Seit dem 25.05.2018 ist die neue DSGVO in Kraft getreten. Falls du noch einmal nachlesen möchtest, worum es dabei genau geht, schaue gerne hier einmal nach: EU Datenschutzgrundverordnung DSGVO
Durch diese Bestimmungen müssen Unternehmen unter anderem Verändern, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Dies gilt natürlich auch bezogen auf die Arbeit mit helloHQ. Daher haben wir hier einmal ein paar Tipps aufgeführt, die euch das Umsetzen der Verordnung erleichtern sollen.

Umgang mit Daten von Ansprechpartnern:

Bei personenbezogenen Daten, wie denen von Ansprechpartnern, wird gefordert, dass man unter anderem Gründe angibt, wieso man die Daten über die Person speichert und zudem, woher man diese Daten bekommen hat bzw. woher man die Person kennt (z.B. Messe, Newsletter, Kunde etc.). Hier gibt es die Möglichkeit, in helloHQ eigene Datenfelder für Ansprechpartner zu hinterlegen, wo man dann diese Informationen einträgt. Dies kannst du im Adminbereich bei den Standardwerten und dann im Bereich 'Datenfelder Ansprechpartner' hinterlegen. Hier würden wir dir das Verwenden von einfachen Textfelder empfehlen.

Zudem wird auch vorgegeben, dass man personenbezogene Daten nur eine bestimmte Zeit lang speichern darf. Um in helloHQ Daten, von z.B. Ansprechpartnern, zu löschen, gibt es das Modul 'Löschverwaltung' im Adminbereich. Hier gibt es dann verschiedene Bereiche, unter anderem 'Kontakte'. Wenn du einmal in diesen Bereich wechselst, werden dir alle Ansprechpartner aufgelistet. In der Liste kannst du per Filter leicht nach den Ansprechpartnern suchen, die du löschen möchtest.

Unser Ziel ist es natürlich, euch bei der Umsetzung der DSGVO noch besser zu unterstützen, daher entwickeln wir hier gerade ein Konzept, um die Ansprechpartner noch besser zu filtern.

Verschicken der eigenen ADV:

Ein weiterer Teil der DSGVO ist auch, dass ihr Personen, deren Daten ihr speichert, um deren Einwilligung fragen müsst. Dies geschieht normalerweise durch das Versenden der eigenen ADV.

Dieser Prozess lässt sich natürlich auch in helloHQ abbilden. Wir können hier den Tipp geben, diesen Prozess mit in euren Leads-Prozess mit einzubauen, da dieser primär eure Verbindung zu Neukunden ist. Hier empfiehlt es sich, am Lead ein extra Datenfeld anzulegen, z.B. eine Checkbox, nach dem Prinzip: 'ADV verschickt?' bzw. 'ADV angenommen?'. Außerdem kann man z.B. die ADV in der globalen Dateiablage von helloHQ speichern und dann entweder die ADV einzeln verschicken und per CRM in die Kontakthistorie des Leads aufnehmen, oder man hängt die ADV z.B. direkt an die Angebotsvorlage und erstellt sich hierfür eine eigene Dokumentvorlage, z.B. 'Angebotsvorlage mit ADV'.

Um ein PDF standardmäßig an ein Angebot anzuhängen, musst du dieses einmal in der jeweiligen Dokumentvorlage hinzufügen. Hierfür gehst du in den Adminbereich und dann auf Dokumentvorlage. In dem Dropdown oben auf der Seite wählst du nun Angebot aus. Hier kannst du dann eine neue Vorlage erstellen. Nach dem Erstellen musst du einmal auf diese Vorlage wechseln und kannst nun auf der rechten Seite unter dem Punkt 'Layout' das PDF anhängen.

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die erste europaweite gemeinsame Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Im Zusammenhang mit dieser Verordnung ist es notwendig unsere ADVs (Auftragsdatenvereinbarung) anzupassen. 

helloHQ ist EU-DSGVO ready zum 25. Mai 2018. Alle unsere Kunden haben eine E-Mail zur neuen ADV von uns erhalten. Solltest Du keine Mail erhalten haben, kannst Du dir die Datei weiter unten herunterladen.

