" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

urlaub.jpg

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Urlaub genehmigt wurde.

 

4. Überstundenabbau

Der Abwesenheitstyp "Überstundenabbau" kann dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter viele Überstunden angehäuft hat und diese entsprechend wie Urlaub abbauen möchte.

Anders als bei Krankheit oder Urlaub, wird die nicht geleistete Arbeitszeit dabei im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters nicht als HABEN gezählt. Im Arbeitszeitkonto stehen dort dann entsprechend Minusstunden, da sich die gesammelten Überstunden beim Abbau verringern müssen:

ueberabbau.jpg

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Überstundenabbau genehmigt wurde.

 

5. Betriebliche Gründe

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nicht arbeiten können (z.B. Stromausfall oder Wasserschaden im Büro). Hier kann man den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Betriebliche Abwesenheit" gekennzeichnet:

betrabw.jpg

 

6. Persönliche Gründe

Es gibt Situationen, bei denen Mitarbeitern ein freier Tag erlaubt wird, ohne das diese Abwesenheit vergütet wird. Für solche Fälle gibt es den Typ "Persönliche Gründe".

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei dieser Abwesenheit die fehlenden SOLL-Stunden nicht gutgeschrieben und die fehlenden Stunden beim Überstundensaldo als Minusstunden gewertet:

persgru.jpg

 

7. Fortbildung

Der Abwesenheitstyp "Fortbildung" ist genau dafür gedacht, zu kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter wegen einer betrieblichen Fortbildung abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Fortbildung" gekennzeichnet:

fortbildung.jpg

 

8. Berufsschule

Dieser Abwesenheitstyp wird verwendet, wenn ein Auszubildender aufgrund der Teilnahme an einer Berufsschule abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

berufss.jpg

 

9. Sonderurlaub

Es gibt bestimmte Situationen, für welche einem Mitarbeiter Sonderurlaub gewährt werden muss (z.B. wenn die Pflege eines erkrankten Kindes dies erfordert).

Dieser Abwesenheitstyp kann nur manuell eingetragen werden und verhält sich im Arbeitszeitkonto wie Urlaub. Dem Mitarbeiter werden die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

sonderurl.jpg

 

10. Elternzeit

Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit geht, kann dafür dieser Abwesenheitstyp genutzt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

elternzeit.jpg

 

11. Unbezahlter Urlaub

Manche Unternehmen genehmigen für bestimmte Situationen eine unbezahlte Freistellung für eine gewisse Zeit (z.B. Klausurenphase eines studentischen Mitarbeiters). Tritt ein solcher Fall auf, kann dieser Abwesenheitstyp verwendet werden.

Im Arbeitszeitkonto werden bei dieser Abwesenheit die festgelegten SOLL-Stunden verworfen, damit beim Überstundensaldo keine Plus- oder Minusstunden entstehen:

unbeurlaub.jpg

 

 

Was muss beim Jahreswechsel beachtet werden?

Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start 2019 steht nichts mehr im Wege. 

1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen

In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings. Am Besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.

Zeitfilter-HQLabs.jpg

2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen

Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen. Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt, das HQ zu nutzen, habt Ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen. Checkt am besten einmal für die Projekte unter Admin -> Standardwerte -> Bereich Nummernkreise und für Belege unter Admin -> Beleg-Standardwerte , wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2019 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentenvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.

Tipps: Hier könnt ihr noch einmal nachlesen, wie ihr einen Beleg-Nummernkreis einrichtet bzw. einen Nummernkreis für Projekte anlegt. 

3. Jahresurlaub setzen

Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für eure Mitarbeiter die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr Übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.

Jahresurlaub-setzten-HQLabs.jpg

4. Arbeitskonten abschließen

Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eurer Mitarbeiter für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier). Dadurch werden die Konten eingefroren und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Überstunden oder Urlaubstagen vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

5. Urlaubs- und Krankheitstage an den Steuerberater übergeben

In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter monatsweise als PDF-Dokument exportieren. Falls Ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden.

Abwesenheiten-HQLabs-1024x609.jpg

Wie stelle ich eine Grundlast ein?

