Unter Umständen möchtet ihr die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anpassen, um der Kurzarbeit auch in der Ressourcenplanung Rechnung zu tragen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten: 

• Eine Veränderung der Arbeitszeiten wirkt sich auch in die Vergangenheit auf die Ressourcen-Kapazität und Arbeitszeitkonen aus, wie zum Beispiel auf die Ermittlung der Überstunden- und Urlaubssalden. 
• Wer verhindern möchte, dass Arbeitszeitkonten und Urlaubssalden der Vergangenheit verändert werden, schließt die betroffenen Monate ab.  
• Wird während der Kurzarbeit Urlaub genommen, müssen ggf. Urlaubstage korrigiert werden (s.u.)
• Sollte Mitte eines Monats auf Kurzarbeit umgestellt worden sein, können "zu wenig gearbeitete Stunden" korrigiert werden (Stunden umbuchen, siehe Link unten).

Vorgehen bei der Anpassung der Arbeitszeiten

1. Benutzer / Verwaltung aufrufen 
2. Falls noch Monate aus der Vergangenheit nicht abgeschlossen sind:
   Dropdown "Aktionen..." oben links öffnen und "Monat abschließen..." klicken
3. Gewünschten Monat und Benutzergruppen(n) auswählen: So kann auch für alle Benutzer auf einmal ein Monat abgeschlossen werden.
4. In der Benutzer / Verwaltung bleiben, Benutzer aus Liste links auswählen und Reiter "Arbeitszeiten aufrufen"
5. Ggf. Überstundensaldo korrigieren bei Umstellung Mitte eines Monats.
6. Arbeitszeiten des Benutzers anpassen. Dies wirkt sich auf alle nicht-abgeschlossenen Monate aus. 

Besonderheiten für Urlaubstage 

Sollten die Arbeitszeiten sich so verändern, dass ein Benutzer ganze Tage frei bekommt, ist dies bei der Berechnung von beantragten Urlaubstagen zu berücksichtigen. Neue Arbeitszeiten werden bei der Ermittlung der Urlaubstage normalerweise ignoriert. HelloHQ würde aber die Reduzierung der Arbeitszeiten auch auf die Urlaubstage anwenden. Beispiel:

Ein Benutzer reduziert auf eine 4-Tage-Woche. Nimmt er nun eine ganze Woche Urlaube, würden für ihn laut helloHQ 4 Urlaubstage abgezogen. Während der Kurzarbeit müsste der Mitarbeit aber weiterhin 5 Urlaubstage beantragen. 

Lösung: Sollte es für eure Lohnbuchhaltung kein Problem sein, könnt ihr am neuen "freien" Tagen eine Arbeitszeit von 1 Minute eintragen. So berechnet helloHQ diesen Tag bei den Urlaubstagen ein. Alternativ kann das Urlaubstage-Kontingent auch jederzeit über den Reiter Arbeitszeitkonto manuell angepasst werden (Button "Urlaubstage umbuchen").

Weiterführende Links:

Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

Wie kann ich einen Monat abschließen?

Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?

Hinweise: Ein laufender Monat kann nicht abgeschlossen werden. Verwendet ihr Arbeitszeitregeln zum Kappen von Überstunden, führt bitte den Monatsabschluss je einzelnen Mitarbeiter im Reiter "Arbeitszeitkonto" durch. 

Wenn du einen neuen Mitarbeiter zum HQ einlädst, musst du eine Mailadresse angeben. Manchmal weiß man schon, welche Mailadresse der neue Mitarbeiter erhalten wird und trägt diese ein, bevor sie überhaupt beim Email-Provider angelegt wurde.

Wenn das passiert, kann es zu einem Fehler kommen. Dabei versendet das HQ eine Einladungsmail, die Adresse existiert aber nicht und der SMTP-Server blockiert diese Adresse entsprechend für zukünftige Mails (sog. Bounce-Liste).

Wenn ihr euren eigenen SMTP-Server im HQ hinterlegt habt, müsst ihr einmal dort nachschauen, ob das der Fall ist.

Wenn ihr unseren Standard SMTP-Server nutzt, dann meldet euch einmal per Chat oder Ticket bei unserem Support. Wir werden die Mailadresse dann von der Liste entfernen.

