Projekte & Ressourcen

Hier bist Du richtig, wenn Du Fragen zur Projekt- und Ressourcenplanung, Verrechnungssätzen oder Reportings hast.

Admin

Wo kann ich Ressourcen für Tätigkeiten hinterlegen?

Du machst Ressourcen für Fähigkeiten verfügbar, indem du an Artikeln vom Typ "Dienstleistung" unten eine "Ressource für Tätigkeit" hinterlegst.

T_tigkeiten_2.png

Du erstellst zunächst immer eine Gruppe. Das ist die Gruppe der Ressourcen, die sich um die Tätigkeit kümmern soll. Relevant wird das, sobald du aus Artikeln einen Projektplan erstellen möchtest. Dann werden automatisch die hier angegebenen Ressourcen den Tasks als Bearbeiter zugewiesen. 
Du benennst also deine Gruppe für die Tätigkeit. Dann gibst du an, wie viele Ressourcen an der Aufgabe arbeiten müssen. Als nächstes wählst du aus, ob es sich um einen Benutzer (Personal) handelt, oder um eine reine Ressource. Zu guter Letzt selektierst du dann alle Ressourcen mit einem Haken, die für die Erledigung der Tätigkeit in Frage kommen. Sobald du nun einen Projektplan generierst, der diesen Artikel beinhaltet, sucht sich das HQ die Ressourcen aus der Gruppe heraus. Hast du eine kleinere Menge angegeben, als Ressourcen zur Verfügung stehen, zum Beispiel Menge zwei und Ressourcen 5, werden zwei der Ressourcen ausgewählt, bei denen noch Kapazität frei ist. 

Unter Ressourcen - Tätigkeiten siehst du dann, welchen Artikeln die jeweilige Ressource zugeordnet ist. Du kannst an dieser Stelle auch Zuweisungen entfernen.

T_tigkeiten_3.PNG

Womit kann ich meine Projektvorlage verknüpfen?

Nachdem du eine Projektvorlage erstellt hast, kannst du dieser verschiedene Einstellungen zuweisen. So kannst du beispielsweise einen Projektplan hinzufügen oder spezielle Projektrollen nur für die eine Vorlage definieren.
 
GIF_Projektvorlage_verkn_pfen.gif

Das Vorgehen zum Hinzufügen ist dafür immer gleich. Du gehst einmal unter Admin/Standardwerte und wählst dann oben links im Dropdown einen der folgenden Möglichkeiten aus:

Projektpläne
Hier wählst du zunächst oben rechts deine Vorlage aus. Danach kannst du nach Belieben Task hinzufügen und dir deinen Projektplan aufbauen.
Tipp: Einfacher ist es, einfach dir einen Projektplan in einem Projekt zu erstellen und diesen dann zu einer Vorlage umzuwandeln. Dies kannst du hier nochmal nachlesen: Wie hinterlege ich einen Standard Projektplan?

Projektrollen
In diesem Tab klickst du einfach oben rechts auf 'Projektrolle hinzufügen'. In den Felder gibst du dann Name, die Projektvorlage an und kannst optional noch die Rechtestufe auswählen (ansonsten wird die Standardgruppe für alle Mitarbeiter genommen), die Projektrolle nur für eine bestimmte Benutzergruppe auswählbar machen und definieren, ob es sich um eine Pflichtrolle handeln soll. Diese muss dann im Projekt von einem Mitarbeiter besetzt sein. Mehr zu Projektrollen findest du hier: Wie definiere ich einzelne Projektrollen?
 
Projektstatus
Zum Erstellen eines neuen Status klickst du einfach oben rechts auf den Button 'Status hinzufügen'. In den Felder gibst du dann den Namen ein und wählst die Projektvorlage aus.
 
Projektbudgets
Für vordefinierte Projektbudgets kannst du einfach auf "Hinzufügen" klicken. Nun erscheint eine neue Spalte in der Tabelle, in der du einmal Projektvorlage, Kostenart, Budgetwert und Währung eingibst. Die Kostenarten kannst du auch in den Standardwerten im gleichnamigen Bereich anpassen.
 
Dokumentationsfelder
Um deine Projekte besser zu dokumentieren und später ein besseren Überblick darüber zu bekommen, was alles während des Projekts passiert ist, kannst du Dokumentationsfelder für deine Projektvorlagen anlegen. Diese findest du dann im Projekt unter dem Reiter "Dokumentation"
 
Standardordner
Um deine Dateien im Projekt richtig zu sortieren kannst du dir Standardordner für deine Projektvorlage erstellen. Wähle hier einfach deine gewünschte Projektvorlage im Dropdown aus und füge über den Neu-Button neue Order oder Dateien hinzu. Zudem kannst du einen Order für alle deine Lead-Dokumente erstellen. Hier werden dann beim Abschließen des Leads alle Dokumente aus dem Lead inklusive der Dokumente aus der Kontakthistorie mit in das neue Projekt übernommen.

Checklisten
Nach dem Erstellen einer Checkliste kannst du diese mit Aufgaben auf einem Projektplan verknüpfen. Auf diese Weise wird die Checkliste mit der Projektvorlage verknüpft. Mehr Informationen hierzu findest du unter: Wie verknüpfe ich Checklisten mit einer Aufgabe im Projektplan?

Aufgabentypen
Die Aufgabentypen lassen sich auch mit der Projektvorlage verknüpfen. Diese Aufgabentypen kannst du nutzen, um deine Projekte zu strukturieren, später Auswertungen zu machen und Verrechnungssätze individuell anzupassen. Mehr zu Aufgabentypen findest du hier: Wie lege ich Aufgabentypen an?
 
Nummernkreis
Hier kannst du deinen Projektvorlagen eigene Nummernkreise zuweisen. Dafür klickst du einfach auch 'neuer Nummernkreis' oben rechts und wählst dann im Pop-Up die entsprechenden Projektvorlagen im ersten Dropdown aus. Mehr Informationen zu dem Nummernkreisen in Projekten findest du hier: Wo lege ich Nummernkreise für Projekte an?
 
 

Wie erstelle ich eine Checklisten-Vorlage?

