Schnittstellen, API & App

Exchange, Jira, API und Co. - alles über unsere Schnittstellen erfährst Du in diesem Abschnitt.

Excel Auswertungen per API

API Excel Zugriff mit Windows (via Daten abrufen)

Prinzipiell gibt es für Windows Benutzer zwei Varianten um per Excel auf die helloHQ-API zuzugreifen:

  1. Zugriff über die Excel Funktion Daten abrufen
  2. Zugriff per Excel Add-In

Um die Daten direkt über Excel abzurufen musst du auf den Reiter "Daten" - "Daten abrufen" - "Aus anderen Quellen" - "Leere Abfrage" gehen.

Screen_1.png

Nun erscheint ein Fenster auf dem zu auf "Erweiterter Editor" klickst.

Screen_2.png

In nächsten Fenster muss die folgende Abfragen eingegeben werden (Einfach per Copy & Paste einfügen):

let 
    BaseUrl         = "https://api.hellohq.io/v1/<<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>>?",
    Token           = "<<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>>",
    EntitiesPerPage = 1000,
 
    GetJson = (Url) =>
        let Options = [Headers=[ #"Authorization" = "Bearer " & Token ]],
            RawData = Web.Contents(Url, Options),
            Json    = Json.Document(RawData)
        in  Json,
 
    GetEntityCount = () =>
        let Url   = BaseUrl & "$count=true&$top=0",
            Json  = GetJson(Url),
            Count = Json[#"@odata.count"]
        in  Count,
 
    GetPage = (Index) =>
        let Skip  = "$skip=" & Text.From(Index * EntitiesPerPage),
            Top   = "$top=" & Text.From(EntitiesPerPage),
            Url   = BaseUrl & Skip & "&" & Top,
            Json  = GetJson(Url),
            Value = Json[#"value"]
        in  Value,
 
    EntityCount = List.Max({ EntitiesPerPage, GetEntityCount() }),
    PageCount   = Number.RoundUp(EntityCount / EntitiesPerPage),
    PageIndices = { 0 .. PageCount - 1 },
    Pages       = List.Transform(PageIndices, each GetPage(_)),
    Entities    = List.Union(Pages),
    Table       = Table.FromList(Entities, Splitter.SplitByNothing(), null, null, ExtraValues.Error)
in
    Table

 

Achtung: Wenn mehrere Elemente Abgefragt werden sollen, kann der Inhalt der BaseUrl wie folgt angepasst werden (Beispielabfrage): "https://api.hqlabs.de/v1/UserReportings?$expand=Project,User,Task&",

Nun sind noch 2 kleine Anpassungen notwendig. Erstens, musst du dich authentifizieren. Dies passiert über den “API Token”, den du dir direkt aus helloHQ holen kannst. Unter Admin/ API Clients ist dieser Token zu finden, der nun in unser Skript statt <<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>> einsetzen, eingefügt wird.

Nun musst du der API noch sagen, welche Objekte eigentlich abgerufen werden sollen (z.B. Leads, Unternehmen, Projekte usw.). Das gewünschte Objekt fügst du dann in den Code anstelle von <<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>> ein. Die Liste aller verfügbaren Objekte findest du unter https://developer.helloHQ.io 

Screen_3.png

Wenn Du nun auf "Fertig" klickst musst Du noch die Spalten erweitern.

Screen_4.png

Anschließend kann die Abfrage benannt werden und per "Schließen & laden" die Daten in die Excel übernommen werden.

Screen_5.png

Über den Reiter "Daten" - "Alle aktualisieren" können ab jetzt immer die aktuellen Daten aus dem HQ abgerufen werden.

Screen_6.png

Nun kannst Du mit den Daten in Excel weiterarbeiten und z.B. Pivot-Tabellen und Grafiken zur Auswertung erstellen. Natürlich kannst du hierfür auch mehrere Abfragen pro Excel hinzufügen, z.B. um Projekte und Unternehmen zu verbinden.

ACHTUNG: Wenn du eine ältere Version von Excel als 2016 verwendest musst du das kostenlose Excel Add-In PowerQuery von Microsoft installieren. 

API Excel Zugriff mit Windows (via Excel Add-In)

Prinzipiell gibt es für Windows Benutzer zwei Varianten um per Excel auf die helloHQ-API zuzugreifen:

  1. Zugriff per Excel Add-In
  2. Zugriff über die Excel Funktion Daten abrufen

ACHTUNG: Das Add-In funktioniert erst ab der Excel Version 2016 (oder höher)

Um Daten aus helloHQ via API abzurufen, kannst Du dir helloHQ als Excel Add-In installieren. Dazu muss zunächst die folgende Datei heruntergeladen werden:

hq-addin-manifest.xml

Diese muss auf dem PC in einem Ordner abgelegt werden, in welchem die Datei dauerhaft gespeichert werden kann (Achtung: Im Namen des Ordners und in der darüberliegenden Ordnerstruktur, dürfen keine Leerzeichen enthalten sein). Anschließend muss die Datei per Rechtsklick / "Zugriff gewähren auf" / "Bestimmte Personen" an den Benutzer des PCs freigegeben werden.

Screenshot_1.png

Nun wird ein Link angezeigt, der per Rechtsklick kopiert werden muss. 

Screenshot_2.png

Als nächstes muss dieser Link in Excel hinterlegt werden. Dazu geht man in Excel auf "Datei" - "Optionen" - "Trust Center" - "Einstellungen für das Trust Center". 

Screenshot_3.png

Im neuen Fenster muss die Kategorie "Kataloge vertrauenswürdiger Add-Ins" ausgewählt werden und die URL unter "Katalog-URL" eingegeben werden. Dabei muss folgendes beachtet werden:

  • Alle "/" müssen durch "\" ausgetauscht werden)
  • Alle Inhalte nach dem Ordnernamen bzw. vor dem doppelten "\\" müssen entfernt werden (Siehe Screenshot).
  • Alle Inhalte nach dem Ordner in dem das Manifest liegt müssen ebenfalls entfernt werden (d.h. der Name des Manifests).

Klicke nun auf "Katalog hinzufügen" und wähle "Im Menü anzeigen".

Screenshot_4.png

 

Wähle den Haken an bei "Im Menü anzeigen". Nun auf "ok" klicken und Excel neu starten. 

mceclip0.png

 

Das Add-In kann nun in Excel über "Einfügen" "Meine Add-Ins" geladen werden.

Screenshot_5.png

Klicke nun auf "Geteilter Ordner", wähle die Option "HQ-API-ACCESS" aus und klicke auf "Hinzufügen".

Screenshot_6.png

Nun steht die helloHQ API per Button in Excel zur Verfügung.

Screenshot_7.png

Nun muss nur der API Token (zu finden in helloHQ unter Admin / API-Client) eingegeben und auf "Tabelle hinzufügen" geklickt werden. Nun werden die Daten aus der ausgewählten Tabelle in die Excel geladen. Über den Button "Daten aktualisieren" können immer die neusten Daten aus helloHQ abgerufen werden.

Screenshot_8.png

 

ACHTUNG: Damit die Datei auch mit größeren Datenmengen umgehen kann, muss die "Berechnungsoption" (in Excel unter Formeln) auf "manuell" gesetzt werden. Das Plugin führt diese Berechnung automatisch am Ende durch.

Screen.png

API Excel Zugriff mit MacOS (via Excel Add-In)

ACHTUNG: Das Add-In funktioniert erst ab der Excel Version 2016 (oder höher)

In Microsoft Excel für MacOS kannst du ebenfalls die helloHQ-API einbinden. Folge dafür einfach folgenden Schritten.

1. Installer herunterladen: https://hqlabs.zendesk.com/hc/article_attachments/360000272080/HQ_API_Excel_Plugin.zip

2. ZIP entpacken und Datei ausführen

(WICHTIG: Rechtsklick auf die .mpkg-Datei und dann "Öffnen" auswählen)

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.13.07.png

3. Anweisungen im Installer folgen und installieren

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.14.02.png

4. Microsoft Excel starten, zum Reiter "Einfügen" wechseln und bei "Meine Add-ins" auf den kleinen Pfeil klicken und das helloHQ-API-Add-in starten

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.36.38.png

5. Auf API Access laden klicken und einen API-Token hinterlegen. API-Token erhältst du direkt aus helloHQ unter Admin / API Clients.

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.38.47.png

6. Um eine Entität wie Projekte, Unternehmen, Benutzer usw. aus helloHQ zu laden, wählst du zunächst die gewünschte Tabelle aus und klickst anschließend auf "Tabelle einfügen".

Excel fügt anschließend die Tabelle als neues Tabellenblatt ein, das in gewohnter Weise verwendet kann.

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.40.41.png 

Um Daten zu aktualisieren reicht eine Kick auf "Daten aktualisieren".

Welche Entitäten aus der API geladen werden können, kannst du auch unter developer.helloHQ.io herausfinden.

ACHTUNG: Damit die Datei auch mit größeren Datenmengen umgehen kann, muss die "Berechnungsoption" (in Excel unter Formeln) auf "manuell gesetzt werden. Das Plugin führt diese Berechnung automatisch am Ende durch.

image.png

API Excel Zugriff - Daten aktualisieren (via Excel Add-In)

Die Abfrage der aktuellen Daten aus helloHQ ist sehr einfach. Dazu muss einfach das Plugin aktiviert werden und auf den Button "Daten aktualisieren" gedrückt werden. 

Screen_1.jpg

Sind die Daten dann nicht aktuell, muss ggf. die Berechnung manuell angestoßen werden (dies sollte eigentlich durch das Plugin passieren). Dazu einfach auf "Formeln" und "Neu berechnen" (oder F9) klicken. 

Screen_3.jpg

Wenn mit einer Pivot gearbeitet wird, muss die Pivot selbst auch aktualisiert werden. Dazu einfach in die Pivot Tabelle klicken, auf "Analysieren" gehen und "Aktualisieren" klicken.

