Schnittstellen, API & App

Exchange, Jira, API und Co. - alles über unsere Schnittstellen erfährst Du in diesem Abschnitt.

Excel Auswertungen per API

API Excel Zugriff mit Windows (via Daten abrufen)

Prinzipiell gibt es für Windows Benutzer zwei Varianten um per Excel auf die HQ-API zuzugreifen:

  1. Zugriff über die Excel Funktion Daten abrufen
  2. Zugriff per Excel Add-In

Um die Daten direkt über Excel abzurufen musst du auf den Reiter "Daten" - "Daten abrufen" - "Aus anderen Quellen" - "Leere Abfrage" gehen.

Screen_1.png

Nun erscheint ein Fenster auf dem zu auf "Erweiterter Editor" klickst.

Screen_2.png

In nächsten Fenster muss die folgende Abfragen eingegeben werden (Einfach per Copy & Paste einfügen):

let 
    BaseUrl         = "https://api.hqlabs.de/v1/<<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>>?",
    Token           = "<<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>>",
    EntitiesPerPage = 1000,
 
    GetJson = (Url) =>
        let Options = [Headers=[ #"Authorization" = "Bearer " & Token ]],
            RawData = Web.Contents(Url, Options),
            Json    = Json.Document(RawData)
        in  Json,
 
    GetEntityCount = () =>
        let Url   = BaseUrl & "$count=true&$top=0",
            Json  = GetJson(Url),
            Count = Json[#"@odata.count"]
        in  Count,
 
    GetPage = (Index) =>
        let Skip  = "$skip=" & Text.From(Index * EntitiesPerPage),
            Top   = "$top=" & Text.From(EntitiesPerPage),
            Url   = BaseUrl & Skip & "&" & Top,
            Json  = GetJson(Url),
            Value = Json[#"value"]
        in  Value,
 
    EntityCount = List.Max({ EntitiesPerPage, GetEntityCount() }),
    PageCount   = Number.RoundUp(EntityCount / EntitiesPerPage),
    PageIndices = { 0 .. PageCount - 1 },
    Pages       = List.Transform(PageIndices, each GetPage(_)),
    Entities    = List.Union(Pages),
    Table       = Table.FromList(Entities, Splitter.SplitByNothing(), null, null, ExtraValues.Error)
in
    Table

 

Nun sind noch 2 kleine Anpassungen notwendig. Erstens, musst du dich authentifizieren. Dies passiert über den “API Token”, den du dir direkt aus dem HQ holen kannst. Unter Admin/ API Clients ist dieser Token zu finden, der nun in unser Skript statt <<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>> einsetzen, eingefügt wird.

Nun musst du der API noch sagen, welche Objekte eigentlich abgerufen werden sollen (z.B. Leads, Unternehmen, Projekte usw.). Das gewünschte Objekt fügst du dann in den Code anstelle von <<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>> ein. Die Liste aller verfügbaren Objekte findest du unter https://developer.helloHQ.io 

Screen_3.png

Wenn Du nun auf "Fertig" klickst musst Du noch die Spalten erweitern.

Screen_4.png

Anschließend kann die Abfrage benannt werden und per "Schließen & laden" die Daten in die Excel übernommen werden.

Screen_5.png

Über den Reiter "Daten" - "Alle aktualisieren" können ab jetzt immer die aktuellen Daten aus dem HQ abgerufen werden.

Screen_6.png

Nun kannst Du mit den Daten in Excel weiterarbeiten und z.B. Pivot-Tabellen und Grafiken zur Auswertung erstellen. Natürlich kannst du hierfür auch mehrere Abfragen pro Excel hinzufügen, z.B. um Projekte und Unternehmen zu verbinden.

ACHTUNG: Wenn du eine ältere Version von Excel als 2016 verwendest musst du das kostenlose Excel Add-In PowerQuery von Microsoft installieren. 

API Excel Zugriff mit Windows (via Excel Add-In)

Prinzipiell gibt es für Windows Benutzer zwei Varianten um per Excel auf die HQ-API zuzugreifen:

  1. Zugriff per Excel Add-In
  2. Zugriff über die Excel Funktion Daten abrufen

ACHTUNG: Das Add-In funktioniert erst ab der Excel Version 2016 (oder höher)

Um Daten aus dem HQ via API abzurufen, kannst Du dir HQ als Excel Add-In installieren. Dazu muss zunächst die folgende Datei heruntergeladen werden:

hq-addin-manifest.xml

Diese muss auf dem PC in einem Ordner abgelegt werden, in welchem die Datei dauerhaft gespeichert werden kann (Achtung: Im Namen des Ordners und in der darüberliegenden Ordnerstruktur, dürfen keine Leerzeichen enthalten sein). Anschließend muss die Datei per Rechtsklick / "Zugriff gewähren auf" / "Bestimmte Personen" an den Benutzer des PCs freigegeben werden.

Screenshot_1.png

Nun wird ein Link angezeigt, der per Rechtsklick kopiert werden muss. 

Screenshot_2.png

Als nächstes muss dieser Link in Excel hinterlegt werden. Dazu geht man in Excel auf "Datei" - "Optionen" - "Trust Center" - "Einstellungen für das Trust Center". 

Screenshot_3.png

Im neuen Fenster muss die Kategorie "Kataloge vertrauenswürdiger Add-Ins" ausgewählt werden und die URL unter "Katalog-URL" eingegeben werden. Dabei muss folgendes beachtet werden:

  • Alle "/" müssen durch "\" ausgetauscht werden)
  • Alle Inhalte nach dem Ordnernamen bzw. vor dem doppelten "\\" müssen entfernt werden (Siehe Screenshot).
  • Alle Inhalte nach dem Ordner in dem das Manifest liegt müssen ebenfalls entfernt werden (d.h. der Name des Manifests).

Klicke nun auf "Katalog hinzufügen" und wähle "Im Menü anzeigen". Nun auf "ok" klicken und Excel neu starten. 

Screenshot_4.png

Das Add-In kann nun in Excel über "Einfügen" "Meine Add-Ins" geladen werden.

Screenshot_5.png

Klicke nun auf "Geteilter Ordner", wähle die Option "HQ-API-ACCESS" aus und klicke auf "Hinzufügen".

Screenshot_6.png

Nun steht die HQ API per Button in Excel zur Verfügung.

Screenshot_7.png

Nun muss nur der API Token (zu finden im HQ unter Admin / API-Client) eingegeben und auf "Tabelle hinzufügen" geklickt werden. Nun werden die Daten aus der ausgewählten Tabelle in die Excel geladen. Über den Button "Daten aktualisieren" können immer die neusten Daten aus dem HQ abgerufen werden.

Screenshot_8.png

 

ACHTUNG: Damit die Datei auch mit größeren Datenmengen umgehen kann, muss die "Berechnungsoption" (in Excel unter Formeln) auf "manuell" gesetzt werden. Das Plugin führt diese Berechnung automatisch am Ende durch.

Screen.png

API Excel Zugriff mit MacOS (via Excel Add-In)

ACHTUNG: Das Add-In funktioniert erst ab der Excel Version 2016 (oder höher)

In Microsoft Excel für MacOS kannst du ebenfalls die HQ-API einbinden. Folge dafür einfach folgenden Schritten.

1. Installer herunterladen: https://hqlabs.zendesk.com/hc/article_attachments/360000272080/HQ_API_Excel_Plugin.zip

2. ZIP entpacken und Datei ausführen

(WICHTIG: Rechtsklick auf die .mpkg-Datei und dann "Öffnen" auswählen)

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.13.07.png

3. Anweisungen im Installer folgen und installieren

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.14.02.png

4. Microsoft Excel starten, zum Reiter "Einfügen" wechseln und bei "Meine Add-ins" auf den kleinen Pfeil klicken und das HQ-API-Add-in starten

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.36.38.png

5. Auf API Access laden klicken und einen API-Token hinterlegen. API-Token erhältst du direkt aus deinem HQ unter Admin / API Clients.

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.38.47.png

6. Um eine Entität wie Projekte, Unternehmen, Benutzer usw. aus dem HQ zu laden, wählst du zunächst die gewünschte Tabelle aus und klickst anschließend auf "Tabelle einfügen".

Excel fügt anschließend die Tabelle als neues Tabellenblatt ein, das in gewohnter Weise verwendet kann.

Screen_Shot_2018-08-27_at_18.40.41.png 

Um Daten zu aktualisieren reicht eine Kick auf "Daten aktualisieren".

Welche Entitäten aus der API geladen werden können, kannst du auch unter developer.helloHQ.io herausfinden.

ACHTUNG: Damit die Datei auch mit größeren Datenmengen umgehen kann, muss die "Berechnungsoption" (in Excel unter Formeln) auf "manuell gesetzt werden. Das Plugin führt diese Berechnung automatisch am Ende durch.

image.png

API Excel Zugriff - Daten aktualisieren (via Excel Add-In)

Die Abfrage der aktuellen Daten aus dem HQ ist sehr einfach. Dazu muss einfach das Plugin aktiviert werden und auf den Button "Daten aktualisieren" gedrückt werden. 

Screen_1.jpg

Sind die Daten dann nicht aktuell, muss ggf. die Berechnung manuell angestoßen werden (dies sollte eigentlich durch das Plugin passieren). Dazu einfach auf "Formeln" und "Neu berechnen" (oder F9) klicken. 

Screen_3.jpg

Wenn mit einer Pivot gearbeitet wird, muss die Pivot selbst auch aktualisiert werden. Dazu einfach in die Pivot Tabelle klicken, auf "Analysieren" gehen und "Aktualisieren" klicken.