Im HQ gibt es mehrere Möglichkeiten eine Vorlage für Checklisten zu erstellen. Zum einen kannst du dir eine Vorlagen direkt aus deinem Projekt erstellen. Hierfür gibt es extra einen Button "Vorlage". Hier kannst du einfach drauf klicken. In dem kleinen Dropdown kannst du dann einfach den Button "Alle Speichern" auswählen und dann werden die Checklisten als Vorlagen gespeichert.
 
GIF_Checkliste_Vorlage.gif
 
Zum anderen kannst du eine Vorlage in den Admin-Standardwerten erstellen. Hierfür gehst du links im Menü in den Bereich 'Admin' und wählst dort 'Standardwerte' aus (befindet sich normalerweise ganz oben). Hier hast du oben links ein Feld zum Auswählen des Bereichs. Hier klickst du in das Feld und wählst im Dropdown 'Checkliste' unter Projekt aus. Nun hast du rechts oben die Möglichkeit, eine neue Checkliste zu erstellen.
Nach dem Klicken auf den Button hast du die Möglichkeit eine Startnummer einzutragen. Hier kannst du einfach eine beliebige Zahl eintragen. Danach ist die Checkliste in der Übersicht noch nicht sichtbar. Hierzu musst du erst einen Task dieser Checkliste hinzufügen. Dies tust du indem du zuerst oben die neue Checkliste auswählst. Hierzu gehst du in den unteren Dropdown oben rechts und klickst auf deine Checkliste. Nun klickst du auf 'Eintrag hinzufügen'. In der neuen Zeile, die jetzt entsteht, gibst du jetzt die Beschreibung und den Namen für die Aufgabe ein. Danach klickst du oben auf Speichern. Nun sollte die neue Checkliste mit dem frisch hinzugefügten Task sichtbar sein. Nun musst du nur noch einmal den Namen der Checkliste eingeben. Dies tust du, indem du auf den Bearbeiten-Button klickst und dann im Pop-Up den Namen eingibst. So kannst du nun neue Checklisten erstellen und Tasks hinzufügen/löschen.

GIF_Checkliste_Standardwerte.gif

Wie verknüpfe ich Checklisten mit einer Aufgabe in einer Projektvorlage?

Im HQ hast du die Möglichkeit, deine Checklisten auch direkt mit Aufgaben in der Projektvorlage zu verknüpfen. Dadurch hast du bei einem neuen Projekt automatisch die Checklisten zu allen wichtigen Aufgaben und kannst die Aufgaben direkt verteilen.

Um eine Checkliste mit einer Aufgabe im Projektplan zu verbinden, musst du zunächst eine Checklisten-Vorlage erstellen. Dies kannst du direkt tun in den Admin-Standardwerten in dem Bereich Checklisten oder auch direkt aus einem Projekt im Reiter Checklisten. Falls du zu diesem Thema mehr erfahren möchtest, schau dir doch den Doku-Artikel dazu an: Wie erstelle ich eine Checklisten-Vorlage?
 
Nun gehst du in den Admin-Bereich auf Standardwerte und wählst dort oben im Bereich 'Projektpläne' aus. Hier musst du dann oben rechts die gewünschte Projektvorlage auswählen. Nun kannst du entweder eine neue Aufgabe erstellen und dieser eine Checkliste zuordnen oder du fügst die Checkliste direkt einem bereits bestehenden Aufgabe hinzu. Hierfür klickst du hinter den gewünschten Task auf das Bearbeiten-Symbol. Es öffnet sich ein Popup Fenster und du kannst bei 'Checkliste' deine erstellte Checklisten-Vorlage auswählen.
 
Nach dem Speichern ist die Checkliste nun verbunden mit der Projektvorlage. Sobald du nun ein neues Projekt mit der Vorlage erstellst, werden die Checklisten automatisch mit erstellt.
 
GIF_Projektplan_Checkliste_hinzuf_gen.gif

Wie benutze ich interne Kostensätze?

 

Wenn in einem Projekt die internen Kosten berechnet werden, welcher Stundensatz wird hierfür verwendet? 

Das System verwendet den Stundensatz der als interner Stundesatz in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist. Sollte in einer Verrechnugssatzregel ein interner Kostensatz hinterlegt sein, schlägt dieser den Wert, der in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist.

 

Wann wird die Zahl von „interne Kosten/h“ des Nutzers verwendet?

Immer wenn Stunden erfasst werden und kein interner Kostensatz in der Verrechnungssatzregel hinterlegt ist.

 

Wann wird der rollenspezifische Satz verwendet?

Falls ein Verrechnungssatz einen rollenspezifischen Satz bspw. für „IT“ hat, wird dieser spezielle Satz verwendet, falls die Person dem Projekt mit dieser Rolle zugewiesen ist. Ansonsten würde für die Person der allg. Verrechnungssatz verwendet werden.

 

An welcher Stelle wird vom Verrechnungssatz der „interne Kostensatz“ verwendet, wann der „externe Stundensatz“?

Für jedes Reporting wird ein interner Wert (interner Kostensatz) errechnet. Dieser dient dazu die Kosten, die auf einem Projekt anfallen abzubilden. Ebenso wird für jedes Reporting ein verrechenbarer Wert erzeugt, der auf eine Rechnung übernommen werden kann. Dieser berechnet sich aus dem Zeitwert des Reportings multipliziert mit dem Stundensatz extern.

Wie stelle ich die Status für Aufgabentypen ein?

Nachdem du einen Aufgabentyp angelegt hast bzw. einen bereits bestehenden bearbeiten möchtest, kannst du in den Standardwerten dem Aufgabentyp unterschiedliche Status hinzufügen. Dies kannst du verwenden, um später einen besseren Überblick über deine Projekte und die Projektpläne zu haben.

Einen neuen Status legst du über den Button 'neuen Status hinzufügen' an. Nun öffnet sich ein Dropdown wo du auswählen kannst, wie der Status heiße soll (z.B. 'Fertig' oder 'Warten auf Feedback' etc) und ob der Status abgeschlossen sein soll oder nicht. Dies entscheidet dann später ob eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird oder nicht.
 