Was ist die EU-Datenschutzgrundverordnung?

Die EU-Datenschutzgrundverordnung – was ändert sich 2018?

Datenschutz-Grundverordnung DSGVO

Das Firmenlogo für helloHQ kannst du schnell und einfach einstellen. 
Dazu brauchst du nur in den Adminbereich gehen und dort die Einstellungen aufrufen.

Im Bereich Firmenlogo hast du die Möglichkeit, das Logo der Firma in helloHQ einzubinden. 
Es gibt hier zwei verschiedene Bereiche. 

Den Login-Bereich: 

und die Kopfzeile:

In helloHQ werden für Kunden, Leads und Projekte alle Kontakte erfasst. Das können z.B. Gesprächsprotokolle oder Telefonanrufe oder eben auch E-Mails sein. Die Sammlung aller Kontakte ist die sogenannte Kontakthistorie, die sich in jedem Kunden, Projekt oder Lead wiederfindet.

E-Mails sollten natürlich automatisch zur Kontakthistorie hinzugefügt werden, damit man sie nicht manuell (z.B. per Copy & Paste) übertragen muss. Genau das tut helloHQ über den folgenden Weg:

Wenn du eine E-Mail verschickst, setzt du die Adresse crm@hellohq.io in bcc (Blindkopie) deiner E-Mail.
helloHQ erfasst dadurch diese Mail, ohne, dass es ein anderer Empfänger mitbekommt
Über deine E-Mail-Adresse weiß  helloHQ, dass diese E-Mail von dir kommt - gleiches gilt für die Adressen deiner Empfänger.
Anschließend kann unter Mein helloHQ > Meine Kontakthistorie die Mail zugeordnet werden.

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem helloHQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Tipp

Um empfangene E-Mails ohne Antwort in helloHQ zu archivieren, können sie einfach kommentarlos an crm@helloHQ.io weitergeleitet werden. helloHQ erkennt trotzdem deinen Kunden, indem es die ganze E-Mail nach bekannten Adressen untersucht.

Tipp

Tipp: Um die Zuordnung von E-Mails zu Leads oder Projekten zu vereinfachen, kannst du die Leadnummer oder Angebotsnummer in den Betreff der E-Mails schreiben. Dadurch wählt helloHQ automatisch den richtigen Lead oder das richtige Projekt aus, keine manuelle Korrektur mehr notwendig.

Dafür gibt es ein System-Setting. Alle Projekte, die einen nicht-laufenden Status haben, werden in der globalen Quick-Suche ausgeblendet, wenn das Setting aktiv ist. Wende dich gern an den Support, wenn dieses Setting für euch aktiviert werden soll (support@helloHQ.io, Chat oder Ticket).

Welche Projektstatus als laufend gelten, wird unter Admin / Standardwerte im Bereich Projektstatus hinterlegt. Nicht-laufende Projektstatus haben keinen Haken in der Spalte 'Projekt läuft?'. 

Um einen Projektstatus als laufend zu definieren, bearbeitest du diesen, setzt den Haken im Feld 'Projekt läuft?' und speicherst die Änderung. 

Für helloHQ stehen die folgenden Module zur Verfügung (Achtung: Nicht alle Module sind standardmäßig in helloHQ aktiviert):

Mein helloHQ

• Dashboard
• Meine Aufgaben
• Meine Reportings
• Meine Unternehmen
• Meine Projekte
• Meine Planumsätze

Unternehmen

• Kunden
• Interessenten
• Lieferanten
• Stammdaten-Export
• Unternehmensdetails
  • Allgemein
  • Kontakthistorie
  • Belege
  • Planumsätze
  • Projekte
  • Leads
  • PO-Nummern

