Belege

Buchhalter's Delight. Alles über Angebote, Rechnungen, Kalkulationen und Co.

Admin

Kann ich das Versenden von Belegen verhindern?

Es gibt Fälle, in denen Benutzer in deinem HQ Rechnungen bearbeiten müssen, jedoch nicht dazu in der Lage sein dürfen, diese auch abschließend zu versenden. Speziell für diesen Case haben wir  ein System Setting entworfen, welches dafür sorgt, dass Benutzer, welche nicht die Rechtestufe 5 besitzen, Dokumente nicht in den Status "versendet" setzen können. Wenn du dieses Setting nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support.

Wie ändere ich Beleg Nummernkreise?

Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummer immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Nummernkreis_bearbeiten.gif

 

Kann ich im HQ eigene Steuersätze hinterlegen?

Du kannst im HQ in den Admin-Standardwerten die zur Verfügung stehenden Steuersätze einstellen. Hierzu wählst du den Bereich "Mehrwertsteuersätze" und trägst diesen einfach ein.

Steuers_tze_1.png

 

Steuers_tze_2.png

Die Steuersätze stehen dann beim Hinzufügen einer Position zu einem Beleg zur Verfügung.

 

Wie funktioniert der Postversand mit der deutschen Post? (E-Post Schnittstelle)

Im HQ hast du eine E-Post Schnittstelle, womit du Belege direkt aus dem HQ über die deutsche Post verschicken kannst. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um dies zu tun, klickst du in dem Beleg auf den "Versenden" Button und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden" und der Beleg wird an die deutsche Post übermittelt und verschickt.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und anschließend an euch weiterverrechnet. Die Preise dazu findest du auf der Seite der deutschen Post.

Wo kann ich die internen Stundensätze im HQ sehen?

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht über die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo im HQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

 

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Benutzerverwaltung.jpg

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverwantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

 

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

projektFinanzen.jpg

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

 

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

Kann ich bei Belegen Unterschriften einfügen?

An sich bietet HQ keine Optionen um Unterschriften in Belegen einzufügen.

Es gibt allerdings einen Workaround mit dem dies möglich ist:

  • Alle nötigen Unterschriften müssen gescannt und in eine Vektorgrafik umgewandelt werden
  • Diese Grafiken müssen in einer / eurer Font als Zeichen hinzugefügt werden
  • Die modifizierte Font muss im HQ hochgeladen und für die Vorlage verwendet werden 
  • Wenn man nun das entsprechend belegte Zeichen in einem Beleg eingibt, wird als „Zeichen“ die jeweilige Unterschrift dargestellt
  • Zur Automatisierung kann bei den HQ Benutzern ein eigenes Datenfeld angelegt werden.  Dort wird nur das Zeichen hinterlegt, das zur Darstellung notwendig ist.
  • In der Belegvorlage wird über einen [Platzhalter] das Zeichen gezogen und via modifiziertem Font wird die Unterschrift angezeigt
  • Anschließend muss noch die Font-Größe auf ~75 vergrößert werden und die Unterschrift erscheint im Beleg
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Anfragen

Wie erstelle ich ein Angebot aus dem Projektplan?

In HQ hast du die Möglichkeit, Aufgaben aus deinem Projektplan direkt auf ein Angebot zu übernehmen.
Hierbei unterscheidet man zwischen zwei Positionsarten:
  • Positionen mit festem Abrechnungswert
  • Positionen deren Wert sich aus 'Soll x Verrechnungssatz' (bzw. manuellen Satz) errechnet
  • Positionen aus 'Belegungswert x Verrechnungssatz'
Dies kannst du einstellen, indem du im Projektplan dir die Spalte 'Abrechnung' einblenden lässt und dort dann 'fest' für einen Festbetrag oder 'nach Aufwand' für die Sollstunden/Belegungswert-Variante auswählst.
Für den Festbetrag müsstest du dir zusätzlich noch die Spalte 'Wert' anzeigen lassen und hier den gewünschten Wert eingeben.
Wenn du die Soll-Stunden benutzen möchtest, musst du in der Spalte 'Soll' noch die gewünschte Stundenanzahl eintragen. Zudem sollte der richtige Verrechnungssatz einmal in den Projektfinanzen in der Übersicht über den Button "Konfiguration" eingestellt werden.
Bei den Belegungswerten schaut das HQ auf den Wert, mit dem Mitarbeiter auf die jeweiligen Aufgaben in der Projektplanung besetzt sind. Dieser Wert wird nun mit dem Verrechnungssatz verrechnet.
 
Projektplan_auf_Angebot_Setup.gif

Nun kannst du ein neues Angebot erstellen. Um die Positionen zu übertragen, klickst du nun auf 'Neue Position hinzufügen' und wählst hier 'aus Projektplan importieren' aus. Hier kannst du einmal die gewünschten Positionen auswählen und auf speichern klicken. Im nächsten Pop-Up musst du nun noch ein paar Optionen auswählen.
 
