Allgemeine Administration

Du brauchst einen Workflow, möchtest Euren Mailserver hinterlegen oder englische Angebote schreiben? Dann bist du hier richtig.

Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (ADV)

Tipps zum Umsetzen der DSGVO mit HQ

Seit dem 25.05.2018 ist die neue DSGVO in Kraft getreten. Falls du noch einmal nachlesen möchtest, worum es dabei genau geht, schaue gerne hier einmal nach: EU Datenschutzgrundverordnung DSGVO
Durch diese Bestimmungen müssen Unternehmen unter anderem Verändern, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Dies gilt natürlich auch bezogen auf die Arbeit mit HQ. Daher haben wir hier einmal ein paar Tipps aufgeführt, die euch das Umsetzen der Verordnung erleichtern sollen.


Umgang mit Daten von Ansprechpartnern:

Bei personenbezogenen Daten, wie denen von Ansprechpartnern, wird gefordert, dass man unter anderem Gründe angibt, wieso man die Daten über die Person speichert und zudem, woher man diese Daten bekommen hat bzw. woher man die Person kennt (z.B. Messe, Newsletter, Kunde etc.). Hier gibt es die Möglichkeit, im HQ eigene Datenfelder für Ansprechpartner zu hinterlegen, wo man dann diese Informationen einträgt. Dies kannst du im Adminbereich bei den Standardwerten und dann im Bereich 'Datenfelder Ansprechpartner' hinterlegen. Hier würden wir dir das Verwenden von einfachen Textfelder empfehlen.

Zudem wird auch vorgegeben, dass man personenbezogene Daten nur eine bestimmte Zeit lang speichern darf. Um im HQ Daten, von z.B. Ansprechpartnern, zu löschen, gibt es das Modul 'Löschverwaltung' im Adminbereich. Hier gibt es dann verschiedene Bereiche, unter anderem 'Kontakte'. Wenn du einmal in diesen Bereich wechselst, werden dir alle Ansprechpartner aufgelistet. In der Liste kannst du per Filter leicht nach den Ansprechpartnern suchen, die du löschen möchtest.

Unser Ziel ist es natürlich, euch bei der Umsetzung der DSGVO noch besser zu unterstützen, daher entwickeln wir hier gerade ein Konzept, um die Ansprechpartner noch besser zu filtern.

ADV_-_Datenfelder_APs_mit_Kreis.png

Verschicken der eigenen ADV:

Ein weiterer Teil der DSGVO ist auch, dass ihr Personen, deren Daten ihr speichert, um deren Einwilligung fragen müsst. Dies geschieht normalerweise durch das Versenden der eigenen ADV.

Dieser Prozess lässt sich natürlich auch im HQ abbilden. Wir können hier den Tipp geben, diesen Prozess mit in euren Leads-Prozess mit einzubauen, da dieser primär eure Verbindung zu Neukunden ist. Hier empfiehlt es sich, am Lead ein extra Datenfeld anzulegen, z.B. eine Checkbox, nach dem Prinzip: 'ADV verschickt?' bzw. 'ADV angenommen?'. Außerdem kann man z.B. die ADV in der globalen Dateiablage vom HQ speichern und dann entweder die ADV einzeln verschicken und per CRM in die Kontakthistorie des Leads aufnehmen, oder man hängt die ADV z.B. direkt an die Angebotsvorlage und erstellt sich hierfür eine eigene Dokumentvorlage, z.B. 'Angebotsvorlage mit ADV'.

Um ein PDF standardmäßig an ein Angebot anzuhängen, musst du dieses einmal in der jeweiligen Dokumentvorlage hinzufügen. Hierfür gehst du in den Adminbereich und dann auf Dokumentvorlage. In dem Dropdown oben auf der Seite wählst du nun Angebot aus. Hier kannst du dann eine neue Vorlage erstellen. Nach dem Erstellen musst du einmal auf diese Vorlage wechseln und kannst nun auf der rechten Seite unter dem Punkt 'Layout' das PDF anhängen.

Wie kann ich mit HQLabs eine ADV vereinbaren?

Bei der Buchung des HQ über das Kundenportal wird automatisch eine ADV abgeschlossen. Falls du irgendwelche Fragen hast oder eine unterschriebene ADV in pdf Format benötigst, kannst du dich einfach an unser Shared Service Team wenden.

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die erste europaweite gemeinsame Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Im Zusammenhang mit dieser Verordnung ist es notwendig unsere ADVs (Auftragsdatenvereinbarung) anzupassen. 

HQ ist EU-DSGVO ready zum 25. Mai 2018. Alle unsere Kunden haben eine E-Mail zur neuen ADV von uns erhalten. Solltest Du keine Mail erhalten haben, kannst Du einfach den Link aus diesem Artikel verwenden.  

Was ist die EU-Datenschutzgrundverordnung?

Die EU-Datenschutzgrundverordnung – was ändert sich 2018?

Datenschutz-Grundverordnung DSGVO

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Farben und Logos

Wie stelle ich das Firmenlogo und die Firmenfarben ein?

Das Firmenlogo sowie die Firmenfarben für das HQ kannst du schnell und einfach einstellen. 
Dazu brauchst du nur in den Adminbereich gehen und dort die Einstellungen aufrufen.