Aufgabentypen_Status_mit_Pfeil.png

Bei den Status-Bezeichnungen sind dir keine Grenzen gesetzt, sodass du diese nach belieben an deine eigenen Anforderungen anpassen kannst.

Wie du einzelne Aufgabentypen anlegen kannst erfährst du hier: Wie lege ich Aufgabentypen an?

Allgemein

Wie kann ich zwei Projektpläne zusammenführen?

Du hast die Möglichkeit im HQ zwei Projektpläne oder Projektvorlagen in einem Projekt zu verbinden. 

Dafür gehst du auf dein Projekt unter "Allgemein" und drückst auf "bearbeiten". Dort klickst du den Button "Projektplan importieren". Daraufhin öffnet sich ein Pop-up Fenster, wo du folgendes festlegen kannst:

  • Aus welchem Projekt / welcher Vorlage der Plan übernommen werden soll
  • Wann der Plan im Verhältnis zu heute starten soll (Zeitversatz: Heute = 0)
  • Ob der bestehende Projektplan gelöscht werden soll

projektplan_importieren.PNG

Wie verwalte ich Risiken in einem Projekt?

In einem Projekt kannst du verschiedene Risiken erfassen. Dazu musst du vorher in den Admin > Standardwerten Risikoarten anlegen.

Nun kannst du in dem Projekt auf den Reiter "Risiken" klicken. Hier kannst du viele verschiedene Risiken anlegen, indem Du auf "Risiko hinzufügen" klickst.

Bei der Gegenmaßnahme wird einfach eine normale Aufgabe für einen Benutzer erstellt, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens zu verringern oder eine alternative zu erarbeiten.

Risikomatrix

Nun kannst du dir deine verschiedenen Risiken noch in der Risikomatrix anschauen. Hierbei ist die horizontale Achse die "Schwere beim Eintritt" und die vertikale Achte die "Wahrscheinlichkeit des Eintritts". 

Die Größe des Punkts unterscheidet sich anhand der Auswirkung in Euro von den verschiedenen Risiken. 

 

Wenn das Modul im deinem HQ nicht sehen kannst, melde dich bei unserem Support und wir schalten es dir gerne frei.

Wie kann man Sales Aufwände erfassen?

Im HQ findest du eine Vielzahl an Möglichkeiten, deine Sales-Prozesse abzubilden. Im folgenden Artikel zeigen wir dir, wie du die Aufwände richtig verbuchen kannst.
 
Im HQ können keine Zeiten auf Leads gebucht werden. Daher benötigt man zum Erfassen der Aufwände mindestens ein Projekt.
 
Aus Erfahrung empfehlen wir, wenn man generell kleinere Sales-Aufwände hat, diese am besten auf ein internes Sales-Projekt zu buchen. Hier kannst du dann die Zuordnung zu den Leads zum Beispiel über die Aufgabe oder über die Beschreibung vornehmen. Ansonsten kann man auch einfach den durchschnittlichen Aufwand pro Lead berechnen, indem man für einen bestimmten Zeitraum die Gesamtzahl der erfassten Zeiten durch die Anzahl der Leads teilt.
 
Falls es für einen Lead größere Aufwände gibt, empfiehlt es sich, hierfür ein extra Projekt zu erstellen (z.B. im Falle eines größeren Pitches). Dies funktioniert einfach, indem du den Lead abschließt und dabei ein Projekt erstellst.
Falls du wissen möchtest, wie du ein Projekt aus einem Lead erstellst, schaue gerne hier vorbei: Wie erstelle ich ein Projekt aus einem Lead?
 
Salesaufw_nde.PNG
 

Welche Bedeutung haben die Farben im Kalender?

Im HQ gibt es mehrere Kalender, um deine Termine und Abwesenheiten anzeigen zu können. Hierbei gibt es unterschiedliche Farben, um die Einträge besser unterscheiden zu können. Dieser Artikel hilft dir zu verstehen, wofür die einzelnen Farben stehen.
 
Termine
 
Projekt-Termin
blau
Persönlicher Termin hellblau
Öffentlicher Termin lila
Feiertag orange
Wiederkehrende Termine grün

 

Abwesenheiten
 
Krankheit blau
Krankheit (unbezahlt) blau
Urlaub dunkelrot
Sonderurlaub dunkelrot
Elternzeit dunkelrot
Urlaub (unbezahlt) dunkelrot
Überstundenabbau dunkelgrün
betriebliche Abwesenheit gelb
Berufsschule gelb
Fortbildung grün
Persönliche Gründe orange
Arbeitszeit grau
Notfalldienst in Arbeitszeit hellbraun

 

Tipp: Falls in der Disposition Abwesenheiten den ganzen Tag verdecken, kannst du dies einfach ändern, indem du oben einen Hacken bei "Gruppierung aufheben" setzt und die Ansicht aktualisierst.

 

Dashboard_Farben.png

Wie kopiert man ein oder mehrere Projekte

Zum Kopieren von ein oder mehreren Projekten rufst du zunächst die Projekte / Übersicht auf. Dort selektierst du in der ersten Spalte die zu kopierenden Projekte. Anschließend klickst du oben rechts auf "Auswahl kopieren".

Screen_Shot_2018-08-20_at_16.08.51.png

Im sich öffnenden Dialog wirst du gebeten, einen Zeitversatz anzugeben. Damit stellst du den Start des neuen Projektes ein, gemessen relativ zum Projektstart des kopierten Projektes. Außerdem definierst du hier die zu kopierenden Entitäten:

  • Deine selbst definierten Datenfelder
  • Die Dateien im Ursprungsprojekt
  • Der Projektplan
  • Das Projektteam
  • Die Checklisten
  • Das geplante Budget
  • Die Pinnwand

 

Screen_Shot_2018-08-20_at_16.06.52.png 

Projekt aus Angebot erstellen

In HQ ist es super einfach, Projekte aus Angeboten zu erstellen. Zuerst brauchst du natürlich erst einmal ein Angebot, aus dem später ein Projekt erstellt werden soll. Ein Angebot lässt sich einfach über die Angebots-Übersicht oder auch im Lead erstellen. Mehr Infos hierzu findest du in folgendem Artikel: Wie erstelle ich ein Angebot? 
Nachdem du das Angebot erfolgreich versendet hast und der Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du in HQ den Belegstatus des Angebots auf 'Angenommen' stellen. Dies kannst du einfach einstellen, wenn du dich in dem Angebot befindest und dann oben rechts den Status von 'Versendet' auf 'Angenommen' stellst.