Eine Grundlast kannst du im Modul "Benutzerverwaltung" einstellen. Dieses erreichst du über den Reiter "Benutzer" im Hauptmenü.

benutzerverwaltung_finden.PNG

Hier kannst du nun links einen Benutzer auswählen und über den Button "Daten bearbeiten" Änderungen an den Stammdaten vornehmen.

mitarbeiter_verw_daten_bearbeiten.PNG

Unten siehst du nun unter der Überschrift "Weitere Daten" das Feld Grundlast [h/Tag]. Hier kannst du die jeweilige Anzahl an Stunden eintragen, die für diesen Benutzer als Grundlast anfällt. Vergiss nicht, deine Änderungen über den Button oben in der Ansicht zu speichern. 

 

grundlast.PNG

 

Informationen dazu, wozu dir eine Grundlast dient, findest du hier: Was ist die Grundlast und welche Auswirkungen hat diese auf die Arbeitszeit?

 

Wie ändere ich nachträglich eine vertragliche Arbeitszeit?

Jeder Mitarbeiter hat im HQ seine eigenen Arbeitszeiten. Durch sie werden unter anderem die Soll-Arbeitszeit und die verfügbaren Kapazitäten berechnet, die sie an Projekten arbeiten können. Wenn du die Arbeitszeit eines Mitarbeiters ändern möchtest, gibt es einen wichtigen Schritt zu beachten:

Du musst den vorherigen Monat abschließen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Arbeitszeiten in der Vergangenheit ändern und sich die Soll-Stunden im Arbeitszeitkonto verändern.
 
Arbeitszeitkonto_Monat_abschlie_en_mit_Pfeil.png

Nun kannst du in der Benutzerverwaltung die Arbeitszeit im betroffenen Mitarbeiter ändern, indem du im Reiter Arbeitszeiten den Button 'Daten bearbeiten' auswählst.
 
Arbeitszeiten_bearbeiten_mit_Pfeil.png

Urlaubsplanung

Wie kann ich den Urlaubsanspruch für das neue Jahr einstellen?

Über die Funktion Jahresurlaub setzen, werden für jeden Mitarbeiter seine Standardmenge an Urlaubstagen aus dem alten in das neue Jahr übertragen. Dadurch hat er dann automatisch seine übrig gebliebenen, sowie seine Standardmäßigen Urlaubstage auch im neuen Jahr zur Verfügung.

Den Jahresurlaub kannst Du unter Benutzer / Verwaltung über den Button "Aktionen" setzten.

Jahresurlaub_setzen.gif

Kann ich die Option "Überstundenabbau beantragen" in der Urlaubsplanung deaktivieren?

Es gibt ein Setting, durch welches die Auswahlmöglichkeit "Überstundenabbau beantragen" im Pop-Up-Fenster im "Urlaub"-Modul deaktiviert werden kann. Um diese Einstellung zu aktivieren, wende dich einfach an unseren Support.

Kann ich Feiertage als halben Arbeitstag festlegen?

Das HQ bietet die Möglichkeit, Heiligabend und Silvester als halben Arbeitstag zu berechnen. Reicht man dann Urlaub für diese Tage ein, wird der entsprechende Tag mit 0,5 statt 1 PT berechnet. In der Benutzer-Verwaltung würde dies dann so aussehen:

halfDay.jpg

Für dieses Verhalten muss von uns eine globale Systemeinstellung angepasst werden. Falls der Bedarf besteht, meldet euch gerne bei uns im Support.

Wie beantrage ich Urlaub?

In HQ kannst du ganz einfach Urlaube beantragen und prüfen wie viele Urlaubstage dir noch zur Verfügung stehen. Gehe dafür einfach in der Navigationsleiste auf "Benutzer" und anschließend auf "Urlaub". 

Oben links findest du nun den Button "Urlaub beantragen". Dort kannst du deinen Urlaubsantrag ausfüllen.
 
Urlaub_beantragen.gif


 
Wenn du einen Urlaub beantragst, wird dein Vorgesetzter automatisch per Mail benachrichtigt. Wenn der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde, bekommst du auch eine E-Mail Benachrichtigung.

Wie reiche ich einen halben Urlaubstag ein?

Um einen halben Urlaubstag zu beantragen musst du nur die Zeitbereiche für Beginn und Ende korrekt setzten. 
Hier ein Beispiel für einen halben Tag (Vormittag):

Wo hinterlege ich die Urlaubstage der Mitarbeiter?