In den Einstellungen findest du nun die Bereiche Firmenlogo und Farbwelt. 

Im Bereich Firmenlogo hast du die Möglichkeit, das Logo der Firma in das HQ einzubinden. 
Es gibt hier zwei verschiedene Bereiche. 

Den Login-Bereich: 

 

und die Kopfzeile:

 

 

 

Hier sind die beiden unterschiedlichen Hintergrundfarben zu beachten (Login = Hell; Kopfzeile= Dunkel) 


Im Bereich Farbwelt kannst du die Firmenfarben per HEX-Nummer angeben oder per RGB-Werten. 
Du kannst eine dunkle und eine helle Hauptfarbe angeben. 

 

 

 

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Kundenportal

Wie komme ich in das Kundenportal ?

Du kannst das Kundenportal erreichen, in dem du unten im Hauptmenü auf das Zahnrad klickst. 

Im Kundenportal kannst du deine Rechnungsadresse sehen und bearbeiten. Zudem siehst du dein Abonnement und kannst weitere Lizenzen dazu buchen.

Kundenportal__ffnen.gif

Wie buche ich das HQ?

Das Kundenportal erreichst du über das Zahnrad im Hauptmenü ganz unten. Per Klick wirst du dann aus dem HQ weitergeleitet.

Doku_Kundenportal.PNG

Du kannst alle Informationen über dein HQ Abonnement in unserem Kundenportal einsehen bzw. direkt aus deiner Demo das HQ abonnieren.

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Um das HQ zu abbonieren, musst Du nur folgende Dinge hinterlegen:

Nachdem du die Daten eingegeben hast, kannst du sie hier jederzeit einsehen und bearbeiten. Zusätzlich erhältst du unter "Zahlungsverlauf" eine Übersicht über deine Rechnungen und alle Anpassungen, die in deinem Kundenportal vorgenommen wurden.

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Wie kann ich weitere Lizenzen nachbuchen?

Lizenzen können einfach direkt aus deinem HQ über das Kundenportal gebucht werden. Du kannst dein Abonnement bearbeiten, indem du im Kundenportal im Bereich "Aktuelles Abonnement" auf bearbeiten klickst. 

Abo-1.1.png

Hier kannst du einfach die Anzahl der Benutzer anpassen. Abschließend kannst du im Fenster unten sehen was sich im Vergleich zu deinem aktuellen Abonnment verändert hat. Wenn du auf "weiter" klickst gibt es die Möglichkeit weitere Dienstleistungen auszuwählen oder direkt weiter zur Bestätigung der neuen Lizenzen zu gehen.

Wie kann ich mir Hilfe bei der Einführung des HQ buchen?

Du kannst direkt während der Buchung deines Abonnements oder auch später über das Kundenportal Unterstützung durch die HQ Onboarding Experten buchen.

Abo-DL-5.png

Hier kannst Du einfach das für dich passende Einführungspaket auswählen.

Abo-DL-6.png

Du hast hier auch die Möglichkeit, einzeln oder zusätzlich zu deinem Einführungspaket weitere Stunden zu buchen oder Unterstützung bei der Jira-Integration zu erhalten.

Abo-Zusammenfassung-1.png

Abschließend erhältst du eine Übersicht über die von dir gebuchten Leistungen und kannst diese dann direkt bestellen.

Abo-Buchung-1.png

Wie kann ich mein Abonnement bearbeiten?

Du kannst dein Abonnement bearbeiten, indem du im Kundenportal ganz oben oder im Bereich "Abonnement" auf "+Jetzt hinzufügen" klickst oder im Bereich "Aktuelles Abonnement" auf bearbeiten klickst. Damit dies möglich ist, musst du zunächst jedoch deine Rechnungsanschrift und ein Zahlungsmittel hinterlegen.

Abo-1.png

Zunächst wählst Du aus, welchen Plan du buchen möchtest. Die Details, was in jedem Plan enthalten ist, kannst du hier sehen. In jedem Plan sind mindestens 5 Benutzer enthalten. Unter den Plans kannst Du dann wählen wie viele Benutzer du insgesamt benötigst. Anschließend musst du dich nur noch für einen Zahlungsturnus entscheiden.

Abo-3.png

Abschließend kannst du im Fenster unten sehen was sich im Vergleich zu deinem aktuellen Abonnement verändert hat. Wenn du auf "weiter" klickst gibt es die Möglichkeit weitere Onboarding Unterstützung auszuwählen.

 

Welche Zahlungsmöglichkeiten bietet HQ an?

Damit Du ein HQ Abonnement abschließen kannst, hast du die Auswahl aus zwei Zahlungsmitteln:

  • Kreditkarte
  • Lastschrift

Du kannst dein Abonnement direkt im HQ abschließen oder bearbeiten, sowie dein präferiertes Zahlungsmittel hinterlegen

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Mailserver

Wie hinterlege ich unseren Mailserver im HQ?

Damit Systemnachrichten verschickt werden können und ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr dort außerdem eure eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.

Um Mails/Benachrichtigungen aus dem System senden zu können, muss ein E-Mail Server (SMTP-Server) hinterlegt werden.
Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:

Admin-Adresse: Die Admin-Adresse ist die Adresse, von der reguläre Systemnachrichten versendet werden. Für die Mailings wird diese nicht verwendet.

