Wenn in einem Projekt die internen Kosten berechnet werden, welcher Stundensatz wird hierfür verwendet? 

Das System verwendet den Stundensatz, welcher als interner Stundensatz in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist. Sollte in einer Verrechnugssatzregel ein interner Kostensatz hinterlegt sein, schlägt dieser den Wert, der in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist.

Wann wird die Zahl von „interne Kosten/h“ des Nutzers verwendet?

Immer wenn Stunden erfasst werden und kein interner Kostensatz in der Verrechnungssatzregel hinterlegt ist.

Wann wird der rollenspezifische Satz verwendet?

Falls ein Verrechnungssatz einen rollenspezifischen Satz bspw. für „IT“ hat, wird dieser spezielle Satz verwendet, falls die Person dem Projekt mit dieser Rolle zugewiesen ist. Ansonsten würde für die Person der allg. Verrechnungssatz verwendet werden.

An welcher Stelle wird vom Verrechnungssatz der „interne Kostensatz“ verwendet und wann der „externe Stundensatz“?

Für jedes Reporting wird ein interner Wert (interner Kostensatz) errechnet. Dieser dient dazu die Kosten, die auf einem Projekt anfallen, abzubilden. Ebenso wird für jedes Reporting ein verrechenbarer Wert erzeugt, der auf eine Rechnung übernommen werden kann. Dieser berechnet sich aus dem Zeitwert des Reportings multipliziert mit dem Stundensatz extern.

Der Kundenfilter sorgt dafür, dass du beim Erstellen eines Reportings oder beim Zeiterfassungs-Widget ganz einfach nach dem jeweiligen Kunden suchen kannst, wenn du ein Projekt auswählst. Außerdem wird dir dort in der Drop-down-Liste hinter jedem Projekt in Klammern der Kundenname angezeigt, damit du immer eine gute Übersicht hast. 

Damit du Reportings korrekt und komfortabel abrechnen und auswerten kannst, solltest du am besten für jeden auf das Projekt besetzten Nutzer im Reiter Team angeben, nach welchem Satz der Wert und die Kosten seiner Leistungen berechnet werden soll. Hierzu klickst du einfach für den jeweiligen Nutzer auf das Bearbeiten-Symbol und wählst den richtigen Stundensatz im Dropdown aus. 

Die standardmäßig angezeigten Optionen, zwischen denen du wählen kannst, sind

- Der mitarbeiterspezifische Satz, der in der Benutzerverwaltung hinterlegt wird

- ein manuell eingegebener Wert

- Der beim Kunden hinterlegte Verrechnungssatz.

Ist ein kundenspezifischer Satz am Unternehmen hinterlegt, kann auch dieser ausgewählt werden. Er steht dann an erster Stelle. Wie du die Verrechnungssätze, die dir hier später angezeigt werden, einrichtest, erklären wir dir hier: Wie definiere ich verschiedene Verrechnungssätze?

Wenn du dich hier nicht auf diese drei, beziehungsweise vier Optionen beschränken möchtest, kannst du dir auch alle angelegten Verrechnungssätze im Dropdown anzeigen lassen. Dafür musst du dich einmal bei unserem Support melden, damit dieser dir ein dementsprechendes System Setting aktiviert.

Wenn du deine Projektaufgaben im Kanban-Board verwaltest, kannst du Nutzer direkt per E-Mail informieren, wenn du ihnen eine Aufgabe zuweist. Das geht folgendermaßen:

1. Öffne das Kanban-Board im Menü unter "Projekte" oder direkt in einem Projekt
2. Erstelle über den Button "+ Neue Aufgabe" eine neue Projektaufgabe
3. Im Pop-Up kannst du die Aufgabe einem Mitarbeiter zuordnen.
4. Klicke auf "Speichern und Informieren". Der jeweilige Nutzer wird jetzt per E-Mail informiert.

