Mailings

Mailings, Verteiler und Kontakte.

Admin

Wie hinterlege ich einen SMTP-Server (Mailserver)?

Damit Systemnachrichten verschickt werden können und ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr im Admin-Bereich euren eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.

Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:

Admin-Adresse: Die Admin-Adresse ist die Adresse, von der reguläre Systemnachrichten versendet werden. Beispiel: hq@UNTERNEHMEN.de.

Wichtig ist, dass diese Mailadresse bzw. der dazugehörige Benutzer das Recht hat, im Namen aller anderen Benutzer Mails zu versenden. Diese Einstellung heißt in den meisten Servern "Send as".

Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de
Server-Port: standardmäßig 25 oder 465 oder 587 (TLS)
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******

Wie erstelle ich eine Mailingvorlage?

Um eine Vorlage zu einem Mailing zu erstellen, gehe einfach zu dem Menüpunkt "Vorlagen" unter "Mailings". Hier kannst du nun oben links auf "Neues Template" klicken und eine neue Vorlage erstellen.
Fülle dazu einfach die Daten in dem aufgehenden Fenster auf (s.h Abb.1) .

 

(Abb. 1)

Wo werden Event-Typen konfiguriert?

Die Event-Typen kannst du in den Standardwerten im Adminbereich konfigurieren. 

Wähle dazu den Bereich "Event Typen" aus und klicke anschließend auf "Event Typ anlegen" 

Hier kannst du nun dem Eventtypen einen Namen geben sowie den Umfang des Typen.

  • Intern
  • Extern
  • Intern & Extern

 

EventTypen_Erstellen.gif

Kontakte & Verteiler

Wie lege ich einen Mailingverteiler an?

In einem Verteiler kannst du mehrere Ansprechpartner zu einer Empfängerliste vereinen. Dies hat den großen Vorteil, dass du beim Versenden eines Mailings nicht mehr jeden Empfänger einzeln auswählen musst, sondern nur den Verteiler wählst.
Verteiler können eine Kundenzuordnung haben. Das ist immer dann relevant, wenn man für verschiedene Kunden eigene Verteiler pflegen will. 

Wurde ein Ansprechpartner einem Verteiler zugeordnet, so wird dieser bei allen neuen Mailings mit in die Empfängerliste übernommen. In dem Mailing kann man nach dem Hinzufügen von einem Verteiler auch wieder einzelne Kontakte entfernen, weitere Verteiler hinzufügen oder aus der individuell erstellen Empfängerliste einen neuen Verteiler erzeugen. 

Einen Verteiler kannst du unter Mailing/ Verteiler hinzufügen:

Verteiler.gif

Wird ein Verteiler im Nachgang bearbeitet, so betrifft das nicht die bereits angelegten Mailings, in denen der Verteiler genutzt wird.

Empfänger eines Mailings, die über einen Verteiler zum Mailing hinzugefügt wurden, können sich über eine erhaltene E-Mail aus dem Verteiler austragen. Ein Austragen erfolgt dann automatisch auf allen Verteilern, mit der selben Kundenzuordnung. Die Möglichkeit sich aus Verteilern auszutragen ist zwingend erforderlich beim Versenden von bspw. Newslettern, gerade im deutschsprachigem Raum. Sobald sich ein Ansprechpartner aus einem Mailing austrägt, wird das in dem Mailing festgehalten, der Ersteller des Mailings erhält eine Info per E-Mail und der Ansprechpartner wird in allen relevanten Verteilern als Opt-Out markiert. Ansprechpartner die als Opt-Out markiert sind, verbleiben in dem Verteiler, erhalten aber keine Mailings mehr, bei denen der Verteiler verwendet wird.

Empfänger können sich nur austragen, wenn sie einem Verteiler angehören und dieser einem Kunden zugeordnet ist. Händisch hinzugefügte Empfänger können sich nicht austragen. Für das Versenden von eigenen Newslettern, empfiehlt es sich deshalb, die Verteiler dem eigenen Unternehmen zuzuordnen.

Wie füge ich Mailing-Empfänger hinzu?

Empfänger sind Personen die du mit deinem Mailings erreichen möchtest.
Zu deinen Empfängern kannst du von einzelnen Personen bis mehrere Verteiler hinzufügen.

Mailing-Verteiler

Beim Hinzufügen eines gesamten Verteilers, werden alle Kontakte eines Verteilers, die sich nicht aus dem Verteiler ausgetragen haben, dem Mailing hinzugefügt.