Um einen Mitarbeiter (Benutzer) zu deaktivieren, gehe im Admin-Bereich in die Gruppenverwaltung. Hinter jedem Mitarbeiter steht ein blau hinterlegter Link "Benutzer deaktivieren". Klicke auf den Link um den Mitarbeiter zu deaktivieren. 

Deaktivierte Nutzer verlieren Ihren Zugriff zum helloHQ und zudem verbrauchen sie keine Lizenz - Ihr könnt nun also einen anderen Mitarbeiter einladen oder aktivieren.

Einen bereits deaktivierten Benutzer kannst Du jederzeit in der Gruppenverwaltung unter dem Reiter "Deaktiviert" wieder aktivieren.

Im Admin-Bereich unter "Ressourcen" kannst Du Ressourcengruppen erstellen und verwalten. Anschließend kannst Du die jeweiligen Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die entsprechende Ressourcengruppe ziehen. 

Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.

Du kannst in der Mitarbeiterübersicht über den Button "Angezeigte Gruppen" selektieren, welche Gruppen in der Übersicht angezeigt werden sollen.

Öffne dazu das DropDown-Menü und wähle die gewünschte/n Gruppe/n aus. 
Nun werden dir nur Mitarbeiter, welche in den selektierten Gruppen zugeordnet sind, angezeigt.

Wie an so vielen Stellen im HQ hast du die Möglichkeit, die vorhandene Liste zu exportieren. Wenn du eine Liste der Mitarbeiter erhalten möchtest, musst du lediglich in der Mitarbeiterübersicht über den bekannten "Export Button" dir eine solche Liste generieren.  

Es gibt im HQ keine Chatfunktion oder interne Mailfunktion im HQ. Dennoch kann das HQ zu einer Reihe von Vorgängen Benachrichtigungen per Mail versenden. Beispiele dafür sind z.B. Benachrichtigungen im Rahmen von Workflows, das Zusenden neuer Passwörter oder die Benachrichtigung eines Personalverantwortlichen über Urlaubsanträge.

Um z.B. zum Jahreswechsel die Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit) an den Steuerberater zu übergeben, kann das Modul "Abwesenheiten" genutzt werden.

Das Modul findest Du entweder im Bereich "Benutzer" oder "Controlling". Ggf. muss das Modul auch noch freigeschaltet werden. Hierfür kannst Du dich an unsere Support wenden.

In der Benutzer-Verwaltung können Administratoren und Personalverantwortliche Abwesenheiten für die Mitarbeiter eintragen. Abwesenheiten kannst du beim Benutzer im Reiter "Abewesenheiten" eintragen, indem du auf "Neue Abwesenheit vermerken" gehst. Dabei gibt es eine große Auswahl von unterschiedlichen Abwesenheitstypen.

 Dieser Artikel zeigt dir, wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auswirken und kann dir dabei helfen, die richtige Abwesenheit auszuwählen.

1. Krankheit

Der Abwesenheitstyp "Krankheit" ist relativ selbsterklärend und wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Krankheit" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

2. Kind krank

 Wenn dein Kind krank ist und du deswegen nicht arbeiten kannst, wählst du als Abwesenheitstyp "Kind krank" aus. Dieser Abwesenheitstyp verhält sich wie der Typ "Krankheit". Im Arbeitszeitkonto wird dem Mitarbeiter die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

3. Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)

Wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Um dies kenntlich zu machen, kann man diesen Abwesenheitstypen verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und als "Krankheit" gekennzeichnet:

4. Überstundenabbau

Der Abwesenheitstyp "Überstundenabbau" kann dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter viele Überstunden angehäuft hat und diese entsprechend wie Urlaub abbauen möchte.

Anders als bei Krankheit oder Urlaub, wird die nicht geleistete Arbeitszeit dabei im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters nicht als HABEN gezählt. Im Arbeitszeitkonto stehen dort dann entsprechend Minusstunden, da sich die gesammelten Überstunden beim Abbau verringern müssen:

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Überstundenabbau genehmigt wurde.

5. Remote Arbeit

 Wenn du an einem Ort außerhalb von deiner Arbeit arbeitest, kannst du als Abwesenheitstyp "Remote-Arbeit" eingeben. Dieser verändert nichts an deiner Ist- und Sollzeit und wird gehandhabt wie ein normaler Arbeitstag. Jedoch wird dieser Abwesenheitstyp im Abwesenheitswidget im Dashboard angezeigt.