Screen_2.jpg

 

Daten aus dem HQ mit Power BI auswerten

Mit helloHQ haben unsere Kunden den gesamten Prozess ihrer Agentur an einer zentralen Stelle im Griff. Natürlich bietet diese Integration grenzenlose Möglichkeiten für gutes Controlling und Auswertungen aller Art. Mit unseren integrierten Controlling-Modulen bietet helloHQ bereits eine Vielzahl unterschiedlicher Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten “Out-of-the-Box”. Die konkreten Anforderungen an das Unternehmenscontrolling unserer Kunden sind aber so vielfältig, wie es die Agenturlandschaft ist. Natürlich können wir nicht jede noch so ausgefallene Berichtsidee in helloHQ umsetzen – aber wir können die passenden Daten bereit stellen.

Mit Power BI bietet Microsoft seit einiger Zeit ein sehr mächtiges – und kostenfreies – Controllingwerkzeug an, das Daten aus den unterschiedlichsten Quellen aggregieren und aufbereiten kann. Aufgrund seiner Nähe zu Excel sind die zu verwendenden DAX-Formeln (DAX von Data-Analytics-Expressions, nicht von Deutscher Aktien Index) vielen Office-Nutzern außerdem schon bekannt.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung von Berichten in Power BI ist das richtige Anbinden der Datenquelle. Klassiker wie Excel-Tabellen oder SQL-Datenbanken sind kein Problem, bei komplexen Datenstrukturen wie sie helloHQ zugrunde liegen, ist etwas mehr Denkarbeit notwendig. Hier kommt unsere offene REST-API (Daten- und Programmierschnittstelle) zur Hilfe.

Wir verwenden den verbreiteten OData Standard zur Übertragung von Daten aus und in das HQ. Dieser Standard wird auch von Power BI unterstützt und erleichtert uns das Leben. Los geht es also:

Als erstes öffnen wir Power BI und beginnen, indem wir über die Schaltfläche “Daten abrufen” eine neue Datenquelle anlegen.

ezgif-5-85a204e84d.jpg

Wir wählen “Sonstige” –> “Leere Abfrage” aus der langen Liste der Verfügbaren Datenquellen aus.

Screen2.jpg

Ein leeres Abfragefenster wird geöffnet. Um uns mit der helloHQ-API zu verbinden, öffnen wir den erweiterten Editor.

Screen3.jpg

Nun folgt der etwas technischere Teil unserer Übung. Unser Entwickler Mark hat Gott sei Dank etwas Vorarbeit für uns geleistet und das technische Prinzip zur Ansprache der helloHQ-API aus Power BI für uns geknackt. Die technischen Details hat er für Interessierte hier zusammen gefasst. Wir werden es an dieser Stelle etwas vereinfachen.

Der folgende Code ruft Daten aus helloHQ ab. Um dies in Power BI zu verwenden, kopieren wir einfach den vollständigen Code in unser leeres “erweiterter Editor” Fenster in Power BI.

let 
    BaseUrl         = "https://api.hellohq.io/v1/<<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>>?",
    Token           = "<<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>>",
    EntitiesPerPage = 1000,
 
    GetJson = (Url) =>
        let Options = [Headers=[ #"Authorization" = "Bearer " & Token ]],
            RawData = Web.Contents(Url, Options),
            Json    = Json.Document(RawData)
        in  Json,
 
    GetEntityCount = () =>
        let Url   = BaseUrl & "$count=true&$top=0",
            Json  = GetJson(Url),
            Count = Json[#"@odata.count"]
        in  Count,
 
    GetPage = (Index) =>
        let Skip  = "$skip=" & Text.From(Index * EntitiesPerPage),
            Top   = "$top=" & Text.From(EntitiesPerPage),
            Url   = BaseUrl & Skip & "&" & Top,
            Json  = GetJson(Url),
            Value = Json[#"value"]
        in  Value,
 
    EntityCount = List.Max({ EntitiesPerPage, GetEntityCount() }),
    PageCount   = Number.RoundUp(EntityCount / EntitiesPerPage),
    PageIndices = { 0 .. PageCount - 1 },
    Pages       = List.Transform(PageIndices, each GetPage(_)),
    Entities    = List.Union(Pages),
    Table       = Table.FromList(Entities, Splitter.SplitByNothing(), null, null, ExtraValues.Error)
in
    Table

WICHTIG: Bei gewissen Entitäten, wie zum Beispiel Rechnungen oder Eingangsrechnungen, muss für den Wert 'EntitiesPerPage' statt 1000 eine 100 eingetragen werden, damit alle Daten angezeigt werden.

Achtung: Wenn mehrere Elemente Abgefragt werden sollen, kann der Inhalt der BaseUrl wie folgt angepasst werden (Beispielabfrage): "https://api.hqlabs.de/v1/UserReportings?$expand=Project,User,Task&",

Nun sind noch 2 kleine Anpassungen notwendig. Erstens, müssen wir uns authentifizieren. Dies passiert über den “API Token”, den wir uns direkt aus helloHQ holen. Unter Admin/ API Clients ist dieser Token zu finden, den wir nun in unser Skript statt <<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>> einsetzen.

Screen4.jpg

Nun müssen wir der API noch sagen, welche Objekte wir eigentlich abrufen wollen (z.B. Leads, Unternehmen, Projekte usw.). Das gewünschte Objekt fügen wir dann in unseren Code statt <<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>> ein. Die Liste aller verfügbaren Objekte finden wir auch unter developer.helloHQ.io , hier ein Auszug:

Screen5.jpg

Für unser Beispiel rufen wir als erstes alle Leads aus unserem Testsystem ab. nachdem wir das Code-Fenster geschlossen haben, erscheint als erstes folgende Fehlermeldung:

Screen6.jpg

Nach einem Klick auf “Anmeldeinformationen bearbeiten” wählen wir im folgenden Fenster die Option “Anonym” und bestätigen mit “Verbinden”.

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Jetzt werden die ersten Daten aus dem HQ abgerufen. Das folgende Fenster sieht allerdings noch nicht besonders spektakulär aus, so in etwa wie der folgende Screenshot. Wir müssen nun noch die richtigen Spalten unserer Daten einblenden. Das funktioniert mit einem Klick auf den kleinen “Expand” Button wie auf dem Screenshot gezeigt.

Screen8.jpg

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem bereits die einzelnen Informationen unseres Datensatzes angezeigt werden. Theoretisch könnten wir nun auswählen, welche Spalten wir wirklich benötigen – wir können aber auch einfach alle aktiviert lassen.

Wichtig:
Das Häkchen “Ursprüngliche Spaltennamen…” unbedingt deaktivieren.

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Jetzt kommen wir der Sache schon sehr nahe, wir sehen schon die tatsächlichen Daten aus helloHQ. Damit später z.B. ein Datum auch als solches erkannt wird und wir hübsche Zeitfilter etc. verwenden können, müssen wir die Spalten noch entsprechend markieren. Dazu einfach auf eine betroffene Spalte mit einer Datumsangabe oder z.B. einer Zahl klicken und auf “Datentyp erkennen” klicken. Nun wird automatisch der passende Datentyp zugewiesen.

Screen10.jpg

Zu guter Letzt geben wir unserer Abfrage noch einen passenden Namen (in diesem Fall “Leads”) und schließen den Editor.

Screen11.jpg

Das war der schwierige Teil! Jetzt stehen uns alle Daten unserer Abfrage in Power BI zur Verfügung. Per einfachem Drag & Drop bewegen wir die Spalten in unseren Bericht. Fertig ist das interaktive Dashboard. Ein Klick auf “Aktualisieren” holt die neuesten Daten aus helloHQ.

Screen12.jpg

Meistens wollen wir natürlich nicht “nur” Leads auswerten, sondern diese mit vielen anderen Informationen aus helloHQ verbinden. Das ist jetzt garkein Problem mehr – wir wiederholen einfach die oben gezeigten Schritte und rufen statt “Leads” jetzt eben noch “Unternehmen” oder “Projekte” oder irgendein anderes Objekt aus der API ab. Power BI bietet jede Menge Werkzeuge, um diese zu verknüpfen, Berechnungen anzustellen und auszuwerten. Inspiration bietet Microsoft direkt auf der Power-BI-Seite.

Custom Fields auswerten per API (via Daten abrufen)

Achtung: Diese Anleitung gilt nicht für den Fall, dass das Excel Plugin verwendet wird. Hier werden die Custom Fields direkt mit den Daten abgerufen. 

Um Custom Fields (oder andere Felder, die sich laut developer.hellohq.io expanden lassen) in deiner Abfrage auszuwerten, musst du zunächst deinen Befehl erweitern. 

Am Beispiel einer Auswertung der Projekte bedeutet dies: 

Der Befehl https://api.hellohq.io/v1/Projects? 

wird um die Custom Fields auszuwerten zu 

https://api.hellohq.io/v1/Projects?$expand=CustomFields& 

Möchtest du nicht Custom Fields sondern andere Daten ausklappen, ersetzt du "CustomFields" einfach durch das jeweilige Objekt. Als nächstes klickst du auf 'fertig' und kannst per Klick auf den Kopf  der entstehenden Spalte auswählen, welche Elemente dir angezeigt werden sollen. Den Marker bei "Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden" solltest du an dieser Stelle nicht setzen. 

Nun erhältst du eine Liste, in der du die Spalte CustomFields siehst. Allerdings sind deren Werte als "List" angegeben. Nach einem Klick auf den Button oben rechts im Spaltenkopf wird dies zu "Record". Dann kannst du den Button erneut anklicken und im Pop-Up Value und Name selektieren. Hier selektierst du außerdem "Ursprünglichen Spaltennamen als  Präfix verwenden".

API_1.PNG

Allerdings stehen deine Datenfelder nun in der Spalte "CustomField.Name" untereinander. Um sie sinnvoll gegliedert anzuzeigen, markiere einmal die Spalte und klicke im Reiter "Transformieren" auf den Button "Spalte pivotieren". 