Der SMTP-User der hier hinterlegt, benötigt die Berechtigung für alle anderen Adressen dieser Domains Mails zu versenden. 

Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de
Server-Port: standardmäßig 25 oder 465
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******


Dazu brauchst du nur die folgenden Werte eintragen. 
(Die Abbildung enthält Beispieldaten)

 

 

Du kannst über den Button "SMTP-Einstellungen testen" einen Test starten prüfen ob deine Einstellungen korrekt sind und funktionieren. 

Wie kann ich E-Mails in der Kontakthistorie ablegen?

Im HQ werden für Kunden, Leads und Projekte alle Kontakte erfasst. Das können z.B. Gesprächsprotokolle oder Telefonanrufe oder eben auch E-Mails sein. Die Sammlung aller Kontakte ist die sogenannte Kontakthistorie, die sich in jedem Kunden, Projekt oder Lead wiederfindet.

E-Mails sollten natürlich automatisch zur Kontakthistorie hinzugefügt werden, damit man sie nicht manuell (z.B. per Copy & Paste) übertragen muss. Genau das tut das HQ über den folgenden Weg:

Wenn du eine E-Mail verschickst, setzt du die Adresse crm@hellohq.io in bcc (Blindkopie) deiner E-Mail
Das HQ erfasst dadurch diese Mail, ohne, dass es ein anderer Empfänger mitbekommt
Über deine E-Mail-Adresse weiß das HQ, dass diese E-Mail von dir kommt - gleiches gilt für die Adressen deiner Empfänger
Beim nächsten Login öffnet das HQ ein Fenster, in dem du die automatische Zuordnung der E-Mail prüfen kannst und auch direkt eine Wiedervorlage für die E-Mail erstellst, damit dich das HQ z.B. an das Nachfassen erinnert

 

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem HQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Tipp

Um empfangene E-Mails ohne Antwort im HQ zu archivieren, können sie einfach kommentarlos an crm@helloHQ.io weitergeleitet werden. Das HQ erkennt trotzdem deinen Kunden, indem es die ganze E-Mail nach bekannten Adressen untersucht.

Tipp

Tipp: Um die Zuordnung von E-Mails zu Leads oder Projekten zu vereinfachen, kannst du die Leadnummer oder Angebotsnummer in den Betreff der E-Mails schreiben. Dadurch wählt das HQ automatisch den richtigen Lead oder das richtige Projekt aus, keine manuelle Korrektur mehr notwendig.

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Rechtekonfiguration

Kann ich nicht-laufende Projekte in der globalen Suche ausblenden?

Dafür gibt es ein System-Setting. Alle Projekte, die einen nicht-laufenden Status haben, werden in der globalen Quick-Suche ausgeblendet, wenn das Setting aktiv ist. Wende dich gern an den Support, wenn dieses Setting für euch aktiviert werden soll (support@helloHQ.io, Chat oder Ticket).

Welche Projektstatus als laufend gelten, wird unter Admin / Standardwerte im Bereich Projektstatus hinterlegt. Nicht-laufende Projektstatus haben keinen Haken in der Spalte 'Projekt läuft?'. 

Screen_Shot_2019-10-17_at_15.42.13.png

Um einen Projektstatus als laufend zu definieren, bearbeitest du diesen, setzt den Haken im Feld 'Projekt läuft?' und speicherst die Änderung. 

Screen_Shot_2019-10-17_at_15.43.37.png

 

 

 

 

Welche Module gibt es im HQ?

Für das HQ stehen die folgenden Module zur Verfügung (Achtung: Nicht alle Module sind standardmäßig im HQ aktiviert):

Mein HQ

  • Dashboard
  • Meine Aufgaben
  • Meine Reportings
  • Meine Unternehmen
  • Meine Projekte
  • Meine Planumsätze

Unternehmen

  • Kunden
  • Interessenten
  • Lieferanten
  • Stammdaten-Export
  • Unternehmensdetails
    • Allgemein
    • Kontakthistorie
    • Belege
    • Planumsätze
    • Dateien
    • Projekte
    • Leads
    • Mailings
    • PO-Nummern

Leads

  • Lead Übersicht
  • Lead Pipeline
  • Lead Controlling
  • Vertriebsaktionen

Projekte

  • Übersicht
  • Roadmap
  • Kanban
  • Neues Projekt
  • Globaler Kalender / Disposition
  • Projektdetails
    • Allgemein
    • Team
    • Kunde
    • Kontakthistorie
    • Projektplanung
    • Kanban
    • Kalender
    • Checklisten
    • Reporting
    • Dateiablage
    • Pinnwand
    • Dokumentation
    • Kalkulation
    • Finanzen
    • Belege
    • Planumsätze
    • Risiken
    • Artikel

Belege

  • Angebote
  • Rechnungen
  • Rechnungslauf (nur Pro & Enterprise Plan)
  • Eingangsrechnungen
  • Eingangsrechnungsexport
  • Rechnungsexport
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Belegdetails

Kalkulation

  • Übersicht
  • Details

Dateien

Benutzer

  • Übersicht
  • Verwaltung
  • Urlaub
  • Benutzerdetails
    • Allgemein
    • Projekt