Projekt_aus_Angebot.PNG

Jetzt bist du bereit, das Projekt zu erstellen. Hierzu klickst du oben rechts auf den Button 'Erzeugen aus Beleg...' und wählst hier im Dropdown 'Projekt' aus. In dem Pop-Up gibst du nun die Daten zum Projekt wie Name, Ansprechpartner und Projektvorlage ein. Wenn du aus deinem Angebot dir zusätzlich einen Projektplan erstellen willst, kannst du unten einmal den Hacken bei 'Zu Projekt weiterleiten?' rausnehmen.
Danach klickst du einfach auf 'Projekt anlegen' und wirst dann entweder direkt weitergeleitet oder hast die Möglichkeit, direkt noch einen Projektplan zu erstellen.
Um den Projektplan zu erstellen klickst du wieder oben rechts auf den 'Erzeugen aus Beleg'-Button und wählst diesmal 'Projektplan' aus. Hier kannst du nun die gewünschten Positionen auswählen, die dann später in dein Projekt übertragen werden sollen. Nach dem Auswählen klickst du dann einfach auf 'Auswahl bestätigen'. Um nun zum Projekt zu gelangen wählst du oben 'Gehe zu' aus und klickst hier auf Projekt.

Mehr Informationen und eine anschauliche Darstellung findest du im Video unterhalb!

Finanzen

Wie kann ich den externen Stundensatz eines Projektmitgliedes ändern?

Es kann immer mal vorkommen, dass die externen Stundensätze sich verändern. Somit muss es auch möglich sein, diese im HQ innerhalb eines Projektes anzupassen.

Um den Stundensatz anzupassen, musst du erst einmal in das Projekt und den Reiter "Team" öffnen. Hier kannst du jetzt den Stundensatz bearbeiten, indem du auf den kleinen Stift klickst.

Projekt_Verrechnungss_tze.gif

In dem PopUp kannst du dann den Verrechnungssatz anzupassen. Hier hast du mehrere Möglichkeiten:

1. Mitarbeiterspezifischen Verrechnungssatz verwenden

Hier wird der Verrechnnungssatz genommen, der beim Benutzer direkt hinterlegt ist. Um herauszufinden, welcher Verrechnungssatz gerade am Benutzer hängt, musst du einmal in der Benutzerverwaltung in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters schauen. 

2. Manuell eingeben

Hier hast du die Möglichkeit einen manuellen Betrag als Verrechnungssatz einzugeben. Diesen kannst du frei aussuchen und dieser hängt mit keinen anderen Verrechnungssätzen zusammen

3. Einen anderen Verrechnungssatz auswählen

Hier werden dir die Verrechnungssätze angezeigt, die mit der Projektrolle verknüpft sind. Hier könntest du also einen überarbeiteten Verrechnungssatz auswählen, sollten sich die Stundensätze verändert haben oder auch einen ganz neuen Verrechnungssatz auswählen. 
Unter Admin -> Verrechnungssätze kannst du sehen, mit welcher Projektrolle die Verrechnungssätze verknüpft sind. 

Projekt_Reporting__berschreiben.gif

Wenn du nun bereits Reportings mit dem alten Verrechnnungssatz erstellt hast und diesen nun ändern möchtest, öffnet sich erneut ein PopUp, in dem du gefragt wirst, ob du die alten Reportings überschreiben möchtest. 
Hier hast du die Auswahl zwischen:

  • Kein Reporting umschreiben
  • Nur nicht freigegebene Reportings
  • Nur nicht abgerechnete Reportings
  • Alle Reportings

Je nach dem, was du hier auswählst, werden die externen Stundensätze der alten Reportings mit den neuen Stundensätzen ersetzt. 

Wie wird der Wert für interne geplante Kosten festgelegt?

Häufig sind in deinen Projekten anhand der geplanten Aufgaben bereits interne Kosten absehbar, die sich aus euren internen Verrechnungssätzen ergeben. Wenn du in den Projektfinanzen auf "Konfiguration" gehst, kannst du dort einstellen, nach welchem Schema die geplanten internen Kosten berechnet werden sollen. Du kannst dann entweder nach der Zuweisung der Nutzer aus der Projektplanung, also der spezifischen Stundenverteilung, oder nach der Angabe der Sollstunden der jeweiligen Tasks einen Wert berechnen.

Demo_interne_plankosten.gif

Wählst du die Personalzuweisung aus, dann wird automatisch der interne Kostensatz des jeweiligen Nutzers, beziehungsweise seines Verrechnungssatzes genutzt. Bei der Option nach Task-Sollwert, musst du anschließend noch einen Verrechnungssatz auswählen, der für die geplanten Stunden angenommen werden soll.

Was ist der Deckungsbeitrag (DB) in den Projektfinanzen?

Als Deckungsbeitrag bezeichnet man die Differenz zwischen den Umsätzen deiner Projekte und deren Kosten. Hier wird also der Betrag, den du unter "Abgerechnet" sieht, deinen Kosten gegenübergestellt. Ziel ist es, dir in einem Wert anzugeben, wie gut sich ein Projekt rentiert. Beträgt der Deckungsbeitrag beispielsweise -1.000 Euro weißt du, dass deine Kosten deinen Umsatz aktuell noch um 1.000 Euro überwiegen. Der Deckungbeitrag in Prozent wiederum gibt das Verhältnis von Umsatz zu Kosten an. 

Doku_DB.PNG

Wie stelle ich sicher, dass die abzurechnenden Reportings den korrekten Preis bekommen?

Dazu kannst du die sogenannten Verrechnungssätze verwenden. Sie bestimmen automatisch welchen Preis ein Reporting bekommt. 
Dabei kann ein einfacher Standardsatz hinterlegt werden oder Sätze, die sich unterscheiden. Das Unterscheidungskriterium ist

  • Die Projektrolle des Teammitglieds, das reportet. 
  • Der Aufgabentyp der Aufgabe, auf die reportet wird. 
  • Auch eine Kombination beider ist möglich.