Diese Möglichkeit hast du ebenfalls, wenn du eine vorhandene Aufgabe im Kanban-Board bearbeitest.

Du hast die Möglichkeit im HQ zwei Projektpläne oder Projektvorlagen in einem Projekt zu verbinden. 

Dafür gehst du auf dein Projekt unter "Allgemein" und drückst auf "bearbeiten". Dort klickst du den Button "Projektplan importieren". Daraufhin öffnet sich ein Pop-up Fenster, wo du folgendes festlegen kannst:

• Aus welchem Projekt / welcher Vorlage der Plan übernommen werden soll
• Wann der Plan im Verhältnis zu heute starten soll (Zeitversatz: Heute = 0)
• Ob der bestehende Projektplan gelöscht werden soll

Projekt-Budgets dienen dazu die finanzielle Seite von Projekten zu strukturieren.  Finanzen (Abgerechnete Werte, Interne Kosten, Ext. Kosten) können so Bereichen wie „IT“, „Grafik“,o.ä. zugeordnet werden.
Um den internen Kosten Budgets zuzuweisen,  kannst du in der Projektplanung für deine erstellten Aufgaben ein Budget hinterlegen.

Wenn nun ein Mitarbeiter auf die eine verknüpfte Aufgabe reported, wird die reportete Zeit
multipliziert mit dem internen Kostensatz, als interne Kosten gespeichert und gegen das Budget gerechnet.
Nun kannst du in dem Projekt im Reiter "Finanzen" sehen, was dein Budget für den bestimmten Bereich
ist und wie viel von diesem Budget für den Bereich schon verbraucht wurde.

Wie du Projekt-Budgets anlegst, kannst du hier nachlesen. 

Das Modul "Meine Planumsätze" kannst du in dem Bereich "Mein HQ" in der Menüleiste finden.

In diesem Modul findest du eine Übersicht aller einmaligen Planumsätze, ohne Gruppierungen nach den Intervallen "monatlich" und "jährlich" unter dem Reiter "Anstehende Planumsätze". Dies verschafft dir eine bessere Übersicht über die noch anstehenden Planumsätze und erleichtert dir die in Rechnungstellung.

Ebenfalls findest du eine Übersicht aller Planumsätze unter dem Reiter "Umsatzplanung". Hier sind die Planumsätze nach den Intervallen "einmalig", "monatlich" und "jährlich" gruppiert. 

Wenn du allgemeine Schreibrechte oder projektspezifische Schreibrechte für Planumsätze besitzt und gleichzeitig auf einem Projekt besetzt bist, findest du hier die Planumsätze der entsprechenden Projekte.

Außerdem kannst du hier zusätzlich die Planumsätze "deiner" Kunden sehen. Voraussetzung hierfür ist, dass du allgemeine Schreibrechte für Planumsätze besitzt und Verantwortlicher für den Kunden bist (Feld "Verantwortlicher" im Reiter "Allgemein" am Kunden).  

Über die Buttons "Aktion", "Bearbeiten" (Bleistift) und "Löschen" (Mülleimer) können die Planumsätze in Rechnung gestellt, bearbeitet, kopieren, gelöscht oder ausgesetzt werden. Darüber hinaus stehen die üblichen Funktionen der "Smarten Tabellen" zum Gruppieren, Sortieren und Filtern zur Verfügung. Ebenfalls hast du die Möglichkeit den Zeitbereich zu filtern, indem du oben rechts auf das Filter-Smybol gehst und in der Spalte "Fälligkeit" das konkrete Datum filterst.

Neue Planumsätze können hier ebenfalls angelegt werden, über den entsprechenden Button oben links: + Neuer Planumsatz.

Falls das Modul bei euch noch nicht aktiv ist, kannst du dich an support@hellohq.io wenden, um es aktivieren zu lassen.  

Tipp: Um nur offene/geplante Planumsätze zu sehen, Spalte "Status" nach 'rech' mit der Einstellung 'enthält nicht' filtern.