Screen_2.jpg

 

Daten aus dem HQ mit Power BI auswerten

Mit dem HQ haben unsere Kunden den gesamten Prozess ihrer Agentur an einer zentralen Stelle im Griff. Natürlich bietet diese Integration grenzenlose Möglichkeiten für gutes Controlling und Auswertungen aller Art. Mit unseren integrierten Controlling-Modulen bietet das HQ bereits eine Vielzahl unterschiedlicher Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten “Out-of-the-Box”. Die konkreten Anforderungen an das Unternehmenscontrolling unserer Kunden sind aber so vielfältig, wie es die Agenturlandschaft ist. Natürlich können wir nicht jede noch so ausgefallene Berichtsidee im HQ umsetzen – aber wir können die passenden Daten bereit stellen.

Mit Power BI bietet Microsoft seit einiger Zeit ein sehr mächtiges – und kostenfreies – Controllingwerkzeug an, das Daten aus den unterschiedlichsten Quellen aggregieren und aufbereiten kann. Aufgrund seiner Nähe zu Excel sind die zu verwendenden DAX-Formeln (DAX von Data-Analytics-Expressions, nicht von Deutscher Aktien Index) vielen Office-Nutzern außerdem schon bekannt.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung von Berichten in Power BI ist das richtige Anbinden der Datenquelle. Klassiker wie Excel-Tabellen oder SQL-Datenbanken sind kein Problem, bei komplexen Datenstrukturen wie sie dem HQ zugrunde liegen, ist etwas mehr Denkarbeit notwendig. Hier kommt unsere offene REST-API (Daten- und Programmierschnittstelle) zur Hilfe.

Wir verwenden den verbreiteten OData Standard zur Übertragung von Daten aus und in das HQ. Dieser Standard wird auch von Power BI unterstützt und erleichtert uns das Leben. Los geht es also:

Als erstes öffnen wir Power BI und beginnen, indem wir über die Schaltfläche “Daten abrufen” eine neue Datenquelle anlegen.

ezgif-5-85a204e84d.jpg

Wir wählen “Sonstige” –> “Leere Abfrage” aus der langen Liste der Verfügbaren Datenquellen aus.

Screen2.jpg

Ein leeres Abfragefenster wird geöffnet. Um uns mit der HQ-API zu verbinden, öffnen wir den erweiterten Editor.

Screen3.jpg

Nun folgt der etwas technischere Teil unserer Übung. Unser Entwickler Mark hat Gott sei Dank etwas Vorarbeit für uns geleistet und das technische Prinzip zur Ansprache der HQ-API aus Power BI für uns geknackt. Die technischen Details hat er für Interessierte hier zusammen gefasst. Wir werden es an dieser Stelle etwas vereinfachen.

Der folgende Code ruft Daten aus dem HQ ab. Um dies in Power BI zu verwenden, kopieren wir einfach den vollständigen Code in unser leeres “erweiterter Editor” Fenster in Power BI.

let 
    BaseUrl         = "https://api.hqlabs.de/v1/<<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>>?",
    Token           = "<<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>>",
    EntitiesPerPage = 1000,
 
    GetJson = (Url) =>
        let Options = [Headers=[ #"Authorization" = "Bearer " & Token ]],
            RawData = Web.Contents(Url, Options),
            Json    = Json.Document(RawData)
        in  Json,
 
    GetEntityCount = () =>
        let Url   = BaseUrl & "$count=true&$top=0",
            Json  = GetJson(Url),
            Count = Json[#"@odata.count"]
        in  Count,
 
    GetPage = (Index) =>
        let Skip  = "$skip=" & Text.From(Index * EntitiesPerPage),
            Top   = "$top=" & Text.From(EntitiesPerPage),
            Url   = BaseUrl & Skip & "&" & Top,
            Json  = GetJson(Url),
            Value = Json[#"value"]
        in  Value,
 
    EntityCount = List.Max({ EntitiesPerPage, GetEntityCount() }),
    PageCount   = Number.RoundUp(EntityCount / EntitiesPerPage),
    PageIndices = { 0 .. PageCount - 1 },
    Pages       = List.Transform(PageIndices, each GetPage(_)),
    Entities    = List.Union(Pages),
    Table       = Table.FromList(Entities, Splitter.SplitByNothing(), null, null, ExtraValues.Error)
in
    Table

WICHTIG: Bei gewissen Entitäten, wie zum Beispiel Rechnungen oder Eingangsrechnungen, muss für den Wert 'EntitiesPerPage' statt 1000 eine 100 eingetragen werden, damit alle Daten angezeigt werden.

Nun sind noch 2 kleine Anpassungen notwendig. Erstens, müssen wir uns authentifizieren. Dies passiert über den “API Token”, den wir uns direkt aus unserem HQ holen. Unter Admin/ API Clients ist dieser Token zu finden, den wir nun in unser Skript statt <<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>> einsetzen.

Screen4.jpg

Nun müssen wir der API noch sagen, welche Objekte wir eigentlich abrufen wollen (z.B. Leads, Unternehmen, Projekte usw.). Das gewünschte Objekt fügen wir dann in unseren Code statt <<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>> ein. Die Liste aller verfügbaren Objekte finden wir auch unter developer.helloHQ.io , hier ein Auszug:

Screen5.jpg

Für unser Beispiel rufen wir als erstes alle Leads aus unserem Testsystem ab. nachdem wir das Code-Fenster geschlossen haben, erscheint als erstes folgende Fehlermeldung:

Screen6.jpg

Nach einem Klick auf “Anmeldeinformationen bearbeiten” wählen wir im folgenden Fenster die Option “Anonym” und bestätigen mit “Verbinden”.

Screen7.jpg

Jetzt werden die ersten Daten aus dem HQ abgerufen. Das folgende Fenster sieht allerdings noch nicht besonders spektakulär aus, so in etwa wie der folgende Screenshot. Wir müssen nun noch die richtigen Spalten unserer Daten einblenden. Das funktioniert mit einem Klick auf den kleinen “Expand” Button wie auf dem Screenshot gezeigt.

Screen8.jpg

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem bereits die einzelnen Informationen unseres Datensatzes angezeigt werden. Theoretisch könnten wir nun auswählen, welche Spalten wir wirklich benötigen – wir können aber auch einfach alle aktiviert lassen.

Wichtig:
Das Häkchen “Ursprüngliche Spaltennamen…” unbedingt deaktivieren.

Screen9.jpg

Jetzt kommen wir der Sache schon sehr nahe, wir sehen schon die tatsächlichen Daten aus unserem HQ. Damit später z.B. ein Datum auch als solches erkannt wird und wir hübsche Zeitfilter etc. verwenden können, müssen wir die Spalten noch entsprechend markieren. Dazu einfach auf eine betroffene Spalte mit einer Datumsangabe oder z.B. einer Zahl klicken und auf “Datentyp erkennen” klicken. Nun wird automatisch der passende Datentyp zugewiesen.

Screen10.jpg

Zu guter Letzt geben wir unserer Abfrage noch einen passenden Namen (in diesem Fall “Leads”) und schließen den Editor.

Screen11.jpg

Das war der schwierige Teil! Jetzt stehen uns alle Daten unserer Abfrage in Power BI zur Verfügung. Per einfachem Drag & Drop bewegen wir die Spalten in unseren Bericht. Fertig ist das interaktive Dashboard. Ein Klick auf “Aktualisieren” holt die neuesten Daten aus dem HQ.

Screen12.jpg

Meistens wollen wir natürlich nicht “nur” Leads auswerten, sondern diese mit vielen anderen Informationen aus dem HQ verbinden. Das ist jetzt garkein Problem mehr – wir wiederholen einfach die oben gezeigten Schritte und rufen statt “Leads” jetzt eben noch “Unternehmen” oder “Projekte” oder irgendein anderes Objekt aus der API ab. Power BI bietet jede Menge Werkzeuge, um diese zu verknüpfen, Berechnungen anzustellen und auszuwerten. Inspiration bietet Microsoft direkt auf der Power-BI-Seite.

Natürlich könnt ihr euch wie immer gerne an uns wenden, wenn es um die Erstellung schöner Berichte geht – wir helfen mit Rat und Tat.

Custom Fields auswerten per API (via Daten abrufen)

Achtung: Diese Anleitung gilt nicht für den Fall, dass das Excel Plugin verwendet wird. Hier werden die Custom Fields direkt mit den Daten abgerufen. 

Um Custom Fields (oder andere Felder, die sich laut developer.hellohq.io expanden lassen) in deiner Abfrage auszuwerten, musst du zunächst deinen Befehl erweitern. 

Am Beispiel einer Auswertung der Projekte bedeutet dies: 

Der Befehl https://api.hqlabs.de/v1/Projects? 

wird um die Custom Fields auszuwerten zu 

https://api.hqlabs.de/v1/Projects?$expand=CustomFields& 

Möchtest du nicht Custom Fields sondern andere Daten ausklappen, ersetzt du "CustomFields" einfach durch das jeweilige Objekt. Als nächstes klickst du auf 'fertig' und kannst per Klick auf den Kopf  der entstehenden Spalte auswählen, welche Elemente dir angezeigt werden sollen. Den Marker bei "Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden" solltest du an dieser Stelle nicht setzen. 

