Belege

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Admin

Anpassung der Mehrwertsteuer vom 01.07.2020 - 31.12.2020

Vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 ändert sich die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5%.

Was müssen wir einstellen?

Ab sofort gibt es bei euch im Adminbereich unter Einstellungen das System Setting Änderung der MwSt von 19% auf 16% (7% auf 5%).

Dieses werden wir ab dem 01.07.2020 bei allen Kunden aus Deutschland automatisch aktivieren. Wenn die Funktionen bereits vorher benötigt wird, könnt ihr den Wert des System Settings einfach bearbeiten und von 0 auf 1 setzten. 

Das Setting sorgt dafür, dass bei allen Belegen (außer Stornos) anstelle von 19% / 7% die Steuersätze 16% / 5% verwendet werden.

Wir werden das Setting dann automatisch am 01.01.2021 deaktivieren. Dadurch werden ab dem Zeitpunkt wieder alle Belege mit den Steuersätzen 19% / 7% erstellt. Solltet ihr das Setting länger benötigen, könnt ihr es dann einfach im Adminbereich in den Einstellungen wieder aktivieren. 

Beispiele:

  • Ihr habt ein Angebot mit 19% als Steuersatz geschrieben und erzeugt nun aus diesem eine Rechnung. Die Steuersätze in den Belegpositionen der Rechnung werden automatisch auf 16% angepasst. 
  • Ihr habt einen Planumsatz erstellt in dem die Positionen mit 19% Steuersatz stehen und erzeugt aus diesem eine Rechnung.  Die Steuersätze in den Belegpositionen der Rechnung werden automatisch auf 16% angepasst. 
  • Ihr erstellt ein neues Angebot und fügt eine Position aus einem Artikel hinzu, der beim Preis als Steuersatz 19% hat. In der Position auf dem Angebot werden durch das Setting automatisch 16% als Steuersatz verwendet. 

Außerdem haben wir in allen Systemen unserer deutschen Kunden die Steuersätze 16% und 5% hinzufügt. 

Screenshot.png

Muss ich alle meine Artikelpreise anpassen?

Nein - wie im Beispiel oben beschrieben, werden durch das neue System Setting automatisch die Steuersätze angepasst, wenn ein Artikel zu einem Beleg hinzugefügt wird. Ihr findet im Artikelmodul neben den Preisen auch einen entsprechenden Hinweis. 

Dadurch spart ihr euch den Aufwand alle Artikel umstellen zu müssen.

Was passiert mit meinen Planumsätzen?

Muss ich meine Planumsätze anpassen?

Nein - durch das oben genannte System-Setting wird bei der Rechnungserstellung automatisch der korrekte Steuersatz gezogen. Dadurch kannst du deine Planumsätze einfach auf 19% / 7% stehen lassen. Im HQ werden die Planumsäze sowieso nur mit Nettowerten in den Controllings / Übersichten angezeigt.

Welcher Steuersatz wird verwendet, wenn ich neue Planumsätze anlege?

Planumsätze gehen oft über längere Zeiträume, z.B. vom 01.06.20 bis 31.12.2021. Um es euch möglichst einfach zu machen, werden alle Planumsätze weiterhin mit den Steuersätze 19% / 7% angelegt (Im HQ werden die Planumsätze sowieso nur mit Nettowerten in den Controllings / Übersichten angezeigt.). Durch das oben genannte Setting, werden dann bei der Rechnungserstellung automatisch die korrekten Steuersätze gezogen.

Was passiert beim Datev-Export?

Beim Datev-Export sind keine Anpassungen notwendig, da Datev bei den Automatikkonten automatisch die richtigen Steuerkonten, abhängig von dem Belegdatum, bebucht. Mehr Informationen dazu hier.

Beim Datev-Import von Eingangsrechnung wird anhand des Belegdatums der korrekte Steuersatz vom HQ gezogen.

Muss ich meine bestehenden Angebote anpassen?

Sollte es notwendig sein, dass ein bestehendes Angebot angepasst werden muss, könnt ihr dieses einfach kopieren. Durch das kopieren wird der Beleg als neu angesehen und das oben genannte System Setting greift ein und passt die Steuersätze an.

Wenn aus dem Angebot eine Rechnung erzeugt wird, wird durch das aktivierte Setting aber in jedem Fall 16% / 5% als Steuersatz verwendet. 

Werden bestehende Belege verändert / angepasst?

Nein - alle bestehenden Belege bleiben in der Form bestehen, in der sie von euch angelegt wurden.

Kann ich auf Belegen Positionen mit verschiedenen Steuersätzen abbilden?

Ja - du kannst den Steuersatz pro Position frei aus den in den Admin-Standardwerten hinterlegte Steuersätzen wählen. Du kannst auch den Satz den das HQ automatisch vergibt anpassen.

Was passiert bei Akontorechnungen?

Was passiert, wenn eine Akontorechnung mit 19% gestellt wurde, die Schlussrechung (der Leistungszeitraum) in die Zeit vom 01.07.20 bis 31.12.20 fällt? 

Das HQ berechnet dies automatisch. Beispiel:

  • Akontorechnung: 1.000€ (netto) - 190€ (Steuern - 19%)
  • Schlussrechung: 2.000€ (netto) - 320€ (Steuern - 16%) 
  • Differenz Umsatzsteuer: 130€

Auf den Belegen sieht dies wie folgt aus:

Akontorechnung:

Screenshot.png

Schlussrechnung:

Screenshot_2.png

Wie füge ich Belegen eine Position (per Tastenkombination) hinzu?