Wenn du mit Soll-Stunden arbeitest kannst du für die Soll-Stunden auswählen, wie die Werte berechnen werden sollen. Hier kannst du einfach 'Soll x Verrechnungssatz' und dann weiter unten den gewünschten Verrechnungssatz auswählen.
Falls du den Wert mit dem Mitarbeiter auf die jeweiligen Aufgaben in der Projektplanung besetzt sind anbieten möchtest, kannst du dies durch die Option 'Belegungswert x Verrechnungssatz' tun.
 
Für Positionen mit festen Werten kannst du hier die Optionen zu Verrechnungssätze einfach ignorieren.
 
Danach müssen noch die restlichen Optionen ausgewählt werden um festzulegen, wie die Positionen angezeigt/zusammengefasst werden sollen. Wenn du alles eingestellt hast klickst du einfach auf speichern und nach kurzem Laden erscheinen die Positionen auf deinem Angebot.
 
Projektplan_auf_Angebot.gif

Wie erstelle ich eine Preisanfrage?

Eine Preisanfrage kannst du unter dem Menüpunkt Belege - Bestellungen erstellen. 

Wähle dazu unter "Beleg erstellen" einfach den Belegtyp Preisanfrage aus und erstelle dein Dokument.

Solltest du das Modul "Bestellungen" nicht in deinem Menü finden, ist dieses wahrscheinlich noch nicht aktiviert. Du kannst dich dann gerne an unseren Support wenden.

Wie erzeuge ich eine Bestellung aus einer Anfrage?

Sobald deine Preisanfrage beantwortet wurde und du alle nötigen Informationen hast, kannst du aus der Preisanfrage einfach ein Angebot erzeugen. Hier kannst du nun die Preise aus der Antwort auf die Anfrage in die Positionen übernehmen. 

Kann man eine Preisanfrage für mehrere Lieferanten/ Kunden erstellen?

Nein. Wenn du eine Anfrage an mehrere Lieferanten schicken möchtest, muss das über einzelne Anfragen gemacht werden. Du kannst die Anfrage jedoch kopieren, damit du sie nicht jedes Mal neu erstellen musst. 

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Angebotskalkulation

Wie erstelle ich ein Angebot?

Im HQ gibt es verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

  • im Lead (Reiter "Angebote")
  • im Kunden (Reiter "Belege")
  • im Projekt (Reiter "Belege")
  • oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

Angenommen, Du erstellst Dein Angebot im Modul "Belege". 

Wähle zunächst die passende Angebotsvorlage aus und anschließend den Kunden, für den Du das Angebot erstellen möchtest. Nun kannst Du gegebenenfalls das Angebot einem Lead und einem Projekt zuordnen.

Setze fest, welches Datum dein Angebot haben soll. Vielleicht möchtest Du auch festlegen, bis wann das Angebot gültig ist.

HQ_-_Belegdetails.png

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügn. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Artikel_auf_Angebot.gif

Du möchtest ein Angebot aus einer Kalkulation erstellen? Lies hierzu die folgenden Artikel:

 

Wie erstelle ich eine Angebotskalkulation?

Die Angebotskalkulation ermöglicht eine Kalkulation auf der Basis von Arbeitszeit, Artikel oder Freitext. Eine Angebotskalkulation berechnet automatisch ein Set an KPIs wie Umsatz, interne Kosten, Fremdkosten (in € und %) sowie den Deckungsbeitrag (in € und %).

Um eine Angebotskalkulation zu erstellen, klicke auf den Button "Kalkulation anlegen".

Kalkulation.png

Es müssen im ersten Schritt verschiedene Stammdaten wie Titel und Kunde definiert werden. Optional kann die Angebotskalkulation auch noch einem Lead oder Projekt zugeordnet werden. Das hat zur Folge, dass die Kalkulation im Bereich der Kundendetails und/oder den Projektdetails aufgeführt wird.

Anschließend speichere diese Daten und wechsele in den Reiter "Kalkulation". 

Die Kalkulation wird in Gruppen und Positionen strukturiert, welche genau so automatisch in ein Angebot oder in einen Projektplan überführt werden können. Über den Button "Gruppe hinzufügen" kannst Du neue Gruppen hinzufügen.

Beim Erstellen einer neuen Gruppe wird in drei Arten der Berechnung unterschieden, die entsprechend beim Erstellen ausgewählt werden müssen: 

Artikel

Die Kalkulation mittels Artikel dient dazu, Positionen auf Basis von Artikeln und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Artikel hinterlegt sind. 

Arbeitszeit

Die Kalkulation mittels Arbeitszeit dient dazu, Positionen auf Basis von Arbeitszeit und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Verrechnungssätze (intern für Kosten und extern für Umsätze) hinterlegt sind.

Freitext

Die Kalkulation mittels Freitext dient dazu, Positionen völlig frei und individuell zu kalkulieren. Es werden weder Artikel noch Verrechnungssätze dafür benötigt. 

Beispiel: Du könntest Deine Gruppe "Website" nennen und nun als Artikel eine Pauschale für das Hosting und zudem die kalkulierten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter hinzufügen. Um die Spalten zu bearbeiten (zum Beispiel die Menge festzulegen) genügt ein Doppelklick.

Wie erzeuge ich ein Angebot aus einer Kalkulation?