Teilweise dürfen nicht alle Benutzer die internen Kosten anderer Benutzer sehen. Deshalb kann ein System-Setting aktiviert werden, dass in den Projektfinanzen alle internen Kosten ausblendet. Um das Setting zu aktivieren könnt Ihr euch an den Support wenden (support@helloHQ.io, Chat oder Ticket).

Es kann immer mal vorkommen, dass die externen Stundensätze sich verändern. Somit muss es auch möglich sein, diese im HQ innerhalb eines Projektes anzupassen.

Um den Stundensatz anzupassen, musst du erst einmal in das Projekt und den Reiter "Team" öffnen. Hier kannst du jetzt den Stundensatz bearbeiten, indem du auf den kleinen Stift klickst.

In dem PopUp kannst du dann den Verrechnungssatz anzupassen. Hier hast du mehrere Möglichkeiten:

1. Mitarbeiterspezifischen Verrechnungssatz verwenden

Hier wird der Verrechnnungssatz genommen, der beim Benutzer direkt hinterlegt ist. Um herauszufinden, welcher Verrechnungssatz gerade am Benutzer hängt, musst du einmal in der Benutzerverwaltung in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters schauen. 

2. Manuell eingeben

Hier hast du die Möglichkeit einen manuellen Betrag als Verrechnungssatz einzugeben. Diesen kannst du frei aussuchen und dieser hängt mit keinen anderen Verrechnungssätzen zusammen

3. Einen anderen Verrechnungssatz auswählen

Hier werden dir die Verrechnungssätze angezeigt, die mit der Projektrolle verknüpft sind. Hier könntest du also einen überarbeiteten Verrechnungssatz auswählen, sollten sich die Stundensätze verändert haben oder auch einen ganz neuen Verrechnungssatz auswählen. 
Unter Admin -> Verrechnungssätze kannst du sehen, mit welcher Projektrolle die Verrechnungssätze verknüpft sind. 

Wenn du nun bereits Reportings mit dem alten Verrechnnungssatz erstellt hast und diesen nun ändern möchtest, öffnet sich erneut ein PopUp, in dem du gefragt wirst, ob du die alten Reportings überschreiben möchtest. 
Hier hast du die Auswahl zwischen:

• Kein Reporting umschreiben
• Nur nicht freigegebene Reportings
• Nur nicht abgerechnete Reportings
• Alle Reportings

Je nach dem, was du hier auswählst, werden die externen Stundensätze der alten Reportings mit den neuen Stundensätzen ersetzt. 

Häufig sind in deinen Projekten anhand der geplanten Aufgaben bereits interne Kosten absehbar, die sich aus euren internen Verrechnungssätzen ergeben. Wenn du in den Projektfinanzen auf "Konfiguration" gehst, kannst du dort einstellen, nach welchem Schema die geplanten internen Kosten berechnet werden sollen. Du kannst dann entweder nach der Zuweisung der Nutzer aus der Projektplanung, also der spezifischen Stundenverteilung, oder nach der Angabe der Sollstunden der jeweiligen Tasks einen Wert berechnen.

Wählst du die Personalzuweisung aus, dann wird automatisch der interne Kostensatz des jeweiligen Nutzers, beziehungsweise seines Verrechnungssatzes genutzt. Bei der Option nach Task-Sollwert, musst du anschließend noch einen Verrechnungssatz auswählen, der für die geplanten Stunden angenommen werden soll.

Als Deckungsbeitrag bezeichnet man die Differenz zwischen den Umsätzen deiner Projekte und deren Kosten. Hier wird also der Betrag, den du unter "Abgerechnet" sieht, deinen Kosten gegenübergestellt. Ziel ist es, dir in einem Wert anzugeben, wie gut sich ein Projekt rentiert. Beträgt der Deckungsbeitrag beispielsweise -1.000 Euro weißt du, dass deine Kosten deinen Umsatz aktuell noch um 1.000 Euro überwiegen. Der Deckungsbeitrag in Prozent wiederum gibt das Verhältnis von Umsatz zu Kosten an. 