Für das Hinzufügen von Positionen auf Angeboten, Rechnungen und anderen Belegen klickt ihr unter dem Anschreiben auf "+ Hinzufügen" und wählt "Neue Position". Anschließend öffnet sich das Positionsfenster, in dem ihr mit Freitext, Artikeln oder anderen Positionstypen die Position erstellt. 

Klickt ihr nach Bestimmen von Typ, Beschreibung, Menge und Preis den "Speichern"-Button, bleibt das Fenster geöffnet und es kann die nächste Position ausgefüllt und gespeichert werden. Erst bei Klick auf "Speichern und schließen", schließt sich das Positionsfenster.

Praktischer Tipp: Mit der Tastenkombination aus "Alt"-Taste und "+"-Taste lässt sich das Positionsfenster ebenfalls öffnen.

Kann ich das Versenden von Belegen verhindern?

Es gibt Fälle, in denen Benutzer in deinem HQ Rechnungen bearbeiten müssen, jedoch nicht dazu in der Lage sein dürfen, diese auch abschließend zu versenden. Speziell für diesen Case haben wir  ein System Setting entworfen, welches dafür sorgt, dass Benutzer, welche nicht die Rechtestufe 5 besitzen, Rechnungen (und Stornos & Co.) nicht in den Status "versendet" setzen können. Wenn du dieses Setting nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support. Das Setting gilt nicht für Angebote oder Lieferscheine.

Wie ändere ich Beleg Nummernkreise?

Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummern immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Nummernkreis_bearbeiten.gif

 

Wie funktioniert der Postversand mit der deutschen Post? (LetterXPress / E-Post Schnittstelle)

Im HQ hast du eine E-Post Schnittstelle, womit du Belege direkt aus dem HQ über die deutsche Post verschicken kannst. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um einen Beleg postalisch zu versenden, klickst du im entsprechenden Beleg auf "Versenden" und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden", um den Beleg über den Anbieter "LetterXPress" an die deutsche Post zu übermitteln.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und automatisch auf der nächsten HQ-Rechnung abgerechnet.

Die Preise (ab 18.12.19) sind hier zu finden: https://www.letterxpress.de/preise

Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm: 

https://www.deutschepost.de/de/b/briefvorlagen/normbrief-din-5008-vorlage.html

 

Wo kann ich die internen Stundensätze im HQ sehen?

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht in die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo im HQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

 

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Benutzerverwaltung.jpg

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

 

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

projektFinanzen.jpg

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

 

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

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Anfragen

Wie erstelle ich ein Angebot aus dem Projektplan?

In HQ hast du die Möglichkeit, Aufgaben aus deinem Projektplan direkt auf ein Angebot zu übernehmen.
Hierbei unterscheidet man zwischen zwei Positionsarten:
  • Positionen mit festem Abrechnungswert
  • Positionen deren Wert sich aus 'Soll x Verrechnungssatz' (bzw. manuellen Satz) errechnet
  • Positionen aus 'Belegungswert x Verrechnungssatz'
Dies kannst du einstellen, indem du im Projektplan dir die Spalte 'Abrechnung' einblenden lässt und dort dann 'fest' für einen Festbetrag oder 'nach Aufwand' für die Sollstunden/Belegungswert-Variante auswählst.
Für den Festbetrag müsstest du dir zusätzlich noch die Spalte 'Wert' anzeigen lassen und hier den gewünschten Wert eingeben.
Wenn du die Soll-Stunden benutzen möchtest, musst du in der Spalte 'Soll' noch die gewünschte Stundenanzahl eintragen.
Bei den Belegungswerten schaut das HQ auf den Wert, mit dem Mitarbeiter auf die jeweiligen Aufgaben in der Projektplanung besetzt sind. Dieser Wert wird nun mit dem Verrechnungssatz verrechnet.
 
Projektplan_auf_Angebot_Setup.gif

Nun kannst du ein neues Angebot erstellen. Um die Positionen zu übertragen, klickst du nun auf 'Neue Position hinzufügen' und wählst hier 'aus Projektplan importieren' aus. Hier kannst du einmal die gewünschten Positionen auswählen und auf speichern klicken. Im nächsten Pop-Up musst du nun noch ein paar Optionen auswählen.
 
Wenn du mit Soll-Stunden arbeitest kannst du für die Soll-Stunden auswählen, wie die Werte berechnen werden sollen. Hier kannst du einfach 'Soll x Verrechnungssatz' und dann weiter unten den gewünschten Verrechnungssatz auswählen.
Falls du den Wert mit dem Mitarbeiter auf die jeweiligen Aufgaben in der Projektplanung besetzt sind anbieten möchtest, kannst du dies durch die Option 'Belegungswert x Verrechnungssatz' tun.
 
Für Positionen mit festen Werten kannst du hier die Optionen zu Verrechnungssätze einfach ignorieren.
 
Danach müssen noch die restlichen Optionen ausgewählt werden um festzulegen, wie die Positionen angezeigt/zusammengefasst werden sollen. Wenn du alles eingestellt hast klickst du einfach auf speichern und nach kurzem Laden erscheinen die Positionen auf deinem Angebot.
 
Projektplan_auf_Angebot.gif

Wie erstelle ich eine Preisanfrage?

Eine Preisanfrage kannst du unter dem Menüpunkt Belege - Bestellungen erstellen. 

Wähle dazu unter "Beleg erstellen" einfach den Belegtyp Preisanfrage aus und erstelle dein Dokument.

Solltest du das Modul "Bestellungen" nicht in deinem Menü finden, ist dieses wahrscheinlich noch nicht aktiviert. Du kannst dich dann gerne an unseren Support wenden.