6. Betriebliche Gründe

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nicht arbeiten können (z.B. Stromausfall oder Wasserschaden im Büro). Hier kann man den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Betriebliche Abwesenheit" gekennzeichnet:

7. Persönliche Gründe

Es gibt Situationen, bei denen Mitarbeitern ein freier Tag erlaubt wird, ohne das diese Abwesenheit vergütet wird. Für solche Fälle gibt es den Typ "Persönliche Gründe".

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei dieser Abwesenheit die fehlenden SOLL-Stunden nicht gutgeschrieben und die fehlenden Stunden beim Überstundensaldo als Minusstunden gewertet:

8. Fortbildung

Der Abwesenheitstyp "Fortbildung" ist genau dafür gedacht, zu kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter wegen einer betrieblichen Fortbildung abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Fortbildung" gekennzeichnet:

9. Berufsschule

Dieser Abwesenheitstyp wird verwendet, wenn ein Auszubildender aufgrund der Teilnahme an einer Berufsschule abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

10. Mutterschutz 

Der Abwesenheitstyp "Mutterschutz" verhält sich im HQ wie der Typ "Elternzeit". Hier werden dem Mitarbeiter die Soll-Stunden automatisch gutgeschrieben:

11. Elternzeit

Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit geht, kann dafür dieser Abwesenheitstyp genutzt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

12. Urlaub

Urlaub ist neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit wahrscheinlich die gängigste Abwesenheit im HQ. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub selbst eintragen und dieser muss dann vom Personalverantwortlichen (mit Berechtigung) genehmigt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typ "Urlaub" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Urlaub genehmigt wurde.

13. Unbezahlter Urlaub

Manche Unternehmen genehmigen für bestimmte Situationen eine unbezahlte Freistellung für eine gewisse Zeit (z.B. Klausurenphase eines studentischen Mitarbeiters). Tritt ein solcher Fall auf, kann dieser Abwesenheitstyp verwendet werden.

Im Arbeitszeitkonto werden bei dieser Abwesenheit die festgelegten SOLL-Stunden verworfen, damit beim Überstundensaldo keine Plus- oder Minusstunden entstehen:

14. Sonderurlaub

Es gibt bestimmte Situationen, für welche einem Mitarbeiter Sonderurlaub gewährt werden muss (z.B. wenn die Pflege eines erkrankten Kindes dies erfordert).

Dieser Abwesenheitstyp kann nur manuell eingetragen werden und verhält sich im Arbeitszeitkonto wie Urlaub. Dem Mitarbeiter werden die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start 2019 steht nichts mehr im Wege. 

1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen

In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings. Am Besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.

2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen

Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen. Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt, das HQ zu nutzen, habt Ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen. Checkt am besten einmal für die Projekte unter Admin -> Standardwerte -> Bereich Nummernkreise und für Belege unter Admin -> Beleg-Standardwerte , wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2019 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentenvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.

Tipps: Hier könnt ihr noch einmal nachlesen, wie ihr einen Beleg-Nummernkreis einrichtet bzw. einen Nummernkreis für Projekte anlegt. 

3. Jahresurlaub setzen

Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für eure Mitarbeiter die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr Übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.

4. Arbeitskonten abschließen

Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eurer Mitarbeiter für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier). Dadurch werden die Konten eingefroren und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Überstunden oder Urlaubstagen vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

5. Urlaubs- und Krankheitstage an den Steuerberater übergeben

In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter monatsweise als PDF-Dokument exportieren. Falls Ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden. Dabei könnt ihr auch den Kommentar (z.B: "Kind krank") im Feld "Beschreibung" einblenden. 

Eine Grundlast kannst du im Modul "Benutzerverwaltung" einstellen. Dieses erreichst du über den Reiter "Benutzer" im Hauptmenü.

Hier kannst du nun links einen Benutzer auswählen und über den Button "Daten bearbeiten" Änderungen an den Stammdaten vornehmen.

Unten siehst du nun unter der Überschrift "Weitere Daten" das Feld Grundlast [h/Tag]. Hier kannst du die jeweilige Anzahl an Stunden eintragen, die für diesen Benutzer als Grundlast anfällt. Vergiss nicht, deine Änderungen über den Button oben in der Ansicht zu speichern. 

Informationen dazu, wozu dir eine Grundlast dient, findest du hier: Was ist die Grundlast und welche Auswirkungen hat diese auf die Arbeitszeit?