Sobald die Kalkulation fertiggestellt wurde, kann diese automatisch in ein Angebot überführt werden. Je nach Wunsch werden Gruppen inkl. der darunter liegenden Positionen oder die gruppierten Positionen übernommen. Es werden alle bisher angegebenen Daten aus der Kalkulation in das Angebot übertragen und können dort nochmals bearbeitet werden. 

Um ein Angebot aus einer Kalkulation zu erzeugen, klicke im Reiter Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen". 

Du kannst nun auswählen, ob Du Deine Kalkulation zu einem bereits existierenden Angebt hinzufügen oder ein neues erstellen möchtest. 

Veränderungen am Angebot bewirken keine rückwirkende Änderung der Kalkulation.

Wie kann ich eine Kalkulation in ein bestehendes Angebot überführen?

Um eine Kalkulation zu einem bestehenden Angebot hinzuzufügen, klicke in der Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen" und setze einen Haken bei "in vorhandenes Angebot einfügen". Du kannst nun im Dropdown-Menü auswählen, zu welchem Angebot die Kalkulation hinzugefügt werden soll. 

Wie füge ich Positionen zu einer Kalkulation hinzu? 

Wähle in der Übersicht im Kalkulationsmodul aus, welche Kalkulation du bearbeiten möchtest. Über den Aktionsbutton gelangst du direkt in die Kalkulation. 

Du kannst nun entweder über den Button "Gruppe hinzufügen" eine neue Gruppe mit Positionen, oder über das Plus am Ende der Gruppen eine neue Position zu einer bereits bestehenden Gruppe hinzufügen.

Welche Artikeltypen kann ich auf eine Kalkulation hinzufügen?

Die Kalkulation mittels Artikel dient dazu, Positionen auf Basis von Artikeln und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Artikel hinterlegt sind. Entsprechend können alle im System hinterlegten Artikel auch hinzugefügt werden.

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Bestellungen

Wie erzeuge ich eine Bestellung?

Eine Bestellung kannst du unter dem Menüpunkt "Bestellungen" erzeugen.
Wähle dazu einfach den Button "neue Bestellung" aus und fahre mit dem Erstellen des Beleges fort.

Kann aus einer Preisanfrage eine Bestellung erstellt werden?

Ja, aus Preisanfragen kannst Du direkt Bestellungen erzeugen. Gehe dazu in den Reiter "Bestellungen und klicke den Aktios-Button. 

Im Reiter Bestellungen kann man Preisanfragen erstellen. Kann man diese Anfragen auch direkt aus Projekten erstellen?

Nein. Im Projekt kann man keine Preisanfrage erstellen, das funktioniert nur über den Reiter "Bestellungen".

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Datev Import/Export

Wie lege ich ein Akonto Erlöskonto für den Datev-Export an?

Du kannst ein neues Erlöskonto für Akontorechnungen ganz einfach über das Modul Belegstandardwerte anlegen. Dieses findest du im Bereich Admin.

Hier findest du die Möglichkeit ein neues Erlöskonto anzulegen im Bereich "Buchungskonten Ausgangsrechnungen".

Ein neues Konto legst du über den Button "Neues Buchungskonto".

Ein Buchungskonto wird dadurch zum Akontorechnugnserlöskonto in dem du ihm den Namen Akonto gibst. Dadurch werden beim Export alle Akontorechnungen diesem Konto zugeordnet.

Akontoerl_skonto.gif

Warum funktioniert mein Export zu Datev nicht?

Da uns oft Fragen zum Thema Datev-Export erreichen geben wir dir hier eine Übersicht über die häufigsten Fehler die zu Problemen beim Export führen.

Hast du die richtige Datei exportiert?

Du findest unter Rechnungen mehrere Funktionen die einen Export zu lassen. Nur eine von diesen erzeugt allerdings das richtige Datev-Format. Diese findest du ganz oben neben dem "Zeitbereichfilter" und der Funktion "Neuer Beleg +".

 

Richtiger_Export.gif

 

Hast du die Exportdatei bearbeitet?

Das bearbeiten der erzeugten .csv Datei über Excel oder ähnlichen Programmen kann dazu führen, dass das Format zerstört wird. Durch das Abspeichern in Excel wird aus dem bisherigen Format nicht eine gewöhnliche Excel-Datei, es werden auch wichtige Formatierungen zerstört.

Das Einzige was sich hier machen lässt um das zu beheben ist den Export nochmal anzustoßen.

 

 

Solltest du Probleme mit dem Datev Export haben, die sich hierdurch nicht lösen lassen kannst du dich gern an unseren Support wenden.

Diesen erreichst du entweder über den Chat im HQ, über die Ticketfunktion oder über support@hellohq.io

 

 

 

Wie richte ich die DATEV-Schnittstellen im HQ ein?

Alle Einstellungen die du vorher machen musst, werden in dem Bereich Admin - Beleg-Standardwerte vorgenommen.

1. Einstellungen für den Import von Eingangsrechnungen 

DATEV - Bedingungen*:

  • Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.