Einzelne Kontakte

Hier können einzelnen Kontakte nachgetragen werden. Diese Kontakte können sein:
Im System hinterlegte Ansprechpartner
Benutzer des Systems
Handeingaben (Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail)

Test-Empfänger 

Test-Empfänger können ebenfalls, wie die einzelnen Kontakte, Ansprechpartner, Benutzer oder Handeingaben sein. An alle Empfänger der Testempfänger wird beim Versenden einer Testmail, eine E-Mail inkl. Anhang verschickt.

Vertriebsaktionen

Beim Hinzufügen von Vertriebsaktionen werden alle Ansprechpartner der Leads, die der Vertriebsaktion zugeordnet sind, dem Mailing hinzugefügt.

Wie importiere ich Kontakte/Verteiler?

Eure bestehenden Mailing-Verteiler könnt ihr natürlich importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Mailing-Modul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Du kannst beim Import wählen, ob du die Kontakte in einen bestehenden, oder einen neuen Verteiler importieren möchtest.

Die Import-Vorlage für Kontakte bekommst du hier.

Mailing_Kontakte_import.gif

Wie füge ich eine neue Mailing-Kontaktperson hinzu?

Um einen neuen Kontakt zu deinen Mailing-Kontakten hinzuzufügen klicke einfach unter Kontakte im Mailingbereich auf den Neu-Button. 
Anschließend öffnet sich auf der rechten Seite die Eingabemaske für die Kontaktdaten und Informationen. 
Fülle diese aus und klicke anschließend auf Speichern. 
Wenn du dir nicht sicher bist, ob du diesen Kontakt nicht schon hinzugefügt hast, kannst du einen Doublettencheck durchführen. Den Button dafür findest du oben rechts auf der Seite. 

Du hast außerdem die Möglichkeit den neuen Kontakt direkt einem Verteiler zuzuordnen.

 

Mailing

Wie erstelle ich ein Mailing?

Mit den Mailings im HQ kannst du Personen innerhalb und außerhalb deines Unternehmens über ein gewisses Thema informieren, beispielsweise in Form eines Newsletters, zum Verteilen von Pressemitteilungen, oder sie zu Veranstaltungen einladen.

Mailings an deine Kunden werden per Email verschickt.
Damit das HQ dies kann musst, du deine Email-Zugangsdaten (SMTP-Daten) im Admin Bereich einrichten. Grundsätzlich wird der im System hinterlegte SMTP-Server verwendet. Es ist bei der Verwendung von Mailings zwingend erforderlich einen eigenen SMTP-Server zu verwenden, da sonst Mailings beim Empfänger als Spam markiert werden, weil Absender-Adresse und SMTP-Server nicht die selbe Domain verwenden.

 

Inhalt


Beim Inhalt deines Mailings hast du völlig freie Hand. Du kannst Texte, Bilder und Grafiken sowie Platzhalter einfügen. Platzhalter sind ein cooles Feature von HQ, welches du in deinen Mailinginhalt einfügen kannst.
Ein Platzhalter ist ein vordefiniertes Text-Element, dass beim versenden von HQ durch einen konkreten Inhalt ersetzt wird. Durch einen Platzhalter kannst du zum Beispiel eine persönliche Anrede für jeden Empfänger deines Mailings realisieren oder deinen Empfängern ermöglichen auf einen Einladung zu antworten.

Downloads


Einem Mailing können beliebig viele Medien/Dateien hinzugefügt. Diese Dateien können dem Mailing als Anhang hinzugefügt, jedoch gibt es hier eine Größenbeschränkung von 5 Mb. Größere Dateien können aber als Download bereitgestellt werden. Es wird dann ein Link in dem Mailing generiert, der es dem Empfänger ermöglicht, die Datei herunterzuladen. Der Download geht nur aus der vom Empfänger erhaltenen Mail heraus.

Sprache


Die Einstellung der Sprache in einem Mailing wirkt sich auf die Anrede der Empfänger sowie der automatisch generierten Texte und Links (Web-Vorschau und Opt-Out) aus.

Anredeform


Die Anredeform kann in den Mailings variiert werden. Dies wirkt sich auf die verwendeten Platzhalter der Anrede im Mailing aus. Wird die Du-Form gewählt, wird eine entsprechende Anrede gewählt für alle Empfänger. Wir die Sie-Form gewählt, so werden alle Ansprechpartner förmlich angesprochen, wird die automatische Erkennung verwendet, so wird die Anredeform verwendet, die im jeweiligen Ansprechpartner hinterlegt ist. Die Standardanredeform für neu angelegte Ansprechpartner ist die Sie-Form.

Status


Ein Mailing kann verschieden Status annehmen: Entwurf, Versandbereit und Versendet.

