Für das Hinzufügen von Positionen auf Angeboten, Rechnungen und anderen Belegen klickt ihr unter dem Anschreiben auf "+ Hinzufügen" und wählt "Neue Position". Anschließend öffnet sich das Positionsfenster, in dem ihr mit Freitext, Artikeln oder anderen Positionstypen die Position erstellt. 

Klickt ihr nach Bestimmen von Typ, Beschreibung, Menge und Preis den "Speichern"-Button, bleibt das Fenster geöffnet und es kann die nächste Position ausgefüllt und gespeichert werden. Erst bei Klick auf "Speichern und schließen", schließt sich das Positionsfenster.

Praktischer Tipp: Mit der Tastenkombination aus "Alt"-Taste und "+"-Taste lässt sich das Positionsfenster ebenfalls öffnen.

Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummern immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht in die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo in helloHQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

Das Einfügen von Unterschriften in Belegen ist auf folgendem Weg möglich:

• Alle nötigen Unterschriften müssen gescannt und in eine Vektorgrafik umgewandelt werden
• Diese Grafiken müssen in einer / eurer Font als Zeichen hinzugefügt werden
• Die modifizierte Font muss in helloHQ hochgeladen und für die Vorlage verwendet werden 
• Wenn man nun das entsprechend belegte Zeichen in einem Beleg eingibt, wird als „Zeichen“ die jeweilige Unterschrift dargestellt
• Zur Automatisierung kann bei helloHQ Benutzern ein eigenes Datenfeld angelegt werden. Dort wird nur das Zeichen hinterlegt, das zur Darstellung notwendig ist
• In der Belegvorlage wird über einen [Platzhalter] das Zeichen gezogen und via modifiziertem Font wird die Unterschrift angezeigt
• Anschließend muss noch die Font-Größe auf ~32 vergrößert werden und die Unterschrift erscheint im Beleg

Achtung: Hierbei handelt es sich um einen von einem unserer Kunden entwickelten Workaround. Leider können wir für dieses Vorgehen inhaltlich keinen Support leisten, wollten euch aber die Option aufzeigen. 

Wenn man den Status eines Belegs auf "Versendet" ändert, wird die Belegnummer generiert. Diese richtet sich nach dem Nummernkreis, welcher der Dokumentvorlage zugewiesen ist.

Wenn dein Beleg eine falsche Nummer bekommt, schaue erstmal, ob du im Beleg auch die richtige Dokumentvorlage ausgewählt hast und versichere dich anschließend in der Dokumentvorlage (unter Admin/ Dokumentvorlagen), dass dort auch der richtige Nummernkreis ausgewählt wurde.

Beachte: wenn man einen Beleg auf "Versendet" gestellt hat, wird eine Nummer generiert, die sich nachträglich nicht mehr verändern lässt (auch nicht, wenn man die Dokumentvorlage danach noch anpasst). Um das Problem zu lösen, kann man wie folgt vorgehen:

1. den Beleg mit der falschen Nummer kopieren
2. bei der Kopie die richtige Dokumentvorlage (mit dem richtigen Nummernkreis) auswählen
3. den falschen Beleg löschen
4. die neue Kopie auf "Versendet" stellen

Wenn du nachträglich die Reihenfolge der Positionen in einem Beleg verändern möchtest, kannst du das machen, indem du diese per Drag and Drop verschiebst. 

• Positionen mit festem Abrechnungswert
• Positionen deren Wert sich aus 'Soll x Verrechnungssatz' (bzw. manuellen Satz) errechnet
• Positionen aus 'Belegungswert x Verrechnungssatz'

Nun kannst du ein neues Angebot erstellen. Um die Positionen zu übertragen, klickst du nun auf 'Neue Position hinzufügen' und wählst hier 'aus Projektplan importieren' aus. Hier kannst du einmal die gewünschten Positionen auswählen und auf speichern klicken. Im nächsten Pop-Up musst du nun noch ein paar Optionen auswählen.

Nein. Wenn du eine Anfrage an mehrere Lieferanten schicken möchtest, muss das über einzelne Anfragen gemacht werden. Du kannst die Anfrage jedoch kopieren, damit du sie nicht jedes Mal neu erstellen musst. 