Diese Funktion findest du über Admin/Standardwerte/Projektrollen.

Willst du eine neue Rolle hinzufügen, kannst du dies über den Button "Projektrollen hinzufügen" tun.

Hier kannst du nun deiner Rolle einen Namen geben.

Danach kannst du noch einstellen, für welche Projektvorlage deine Rolle vorgesehen ist und welche Benutzergruppe diese Rolle besetzen darf.

Zusätzlich lässt sich auch eine bestimmte Rechteschwelle einstellen. Dann können nur Benutzer mit dieser Rechtestufe diese Rolle ausfüllen.

Zu Letzt kannst du noch bestimmen, ob diese Rolle eine Pflichtrolle ist, also ob sie in jedem Projekt vorhanden sein muss.

Gründe warum die eigene Ressource nicht auftaucht:

Eventuell hast du dich selbst rausgefiltert.

In diesem Fall müsstest du einmal über den Filter Benutzernamen den eigenen wieder dazu schalten.

Dein User ist nicht als Ressource verfügbar.

Dies kannst du in der Benutzerverwaltung im Reiter Stammdaten ganz unten unter Weitere Daten anschauen. Ist dort kein Haken, sollte sich das Problem durch einfaches Bearbeiten und Haken an der Stelle setzen lösen lassen.

Du bist in keiner Ressourcengruppe.

Du findest im Ressourcenmodul nur Benutzer, die auch in einer Ressourcengruppe sind. Eventuell bist du in keiner. Dann müsstest du einmal einer hinzugefügt werden.

Du bist in einer Benutzergruppe, die keinem Subsystem angehört.

Du müsstest entweder einer anderen Benutzergruppe hinzugefügt werden, oder die Benutzergruppe einem Subsystem hinzufügen.

Sollte all das bei dir nicht der Fall sein, schreibe gern den Support via Chat oder Ticket an.

Unter "Projektdetail" findest du im Reiter "Reporting" alle Zeiten, die auf dieses Projekt erfasst wurden. Hier kannst du die Reportings auch annehmen. Soll- und Ist-Werte sind in der Projektübersicht zu sehen.

Wenn du den Haken bei einer bereits abgeschlossenen Aufgabe im Projektplan entfernen möchtest, diesen aber automatisch wieder gesetzt wird, liegt es wahrscheinlich daran, dass die Projektvorlage/Projektaufgabe keinen Aufgabentypen hat. Deshalb musst du deiner Projektvorlage den Standard-Aufgabentypen zuwiesen.

Dazu klickst du im Menü auf "Admin" und dann auf "Standardwerte". Hier kannst du den Bereich "Aufgabentypen" auswählen. 

Der Aufgabentyp "Standard" wird hier keine Projektvorlage zugewiesen sein. Deshalb musst du diesen über den Stift bearbeiten und bei allen Vorlagen hinzufügen.

Um deine Projektaufgaben schnell und übersichtlich zu verwalten gibt es unser Kanban-Board. Einrichten kannst du dir dieses, indem du in das Modul "Admin - Moduladmin" wechselst. Hier gibt es das Kanban-Board an zwei Stellen: 
1. Unter dem Menüpunkt Projekte. Hier kannst du ein globales, projektübergreifendes Kanban-Board aktivieren. 
2. In den Projektdetails. Hier kannst du ein projektbezogenes Kanban-Board aktivieren, mit dem du die Aufgaben des jeweiligen Projektes verwalten kannst. 