DATEV-Einrichtung1.png

2. Einstellungen für den Export von Eingangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

  • Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

 Kostenstellen

  • Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Buchungskonten Eingangsrechnungen

  • Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

DATEV-Einrichtung3.png

3. Einstellungen für den Export von Ausgangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

  • Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
  • Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Buchungskonten Ausgangsrechnungen

  • Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Kostenstellen

  • Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

DATEV-Einrichtung2.png

Wie funktioniert der DATEV-Import für Eingangsrechnungen?

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Hier legst du Kreditoren im HQ an

Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier

DATEV-Kreditorennummer.png

Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".

So exportierst du die Buchungen aus DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.

1.png2.png

Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.

Import der Buchungssätze ins HQ

Unter Belege > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import". 

  1. Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
  2. Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
  3. Treffe deine gewünschte Auswahl
    • Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Hacken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
    • Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
    • Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren. 
    • Achtung: Punkte zwei und drei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.

Kreditorenstammdaten importieren

Export aus DATEV

Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV. 

1.png3.png

Import in HQ

Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.

DATEV_Kreditorenimport.png

Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.

Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst:

Wie funktioniert der DATEV-Export für Ausgangsrechnungen?

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten und Kostenstellen hinterlegen. 

Hier kannst du Kostenstellen und Konten pflegen

Artikelmodul

Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.

DATEVArtikel.png

Projekt

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.

DATEVProjekt.png

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.

DATEVPosition.png

Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt

Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.

Umsatz Bruttobetrag der Position
Gegenkonto Debitorennummer
Belegfeld 1 Rechnungsnummer
Datum Rechnungsdatum
Konto Erlöskonto
KOST1 Kostenstelle 1
KOST2 Kostenstelle 2/Projektnummer
Buchungstext Rechnungsempfänger

So exportierst du deine Ausgangsrechnungen

Du wechselst in die Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Anschließend kannst du auf "DATEV-Export" klicken.

DATEV-AR_Export.png

Import der Buchungssätze in DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.

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Warum kann ich bei Buchungskonten für Eingangsrechnungen keinen Steuerschlüssel auswählen?

Der Steuerschlüssel bei den Buchungskonten für Ausgangsrechnungen hat nur eine Übersichtlichkeitsfunktion und keinerlei Effekt auf den Export oder das HQ. Er dient der Anzeige, wie viel Steuer in DATEV automatisch abgeführt wird, wenn das angegebene Konto verwendet wird (bei Erlöskonten handelt es sich in der Regel um Automatikkonten).


Bei Buchungskonten für Eingangsrechnungen liegen in der Regel keine Automatikkonten vor, weshalb eine Anzeige der Steuer zur Übersichtlichkeit nicht notwendig ist. Ob im DATEV-Export ein Steuerschlüssel mit übergeben wird oder nicht hängt davon ab, ob in der Position in der Eingangsrechnung Steuern enthalten sind.

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Dokumente

Wo kann ich für eine Rechnung den Steuersatz festlegen?

Steuersätze werden im HQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch im HQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Steuers_tze.png

Wie hinterlege ich die Absendeadresse auf Dokumentvorlagen?

Die Absendeadresse lässt sich im HQ auf zwei unterschiedliche Wege auf deine Dokumentvorlagen hinterlegen.

Die erste Möglichkeit wäre, bei der Dokumentvorlage einen PDF-Hintergrund hochzuladen, wo du zusätzlich z.B. zum Logo auch die Absendeadresse unten in der Fußzeile unterbringen kannst. Vorteil ist hier, dass du die Adresse etwas freier positionieren kannst. Ein Nachteil ist aber, dass du Änderungen an der Adresse nicht direkt im HQ machen kannst, sondern dafür den PDF-Hintergrund bearbeiten und erneut hochladen müsstest.

Mehr Infos zum Hochladen des Hintergrunds findest du in folgendem Artikel unter Punkt 3: Wie erstelle ich Dokumentenvorlagen für Angebote,Bestellungen und Rechnungen? 

Eine weitere Möglichkeit ist das Benutzen von Textfeldern in der Fußzeile der Dokumentvorlage, um hier die Adresse einzutragen. Hier kannst du dann Platzhalter benutzen, um die Adresse und Ansprechpartner deines Unternehmens zu hinterlegen. Dabei kannst du zwischen zwei Layoutformen der Fußzeile entscheiden. Bei der einzeiligen Variante streckt sich das Textfeld über die ganze Fußzeile. Bei der Variante mit vier Zeilen wird die Fußzeile in vier Kästchen aufgeteilt, sodass du etwas mehr Kontrolle über die Positionierung hast.
 
In den Textfeldern kannst du nun Platzhalter hinterlegen, um die Adresse deiner Firma, Ansprechpartner, Bankverbindung etc. automatisch auf deine Belege zu übernehmen. Mehr Infos zu allen Platzhaltern findest du hier: Welche Platzhalter gibt es?
 
Für die Adresse des Unternehmens eignen sich folgende Platzhalter besonders gut:
 
[Unternehmen_Name]
[Unternehmen_Adresse]
[Unternehmen_PLZ] [Unternehmen_Ort]
 
Tipp: Falls du die Adresse auf der Dokumentvorlage nicht bearbeiten kannst, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Adresse auf dem Briefpapier/PDF-Hintergrund hinterlegt ist.

Absendeadresse_Dokumentvorlage.gif


Wie mache ich ein Angebot zu einer Vorlage?

