Dateien

Du möchtest einen Feedback-Workflow einrichten oder eine Datei für Externe freigeben? Hier findest Du Antworten.

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Wie richte ich einen Workflow für Datei-Feedback ein?

Wenn Du eine Datei in der Dateiablage über den Button "+Neu" hochlädst, kannst Du direkt einen Feedbackprozess starten. Hake dazu einfach das Feld "Feedbackprozess starten?" an und wähle im Dropdown Menü "Feedback durch" die entsprechende Person aus. Regulär ist voreingestellt, dass die Feedbackaufgabe auch per Mail verschickt wird.

Möchtest Du einen Feedback-Prozess für eine Datei starten, die bereits in der Dateiablage vorhanden ist, funktioniert das ganz ähnlich. Klicke die Datei einfach an, damit Du in die Detailansicht kommst. Dort findest Du oben den Button "Feedback". Wenn Du diesen anklickst, öffnet sich das folgende Fenster:

Hier kannst Du nun wieder auswählen, von wem und bis wann Du Feedback haben möchtest. Wie bei einer neu angelegten Datei, kannst Du auch hier wieder entscheiden, ob die Feedbackaufgabe per Mail verschickt wird.

Wie lege ich eine Standard-Ordnerstruktur für Projekte an?

Eine Standard-Ordnerstruktur für Projekte kannst du im Adminbereich in den Standardwerten pflegen. 
Wähle hier zunächst den Bereich "Standardordner für Projekte" aus. 
Anschließend kannst du die Projektvorlage auswählen für welche diese Ordner-Struktur standardmäßig hinterlegt werden soll. 

Nun kannst du über den "Neu"-Button Ordner und Dateien für die Standard-Ordnerstruktur hinzufügen und strukturieren. 
Klicke abschließend auf "Speichern" um die Standard-Ordnerstruktur zu speichern. 

Du hast auch die Möglichkeit schon bestehende Standard-Ordnerstrukturen für andere Projektvorlagen zu kopieren. 
Klicke dazu einfach auf "Dokumentenstruktur kopieren" und wähle dort die entsprechende Vorlage aus. 

Wo verwalte ich die Dateistatus?

Die Dateistatus kannst du im Adminbereich in den Standardwerten pflegen. 
Wähle hier zunächst den Bereich "Dateistatus" aus. 
Hier hast du nun die Möglichkeit über den Button "Status hinzufügen" eigene Dateistatus einzupflegen. 

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Datei

Wie füge ich Dateien aus dem HQ zu Belegen hinzu?

Du kannst Dateien als Anhänge zu Belegen hinzufügen. Dies tust du beim Bearbeiten des Belegs über den Button "Anhang hinzufügen".

Doku_Anh_nge.PNG

Als nächstes kannst du nun ein Projekt auswählen, aus dessen Dateiablage du eine Datei einfügen möchtest. Wichtig ist zu beachten, dass dir hier immer nur Projekte angezeigt werden, bei denen du auch dem Team zugewiesen bist. Wenn du einen Beleg erstellst und kein Kundenprojekt existiert, kannst du auch ein internes Projekt erstellen, und dessen Dateiablage nutzen, um auf Dokumente für deine Anhänge zuzuweisen. Alternativ kannst du natürlich auch eine neue Datei von deinem PC hochladen.

Wie lade ich eine neue Datei hoch?

Um eine Datei in die Dateiablage hochzuladen, brauchst du nur in der Dateiablage auf den Button "Neu" zu klicken und anschließend "Datei" auswählen.

Für die neue Datei kannst du nun folgende Details angeben: 

  • Einen Kommentar
  • Den Stand der Datei
  • Welchen Benutzer du über das Hinzufügen der Datei informieren möchtest
  • Ob du die Datei auch per Mail an diesen Benutzer schicken willst
  • Für die Datei einen Feedbackprozess starten

 

Datei_hochladen.gif


Wenn du einen Ordner erstellen willst, wähle "Ordner" aus. Nun kannst du den Ordner auswählen und erneut auf "Neu" klicken um eine Datei in dem Ordner hochzuladen. Du kannst auch nachträglich Dateien per Drag&Drop in Ordner verschieben. 