API_2_marker.PNG

Im darauffolgenden Pop-Up selektierst du nun CustomFields.Value und unter Erweiterte Optionen "nicht aggregieren". 

API_3.PNG

Nun sollten dir deine Custom Fields und deren Inhalte tabellarisch angezeigt werden.

Alle anzeigen...

Apps

Gibt es eine Android App für helloHQ?

Es gibt eine Zeiterfassungs-Android App für helloHQ, die du aus dem Google PlayStore herunterladen kannst. 

Vorsicht: Deine System Settings (wie zum Beispiel ein Verbot von Reportings auf geschlossene Projekte) werden von der App nicht berücksichtigt. 

1. Einrichtung

Du musst Dich nach dem ersten Start der App mit deinem helloHQ und deinem Benutzer verbinden. Dazu wählst du 'Anmelden' aus und gibst als nächstes die URL von eurem helloHQ ein. Anschließend musst du dich mit deinem Benutzernamen und deinem Passwort anmelden und den Zugriff erlauben.

Schon ist die helloHQ App fertig eingerichtet.

2. Stoppuhr

Die Stoppuhr funktioniert wie das Stoppuhrwidget auf dem Dashboard in helloHQ. Nachdem du 'Stoppuhr starten' ausgewählt hast, wird dir eine Liste mit allen Projekten angezeigt. Hier wählst du dein Projekt und danach den Task aus, auf welchen du reporten möchtest. Sobald du das gemacht hast, läuft auch schon deine Zeiterfassung.

Wenn du auf 'Stoppuhr stoppen' drückst, hast du die Möglichkeit, den Task/das Projekt zu wechseln oder die Zeit zu stoppen. Sobald du eins davon gemacht hast, wird das Reporting in helloHQ übertragen.

Tipp: Wenn du das System Setting "Reporting erzeugt auch einen Zeiterfassungseintrag" aktiviert hast, wird zu deinen Reportings aus der App auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt.  

Android1.png

3. Reporten

Unter dem Punkt 'Reporten' kannst du Reportings manuell anlegen. Die Auswahl der Projekte funktioniert dabei wie bei der Stoppuhr. Anschließend musst du nur noch die Dauer und das Arbeitsende eingeben und auf 'Jetzt reporten' klicken, um dein Reporting in helloHQ zu übertragen.

Android2.png

4. Übersicht 

Hier findest du eine Übersicht all deiner Reportings, auch jene, die du nicht über die App erstellt hast. Diese Reportings sind nach Datum sortiert.

Wichtig: Dies ist nur eine Übersicht und die Reportings können in der App nicht bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Reportings kannst du nur in deinem helloHQ vornehmen.

5. Einstellungen

In den Einstellungen kannst du dich aus der App ausloggen. Des Weiteren kannst du den Projektstatus der Projekte auswählen, die du angezeigt haben möchtest. Dazu wählst du 'Projektstatus' und aktivierst/deaktivierst deine gewünschten Status.

Android3.png

Gibt es eine iOS App für helloHQ?

Es gibt eine Zeiterfassungs iOS App für helloHQ, die du aus dem Apple AppStore herunterladen kannst. 

Vorsicht: Deine System Settings (wie zum Beispiel ein Verbot von Reportings auf geschlossene Projekte) werden von der App nicht berücksichtigt. 

1. Einrichtung

Du musst DIch nach dem ersten Start der App mit deinem helloHQ und deinem Benutzer verbinden. Dazu wählst du 'Anmelden' aus und gibst als nächstes die URL von eurem helloHQ ein. Anschließend musst du dich mit deinem Benutzernamen und deinem Passwort anmelden und den Zugriff erlauben.

Schon ist die helloHQ App fertig eingerichtet.

2. Stoppuhr

Die Stoppuhr funktioniert wie das Stoppuhrwidget auf dem Dashboard in helloHQ. Nachdem du 'Stoppuhr starten' ausgewählt hast, wird dir eine Liste mit allen Projekten angezeigt. Hier wählst du dein Projekt und danach den Task aus, auf welchen du reporten möchtest. Sobald du das gemacht hast, läuft auch schon deine Zeiterfassung.

Wenn du auf 'Stoppuhr stoppen' drückst, hast du die Möglichkeit, den Task/das Projekt zu wechseln oder die Zeit zu stoppen. Sobald du eins davon gemacht hast, wird das Reporting in helloHQ übertragen.

Tipp: Wenn du das System Setting "Reporting erzeugt auch einen Zeiterfassungseintrag" aktiviert hast, wird zu deinen Reportings aus der App auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt.  

iOS-stoppuhr.png

3. Reporten

Unter dem Punkt 'Reporten' kannst du Reportings manuell anlegen. Die Auswahl der Projekte funktioniert dabei wie bei der Stoppuhr. Anschließend musst du nur noch die Dauer und das Arbeitsende eingeben und auf 'Jetzt reporten' klicken, um dein Reporting in helloHQ zu übertragen.

iOS-reporten.png

4. Übersicht 

Hier findest du eine Übersicht all deiner Reportings, auch jene die du nicht über die App erstellt hast. Diese Reportings sind nach Datum sortiert.

Wichtig: Dies ist nur eine Übersicht und die Reportings können in der App nicht bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Reportings kannst du nur in deinem helloHQ vornehmen.

5. Einstellungen

In den Einstellungen kannst du dich aus der App ausloggen. Des Weiteren kannst du den Projektstatus der Projekte auswählen, die du angezeigt haben möchtest. Dazu wählst du 'Projektstatus' und aktivierst/deaktivierst deine gewünschten Status.

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Jira

Welche Funktion bietet die Jira Schnittstelle?

Grundsätzlich gibt zwei Varianten die Schnittstelle zu nutzen - „Jira führend“ und „helloHQ führend“. Pro Projekt müsst ihr euch in helloHQ für eine der Varianten entscheiden.

helloHQ führend 

Die helloHQ führende Variante verwendet ihr, wenn ihr das Projekt in helloHQ planen wollt und dann Aufgaben aus der helloHQ Projektplanung in ein Jira Projekt exportieren möchte.

So habt ihr die Möglichkeit die Projektplanung in helloHQ vorzubereiten und diese Aufgaben als Vorgänge in ein Jira Projekt zu übertragen, damit bspw. die Entwickler dort anschließend arbeiten können.

Die in Jira auf diesen Vorgängen erfassten Zeiten werden in helloHQ synchronisiert, so dass man diese hier zur Abrechnung nutzen kann.

Jira führend

Die Jira führende Variante verwendet ihr, wenn ihr die Projektplanung nicht in helloHQ machen wollt, sondern diese in Jira vornehmt oder ihr oder eure Kunden in Jira Vorgänge für Support Projekte anlegt.

Alle Vorgänge des Jira Projektes werden im verknüpften helloHQ Projekt anlegt und erfasste Worklogs werden übertragen, um diese in Rechnung stellen und controllen zu können. So können auch Support- und Serviceverträge optimal dargestellt werden.

 

In beiden Fällen lässt sich ein Jira Projekt mit einem helloHQ Projekt nachträglich verknüpfen.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, so schaue dir auch gerne unsere weiteren Hilfestellungen zur Jira Schnittstelle an. Du findest diese oben verlinkt oder rechts im Bereich "Beiträge in diesem Abschnitt". 

Wie funktioniert die Jira führende Variante?

Bei Jira führenden Projekten tragt ihr im HQ Projekt unter dem Tab „Allgemein“ in das Feld „Jira-Projektkürzel“ das entsprechende Kürzel ein.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.03.14.png

Vorgänge

In dem HQ Projekt in der Projektplanung erstellt sich bei der nächsten Synchronisierung eine Phase “Jira”. Die Synchronisierung läuft alle 15 min.

Jeder Vorgang aus dem verlinkten Jira Projekt wird nun zu HQ in das verknüpfte Projekt übertragen und in der Projektplanung unter der Phase „Jira“ angelegt.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.05.22.png

Zeiten

Die erfassten Zeiten (Worklogs/ Reportings) werden entweder dauerhaft übertragen oder wenn der Vorgang abgeschlossen ist (Einstellung seitens HQ zu setzen). Teilt uns bei der Einrichtung gerne mit, welche Einstellung wir für euch hinterlegen sollen.

Welche Daten genau übertragen werden, findest du im Artikel Welche Daten werden bei Tasks und Reportings übertragen?

Hinweise:

  • ACHTUNG: Ein Jira Projekt darf in der Jira führenden Variante nur mit einem HQ Projekt verknüpft werden! Sollte dies nicht beachtet werden, können wir diesen Case nicht supporten und die Projekte müssen neu angelegt werden. 
  • Sobald der Vorgang in HQ angelegt wurde, kann dieser im HQ in der Projektplanung verschoben werden.
  • Da im HQ keine Epic-Strukturen vorhanden sind, werden diese nicht synchronisiert. 
  • Du kannst auch eine Aufgabe mit einem Vorgang direkt verknüpfen. Hierfür musst du in der HQ Aufgabe einfach das Vorgangs Kürzel in das Feld HQ-Vorgang eintragen. Dies kann in der Projektplanung gemacht werden.
  • Achtung: Es werden nur Jira-Tickets zum HQ gesynct, die seit Aktivierung des Syncs aktualisiert wurden.

 

 

Wie funktioniert die HQ führende Variante?

Bei der HQ führenden Variante tragt ihr das Jira Projektkürzel im jeweiligen HQ Projekt in der Projektplanung in die Spalte “Jira Projektkürzel” ein.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.49.27.png 

(Sollte die Spalte nicht zu sehen sein, könnt ihr euch diese über einen Klick auf einen der Pfeile des Tabellenkopfes einblenden.)