Ist das Mailing im Status Entwurf kannst du es bearbeiten. Nach einer automatischen Überprüfung gelangt das Mailing in den Status Versandbereit. Ist das Mailing in einer dieser beiden Status kann ein Testversand durchgeführt werden. Um ein das Mailing final zu versenden, muss eine automatische Prüfung durchlaufen werden und kann deshalb nur aus dem Status Versandbereit passieren. War diese erfolgreich wird das Mailing versendet und der Status wird auf Versendet gesetzt. Der Status Versendet kann nicht mehr verändert werden, so dass nicht aus Versehen ein Mailing mehrfach versendet, oder der Inhalt, gerade wichtig für die Webansicht, verändert wird.

Wird ein Mailing in dem Status Versandbereit nochmal bearbeitet, so fällt es automatisch in den Status Entwurf zurück und muss die Überprüfung erneut durchlaufen.

Versenden


Vor dem Versenden muss eine automatische Prüfung durchlaufen werden. Diese erfolgt sobald man das Versenden einleitet. Hier wird überprüft, ob das Mailing Empfänger hat, der Datei-Anhang nicht zu groß ist, ob Absende-Informationen und Betreff gefüllt sind und ob der SMTP-Server das versenden über die eingetragene Absenderadresse zulässt.

Ist der Test erfolgreich, kann das Mailing versendet werden. Beim versenden ist es möglich einen beliebigen Zeitpunkt des Versands zu planen (bspw. morgen 9Uhr), oder das Mailing sofort rauszusenden. Je nach Mail-Größe und SMTP-Erreichbarkeit kann der Versand einige Minuten dauern.

 

Web-Vorschau


Im Fall einer fehlerhaften Darstellung hat der Empfänger auch die Möglichkeit sein Mailing im Browser anzusehen. Dafür gibt es einen extra Link in jedem Mailing.
Fehlerhafte Darstellungen können in den E-Mail-Clients auftreten.

Die Vorschau ist solange verfügbar, bis das Mailing im System gelöscht wurde. Achtung, beim Entfernen von genutzten Mediendateien, werden diese auch nicht mehr in E-Mails der Empfänger dargestellt, solange sie nicht als Anhang eingebettet wurden.

Wie wähle ich eine Mail Vorlage aus?

 

Du kannst eine Vorlage auswähen, indem du in deinem Mailing auf den Reiter "Inhalt" gehst und anschließend auf "Bearbeiten" klickst, wenn du dies noch nicht schon getan hast. 
Nun kannst du auf der rechten Seite unter "Vorlage" eine Vorlage aus den in deinem HQ angelegten Vorlage auswählen.

Mailing_Vorlage_ausw_hlen.gif

Vorlagen helfen dir schneller Mailings zu einem bestimmten Thema zu erstellen, da du in den Vorlagen das Design deines Mailings bestimmst. Somit brauchst du beim erstellen eines Mailings nur eine Vorlage auswählen und beispielsweise den Text auf die Situation anpassen. Logos, Header, Footer, Standardtexte sind dann schon in der Vorlage enthalten. Beim Erstellen von Mailings oder Vorlagen hat man die Möglichkeit diese völlig frei in HTML zu gestalten. Da viele E-Mails-Clients wie bspw. Microsoft Outlook, manche Sachen nicht anzeigen, ist zu empfehlen sich mit der Kompatibilität von der Verwendung von HTML in E-Mails zu informieren.

Natürlich kannst du aber auch ein Mailing ganz ohne Vorlage erstellen und dieses Versenden.

In den Vorlagen hat man auch die Möglichkeit, einen separaten SMTP-Server zu hinterlegen. Die Mailings dieser Vorlage werden dann über einen vom System gesonderten SMTP-Server verschickt. Das ist immer dann hilfreich, wenn man beispielsweise von verschiedenen Domains Mails versenden will. In der Vorlage kann man die vorgeschlagene Absende-Adresse auch direkt definieren.

Wie du Mailvorlagen erstellen kann erfährst du hier.

Wie binde ich ein Bild/Video in ein Mailing ein?

Wenn du ein Bild zu deinem Mailing-Inhalt hinzufügen willst, kannst du dies über den Bild-Manager tun. 
Diesen findest du im Bearbeitungsmodus und erkennst ihn an diesem Icon .

 

 

Der Bild-Manager bietet dir die Möglichkeit Bilder in dein Mailing einzufügen und diese auch zu bearbeiten. Dazu kannst du einfach den Bild-Editor im Manager benutzen. 
Um ein Bild hochzuladen, klicke einfach auf den Button "Hochladen" und wähle anschließend die Datei zum hochladen aus.