Wie erzeuge ich eine Bestellung aus einer Anfrage?

Sobald deine Preisanfrage beantwortet wurde und du alle nötigen Informationen hast, kannst du aus der Preisanfrage einfach ein Angebot erzeugen. Hier kannst du nun die Preise aus der Antwort auf die Anfrage in die Positionen übernehmen. 

Kann man eine Preisanfrage für mehrere Lieferanten/ Kunden erstellen?

Nein. Wenn du eine Anfrage an mehrere Lieferanten schicken möchtest, muss das über einzelne Anfragen gemacht werden. Du kannst die Anfrage jedoch kopieren, damit du sie nicht jedes Mal neu erstellen musst. 

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Angebotskalkulation

Wie erstelle ich ein Angebot?

Im HQ gibt es verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

  • im Lead (Reiter "Angebote")
  • im Kunden (Reiter "Belege")
  • im Projekt (Reiter "Belege")
  • oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

Angenommen, Du erstellst Dein Angebot im Modul "Belege". 

Wähle zunächst die passende Angebotsvorlage aus und anschließend den Kunden, für den Du das Angebot erstellen möchtest. Nun kannst Du gegebenenfalls das Angebot einem Lead und einem Projekt zuordnen.

Setze fest, welches Datum dein Angebot haben soll. Vielleicht möchtest Du auch festlegen, bis wann das Angebot gültig ist.

HQ_-_Belegdetails.png

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügn. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Artikel_auf_Angebot.gif

 

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Bestellungen

Wie erzeuge ich eine Bestellung?

Eine Bestellung kannst du unter dem Menüpunkt "Bestellungen" erzeugen.
Wähle dazu einfach den Button "Neue Bestellung" aus und fahre mit dem Erstellen des Beleges fort.

Bestellungen.png

Kann aus einer Preisanfrage eine Bestellung erstellt werden?

Ja, aus Preisanfragen kannst Du direkt Bestellungen erzeugen. Gehe dazu in den Reiter "Bestellungen" und klicke den Aktions-Button "Neuer Beleg". 

Die Erstellung von Preisanfragen ist nur unter diesem Menüpunkt möglich, aus Projekten ist die Erstellung von Preisanfragen nicht möglich

Bestellungen.png

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Datev Import/Export

Wie lege ich ein Akonto Erlöskonto für den Datev-Export an?

Du kannst ein neues Erlöskonto für Akontorechnungen ganz einfach über das Modul Belegstandardwerte anlegen. Dieses findest du im Bereich Admin.

Hier findest du die Möglichkeit ein neues Erlöskonto anzulegen im Bereich "Buchungskonten Ausgangsrechnungen".

Ein neues Konto legst du über den Button "Neues Buchungskonto".

Ein Buchungskonto wird dadurch zum Akontorechnugnserlöskonto in dem du ihm den Namen Akonto gibst. Dadurch werden beim Export alle Akontorechnungen diesem Konto zugeordnet.

Akontoerl_skonto.gif

Warum funktioniert mein Export zu Datev oder der Beleg-Link nicht?

Da uns oft Fragen zum Thema Datev-Export erreichen geben wir dir hier eine Übersicht über die häufigsten Fehler die zu Problemen beim Export führen.

Hast du die richtige Datei exportiert?

Du findest unter Rechnungen mehrere Funktionen die einen Export zu lassen. Nur eine von diesen erzeugt allerdings das richtige Datev-Format. Diese findest du ganz oben neben dem "Zeitbereichfilter" und der Funktion "Neuer Beleg +".

 

Richtiger_Export.gif

 

Hast du die Exportdatei bearbeitet?

Das bearbeiten der erzeugten .csv Datei über Excel oder ähnlichen Programmen kann dazu führen, dass das Format zerstört wird. Durch das Abspeichern in Excel wird aus dem bisherigen Format nicht eine gewöhnliche Excel-Datei, es werden auch wichtige Formatierungen zerstört.

Das Einzige was sich hier machen lässt um das zu beheben ist den Export nochmal anzustoßen.

 

Wurde der ZIP-Ordner im richtigen DATEV-Ordner abgelegt?

Für einen erfolgreichen Import der Belege inklusive automatischem Beleg-Link zum Buchungsstapel, muss der aus dem HQ exportierte ZIP-Ordner im DATEV-Ordner "Ohne Belegtyp" abgelegt werden.

 

Solltest du Probleme mit dem Datev Export haben, die sich hierdurch nicht lösen lassen kannst du dich gern an unseren Support wenden.

Diesen erreichst du entweder über den Chat im HQ, über die Ticketfunktion oder über support@hellohq.io

 

 

 

Wie richte ich den DATEV-Export/-Import im HQ ein?

Alle Einstellungen die du vorher machen musst, werden in dem Bereich Admin - Beleg-Standardwerte vorgenommen.

1. Einstellungen für den Import von Eingangsrechnungen 

DATEV - Bedingungen*:

  • Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.
  • Hinterlege die Buchungskonten und markiere die Konten, die ein Automatikkonto sind, als solches.

DATEV-Einrichtung1.png

2. Einstellungen für den Export von Eingangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

  • Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

 Kostenstellen

  • Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Buchungskonten Eingangsrechnungen

  • Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

DATEV-Einrichtung3.png

3. Einstellungen für den Export von Ausgangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

  • Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
  • Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Buchungskonten Ausgangsrechnungen

  • Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Kostenstellen

  • Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen anlegen.

DATEV-Einrichtung2.png

Wie funktioniert der DATEV-Import für Eingangsrechnungen?

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Hier legst du Kreditoren im HQ an

Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier

DATEV-Kreditorennummer.png

Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".