Mailings

  • Mailingübersicht
  • Kontakte
  • Verteiler

Briefe

  • Übersicht
  • Details

Controlling

  • Umsatzplanung
  • Finanzen
  • Marge
  • Freigabe
  • Reporting
  • Ressourcen
  • Abwesenheiten
  • Zeiterfassung
  • Datenexport (nur Pro & Enterprise Plan)

Admin

  • Standardwerte
  • Gruppenverwaltung
  • Moduladmin
  • Verrechnungssätze
  • Workflows
  • Ressourcen
  • Artikel
  • Beleg-Standardwerte
  • Dokumentvorlagen
  • Belegtexte
  • Mailvorlagen
  • API Clients
  • Neue Benutzer
  • Löschverwaltung
  • Einstellungen

Wie ändere ich die Reihenfolge der Module?

Du kannst die Reihenfolge deiner Module im Menü und auch in den Detailsseiten selber bestimmen. Dazu klickst du auf Admin und anschließend auf den Punkt "Moduladmin". Hier siehst du alle deine Module mit den Rechten und der Reihenfolge.

Du kannst nun die Zahl in dem Feld "Reihenfolge" ändern und auf "Speichern" drücken, um diese an eine andere Stelle zu verschieben. 

ReihenfolgeModule.gif

Wie stelle ich die Rechte im Moduladmin richtig ein?

Im Adminbereich unter "Moduladmin" kannst du die verschieden Rechtestufen für die einzelnen Module festlegen. Dabei gibt es die Rechtestufen 1 bis 5, die du bereits den verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet hast. Unterscheiden kannst Du nun zwischen Lese- und Schreibrechten.

Im Bereich "Resultierende Zugriffsrechte" kannst du all deine Benutzergruppen mit den verschiedenen Rechtestufen sehen und erhältst einen schnellen Überblick darüber, welche Rechte sie im jeweiligen Modul haben.

Wenn du den Reiter Projekt und den weiteren Reiter "Projektdetails" auswählst, sieht du daneben auch noch die Rechtestufen deiner Projektrollen. Wie du diese definierst, findest du hier

Tipp
Die Benutzerverwaltung ist eine Besonderheit im System, was die Rechtevergabe angeht. Da es sich hierbei um wichtige Benutzerdaten handelt, sind diese besonders geschützt. So könnt ihr zwar die Rechtestufe auf 3 setzten, allerdings sehen Benutzer mit Rechtestufe 3 keine anderen Benutzer in der Verwaltung. Hierzu ist entweder Rechtestufe 5 notwendig oder der Benutzer muss als Personalverantwortlicher hinterlegt sein. Wie genau das geht, erfährst du hier.

Moduladmin.gif

Wie werden Benutzer in der Gruppenverwaltung in Gruppen zugeordnet?

In der Gruppenverwaltung im Admin-Bereich kannst Du Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die gewünschte Gruppe ziehen. Solltest du dabei einen Fehler gemacht haben und der Mitarbeiter in der falschen Gruppe sein, kannst du diesen über das kleine "x" neben den Namen wieder aus der Gruppe entfernen.

Der Benutzer erhält hierdurch die entsprechende Rechtestufe der Gruppe. Ist ein Benutzer mehreren Gruppen zugeordnet zählt die Gruppe mit der höchste Rechtestufe. Einen Benutzer mehreren Gruppen zuzuordnen kann sinnvoll sein, wenn man z.B. eine Gruppe ausschließlich als Empfänger für Workflows benutzt.

Tipp: Wenn du deinen Benutzer aus allen Benutzergruppen löscht, wird dieser automatisch deaktiviert. Wechsel in der Gruppenverwaltung auf "Deaktivierte Benutzer" um diese wieder zu aktivieren.

Gruppenverlwaltung.gif

Wie lege ich die Rechtestufe für eine Benutzergruppe fest?

Im Admin-Bereich in der "Gruppenverwaltung" gibt es zwei Reiter. Das "Organigramm" und die "Baumstruktur". In der Baumstruktur kannst Du die einzelnen Gruppen mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol bearbeiten. Dabei kannst Du auch die Rechtestufe festlegen.

Wenn Du eine neue Benutzergruppe einrichtest, kannst Du direkt angeben, welche Rechtestufe diese haben soll.

Gruppenverlwaltung2.png

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Sonstiges

Prüfung der Ladezeiten / Performance im HQ

Die durchschnittlichen Ladezeiten liegen im HQ bei 300 Millisekunden bis 2 Sekunden. Manche Module sind dabei schneller, andere - wie Auswertungs- oder Administrationsmodule - benötigen etwas mehr Zeit. Hinzu kommt die Zeit, die der PC bzw. Browser zur Darstellung der Seiten benötigt.