 

Wie füge ich einen Anhang an ein Mailing hinzu?

Einen Anhang kannst du kann einfach und unkompliziert zu deinem Mailing hinzufügen. 

Einem Mailing können beliebig viele Medien/Dateien hinzugefügt. Diese Dateien können dem Mailing als Anhang hinzugefügt, jedoch gibt es hier eine Größenbeschränkung von 5 Mb. Größere Dateien können aber als Download bereitgestellt werden. Es wird dann ein Link in dem Mailing generiert, der es dem Empfänger ermöglicht, die Datei herunterzuladen. Der Download geht nur aus der vom Empfänger erhaltenen Mail heraus.

Um einen Anhang hinzuzufügen, klicke einfach im Reiter "Inhalt" (im Bearbeitungsmodus) auf "Hinzufügen" unter "Media". Nun kannst du eine Datei auswählen oder per Drag&Drop in das Fenster ziehen. Setze noch den Haken bei "An Maililng anhängen?" um die Datei anzuhängen.
Anschließend brauchst du nur auf "Hinzufügen" klicken und dein Mailing speichern.  

Wie starte ich einen Testversand?

Um einen Testversand eines Mailings starten zu können, musst du zu erst Testkontakte zu den Empfängern des Mailings hinzufügen.

Um einen Testkontakt hinzuzufügen wähle den Reiter "Empfänger" in deinem Mailing aus und klicke auf Bearbeiten. 
Anschließend klicke auf "Hinzufügen" unter dem Punkt "Testkontakte". 
Nun kannst du aus deinen Ansprechpartnern und Benutzern, Kontakte für den Testversand hinzufügen. 
Du kannst in dem Reiter "Daten eingeben" aber auch einen Kontakt eingeben, der nicht im HQ hinterlegt ist. 
Wenn du deine Testkontakte hinzugefügt hast, klicke auf "Speichern".

Nun siehst du die Kontakte vom Typen "Test" in deiner Empfängerliste.

Klicke nun auf "Testversand" oben rechts um den Testversand an die Testkontakte zu starten. 

Wie kann ich den Erfolg eines Mailings messen?

Nach dem Versenden eines Mailings stehen dir diverse Statistik Informationen zu Mailing in HQ zur Verfügung. Diese können in den Mailing-Details eingesehen werden. Mailings die als Plaintext versendet werden, können leider nicht gemessen werden.

Versendet

Nach und während des Versands ist es möglich sich anzusehen, wieviele und welche Empfänger bereits das Mailing erhalten haben. Meistens werden nicht allen Empfängern aus der Empfängerliste eine Mail zugesendet. Die häufigsten Gründe sind dabei: keine E-Mail-Adresse hinterlegt, Empfänger ist gesperrt oder E-Mail-Adresse mehrfach in Empfängerliste vorhanden.

Unzustellbar

HQ erkennt automatisch über sogenannte Non-Deliverable-Notifications welche Mails von einem E-Mail-Empfangsserver abgelehnt wurden, weil beispielsweise das Postfach nicht mehr existiert, gesperrt ist oder ggf. das Postfach des Empfängers voll ist.

Geöffnet

Über ein im Mailing hinterlegtes Bild (das in HQ hinzugefügt wurde und nicht nur ein Link auf ein woanders abgelegtes Bild eingebettet wurde) wird automatisch erkannt, ob ein Mailing von dem Nutzer geöffnet wurde. Wird kein Bild dem Mailing hinzugefügt, so fügt HQ automatisch ein unsichtbares, kleines Bild für die Erkennung hinzu. Da manche Clients das Laden von Bildern unterbinden, ist die Zahl der tatsächlich geöffneten Mailings meist höher, als die angezeigte Zahl.

Links und Download

HQ misst ebenfalls welche und wie oft Links in dem Mailing geklickt wurden. Die Klick-Rate gibt Auskunft über die Conversion des Mailings. Hierbei werden alle Links bis auf Mailto-Links, also Links über die man eine Mail versenden kann, getracked. Ebenso werden Download-Links getracked, von Medien, die dem Mailing hinzugefügt wurden.

Opt-Outs

Hier werden alle Opt-Outs gemessen, die durch das Mailing entstanden sind. Wurde ein Grund von dem Empfänger für das Austragen angegeben, so lässt sich die Nachricht durch ein Aufklappen der Zeile lesen.

Austragen aus einem Mailing
Jedes Mailing enthält einen Link mittels sich der Empfänger aus dem Verteilter austragen kann. Wenn sich der Empfänger austrägt kann dieser auch einen Grund angeben. Im Anschluss bekommst du eine Benachrichtigung per Email.