In der Gruppenverwaltung kann man die Benutzer in Benutzergruppen einteilen. Für diese Benutzergruppen kann man neben der Rechtestufe auch festlegen, ob die Benutzergruppe eine Unternehmensfunktion besitzen soll oder nicht.

Ist die Unternehmensfunktion deaktiviert, so werden die Nutzer - wenn sie nicht noch anderen Benutzergruppen mit Unternehmensfunktion zugewiesen sind - nicht mehr als Mitarbeiter im System angezeigt. Sie werden nicht mehr in der Benutzerverwaltung oder generell als Ressource angezeigt. Dies ist dann sinnvoll, wenn Benutzer Admin-Rechte erhalten sollen aber nicht als Mitarbeiter im System verwaltet werden müssen.

Benutzer einer Benutzergruppe ohne Unternehmensfunktion können sich natürlich weiterhin mit ihren Account-Daten im HQ anmelden.

In der Urlaubsübersicht sind meist nicht nur Urlaube, sondern auch Feiertagsbedingte Abwesenheiten relevant. Daher kannst du dir die Feiertage einblenden. Dazu musst du lediglich oben rechts das Bundesland auswählen, dessen Feiertage du aktuell benötigst. Du kannst auch mehrere Bundesländerregelungen gleichzeitig markieren. Die Liste der auswählbaren Bundesländer basiert auf den aktuell für mindestens einen Nutzer hinterlegten Bundesländern.

Die Feiertage werden nun blau schraffiert hinterlegt.

Über die Funktion Jahresurlaub setzen, werden für jeden Mitarbeiter seine Standardmenge an Urlaubstagen aus dem alten in das neue Jahr übertragen. Dadurch hat er dann automatisch seine übrig gebliebenen, sowie seine Standardmäßigen Urlaubstage auch im neuen Jahr zur Verfügung.

Den Jahresurlaub kannst Du unter Benutzer / Verwaltung über den Button "Aktionen" setzten.

Es gibt ein Setting, durch welches die Auswahlmöglichkeit "Überstundenabbau beantragen" im Pop-Up-Fenster im "Urlaub"-Modul deaktiviert werden kann. Um diese Einstellung zu aktivieren, wende dich einfach an unseren Support.

Das HQ bietet die Möglichkeit, Heiligabend und Silvester als halben Arbeitstag zu berechnen. Reicht man dann Urlaub für diese Tage ein, wird der entsprechende Tag mit 0,5 statt 1 PT berechnet. In der Benutzer-Verwaltung würde dies dann so aussehen:

Für dieses Verhalten muss von uns eine globale Systemeinstellung angepasst werden. Falls der Bedarf besteht, meldet euch gerne bei uns im Support.

In HQ kannst du ganz einfach Urlaube beantragen und prüfen wie viele Urlaubstage dir noch zur Verfügung stehen. Gehe dafür einfach in der Navigationsleiste auf "Benutzer" und anschließend auf "Urlaub". 

Um einen halben Urlaubstag zu beantragen musst du nur die Zeitbereiche für Beginn und Ende korrekt setzten. 
Hier ein Beispiel für einen halben Tag (Vormittag):

Wenn ein Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin sein/ihr Passwort vergessen hat, noch kein Passwort bekommen hat (z.B durch einen Import) kannst du im Adminbereich unter "Neue Benutzer" der gewünschten Person ein Passwort zusenden. 

Wähle dazu den Button "Benutzer neues Passwort zuschicken"
Nun kannst du die gewünschte Person auswählen und anschließend auf "Erinnerung senden" klicken. 
Damit wird ein neues Passwort an die in helloHQ hinterlegte Email-Adresse des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin gesendet. 

In helloHQ hast du verschiedene Möglichkeiten Präsenzzeiten zu erfassen oder Arbeitszeit auf Projekte zu verbuchen, also Reportings anzulegen. Im Folgenden erhältst du eine Übersicht dieser Möglichkeiten und kannst direkt auf unsere Anleitungen zu den einzelnen Funktionen zugreifen.

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen in der Benutzerverwaltung:

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter "Zeiterfassung" in der Benutzerverwaltung nutzen und deine Zeiten hier nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

Achtung: Wenn du keine Zeiterfassung, sondern Reportings nachtragen möchtest musst du das unter "Mein HQ" / "Meine Reportings" tun.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zu iOS App

Artikel zu Android-App

Falls du darüber hinaus noch Fragen zur Zeiterfassung hast, wende dich natürlich gern an den Support.