Liegen bei euch die Ladezeiten regelmäßig über dem Durchschnitt, helfen wir gerne und führen eine genauere Prüfung durch. Dabei folgenden Informationen hilfreich:

  • Uhrzeit / Tageszeiten, zu der erhöhte Ladezeit aufgetreten sind
  • Liste der betroffenen Module oder einzelner HQ-Seiten
  • Über welchen Weg wurde das Modul / die Seite geladen

Wir prüfen sofort, ob erhöhte Ladezeiten von außen erkennbar sind. Darüber hinaus lohnt sich oft ein Blick auf den Bildschirm des Nutzers, um Besonderheiten zu erkennen. Wende dich dazu gern an unseren Support per Chat, Ticket oder unter support@hellohq.io 

 Folgende Dinge kannst du vorab selbst prüfen:

  • Sind viele Browser-Tabs gleichzeitig geöffnet, ist die Auslastung des PCs oft erhöht, was sich auch in der Verwendung des HQs bzw. des Browser bemerkbar macht. Gerade ältere PCs bekommen dadurch häufiger Probleme.
  • Manche Netzwerke bzw. Firewalls führen intensive Prüfungen der geladenen Seiten durch.  Solche Prüfungen können wegen der aufwändigen Seiten die Nutzung des HQs deutlich verlangsamen.
  • Sowohl Upload- als auch Download-Geschwindigkeit des Netzwerks sollte konstant über 10 MBit/s liegen. Um dies zu prüfen, sollte ein Speedtest durchgeführt werden. 

 

 

 

Sicherheitskonzept HQ

HQ ist eine in der Cloud gehostet Webanwendung, welches auf Microsoft Technologien basiert. Die Webanwendung nutzt das .net Framework zur Bereitstellung der Anwendung.

Gehostet ist HQ im Rechenzentrum der T-Systems in Deutschland auf Grundlage von Microsoft Technologien im Datentreuhänder Modell.

Verfügbarkeit

HQ wird in einer Multi-Server Infrastruktur gehostet. Jede Komponente ist mindestens 2 Fach Redundant vorhanden. Alle wesentlichen Ressourcen sind mindestens 3 Fach Redundant verfügbar. Die auftretenden Anfragen werden von den einzelnen Ressourcen jeweils über moderne Loadbalancing Technologien verteilt. Sollte es zu dem Ausfall von einzelnen Komponenten kommen, kann jederzeit weiterhin die Service Qualität und Verfügbarkeit sichergestellt werden. Jede Ressource kann Geo-Redundant zwischen den Rechenzentren in Frankfurt am Main und Magdeburg verschoben werden, falls es zu größeren Ausfällen in einem der Rechenzentren kommt.

Serverstruktur.png

Datensicherheit

Alle gespeicherten Daten, die im HQ vorhanden sind, werden verschlüsselt abgelegt. Hierfür wird auf modernste Technologie Standards zurückgegriffen und keine eigen entwickelten Verschlüsselungsverfahren verwendet.

Sämtliche Bewegungsdaten liegen in einer Azure SQL Datenbank basierend auf dem Microsoft SQL Server 2016 mit aktivierter Transparent Data Encryption (https://docs.microsoft.com/de-de/sql/relational-databases/security/encryption/transparent-data-encryption?view=sql-server-2016). 

Sämtliche Passwörter werden nur in Form von Hashes gespeichert und der Klartext ist nur dem Nutzer der Anwendung bekannt.

Es werden von dem kompletten Datenbestand dauerhaft Backups durchgeführt. Diese Backups werden für 35 Tage aufbewahrt und es kann jederzeit Point in Time zu einem älteren Datenbestand zurück gegangen werden. Alle Änderungen, die vom Nutzer im HQ vorgenommen werden, werden protokolliert. Es kann auf Datenbank-Level nachvollzogen werden, welcher Benutzer, welche Änderung zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.

Verbindungssicherheit

Jegliche Kommunikation zwischen dem Endanwender und HQ läuft über eine verschlüsselte SSL Verbindung ab. Hierfür werden die gleichen Technologien verwendet, die dem aktuellen Webstandard für sichere Kommunikation zwischen Client und Server entspricht. Jegliche interne Kommunikation innerhalb der Server Infrastruktur wird entweder über VPN oder über SSL gesichert und es gibt keine unverschlüsselte Kommunikation außerhalb des lokalen Netzwerks.

Sicherheit Updates

Alle wesentlichen Komponenten basieren auf Microsoft Technologien. Die veröffentlichten Updates werden nach erfolgreicher Prüfung zeitnah eingespielt und es wird garantiert, dass die verwendeten Softwarekomponenten auf dem aktuellen Stand sind.

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Sprachen

In welchen Sprachen steht mir das HQ zur Verfügung ?

Das HQ bietet dir die Möglichkeit die Systemsprache auf Deutsch oder Englisch anzeigen zu lassen. 
Die Sprache kannst du oben rechts auf dem Weltkugelsymbol  ändern. 

Sprache_aendern.gif

Wo werden die Sprachen für Ansprechpartner und Dokumente hinterlegt?

Die verschiedenen Sprachen für Ansprechpartner und Dokumente werden via System-Setting angelegt. 
Wenn eine Sprache für dein HQ aktiviert werden soll, kontaktiere einfach den HQ-Support auf dem Weg, welcher dir am liebsten ist. Die nötigen Kontaktinformationen findest du hier.

 

Wo kann ich die Sprache auf meinem Dokument (z.B Angebot oder Rechnung) einstellen?

In jedem Dokument kannst du einen Briefkopf für den Empfänger ausfüllen. 
Der Absender wird automatisch ausgefüllt. 