Im HQ gibt es verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

• im Lead (Reiter "Angebote")
• im Kunden (Reiter "Belege")
• im Projekt (Reiter "Belege")
• oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

Angenommen, Du erstellst Dein Angebot im Modul "Belege". 

Wähle zunächst die passende Angebotsvorlage aus und anschließend den Kunden, für den Du das Angebot erstellen möchtest. Nun kannst Du gegebenenfalls das Angebot einem Lead und einem Projekt zuordnen.

Setze fest, welches Datum dein Angebot haben soll. Vielleicht möchtest Du auch festlegen, bis wann das Angebot gültig ist.

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügn. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Du kannst ein neues Erlöskonto für Akontorechnungen ganz einfach über das Modul Belegstandardwerte anlegen. Dieses findest du im Bereich Admin.

Hier findest du die Möglichkeit ein neues Erlöskonto anzulegen im Bereich "Buchungskonten Ausgangsrechnungen".

Ein neues Konto legst du über den Button "Neues Buchungskonto".

Ein Buchungskonto wird dadurch zum Akontorechnugnserlöskonto in dem du ihm den Namen Akonto gibst. Dadurch werden beim Export alle Akontorechnungen diesem Konto zugeordnet.

Da uns oft Fragen zum Thema Datev-Export erreichen geben wir dir hier eine Übersicht über die häufigsten Fehler die zu Problemen beim Export führen.

Hast du die richtige Datei exportiert?

Du findest unter Rechnungen mehrere Funktionen die einen Export zu lassen. Nur eine von diesen erzeugt allerdings das richtige Datev-Format. Diese findest du ganz oben neben dem "Zeitbereichfilter" und der Funktion "Neuer Beleg +".

Hast du die Exportdatei bearbeitet?

Das bearbeiten der erzeugten .csv Datei über Excel oder ähnlichen Programmen kann dazu führen, dass das Format zerstört wird. Durch das Abspeichern in Excel wird aus dem bisherigen Format nicht eine gewöhnliche Excel-Datei, es werden auch wichtige Formatierungen zerstört.

Das Einzige was sich hier machen lässt um das zu beheben ist den Export nochmal anzustoßen.

Wurde der ZIP-Ordner im richtigen DATEV-Ordner abgelegt?

Für einen erfolgreichen Import der Belege inklusive automatischem Beleg-Link zum Buchungsstapel, muss der aus dem HQ exportierte ZIP-Ordner im DATEV-Ordner "Ohne Belegtyp" abgelegt werden.

Solltest du Probleme mit dem Datev Export haben, die sich hierdurch nicht lösen lassen kannst du dich gern an unseren Support wenden.

Diesen erreichst du entweder über den Chat im HQ, über die Ticketfunktion oder über support@hellohq.io

Die DATEV Schnittstelle bietet die drei folgenden Optionen:

• Import von Eingangsrechnungen
• Export von Eingangsrechnungen
• Export von Ausgangsrechnungen

Alle Einstellungen die du dafür vorher durchführen musst, findest du in dem Bereich Admin > Beleg-Standardwerte.

1. Einstellungen für den Import von Eingangsrechnungen 

DATEV - Bedingungen*:

• Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.

• Hinterlege die Buchungskonten und markiere die Konten, die ein Automatikkonto sind, als solches.

2. Einstellungen für den Export von Eingangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

 Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Buchungskonten Eingangsrechnungen

• Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

3. Einstellungen für den Export von Ausgangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
• Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Buchungskonten Ausgangsrechnungen

• Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen anlegen.

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Hier legst du Kreditoren im HQ an

Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier. 

Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".

So exportierst du die Buchungen aus DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.

Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.

Import der Buchungssätze ins HQ

Unter Belege > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import". 

1. Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
2. Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
3. Treffe deine gewünschte Auswahl
   • Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Haken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
   • Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
   • Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren. 
   • Achtung: Punkte zwei und drei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.

Kreditorenstammdaten importieren

Export aus DATEV

Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV. 

Import in HQ

Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.

Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.

Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst:

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten, Aufwandskosten und Kostenstellen hinterlegen. 

Hier kannst du Kostenstellen und Buchungskonten pflegen

Artikelmodul

Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.