Leads

• Lead Übersicht
• Lead Pipeline
• Lead Controlling
• Vertriebsaktionen

Projekte

• Übersicht
• Roadmap
• Kanban
• Neues Projekt
• Globaler Kalender / Disposition
• Projektdetails
  • Allgemein
  • Team
  • Kunde
  • Kontakthistorie
  • Projektplanung
  • Kanban
  • Checklisten
  • Reporting
  • Pinnwand
  • Dokumentation
  • Finanzen
  • Belege
  • Planumsätze

Belege

• Angebote
• Rechnungen
• Rechnungslauf (nur Pro & Enterprise Plan)
• Eingangsrechnungen
• Eingangsrechnungsexport
• Lieferscheine
• Belegdetails

Benutzer

• Übersicht
• Verwaltung
• Urlaub
• Benutzerdetails
  • Allgemein
  • Projekt

Controlling

• Umsatzplanung
• Finanzen
• Marge
• Freigabe
• Reporting
• Ressourcen
• Abwesenheiten
• Zeiterfassung
• Datenexport (nur Pro & Enterprise Plan)

Admin

• Standardwerte
• Gruppenverwaltung
• Moduladmin
• Verrechnungssätze
• Workflows
• Ressourcen
• Artikel
• Beleg-Standardwerte
• Dokumentvorlagen
• Belegtexte
• API Clients
• Neue Benutzer
• Löschverwaltung
• Einstellungen

Du kannst die Reihenfolge deiner Module im Menü und auch in den Detailsseiten selber bestimmen. Dazu klickst du auf Admin und anschließend auf den Punkt "Moduladmin". Hier siehst du alle deine Module mit den Rechten und der Reihenfolge.

Du kannst nun die Zahl in dem Feld "Reihenfolge" ändern und auf "Speichern" drücken, um diese an eine andere Stelle zu verschieben. 

Im Adminbereich unter "Moduladmin" kannst du die verschieden Rechtestufen für die einzelnen Module festlegen. Dabei gibt es die Rechtestufen 1 bis 5, die du bereits den verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet hast. Unterscheiden kannst Du nun zwischen Lese- und Schreibrechten.

Im Bereich "Resultierende Zugriffsrechte" kannst du all deine Benutzergruppen mit den verschiedenen Rechtestufen sehen und erhältst einen schnellen Überblick darüber, welche Rechte sie im jeweiligen Modul haben.

Wenn du den Reiter Projekt und den weiteren Reiter "Projektdetails" auswählst, sieht du daneben auch noch die Rechtestufen deiner Projektrollen. Wie du diese definierst, findest du hier. 

Tipp
Die Benutzerverwaltung ist eine Besonderheit im System, was die Rechtevergabe angeht. Da es sich hierbei um wichtige Benutzerdaten handelt, sind diese besonders geschützt. So könnt ihr zwar die Rechtestufe auf 3 setzten, allerdings sehen Benutzer mit Rechtestufe 3 keine anderen Benutzer in der Verwaltung. Hierzu ist entweder Rechtestufe 5 notwendig oder der Benutzer muss als Personalverantwortlicher hinterlegt sein. Wie genau das geht, erfährst du hier.

In der Gruppenverwaltung im Admin-Bereich kannst Du Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die gewünschte Gruppe ziehen. Solltest du dabei einen Fehler gemacht haben und der Mitarbeiter in der falschen Gruppe sein, kannst du diesen über das kleine "x" neben den Namen wieder aus der Gruppe entfernen.

Um einen Benutzer mehreren Gruppen zuzuordnen, hole die Nutzer einfach mehrfach aus der Liste links und ordne sie den per Drag and Drop den Gruppen zu. Der Benutzer erhält hierdurch die entsprechende Rechtestufe der Gruppe. Ist ein Benutzer mehreren Gruppen zugeordnet zählt die Gruppe mit der höchste Rechtestufe. Einen Benutzer mehreren Gruppen zuzuordnen kann sinnvoll sein, wenn man z.B. eine Gruppe ausschließlich als Empfänger für Workflows benutzt.