Wie lade ich eine Datei herunter?

Du kannst eine Datei aus der Dateiablage herunterladen, indem du die Datei auswählst und anschließend auf den Button "Download" klickst. 

 

Datei_herunterladen.gif

Wie ändere ich den Status einer Datei?

Den Status einer Datei kannst du in der Datei unter "Status ändern" einfach und bequem anpassen. 

Welche Zeichen darf ein Dateiname nicht beinhalten?

 

Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen


In Windows haben bestimmte Zeichen eine systeminterne Bedeutung, wenn diese in Dateinamen verwendet werden.
Beispiele hierfür sind das Sternchen (*) für Platzhalter und der umgekehrte Schrägstrich (\) als Verzeichnistrennzeichen.

Wenn der Name einer Datei oder eines Ordners, die/den du hochladen möchtest, eines der im Folgenden aufgeführten Zeichen enthält, muss die Datei oder den Ordner vor dem Uploadversuch umbenannt werden, um diese Zeichen zu entfernen. Die Liste der ungültigen Zeichen:

 

Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen

~ " # % & * : < > ? / \ { | }.

Wie kann ich Feedback zu einer Datei einholen?

Zu Dateien lassen sich in HQ Feedbackaufgaben starten.
Diese können an das jeweilige Projektteam oder einzelne Personen vergeben werden.

Diese erhalten dann automatisch eine Aufgabe und eine Hinweis-Email mit einem Link zu der Datei und einer individuellen Nachricht.

Ist eine Datei in einer offenen Feedbackschleife, so ist das an der Datei kenntlich.

Ist man selbst in der Pflicht eine Datei zu befeedbacken, kann man seine Feedbackversion einfach an der Aufgabe hochladen und die Aufgabe wird automatisch abgeschlossen.

 Um einen Feedbackprozess für eine Datei zu starten, kannst du einfach beim Hochladen der Datei die Checkbox "Feedbackprozess starten" anklicken und hast dann die Möglichkeit auszuwählen, für wen die Aufgabe angelegt werden soll und ob diese z.B. auch per E-Mail eine Benachrichtigung bekommen sollen.

GIF_Dateifeedback.gif

Ansonsten kannst du nachträglich auch den Feedbackprozess über den Button "Feedback" anstoßen.

Nun kannst du konfigurieren, bis wann das Feedback eingereicht werden soll und durch wen das Feedback erfolgen soll. 
Ebenso kannst hier eine individuelle Nachricht an den Feedbackgebenden erstellen.
Wenn der Feedbackgebende per Mail benachrichtigt werden soll, kann die Datei auch direkt als Anhang in der Mail versendet werden. 

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Dateifreigabe

Wie gebe ich Dateien für Externe frei?

Im HQ kannst du einzelne Dateien und sogar ganze Ordner aus der Dateiablage für Externe freigeben.

Um eine Datei freizugeben, gehst du in die Dateiablage, entweder global oder im Projekt, und wählst diese links im Menü aus. Jetzt kannst du oben rechts einfach auf den Button "Freigabe" klicken.

Um den ganzen Ordner freizugeben, musst du anstatt der Datei einfach den Ordner links im Menü auswählen und dann wieder den "Freigabe" Button benutzen.

Anschließend kannst du verschiedene Einstellungen für die Freigabe einstellen. 

Du kannst

  • Die Lese- und Schreibrechte einstellen
  • Den Zugriff auf eine oder alle Versionen
  • Wenn nur eine Version freigegeben wird, kannst wählen welche Version
  • Das Gültigkeitsdatum des Links
  • Den Download auf einmalig stellen
  • Ein Kennwort für die Datei hinterlegen

 Tipp: Um Ordner freizugeben, musst du bei der Versionsauswahl "alle Versionen" auswählen.

GIF_Ordner_freigeben.gif

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