Vorgänge

Die Synchronisierung läuft alle 15 min. Sobald der Task als Vorgang in Jira angelegt wurde, spielt Jira das Vorgangskürzel zurück zum HQ und ihr könnt das Kürzel im HQ Projektplan am Task einsehen.

Tasks können zwar mit ihrem Aufgabentypen/ Vorgangstypen (Epic, Story, Task, ..) zu Jira übertragen werden, jedoch werden die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen nicht übertragen.

Solltet ihr eine Struktur mit Unteraufgaben übertragen wollen, so gibt es die Möglichkeit, dass wir euch ein Setting setzen, welches das Übertragen von Subtasks erlaubt. Diese sind dann auch dem Task entsprechend zugeordnet.

(Das Setting kann nicht benutzt werden, wenn ihr auch die Jira führende Variante für einige eurer Projekte nutzen möchtet.)

 

Zeiten

Nachdem die Vorgänge zu Jira übertragen wurden und dort darauf gearbeitet wird, werden die Worklogs ins HQ synchronisiert. Die Zeiten der Vorgänge können entweder alle 15 min. übertragen werden oder immer erst nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde. Teilt uns mit, für welche Variante ihr euch entscheidet, dann hinterlegen wir die Einstellung für euch.

Im HQ gibt es die Einstellung, dass Reportings immer “angenommen” sind, sprich dem Kunden in Rechnung gestellt werden dürfen. Dies gilt auch für die synchronisierten Jira Zeiten. Sollte man diese Einstellung nutzen, kann es hilfreich sein die Zeiten erst zu übertragen, wenn der Jira Vorgang vollständig abgeschlossen ist und auch tatsächlich abgerechnet werden darf.

Welche Daten genau übertragen werden, findest du im Artikel Welche Daten werden bei Tasks und Reportings übertragen?

 

Hinweise:

  • HQ überträgt den Status des Tasks/ Vorgangs nur initial
  • Bei HQ führenden Projekten dürft ihr im Reiter “Allgemein” kein Jira-Projektkürzel hinterlegt haben.
  • Subtasks können nur übertragen werden, wenn wir euch einstellen, dass Jira-führende Projekte nicht über die Schnittstelle synchronisiert werden.
  • Die Verknüpfungen/Hierarchie zwischen Story, Epic, Task .. werden nicht übertragen. Der Typ als solches hingegen schon.
  • Du kannst auch direkt eine Aufgabe mit einem Vorgang verknüpfen. Hierfür musst du in der HQ Aufgabe einfach das Vorgangskürzel in das Feld HQ-Vorgang eintragen. Dies kann in der Projektplanung gemacht werden.

Welche Daten werden synchronisiert? (für Aufgaben & Reportings)

Übertragen werden für Aufgaben folgende Werte:

Vorgänge/ Tickets <-> Aufgaben

Fälligkeitsdatum <-> Deadline

Ursprüngliche Schätzung <-> Soll

Zusammenfassung <-> Beschreibung der Aufgaben

Bearbeiter <-> Verantwortlicher

Status <-> Fortschritt (offen = 0% ; in Arbeit = 50% ; abgeschlossen = 100%)

Vorgangsstatus -> Aufgabenstatus (nur von JIRA zum helloHQ)
(vom helloHQ zu Jira wird immer der erste Aufgabenstatus übertragen)

 

Mal angenommen ihr besetzt euren Entwickler Patrick, der ausschließlich in Jira arbeitet und keinen HQ Account hat, auf eine Aufgabe. Da es Patrick nicht als User in helloHQ gibt, wurde das Bearbeiter-Feld in helloHQ beim Sync geleert. Diese Änderung in helloHQ (Bearbeiter rausgenommen) ist nun jedoch aktueller als der gesetzte Bearbeiter in Jira. Das Ergebnis: Der Sync löste aus, dass Patrick in Jira als Bearbeiter entfernt wurde.

Mit dem Hafencity-Update könnt ihr dieses Verhalten verhindern und über ein System-Setting ausschalten, dass ein leeres helloHQ Bearbeiter-Feld zu Jira gesynct wird

 

Übertragen werden bei Reportings (von Jira in helloHQ) folgende Werte:

Reporter -> Benutzer

Arbeitsprotokolle -> Reportings

Projektname -> Projekt

Vorgangsname -> Aufgabenname

Benötigte Zeit -> Dauer

Arbeitsbeschreibung -> Beschreibung des Reportings

Startdatum -> Startzeit

Issue Type -> Aufgabentyp

 

Hinweis: 

Benutzer und Aufgabentyp können für die Abrechnung mit Hilfe der Verrechnungssätze in helloHQ relevant sein. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Unterstützung bei der Einrichtung benötigt!

Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein? (Checkliste zur Einrichtung)

Folgende Schritte sind für die Einrichtung notwendig. Um die Einrichtung gemeinsam mit uns vornehmen zu können, benötigt ihr Onboarding Budget.

(Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle erwähnten Schritte geprüft wurden.)

  1. Bitte sorgt dafür, dass vor der Einrichtung alle Arbeitsabläufe mit ihren Status angelegt sind. Bedeutet: jeder Vorgangstyp muss in helloHQ im Bereich Admin / Standardwerte / Aufgabentypen angelegt werden.

    Unter jedem Vorgangstyp bzw. Aufgabentyp müssen die Status Offen, In Arbeit und Fertig angelegt werden. Sollten es bei euch sehr viele Werte sein, so dass ihr die Aufgabe lieber an uns abgeben möchtet, sprecht uns gerne darauf an.

  2. Bei neuen Jira Systemen läuft die Synchronisierung der “Reporter” über die E-Mail-Adressen der Benutzer. Stellt bitte sicher, dass in Jira und in helloHQ bei den Benutzern die gleichen E-Mail Adressen hinterlegt sind. In helloHQ muss diese am Benutzer als "E-Mail Adresse Arbeit" hinterlegt sein. Ihr benötigt für alle Reporter Lizenzen, wenn ihr die Zeiten in helloHQ abrechnen oder controllen wollt.
    Bei alten/ lokalen Jira Installationen läuft die Zuordnung der “Reporter” über den Benutzernamen. Teilt uns in diesem Falle bitte eure Jira Benutzernamen mit, damit wir diese für euch in der Datenbank hinterlegen. Die klassischen Benutzernamen “Vorname.Nachname”, welche automatisch vergeben werden, können dann nicht mehr benutzt werden.

  3. Klicke in den Jira Einstellungen unter “Vorgänge” nun in der linken Leiste auf "Bildschirmmasken". Danach gehst du rechts bei "Default Screen" auf "konfigurieren". Dort musst du dann die folgenden Felder aktivieren:

    • Summary
    • Description
    • Assignee
    • Time Tracking
    • Due Date
    • Reporter

  4. Kontrolliere, dass das Setting "Sichtbarkeit der Benutzer-E-Mail" in JIRA aktiviert ist und nicht auf "ausgeblendet" steht. (Unter "Jira-Einstellungen" / "Allgemeine Konfiguration")

  5. Bitte teilt uns in jedem Fall alle Status noch einmal mit. Wir müssen diese bei uns an einer weiteren Stelle für die Synchronisierung hinterlegen. Bitte gebt an, welche Status sich in welchem Fortschritt befinden. Es gibt die drei Fortschritte 0%, 50% und 100%. Schickt uns gerne eine Excel Datei mit einer Spalte für die Status und einer Spalte für den Fortschritt (0,50 oder 100).

  6. Wisst ihr schon, ob ihr die Jira führend, helloHQ führende oder beide Varianten testen / integrieren möchtet?

  7. Sollen Subtasks übertragen werden? Ja / nein (siehe Hilfeartikel “helloHQ führend”)
    (nur möglich, wenn helloHQ führend. Sind beide Varianten aktiv, dann werden Subtasks nur von helloHQ zu Jira übertragen)


  8. Sollen die Jira Assignments / Bearbeiter übertragen werden? Ja / nein

    8.1. Wenn ja, soll die Übertragung von Assignments / Bearbeitern von helloHQ zu Jira verhindert werden, sollte es keinen zugewiesenen Bearbeiter in helloHQ geben? Ansonsten kann es passieren, dass der zugewiesene Bearbeiter in Jira geleert wird, da helloHQ ihn überschreibt

  9. Sollen Worklogs/ Reportings dauerhaft (alle 15 min.) oder erst bei Abschluss des Vorgangs übertragen werden? Alle 15 min. / Erst bei Abschluss

  10. Soll eine Synchronisation nur von Jira zu helloHQ erfolgen? Ja / nein

  11. Welches Berechtigungsmodell möchtet ihr nutzen, BasicAuth oder OAuth?
    Wir empfehlen die Einrichtung von BasicAuth, um besseren Support leisten zu können.
    Bei OAuth muss jeder Nutzer sein Konto selbst verknüpfen. Es kann zu Problemen kommen, wenn Nutzer dies nicht tun. Aufgrund der Problematik empfehlen wir BasicAuth zu nutzen.

    (Solltet ihr OAuth einrichten wollen, schaue bitte hier.)

    Für Basic Auth - Teilt uns bitte weitere Daten mit:

    11.1  URL eurer Jira Installation mit.

    11.2 Token (generierst du hier: Zum Token (funktioniert nur wenn du in dein Jira eingeloggt bist).)

    11.3 E-Mail Adresse eines JIRA-Benutzers mit Lese- und Schreibrechten (bspw. HQ@) für alle Projekte, die synchronisiert werden sollen sowie das Passwort. Wir nutzen dieses Konto für die Synchronisierung sowie zur Einrichtung und um euch dauerhaft Support bieten zu können.

 

Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle oben erwähnten Schritte geprüft wurden.

Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein? (OAuth)

 

Wenn du als Authentifizierungsmethode in deinem JIRA OAuth nutzen möchtest, müssen zusätzlich zu den Schritten 1. bis 9. aus dem Artikel "Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein?" außerdem die folgenden Steps durchgeführt werden. Danach kann jeder Nutzer in helloHQ seinen eigenen JIRA-Account nutzen, um Tickets etc. zu synchronisieren.