In dem Abschnitt für den Empfänger hast du nun die Möglichkeit, 
folgende Daten einzugeben:

An dritter Stelle findest du nun die Belegsprache.

Klicke einfach auf den Pfeil rechts um die DropDown-Auswahl zu öffnen.

 

Hier kannst du nun die Belegsprache ändern. 
Wichtig ist, dass die Sprachen vorher für dein HQ freigeschaltet sind. 

Wie übersetze ich Standardwerte im HQ?

Die Standardwerte im HQ lassen sich beim Konfigurieren direkt übersetzen. 
Sobald du einen Standardwert definiert hast, kannst du in der Zeile des Datenfeldes auf das Weltkugelsymbol  klicken und dort deine Übersetzung hinterlegen. 

 

Standardwert_uebersetzen.gif
 

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Subsysteme

Wieso kann ich meine Subsysteme oben rechts nicht auswählen?

Subsysteme sind etwas komplexer und benötigen deshalb im Vergleich zum einstufigen HQ mehr Einstellungen, die beachtet werden müssen.

Um ein Subsystem auswählen zu können, musst du einer Benutzergruppe aus dem Subsystem angehören. Diese Einstellungen kannst du im Adminbereich unter Gruppenverwaltung vornehmen.

Zuerst musst du eine neue Benutzergruppe in dem Reiter Baumstruktur erstellen und diese dann eines deiner Subsysteme zuordnen. Dies ist nötig, da jede Benutzergruppe nur einem Subsystem zugeordnet werden kann. Deshalb benötigst du pro Subsystem auch mindestens eine Benutzergruppe.

Dann kannst du in den Reiter Organigramm wechseln und die Benutzer, die das Subsystems benutzten sollen, der Gruppe zuordnen.

Wie lege ich Subsysteme oder Mandanten an?

Verwalten kannst du Subsysteme im Admin-Bereich in den Einstellungen. Dort kannst du neue Subsysteme anlegen oder bestehende löschen. Darüber hinaus kannst du für jedes Subsystem entscheiden, in welcher Währung das Subsystem Beträge anzeigt und ob es sich um ein Master-System handelt. Für den letzteren Fall setzt Du den Haken bei "Zeigt Daten aller Systeme".

 

Subsysteme ermöglichen die Trennung eines HQs in verschiedene Mandanten.

Subsysteme spiegeln eine Mandantenfähigkeit im HQ wider. Mit Hilfe von Subsystemen kannst Du unterscheiden, welche Gruppe von Nutzern welche Objekte sehen und bearbeiten darf - und welche nicht. So kannst Du beispielsweise deine Kundenliste in Kunden unterteilen, die man nur im Subsystem Nord und solche, die man nur im Subsystem Süd sehen kann. Es gibt auch die Möglichkeit sogenannte Master-Systeme anzulegen, die grundsätzlich alle Daten anzeigen.

Vorhandene Subsysteme kann der Nutzer oben in der HQ-Systemleiste auswählen, um zwischen Subsystemen zu wechseln - sofern der Nutzer mehreren Subsystemen zugeordnet ist. Wechselt der Nutzer in ein Subsystem, sieht er nur die Daten, die diesem Subsystem zugeordnet sind - es sei denn, es handelt sich um ein Master-System.

Wenn Du gerne Subsysteme in Deinem HQ nutzen möchtest, wende Dich einfach an Deinen zuständigen Account Manager oder den HQ Support - wir aktiveren Dir gern die Subsysteme.

Als Vorbereitung kannst du bitte schon einmal ein zweites Unternehmen hinzufügen und weitere Dokumentenvorlagen erstellen.

 

Subsystemfähige Objekte

Alle wichtigen Objekte im System lassen sich subsystem-aware im System verwalten. Zu welchem Subsystem ein Objekt gehört - bzw. in welchen Subsystemen es sichtbar ist - verwaltest Du in der Regel direkt im Objekt im Dropdown-Feld Subsystem. Hier eine Liste der Subsystem-fähigen Objekte - mit Hinweis, wo die Subsystem-Zugehörigkeit gepflegt wird.

 

Objekt Zuweisen in
Projekte Direkt in Projektdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein
Unternehmen Direkt in den Unternehmensdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein bzw. Details
Leads Direkt in den Lead-Details im Dropdown Subsystem im Reiter Information im Bereich Qualifikation
Artikel Über Artikelkategorien in den Datenfeldern im Admin-Bereich
Benutzer Über die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen im Admin-Bereich Gruppenverwaltung
Mailings Über die Zuordnung zu einem Kunden oder anderen Unternehmen im Dropdown Mailing zu Unternehmen in den Mailing-Details
Belege Über die Zuordnung des Belegs zu einem Kunden oder anderen Unternehmen
Ressourcen Über die Zuordnung der Ressourcengruppen zu Subsystemen

 

 

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System-Settings

Nach erfolgreichem Log-In werde ich aus dem HQ geworfen - woran kann das liegen?

Solltest du dich einloggen können und bei der nächsten Aktion im HQ (z.B. Wechsel in ein anderes Modul) wieder aus dem HQ geworfen werden, kann das daran liegen, dass dein Browser Cookies blockiert.