Neben den Dokumentvorlagen, wo du z.B. Anschreiben und Grußzeile bereits im Vorhinein definierst, gibt es im HQ zusätzlich die Möglichkeit, aus einem Angebot eine Vorlage zu erstellen. Die Vorlage enthält dann zusätzliche Informationen wie Kunde, Projekt, Angebotspositionen etc., wodurch du zukünftig schneller wiederkehrende Angebote erstellen kannst.
 
Zum Erstellen der Vorlage musst du zunächst einmal das Angebot kopieren, welches du zu einer Vorlage machen möchtest. Die Kopie kannst du dann per Aktionsbutton in der Angebotsübersicht in eine Vorlage umwandeln. Dies ist sehr wichtig, da nur Angebote im Status Entwurf zu einer Vorlage umgewandelt werden können.
 
Tipp: Zum Erstellen einer Vorlage kannst du natürlich auch ein Testangebot schreiben, welches an keinen Kunden versendet wird, und dieses Angebot dann direkt zu einer Vorlage umwandeln.
 
Angebot_zu_Vorlage.gif

Belege in neuem Tab öffnen

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

 

belegeneuertab.gif

 

Kann ich Belegpositionen kopieren?

Du kannst im HQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert. 

Screenshot.png

Welche Positionstypen gibt es für Rechnungen?

Bei den Rechnungen habt ihr fünf Möglichkeiten Positionen zu erstellen:

  • Artikelstamm
  • Freitext
  • Offene Angebotspositionen
  • Reportings
  • Fremdkosten

Artikelstamm: Hier könnt ihr einzelne Artikel, die ihr (ggf. gezielt dafür) anlegen könnt, abrechnen. Noch mehr zu den Artikeln findet ihr hier.

Freitext: Hier könnt ihr wie gewohnt alle Beschreibungen, Preise und Einheiten individuell bestimmen.

Offene Positionen: Wenn ihr ein Angebot mit dem abzurechnenden Projekt verknüpft habt werdet ihr in dem Dropdown zu "Offene Angebotspositionen" alle angebotenen Positionen sehen. Wenn ihr eine davon seht könnt ihr festlegen, wie viel ihr von dieser Position abrechnen wollt. Beim nächsten Mal bleibt dann maximal der Differenzbetrag übrig. Positionen die schon abgerechnet wurden sind in der Liste dann nicht mehr enthalten.

Reportings: Hier könnt ihr alle eure Reportings abrechnen. Wenn ihr also auf "Reporting Auswahl" klickt erhaltet ihr, zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet, die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier könnt ihr die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend habt ihr die Möglichkeit entweder Für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings zu einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. Deshalb spielen wir das an dieser Stelle einmal durch:

Fremdkosten: Hier könnt ihr die angelegten Fremdkosten auswählen und mit in Rechnung stellen. Gerne schlagen unsere Kunden hier auch eine, für den Kunden nicht ersichtliche, Marge oben drauf. 

Ausgaben: Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn die Funktionalität Ausgaben in deinem HQ aktiviert wurde.

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Eingangsrechnungen

Wie kann ich Zahlungsausgänge für Eingangsrechnungen hinterlegen?

Genau wie du bei selbst versandten Rechnungen Zahlungseingänge eintragen kannst, kannst du bei erhaltenen Rechnungen Zahlungsausgänge angeben, wenn du die Eingangsrechnung bezahlt hast. Klick dazu in der Eingangsrechnungsübersicht auf "Aktion" und wähl Zahlung vermerken aus.

newfeature_er_zahlung.PNG

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du das genaue Datum der Zahlung eintragen kannst.

Wie können Benutzer ihre Ausgaben im HQ erfassen?

Am schnellsten und effektivsten erfasst man Ausgaben über die Reportingfunktion unter "Meine Reportings" oder in den Projektdetails. Damit das funktioniert, musst du dir allerdings zuerst das entsprechende Setting aktivieren lassen. Schick dafür einfach ein kurzes Ticket mit der Bitte darum an unseren Support.

WICHTIG:
Alle auf den hier beschriebenen Wegen angelegten Ausgaben, sind noch nicht im Controlling sichtbar. Erst durch das Hinzufügen auf einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung fließen diese Ausgaben in deine Controlling ein.

Ausgaben über "Meine Reportings" erfassen

Im Modul "Mein HQ / Meine Reportings" kannst du Ausgaben über den Button "Ausgabe erfassen" anlegen. 

Meien_Rep_Pfeil_1.png

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen Artikel auswählen, eine Menge eintragen und das gewünschte Projekt und den Lieferanten vermerken. Alternativ kannst du auch eine Freitextposition als Ausgabe hinzufügen, bei der du den Preis individuell angeben kannst, indem du den Erfassungstyp zu Freitext änderst. Wenn du einen Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt, erzeugst du direkt mit der Ausgabe eine Eingangsrechnung, auf der diese abgerechnet werden kann.

TIPP: Wenn später mehrere Ausgaben auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen sollte nicht direkt eine Eingangsrechnung erstellt werden, sondern diese später im Projekt erzeugt werden. Die noch nicht zugeordneten Ausgaben können dann als Positionen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden.