Wenn man in der Benutzerverwaltung im Arbeitszeitkonto einen Monat als PDF-Datei exportiert, wird dort unter anderem die Produktivzeit abgebildet.

Diese beschreibt nur die Zeit, die auf Projekte erfasst wurde (also Reportings). Nutzt man das Zeiterfassungs-Widget auf dem Dashboard für die Erfassung der Präsenzzeit, zählt dementsprechend nur die Zeit zur Produktivzeit, bei der man ein Projekt zur Zeiterfassung angegeben hat.

Das HQ eignet sich für die allgemeine (Präsenz-) Zeiterfassung. Um dein HQ fit für die Präsenzzeiterfassung zu machen, solltest du bei deinen Mitarbeitern das Arbeitszeitkonto im Bezug auf die Überstunden zurücksetzen bzw. ggf. alte Überstunden mit übertragen.
Dafür gehst du in die Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und dort dann in den Reiter Arbeitszeitkonto.
Tipp: Suche dir am besten einen Monat aus, ab dem du das HQ dann von Anfang an nutzen möchtest, da so die Anpassung der Überstunden am einfachsten ist.

Nun wählst du den Vormonat aus, von dem Monat wo du anfangen möchtest, Zeiten zu erfassen. Dies kannst du mit den beiden Dropdowns tun, die sich oben links im Fenster befinden, wo du das Jahr und den Monat aussuchen kannst. Nach dem Auswählen musst du dann einmal auf den Aktualisierungs-Button drücken (die beiden Pfeile).
Nun setzt du einmal den Überstundensaldo zurück, damit deine Mitarbeiter bei 0 Überstunden anfangen. Hier kannst du natürlich auch eintragen, falls Mitarbeiter noch Überstunden oder Minusstunden haben. Dafür gehst du oben links auf den Button "Stunden umbuchen". Jetzt erscheint ein Pop-Up, dass dir das Datum, die aktuellen Überstunden und Felder zum Zeiten eintragen anzeigt. Um die Überstunden nun zu nullen, gibst du bei Anzahl Stunden einfach die Anzahl der Stunden aus der dem Feld "aktuelle Überstundenanzahl" an und bei Minuten analog dazu die Anzahl der Minuten. Bei Art der Umbuchung kannst du einfach "Nachtrag Überstunden" auswählen. Danach kannst du dann auf Speichern klicken. Falls du hier noch Überstunden behalten möchtest, müsstest du diesen Wert einfach abziehen von den Werten, die du bei Anzahl Stunden und Minuten angegeben hast.
Danach kannst du den Monat im Arbeitszeitkonto für den Benutzer abschließen.

Dieses Vorgehen solltest du für alle Mitarbeiter einmal durchgehen. Falls du innerhalb eines Monats anfangen möchtest mit der Nutzung, solltest du die Überstunden, die in dem Monat dann entstehen würden, bereits im Vormonat zusätzlich schon mit eintragen.

Tipp: Die Anzahl der Überstunden entspricht hierbei dem Unterschied zwischen Ist- und Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto. Möchtest du also am 2. des Monats starten, am ersten des Monats müsste der Mitarbeiter aber 8h arbeiten, dann müsstest du diese 8h im Vormonat noch auf die Anzahl der Stunden mit drauf rechnen.

In dem Controlling Abwesenheiten findest du alle Abwesenheiten von allen Benutzern in helloHQ. Diese werden dir nach den verschiedenen Abwesenheitstypen aufgelistet und können nach einem Zeitraum gefiltert werden. 

Solltest du das unter Benutzer den Reiter "Abwesenheiten" nicht sehen kannst, wende dich einmal an unseren Support und wir aktivieren dir dieses Modul.

In helloHQ gibt es verschiedenen Möglichkeiten eine Übersicht über die Abwesenheiten der Benutzer zu erhalten.

1. Abwesenheitscontrolling: Pivot-Controlling im Menü unter Benutzern in dem alle Abwesenheiten in verschiedenen Ansichten dargestellt werden können.

2. Benutzerverwaltung: Hier können die Abwesenheiten für jeden Benutzer einzel eingesehen werden.

3. Urlaubsverwaltung: Hier können alle Urlaube in Kalenderform eingesehen werden

4. Abwesenheitswidget auf dem Dashboard: Hier werden, je nach Einstellung, Abwesenheiten für alle Benutzer dargestellt.