Die Projektrollen weist du im Reiter “Team” im Projekt zu. Den Aufgabentyp im Projektplan in der Spalte “Typ”. Die Auswahllisten für Projektrollen und Aufgabentypen pflegst du unter Admin / Standardwerte.
Die Verrechnungssätze verwaltet man unter Admin / Verrechnungssätze. Dort kannst du eine oder mehrere Regeln anlegen. Es ist auch möglich eine Verrechnungssatz-Regel an einem Kunden und einem Benutzer über das Feld “Verrechnungssatz” zu hinterlegen. 
Beim Reporting geht das HQ in der Prüfung wie folgt vor, um den richtigen Verrechnungssatz zu ermitteln:

  • Wurde am Projekt (über das Teammitglied) ein (manueller) Satz hinterlegt? Wenn nein, 
  • Hat der Kunde des Projekts eine Regel hinterlegt? Wenn nein, 
  • Hat der Benutzer eine Regel hinterlegt? Wenn nein 
  • Werden 0,00 € herangezogen.

Um eine Sicherheitsnetz zu haben, hinterlegt man also am besten im Benutzer die Verrechnungssatz-Regel für Standardpreise. 
Die Verrechnungssätze können auch heran gezogen werden, um Kalkulationen zu erstellen, aus denen man wiederum Angebote und Projektpläne erzeugen kann 

Wie setzen sich die erwarteten internen Kosten zusammen

Die erwarteten internen Kosten setzen sich aus den bereits reporteten Zeiten mal deren Verrechnungssatz und den geplanten internen Kosten zusammen.

Geplante_Int._Kosten__berblick.png

 

Die Geplanten Kosten sind die Kosten, die laut Projekt- oder Ressourcenplanung noch zu leisten sind. Welche von beiden Planungen berücksichtigt wird, lässt sich dabei in der Finanzübersicht des Projekts unter "Konfiguration" einstellen. 

 

Konfguration_highlighted.png

 

 

Wenn du dort draufklickst, findest du dich in folgendem PopUp wieder:

Konfiguration_Interne_Geplante_Kosten_Personalzuweisung.png

 

Hier kannst du einstellen wie die geplanten internen Kosten errechnet werden sollen. Standardmäßig ist eingestellt, dass diese aus der in der Ressourcenplanung in der Projektplanung berechnet werden. Die Zeit, die ein Mitarbeiter hier auf einen Task verplant ist, wird mit dem hier eingegebenen Verrechnungssatz multipliziert.

 

Die andere Möglichkeit ist, die Soll-Zeit eines Tasks mit einem Verrechnungssatz zu multiplizieren.

Konfiguration_Interne_Geplante_Kosten_Taskzuweisung.png

 

 

Wo finde ich eine Finanz-Übersicht meines Projektes?

Im Projekt-Reiter "Finanzen". Hier hast Du über die Unter-Reiter Übersicht, Kosten, Budget und Belege alles im Blick.

Projektcontrolling

Wie füge ich weitere Projektrollen hinzu?

Diese Funktion findest du über Admin/Standardwerte/Projektrollen.

Willst du eine neue Rolle hinzufügen, kannst du dies über den Button "Projektrollen hinzufügen" tun.

Hier kannst du nun deiner Rolle einen Namen geben.

Danach kannst du noch einstellen, für welche Projektvorlage deine Rolle vorgesehen ist und welche Benutzergruppe diese Rolle besetzen darf.

Zusätzlich lässt sich auch eine bestimmte Rechteschwelle einstellen. Dann können nur Benutzer mit dieser Rechtestufe diese Rolle ausfüllen.

Zu Letzt kannst du noch bestimmen, ob diese Rolle eine Pflichtrolle ist, also ob sie in jedem Projekt vorhanden sein muss.

Warum finde ich meine Ressource im Controllingmodul Ressourcen nicht?

Gründe warum die eigene Ressource nicht Auftaucht:

Eventuell hast du dich selbst rausgefiltert.

In diesem Fall müsstest du einmal über den Filter Benutzernamen den eigenen wieder dazu schalten.

Dein User ist nicht als Ressource verfügbar.

Dies kannst du in der Benutzerverwaltung im Reiter Stammdaten ganz unten unter Weitere Daten anschauen. Ist dort kein Haken, sollte sich das Problem durch einfaches bearbeiten und Haken an der Stelle setzen Lösen lassen.

Du bist in keiner Ressourcengruppe.

Du findest im Ressourcenmodul nur Benutzer, die auch in einer Ressourcengruppe sind. Eventuell bist du in keiner. Dann müsstest du einmal einer hinzugefügt werden.

Du bist in einer Benutzergruppe, die keinem Subsystem angehört.

Du müsstest entweder einer anderen Benutzergruppe hinzugefügt werden, oder die Benutzergruppe einem Subsystem hinzufügen.

 

Sollte all das bei dir nicht der Fall sein, schreibe gern den Support via Chat oder Ticket an.

Wie werte ich meine Reportings direkt im Projekt aus?

Du hast die Möglichkeit dir die Reportings im Projekt auszuwerten. Dafür gehst du im Projekt in den Reiter Reporting und dort auf den Sub-Reiter Auswertung.
Bei dem Dropdown 'Ansicht' kannst du zwischen Benutzer, Phase und Aufgabe sortieren. Bei Benutzer werden die Reportigs pro Benutzer angezeigt, bei Phase alle Reportings pro Obertask und bei Aufgabe alle Reportings pro einzelner Aufgabe im Projektplan.
 
GIF_Repotings_auswerten.gif

Wie kontrolliere ich Projektzeiten (Reportings)?

Unter "Projektdetail" findest du im Reiter "Reporting" alle Zeiten, die auf dieses Projekt erfasst wurden. Hier kannst du die Reportings auch annehmen. Soll- und Ist-Werte sind in der Projektübersicht zu sehen.

Projektplanung

Wieso kann ich bei einer abgeschlossenen Aufgaben den Haken nicht entfernen?