Damit wir jederzeit Support für euch leisten können, kann übrigens weder der Nutzer "Admin Administrator" noch die Gruppe "Administratoren" gelöscht werden. Umbenennen könnt ihr die Gruppe aber. 

Tipp: Wenn du deinen Benutzer aus allen Benutzergruppen löscht, wird dieser automatisch deaktiviert. Wechsel in der Gruppenverwaltung auf "Deaktivierte Benutzer" um diese wieder zu aktivieren.

Im Admin-Bereich in der "Gruppenverwaltung" gibt es zwei Reiter. Das "Organigramm" und die "Baumstruktur". In der Baumstruktur kannst Du die einzelnen Gruppen mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol bearbeiten. Dabei kannst Du auch die Rechtestufe festlegen.

Wenn Du eine neue Benutzergruppe einrichtest, kannst Du direkt angeben, welche Rechtestufe diese haben soll.

Eine direkte App im Store gibt es nicht. Einige Browser (z.B. Chrome, Edge) erlauben es jedoch Webapps wie helloHQ direkt aus dem Browser zu installieren. 

Dazu gehst du in Chrome einfach in deinen helloHQ Workspace und klickst im Browser auf die 3 Punkte oben rechts. Nun wählst du "Weitere Tools" und "Verknüpfung erstellen".  

Dann öffnet sich ein Fenster, in den du einen Namen für die helloHQ App eingeben kannst. Wichtig ist, dass du die Option "In neuem Fenster öffnen" wählst, damit helloHQ auch als "App" und nicht als Browser-Tab geöffnet wird. 

Mac: Nun öffnet sich der Finder mit dem Ordner "Chrome Apps" und du kannst die helloHQ "App" in dein Dock ziehen und helloHQ als "App" benutzen. 

Windows: helloHQ erscheint nun im Startmenü unter den "Zuletzt hinzugefügten" Apps und kann per Rechtsklick zum Startmenü oder der Taskleiste hinzugefügt werden. 

Das Löschen der Cookies ist von Browser zu Browser unterschiedlich. Im Folgenden findest du Links zu den Anleitungen der gängigsten Browser:

Google Chrome

Mozilla Firefox

Apple Safari

Microsoft Edge

Die durchschnittlichen Ladezeiten liegen in helloHQ bei 300 Millisekunden bis 2 Sekunden. Manche Module sind dabei schneller, andere - wie Auswertungs- oder Administrationsmodule - benötigen etwas mehr Zeit. Hinzu kommt die Zeit, die der PC bzw. Browser zur Darstellung der Seiten benötigt.

Liegen bei euch die Ladezeiten regelmäßig über dem Durchschnitt, helfen wir gerne und führen eine genauere Prüfung durch. Dabei folgenden Informationen hilfreich:

Wir prüfen sofort, ob erhöhte Ladezeiten von außen erkennbar sind. Darüber hinaus lohnt sich oft ein Blick auf den Bildschirm des Nutzers, um Besonderheiten zu erkennen. Wende dich dazu gern an unseren Support per Chat, Ticket oder unter support@hellohq.io 

 Folgende Dinge kannst du vorab selbst prüfen:

• Sind viele Browser-Tabs gleichzeitig geöffnet, ist die Auslastung des PCs oft erhöht, was sich auch in der Verwendung von helloHQ bzw. des Browser bemerkbar macht. Gerade ältere PCs bekommen dadurch häufiger Probleme.
• Manche Netzwerke bzw. Firewalls führen intensive Prüfungen der geladenen Seiten durch.  Solche Prüfungen können wegen der aufwändigen Seiten die Nutzung von helloHQ deutlich verlangsamen.
• Auch manche Browser-Plugins untersuchen den geladenen (HTML-) Code, was für signifikante Verzögerungen beim Laden der Seite oder Darstellen des Inhalts führen kann.
• Sowohl Upload- als auch Download-Geschwindigkeit des Netzwerks sollte konstant über 10 MBit/s liegen. Um dies zu prüfen, kann ein Speedtest durchgeführt werden: www.speedtest.net 
• Für Windows gibt es abgesehen von Speedtests auch noch ein Tool, welches sich zum Prüfen der Verbindung besonders gut eignet, den NetSpeedMonitor. Hier findest du einen externen Artikel, der die Funktionsweise und Installation des NetSpeedMonitors beschreibt. Der NetSpeedMonitor zeigt, wie viel Datenmenge am PC tatsächlich ankommt. Zudem zeigt die Echtzeitmessung eventuelle Schwankungen in der Leistung an, was beim Speedtest nicht der Fall ist. Hier können also lange Ladezeiten trotz gutem Speedtestergebnis erklärt werden. (Um den NetSpeedMonitor zu nutzen, muss du die Setupdatei entpacken und dann wie im Artikel beschrieben im Kompatibilitätsmodus ausführen.)

helloHQ ist eine in der Cloud gehostet Webanwendung, welches auf Microsoft Technologien basiert. Die Webanwendung nutzt das .net Framework zur Bereitstellung der Anwendung.

Gehostet ist helloHQ im Microsoft Azure Rechenzentrum Deutschland auf Grundlage von Microsoft Technologien im Datentreuhänder Modell.

Verfügbarkeit

helloHQ wird in einer Multi-Server Infrastruktur gehostet. Jede Komponente ist mindestens 2 Fach Redundant vorhanden. Alle wesentlichen Ressourcen sind mindestens 3 Fach Redundant verfügbar. Die auftretenden Anfragen werden von den einzelnen Ressourcen jeweils über moderne Loadbalancing Technologien verteilt. Sollte es zu dem Ausfall von einzelnen Komponenten kommen, kann jederzeit weiterhin die Service Qualität und Verfügbarkeit sichergestellt werden. Jede Ressource kann Geo-Redundant zwischen den Rechenzentren in Frankfurt am Main und Magdeburg verschoben werden, falls es zu größeren Ausfällen in einem der Rechenzentren kommt.

Datensicherheit

Alle gespeicherten Daten, die in helloHQ vorhanden sind, werden verschlüsselt abgelegt. Hierfür wird auf modernste Technologie Standards zurückgegriffen und keine eigen entwickelten Verschlüsselungsverfahren verwendet.

Sämtliche Bewegungsdaten liegen in einer Azure SQL Datenbank basierend auf dem Microsoft SQL Server 2016 mit aktivierter Transparent Data Encryption (https://docs.microsoft.com/de-de/sql/relational-databases/security/encryption/transparent-data-encryption?view=sql-server-2016). 

Sämtliche Passwörter werden nur in Form von Hashes gespeichert und der Klartext ist nur dem Nutzer der Anwendung bekannt.

Es werden von dem kompletten Datenbestand dauerhaft Backups durchgeführt. Diese Backups werden für 35 Tage aufbewahrt und es kann jederzeit Point in Time zu einem älteren Datenbestand zurück gegangen werden. Alle Änderungen, die vom Nutzer in helloHQ vorgenommen werden, werden protokolliert. Es kann auf Datenbank-Level nachvollzogen werden, welcher Benutzer, welche Änderung zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.

Verbindungssicherheit

Jegliche Kommunikation zwischen dem Endanwender und helloHQ läuft über eine verschlüsselte SSL Verbindung ab. Hierfür werden die gleichen Technologien verwendet, die dem aktuellen Webstandard für sichere Kommunikation zwischen Client und Server entspricht. Jegliche interne Kommunikation innerhalb der Server Infrastruktur wird entweder über VPN oder über SSL gesichert und es gibt keine unverschlüsselte Kommunikation außerhalb des lokalen Netzwerks.