Nun erhältst du eine Liste, in der du die Spalte CustomFields siehst. Allerdings sind deren Werte als "List" angegeben. Nach einem Klick auf den Button oben rechts im Spaltenkopf wird dies zu "Record". Dann kannst du den Button erneut anklicken und im Pop-Up Value und Name selektieren. Hier selektierst du außerdem "Ursprünglichen Spaltennamen als  Präfix verwenden".

API_1.PNG

Allerdings stehen deine Datenfelder nun in der Spalte "CustomField.Name" untereinander. Um sie sinnvoll gegliedert anzuzeigen, markiere einmal die Spalte und klicke im Reiter "Transformieren" auf den Button "Spalte pivotieren". 

API_2_marker.PNG

Im darauffolgenden Pop-Up selektierst du nun CustomFields.Value und unter Erweiterte Optionen "nicht aggregieren". 

API_3.PNG

Nun sollten dir deine Custom Fields und deren Inhalte tabellarisch angezeigt werden.

Alle anzeigen...

Apps

Gibt es eine Android App für das HQ?

Es gibt eine Zeiterfassungs-Android App fürs HQ, die du aus dem Google PlayStore herunterladen kannst. 

Vorsicht: Deine System Settings (wie zum Beispiel ein Verbot von Reportings auf geschlossene Projekte) werden von der App nicht berücksichtigt. 

1. Einrichtung

Du musst Dich nach dem ersten Start der App mit deinem HQ und deinem Benutzer verbinden. Dazu wählst du 'Anmelden' aus und gibst als nächstes die URL eures HQ ein. Anschließend musst du dich mit deinem Benutzernamen und deinem Passwort anmelden und den Zugriff erlauben.

Schon ist die HQ App fertig eingerichtet.

2. Stoppuhr

Die Stoppuhr funktioniert wie das Stoppuhrwidget auf dem Dashboard im HQ. Nachdem du 'Stoppuhr starten' ausgewählt hast, wird dir eine Liste mit allen Projekten angezeigt. Hier wählst du dein Projekt und danach den Task aus, auf welchen du reporten möchtest. Sobald du das gemacht hast, läuft auch schon deine Zeiterfassung.

Wenn du auf 'Stoppuhr stoppen' drückst, hast du die Möglichkeit, den Task/das Projekt zu wechseln oder die Zeit zu stoppen. Sobald du eins davon gemacht hast, wird das Reporting in dein HQ übertragen.

Tipp: Wenn du das System Setting "Reporting erzeugt auch einen Zeiterfassungseintrag" aktiviert hast, wird zu deinen Reportings aus der App auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt.  

Android1.png

3. Reporten

Unter dem Punkt 'Reporten' kannst du Reportings manuell anlegen. Die Auswahl der Projekte funktioniert dabei wie bei der Stoppuhr. Anschließend musst du nur noch die Dauer und das Arbeitsende eingeben und auf 'Jetzt reporten' klicken, um dein Reporting ins HQ zu übertragen.

Android2.png

4. Übersicht 

Hier findest du eine Übersicht all deiner Reportings, auch jene, die du nicht über die App erstellt hast. Diese Reportings sind nach Datum sortiert.

Wichtig: Dies ist nur eine Übersicht und die Reportings können in der App nicht bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Reportings kannst du nur in deinem HQ vornehmen.

5. Einstellungen

In den Einstellungen kannst du dich aus der App ausloggen. Des Weiteren kannst du den Projektstatus der Projekte auswählen, die du angezeigt haben möchtest. Dazu wählst du 'Projektstatus' und aktivierst/deaktivierst deine gewünschten Status.

Android3.png

Gibt es eine iOS App für das HQ?

Es gibt eine Zeiterfassungs iOS App fürs HQ, die du aus dem Apple AppStore herunterladen kannst. 

Vorsicht: Deine System Settings (wie zum Beispiel ein Verbot von Reportings auf geschlossene Projekte) werden von der App nicht berücksichtigt. 

1. Einrichtung

Du musst DIch nach dem ersten Start der App mit deinem HQ und deinem Benutzer verbinden. Dazu wählst du 'Anmelden' aus und gibst als nächstes die URL eures HQ ein. Anschließend musst du dich mit deinem Benutzernamen und deinem Passwort anmelden und den Zugriff erlauben.

Schon ist die HQ App fertig eingerichtet.

2. Stoppuhr

Die Stoppuhr funktioniert wie das Stoppuhrwidget auf dem Dashboard im HQ. Nachdem du 'Stoppuhr starten' ausgewählt hast, wird dir eine Liste mit allen Projekten angezeigt. Hier wählst du dein Projekt und danach den Task aus, auf welchen du reporten möchtest. Sobald du das gemacht hast, läuft auch schon deine Zeiterfassung.

Wenn du auf 'Stoppuhr stoppen' drückst, hast du die Möglichkeit, den Task/das Projekt zu wechseln oder die Zeit zu stoppen. Sobald du eins davon gemacht hast, wird das Reporting in dein HQ übertragen.

Tipp: Wenn du das System Setting "Reporting erzeugt auch einen Zeiterfassungseintrag" aktiviert hast, wird zu deinen Reportings aus der App auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt.  

iOS-stoppuhr.png

3. Reporten

Unter dem Punkt 'Reporten' kannst du Reportings manuell anlegen. Die Auswahl der Projekte funktioniert dabei wie bei der Stoppuhr. Anschließend musst du nur noch die Dauer und das Arbeitsende eingeben und auf 'Jetzt reporten' klicken, um dein Reporting ins HQ zu übertragen.

iOS-reporten.png

4. Übersicht 

Hier findest du eine Übersicht all deiner Reportings, auch jene die du nicht über die App erstellt hast. Diese Reportings sind nach Datum sortiert.

Wichtig: Dies ist nur eine Übersicht und die Reportings können in der App nicht bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Reportings kannst du nur in deinem HQ vornehmen.

5. Einstellungen

In den Einstellungen kannst du dich aus der App ausloggen. Des Weiteren kannst du den Projektstatus der Projekte auswählen, die du angezeigt haben möchtest. Dazu wählst du 'Projektstatus' und aktivierst/deaktivierst deine gewünschten Status.

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Jira

Welche Funktion bietet die Jira Schnittstelle?

Grundsätzlich gibt zwei Varianten die Schnittstelle zu nutzen - „Jira führend“ und „HQ führend“. Pro Projekt müsst ihr euch im HQ für eine der Varianten entscheiden.

HQ führend 

Die HQ führende Variante verwendet ihr, wenn ihr das Projekt in HQ planen wollt und dann Aufgaben aus der HQ Projektplanung in ein Jira Projekt exportieren möchte.

So habt ihr die Möglichkeit die Projektplanung im HQ vorzubereiten und diese Aufgaben als Vorgänge in ein Jira Projekt zu übertragen, damit bspw. die Entwickler dort anschließend arbeiten können.

Die in Jira auf diesen Vorgängen erfassten Zeiten werden ins HQ synchronisiert, so dass man diese hier zur Abrechnung nutzen kann.

Jira führend

Die Jira führende Variante verwendet ihr, wenn ihr die Projektplanung nicht im HQ machen wollt, sondern diese in Jira vornehmt oder ihr oder eure Kunden in Jira Vorgänge für Support Projekte anlegt.

Alle Vorgänge des Jira Projektes werden im verknüpften HQ Projekt anlegt und erfasste Worklogs werden übertragen, um diese in Rechnung stellen und controllen zu können. So können auch Support- und Serviceverträge optimal dargestellt werden.

 

In beiden Fällen lässt sich ein Jira Projekt mit einem HQ Projekt nachträglich verknüpfen.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, so schaue dir auch gerne unsere weiteren Hilfestellungen zur Jira Schnittstelle an. Du findest diese oben verlinkt oder rechts im Bereich "Beiträge in diesem Abschnitt". 

Wie funktioniert die Jira führende Variante?

Bei Jira führenden Projekten tragt ihr im HQ Projekt unter dem Tab „Allgemein“ in das Feld „Jira-Projektkürzel“ das entsprechende Kürzel ein.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.03.14.png

Vorgänge

In dem HQ Projekt in der Projektplanung erstellt sich bei der nächsten Synchronisierung eine Phase “Jira”. Die Synchronisierung läuft alle 15 min.

Jeder Vorgang aus dem verlinkten Jira Projekt wird nun zu HQ in das verknüpfte Projekt übertragen und in der Projektplanung unter der Phase „Jira“ angelegt.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.05.22.png

Zeiten

Die erfassten Zeiten (Worklogs/ Reportings) werden entweder dauerhaft übertragen oder wenn der Vorgang abgeschlossen ist (Einstellung seitens HQ zu setzen). Teilt uns bei der Einrichtung gerne mit, welche Einstellung wir für euch hinterlegen sollen.

Welche Daten genau übertragen werden, findest du im Artikel Welche Daten werden bei Tasks und Reportings übertragen?

Hinweise:

  • Sobald der Vorgang in HQ angelegt wurde, kann dieser im HQ in der Projektplanung verschoben werden.
  • Da im HQ keine Epic-Strukturen vorhanden sind, werden diese nicht synchronisiert. 
  • Du kannst auch eine Aufgabe mit einem Vorgang direkt verknüpfen. Hierfür musst du in der HQ Aufgabe einfach das Vorgangs Kürzel in das Feld HQ-Vorgang eintragen. Dies kann in der Projektplanung gemacht werden.

Wie funktioniert die HQ führende Variante?

Bei der HQ führenden Variante tragt ihr das Jira Projektkürzel im jeweiligen HQ Projekt in der Projektplanung in die Spalte “Jira Projektkürzel” ein.