 

Application Link hinzufügen

Zunächst müsst du in deinem JIRA einen Application Link hinzufügen. Dazu gehst du in den Adminbereich in JIRA und gehst dann links auf den Reiter "Application Links" unter Integrations.

Hostname hinterlegen

Anschließend musst du den Hostnamen des Systems eingeben, also die URL deines HQs, bestehend aus: deineFirma.hqlabs.de, und dann auf "Create new link" klicken. Im nächsten Fenster bitte die Warnung ignorieren und auf "Continue" klicken.

Im nächsten Fenster gibst du unter "Application Name" "HQSB" ein und klickst auf "Continue". Danach musst du dann im neuen Fenster unter "Incoming Authentication" einen beliebigen "Consumer Key", z.B. hqsb, festlegen und uns diesen mitteilen.

Zudem musst du noch die Felder "Consumer Name" und "Description" ausfüllen. Den Public Key schicken wir dir dann zu, sobald wir von dir den Consumer Key bekommen haben.

Alle User müssen sich ihre Accounts anschließend verknüpfen (nachdem helloHQ euch alle eingerichtet hat) - Hilfeartikel verlinken

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Exchange

Was wird über Microsoft Exchange synchronisiert?

Termine

In helloHQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Kalender übertragen. Auch anders herum werden Termine, die du über Einladungen in Exchange erhältst oder versendest, in helloHQ angezeigt. Die Schnittstelle hilft dir dabei Zeiten, Teilnehmer und eventuelle Räume von Termine zwischen Exchange- und helloHQ-Terminen synchron zu halten.

In helloHQ kann festgelegt werden, ob diese Synchronisation für alle Nutzer aktiviert sein soll. Außerdem kann für jeden Nutzer eingestellt werden, in welche Richtung die Termine übertragen werden sollen.

Die Schnittstelle von Exchange, die wir verwenden, versendet automatisch, ohne unser zutun, Nachrichten zu jeder Änderung. Eine Zu- oder Absage ist, im Sinne der Schnittstelle, ebenfalls eine Änderung. 

Urlaub kann nicht synchronisiert werden, da die User sonst die Möglichkeit hätten, bereits angenommenen Urlaub in Outlook zu ändern.

Synchronisierte Felder:

Exchange - helloHQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Location - Ort
Start - Start
End - Ende
Private - Privater Termin

Vorsicht: Du kannst auch wiederkehrende Termine synchronisieren. Folgende wiederkehrenden Termine werden unterstützt: tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche. Hierbei unterstützt das HQ jedoch nur eine Synchronisation von Terminen mit einem angegebenen Enddatum, bzw. ohne Enddatum. Es ist nicht möglich, ein Ende nach x-Wiederholungen einzustellen.

Aufgaben

Aus Projekten oder Workflows in helloHQ entstehen häufig Aufgaben für die Benutzer, manchmal auch mit einer Deadline. Diese Aufgaben können auch über Exchange mit Clients wie bspw. Microsoft Outlook oder Apple Erinnerungenübertragen werden. Wird die Aufgabe in dem jeweiligen Client abgehakt, wird diese Information auch an helloHQ übertragen.

Synchronisierte Felder: 

Exchange - helloHQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Start - Start
DueDate - Ende
TotalWork - Soll
Importance - Priorität
CompleteDate - Fertig
PercentComplete - Fortschritt

Kontakte

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner in helloHQ lassen sich mit der Exchange-Synchronisation ganz einfach in einem Mail-Client oder auf dem Smartphone verfügbar machen. Änderungen der Kontakte werden dabei in beide Richtungen synchronisiert. Die folgenden Kontaktdaten werden zwischen helloHQ und Exchange synchronisiert:

helloHQ
Exchange
Vorname GivenName
Nachname Surname
Position JobTitle
Kundenname CompanyName
Telefon Festnetz BusinessPhone
Telefon Handy MobilePhone
Fax Fax
Email EmailAddress1
Private Adresse PhysicalAddressHome
Geschäftliche Adresse PhysicalAddressBusiness
Website BusinessHomePage

Tipp

Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Achtung: Wenn das Setting "Sync der globalen Kontakte deaktivieren" aktiv ist, werden nur Kontakte gesync die Ansprechpartner eines Unternehmens sind bei dem der Benutzer als Verantwortlicher hinterlegt ist oder im Projektteam eines Projekts in welchem das Unternehmen Kunde ist. 

 

 

Wie richte ich die Schnittstelle zu Exchange ein?

Un die Schnittstelle zu aktivieren, müsst ihr in eurem Exchange einige Einstellungen vornehmen und dann unserem Customer Success Team oder dem Support (support@helloHQ.io) bestimmte Informationen zukommen lassen.
Die Schritte, sowie die Informationen haben wir euch in dem folgenden Video erklärt:

 

Insgesamt benötigen wir zur vollständigen Einrichtung folgende Daten:
Was und wenn ja, in welche Richtungen soll folgendes synchronisiert werden? 
  1. Termine
  2. Aufgaben
  3. Kontakte
Zur Auswahl stehen jeweils diese Synchronisations-Möglichkeiten:
  • helloHQ <-> Exchange (beidseitig)
  • helloHQ -> Exchange (von helloHQ nach Exchange)
  • helloHQ<- Exchange (von Exchange nach helloHQ)
Dann benötigen wir noch die drei Daten aus dem Video oben: 
  • Anwendungs-ID (Client)
  • Verzeichnis-ID (Mandant)
  • Clientschlüssel

Zusätzlich benötigen wir die URL zu eurem Exchange.

 

Und zuletzt die Angabe, für welchen Nutzer der Sync zum Testen zuerst aktiviert werden soll, bevor der Sync für alle Nutzer eingerichtet wird.
  • Test Nutzer E-Mail

Kann ich die Exchange-Synchronisation für Subsysteme anpassen?

Wenn man die Exchange-Synchronisation mit mehreren Subsystemen nutzen möchte, werden standardmäßig die Kontakte aller Unternehmen in dem Ordner "Globale Kontakte" synchronisiert.

Da man bei Subsystemen die Unternehmen eventuell stark trennen möchte, haben wir ein System-Setting entwickelt, bei dem nur "Meine Kontakte" zwischen helloHQ und Exchange synchronisiert werden. Dies verhindert, dass alle Kontakte zwischen verschiedenen Subsystemen synchronisiert werden und muss einmal von uns für euer helloHQ eingestellt werden!

Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.

Was sind die Bedingungen, damit ein Kontakt unter "Meine HQ Kontakte" erscheint?

Bei der Exchange-Synchronisation der Kontakte aus helloHQ unterscheiden wir zwischen zwei Ordnern:

  • HQ Globale Kontakte
  • HQ Meine Kontakte

Grundsätzlich werden alle Kontakte in helloHQ in den Ordner "HQ Globale Kontakte" synchronisiert. Ausgenommen davon sind Kontakte mit den folgenden Eigenschaften (Achtung: Dies ist User spezifisch) die in den Ordner "HQ Meine Kontakte" synchronisiert werden. Diese Kontakte tauchen im Order "HQ Globale Kontakte" nicht mehr auf.

  • Kontakte die Ansprechpartners eines Unternehmens sind, bei dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist
  • Kontakte die als Ansprechpartner in einem Projekt hinterlegt sind, in dem Benutzer als Teammitglied hinterlegt ist.
  • Kontakte die einem Lead zugeordnet sind, in dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist.

Der Sync des Ordners "HQ Globale Kontakte" kann auch komplett deaktiviert werden.

Achtung: Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von helloHQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Per PowerShell mit eurem Exchange Online verbinden

Du hast die Möglichkeit dich per PowerShell mit eurem Exchange Online zu verbinden. Dafür müsst du zuerst das Ausführen von Skripts auf deinem lokalen Computer aktivieren und kannst dann die unten aufgeführten Befehle ausführen.

 

Einmalig das Ausführen von Skripts aktivieren
Bevor man sich zum ersten Mal mit dem Exchange verbindet, muss man einmal das Ausführen von Skripts für den Rechner aktivieren. Das muss
man nur einmal je Computer tun. Öffne dazu PowerShell als Admin und führ folgenden Befehl aus:

 

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned


(In PowerShell kann man Code einfügen, indem man einfach in das offene Fenster mit der rechten Maustaste klickt)

 

Mit dem Exchange Online verbinden

1. Öffne auf dem lokalen Computer Windows PowerShell, und führe den folgenden Befehl
aus:

 

$UserCredential = Get-Credential

 

2. Gib im Dialogfenster Bei Windows PowerShell anmelden deinen Office 365-Benutzernamen und dein Kennwort ein, und klick dann auf "OK".

 Führe dann folgenden Befehl aus: 

 

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange
-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/
-Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

 

3. Im nächsten Schritt kannst du schließlich diesen Befehl ausführen:

 

Import-PSSession $Session

 

Nach dem Einrichten der Verbindung: 

Stelle sicher, dass die Remote-Sitzung getrennt wird, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Wenn du nur das PowerShell-Fenster schließt, ohne die Sitzung zu trennen, kann es sein, dass du alle PowerShell Remotesitzungen verbrauchst, die dir zur Verfügung stehen. Dann müsstest du warten, bis deine Sitzung abgelaufen sind. Dazu kannst du diesen Befehl nutzen:

Remove-PSSession $Session

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API

Wo finde ich Eure API?

Am besten besuchst Du unser Developer-Portal. Hier findest Du neben unserem Developer Guide auch unsere REST API Documentation.

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WebDAV

Wie konfiguriere ich die WebDAV Schnittstelle? 

In den meisten Betriebssystemen sind keine zusätzlichen Programme notwendig um das helloHQ-Laufwerk auf deinem Computer einzurichten. Durch den offenen Standard sind die Betriebssysteme fähig mit wenigen Klicks eine Verbindung herzustellen, die dauerhaft auf deinem Computer angezeigt wird. Nachfolgend findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung für verschiedene Betriebssysteme.