Sicherheit Updates

Alle wesentlichen Komponenten basieren auf Microsoft Technologien. Die veröffentlichten Updates werden nach erfolgreicher Prüfung zeitnah eingespielt und es wird garantiert, dass die verwendeten Softwarekomponenten auf dem aktuellen Stand sind.

helloHQ bietet dir die Möglichkeit die Systemsprache auf Deutsch oder Englisch anzeigen zu lassen. 
Die Sprache kannst du oben rechts auf dem Weltkugelsymbol  ändern. 

Die verschiedenen Sprachen für Ansprechpartner und Dokumente werden via System-Setting angelegt. 
Wenn eine Sprache für dein helloHQ aktiviert werden soll, kontaktiere einfach den helloHQ-Support auf dem Weg, welcher dir am liebsten ist. Die nötigen Kontaktinformationen findest du hier.

In jedem Dokument kannst du einen Briefkopf für den Empfänger ausfüllen. 
Der Absender wird automatisch ausgefüllt. 

An dritter Stelle findest du nun die Belegsprache.

Klicke einfach auf den Pfeil rechts um die DropDown-Auswahl zu öffnen.

Hier kannst du nun die Belegsprache ändern. Wichtig ist, dass die Sprachen vorher für helloHQ freigeschaltet sind. Sollte eine Sprache fehlen, lasst diese vom Support aktivieren. 

Hinweis: in englischen Sprachen weichen die Zahlen- und Datumsformate von den deutschen ab (1,000.00 statt 1.000,00). Für schweizerische Sprachen wird ebenfalls ein abweichendes Format verwendet (1'000.00).

Die Standardwerte in helloHQ lassen sich beim Konfigurieren direkt übersetzen. 
Sobald du einen Standardwert definiert hast, kannst du in der Zeile des Datenfeldes auf das Weltkugelsymbol  klicken und dort deine Übersetzung hinterlegen. 

Verwalten kannst du Subsysteme im Admin-Bereich in den Einstellungen. Dort kannst du neue Subsysteme anlegen oder bestehende löschen. Darüber hinaus kannst du für jedes Subsystem entscheiden, in welcher Währung das Subsystem Beträge anzeigt und ob es sich um ein Master-System handelt. Für den letzteren Fall setzt Du den Haken bei "Zeigt Daten aller Systeme".

Subsysteme ermöglichen die Trennung von helloHQ in verschiedene Mandanten.

Subsysteme spiegeln eine Mandantenfähigkeit in helloHQ wider. Mit Hilfe von Subsystemen kannst Du unterscheiden, welche Gruppe von Nutzern welche Objekte sehen und bearbeiten darf - und welche nicht. So kannst Du beispielsweise deine Kundenliste in Kunden unterteilen, die man nur im Subsystem Nord und solche, die man nur im Subsystem Süd sehen kann. Es gibt auch die Möglichkeit sogenannte Master-Systeme anzulegen, die grundsätzlich alle Daten anzeigen.

Vorhandene Subsysteme kann der Nutzer oben in der helloHQ-Systemleiste auswählen, um zwischen Subsystemen zu wechseln - sofern der Nutzer mehreren Subsystemen zugeordnet ist. Wechselt der Nutzer in ein Subsystem, sieht er nur die Daten, die diesem Subsystem zugeordnet sind - es sei denn, es handelt sich um ein Master-System.

Wenn Du gerne Subsysteme in helloHQ nutzen möchtest, wende Dich einfach an Deinen zuständigen Account Manager oder den helloHQ Support - wir aktiveren Dir gern die Subsysteme.

Als Vorbereitung kannst du bitte schon einmal ein zweites Unternehmen hinzufügen und weitere Dokumentenvorlagen erstellen.

Subsystemfähige Objekte

Alle wichtigen Objekte im System lassen sich subsystem-aware im System verwalten. Zu welchem Subsystem ein Objekt gehört - bzw. in welchen Subsystemen es sichtbar ist - verwaltest Du in der Regel direkt im Objekt im Dropdown-Feld Subsystem. Hier eine Liste der Subsystem-fähigen Objekte - mit Hinweis, wo die Subsystem-Zugehörigkeit gepflegt wird.