Bildschirmfoto_2020-06-11_um_14.49.27.png 

(Sollte die Spalte nicht zu sehen sein, könnt ihr euch diese über einen Klick auf einen der Pfeile des Tabellenkopfes einblenden.)

Vorgänge

Die Synchronisierung läuft alle 15 min. Sobald der Task als Vorgang in Jira angelegt wurde, spielt Jira das Vorgangskürzel zurück zum HQ und ihr könnt das Kürzel im HQ Projektplan am Task einsehen.

Tasks können zwar mit ihrem Aufgabentypen/ Vorgangstypen (Epic, Story, Task, ..) zu Jira übertragen werden, jedoch werden die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen nicht übertragen.

Solltet ihr eine Struktur mit Unteraufgaben übertragen wollen, so gibt es die Möglichkeit, dass wir euch ein Setting setzen, welches das Übertragen von Subtasks erlaubt. Diese sind dann auch dem Task entsprechend zugeordnet.

(Das Setting kann nicht benutzt werden, wenn ihr auch die Jira führende Variante für einige eurer Projekte nutzen möchtet.)

 

Zeiten

Nachdem die Vorgänge zu Jira übertragen wurden und dort darauf gearbeitet wird, werden die Worklogs ins HQ synchronisiert. Die Zeiten der Vorgänge können entweder alle 15 min. übertragen werden oder immer erst nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde. Teilt uns mit, für welche Variante ihr euch entscheidet, dann hinterlegen wir die Einstellung für euch.

Im HQ gibt es die Einstellung, dass Reportings immer “angenommen” sind, sprich dem Kunden in Rechnung gestellt werden dürfen. Dies gilt auch für die synchronisierten Jira Zeiten. Sollte man diese Einstellung nutzen, kann es hilfreich sein die Zeiten erst zu übertragen, wenn der Jira Vorgang vollständig abgeschlossen ist und auch tatsächlich abgerechnet werden darf.

Welche Daten genau übertragen werden, findest du im Artikel Welche Daten werden bei Tasks und Reportings übertragen?

 

Hinweise:

  • HQ überträgt den Status des Tasks/ Vorgangs nur initial
  • Bei HQ führenden Projekten dürft ihr im Reiter “Allgemein” kein Jira-Projektkürzel hinterlegt haben.
  • Subtasks können nur übertragen werden, wenn wir euch einstellen, dass Jira-führende Projekte nicht über die Schnittstelle synchronisiert werden.
  • Die Verknüpfungen/Hierarchie zwischen Story, Epic, Task .. werden nicht übertragen. Der Typ als solches hingegen schon.
  • Du kannst auch direkt eine Aufgabe mit einem Vorgang verknüpfen. Hierfür musst du in der HQ Aufgabe einfach das Vorgangskürzel in das Feld HQ-Vorgang eintragen. Dies kann in der Projektplanung gemacht werden.

Welche Daten werden synchronisiert? (für Aufgaben & Reportings)

Übertragen werden für Aufgaben folgende Werte:

Vorgänge/ Tickets <-> Aufgaben

Fälligkeitsdatum <-> Deadline

Ursprüngliche Schätzung <-> Soll

Zusammenfassung <-> Beschreibung der Aufgaben

Bearbeiter <-> Verantwortlicher

Status <-> Fortschritt (offen = 0% ; in Arbeit = 50% ; abgeschlossen = 100%)

Vorgangsstatus -> Aufgabenstatus (nur von JIRA zum HQ)
(vom HQ zu Jira wird immer der erste Aufgabenstatus übertragen)

 

Übertragen werden bei Reportings (von Jira ins HQ) folgende Werte:

Reporter -> Benutzer

Arbeitsprotokolle -> Reportings

Projektname -> Projekt

Vorgangsname -> Aufgabenname

Benötigte Zeit -> Dauer

Arbeitsbeschreibung -> Beschreibung des Reportings

Startdatum -> Startzeit

Issue Type -> Aufgabentyp

 

Hinweis: 

Benutzer und Aufgabentyp können für die Abrechnung mit Hilfe der Verrechnungssätze im HQ relevant sein. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Unterstützung bei der Einrichtung benötigt!

Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein? (Checkliste zur Einrichtung)

Folgende Schritte sind für die Einrichtung notwendig. Um die Einrichtung gemeinsam mit uns vornehmen zu können, benötigt ihr Onboarding Budget.

(Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle erwähnten Schritte geprüft wurden.)

  1. Bitte sorgt dafür, dass vor der Einrichtung alle Arbeitsabläufe mit ihren Status angelegt sind. Bedeutet: jeder Vorgangstyp muss im HQ im Bereich Admin / Standardwerte / Aufgabentypen angelegt werden.

    Unter jedem Vorgangstyp bzw. Aufgabentyp müssen die Status der Vorgänge angelegt werden. Sollten es bei euch sehr viele Werte sein, so dass ihr die Aufgabe lieber an uns abgeben möchtet, sprecht uns gerne darauf an.

  2. Bei neuen Jira Systemen läuft die Synchronisierung der “Reporter” über die E-Mail-Adressen der Benutzer. Stellt bitte sicher, dass in Jira und im HQ bei den Benutzern die gleichen E-Mail Adressen hinterlegt sind. Im HQ muss diese am Benutzer als "E-Mail Adresse Arbeit" hinterlegt sein. Ihr benötigt für alle Reporter Lizenzen, wenn ihr die Zeiten im HQ abrechnen oder controllen wollt.
    Bei alten/ lokalen Jira Installationen läuft die Zuordnung der “Reporter” über den Benutzernamen. Teilt uns in diesem Falle bitte eure Jira Benutzernamen mit, damit wir diese für euch in der Datenbank hinterlegen. Die klassischen Benutzernamen “Vorname.Nachname”, welche automatisch vergeben werden, können dann nicht mehr benutzt werden.

  3. Klicke in den Jira Einstellungen unter “Vorgänge” nun in der linken Leiste auf "Bildschirmmasken". Danach gehst du rechts bei "Default Screen" auf "konfigurieren". Dort musst du dann die folgenden Felder aktivieren:

    • Summary
    • Description
    • Assignee
    • Time Tracking
    • Due Date
    • Reporter

  4. Kontrolliere, dass das Setting "Sichtbarkeit der Benutzer-E-Mail" in JIRA aktiviert ist und nicht auf "ausgeblendet" steht. (Unter "Jira-Einstellungen" / "Allgemeine Konfiguration")

  5. Bitte teilt uns in jedem Fall alle Status noch einmal mit. Wir müssen diese bei uns an einer weiteren Stelle für die Synchronisierung hinterlegen. Bitte gebt an, welche Status sich in welchem Fortschritt befinden. Es gibt die drei Fortschritte 0%, 50% und 100%. Schickt uns gerne eine Excel Datei mit einer Spalte für die Status und einer Spalte für den Fortschritt (0,50 oder 100).

  6. Wisst ihr schon, ob ihr die Jira führend, HQ führende oder beide Varianten testen/ integrieren möchtet?

  7. Sollen Subtasks übertragen werden? Ja/ nein (siehe Hilfeartikel “HQ führend”)
    (nur möglich, wenn ausschließlich HQ führend)


  8. Sollen die Jira Assignments/ Bearbeiter übertragen werden? Ja/ nein

  9. Sollen Worklogs/ Reportings dauerhaft (alle 15 min.) oder erst bei Abschluss des Vorgangs übertragen werden?

  10. Welches Berechtigungsmodell möchtet ihr nutzen, BasicAuth oder OAuth?
    Wir empfehlen die Einrichtung von BasicAuth, um besseren Support leisten zu können.
    Bei OAuth muss jeder Nutzer sein Konto selbst verknüpfen. Es kann zu Problemen kommen, wenn Nutzer dies nicht tun. Aufgrund der Problematik empfehlen wir BasicAuth zu nutzen.

    Für Basic Auth - Teilt uns bitte weitere Daten mit.
    (Solltet ihr OAuth einrichten wollen, schaue bitte hier.)

    10.1  URL eurer Jira Installation mit.

    10.2 Token (generierst du hier: Zum Token (funktioniert nur wenn du in dein Jira eingeloggt bist).)

    10.3 E-Mail Adresse eines JIRA-Benutzers mit Lese- und Schreibrechten (bspw. HQ@) für alle Projekte, die synchronisiert werden sollen sowie das Passwort. Wir nutzen dieses Konto für die Synchronisierung sowie zur Einrichtung und um euch dauerhaft Support bieten zu können.

 

Bitte teile uns alle rot markierten Daten mit und stelle sicher, dass alle oben erwähnten Schritte geprüft wurden.

Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein? (OAuth)

 

Wenn du als Authentifizierungsmethode in deinem JIRA OAuth nutzen möchtest, müssen zusätzlich zu den Schritten 1. bis 9. aus dem Artikel "Wie richte ich die Jira Schnittstelle ein?" außerdem die folgenden Steps durchgeführt werden. Danach kann jeder Nutzer in deinem HQ seinen eigenen JIRA-Account nutzen, um Tickets etc. zu synchronisieren.

 

Application Link hinzufügen

Zunächst müsst du in deinem JIRA einen Application Link hinzufügen. Dazu gehst du in den Adminbereich in JIRA und gehst dann links auf den Reiter "Application Links" unter Integrations.

Hostname hinterlegen

Anschließend musst du den Hostnamen des Systems eingeben, also die URL deines HQs, bestehend aus: deineFirma.hqlabs.de, und dann auf "Create new link" klicken. Im nächsten Fenster bitte die Warnung ignorieren und auf "Continue" klicken.