Überprüfe daher einmal die Einstellungen deines Browsers darauf, ob Cookies erlaubt sind oder automatisch blockiert werden.

Um die Einstellung in deinem Browser zu finden, kannst du direkt hier klicken!

 

Sollte sich das Verhalten danach nicht ändern, teste bitte noch in anderen Browsern, ob das Problem dort auch besteht und wende dich danach an unseren Support!

Gibt es eine "Two-Factor Authentication"?

Das HQ ermöglicht eine Tow-Factor Authentication. Wenn diese aktiviert ist, erhalten die Benutzer Deines HQ beim Login eine Mail mit einem Code der zusätzlich eingegeben werden muss. 

Screenshot_2.png

Wenn Du die Two-Factor Authentication in Deinem System aktivieren möchtest, kannst Du dich einfach an unseren Support wenden.

Wie kann ich das Zeiterfassungs-Widget so einstellen, dass dort jeder nur seine Projekte sehen kann?

Kontaktiere dazu den Support. Der stellt dir dein HQ dann so ein, dass in dem Zeiterfassungs-Widget nur die Projekte des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt werden.

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Workflows

Wie richte ich einen Workflow ein?

Wie du deine individuellen Workflows einrichtest, erklären wir dir hier.

Um einen neuen Workflow zu erstellen gehe in den Adminbereich und klicke auf den Reiter Workflows.

1 Allgemeine Workfloweinstellungen vornehmen

Doku_Workflow_1.PNG

1.1 Um einen neuen Workflow zu erstellen, musst du zunächst den Prozessschritt, bei dem der Workflow ausgelöst werden soll, auswählen. Hier z.B 'Projekterstellung'.

1.2 Stelle als nächstes ein, welche Aktion ausgeführt werden soll

      1.2.1 Klicke ‚Email senden' an, wenn du automatisch eine Email verschicken lassen möchtest.

      1.2.2 Wähle ‚Systemnachricht senden‘ wenn du eine Systemnachricht verschicken lassen möchtest

      1.2.3 Generiere eine Aufgabe für die entsprechenden Nutzer, welche anschließend auf deren Dashboard angezeigt wird.

Du kannst hier auch mehrere Optionen auswählen.

2 Aufgabe erstellen

Doku_Workflow_2.PNG

Wenn du den Haken bei 'Aufgabe' unter dem Reiter Allgemeines gesetzt hast, kannst du hier die Details für die Aufgabe festlegen.

2.1 Gib einen Sollumfang in Stunden an der für die Aufgabe kalkuliert werden soll.

2.2 Falls mehrere Mitarbeiter an der Aufgabe arbeiten sollen, vergebe hier ein Zeitbudget das den Mitarbeitern zugeteilt wird. Damit wird der gesamte Sollumfang auf alle zugewiesenen Mitarbeiter verteilt.

2.3 Erstelle jetzt eine Deadline bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Diese wird in Tagen ab dem Auslösezeitpunkt angegeben.

2.4 Optional kannst du jetzt den Haken bei 'Aufgabe nur einmal für alle Nutzer vergeben?' setzen. Wenn jetzt ein Nutzer die Aufgabe für erledigt erklärt, verschwindet diese bei allen Nutzern aus den offenen Aufgaben.

3 Bedingungen festlegen

Bedingungen sind abhängig vom Prozessschritt und können jetzt mit dem Workflow verknüpft werden.

Prozessschritt
Bedingung
Projekt erstellt Projektvorlage wählen
Projektstatus geändert Projektvorlage wählen
Projektstatus geändert zu
Teammitglied hinzugefügt
Lead erstellt  
Status eines Leads geändert  Status geändert zu
Verantwortlicher eines Leads geändert  
Wahrscheinlichkeit eines Leads geändert Wahrscheinlichkeit geändert zu
Kontakthistorie vermerkt  
Dateifeedback angefordert  
Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen Abwesenheit
Abwesenheit Ressourcen eingetragen Abwesenheitstyp
Belegstatus geändert Status geändert zu
Dokumenttyp
Lagerbestandsgrenze erreicht Ereignis
Projektfortschritt erreicht Projektvorlage wählen
Erreichter Fortschritt
Mailing Status geändert Mailing Status

3 Empfänger hinzufügen

Empfänger sind ebenfalls vom Prozessschritt abhängig.

 

Prozessschritt
Empfänger
Projekt erstellt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Projektstatus geändert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Teammitglied hinzugefügt Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Lead erstellt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Status eines Leads geändert  Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Verantwortlicher eines Leads geändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Wahrscheinlichkeit eines Leads gändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Kontakthistorie vermerkt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Dateifeedback angefordert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Abwesenheit Ressourcen eingetragen Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Belegstatus geändert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Lagerbestandsgrenze erreicht Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Projektfortschritt erreicht Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Mailing Status geändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben

 

 

4 Weitere Einstellungen

Doku_Workflow_3.PNG

4.1 Du hast die Möglichkeit, den Workflow über den Haken bei 'Deaktiviert?' zu deaktivieren, ohne diesen gleich zu löschen.