Wenn du den Haken bei einer bereits abgeschlossenen Aufgabe im Projektplan entfernen möchtest, diesen aber automatisch wieder gesetzt wird, liegt es wahrscheinlich daran, dass die Projektvorlage/Projektaufgabe keinen Aufgabentypen hat. Deshalb musst du deiner Projektvorlage den Standard-Aufgabentypen zuwiesen.

Dazu klickst du im Menü auf "Admin" und dann auf "Standardwerte". Hier kannst du den Bereich "Aufgabentypen" auswählen. 

Der Aufgabentyp "Standard" wird hier keine Projektvorlage zugewiesen sein. Deshalb musst du diesen über den Stift bearbeiten und bei allen Vorlagen hinzufügen.

Reihenfolge im Kanban-Board ändern

Die Spalten im Kanban-Board entsprechen den Status deiner Aufgabentypen, welche du in den Standardwerten anlegen und zu Projektvorlagen zuordnen kannst.
 
Reihenfolge_Kanban.png
 
Um nun die Reihenfolge der Spalten im Kanban-Board zu verändern, musst du einfach die Reihenfolge bei den Status der Aufgabentypen anpassen.
 
Hierfür gehst du einfach unter Admin/Standardwerte und wählst oben links im Dropdown "Aufgabentypen" aus. Hier werden dir nun die Aufgabenytpen deines Systems angezeigt.
 
Als erstes solltest du dir den standardmäßigen Aufgabentyp aufklappen und hier die Reihenfolge anpassen, da dieser mit jedem Projekt verknüpft ist. Die Reihenfolge der einzelnen Status passt du nun an, indem du den Status bearbeitest, bei dem Feld "Reihenfolge" eine Zahl eingibst und danach speicherst. Danach kannst du dann die Aufgabentypen anpassen, die mit den jeweiligen Projektvorlagen verknüpft sind.
 
Tipp: Die Reihenfolge gilt übergreifend für alle Aufgabentypen. Um also z.B. alle fertigen Status von mehreren Aufgabentypen auf der rechten Seite im Kanban-Board zu haben, achte darauf, dass diese aufgabentypübergreifend die höchsten Nummern haben.
 
 
Reihenfolge_Kanban.gif

Wie aktiviere ich das Kanban-Board?

Um deine Projektaufgaben schnell und übersichtlich zu verwalten gibt es unser Kanban-Board. Einrichten kannst du dir dieses, indem du in das Modul "Admin - Moduladmin" wechselst. Hier gibt es das Kanban-Board an zwei Stellen: 
1. Unter dem Menüpunkt Projekte. Hier kannst du ein globales, projektübergreifendes Kanban-Board aktivieren. 
2. In den Projektdetails. Hier kannst du ein projektbezogenes Kanban-Board aktivieren, mit dem du die Aufgaben des jeweiligen Projektes verwalten kannst. 

Kanban_GIF_Moduladmin.gif

Die Rechtestufe des Moduls liegt beim Release automatisch bei 6, auch wenn dir das im Moduladmin nicht direkt angezeigt wird. Das heißt, dass das Modul nicht im System sichtbar ist, bis du ihm im Moduladmin eine neue eigene Rechtestufe zuteilst. Wie du die Rechtevergabe im Moduladmin am besten nutzt, wird dir auch in diesem Artikel erklärt: Wie stelle ich die Rechte im Moduladmin richtig ein? 

Wichtig: Du musst die Rechtestufe einmal verändern und neu abspeichern, damit sie angezeigt wird. 

 

Gibt es eine Kanban-Ansicht für Projektaufgaben?

Im HQ gibt es jetzt auch eine Kanban-Ansicht (Kanban-Board) für Projektaufgaben. In diesem Board werden alle Projektaufgaben als Karten angezeigt und nach jeweiligem Aufgabenstatus sortiert. Die Aufgaben lassen sich einfach per Drag&Drop verschieben und so einem neuen Status zuweisen. Die neue Ansicht ist sowohl projektspezifisch als Reiter im Projekt verfügbar, als auch als globale Ansicht im Hauptmenü-Punkt "Projekte".

 

kanban.gif

 

Zusätzlich zum Verschieben der Aufgaben, hast du folgende Optionen in dieser Ansicht:

 

1. Neue Aufgabe erstellen und Ansichten filtern

menubar.PNG

Über den Button "+ Neue Aufgabe" lässt sich ganz einfach eine neue Projektaufgabe erstellen. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:

neueAufgabe.PNG

 

In der projektspezifischen Ansicht gilt außerdem: Setzt du außerdem den Haken bei "Nur offene Aufgaben", werden alle abgeschlossenen Aufgaben ausgeblendet. Der Haken bei "Nur meine Aufgaben" sorgt dafür, dass nur Aufgaben angezeigt werden, auf die du besetzt wurdest.

Im globalen Kanban-Board stehen außerdem Ansichtsfilter für Projektvorlagen, Projektstatus, Benutzer und Aufgabentypen zur Verfügung:

Screen_Shot_2018-09-18_at_12.26.28.png

 

2. Aufgabe bearbeiten und sich selbst zuweisen

aufgabe.PNG

Du kannst die verschiedenen Aufgaben auch direkt im Kanban-Board bearbeiten. Die drei Buttons am unteren rechten Rand geben dir verschiedene Möglichkeiten.

 

mirzuweisen.PNG Über diesen Button kannst du dich sofort selbst auf eine Aufgabe besetzen
bearbeiten.PNG Über diesen Button kannst du die Aufgabe detailliert bearbeiten. Es öffnet sich das obige Pop-Up Fenster.
delete.PNG Über diesen Button kannst du die Aufgabe entfernen.

 

Wichtig: Im Kanban Board können Nutzer auch den Status von den Aufgaben ändern, wenn sie auf diese besetzt sind und keine Schreibrechte in dem Kanban Board haben.

 

3. Kanban-Boards aktivieren

Die Kanban-Ansicht kannst du ganz einfach selbst unter Admin / Moduladmin aktivieren. Dafür stellt ihr die gewünschte Rechtestufen der Kanban-Module auf einen Wert zwischen 1 und 5. Die Kanban-Boards befinden sich unter den Reitern "Projekte" (globales Kanban-Board) und "Projekte / Projektdetails" (projektspezifisches Kanban-Board).