Im nächsten Fenster gibst du unter "Application Name" "HQSB" ein und klickst auf "Continue". Danach musst du dann im neuen Fenster unter "Incoming Authentication" einen beliebigen "Consumer Key", z.B. hqsb, festlegen und uns diesen mitteilen.

Zudem musst du noch die Felder "Consumer Name" und "Description" ausfüllen. Den Public Key schicken wir dir dann zu, sobald wir von dir den Consumer Key bekommen haben.

Alle User müssen sich ihre Accounts anschließend verknüpfen (nachdem HQ euch alle eingerichtet hat) - Hilfeartikel verlinken

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Exchange

Was wird über Microsoft Exchange synchronisiert?

Termine

In HQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Kalender übertragen. Auch anders herum werden Termine, die du über Einladungen in Exchange erhältst oder versendest, in HQ angezeigt. Die Schnittstelle hilft dir dabei Zeiten, Teilnehmer und eventuelle Räume von Termine zwischen Exchange- und HQ-Terminen synchron zu halten.

In HQ kann festgelegt werden, ob diese Synchronisation für alle Nutzer aktiviert sein soll. Außerdem kann für jeden Nutzer eingestellt werden, in welche Richtung die Termine übertragen werden sollen.

Die Schnittstelle von Exchange, die wir verwenden, versendet automatisch, ohne unser zutun, Nachrichten zu jeder Änderung. Eine Zu- oder Absage ist, im Sinne der Schnittstelle, ebenfalls eine Änderung. 

Urlaub kann nicht synchronisiert werden, da die User sonst die Möglichkeit hätten, bereits angenommenen Urlaub in Outlook zu ändern.

Synchronisierte Felder:

Exchange - HQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Location - Ort
Start - Start
End - Ende
Private - Privater Termin

Vorsicht: Du kannst auch wiederkehrende Termine synchronisieren. Folgende wiederkehrenden Termine werden unterstützt: tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche. Hierbei unterstützt das HQ jedoch nur eine Synchronisation von Terminen mit einem angegebenen Enddatum, bzw. ohne Enddatum. Es ist nicht möglich, ein Ende nach x-Wiederholungen einzustellen.

Aufgaben

Aus Projekten oder Workflows in HQ entstehen häufig Aufgaben für die Benutzer, manchmal auch mit einer Deadline. Diese Aufgaben können auch über Exchange mit Clients wie bspw. Microsoft Outlook oder Apple Erinnerungenübertragen werden. Wird die Aufgabe in dem jeweiligen Client abgehakt, wird diese Information auch an HQ übertragen.

Synchronisierte Felder: 

Exchange - HQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Start - Start
DueDate - Ende
TotalWork - Soll
Importance - Priorität
CompleteDate - Fertig
PercentComplete - Fortschritt

Kontakte

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner im HQ lassen sich mit der Exchange-Synchronisation ganz einfach in einem Mail-Client oder auf dem Smartphone verfügbar machen. Änderungen der Kontakte werden dabei in beide Richtungen synchronisiert. Die folgenden Kontaktdaten werden zwischen HQ und Exchange synchronisiert:

HQ
Exchange
Vorname GivenName
Nachname Surname
Position JobTitle
Kundenname CompanyName
Telefon Festnetz BusinessPhone
Telefon Handy MobilePhone
Fax Fax
Email EmailAddress1
Private Adresse PhysicalAddressHome
Geschäftliche Adresse PhysicalAddressBusiness
Website BusinessHomePage

Tipp

Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Achtung: Wenn das Setting "Sync der globalen Kontakte deaktivieren" aktiv ist, werden nur Kontakte gesync die Ansprechpartner eines Unternehmens sind bei dem der Benutzer als Verantwortlicher hinterlegt ist oder im Projektteam eines Projekts in welchem das Unternehmen Kunde ist. 

 

 

Wie richte ich die Schnittstelle zu Exchange ein?

Die Schnittstelle zu Exchange wird von HQLabs aktiviert. Dafür wird ein Nutzer in Exchange benötigt, der die Synchronisation mit HQ übernimmt. Außerdem könnt ihr entscheiden, wie ihr die Schnittstelle nutzen möchtet.

Der "Sync-Nutzer" muss die Exchange-Administratorenrolle “ApplicationImpersonation” besitzen. Im Admin-Center von Exchange (erreichbar unter Administrator-> Administrator Exchange) könnt ihr Administratorenrollen anlegen und verwalten. Im Screenshot unten haben wir diese Rolle "HQLabs" genannt und ihr die Eigenschaft der ApplicationsImpersonation verliehen ("Zugewiesene Rolle"). Zur Aktivierung der Schnittstelle könnt ihr die folgenden Schritte vorbereiten und wendet euch anschließend an uns.

Anleitung

  1. In Exchange legt ihr einen Nutzer an, der den Sync übernehmt - oder verwendet einen bestehenden Nutzer dafür. 
  2. Ihr legt eine neue "Administratorenrolle" in Exchange an (siehe Screenshot). 
  3. Dieser Rolle weist ihr die “ApplicationImpersonation”-Rolle zu.
  4. Ihr entscheidet - je Nutzer - was ihr übertragen möchtet: Kontakte, Aufgaben oder Termine (oder kein Sync)
  5. Ihr übermittelt die Liste der Nutzer sowie die Zugangsdaten des Sync-User an euren Onboarding Specialist oder den Support (support@hellohq.io):
    • Benutzername des Sync-Users
    • Passwort des Sync-Users
    • URL, unter der euer Exchange erreichbar ist; In Office365 ist es in der Regel die https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
 
Exchangeeinrichtung.png
 
Sobald wir die Zugangsdaten des HQ-Exchangenutzers haben, können wir den Sync für die gewünschten Nutzer einschalten. Soll für weitere Nutzer ein Sync aktiviert werden, kommt einfach auf den Support zu. 

Kann ich die Exchange-Synchronisation für Subsysteme anpassen?

Wenn man die Exchange-Synchronisation mit mehreren Subsystemen nutzen möchte, werden standardmäßig die Kontakte aller Unternehmen in dem Ordner "Globale Kontakte" synchronisiert.

Da man bei Subsystemen die Unternehmen eventuell stark trennen möchte, haben wir ein System-Setting entwickelt, bei dem nur "Meine Kontakte" zwischen HQ und Exchange synchronisiert werden. Dies verhindert, dass alle Kontakte zwischen verschiedenen Subsystemen synchronisiert werden und muss einmal von uns für euer HQ eingestellt werden!

Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.

Was sind die Bedingungen, damit ein Kontakt unter "Meine HQ Kontakte" erscheint?

Bei der Exchange-Synchronisation der Kontakte aus dem HQ unterscheiden wir zwischen zwei Ordnern:

  • HQ Globale Kontakte
  • HQ Meine Kontakte

Grundsätzlich werden alle Kontakte im HQ in den Ordner "HQ Globale Kontakte" synchronisiert. Ausgenommen davon sind Kontakte mit den folgenden Eigenschaften (Achtung: Dies ist User spezifisch) die in den Ordner "HQ Meine Kontakte" synchronisiert werden. Diese Kontakte tauchen im Order "HQ Globale KOntakte" nicht mehr auf.

  • Kontakte die Ansprechpartners eines Unternehmens sind, bei dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist
  • Kontakte die als Ansprechpartner in einem Projekt hinterlegt sind, in dem Benutzer als Teammitglied hinterlegt ist.
  • Kontakte die einem Lead zugeordnet sind, in dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist.

Der Sync des Ordners "HQ Globale Kontakte kann auch komplett deaktiviert werden.

Achtung: Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Per PowerShell mit eurem Exchange Online verbinden

Du hast die Möglichkeit dich per PowerShell mit eurem Exchange Online zu verbinden. Dafür müsst du zuerst das Ausführen von Skripts auf deinem lokalen Computer aktivieren und kannst dann die unten aufgeführten Befehle ausführen.

 

Einmalig das Ausführen von Skripts aktivieren
Bevor man sich zum ersten Mal mit dem Exchange verbindet, muss man einmal das Ausführen von Skripts für den Rechner aktivieren. Das muss
man nur einmal je Computer tun. Öffne dazu PowerShell als Admin und führ folgenden Befehl aus:

 

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned


(In PowerShell kann man Code einfügen, indem man einfach in das offene Fenster mit der rechten Maustaste klickt)

 

Mit dem Exchange Online verbinden

1. Öffne auf dem lokalen Computer Windows PowerShell, und führe den folgenden Befehl
aus:

 

$UserCredential = Get-Credential

 

2. Gib im Dialogfenster Bei Windows PowerShell anmelden deinen Office 365-Benutzernamen und dein Kennwort ein, und klick dann auf "OK".

 Führe dann folgenden Befehl aus: 

 

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange
-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/
-Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

 

3. Im nächsten Schritt kannst du schließlich diesen Befehl ausführen:

 

Import-PSSession $Session

 

Nach dem Einrichten der Verbindung: 

Stelle sicher, dass die Remote-Sitzung getrennt wird, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Wenn du nur das PowerShell-Fenster schließt, ohne die Sitzung zu trennen, kann es sein, dass du alle PowerShell Remotesitzungen verbrauchst, die dir zur Verfügung stehen. Dann müsstest du warten, bis deine Sitzung abgelaufen sind. Dazu kannst du diesen Befehl nutzen:

Remove-PSSession $Session

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API

Wo finde ich Eure API?

Am besten besuchst Du unser Developer-Portal. Hier findest Du neben unserem Developer Guide auch unsere REST API Documentation.