4.2 Setze den Haken bei 'Aufgabe als abgeschlossen markieren' um die Aufgabe direkt als erledigt zu markieren und diese dann auf dem Dashboard nicht anzeigen zu lassen. Sie ist aber unter 'meine Aufgaben' weiterhin einsehbar.

4.3 Über den Haken bei 'Aufgabe wird kontrolliert?' wird ein Kontrollprozess ausgelöst, so dass nach Abhaken der Aufgabe eine nächste Person eine Kontrollaufgabe erhält. Für die Kontrollaufgabe muss der entsprechende Empfänger eingerichtet werden.

Fertig! Jetzt sparst du dir eine Menge Arbeitsschritte und kannst noch effektiver arbeiten. 

Für welche Prozessschritte gibt es Workflows?

Folgende Prozessschritte können einen Workflow auslösen:

  • Projekt erstellt
  • Projektstatus geändert
  • Teammitglied hinzugefügt
  • Lead erstellt
  • Status eines Leads geändert
  • Verantwortlicher eines Leads geändert
  • Wahrscheinlichkeit eines Leads geändert
  • Kontakthistorie vermerkt
  • Dateifeedback angefordert
  • Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen
  • Abwesenheit Ressourcen eingetragen
  • Belegstatus geändert
  • Lagerbestandsgrenze erreicht
  • Projektfortschritt erreicht
  • Mailing Status geändert

Du wählst die Prozesse im Adminbereich unter dem Menüpunkt "Workflows" im Drop-down-Menü aus. Wie du deine Workflows richtig konfigurierst, wird dir hier erklärt.

Wie lege ich einen Workflow für die Änderung eines Lead-Status an?

Gehe dazu in den Admin-bereich in das Modul "Workflows". Wähle den Prozessschritt "Status eines Leads geändert" und klicke auf den Button "+Neuer Workflow". Du kannst den Workflow nun benennen und festlegen, was er beinhalten soll. 

Workflow_leaddstatus.gif

 

 

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Währungen

Wie funktionieren Währungen im HQ?

Im HQ hast du die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen zu arbeiten. Wichtig hierbei ist, dass die Währung, die dir angezeigt wird, immer für das gesamte System gilt. Daher kannst du in einem System immer nur eine Währung gleichzeitig angezeigt bekommen. Daher werden dir Beträge, die du z.B. mit USD angelegt hast, auch automatisch in Euro umgerechnet

Standardmäßig ist von uns Euro als Währung eingestellt. Das können wir dir gerne ändern. Dies gilt dann aber für dein gesamtes System und alle Nutzer, solltest du keine Subsysteme habe. Hier zu kannst du dich gerne an support@hellohq.io oder einfach ein Ticket aus deinem HQ heraus erstellen.

Im Falle von Subsystemen kannst du die Währung selber für jedes Subsystem einstellen. Dies findest du unter Admin/Einstellungen bei dem Bereich für Subsysteme.
Um dir dann die richtige Währung anzeigen zu lassen, musst du dann zusätzlich noch in das jeweilige Subsystem wechseln. Die Zuordnung der Projekte und Belege zu den Subsystemen hat zudem keinen Einfluss auf die angezeigte Währung. Entscheidend ist hier nur, in welchem Subsystem du dich gerade befindest.

Wie kommt der Wechselkurs von Euro zu Dollar im HQ zustande?

Der im HQ hinterlegte Wechselkurs wird direkt von der Europäischen Zentralbank bezogen.

Um zu gewährleisten, dass durch die sekündliche Änderung des Wechselkurses nicht zu viele Umstände aufkommen, wird dieser einmal täglich über Nacht aktualisiert.

Wie stelle ich die Systemwährung ein?

Das HQ kann (ab Version 1.8) mit verschiedenen Währungen arbeiten.

Als Standard ist die Währung Euro (EUR) eingestellt.
Du kannst für dein System eine Hauptwährung einstellen.
Diese wird dann systemweit als Standwardwährung bei allen monetären Werten verwendet.
Wenn nötig wird ein Umrechnungskurs mitgespeichert.
Damit du eine andere Währung als Euro für deine Hauptwährung auswählen kannst, muss diese von einem HQ-Support-Mitarbeiter eingestellt werden.

 

Das HQ rechnet jede Währung, die von der Hauptwährung abweicht, mit dem aktuellen Umrechnungskurs um.

Die aktuellen Umrechnungskurse werden von der EZB geladen. Alle vergangenen Umrechnungskurse werden ebenso gespeichert.

Für spezielle Objekte im HQ wird die Währung an einem bestimmten Datum für dieses Objekt gespeichert. Wenn ein Objekt seinen eigenen Umrechnungskurs hat, wird der Kurs entsprechend des Wertes der Objektwährung in Euro umgerechnet.
Wenn die Systemwährung nicht Euro ist, wird eine zweite Umrechnung von Euro zur Systemwährung mit dem aktuellen oder dem gespeicherten Umrechnungskurs erfolgen.

 

 

Objekte mit eigener Umrechnung Zeitpunkt der Umrechnung
Reportings (Kosten) Tag des Reportings
Reporting (berechnet) Umrechnungskurs des Dokuments/Tag des Hinzufügens zum Dokument
Leads Erstellungsdatum
Eingehende Zahlungen Erstellungsdatum
Dokumente Versanddatum
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