Weitere Informationen zum Einrichten des Moduladmins: Wie stelle ich die Rechte im Moduladmin richtig ein?

Screen_Shot_2018-09-18_at_12.38.02.pngScreen_Shot_2018-09-18_at_12.38.19.png

Wie verknüpfe ich Checklisten mit einer Aufgabe im Projektplan?

Um eine Checkliste in deinem Projekt mit einer Aufgabe aus dem Projektplan zu verbinden, musst du in das entsprechendes Projekt auf den Reiter 'Checkliste' gehen. Hier kannst du entweder eine neue Checkliste erstellen oder eine aus einer Vorlage importieren.
 
Nun klickst du auf das Bleistift 'Symbol' neben dem Namen deiner Checkliste. Es öffnet sich ein Popup Fenster, wo du ein Dropdown Menü mit dem Namen "andere Aufgabe auswählen" findest. Hier kannst du jetzt deine Projektaufgabe auswählen mit der du deine Checkliste verbinden möchtest.
 
ChecklisteZurAufgabe.gif
 
Tipp: Wird dir der Button 'Vorlage' oben rechts nicht angezeigt, kann das daran liegen, dass du keine ausreichende Berechtigung hast.
 
Du kannst aus deiner Checkliste auch einer Checkliste eine Vorlage machen. Wie das funktioniert kannst du hier nachlesen: Wie erstelle ich eine Checklisten-Vorlage?

Wie kopiere ich den Projektplan in ein anderes Projekt?

Im HQ kannst du den Projektplan eines bestehenden Projektes kopieren bzw. in ein anderes Projekt importieren.
 
Dafür gehst du einfach in das Projekt, in das du den Projektplan kopieren möchtest, klickst auf bearbeiten, gehst oben rechts auf 'Projektplan importieren'. Anschließend kannst du wählen, ob du den Projektplan  aus einer bestehenden Vorlage oder eine anderen Projekt importieren möchtest. 
 
Anschließend trägst du einen Zeitversatz in Tagen ein, ab dem der Projektplan beginnen soll (z.B. 0 Tage für heute). und entscheidest ob der alte Projektplan gelöscht werden soll. Danach klickst du dann auf Import und der neue Projektplan wird importiert. Zuletzt klick du auf speichern und der Projektplan ist importiert. 
 
GIF_Projektplan_kopieren.gif

Projektzeiten (Reportings)

Können Reportings nachträglich als abgerechnet markiert werden?

Im HQ können Reportings nur abgerechnet werden, indem man sie in einer Rechnung weiterberechnet.

Es gibt keine Möglichkeit Reportings auf eine andere Weise oder nachträglich abzurechnen.

Wie du Reportings weiterberechnen kannst, kannst du hier nachlesen.

Kann ich verhindern, dass auf abgeschlossene Tasks reportet werden kann?

Wenn man einen Task als abgeschlossen markiert, möchte man oftmals verhindern, dass auf diesen Task trotzdem weiterhin Reportings erfasst werden können.

Standardmäßig können im HQ auch auf abgeschlossene Tasks weiterhin Reportings erfasst werden. Für den Fall, das dies unterbunden werden soll, haben wir ein System-Setting eingerichtet. Dieses muss einmal für euer HQ von unserem Support aktiviert werden.

Wenn dieses Setting aktiviert ist, dann kannst du einen Task in deinen Aufgaben oder in der Projektplanung als abgeschlossen markieren, indem du den entsprechenden Haken setzt. Der Task wird im Projektplan dann ausgegraut und kann nicht mehr beim Erstellen eines neuen Reportings ausgewählt werden.

Wichtig: Diese Einstellung gilt allerdings nur für Reportings, die direkt im HQ angelegt werden. Verwendet ihr eine externe App wie die IOS oder Android App oder reportet über den MacReporter oder eine API-Schnittstelle, dann ist die Einstellung leider nicht wirksam. 

 

Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.

 

abgeschlossenerTask.gif

 

Tipp: für abgeschlossene Projekte haben wir auch solch ein Setting, schau dir dazu diesen Artikel an!

Wer darf Reportings bearbeiten?

Das HQ bietet zwei alternative Einstellungen zum Bearbeiten von Reportings. Standardmäßig ist die erste Variante aktiviert. Wenn ihr die zweite Möglichkeit nutzen möchtet, meldet euch einfach bei unsrem support@helloHQ.io.

 

Variante 1 (Standard)

Ein Nutzer kann ein Reporting anlegen und dieses so lange auch selber bearbeiten, bis es durch jemanden mit ausreichender Berechtigung (z.B. Projektleiter) genehmigt wurde. Danach nicht mehr. In diesem Szenario können nur angenommene Reportings abgerechnet werden. Alle Reportings (angenommen oder nicht) tauchen aber in Zusammenfassungen und Controllings auf (sie sind ja schließlich im System erfasst).

Benutzer mit Schreibrechten im Reiter Reporting des entsprechenden Projektes können die Reportings natürlich noch bearbeiten, bis sie abgerechnet sind.

 

Variante 2

Alternativ zum Standard kann ein rollierender Reporting-Zeitraum (in Tagen) eingestellt werden. Alle Reportings können bis zum Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet werden (also z.B. bis 10 Tage nach Monatsende). Nach Ablauf dieses Zeitraums sind Reportings nicht mehr bearbeitbar. Es kann nicht mehr rückwirkend in den abgelaufenen Zeitraum reportet werden. Alle Reportings sind prinzipiell abrechenbar und tauchen in Zusammenfassungen und Controlling auf.

Wie exportiere ich Reportings eines Projekts als PDF?

In den Projektdetails, im Reiter "Reportings" kannst du dir eine PDF-Auswertung für die geleisteten Stunden des Projekts erstellen. Dies bietet sich an, wenn du deinem Kunden darlegen möchtest, was du bereits geleistet hast.