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WebDAV

Wie funktioniert WebDAV?

Die HQ-Laufwerk-Integration basiert auf dem WebDAV-Standard und ermöglicht dir die Nutzung eines Cloud-basierten, zentralen Dateisystems ohne Web-Oberfläche auf dem du gemeinsam von überall zugreifen und arbeiten kannst.

Mit der Einrichtung von WebDAV wird ein Laufwerk auf deinem Computer hinzugefügt, das sich über deine Benutzerkennung und deine HQ-Web-URL (https://XYZ.helloHQ.io) mit unseren Servern verbindet. In diesem Laufwerk findest du alle für dich relevanten Dateien, die auch in der Web-Umgebung vom HQ zu finden sind bequem von deinem Desktop aus. 

Auch mittels des WebDAV verfügst du über die gleichen Sicherheitsvorkehrungen, die du aus dem HQ bereits kennst, wie die verschlüsselte Datenverbindung zu unseren Servern bzw. deiner lokalen Installation mittels SSL sowie die Autorisierung mit deinen persönlichen Nutzerdaten. Die Dateien werden selbstverständlich ebenfalls versioniert und sind in allen Backups enthalten.

Wie konfiguriere ich die WebDAV Schnittstelle? 

In den meisten Betriebssystemen sind keine zusätzlichen Programme notwendig um das HQ-Laufwerk auf deinem Computer einzurichten. Durch den offenen Standard sind die Betriebssysteme fähig mit wenigen Klicks eine Verbindung herzustellen, die dauerhaft auf deinem Computer angezeigt wird. Nachfolgend findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung für verschiedene Betriebssysteme.

Windows 10

Klicke auf die Windows-Taste und "E" um den Explorer zu öffnen und dort in der linken Menüleiste auf "Dieser PC". Folgendes Fenster siehst du nun:

Klicke mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche neben den angezeigten Laufwerken und wähle den Menüpunkt „Netzwerkadresse hinzufügen“ aus.

Klicke in dem sich öffnenden Fenster auf „Weiter“. Wähle dann „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ aus und klicke wieder auf „Weiter“.
Gebe in das Feld „Internet- oder Netzwerkadresse“ Eure unternehmensweite HQLabs-URL ein (https://UNTERNEHMENS-KÜRZEL.hqlabs.de).

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Gebe hier wie gewohnt Deine persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort speichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff neu eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“. Abschließend kannst du dem Laufwerk einen individuellen Namen geben.


Das HQLaufwerk wird dann automatisch zu Deinen Laufwerken hinzugefügt.

 

Windows 7 

Klicke auf „Start“  „Computer“.
Klicke mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche neben den angezeigten Laufwerken und wähle den Menüpunkt „Netzwerkadresse hinzufügen“ aus.

 

Klicke in dem sich öffnenden Fenster auf „Weiter“. Wähle dann „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ aus und klicke dann erneut auf „Weiter“.
Gebe in das Feld „Internet- oder Netzwerkadresse“ Ihre unternehmensweite HQLabs-URL ein (https://UNTERNEHMENS-KÜRZEL.hqlabs.de).

 

Tipp

Vergiss dabei nicht das „s“ nach dem http um eine sichere Verbindung herzustellen!

  

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Geben Sie hier wie gewohnt Ihre persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort speichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff neu eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“. Abschließend kannst du dem Laufwerk einen individuellen Namen geben.
Das HQLaufwerk wird dann automatisch zu Ihren Laufwerken hinzugefügt.

 
 

Max OS X

Wähle den Finder aus oder klicke auf eine freie Fläche auf dem Schreibtisch (In der Programmzeile sollte oben-links jetzt Finder stehen).
Wähle „Gehe zu“ aus und klicke in dem Menü ganz unten auf „Mit Server verbinden...“

 

Screenshot_Doku_Webdav.png

Gebe in das Feld „Serveradresse“ deine unternehmensweite HQLabs-URL ein (https://UNTERNEHMENS-KÜRZEL.hqlabs.de).

Screen_2_Doku_Webdav.png

Klicke auf das „+“-Symbol um später erneut auf das Laufwerk zugreifen zu können, ohne dieServeradresse erneut eingeben zu müssen. Klicke danach auf "Verbinden“.

Screen_4_Webdav.png

 

Eine Verbindung wird hergestellt und ein Fester zum Eingeben deiner Benutzerkennung erscheint. Gebe hier wie gewohnt deine persönlichen Login-Daten ein, klicke auf „Kennwort im Schlüsselbund sichern“ falls du dein Kennwort nicht bei jedem Zugriff erneut eingeben möchtest und klicke dann auf „OK“.

Screen_5_webdav.png


Das HQ-Laufwerk wird dann automatisch zu deinen Laufwerken im Finder links in der Leiste in der Kategorie „Freigaben“ hinzugefügt.

Screen6_webdav.png

 

iOS 

Das iOS unterstützt keine native Verbindung zu dem HQ-Laufwerk, da es keine zentrale Dateiverwaltung auf den Endgeräten gibt. Es ist allerdings möglich mittels verschiedener Apps auf das
HQ-Laufwerk zuzugreifen, wie beispielsweise der GoodReader® (http://www.goodiware.com/goodreader.html), der sich besonders gut für die Verwaltung und Betrachtung von einer Vielzahl unterschiedlicher Dateitypen eignet. Den GoodReader® erhältst du im Apple App-Store.

 

Nach dem Download des GoodReaders® auf deinem iOS-Gerät öffne die Applikation.
Klicke auf „Verbinden“, dann auf „Server“ und wähle unter „Neue Verbindung“ den „WebDAV Server“ aus.

 

Gebe in das Feld „Url-Adresse“ deine unternehmensweite HQLabs-URL ein (https://UNTERNEHMENS-KÜRZEL.helloHQ.io).

Gebe bei „Benutzername“ und „Passwort“ deine persönliche Benutzerkennung ein. Bei „Titel“ kann optional ein individueller Name des Laufwerkes vergeben werden.
Die „Domain“ kannst du leer lassen. Tippe abschließend oben rechts auf die Schaltfläche „Add“.
Das HQ-Laufwerk wurde nun angelegt und du kannst in das Datei-System gehen und verschiedene Dateien herunterladen und betrachten.

Wie erfolgt die Versionierung?

Wird eine Datei überschrieben bzw. bearbeitet, so wird die alte Datei nicht gelöscht, sondern es wird eine neue Version angelegt, auch wenn dein Datei-Explorer dich auf das Überschreiben hinweist. Du kannst über die Web-Oberfläche vom HQ jederzeit zu alten Versionen zurückgehen, sie wiederherstellen oder bei Bedarf auch vollständig entfernen.

Das HQ-Laufwerk zeigt immer die neuste Version an. Für ältere Versionen muss die Web-Oberfläche verwendet werden.

Wird eine ältere Version wiederhergestellt, so wird diese Datei automatisch als neuste Version im HQ-Laufwerk angezeigt.

Wie lösche ich ein Laufwerk?

Im Prinzip kann mein kein Laufwerk löschen, sondern höchstens die Verknüpfung.

Wird eine Datei im HQ-Laufwerk gelöscht, so verschwindet sie in der Ansicht des HQLaufwerks. Genau wie im Falle des 'Papierkorbs' in deinem gewöhnlichen Dateisystem wird sie faktisch jedoch nicht gelöscht. Im Web-Interface vom HQ ist die gelöschte Datei noch sichtbar und als 'zum Löschen vorgemerkt' markiert. Hier kann sie bei Bedarf wiederhergestellt, archiviert oder final entfernt werden.

Du kannst zum Bereinigen deiner Dateiablage jeder Zeit sämtliche zum Löschen vorgemerkte Dateien und alte Versionen unter dem Menü-Button „Bereinigen“ entfernen.

 

 

Warum sagt mir WebDav das die Datei zu groß zum download ist?

Unter Windows gibt es ein Limit wie groß eine Datei sein darf die per WebDav heruntergeladen werden kann. Oft ist dieses als Standard bei 50MB eingestellt. Du kannst dies jedoch anpassen indem Du die folgenden Schritte ausführst:

ACHTUNG: Bitte spreche diesen Schritt zunächst mit deinem Administrator ab, da du hier direkt in der Windows Registry arbeitest!

  1. Klicke auf Start
  2. Tippe "Regedit" ein und öffne die Anwendung
  3. Dort musst du dem folgenden Pfad folgen "HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters"
  4. Hier machst du einen Rechtsklick auf "FileSizeLimitInBytes und klickst "Ändern"
  5. Klicke auf Dezimal
  6. Trage den Wert 4294967295 ein.
  7. Starte deinen PC neu

Nun kannst du Dateien von bis zu 4GB herunterladen.

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LDAP (Active Directory)

Ist es möglich das HQ an unsere Active Directory (LDAP) anzubinden?

Die Anbindung an die Active Directory deines Unternehmens ist mit LDAP und OpenLDAP möglich. Die Nutzer in AD-Gruppen werden gemäß den Gruppenfiltern zu HQ übertragen.

Zur Einrichtung im HQ werden die folgenden Daten benötigt:

Name Beschreibung
   
Adresse des AD Hostadresse des AD (kann auch eine IP sein)
   
Login User Der User der für den Sync verwendet werden kann. Dies kann ein "Full Qualified" User sein, je nach System aber auch ein einfach "domain\user".
   