Meine_Rep_PopUp.PNG

Um eine Übersicht über all deine erfassten Ausgaben zu erhalten, kannst du in den Reiter "Ausgaben" wechseln. Hier siehst du auch, wenn Ausgaben bereits einer Rechnung zugeordnet wurden.

Meine_Rep_2_Reiter.png

 

Ausgaben über die Projektdetails erfassen

Möchtest du Ausgaben über die Projektdetails hinzufügen, kannst du dies über den Reiter "Finanzen / Kosten" tun. Hier klickst du den Button "Ausgabe hinzufügen" an und wählst "Ausgabe erfassen". Über diesen Button öffnet sich das gleiche Pop-Up wie oben unter "Über meine Reportings" beschrieben.

Projektdetails_1.PNG

Auch hier gibt es den Reiter Ausgaben, über welchen du dir eine Übersicht über all deine Ausgaben dieses Projektes anzeigen lassen kannst.

Projektdetails_2.PNG

Ausgaben abrechnen:

Wie oben bereits beschrieben, kannst du für eine Ausgabe sofort bei ihrer Erstellung eine Eingangsrechnung anlegen, indem du den Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt. Alternativ können Ausgaben auch später einer Rechnung oder Eingangsrechnung hinzugefügt werden.

Eingangsrechnung

Ausgaben können als Positionstyp "Ausgabe" wie auch Freitext oder Artikelpositionen zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden (ACHTUNG: Dies funktioniert nicht mit der Quick-Funktion). Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Einkaufspreis gezogen.

Ausgangsrechnungen

Alternativ kannst du die Ausgabe auch direkt einer Ausgangsrechnung hinzufügen (Achtung: Wenn die Ausgabe bereits zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt wurde ist dies nicht mehr möglich). Auch hier wird einfach der Positionstyp "Ausgabe" verwendet. Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Verkaufspreis gezogen.

Zuletzt hast du noch die Möglichkeit, die Ausgaben entweder nach dem jeweiligen Artikel zu gruppieren oder sie alle einzeln als Position aufzuführen.

 

Wie füge ich Eingangsrechnungen und Fremdkosten einer Ausgangsrechnung hinzu?

Du kannst erfasste Fremdkosten weiter an Kunden verrechnen indem du sie auf eine Rechnung hinzufügst. Dazu müssen die Fremdkosten einem Projekt zugewiesen, der Haken bei "Weiterberechenbar" und der Status auf "Genehmigt" gesetzt sein.

Du erstellst eine neue Rechnung in der Rechnungsübersicht und weist diese Rechnung dem bestehenden Kunden und dem Projekt zu. Unten klickst du auf "Hinzufügen" und wählst eine neue Position aus. Danach öffnet sich ein Popup Fenster, in welchem du bei Typ "Fremdkosten" auswählst und auf dem Button "Offene Positionen auswählen" drückst. Hier werden dir alle offenen Fremdkosten angezeigt und du kannst die entsprechenden markieren und die Auswahl bestätigen.

Tipp: Wenn du die Fremdkosten mit einer Quittung im Anhang erstellt hast, kannst du unten den Haken bei "Anhänge übernehmen?" setzten und diese werden an deine Rechnung angehängt.

 

Fremdkosten-Rechnung.gif

Wie kann ich einen SEPA Export für meine Bank machen?

Unter Belege und dann Eingangsrechnungen kannst du eine oder mehrere Rechnungen markieren und einen SEPA Export machen. Dazu markierst du die gewünschte Rechnung und klickst oben rechts auf den „SEPA Export“ Button.

Nach dem Drücken wird eine .xml – Datei generiert, welche du dann bei deiner Bank hochladen kannst.

SEPA-Export.gif

 

Wichtig dabei ist: Beim Lieferanten muss die IBAN und BIC mit angegeben sein und unter Beleg-Standardwerte muss das eigene Konto hinterlegt sein. Wie du diese direkt bei dem erfassen von Fremdkosten eintragen kannst, siehst du hier.

 

Screenshot-SEPA.png

Wo finde ich Eingangsrechnungen im Projekt?

Die Eingangsrechnung bzw. Fremdkosten findest du im Projekt unter Finanzen. 
Hier bekommst du eine Auflistung über alle erfassten Fremdkosten zu diesem Projekt. 

Wie werden Eingangsrechnungen im HQ erfasst?

Eingangsrechnungen kannst du entweder pro Projekt (in den Projektfinanzen unter Kosten), oder zentral unter dem Reiter Belege - Eingangsrechnungen erfassen. 

Hier hast du die Optionen einen Datevimport zu machen oder die Fremdkosten manuell einzupflegen.

Wenn du Fremdkosten erfassen willst, kannst du einfach auf "Fremdkosten erfassen" klicken und hast dort die Möglichkeit zwischen normal und quick zu unterscheiden. 

Der Quick-Modus ist eine Variante um Fremdkosten schnell zu erstellen. Hier hast du die Möglichkeit die Daten in einem Fenster anzugeben und das HQ erzeugt dann den entsprechenden Beleg daraus. 