Diese Auswertung kannst du anpassen, indem du einen Zeitbereich festlegst oder die einzelnen abzubildenden Bereiche festlegst. Klicke einfach in der Reportingübersicht auf "PDF" und es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, indem du die Auswertung individualisieren kannst.

pdfexport.gif

Hier kannst du nun auswählen, ob du den Gesamtzeitraum des Projekts berücksichtigen oder die Auswertung nur für einen bestimmten Zeitbereich erstellen möchtest. Außerdem kannst du aus verschiedenen Bereichen auswählen, welche Einträge du in deiner Auswertung auflisten möchtest. Schlussendlich kannst du mit einem Haken bei "Nur weiterverrechenbare Reportings?" noch festlegen, dass nur die Reportings berücksichtigt werden, die auf weiterverrechenbare Tasks laufen und angenommen wurden.

Um zu wissen, welche Haken du bei den Bereichen für deine Auswertung setzen solltest, dient dir die folgende Übersicht: 

1. kein Haken gesetzt / kein Bereich ausgewählt

Wenn du kein Bereich auswählst, wird nur eine generische Information über das Projekt ausgegeben. Sie beinhaltet u.a. den Ersteller des Projekts und die Projektzeiten. Diese Information wird also immer mit ausgegeben.

nothing.jpg

 

2. Beträge

Wenn du den Haken bei "Beträge" setzt, werden zusätzlich zu den üblichen Informationen noch die finanziellen Beträge ausgegeben.

WICHTIG: Dieser Bereich wirkt sich auch auf andere Bereich aus - wenn man z.B. den Haken weglässt und die Rechnungen abbilden möchte, werden die Beträge zu den Rechnungen nicht ausgewiesen.

betraege.jpg

 

3. Phasen

Wenn du den Haken bei "Phasen" setzt, werden in der Auswertung alle Projektphasen (Obertasks) aufgelistet. Zudem wird hier die bereits reportete Zeit und die geplante Zeit angezeigt und alle Phasen zusammengezählt.

phases.jpg

ACHTUNG: der Zeitbereich hat hier keine Auswirkung auf die abgebildeten Projektphasen! Es werden generell immer alle Phasen ausgewiesen

 

4. Reportings

Wenn du den Haken bei "Reportings" setzt, erhältst du eine ausführliche Liste aller Reportings des Projekts (abhängig davon, ob du auch nicht-weiterverrechenbare Reportings anzeigen lässt oder nicht). Neben dem Ersteller werden auch Kommentare und Task-Namen angezeigt.

Reportings.jpg

 

5. Reportings gruppiert

Wenn du den Haken bei "Reportings gruppiert" setzt, erhältst du eine verkleinerte Darstellung der Reportings. Hier werden nur die Tasks des Projekts angezeigt und die Gesamtzeit der Reportings auf diesen Task.

reportinsgrouped.jpg

 

6. Beteiligte

Wenn du den Haken bei "Beteiligte" setzt, wird außerdem eine Liste aller Projektmitarbeiter und deren Reportingaktivität abgebildet.

projektmembers.jpg

 

7. Rechnungen

Wenn du den Haken bei "Rechnungen" setzt, wird eine Liste der Ausgangsrechnungen zur Auswertung hinzugefügt. 

documents.jpg

ACHTUNG: um die Beträge der Rechnungen anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Rechnungsnummer, Datum und Empfänger abgebildet werden.

 

8. Eingangsrechnungen

Wenn du den Haken bei "Eingangsrechnungen" setzt, wird ein Abschnitt "Ausgaben" erstellt, der eine eine Liste der Ausgaben abbildet. 

ausgaben.jpg

ACHTUNG: um die Beträge der Eingangsrechnungen anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Datum und Begünstigter abgebildet werden.

 

9. Artikel

Wenn du den Haken bei "Artikel" setzt, werden in der Auswertung alle verwendeten Artikel des Projekts aufgelistet.

article.jpg

ACHTUNG: um die Beträge der Artikel anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Name und Anzahl abgebildet werden.

TIPP: Wenn du die einen individuellen Auszug erzeugen möchtest ist das über unsere API möglich. Du kannst die z.B. in Excel oder PowerBi tun. Für Details kannst du dich an deinen Onboarder oder unseren Support werden.

 

Wie kann ich Reportings mit der Kapazität der Nutzer vergleichen?

Im Modul "Controlling Ressourcen" kannst du dir eine Ansicht erstellen, in der du reportete (geleistete) Stunden der Gesamtkapazität deiner Mitarbeiter gegenüberstellst. 

 

Controlling_Ress.PNG

 

Dazu musst du links oben den Button "Pivot Einstellungen" anklicken. Bevor du hier nun irgendetwas veränderst, ist es hilfreich, einen Haken bei "Nicht sofort aktualisieren" zu setzen, damit du erst einmal in Ruhe deine Einstellungen vornehmen und danach alles gesammelt aktualisieren kannst. 

 

Controlling_Ress_mit_Pivot.PNG

 

In den Pivot Einstellungen kannst du dir nun die benötigten Felder auswählen, damit sie dir in der Auswertung angezeigt werden. Klicke ein Feld an oder ziehe es in die "Aggregationsfelder", damit es dir wir im oberen Beispiel als Wert in der Tabelle angezeigt wird. Hier kannst du beispielsweise geleistete Stunden, abrechenbare Stunden und die Gesamtkapazität auswählen. 

 

Pivot_Ress.PNG

 

Durch das Angeben von Zeilenfeldern ist es dir ebenfalls möglich, die Stunden Projekten zuzuordnen oder die Ressourcen nach Gruppen zu sammeln. Wenn du eine andere zeitliche Auflösung bevorzugst, verändere einfach die Spaltenfelder. 

 

Wie kann ich Reportings monatlich abrechnen?

Um Reportings monatlich abzurechnen, musst du beim Erstellen der Position den Haken bei "Alle Reportings anzeigen " entfernen.

 

Reporting_Haken_Alle_anzeigen.PNG

 

Danach musst du nur noch die entsprechenden Positionen auswählen und speichern und deine Abrechnungsposition für einen spezifischen Zeitraum ist fertig. 

 

Daraufhin hast du die Möglichkeit, dir nur die Reportings aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen. 

 Zeitraum_Reportings_ausw_hlenm.PNG