Passwort Das Passwort für den Sync-User
   
Verschlüsselung per SSL Ja oder Nein
   
Protokoll Standard oder OpenLDAP
   
Authentication Typ "Negotiate" oder "Basic"
   
Filter für die AD-User-Synchronisation Der Filter aus dem alle Benutzer in das HQ importiert werden.
   
Group Filter Statement Der vollständige Filter für die Gruppen, die zu HQ übertragen werden sollen. (Pfad in der AD)
   
Root Distinguished Name Pfad auf dem in der AD zu den zu synchronisierenden Benutzern.
   
User Domain Wenn der Sync-Benutzer in einer Domain ist, kann es sein das die Domain explizit angegeben werden muss, da der Benutzer ansonsten nicht gefunden wird.

 

 

Achtung: Die Synchronisation per LDAP ist erst ab dem Professional Plan möglich.

Kann ich Benutzer nachträglich mit der Active Directory verknüpfen?

Allgemeines

Generell werden AD-User als neue Benutzer in HQ angelegt. Damit werden die Benutzer, die im Vorfeld beispielsweise für Tests angelegt wurden, redundant. 
Wenn bereits produktiv gearbeitet wird, ist das ungünstig, weil relevante Daten (Kunden, Projekte, Aufgaben, Belege) nach dem Import aus AD mit dem "falschen" HQ-Benutzer verknüpft sind.
Es sollte also im Vorfeld geklärt werden, inwieweit vor AD-Anbindung produktive Daten angelegt werden sollen. Eine Korrektur der Daten im Nachhinein ist natürlich möglich, allerdings in der Regel umständlich. Deshalb empfehlen wir, bestehende HQ-Nutzer mit den zu importierenden AD-Nutzern zu verknüpfen. 

Wie können wir die Benutzer verknüpfen?

Die aus AD importieren User erhalten in HQ einen Eintrag zur Identifikation. Dafür kann ein eigens definiertes Datenfeld mit dem Namen "Active Directory Unique Key" am Benutzer an (Admin / Standardwerte / Datenfelder Benutzer) angelegt werden. Das Feld wird in jedem Fall benötigt, auch wenn keine Benutzer verknüpft werden sollen. In dieses Feld kopiert ihr den Wert des Attributs "objectSid" aus AD oder - wenn diese nicht existiert - aus dem Attribut "EntryUUID" aus der entsprechenden "directory". 

Voraussetzungen

  • Im HQ muss das Feld "Active Directory Unique Key" für Benutzer angelegt werden (siehe oben, Admin / Standardwerte / Datenfelder Benutzer). 
  • Die AD-Gruppe, die importiert werden soll, muss das Attribut "displayname" oder "description" enthalten. Dies wird der Klarname, den die HQ-Gruppe enthält. Wenn beide Felder nicht vorhanden sind wird das Feld "cn" verwendet, das häufig aber keinen echten Klarnamen beinhaltet.
  • Die AD-User, die importiert werden sollen, müssen folgende Felder ausgefüllt enthalten: "samaccountname" oder "uid" sowie "mail". Um sinnvolle Daten zu erhalten, genauso bitte "givenName", "sn" und "telephoneNumber" pflegen. "samaccountname" oder "uid" sind der neue Benutzername im HQ.
  • Sollen die Nutzer auch den gesyncten Gruppen zugeordnet werden, so müssen die User eine Property "memberOf" oder "member" besitzen in denen der full-qualified name der Gruppen steht. Die Gruppen müssen auch über das Verzeichnis synchronisiert worden sein, damit eine Zuordnung möglich ist.

Kann ich auch Benutzer zum HQ hinzufügen, die nicht zu unserem Active Directory (LDAP) gehören?

Wenn du für euer HQ die Anbindung zu LDAP eingerichtet hast, kannst du trotzdem weiterhin Mitarbeiter einladen, die nicht zu eurem LDAP gehören.

Dafür kannst du einfach den hier beschriebenen Weg folgen!

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Weitere Tools

HQ-awork Integration

Besonders praktisch: Wenn du zusätzlich zum HQ auch awork nutzt, so ist es auch möglich die beiden Programme miteinander zu verbinden. So kannst du Projekte und Aufgaben vom HQ zu awork senden und Zeiten aus awork im HQ abrechnen und controllen. In diesem Artikel beschreiben wir:

  1. Wie du die awork / HQ Integration vorbereiten kannst
  2. Wie du Projekte und Angebote von HQ zu awork übertragen kannst
  3. Wie in awork gebuchte Zeiten zu HQ übertragen werden

1. Integration vorbereiten

Die HQ-awork-Schnittstelle wird durch den HQ Support aktiviert. Anschließend muss nur noch ein Admin sein HQ-Benutzerkonto mit dem awork-Account verknüpfen. Bei Fragen wende dich gern jederzeit an den Support oder einen Onboarding-Spezialisten. Im folgenden beschreiben wir, wie du die Aktivierung der Integration vorbereiten kannst.

Achtung: Bevor wir die Schnittstelle aktivieren, solltest du einmal mit deinem Onboarding-Spezialisten über den Prozess den ihr abbilden wollt sprechen.  

Schritt 1: Client in awork einrichten 

Mit den ersten Schritte der Integration kannst du direkt selbst loslegen. Dafür meldest du dich zuerst in deinem awork-Workspace an. Unter Einstellungen >> Integrationen richten wir dort den benötigten "Client" ein. Der richtige Button heißt "Client+" und befindet sich ganz unten auf der Seite  - bitte klickt hier nicht den großen HQ-Button darüber.  

Screenshot_2020-03-02_at_15.24.59.png

Name: Den Client benennst du am besten sprechend nach dessen Funktion, also zum Beispiel: HQ Integration.

Client ID: Nun suchst du dir eine Client ID aus - dies soll eine eindeutige ID sein und benötigt mindestens 6 Zeichen und darf kein Sonderzeichen enthalten.

Unter dem Punkt Redirect URI hinzufügen fügst du einmal die URI deines HQs nach folgendem Muster ein: https://DEINHQ.hqlabs.de/Helper/phq_context/Authorization/auth-callback.aspx

Dabei ersetzt du "DEINHQ" durch die Subdomain eurer HQ-Adresse und klickst nun auf den Button mit dem Plussymbol. Im letzten Schritt speicherst du diese Einstellungen.

Nun wird dir ein sogenanntes Secret eingeblendet. Bitte leite Client ID, den Secret Key sowie eure HQ-URL an unseren Support weiter, mit der Bitte die HQ-awork-Integration zu aktivieren. Solltest du den Key verloren haben, kannst du in den Integrationseinstellungen in awork jederzeit ein neues generieren. 

Screenshot_2020-03-02_at_15.27.48.png

Schritt 2: Benutzer verknüpfen

Sobald durch den Support die Integration aktiviert wurde, setzt du die Einrichtung in deinem HQ fort. Die folgenden Schritte müssen durch einen Nutzer erfolgen, der sowohl in HQ als auch in awork ein Admin-Nutzer ist:
Öffne dein Benutzerprofil über die Benutzer-Übersicht bzw. durch Klick auf den eigenen Benutzernamen oben links im HQ. Rufe dort den Reiter "Apps" auf, den der Support im Zweifel frisch für euch aktiviert hat.  Dort klickst den Button +App verknüpfen und wählst awork aus.

Screenshot_2020-03-02_at_15.29.21.png

Es folgt eine automatische Weiterleitung zur awork-Authentifizierung und Anmeldemaske. Mit der Authentifizierung und Anmeldung in deinem awork-Konto bestätigst du, dass die Schnittstelle nun Daten austauschen darf. Im HQ wird zudem automatisch eine neues Link-Feld  am Projekt erstellt. In dieses Feld wird später der awork-Link zum Projekt hinterlegt. 
Screenshot_2020-03-02_at_15.39.11.png

2. Projekte und Aufgaben von HQ zu awork senden

Beim Anlegen neuer Projekt im HQ kannst du zeitgleich ein Projekt in awork erstellen lassen. Damit diese jedoch auch übertragen werden, brauchst du vor dem Abspeichern nur noch die neue Checkbox "awork-Projekt anlegen" auszuwählen, bevor du auf "Anlegen" klickst. Der Kunde des Projektes wird dabei ebenfalls zugewiesen - sofern der Kunde sowohl in HQ als auch ein awork mit gleichem Namen hinterlegt ist. 

Tipp: Wenn es ein Projekt bereits in awork gibt und es nicht aus einem HQ-Projekt erzeugt wurde: Im Feld "awork Link" im Reiter "Allgemein" am HQ-Projekt kannst du auch nachträglich den Link zu einem awork-Projekt setzen. Dadurch werden dann Zeiten und Tasks (auf die Zeiten getrackt wurden) aus awork ins HQ übernommen. Das Feld für den Link erscheint aber erst, nachdem du mindestens ein Projekt via Integration angelegt hast. 
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Hast du für das Projekt auch ein Angebot erstellt, kannst du aus den Angebotspositionen Aufgaben in awork erzeugen. Dafür rufst du das entsprechende Angebot auf und wählst unter dem Dropdown-Menü "Erzeugen aus Beleg" die Option "awork-Aufgaben".

Screenshot_2020-03-02_at_14.55.02.png

Nach deiner Auswahl, öffnet sich nun ein Pop-Up im HQ, der eine Auswahl deiner awork-Projekte als Dropdown enthält, und in welchem dir die Positionen aus deinem Angebot angezeigt werden.
Das HQ prüft anhand des HQ-Projektnamens im Angebot, ob ein entsprechendes awork-Projekt verfügbar ist. Wenn es bereits verknüpft sein sollte, wird das awork-Projekt automatisch vorausgewählt.