Wenn der Lieferant noch nicht im System angelegt wurde, kannst du ihn in das Feld „Lieferant“ eintragen und das HQ legt ihn automatisch an. Dabei gibt es die Möglichkeit gleich die IBAN und BIC Nummer des Lieferanten mit anzugeben. Dies sind zwei Datenfelder, die automatisch angelegt werden, sobald dort das erste Mal eine IBAN und BIC eingetragen hast.

Fremkosten_erfassen.gif

 

Der normale Modus zum Erfassen von Eingangsrechnungen besteht aus dem erzeugen eines Belegs. 
Diesen kannst du wie alle anderen Dokumenttypen erstellen und die entsprechenden Positionen hinzufügen.

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Gutschrift

Wie erstelle ich ein Storno?

Im HQ hast du die Möglichkeit, deine Rechnungen zu stornieren. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen kannst du den Aktionsbutton hinter der Rechnung benutzen, z.B. in der Rechnungsübersicht.
 
Beleg_stornieren_mit_Pfeil.png
 
Zum anderen kannst du auch eine Storno direkt aus dem Beleg erstellen über den Aktionsbutton oben rechts.
 
Beleg_stornieren_2_mit_Pfeil.png

Unterschied zwischen kaufmännischer und steuerrechtlicher Gutschrift im HQ

Im HQ gibt es zwei Belegtypen, die man umgangssprachlich beide als Gutschrift bezeichnen kann. Hierbei handelt es sich einmal um die steuerrechtliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.
Bei der steuerrechtlichen Gutschrift handelt es sich um eine sogenannte Abrechnungsgutschrift, die im HQ mit dem Belegtyp Gutschrift verschickt werden kann. Diese Form der Gutschrift wird vergleichsweise eher selten gebraucht.
 

Viel öfter kommt es vor, dass man eine kaufmännische Gutschrift benutzt, eine sogenannte Stornorechnung. Diese Rechnung ist da, um bestehende Rechnungen teil- bzw. komplett zu korrigieren und wird im HQ durch den Belegtyp Storno dargestellt.
 
 
 

Was ist eine Gutschrift?

Es gibt zwei verschiedene Formen von Gutschriften: die umsatzsteuerliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

Umsatzsteuerliche Gutschrift:
Als Gutschrift bezeichnet man im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und mit der dieser über eine an ihn ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet.

Kaufmännische Gutschrift:
Der Begriff Gutschrift wird neben dem umsatzsteuerlichen Sinne auch im allgemeinen Sprachgebrauch für eine Stornierung oder Korrektur einer zuvor begebenen Rechnung verwendet.

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Wie erzeuge ich eine Gutschrift ?

Gutschriften rechnen Leistungen ab, die der Gutschriftsempfänger erbracht hat. Sie können mit einem Lead, einem Kunden und einem Projekt verknüpft werden.

Eine Gutschrift kannst du wie die Dokumenttypen Akontorechnung oder Rechnung einfach in der Rechnungsübersicht über den Button "Neuer Beleg" erstellen.

Im Briefkopf kannst du wie in jedem Dokument den Kunden sowie Lead und Projekt auswählen und über "Hinzufügen", Positionen erstellen welche dann gut geschrieben werden. 


Stornos sind keine Gutschriften.
Sie haben im Gegensatz zu Gutschriften einen negativen Betrag und sind steuerrechtlich anders zu behandeln.

Wie wirkt sich eine Gutschrift auf die Rechnungsübersicht aus?

Gar nicht, da Gutschriften Kosten sind.

Aus welchen Belegtypen können Gutschriften erzeugt werden?

Gutschriften können aus Rechnungen und Akontorechnungen erzeugt werden.

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Rechnungsübersicht

Best practice: Skonto trotz Überschreitung der Frist gezogen

In einigen Fällen kommt es vor, dass das Grenzdatum für das Skonto überschritten ist, die Kunden aber aus Kulanz nicht den vollen Betrag zahlen müssen. In diesem Fall wird die Rechnung dann allerdings nur als "teilweise bezahlt" angezeigt.

Damit keine Verwirrung entsteht, kann der Status der Rechnung ganz einfach auf "vollständig bezahlt" gesetzt werden.

Gif_vollsta_ndig_bezalht.gif

Kann ich Rechnungen automatisiert versenden? (Modul Rechnungslauf)

Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden. 

1. Schritt: Planumsätze anlegen

Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.

Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in  und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.

2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)

Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.

Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden. 

Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden. 

Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.

Planumsatz_erzeugen.gif

2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)

Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf". 

Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.

Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.

Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.

Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.

Rechnung_erzeugen.gif

Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen

Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.

Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.

Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.

Dokumentvorlagen anpassen

Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:

  • "Monat ausgeschrieben" und
  • "Vormonat ausgeschrieben".

Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.

 

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden. 

ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung. 

Warum kommt es zu Unterschieden bei der Berechnung des Bruttobetrags?

Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.

Vertikal

Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.

Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.

Diese Variante wird standardmäßig von HQLabs verwendet.

Horizontal

Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen. 

Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.

Diese Variante kann aktiviert werden.

 

In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind. 

Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.

http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy

Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.

Wie stelle ich eine Marge für einen Beleg ein?