Die Rechtestufe des Moduls liegt beim Release automatisch bei 6, auch wenn dir das im Moduladmin nicht direkt angezeigt wird. Das heißt, dass das Modul nicht im System sichtbar ist, bis du ihm im Moduladmin eine neue eigene Rechtestufe zuteilst. Wie du die Rechtevergabe im Moduladmin am besten nutzt, wird dir auch in diesem Artikel erklärt: Wie stelle ich die Rechte im Moduladmin richtig ein? 

Wichtig: Du musst die Rechtestufe einmal verändern und neu abspeichern, damit sie angezeigt wird. 

Im HQ gibt es jetzt auch eine Kanban-Ansicht (Kanban-Board) für Projektaufgaben. In diesem Board werden alle Projektaufgaben als Karten angezeigt und nach jeweiligem Aufgabenstatus sortiert. Die Aufgaben lassen sich einfach per Drag&Drop verschieben und so einem neuen Status zuweisen. Die neue Ansicht ist sowohl projektspezifisch als Reiter im Projekt verfügbar, als auch als globale Ansicht im Hauptmenü-Punkt "Projekte".

Auf dem Kanban-Board werden der HQ-Adminstrations-Task sowie alle Phasen und übergeordneten Aufgaben ausgeblendet. Nur Einzelaufgaben aus der untersten Ebene des Projektplans werden angezeigt.
Zusätzlich zum Verschieben der Aufgaben, hast du folgende Optionen in dieser Ansicht:

1. Neue Aufgabe erstellen und Ansichten filtern

Über den Button "+ Neue Aufgabe" lässt sich ganz einfach eine neue Projektaufgabe erstellen. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:

In der projektspezifischen Ansicht gilt außerdem: Setzt du außerdem den Haken bei "Nur offene Aufgaben", werden alle abgeschlossenen Aufgaben ausgeblendet. Der Haken bei "Nur meine Aufgaben" sorgt dafür, dass nur Aufgaben angezeigt werden, auf die du besetzt wurdest.

Im globalen Kanban-Board stehen außerdem Ansichtsfilter für Projektvorlagen, Projektstatus, Benutzer, Aufgabentypen und Projekte zur Verfügung:

2. Aufgabe bearbeiten und sich selbst zuweisen

Du kannst die verschiedenen Aufgaben auch direkt im Kanban-Board bearbeiten. Die drei Buttons am unteren rechten Rand geben dir verschiedene Möglichkeiten.

	Über diesen Button kannst du dich sofort selbst auf eine Aufgabe besetzen
	Über diesen Button kannst du die Aufgabe detailliert bearbeiten. Es öffnet sich das obige Pop-Up Fenster.
	Über diesen Button kannst du die Aufgabe entfernen.

Wichtig: Im Kanban Board können Nutzer auch den Status von den Aufgaben ändern, wenn sie auf diese besetzt sind und keine Schreibrechte in dem Kanban Board haben.

3. Kanban-Boards aktivieren

Die Kanban-Ansicht kannst du ganz einfach selbst unter Admin / Moduladmin aktivieren. Dafür stellt ihr die gewünschte Rechtestufen der Kanban-Module auf einen Wert zwischen 1 und 5. Die Kanban-Boards befinden sich unter den Reitern "Projekte" (globales Kanban-Board) und "Projekte / Projektdetails" (projektspezifisches Kanban-Board).

Weitere Informationen zum Einrichten des Moduladmins: Wie stelle ich die Rechte im Moduladmin richtig ein?

In der Kanban-Ansicht in einem Projekt oder in der allgemeinen Kanban-Ansicht ist es möglich auf Aufgaben Zeiten zu erfassen, indem du auf den Play-Button drückst. 

Ebenfalls kannst du Reportings auf die Aufgabe erstellen, indem du auf das Uhr-Symbol klickst. Dort wird dann das Fenster für das Erstellen von Reportings angezeigt. 

Ja, du kannst unter "Mein HQ" / "Meine Reportings" bei einem Reporting auf die Kopieren Button klicken. Nun erscheint ein Pop-Up in dem du noch das Datum für das kopierte Reporting auswählen und das Reporting speichern kannst.