Windows 10

Klicke auf die Windows-Taste und "E" um den Explorer zu öffnen und dort in der linken Menüleiste auf "Dieser PC". Folgendes Fenster siehst du nun:

Klicke mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche neben den angezeigten Laufwerken und wähle den Menüpunkt „Netzwerkadresse hinzufügen“ aus.

Klicke in dem sich öffnenden Fenster auf „Weiter“. Wähle dann „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ aus und klicke wieder auf „Weiter“.
Gebe in das Feld „Internet- oder Netzwerkadresse“ Eure unternehmensweite helloHQ-URL ein.

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Gebe hier wie gewohnt Deine persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort speichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff neu eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“. Abschließend kannst du dem Laufwerk einen individuellen Namen geben.


Das HQLaufwerk wird dann automatisch zu Deinen Laufwerken hinzugefügt.

 

Windows 7 

Klicke auf „Start“  „Computer“.
Klicke mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche neben den angezeigten Laufwerken und wähle den Menüpunkt „Netzwerkadresse hinzufügen“ aus.

 

Klicke in dem sich öffnenden Fenster auf „Weiter“. Wähle dann „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ aus und klicke dann erneut auf „Weiter“.
Gebe in das Feld „Internet- oder Netzwerkadresse“ Ihre unternehmensweite helloHQ-URL ein.

 

Tipp

Vergiss dabei nicht das „s“ nach dem http um eine sichere Verbindung herzustellen!

  

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Geben Sie hier wie gewohnt Ihre persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort speichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff neu eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“. Abschließend kannst du dem Laufwerk einen individuellen Namen geben.
Das helloHQ Laufwerk wird dann automatisch zu Ihren Laufwerken hinzugefügt.

 
 

Max OS X

Wähle den Finder aus oder klicke auf eine freie Fläche auf dem Schreibtisch (In der Programmzeile sollte oben-links jetzt Finder stehen).
Wähle „Gehe zu“ aus und klicke in dem Menü ganz unten auf „Mit Server verbinden...“

 

Screenshot_Doku_Webdav.png

Gebe in das Feld „Serveradresse“ deine unternehmensweite helloHQ-URL ein.

Screen_2_Doku_Webdav.png

Klicke auf das „+“-Symbol um später erneut auf das Laufwerk zugreifen zu können, ohne dieServeradresse erneut eingeben zu müssen. Klicke danach auf "Verbinden“.

Screen_4_Webdav.png

 

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Gebe hier wie gewohnt deine persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort im Schlüsselbund sichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff erneut eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“.

Screen_5_webdav.png


Das HQ-Laufwerk wird dann automatisch zu deinen Laufwerken im Finder links in der Leiste in der Kategorie „Freigaben“ hinzugefügt.

Screen6_webdav.png

 

iOS 

Das iOS unterstützt keine native Verbindung zu dem HQ-Laufwerk, da es keine zentrale Dateiverwaltung auf den Endgeräten gibt. Es ist allerdings möglich mittels verschiedener Apps auf das
helloHQ-Laufwerk zuzugreifen, wie beispielsweise der GoodReader® (http://www.goodiware.com/goodreader.html), der sich besonders gut für die Verwaltung und Betrachtung von einer Vielzahl unterschiedlicher Dateitypen eignet. Den GoodReader® erhältst du im Apple App-Store.

 

Nach dem Download des GoodReaders® auf deinem iOS-Gerät öffne die Applikation.
Klicke auf „Verbinden“, dann auf „Server“ und wähle unter „Neue Verbindung“ den „WebDAV Server“ aus.

 

Gebe in das Feld „Url-Adresse“ deine unternehmensweite helloHQ-URL ein.

Gebe bei „Benutzername“ und „Passwort“ deine persönliche Benutzerkennung ein. Bei „Titel“ kann optional ein individueller Name des Laufwerkes vergeben werden.
Die „Domain“ kannst du leer lassen. Tippe abschließend oben rechts auf die Schaltfläche „Add“.
Das helloHQ-Laufwerk wurde nun angelegt und du kannst in das Datei-System gehen und verschiedene Dateien herunterladen und betrachten.

Wie erfolgt die Versionierung?

Wird eine Datei überschrieben bzw. bearbeitet, so wird die alte Datei nicht gelöscht, sondern es wird eine neue Version angelegt, auch wenn dein Datei-Explorer dich auf das Überschreiben hinweist. Du kannst über die Web-Oberfläche von helloHQ jederzeit zu alten Versionen zurückgehen, sie wiederherstellen oder bei Bedarf auch vollständig entfernen.

Das helloHQ-Laufwerk zeigt immer die neuste Version an. Für ältere Versionen muss die Web-Oberfläche verwendet werden.

Wird eine ältere Version wiederhergestellt, so wird diese Datei automatisch als neuste Version im helloHQ-Laufwerk angezeigt.

Wie lösche ich ein Laufwerk?

Im Prinzip kann mein kein Laufwerk löschen, sondern höchstens die Verknüpfung.

Wird eine Datei im helloHQ-Laufwerk gelöscht, so verschwindet sie in der Ansicht des helloHQ-Laufwerks. Genau wie im Falle des 'Papierkorbs' in deinem gewöhnlichen Dateisystem wird sie faktisch jedoch nicht gelöscht. Im Web-Interface von helloHQ ist die gelöschte Datei noch sichtbar und als 'zum Löschen vorgemerkt' markiert. Hier kann sie bei Bedarf wiederhergestellt, archiviert oder final entfernt werden.

Du kannst zum Bereinigen deiner Dateiablage jeder Zeit sämtliche zum Löschen vorgemerkte Dateien und alte Versionen unter dem Menü-Button „Bereinigen“ entfernen.

 

 

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Weitere Tools

helloHQ-awork Integration

ACHTUNG: Dieser Artikel beschreibt die Version 2 der helloHQ-awork Integration. Diese ist ab dem 08.11.2021 verfügbar.  

 

Wenn ihr zusätzlich zu helloHQ auch awork nutzt, ist es möglich die beiden Programme miteinander zu verbinden. Mit dieser Integration können Aufgabenlisten & Aufgaben, erfasste Zeiten (Reportings) sowie Abwesenheiten synchronisiert werden. Kunden, Projektstatus und Teambesetzungen werden derzeit z.B. nicht übertragen.

In diesem Artikel beschreiben wir euch folgendes:

  1. Synchronisation der Aufgaben und Aufgabenlisten
  2. Synchronisation von erfassten Zeiten (Reportings)
  3. Synchronisation der Abwesenheiten
  4. Einrichtung der helloHQ-awork Integration
  5. Informationen zur Umstellung der alten Integration

1. Synchronisation der Aufgaben und Aufgabenliste

1.1 Projekt synchronisieren

Damit Aufgaben synchronisiert werden können, müssen zunächst die Projekte miteinander verknüpft werden. Das geht auf zwei Wegen:

Die erste Option ist es beim Erstellen eines Projekts in helloHQ die Option Projekt auch in awork anlegen? zu wählen. Ist diese gewählt wird das Projekt in helloHQ und awork angelegt. Diese Option ist auch beim Abschließen eines Leads verfügbar.

Wichtig: Damit die Synchronisierung sauber funktioniert, müssen die Projektvorlagen in helloHQ auch als Vorlagen für Projekte in awork angelegt werden.

Projekt_erstellen.png

Die zweite Option ist es die Projekt-Id eines awork Projekts in das entsprechende Feld in helloHQ einzutragen (Siehe Screenshots)

ProjectId_awork.png

ProjectId_HQ.png

Achtung: Ihr könnt entscheiden, ob die Projektnummer aus helloHQ mit in den Projektnamen in awork übergeben wird. Dies ist ein Setting, das bei der Einrichtung der Integration aktiviert werden kann.

1.2 Aufgaben und Aufgabenliste synchronisieren

Wenn die helloHQ-awork Integration aktiv ist, werden alle Aufgaben zwischen den verknüpften Projekten synchronisiert. Dabei gilt folgendes:

  • Phasen in helloHQ (oberste Ebene des Projektplans) werden in awork zu Listen.
  • Aufgaben (zweite Ebene des Projektplans) werden in awork zu Aufgaben.
  • Im helloHQ Projektplan können nur 3 Ebenen genutzt werden, da awork nur 3 Ebenen bietet.
    • Die Integration wird bei der Synchronisierung Aufgaben auf tieferen Ebenen immer auf die zweite Ebene zurückschieben.

Folgende Eigenschaften von Phasen / Listen werden synchronisiert:

  • Name
  • Soll-Wert:
    • Da es in awork keine Soll-Werte für Liste gibt, wird der Soll-Wert in der. Form [7h] ans Ende des Namens in der Liste in awork übergeben.
    • Wird in awork eine Liste erstellt und am Ende des Namens ein Wert z.B. in der Form [5h] oder [7,3d] eingetragen, wird dieser Wert als „Soll-Wert“ in die helloHQ Phase übergeben.

Folgende Eigenschaften von Aufgaben werden synchronisiert

  • Name
  • Beschreibung
  • Besetzung
  • Start- und Enddatum
  • Soll-Wert
  • Aufgabentyp
  • Aufgabenstatus

Weitere Informationen:

  • Damit die Aufgabenstatus / Aufgabentypen korrekt übernommen werden, müssen die Aufgabentypen in HQ den Tätigkeiten in awork entsprechen. Und die Status unter den Aufgabentypen den Aufgabenstatus aus awork
  • Entspricht das Tag einer Aufgabe in awork einem Budget inhello HQ, wird diese Aufgabe mit dem Budget verknüpft.
  • Die Reihenfolge von Listen / Aufgaben werden initial synchronisiert. Werden diese im Nachgang in der Reihenfolge verschoben wird diese Änderung nicht synchronisiert.