So exportierst du die Buchungen aus DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.

1.png2.png

Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.

Import der Buchungssätze ins HQ

Unter Belege > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import". 

  1. Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
  2. Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
  3. Treffe deine gewünschte Auswahl
    • Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Haken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
    • Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
    • Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren. 
    • Achtung: Punkte zwei und drei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.

Kreditorenstammdaten importieren

Export aus DATEV

Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV. 

1.png3.png

Import in HQ

Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.

DATEV_Kreditorenimport.png

Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.

Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst:

Wie funktioniert der DATEV-Export für Ausgangs- und Eingangsrechnungen?

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten, Aufwandskosten und Kostenstellen hinterlegen. 

Hier kannst du Kostenstellen und Buchungskonten pflegen

Artikelmodul

Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.

DATEVArtikel.png

Projekt

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.

DATEVProjekt.png

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.

DATEVPosition.png

Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt

Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.

Umsatz Bruttobetrag der Position
Gegenkonto Debitorennummer
Belegfeld 1 Rechnungsnummer
Datum Rechnungsdatum
Konto Erlöskonto
KOST1 Kostenstelle 1
KOST2 Kostenstelle 2/Projektnummer
Buchungstext Rechnungsempfänger

 

So exportierst du deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Du wechselst in die (Eingangs-) Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Der "DATEV-Export" erzeugt eine CSV-Datei, die den Buchungsstapel für DATEV enthält.

Zusätzlich können alle PDF-Belegdateien exportiert werden. Es entsteht eine ZIP-Datei, die in DATEV hochgeladen werden kann und alle Beleg-PDFs des exportierten Zeitraums enthält.

Wenn zusätzlich beim PDF-Export ein Beleglink erstellt werden soll, setzt du den Haken bei "Datev Beleglink erstellen". Wenn der Haken gesetzt und beide Dateien in DATEV importiert wurden, werden die Buchungssätze und die dazugehörigen Beleg-PDFs in DATEV automatisch miteinander verknüpft. 

Hinweis: Die CSV- und ZIP-Dateien dürfen vor dem Import in DATEV nicht bearbeiten werden.

DatevExport.png

Import der Buchungssätze in DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.

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Warum kann ich bei Buchungskonten für Eingangsrechnungen keinen Steuerschlüssel auswählen?

Der Steuerschlüssel bei den Buchungskonten für Ausgangsrechnungen hat nur eine Übersichtlichkeitsfunktion und keinerlei Effekt auf den Export oder das HQ. Er dient der Anzeige, wie viel Steuer in DATEV automatisch abgeführt wird, wenn das angegebene Konto verwendet wird (bei Erlöskonten handelt es sich in der Regel um Automatikkonten).


Ob im DATEV-Export ein Steuerschlüssel mit übergeben wird oder nicht hängt davon ab, ob in der Position in der Eingangsrechnung Steuern enthalten sind.

Alle anzeigen...

Dokumente

Wo kann ich für eine Rechnung den Steuersatz festlegen?

Steuersätze werden im HQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch im HQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Steuers_tze.png

Wie hinterlege ich die Absendeadresse auf Dokumentvorlagen?

Die Absendeadresse lässt sich im HQ auf zwei unterschiedliche Wege auf deine Dokumentvorlagen hinterlegen.

Die erste Möglichkeit wäre, bei der Dokumentvorlage einen PDF-Hintergrund hochzuladen, wo du zusätzlich z.B. zum Logo auch die Absendeadresse unten in der Fußzeile unterbringen kannst. Vorteil ist hier, dass du die Adresse etwas freier positionieren kannst. Ein Nachteil ist aber, dass du Änderungen an der Adresse nicht direkt im HQ machen kannst, sondern dafür den PDF-Hintergrund bearbeiten und erneut hochladen müsstest.

Mehr Infos zum Hochladen des Hintergrunds findest du in folgendem Artikel unter Punkt 3: Wie erstelle ich Dokumentenvorlagen für Angebote,Bestellungen und Rechnungen? 

Eine weitere Möglichkeit ist das Benutzen von Textfeldern in der Fußzeile der Dokumentvorlage, um hier die Adresse einzutragen. Hier kannst du dann Platzhalter benutzen, um die Adresse und Ansprechpartner deines Unternehmens zu hinterlegen. Dabei kannst du zwischen zwei Layoutformen der Fußzeile entscheiden. Bei der einzeiligen Variante streckt sich das Textfeld über die ganze Fußzeile. Bei der Variante mit vier Zeilen wird die Fußzeile in vier Kästchen aufgeteilt, sodass du etwas mehr Kontrolle über die Positionierung hast.
 
In den Textfeldern kannst du nun Platzhalter hinterlegen, um die Adresse deiner Firma, Ansprechpartner, Bankverbindung etc. automatisch auf deine Belege zu übernehmen. Mehr Infos zu allen Platzhaltern findest du hier: Welche Platzhalter gibt es?
 
Für die Adresse des Unternehmens eignen sich folgende Platzhalter besonders gut:
 
[Unternehmen_Name]
[Unternehmen_Adresse]
[Unternehmen_PLZ] [Unternehmen_Ort]
 
Tipp: Falls du die Adresse auf der Dokumentvorlage nicht bearbeiten kannst, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Adresse auf dem Briefpapier/PDF-Hintergrund hinterlegt ist.

Absendeadresse_Dokumentvorlage.gif


Wie mache ich ein Angebot zu einer Vorlage?