Im HQ unterscheiden wir zwischen Reportings (Projektzeit) und Präsenzzeiterfassung. Der Grund dafür ist, dass bei Projektreportings oft durch User gerundet wird, da Kunden gegenüber per 15 oder 30 Minuten abgerechnet wird. Dies funktioniert natürlich in der Präsenzzeit nicht, da diese der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechen muss. 

Im besonderen ist folgendes zu beachten:

• Reportings werden nicht in der Präsenzzeiterfassung angezeigt (Ausnahme:wenn das SystemSetting "Reporting = Präsenzzeit" gesetzt ist. Dieses kann vom Support aktiviert werden.)
• Präsenzzeiterfassung, die im Widget auf ein Projekt erfolgt, ist auch ein Reporting

D.h. Reportings und Präsenzzeit müssen nicht identisch sein, da beides unabhängig voneinander erfasst werden kann.

Im HQ können Reportings nur abgerechnet werden, indem man sie in einer Rechnung weiterberechnet.

Es gibt keine Möglichkeit, Reportings auf eine andere Weise oder nachträglich abzurechnen.

Wie du Reportings weiterberechnest, kannst du hier nachlesen.

Wenn man einen Task als abgeschlossen markiert, möchte man oftmals verhindern, dass auf diesen Task trotzdem weiterhin Reportings erfasst werden können.

Standardmäßig können im HQ auch auf abgeschlossene Tasks weiterhin Reportings erfasst werden. Für den Fall, das dies unterbunden werden soll, haben wir ein System-Setting eingerichtet. Dieses muss einmal für euer HQ von unserem Support aktiviert werden.

Wenn dieses Setting aktiviert ist, dann kannst du einen Task in deinen Aufgaben oder in der Projektplanung als abgeschlossen markieren, indem du den entsprechenden Haken setzt. Der Task wird im Projektplan dann ausgegraut und kann nicht mehr beim Erstellen eines neuen Reportings ausgewählt werden.

Wichtig: Diese Einstellung gilt allerdings nur für Reportings, die direkt im HQ angelegt werden. Verwendet ihr eine externe App wie die IOS oder Android App oder reportet über den MacReporter oder eine API-Schnittstelle, dann ist die Einstellung leider nicht wirksam. 

Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.

Tipp: für abgeschlossene Projekte haben wir auch solch ein Setting, schau dir dazu diesen Artikel an!

Das HQ bietet zwei alternative Einstellungen zum Bearbeiten von Reportings. Standardmäßig ist die erste Variante aktiviert. Wenn ihr die zweite Möglichkeit nutzen möchtet, meldet euch einfach bei unserem support@helloHQ.io.

Variante 1 (Standard)

Ein Nutzer kann ein Reporting anlegen und dieses so lange auch selber bearbeiten, bis es durch einen Benutzer mit ausreichender Berechtigung (z.B. Projektleiter) genehmigt wurde. Danach nicht mehr. In diesem Szenario können nur angenommene Reportings abgerechnet werden. Alle Reportings (angenommen oder nicht) tauchen aber in Zusammenfassungen und Controllings auf (sie sind ja schließlich im System erfasst).

Benutzer mit Schreibrechten im Reiter Reporting des entsprechenden Projektes können die Reportings natürlich noch bearbeiten, bis sie abgerechnet sind.

Variante 2

Alternativ zum Standard kann ein rollierender Reporting-Zeitraum (in Tagen) eingestellt werden. Alle Reportings können bis zum Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet werden (also z.B. bis 10 Tage nach Monatsende). Nach Ablauf dieses Zeitraums besteht nicht mehr die Möglichkeit, die Reportings zu bearbeiten. Es kann nicht mehr rückwirkend in den abgelaufenen Zeitraum reportet werden. Alle Reportings sind prinzipiell abrechenbar und tauchen in Zusammenfassungen und Controlling auf.