1.3 Synchronisation der Ressourcenbelegung

Auch die Besetzung der Ressourcen wird zwischen helloHQ und awork synchronisiert. Dabei ist wichtig zu wissen, dass Aufgaben in awork nur gleich verteilt sein können. In helloHQ kann die Zuordnung der Ressourcen frei eingestellt werden. Diese wird in helloHQ auch weiter berücksichtigt, solange die Besetzung oder der Soll-Wert in awork nicht verändert werden.

Beispiele hierfür:

Verhalten in awork

  • 3 Benutzer besetzt - 12h Soll-Wert: Jedem User werden 4h zugewiesen
  • 2 Benutzer besetzt - 12h Soll-Wert: Jedem User werden 6h zugewiesen

Verhalten bei der Synchronisation

awork zu helloHQ

  • In helloHQ gibt es noch keine Besetzung: Der Soll-Wert wird auf alle Benutzer gleich verteilt.
  • In helloHQ gibt es bereits zugeteilte Personen mit einem Wert und in awork wird entweder die Besetzung oder der Soll-Wert angepasst: Der Besetzungswert in helloHQ wird angepasst und gleich verteilt.

helloHQ zu awork

  • Solange es keine Änderungen am Soll-Wert oder der Besetzung der Aufgabe gibt, wird der Wert in helloHQ nicht verändert.

1.4 Nur von awork zu helloHQ synchronisieren

Für manche Use Cases kann es sinnvoll sein, dass nur Aufgaben / erfasste Zeiten (Reportings) von awork zu helloHQ synchronisiert werden.

Dies kann z.B. sein, wenn komplexere Projektpläne mit mehreren Ebenen benötigt werden und nur ein Team awork benutzt, welches diese tieferen Ebenen nicht benötigt. 

Eine andere Möglichkeit wäre, dass ihr noch weitere Integrationen, wie z.B. die Jira-Integration, verwendet. 

Für diese Fälle gibt es die Option dass wir die Aufgaben / erfassten Zeiten (Reportings) nur von awork zu helloHQ synchronisieren. D.h. Aufgaben die in helloHQ angelegt werden, werden nicht zu awork übertragen. 

 

2. Synchronisation von erfassten Zeiten (Reportings)

Grundsätzlich werden alle in awork erfassten Zeiten zu helloHQ synchronisiert. In helloHQ erfasste Zeiten werden jedoch nicht zu awork übertragen. 

Um die Zeiten dem richtigen Benutzer zuordnen zu können, müssen die Benutzer in helloHQ und awork die gleiche E-Mail Adresse haben.

Werden Zeiten die synchronisiert wurden in helloHQ oder awork bearbeitet oder gelöscht, werden sie auch im jeweils anderen Tool angepasst bzw. gelöscht. 

Zeiten die in awork ohne eine Aufgabe erfasst wurden, werden in helloHQ auch die Administrations-Aufgabe gebucht.

Die Tätigkeit wird nicht von awork zu helloHQ übertragen, da diese (helloHQ = Aufgabentyp) in helloHQ ausschließlich über die Aufgabe vergeben wird.

 

3. Synchronisation der Abwesenheiten

Damit ihr die Abwesenheiten aller Benutzer in beiden Systemen sehen könnt und diese aber nur einmal anlegen müsst, können über die helloHQ-awork Integration Abwesenheiten von helloHQ zu awork synchronisiert werden.

Achtung: Dieser Teil der Integration ist optional und kann auch deaktiviert werden.

Die Synchronisation funktioniert wie folgt:

  • helloHQ ist das führende System. D.h. die Abwesenheiten werden von helloHQ zu awork übertragen.
  • Abwesenheiten, die in awork erstellt werden, werden automatisch gelöscht.
  • Abwesenheiten, die in awork bearbeitet werden, werden von der helloHQ Abwesenheit überschrieben.
  • Abwesenheiten vom Typ Home-Office und Persönliche Abwesenheit werden nicht übertragen, da diese die Kapazität des jeweiligen Benutzers nicht reduzieren und somit keine Auswirkung auf die Ressourcenplanung haben.

Da Abwesenheiten in awork nur ganztägig sein können, werden alle Abwesenheiten immer als ganzer Tag in helloHQ angelegt. Außerdem kennt awork keine unterschiedlichen Abwesenheitstypen. D.h. in awork lässt sich die Art der Abwesenheit nicht unterscheiden.

Bei der Einrichtung der Abwesenheitssynchronisation könnt ihr festlegen ab welchem Datum Abwesenheiten synchronisiert werden sollen. Hier zählt das Startdatum der Abwesenheit. 

Beispiel

  • Startdatum der Synchronisation: 01.01.2022
  • Abwesenheit Urlaub vom 24.12.2021 - 06.01.2022 [Wird nicht synchronisiert]
  • Abwesenheit Urlaub vom 02.01.2022 - 06.01.2022 [Wird synchronisiert]

4. Einrichtung der helloHQ-awork Integration

Um die helloHQ-awork Integration einzurichten, kannst du dich einfach an unseren Support (support@helloHQ.io) wenden. Das Video gibt dir Hilfestellung bei der Vorbereitung.

Bitte gebt dem Support zur Einrichtung folgende Informationen:

  • Sollen Aufgaben / Reportings synchronisiert werden? [Ja / Nein]
    • Soll das Setting "Synchronisation nur von awork zu helloHQ aktiv sein (siehe oben)? [Ja / Nein]
  • Sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? [Ja / Nein]
    • Ab wann sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Hier gilt das Startdatum der Abwesenheit (siehe in 3.) [Datum]
  • Soll die Projektnummer aus helloHQ in den Projektnamen in awork übernommen werden? [Ja / Nein]
  • URL eures awork Workspace [URL]
  • War / ist die alte Version der helloHQ-awork Integration bei euch aktiv? [Ja / Nein]
  • Bitte prüft und bestätigt, dass alle Benutzer in helloHQ und awork die gleiche E-Mail Adresse hinterlegt haben. Unser Sync vergleicht dazu den Eintrag der obersten Mailadresse unter den Kontaktinformationen in awork mit der geschäftliche Mailadresse oder der Login-Mailadresse in helloHQ
  • Bitte prüft und bestätigt, dass Aufgabentypen in helloHQ den Tätigkeiten in awork entsprechen und die Status unter den Aufgabentypen den Aufgabenstatus aus awork entsprechen.
    • Wenn die Aufgabenstatus nicht gleich sind, kann es dazu führen das Aufgaben in helloHQ direkt abgeschlossen sind, da der korrespondierenden awork Aufgabenstatus nicht gefunden wird.
  • Bitte prüft und bestätigt, dass alle Projektvorlagen in helloHQ auch als Vorlagen für Projekte in awork angelegt sind.
  • Achtung: Da die Funktion Reporting auf geschlossene Aufgaben unterbinden in awork nicht vorhanden ist, darf dieses System Setting in helloHQ nicht aktiviert sein. Wenn das Setting aktiv sein sollte, wird unser Team dies bei Aktivierung der Schnittstelle deaktivieren. 
    • Das gleiche gilt für Keine Reportings auf geschlossene Projekte. Hier gibt es aber ein korrespondierenden Setting in awork das aktiv sein muss.

5. Informationen zur Umstellung der alten Integration

Wenn ihr bereits die "alte" helloHQ-awork Integration genutzt habt, muss die Umstellung auf die neue Integration (Verfügbar ab dem 08.11.2021) manuell erfolgen. Kontaktiert dazu bitte euren Customer Success Manager oder unseren Support (support@helloHQ.io

Bevor wir die Umstellung vornehmen, sind noch folgende Informationen zu beachten:

  • Projekte die bereits mit awork verknüpft waren, werden auf die neue Integration umgestellt
  • In der neuen Integration werden alle Aufgaben synchronisiert. Allerdings gibt es nur 3 Ebenen im Projektplan. D.h. wenn ein Projekt mit awork verknüpft ist, in dem es mehr als 3 Ebenen im Projektplan gibt, werden alle Aufgaben der Ebenen 4 und tiefer auf Ebene 3 geschoben
    • Wenn dies nicht passieren soll, muss die Verknüpfung des helloHQ-Projekts mit dem awork-Projekt vor Umstellung auf die neue Integration entfernt werden. (Feld awork Link leeren - kann in Absprache mit eurem Customer Success Manager oder unserem Support auch zentral über helloHQ erfolgen)
  • Bitte sendet uns zur Umstellung auch alle Informationen aus Punkt 4. 

TimeBro (Automatische Zeiterfassung)

In diesem Webinar dreht sich alles um automatische Zeiterfassung. Zusammen mit unserem Partner timeBro zeigen wir dir, wie du automatisiert Zeiten erfassen und in helloHQ übertragen kannst. Außerdem lernst du, wie sich diese genaueren Zeiten in helloHQ auswerten lassen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse beim nächsten Projekt berücksichtigt werden könnten.

Personio Integration (Abwesenheiten von Personio zu HQ synchronisieren)

Viele Unternehmen managen ihren HR-Bereich mit Personio, planen Projekte und Ressourcen jedoch in helloHQ. Damit die Ressourcenplanung sauber funktioniert ist es wichtig, dass die Abwesenheiten sauber dokumentiert sind. Deshalb lassen sich über diese Integration die Abwesenheiten von Personio zu helloHQ übertragen.

Achtung: Die Personio Integration ist erst ab dem Professional Plan möglich.

Funktion

Wie werden die Daten synchronisiert?

Nach der Konfiguration werden alle Abwesenheiten von Personio in helloHQ übertragen. Dabei muss die E-Mail-Adresse der Benutzer in Personio und helloHQ übereinstimmen. Die Abwesenheiten werden dann alle 3 Stunden abgeglichen.

Abwesenheiten, die in Personio bearbeitet oder gelöscht werden, werden in helloHQ entsprechend angepasst oder gelöscht. 