Neben den Dokumentvorlagen, wo du z.B. Anschreiben und Grußzeile bereits im Vorhinein definierst, gibt es im HQ zusätzlich die Möglichkeit, aus einem Angebot eine Vorlage zu erstellen. Die Vorlage enthält dann zusätzliche Informationen wie Kunde, Projekt, Angebotspositionen etc., wodurch du zukünftig schneller wiederkehrende Angebote erstellen kannst.
 
Zum Erstellen der Vorlage musst du zunächst einmal das Angebot kopieren, welches du zu einer Vorlage machen möchtest. Die Kopie kannst du dann per Aktionsbutton in der Angebotsübersicht in eine Vorlage umwandeln. Dies ist sehr wichtig, da nur Angebote im Status Entwurf zu einer Vorlage umgewandelt werden können.
 
Tipp: Zum Erstellen einer Vorlage kannst du natürlich auch ein Testangebot schreiben, welches an keinen Kunden versendet wird, und dieses Angebot dann direkt zu einer Vorlage umwandeln.
 
Angebot_zu_Vorlage.gif

Belege in neuem Tab öffnen

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

 

belegeneuertab.gif

 

Kann ich Belegpositionen kopieren?

Du kannst im HQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert. 

Screenshot.png

Welche Positionstypen gibt es für Rechnungen?

Bei den Rechnungen habt ihr fünf Möglichkeiten Positionen zu erstellen:

  • Artikelstamm
  • Freitext
  • Offene Angebotspositionen
  • Reportings
  • Fremdkosten

Artikelstamm: Hier könnt ihr einzelne Artikel, die ihr (ggf. gezielt dafür) anlegen könnt, abrechnen. Noch mehr zu den Artikeln findet ihr hier.

Freitext: Hier könnt ihr wie gewohnt alle Beschreibungen, Preise und Einheiten individuell bestimmen.

Offene Positionen: Wenn ihr ein Angebot mit dem abzurechnenden Projekt verknüpft habt werdet ihr in dem Dropdown zu "Offene Angebotspositionen" alle angebotenen Positionen sehen. Wenn ihr eine davon seht könnt ihr festlegen, wie viel ihr von dieser Position abrechnen wollt. Beim nächsten Mal bleibt dann maximal der Differenzbetrag übrig. Positionen die schon abgerechnet wurden sind in der Liste dann nicht mehr enthalten.

Reportings: Hier könnt ihr alle eure Reportings abrechnen. Wenn ihr also auf "Reporting Auswahl" klickt erhaltet ihr, zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet, die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier könnt ihr die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend habt ihr die Möglichkeit entweder Für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings zu einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. Deshalb spielen wir das an dieser Stelle einmal durch:

Fremdkosten: Hier könnt ihr die angelegten Fremdkosten auswählen und mit in Rechnung stellen. Gerne schlagen unsere Kunden hier auch eine, für den Kunden nicht ersichtliche, Marge oben drauf. 

Ausgaben: Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn die Funktionalität Ausgaben in deinem HQ aktiviert wurde.

Alle anzeigen...

Eingangsrechnungen

Kann ich ein Fälligkeitsdatum bei Eingangsrechnungen vermerken?

Bei Eingangsrechnungen kannst du ein Fälligkeitsdatum vermerken, indem du beim Erstellen einer Eingangsrechnung oder in der Quick-Erfassung ein Fälligkeitsdatum eingibst. 

Eingangsrechnung.png

Das eingegebene Fälligkeitsdatum kannst du dir ebenfalls als Spalte in der Belegübersicht anzeigen lassen.

Eingansrechnung1.jpg

Wie kann ich Zahlungsausgänge für Eingangsrechnungen hinterlegen?

Genau wie du bei selbst versandten Rechnungen Zahlungseingänge eintragen kannst, kannst du bei erhaltenen Rechnungen Zahlungsausgänge angeben, wenn du die Eingangsrechnung bezahlt hast. Klick dazu in der Eingangsrechnungsübersicht auf "Aktion" und wähl Zahlung vermerken aus.

newfeature_er_zahlung.PNG

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du das genaue Datum der Zahlung eintragen kannst.

Wie können Benutzer ihre Ausgaben im HQ erfassen?

Am schnellsten und effektivsten erfasst man Ausgaben über die Reportingfunktion unter "Meine Reportings" oder in den Projektdetails. Damit das funktioniert, musst du dir allerdings zuerst das entsprechende Setting aktivieren lassen. Schick dafür einfach ein kurzes Ticket mit der Bitte darum an unseren Support.

WICHTIG:
Alle auf den hier beschriebenen Wegen angelegten Ausgaben, sind noch nicht im Controlling sichtbar. Erst durch das Hinzufügen auf einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung fließen diese Ausgaben in deine Controlling ein.

Ausgaben über "Meine Reportings" erfassen

Im Modul "Mein HQ / Meine Reportings" kannst du Ausgaben über den Button "Ausgabe erfassen" anlegen. 

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Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen Artikel auswählen, eine Menge eintragen und das gewünschte Projekt und den Lieferanten vermerken. Alternativ kannst du auch eine Freitextposition als Ausgabe hinzufügen, bei der du den Preis individuell angeben kannst, indem du den Erfassungstyp zu Freitext änderst. Wenn du einen Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt, erzeugst du direkt mit der Ausgabe eine Eingangsrechnung, auf der diese abgerechnet werden kann.

TIPP: Wenn später mehrere Ausgaben auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen sollte nicht direkt eine Eingangsrechnung erstellt werden, sondern diese später im Projekt erzeugt werden. Die noch nicht zugeordneten Ausgaben können dann als Positionen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden.