In der Benutzerverwaltung kann für jeden Nutzer festgelegt werden wer der Personalverantwortliche ist und ob er Urlaub in der ersten oder zweiten Instanz genehmigen darf. Außerdem kann für jeden Benutzer eine individuelle Anzahl an Urlaubstagen festgelegt werden, sowie Resturlaub aus dem vergangen Jahr übernommen werden. 

Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch auf das folge Jahr übertragen. Soll ein Urlaub verfallen oder wird er ausbezahlt, so muss das im Arbeitszeitkonto des Nutzer passieren.

Unter dem Reiter "Abwesenheiten" kannst du dann alle Urlaube und anderen Abwesenheiten sehen, bearbeiten und auch genehmigen.

Zum Neueintragen der Urlaube für das aktuelle Jahr, gibt es die Funktion der Übernahme des Werts der Urlaubstage für einen Benutzer aus dem Vorjahr. Der selbe Wert wird dann für das aktuelle Jahr verwendet.

Passwörter

Wie kann ich einem Mitarbeiter/ einer Mitarbeiterin ein neues Passwort zusenden?

Wenn ein Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin sein/ihr Passwort vergessen hat, noch kein Passwort bekommen hat (z.B durch einen Import) kannst du im Adminbereich unter "Neue Benutzer" der gewünschten Person ein Passwort zusenden. 

Wähle dazu den Button "Benutzer neues Passwort zuschicken"
Nun kannst du die gewünschte Person auswählen und anschließend auf "Erinnerung senden" klicken. 
Damit wird ein neues Passwort an die im HQ hinterlegte Email-Adresse des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin gesendet. 

 


Neues_Passwort_zusenden.gif

Präsenzzeiterfassung

Wie funktioniert die Zeiterfassung im HQ?

Im HQ hast du verschiedene Möglichkeiten Präsenzzeiten zu erfassen oder Arbeitszeit auf Projekte zu verbuchen, also Reportings anzulegen. Im Folgenden erhältst du eine Übersicht dieser Möglichkeiten und kannst direkt auf unsere Anleitungen zu den einzelnen Funktionen zugreifen.

 

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen in der Benutzerverwaltung:

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter "Zeiterfassung" in der Benutzerverwaltung nutzen und deine Zeiten hier nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

Achtung: Wenn du keine Zeiterfassung, sondern Reportings nachtragen möchtest musst du das unter "Mein HQ" / "Meine Reportings" tun.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zu iOS App

Artikel zu Android-App

Falls du darüber hinaus noch Fragen zur Zeiterfassung hast, wende dich natürlich gern an den Support.

 

 

 

Was ist die Produktivzeit im Arbeitszeitkonto-Export?

Wenn man in der Benutzerverwaltung im Arbeitszeitkonto einen Monat als PDF-Datei exportiert, wird dort unter anderem die Produktivzeit abgebildet.

 

productivity.jpg

Diese beschreibt nur die Zeit, die auf Projekte erfasst wurde (also Reportings). Nutzt man das Zeiterfassungs-Widget auf dem Dashboard für die Erfassung der Präsenzzeit, zählt dementsprechend nur die Zeit zur Produktivzeit, bei der man ein Projekt zur Zeiterfassung angegeben hat.

Wie passe ich im Arbeitszeitkonto bestehende Überstunden oder Minusstunden an?

Das HQ eignet sich super für die allgemeine Zeiterfassung. Um dein HQ fit für die Präsenzzeiterfassung zu machen, solltest du bei deinen Mitarbeitern das Arbeitszeitkonto im Bezug auf die Überstunden zurücksetzen bzw. ggf. alte Überstunden mit übertragen.
Dafür gehst du in die Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und dort dann in den Reiter Arbeitszeitkonto.
Tipp: Suche dir am besten einen Monat aus, ab dem du das HQ dann von Anfang an nutzen möchtest, da so die Anpassung der Überstunden am einfachsten ist.