Die Schnittstelle unterstützt auch eigene Abwesenheitsarten von Personio. Während der Konfiguration könnt ihr festlegen, welche Personio Abwesenheit auf welche helloHQ Abwesenheit gemappt wird. 

Was passiert in helloHQ selbst?

Wenn diese Schnittstelle aktiviert ist, können Abwesenheiten in helloHQ nicht bearbeitet werden. Des Weiteren können auch keine Urlaube über helloHQ beantragt und keine Urlaubskonten gepflegt werden.

Als Beschreibung der Abwesenheit wird die Kategorie aus Personio verwendet.

Konfiguration

Basiskonfiguration

Um die Personio Schnittstelle zu aktivieren, könnt ihr euch an unseren Support werden. 

Zum Aktivieren der Schnittstelle benötigen wir die folgenden Informationen:

  • Client Id von Personio
  • Client Secret von Personio
  • Startdatum des Syncs (Ab welchem Datum sollen die Abwesenheiten gesynct werden?)

Achtung: Denkt daran, dass auch bereits bestehende Abwesenheiten / Urlaube mit der Aktivierung der Schnittstelle nicht mehr in helloHQ bearbeitet werden können. 

Mapping von Personio Abwesenheiten zu helloHQ Abwesenheiten

Wir benötigen die Information, welche Personio Abwesenheit auf welche helloHQ Abwesenheit gemappt werden soll. Dabei stehen alle helloHQ Abwesenheiten zur Auswahl:

  • Krankheit
  • Kind krank
  • Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)
  • Überstundenabbau - Nur ganztägig
  • Remote Arbeit
  • Betriebliche Gründe
  • Persönliche Gründe
  • Fortbildung
  • Berufsschule
  • Mutterschutz - nur ganztägig
  • Elternzeit - nur ganztägig
  • Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Sonderurlaub

Weitere Informationen zum Mapping der Abwesenheiten:

  • Es können mehrere Personio Abwesenheiten mit einer helloHQ Abwesenheit gemappt werden.
  • Ihr könnt das Mapping der Abwesenheiten jederzeit unter Admin / Einstellungen anpassen. Dort gibt es ein System-Setting für jede helloHQ Abwesenheit. Werden mehrere Personio Abwesenheiten auf eine helloHQ Abwesenheit gemappt, müssen diese Komma-getrennt eingetragen werden.
  • Wird das Mapping nachträglich geändert, bleiben bereits bestehenden Abwesenheiten unverändert (Ausnahme: Die Abwesenheit wird nach der Änderung noch einmal in Personio bearbeitet) 

Achtung: In Personio können Abwesenheiten als halbtags oder ganztags eingetragen werden. Bei den als "nur ganztägig" markierten Abwesenheiten, werden alle Abwesenheiten in helloHQ automatisch ganztägig eingetragen, egal was in Personio eingestellt ist. 

Die Auswirkungen der Abwesenheiten in helloHQ bleibt wie hier beschrieben.

 

Damit eure Anfrage so effizient wie möglich bearbeitet werden kann, könnt ihr auch einfach diese Excel Datei ausfüllen und uns zukommen lassen.

 

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Zapier

Zapier Schnittstelle

Wenn du zusätzlich zu helloHQ auch andere Tools nutzt, gibt Zapier dir die Möglichkeit eine Vielzahl an anderen Lieblingsprogrammen mit deinem helloHQ zu verbinden. In diesem Artikel beschreiben wir folgendes:

1. Was ist Zapier?

2. Wie richte ich die Zapier Schnittstelle ein?

3. Wofür kann ich die Zapier Schnittstelle nutzen?

1. Was ist Zapier?

Zapier ist, wie helloHQ, eine Cloud-Lösung, die es dir ermöglicht, von dir genutzte Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so übergreifend Workflows, sogenannte "Zaps" zu erstellen. Aktuell ist dies für über 2000 verschiedene Anwendungen möglich. Um Zapier nutzen zu können kannst du dir einfach hier einen kostenfreien Account erstellen.

2. Wie richte ich die Zapier Schnittstelle ein?

Nachdem du dir einen Zapier Account erstellt hast, kannst du über diese Einladung deinen Zugang zu der helloHQ Integration aktivieren.Kapture_2020-08-19_at_14.59.44.gif

Anschließend steht dir die helloHQ Integration beim Erstellen eines Zaps zur Verfügung.

Bildschirmfoto_2020-08-17_um_10.49.38.png

Beim Erstellen deines ersten helloHQ Zaps wirst du aufgefordert, den API Refresh Token aus helloHQ zur Authentifizierung einzugeben.

Bildschirmfoto_2020-08-19_um_14.32.29.pngDiesen findest du in den Admin Einstellungen in helloHQ unter Admin / API Clients.

Bildschirmfoto_2020-08-17_um_13.25.32.png

Ein Zap ist innerhalb weniger Sekunden erstellt. Im folgenden Beispiel siehst du wie eine Benachrichtigung via Slack über ein neues Projekt erstellt werden kann. Das Erstellen des Zaps gliedert sich grundsätzlich in 10 einfache Schritte:

  1. Klicke auf Make a Zap
  2. Benenne den Zap, wähle helloHQ als App als ersten Teil deines Zaps, selektier deinen helloHQ Account und wähle new Project als Trigger.
  3. Teste den Trigger.
  4. Wähle Slack als zweiten Teil deines Zaps und entscheide dich für die Aktion, die darin ausgelöst werden soll. In diesem Fall Send direct message.
  5. Wähle deinen Slack Account aus und authentifiziere dich über deine Login Daten.
  6. Individualisiere deine Nachricht, indem du auswählst, an wen die Nachricht gesendet werden soll und du weitere Daten aus dem Projekt, wie in diesem Beispiel den Projektnamen, in die Nachricht einbindest.
  7. Teste die Aktion.
  8. Aktiviere den Zap nach einem erfolgreichen Test.
  9. Teile ggf. den Zap mit anderen Kollegen.
  10. Genieße die Vorteile deiner neuen Workflowautomatisierung, spare wertvolle Zeit im Alltag und konzentriere dich auf das Wesentliche.

ZapierHQSlack__1___2_-min.gif

3. Wofür kann ich die Zapier Schnittstelle nutzen? 

Die erste Version der Schnittstelle ermöglicht dir die Nutzung von jeweils fünf Triggern und fünf Actions. Ein Trigger kann immer dann genutzt werden, wenn du eine Aktion aus helloHQ nutzen willst, um in einem weiteren Tool eine Reaktion auszulösen. Eine Action hingegen nutzt du dafür, um auf Grund eines Triggers in einem externen Tool, eine Reaktion in helloHQ auszulösen.

Folgend findest du die aktuellen Trigger und Actions inklusive möglicher Anwendungsfälle:

Trigger

New Lead

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein neuer Lead in helloHQ angelegt wird. Halte dein Vertriebsteam auf dem Laufenden, in dem du diesen Trigger mit automatischen Nachrichten in Kommunikationstools wie Microsoft Teams anwendest. Gerade in Kombination mit der automatischen Leaderstellung via Zapier bist du so immer auf dem Laufenden.

New Project

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein neues Projekt erstellt wird, dementsprechend gibt es auch hier viele Anwendungsfälle. Lass Dir zum Beispiel einfach eine Nachricht via Slack mit den wichtigsten Informationen über neu erstellte Projekte senden.

New Project Task

Dieser Trigger wird ausgelöst sobald eine neue Projektaufgabe erstellt wird. Nutze zum Beispiel das helloHQ Modul Meine Gruppenaufgaben in Kombination mit einem Kommunikationstool wie Slack. So wissen deine Kollegen immer bescheid, wenn es eine neue Aufgabe gibt, die übernommen werden muss.

New Company

Dieser Trigger wird ausgelöst sobald ein neues Unternehmen erstellt wird. Dies kann dann nützlich sein, wenn du eine kundenbasierte Dateiablage außerhalb von helloHQ zum Beispiel in Google Drive nutzt. Sobald ein neues Unternehmen in helloHQ erstellt wird, erstellt dir dieser Zap automatisch einen neuen Ordner in deinem Google Drive.

New Contact Person

Dieser Trigger kann dafür genutzt werden, wenn du deine E-Mailkampagnen über ein Tool wie Mailchimp versendest. Nutze den Trigger um neue Kontaktpersonen in helloHQ zu Newslettern oder anderen Mailkampagnen hinzuzufügen.

Actions

Create Lead

Diese Action erstellt einen neuen Lead in helloHQ. Nutze diese Aktion zum Beispiel in Kombination mit einem Google Formular auf deiner Website, über das Interessenten mit dir Kontakt aufnehmen können. Der Create Lead Zap, erstellt dir direkt einen entsprechenden Lead in deinem helloHQ.

Create Project

Diese Action erstellt ein Projekt in helloHQ. Nutze diese Aktion, wenn dein Vertriebsteam zum Beispiel in einem CRM wie Pipedrive arbeitet. Lass entsprechend beim Abschluss eines Deals ganz einfach ein Projekt in helloHQ erstellen.

Create Project Task

Diese Action erstellt in helloHQ eine Projektaufgabe. Nutze die Email by Zapier Funktion, um Emails direkt als Projektaufgaben zu erstellen. Hierfür wählst du ganz einfach die gewünschte App aus und dir wird eine personalisierte E-Mailadresse erstellt. Verknüpfe diese nun einfach mit einem Projekt in helloHQ und die E-Mails werden zukünftig direkt als Projektaufgaben an diesem abgelegt.

Create Company

Diese Action erstellt ein neues Unternehmen in helloHQ. Nutze diese Aktion, um Unternehmen aus anderen CRMs wie Hubspot auch in helloHQ erstellen zu lassen.

Create Contact Person 

Diese Action erstellt einen neuen Ansprechpartner in helloHQ. Nutze diese Aktion, um Kontaktpersonen aus anderen CRMs wie Hubspot auch in helloHQ erstellen zu lassen.

 

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