Meine_Rep_PopUp.PNG

Um eine Übersicht über all deine erfassten Ausgaben zu erhalten, kannst du in den Reiter "Ausgaben" wechseln. Hier siehst du auch, wenn Ausgaben bereits einer Rechnung zugeordnet wurden.

Meine_Rep_2_Reiter.png

 

Ausgaben über die Projektdetails erfassen

Möchtest du Ausgaben über die Projektdetails hinzufügen, kannst du dies über den Reiter "Finanzen / Kosten" tun. Hier klickst du den Button "Ausgabe hinzufügen" an und wählst "Ausgabe erfassen". Über diesen Button öffnet sich das gleiche Pop-Up wie oben unter "Über meine Reportings" beschrieben.

Projektdetails_1.PNG

Auch hier gibt es den Reiter Ausgaben, über welchen du dir eine Übersicht über all deine Ausgaben dieses Projektes anzeigen lassen kannst.

Projektdetails_2.PNG

Ausgaben abrechnen:

Wie oben bereits beschrieben, kannst du für eine Ausgabe sofort bei ihrer Erstellung eine Eingangsrechnung anlegen, indem du den Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt. Alternativ können Ausgaben auch später einer Rechnung oder Eingangsrechnung hinzugefügt werden.

Eingangsrechnung

Ausgaben können als Positionstyp "Ausgabe" wie auch Freitext oder Artikelpositionen zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden (ACHTUNG: Dies funktioniert nicht mit der Quick-Funktion). Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Einkaufspreis gezogen.

Ausgangsrechnungen

Alternativ kannst du die Ausgabe auch direkt einer Ausgangsrechnung hinzufügen (Achtung: Wenn die Ausgabe bereits zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt wurde ist dies nicht mehr möglich). Auch hier wird einfach der Positionstyp "Ausgabe" verwendet. Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Verkaufspreis gezogen.

Zuletzt hast du noch die Möglichkeit, die Ausgaben entweder nach dem jeweiligen Artikel zu gruppieren oder sie alle einzeln als Position aufzuführen.

 

Wie füge ich Eingangsrechnungen und Fremdkosten einer Ausgangsrechnung hinzu?

Du kannst erfasste Fremdkosten weiter an Kunden verrechnen indem du sie auf eine Rechnung hinzufügst. Dazu müssen die Fremdkosten einem Projekt zugewiesen, der Haken bei "Weiterberechenbar" und der Status auf "Genehmigt" gesetzt sein.

Du erstellst eine neue Rechnung in der Rechnungsübersicht und weist diese Rechnung dem bestehenden Kunden und dem Projekt zu. Unten klickst du auf "Hinzufügen" und wählst eine neue Position aus. Danach öffnet sich ein Popup Fenster, in welchem du bei Typ "Fremdkosten" auswählst und auf dem Button "Offene Positionen auswählen" drückst. Hier werden dir alle offenen Fremdkosten angezeigt und du kannst die entsprechenden markieren und die Auswahl bestätigen.

Tipp: Wenn du die Fremdkosten mit einer Quittung im Anhang erstellt hast, kannst du unten den Haken bei "Anhänge übernehmen?" setzten und diese werden an deine Rechnung angehängt.

 

Fremdkosten-Rechnung.gif

Wie kann ich einen SEPA Export für meine Bank machen?

Unter Belege und dann Eingangsrechnungen kannst du eine oder mehrere Rechnungen markieren und einen SEPA Export machen. Dazu markierst du die gewünschte Rechnung und klickst oben rechts auf den „SEPA Export“ Button.

Nach dem Drücken wird eine .xml – Datei generiert, welche du dann bei deiner Bank hochladen kannst.

SEPA-Export.gif

 

Wichtig dabei ist: Beim Lieferanten muss die IBAN und BIC mit angegeben sein und unter Beleg-Standardwerte muss das eigene Konto hinterlegt sein. Wie du diese direkt bei dem erfassen von Fremdkosten eintragen kannst, siehst du hier.

 

Screenshot-SEPA.png

Wo finde ich Eingangsrechnungen im Projekt?

Die Eingangsrechnung bzw. Fremdkosten findest du im Projekt unter Finanzen. 
Hier bekommst du eine Auflistung über alle erfassten Fremdkosten zu diesem Projekt. 

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Gutschrift

Wie erstelle ich ein Storno?

Im HQ hast du die Möglichkeit, deine Rechnungen zu stornieren. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen kannst du den Aktionsbutton hinter der Rechnung benutzen, z.B. in der Rechnungsübersicht.
 
Beleg_stornieren_mit_Pfeil.png
 
Zum anderen kannst du auch eine Storno direkt aus dem Beleg erstellen über den Aktionsbutton oben rechts.
 
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Unterschied zwischen kaufmännischer und steuerrechtlicher Gutschrift im HQ

Im HQ gibt es zwei Belegtypen, die man umgangssprachlich beide als Gutschrift bezeichnen kann. Hierbei handelt es sich einmal um die steuerrechtliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.
Bei der steuerrechtlichen Gutschrift handelt es sich um eine sogenannte Abrechnungsgutschrift, die im HQ mit dem Belegtyp Gutschrift verschickt werden kann. Diese Form der Gutschrift wird vergleichsweise eher selten gebraucht.
 

Viel öfter kommt es vor, dass man eine kaufmännische Gutschrift benutzt, eine sogenannte Stornorechnung. Diese Rechnung ist da, um bestehende Rechnungen teil- bzw. komplett zu korrigieren und wird im HQ durch den Belegtyp Storno dargestellt.
 
 
 

Was ist eine Gutschrift?