Nun wählst du den Vormonat aus, von dem Monat wo du anfangen möchtest, Zeiten zu erfassen. Dies kannst du mit den beiden Dropdowns tun, die sich oben links im Fenster befinden, wo du das Jahr und den Monat aussuchen kannst. Nach dem Auswählen musst du dann einmal auf den Aktualisierungs-Button drücken (die beiden Pfeile).
Nun setzt du einmal den Überstundensaldo zurück, damit deine Mitarbeiter bei 0 Überstunden anfangen. Hier kannst du natürlich auch eintragen, falls Mitarbeiter noch Überstunden oder Minusstunden haben. Dafür gehst du oben links auf den Button "Stunden umbuchen". Jetzt erscheint ein Pop-Up, dass dir das Datum, die aktuellen Überstunden und Felder zum Zeiten eintragen anzeigt. Um die Überstunden nun zu nullen, gibst du bei Anzahl Stunden einfach die Anzahl der Stunden aus der dem Feld "aktuelle Überstundenanzahl" an und bei Minuten analog dazu die Anzahl der Minuten. Bei Art der Umbuchung kannst du einfach "Nachtrag Überstunden" auswählen. Danach kannst du dann auf Speichern klicken. Falls du hier noch Überstunden behalten möchtest, müsstest du diesen Wert einfach abziehen von den Werten, die du bei Anzahl Stunden und Minuten angegeben hast.
Danach kannst du den Monat im Arbeitszeitkonto für den Benutzer abschließen.

 

Umbuchung__berstunden.gif



Dieses Vorgehen solltest du für alle Mitarbeiter einmal durchgehen. Falls du innerhalb eines Monats anfangen möchtest mit der Nutzung, solltest du die Überstunden, die in dem Monat dann entstehen würden, bereits im Vormonat zusätzlich schon mit eintragen.

Tipp: Die Anzahl der Überstunden entspricht hierbei dem Unterschied zwischen Ist- und Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto. Möchtest du also am 2. des Monats starten, am ersten des Monats müsste der Mitarbeiter aber 8h arbeiten, dann müsstest du diese 8h im Vormonat noch auf die Anzahl der Stunden mit drauf rechnen.

Wie kann ich alle Abwesenheiten von Mitarbeitern sehen?

In dem Controlling Abwesenheiten findest du alle Abwesenheiten von allen Benutzern im HQ. Diese werden dir nach den verschiedenen Abwesenheitstypen aufgelistet und können nach einem Zeitraum gefiltert werden. 

Solltest du das unter Benutzer den Reiter "Abwesenheiten" nicht sehen kannst, wende dich einmal an unseren Support und wir aktivieren dir dieses Modul.

ControllingAbwesenheiten.png

Wie funktioniert das Widget Abwesenheiten auf dem Dashboard?

Auf dem Dashboard kann das Widget "Abwesenheiten" eingeblendet werden. Um das Widget im deinem HQ zu aktivieren, kannst du dich mit einer von unten genannten Methode an unseren Support wenden.

Zudem kannst du in dem Widget nach Ressourcengruppen und einen Zeitfilter verwenden.

Für das Widget gibt es drei verschiedenen Anzeigemodi. Bei Aktivierung muss eine Einstellung gewählt werden, die für alle Benutzer eures HQ gültig ist:

1. Es werden alle Abwesenheiten im Widget angezeigt. Dabei wird in der Anzeige zwischen "Urlaub" und "Abwesend" unterschieden. 

2. Es werden alle Abwesenheiten im Widget angezeigt. Für die Benutzer wird nur "Abwesend" als Grund angegeben. Eine Unterscheidung der verschiedenen Abwesenheiten erfolgt nicht.

3. Es werden nur Urlaube angezeigt.

Widget_Abwesenheiten.png

 

Wichtig: Es werden nur die Typen 

  • Krankheit
  • Urlaub
  • unbezahlter Urlaub 
  • Überstundenabbau
  • Sonderurlaub
  • Elternzeit

im Widget "Abwesenheiten" angezeigt. 

Gibt es eine Übersicht über die Abwesenheiten der Mitarbeiter?

Im HQ gibt es verschiedenen Möglichkeiten eine Übersicht über die Abwesenheiten der Benutzer zu erhalten.

1. Abwesenheitscontrolling: Pivot-Controlling im Menü unter Benutzern in dem alle Abwesenheiten in verschiedenen Ansichten dargestellt werden können.

2. Benutzerverwaltung: Hier können die Abwesenheiten für jeden Benutzer einzel eingesehen werden.

3. Urlaubsverwaltung: Hier können alle Urlaube in Kalenderform eingesehen werden

4. Abwesenheitswidget auf dem Dashboard: Hier werden, je nach Einstellung, Abwesenheiten für alle Benutzer dargestellt.