Bildschirmfoto_2020-02-28_um_17.47.24.png

Wichtig hier: Wenn du in deinem Angebot Gruppensummen hast, werden aus diesen Aufgabenlisten in awork erzeugt. Solltest du einzelne Positionen im Beleg haben, werden aus diesen einzelne Aufgaben erzeugt. 

Jetzt bestätigst du nur noch deine Auswahl und schon findest du die Aufgaben und Listen in deinem awork Account. 

3. Erfasste Zeiten (Reportings) von awork zu HQ übertragen

In verknüpften Projekten sorgt die Integration automatisch dafür, dass alle in awork erfassten Zeiten zum HQ übertragen werden. Gibt es dabei eine Aufgabe aus awork noch nicht im HQ, wird auch der Aufgabenname (sowie Aufgabentyp und Soll-Wert) zum HQ übertragen. Dabei entsteht im HQ eine Phase "awork - Zeiten" im Projekt. Darunter findest du die eigentlichen awork-Aufgaben. Hinweis: Da in awork eine Aufgabe mehreren Listen zugeteilt sein kann, werden keine awork-Listen ans HQ übertragen.

Sofern ihr in HQ und awork dieselben Aufgabentypen (bzw. in awork sogenannte "Tätigkeiten") hinterlegt habt, werden auch diese an den Reportings bzw. Aufgaben übertragen. Neue Aufgabentypen und Tätigkeiten hinterlegt bitte immer in beiden Tools. Die Typen selbst werden nicht auch die Schnittstelle angelegt. 

Screenshot_2020-03-02_at_15.03.55.png


Die Zeiten erscheinen im HQ wie gewohnt als "Reportings". Anhand der Email-Adresse des Benutzers, versucht die Schnittstelle die Reportings dem richtigen HQ-Nutzer zuzuordnen. Dabei wird natürlich auch der Kostensatz sowie der externe Stundensatz gemäß der Projektrollen und Aufgabentypen der Verrechnungssätze gespeichert. Kennt das HQ die Email-Adresse nicht, wird das Reportings ohne Erfasser angelegt (und ggf. ohne Stundensätze). Die Zeiten lassen sich wie alle anderen Reportings im HQ einer Rechnung hinzufügen und nach Dauer, Kostensatz und externem Stundensatz auswerten. 

 

 

TimeBro (Automatische Zeiterfassung)

In diesem Webinar dreht sich alles um automatische Zeiterfassung. Zusammen mit unserem Partner timeBro zeigen wir dir, wie du automatisiert Zeiten erfassen und ins HQ übertragen kannst. Außerdem lernst du, wie sich diese genaueren Zeiten im HQ auswerten lassen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse beim nächsten Projekt berücksichtigt werden könnten.

Alle anzeigen...

Zapier

Zapier Schnittstelle

Wenn du zusätzlich zum HQ auch andere Tools nutzt, gibt Zapier dir die Möglichkeit eine Vielzahl an anderen Lieblingsprogrammen mit deinem HQ zu verbinden. In diesem Artikel beschreiben wir folgendes:

1. Was ist Zapier?

2. Wie richte ich die Zapier Schnittstelle ein?

3. Wofür kann ich die Zapier Schnittstelle nutzen?

1. Was ist Zapier?

Zapier ist, wie das HQ, eine Cloud-Lösung, die es dir ermöglicht, von dir genutzte Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so übergreifend Workflows, sogenannte "Zaps" zu erstellen. Aktuell ist dies für über 2000 verschiedene Anwendungen möglich. Um Zapier nutzen zu können kannst du dir einfach hier einen kostenfreien Account erstellen.

2. Wie richte ich die Zapier Schnittstelle ein?

Nachdem du dir einen Zapier Account erstellt hast, kannst du über diese Einladung deinen Zugang zu der HQ Integration aktivieren.Kapture_2020-08-19_at_14.59.44.gif

Anschließend steht dir die HQ Integration beim Erstellen eines Zaps zur Verfügung.

Bildschirmfoto_2020-08-17_um_10.49.38.png

Beim Erstellen deines ersten HQ Zaps wirst du aufgefordert, den API Refresh Token aus deinem HQ zur Authentifizierung einzugeben.

Bildschirmfoto_2020-08-19_um_14.32.29.pngDiesen findest du in den Admin Einstellungen in deinem HQ unter Admin / API Clients.

Bildschirmfoto_2020-08-17_um_13.25.32.png

Ein Zap ist innerhalb weniger Sekunden erstellt. Im folgenden Beispiel siehst du wie eine Benachrichtigung via Slack über ein neues Projekt erstellt werden kann. Das Erstellen des Zaps gliedert sich grundsätzlich in 10 einfache Schritte:

  1. Klicke auf Make a Zap
  2. Benenne den Zap, wähle HQ als App als ersten Teil deines Zaps, selektier deinen HQ Account und wähle new Project als Trigger
  3. Teste den Trigger
  4. Wähle Slack als zweiten Teil deines Zaps und entscheide dich für die Aktion, die darin ausgelöst werden soll. In diesem Fall Send direct message
  5. Wähle deinen Slack Account aus und authentifiziere dich über deine Login Daten.
  6. Individualisiere deine Nachricht, indem du auswählst, an wen die Nachricht gesendet werden soll und du weitere Daten aus dem Projekt, wie in diesem Beispiel den Projektnamen, in die Nachricht einbindest
  7. Teste die Aktion
  8. Aktiviere den Zap nach einem erfolgreichen Test
  9. Teile ggf. den Zap mit anderen Kollegen
  10. Genieße die Vorteile deiner neuen Workflowautomatisierung, spare wertvolle Zeit im Alltag und konzentriere dich auf das Wesentliche

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3. Wofür kann ich die Zapier Schnittstelle nutzen? 

Die erste Version der Schnittstelle ermöglicht dir die Nutzung von jeweils fünf Triggern und fünf Actions. Ein Trigger kann immer dann genutzt werden, wenn du eine Aktion aus dem HQ nutzen willst, um in einem weiteren Tool eine Reaktion auszulösen. Eine Action hingegen nutzt du dafür, um auf Grund eines Triggers in einem externen Tool, eine Reaktion im HQ auszulösen.

Folgend findest du die aktuellen Trigger und Actions inklusive möglicher Anwendungsfälle:

Trigger

New Lead

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein neuer Lead in HQ angelegt wird. Halte dein Vertriebsteam auf dem Laufenden, in dem du diesen Trigger mit automatischen Nachrichten in Kommunikationstools wie Microsoft Teams anwendest. Gerade in Kombination mit der automatischen Leaderstellung via Zapier bist du so immer auf dem Laufenden.

New Project

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein neues Projekt erstellt wird, dementsprechend gibt es auch hier viele Anwendungsfälle. Lass Dir zum Beispiel einfach eine Nachricht via Slack mit den wichtigsten Informationen über neu erstellte Projekte senden.

New Project Task

Dieser Trigger wird ausgelöst sobald eine neue Projektaufgabe erstellt wird. Nutze zum Beispiel das HQ Modul Meine Gruppenaufgaben in Kombination mit einem Kommunikationstool wie Slack. So wissen deine Kollegen immer bescheid, wenn es eine neue Aufgabe gibt, die übernommen werden muss.

New Company

Dieser Trigger wird ausgelöst sobald ein neues Unternehmen erstellt wird. Dies kann dann nützlich sein, wenn du eine kundenbasierte Dateiablage außerhalb des HQs zum Beispiel in Google Drive nutzt. Sobald ein neues Unternehmen in HQ erstellt wird, erstellt dir dieser Zap automatisch einen neuen Ordner in deinem Google Drive.

New Contact Person

Dieser Trigger kann dafür genutzt werden, wenn du deine E-Mailkampagnen über ein Tool wie Mailchimp versendest. Nutze den Trigger um neue Kontaktpersonen im HQ zu Newslettern oder anderen Mailkampagnen hinzuzufügen.

Actions

Create Lead

Diese Action erstellt einen neuen Lead in deinem HQ. Nutze diese Aktion zum Beispiel in Kombination mit einem Google Formular auf deiner Website, über das Interessenten mit dir Kontakt aufnehmen können. Der Create Lead Zap, erstellt dir direkt einen entsprechenden Lead in deinem HQ.

Create Project

Diese Action erstellt ein Projekt in deinem HQ. Nutze diese Aktion, wenn dein Vertriebsteam zum Beispiel in einem CRM wie Pipedrive arbeitet. Lass entsprechend beim Abschluss eines Deals ganz einfach ein Projekt im HQ erstellen.

Create Project Task

Diese Action erstellt in deinem HQ eine Projektaufgabe. Nutze die Email by Zapier Funktion, um Emails direkt als Projektaufgaben zu erstellen. Hierfür wählst du ganz einfach die gewünschte App aus und dir wird eine personalisierte E-Mailadresse erstellt. Verknüpfe diese nun einfach mit einem Projekt in deinem HQ und die E-Mails werden zukünftig direkt als Projektaufgaben an diesem abgelegt.

Create Company

Diese Action erstellt ein neues Unternehmen in deinem HQ. Nutze diese Aktion, um Unternehmen aus anderen CRMs wie Hubspot auch in deinem HQ erstellen zu lassen.

Create Contact Person 

Diese Action erstellt einen neuen Ansprechpartner in deinem HQ. Nutze diese Aktion, um Kontaktpersonen aus anderen CRMs wie Hubspot auch in deinem HQ erstellen zu lassen.

 

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