Es gibt zwei verschiedene Formen von Gutschriften: die umsatzsteuerliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

Umsatzsteuerliche Gutschrift:
Als Gutschrift bezeichnet man im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und mit der dieser über eine an ihn ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet.

Kaufmännische Gutschrift:
Der Begriff Gutschrift wird neben dem umsatzsteuerlichen Sinne auch im allgemeinen Sprachgebrauch für eine Stornierung oder Korrektur einer zuvor begebenen Rechnung verwendet. Hier muss im HQ zwingend ein Storno Beleg verwendet werden.

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Wie erzeuge ich eine Gutschrift ?

Gutschriften rechnen Leistungen ab, die der Gutschriftsempfänger erbracht hat. Sie können mit einem Lead, einem Kunden und einem Projekt verknüpft werden.

Eine Gutschrift kannst du wie die Dokumenttypen Akontorechnung oder Rechnung einfach in der Rechnungsübersicht über den Button "Neuer Beleg" erstellen.

Im Briefkopf kannst du wie in jedem Dokument den Kunden sowie Lead und Projekt auswählen und über "Hinzufügen", Positionen erstellen welche dann gut geschrieben werden. 

Wenn du die Gutschrift über den Button "Erzeugen aus Beleg" aus einem Beleg erstellst, kannst du die Positionen nicht löschen, da diese mit dem Beleg verknüpft sind.

Stornos sind keine Gutschriften.
Sie haben im Gegensatz zu Gutschriften einen negativen Betrag und sind steuerrechtlich anders zu behandeln.

Aus welchen Belegtypen können Gutschriften erzeugt werden?

Gutschriften können aus Rechnungen und Akontorechnungen erzeugt werden.

Kann ich nur einen Teil einer Rechnung gutschreiben?

Ja. Lösche einfach die Positionen aus der Gutschrift, die nicht gutgeschrieben werden sollen. 

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Rechnungsübersicht

Wie kann ich Ansichten im Controlling-Modul und in der Belegübersicht speichern, verwalten und mit anderen Nutzern im HQ teilen?

In dem Controlling-Modul und in den Belegübersichten kannst Du Deine erstellten Ansichten speichern und verwalten. Außerdem kannst Du diese mit anderen Usern im HQ teilen, so dass deine gebauten Ansichten auch in deren Controlling-Modul oder in deren Belegübersichten als gespeicherte Ansicht im HQ auftaucht. 

In dem Controlling-Modul kannst Du Ansichten speichern, indem Du der Ansicht einen Namen gibst und rechts auf auf das Speicher-Symbol klickst. 

Ansichtspeichern.png

Außerdem kannst du diese Ansicht mit anderen Usern im HQ teilen, indem Du oben neben dem Ansichts-Namen auf das "teilen"-Symbol gehst. Danach öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier wählst Du nun die User aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest. Diese User können dann in ihrem HQ die Ansicht im Controlling-Modul öffnen.

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In der Belegübersicht kannst Du deine Ansicht speichern und verwalten, indem Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm klickst. Hier gibst Du für die Ansicht einen neuen Namen ein und klickst auf speichern. 

AnsichtRechnung1.png

Diese Ansicht kannst Du nun mit anderen Usern im HQ teilen, so dass die Ansicht in deren System als gespeicherte Ansicht in der Belegübersicht zu sehen ist. Um die Ansicht zu teilen, gehst Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm, mit dem Du auch deine Ansichten verwaltest. Hier gehst Du auf den Button "teilen". Danach öffnet sich ein Pop-up Fenster mit einem Drop-Down Feld. Dort wählst Du die Nutzer aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest und drückst danach auf "teilen".

AnsichtRechnung.png

Best practice: Skonto trotz Überschreitung der Frist gezogen

In einigen Fällen kommt es vor, dass das Grenzdatum für das Skonto überschritten ist, die Kunden aber aus Kulanz nicht den vollen Betrag zahlen müssen. In diesem Fall wird die Rechnung dann allerdings nur als "teilweise bezahlt" angezeigt.

Damit keine Verwirrung entsteht, kann der Status der Rechnung ganz einfach auf "vollständig bezahlt" gesetzt werden.

Gif_vollsta_ndig_bezalht.gif

Kann ich Rechnungen automatisiert versenden? (Modul Rechnungslauf)

Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden. 

1. Schritt: Planumsätze anlegen

Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.

Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in  und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.

2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)

Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.

Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden. 

Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden. 

Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.

Planumsatz_erzeugen.gif

2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)

Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf". 

Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.

Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.

Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.

Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.

Rechnung_erzeugen.gif

Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen

Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.

Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.

Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.

Dokumentvorlagen anpassen

Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:

  • "Monat ausgeschrieben" und
  • "Vormonat ausgeschrieben".

Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.

 

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden. 

ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung. 

Warum kommt es zu Unterschieden bei der Berechnung des Bruttobetrags?

Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.

Vertikal

Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.

Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.

Diese Variante wird standardmäßig von HQLabs verwendet.

Horizontal

Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen. 

Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.

Diese Variante kann aktiviert werden.

 

In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind. 

Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.

http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy

Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.

Wie stelle ich eine Marge für einen Beleg ein?

Du hast die Möglichkeit jeder Rechnung ganz einfach eine Marge hinzuzufügen. Dafür wechselst du im Beleg in den Bearbeitungs-Modus und trägst im Feld Gesamtmarge eine Prozentzahl ein. Die Marge wird dann automatisch den einzelnen Positionen hinzugefügt.
 
Du hast außerdem die Möglichkeit nicht dem ganzen Beleg sondern nur einer einzelnen Position eine Marge hinzuzufügen. Dies kannst du tun,während du eine Position bearbeitest. Dort gibt es dann im Pop Up unten ein Feld Marge(%) in das du auch eine Prozentzahl eintragen kannst.
 