Du hast die Möglichkeit jeder Rechnung ganz einfach eine Marge hinzuzufügen. Dafür wechselst du im Beleg in den Bearbeitungs-Modus und trägst im Feld Gesamtmarge eine Prozentzahl ein. Die Marge wird dann automatisch den einzelnen Positionen hinzugefügt.
 
Du hast außerdem die Möglichkeit nicht dem ganzen Beleg sondern nur einer einzelnen Position eine Marge hinzuzufügen. Dies kannst du tun,während du eine Position bearbeitest. Dort gibt es dann im Pop Up unten ein Feld Marge(%) in das du auch eine Prozentzahl eintragen kannst.
 
GIF_Marge.gif

Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Du kannst in der Angebots- und Rechnungsübersicht einfach weitere Spalten einblenden lassen, wenn du sie benötigst. Zu Bespiel kannst du dir hier die Spalte "Hauptbelegnummer" einblenden. Diese Ansicht kannst du dann auch über den kleinen Bildschirm rechts speichern und sie wir beim nächsten Aufruf der Übersicht mit geladen.

 

Spalten.gif

Wie erstelle ich Zahlungserinnerungen und Mahnungen?

Aus unbezahlten oder teilweise bezahlten Rechnungen kannst du im HQ Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen. Gehe dazu auf "Belege" -> "Rechnungen" und klicke auf den Aktionsbutton hinter der noch nicht bezahlten Rechnung. Im Dropdown Menü kannst du nun auswählen, ob du eine Erinnerung oder eine Mahnung erstellen möchtest. Es öffnet sich daraufhin der entsprechende Editor, der dir schon aus der Erstellung anderer Belegen bekannt ist.

 

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Zahlungseingänge

Wie korrigiere ich Zahlungseingänge bei Rechnungen?

Bei Rechnungen hast du die Möglichkeit, Zahlungseingänge zu hinterlegen, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen von deinen Kunden auch bezahlt werden. Solltest du einmal einen falschen Betrag eingegeben haben, kannst du diesen nachträglich im HQ ändern.
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nachdem ob der Beleg schon vollständig oder erst teilweise bezahlt war.

Beleg war teilweise bezahlt:

Wenn der Beleg nur teilweise bezahlt war, kannst du einfach in die Rechnungsübersicht gehen und rechts neben der Rechnung auf den Aktionsbutton gehen. Dort wählst du dann Zahlungseingang vermerken aus. Anstatt nun bei dem Betrag die verbleibende Summe einzutragen, gibst du einfach die zu viel eingetragene Summe ein und schreibst noch ein Minus davor. Danach klickst du auf speichern. Nun wird das nächste Mal, wenn du das Pop-Up öffnest, wieder der richtige noch offene Betrag angezeigt.

Beleg war vollständig bezahlt:

Falls der Beleg schon vollständig bezahlt ist, hast du nicht mehr die Möglichkeit, einen Zahlungseingang über den Aktionsbutton in der Rechnungsübersicht zu vermerken. Diese Funktion kannst du aber wieder freischalten, indem du in den Beleg gehst und den Status zurück auf 'teilweise bezahlt' stellst. Nun kannst du den Zahlungseingang erneut eintragen.
 
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Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Einen Zahlungseingang kannst du bei einer Rechnung hinterlegen, welche im Status "Versendet" oder "Teilweise bezahlt" ist. 
Den Status "Teilweise bezahlt" bekommt eine Rechnung wenn nur ein Teilbetrag der in Rechnung gestellten Summe hinterlegt wurde. Sobald die restliche Summe vermerkt wird, bekommt der Beleg den Status "Vollständig bezahlt".

Um einen Zahlungseingang zu hinterlegen, klicke in der Rechnung oder in der Rechnungsübersicht auf den entsprechenden "Aktions-Button" und wähle "Zahlungseingang vermerken". 
Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den Zahlungseingang eingeben kannst. 

 

Beispiel: 

 

 

Befindet sich ein Dokument in dem Status "Teilweise bezahlt" kann der Beleg nicht mehr bearbeitet werden und besitzt nun eine Belegnummer.
Rechnungen werden im Datev-Export ausgegeben und in den Controlling Forecast einbezogen.
Der Beleg taucht unter offenen Belegen auf.

 

 

Kann ich auch Raten hinterlegen?

Ratenzahlungen sind so nicht möglich, allerdings können Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Lies dazu auch den Artikel Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Wo hinterlege ich Skonto-Regeln?

Skonto-Regeln kannst du im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und dort in den Zahlungsbedingungen hinterlegen. 

 

zahlungsbedingungen_Kopie.jpg

Klicke dazu hinter der entsprechenden Zahlungsbedingung auf das kleine Listensymbol mit dem Eurozeichen. Du kannst nun eine Skonto-Regel im sich daraufhin öffnenden Fester hinzufügen.

Vergiss nicht, erst auf "Hinzufügen" und dann auf "Speichern zu klicken!

Zur Kontrolle kannst du nach dem Speichern einfach nochmal auf das Listensymbol klicken.

Skonto_Kopie.jpg

 

 

 

 

Wo kann ich meine Planumsätze auswerten/überblicken?

Im Controlling-Modul unter "Umsatzplanung".

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