Solltest du dich einloggen können und bei der nächsten Aktion in helloHQ (z.B. Wechsel in ein anderes Modul) wieder aus helloHQ geworfen werden, kann das daran liegen, dass dein Browser Cookies blockiert.

Überprüfe daher einmal die Einstellungen deines Browsers darauf, ob Cookies erlaubt sind oder automatisch blockiert werden.

Um die Einstellung in deinem Browser zu finden, kannst du direkt hier klicken!

Sollte sich das Verhalten danach nicht ändern, teste bitte noch in anderen Browsern, ob das Problem dort auch besteht und wende dich danach an unseren Support!

helloHQ ermöglicht eine Tow-Factor Authentication. Wenn diese aktiviert ist, erhalten die Benutzer Deines helloHQ beim Login eine Mail mit einem Code der zusätzlich eingegeben werden muss. 

Wenn Du die Two-Factor Authentication in aktivieren möchtest, kannst Du dich einfach an unseren Support wenden.

Kontaktiere dazu den Support. Der stellt dir dein helloHQ dann so ein, dass in dem Zeiterfassungs-Widget nur die Projekte des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt werden.

Folgende Prozessschritte können einen Workflow auslösen:

• Projekt erstellt
• Projektstatus geändert
• Teammitglied hinzugefügt
• Lead erstellt
• Status eines Leads geändert
• Verantwortlicher eines Leads geändert
• Wahrscheinlichkeit eines Leads geändert
• Kontakthistorie vermerkt
• Dateifeedback angefordert
• Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen
• Abwesenheit Ressourcen eingetragen
• Belegstatus geändert
• Lagerbestandsgrenze erreicht
• Projektfortschritt erreicht
• Mailing Status geändert

Du wählst die Prozesse im Adminbereich unter dem Menüpunkt "Workflows" im Drop-down-Menü aus. Wie du deine Workflows richtig konfigurierst, wird dir hier erklärt.

Gehe dazu in den Admin-bereich in das Modul "Workflows". Wähle den Prozessschritt "Status eines Leads geändert" und klicke auf den Button "+Neuer Workflow". Du kannst den Workflow nun benennen und festlegen, was er beinhalten soll. 

Der in helloHQ hinterlegte Wechselkurs wird direkt von der Europäischen Zentralbank bezogen.

Um zu gewährleisten, dass durch die sekündliche Änderung des Wechselkurses nicht zu viele Umstände aufkommen, wird dieser einmal täglich über Nacht aktualisiert.

helloHQ kann (ab Version 1.8) mit verschiedenen Währungen arbeiten.

Als Standard ist die Währung Euro (EUR) eingestellt.
Du kannst für dein System eine Hauptwährung einstellen.
Diese wird dann systemweit als Standwardwährung bei allen monetären Werten verwendet.
Wenn nötig wird ein Umrechnungskurs mitgespeichert.
Damit du eine andere Währung als Euro für deine Hauptwährung auswählen kannst, muss diese von einem helloHQ-Support-Mitarbeiter eingestellt werden.

helloHQ rechnet jede Währung, die von der Hauptwährung abweicht, mit dem aktuellen Umrechnungskurs um.

Die aktuellen Umrechnungskurse werden von der EZB geladen. Alle vergangenen Umrechnungskurse werden ebenso gespeichert.

Für spezielle Objekte in helloHQ wird die Währung an einem bestimmten Datum für dieses Objekt gespeichert. Wenn ein Objekt seinen eigenen Umrechnungskurs hat, wird der Kurs entsprechend des Wertes der Objektwährung in Euro umgerechnet.
Wenn die Systemwährung nicht Euro ist, wird eine zweite Umrechnung von Euro zur Systemwährung mit dem aktuellen oder dem gespeicherten Umrechnungskurs erfolgen.