GIF_Marge.gif

Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Du kannst in der Angebots- und Rechnungsübersicht einfach weitere Spalten einblenden lassen, wenn du sie benötigst. Zu Bespiel kannst du dir hier die Spalte "Hauptbelegnummer" einblenden. Diese Ansicht kannst du dann auch über den kleinen Bildschirm rechts speichern und sie wir beim nächsten Aufruf der Übersicht mit geladen.

 

Spalten.gif

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Zahlungseingänge

Wie korrigiere ich Zahlungseingänge bei Rechnungen?

Bei Rechnungen hast du die Möglichkeit, Zahlungseingänge zu hinterlegen, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen von deinen Kunden auch bezahlt werden. Solltest du einmal einen falschen Betrag eingegeben haben, kannst du diesen nachträglich im HQ ändern.
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nachdem ob der Beleg schon vollständig oder erst teilweise bezahlt war.

Beleg war teilweise bezahlt:

Wenn der Beleg nur teilweise bezahlt war, kannst du einfach in die Rechnungsübersicht gehen und rechts neben der Rechnung auf den Aktionsbutton gehen. Dort wählst du dann Zahlungseingang vermerken aus. Anstatt nun bei dem Betrag die verbleibende Summe einzutragen, gibst du einfach die zu viel eingetragene Summe ein und schreibst noch ein Minus davor. Danach klickst du auf speichern. Nun wird das nächste Mal, wenn du das Pop-Up öffnest, wieder der richtige noch offene Betrag angezeigt.

Beleg war vollständig bezahlt:

Falls der Beleg schon vollständig bezahlt ist, hast du nicht mehr die Möglichkeit, einen Zahlungseingang über den Aktionsbutton in der Rechnungsübersicht zu vermerken. Diese Funktion kannst du aber wieder freischalten, indem du in den Beleg gehst und den Status zurück auf 'teilweise bezahlt' stellst. Nun kannst du den Zahlungseingang erneut eintragen.
 
GIF_Zahlungseingang_korrigieren.gif

Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Einen Zahlungseingang kannst du bei einer Rechnung hinterlegen, welche im Status "Versendet" oder "Teilweise bezahlt" ist. 
Den Status "Teilweise bezahlt" bekommt eine Rechnung wenn nur ein Teilbetrag der in Rechnung gestellten Summe hinterlegt wurde. Sobald die restliche Summe vermerkt wird, bekommt der Beleg den Status "Vollständig bezahlt".

Um einen Zahlungseingang zu hinterlegen, klicke in der Rechnung oder in der Rechnungsübersicht auf den entsprechenden "Aktions-Button" und wähle "Zahlungseingang vermerken". 
Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den Zahlungseingang eingeben kannst. 

 

Beispiel: 

 

 

Befindet sich ein Dokument in dem Status "Teilweise bezahlt" kann der Beleg nicht mehr bearbeitet werden und besitzt nun eine Belegnummer.
Rechnungen werden im Datev-Export ausgegeben und in den Controlling Forecast einbezogen.
Der Beleg taucht unter offenen Belegen auf.

 

 

Kann ich auch Raten hinterlegen?

Ratenzahlungen sind so nicht möglich, allerdings können Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Lies dazu auch den Artikel Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Wo hinterlege ich Skonto-Regeln?

Skonto-Regeln kannst du im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und dort in den Zahlungsbedingungen hinterlegen. 

 

zahlungsbedingungen_Kopie.jpg

Klicke dazu hinter der entsprechenden Zahlungsbedingung auf das kleine Listensymbol mit dem Eurozeichen. Du kannst nun eine Skonto-Regel im sich daraufhin öffnenden Fester hinzufügen.

Vergiss nicht, erst auf "Hinzufügen" und dann auf "Speichern zu klicken!

Zur Kontrolle kannst du nach dem Speichern einfach nochmal auf das Listensymbol klicken.

Skonto_Kopie.jpg

 

 

 

 

Wo werte ich Planumsätze aus? (Controlling Umsatzplanung)

Im Controlling-Modul unter "Umsatzplanung". Dort findet ihr alle 'geplanten' Planumsätze, aufgeteilt nach ihrem Typ. 'Geplant' sind alle Planumsätze, die nicht in einem abgerechneten oder ausgesetzten Status sind.

  • Planumsätze aus Kunden (Type 2): Alle geplanten Planumsätze, die weder mit einem Projekt noch mit einem offenen Lead verknüpft sind
  • Planumsätze aus Projekten (Type 3): Alle geplanten Planumsätze, die mit einem Projekt verknüpft sind
  • Planumsätze aus Leads (Type4): Alle geplanten Plansumsätze, die mit einem offenen Lead verknüpft sind. Offen sind alle Leads, die sich nicht in einem erfolgreichen oder nicht-erfolgreichen Lead-Status befinden. Lead-Planumsätze werden in diesem Controlling automatisch mit ihren Wahrscheinlichkeiten gewichtet.
  • Ist-Umsätze (Type 1): Summe aller versendeten Rechnungen. Es werden nur die tatsächlichen Rechnungen herangezogen, nicht Planumsätze im abgerechneten Status.
  • Rechnungen im Status "Warten auf Feedback" (Type 5): Summe aller Rechnungen, die ich im Status Warten auf Feedback befinden.

Über die "Pivot-Einstellungen" lassen sich weitere Informationen zum Kunden, Projekt, Lead und Planumsatz einblenden. 

Über "Einstellungen" können die Summen der Planumsätze weiter diskontiert werden, um Planwerte herabzusetzen und zu verschieben.

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