Projekt

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.

Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt

Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.

So exportierst du deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Du wechselst in die (Eingangs-) Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Der "DATEV-Export" erzeugt eine CSV-Datei, die den Buchungsstapel für DATEV enthält.

Zusätzlich können alle PDF-Belegdateien exportiert werden. Es entsteht eine ZIP-Datei, die in DATEV hochgeladen werden kann und alle Beleg-PDFs des exportierten Zeitraums enthält.

Wenn zusätzlich beim PDF-Export ein Beleglink erstellt werden soll, setzt du den Haken bei "Datev Beleglink erstellen". Wenn der Haken gesetzt und beide Dateien in DATEV importiert wurden, werden die Buchungssätze und die dazugehörigen Beleg-PDFs in DATEV automatisch miteinander verknüpft. 

Hinweis: Die CSV- und ZIP-Dateien dürfen vor dem Import in DATEV nicht bearbeiten werden.

Achtung: In Datev werden die Rechnungen immer vertikal exportiert. D.h. hier kann es zu einer Differenz kommen, wenn die horizontale Steuerberechnung aktiv ist.

Import der Buchungssätze in DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.

Der Steuerschlüssel bei den Buchungskonten für Ausgangsrechnungen hat nur eine Übersichtlichkeitsfunktion und keinerlei Effekt auf den Export. Er dient der Anzeige, wie viel Steuer in DATEV automatisch abgeführt wird, wenn das angegebene Konto verwendet wird (bei Erlöskonten handelt es sich in der Regel um Automatikkonten). 

Ob im DATEV-Export ein Steuerschlüssel mit übergeben wird oder nicht hängt davon ab, ob in der Position in der Eingangsrechnung Steuern enthalten sind.

In helloHQ wird durch den Steuerschlüssel des Buchungskontos automatisch der Steuersatz der Positionen angepasst, denen dieses Konto als Kostenstelle zugewiesen wird.

Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind keine elektronischen Rechnungen.

Eine XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.

Wichtig: Damit die xRechnung validiert werden kann, wird die Steuer horizontal berechnet. Dadurch kann es zu einer Differenz zwischen der PDF Rechnung und der xRechnung kommen, wenn das Setting zur vertikalen Steuerberechnung aktiv ist.

Einstellungen

Eine korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen ermöglicht eine strukturierte Identifikationsnummer, die sogenannte Leitweg-ID. Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe.

Diese Leitweg-ID kann in helloHQ direkt im Kunden (Unternehmen) hinterlegt werden. Um den Rechnungsprozess für euch so einfach wie möglich zu gestalten, ist die XRechnungs-Option beim Belegversand standardmäßig vorausgewählt, wenn ein sobald ihr eine Leitweg-ID bei Rechnungsempfänger in helloHQ hinterlegt ist.

Viele Unternehmen verlangen für XRechnungen ein Leistungsdatum sowie eine Bestellnummer. Diese werden von helloHQ wie folgt vergeben:

Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferdatum der Rechnung. Ist kein Lieferdatum gesetzt, wird das Rechnungsdatum verwendet.

Die Bestellnummer ist die PO-Nummer. Als Bestelldatum wird das Erstelldatum der PO-Nummer in helloHQ verwendet. 

Rechnungsversand

Eine XRechnung kann auf zwei Wegen erzeugt werden: Per direktem Download oder beim automatischen Versenden.

Achtung: Die Optionen werden nur angezeigt, wenn im Unternehmen eine Leitweg-ID hinterlegt ist. 

XRechnung aus helloHQ heraus versenden

Der einfachste Weg ist es ganz normal eine Rechnung aus helloHQ zu senden. Dabei gibt es nun die Option XRechnung mitsenden. In diesem Fall wird das normale Rechnungs .pdf sowie die .xml File für die XRechnung versendet. 

XRechnung herunterladen

Dazu kann ich den Rechnungsdetails einfach auf Download geklickt werden. Dort gibt es die Option XRechnung XML. Durch diese Option wird die .xml herunterladen und kann dann manuell an den Kunden weitergeleitet werden.

Steuersätze werden in helloHQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch in helloHQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

Du kannst in helloHQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert. 

Bei Eingangsrechnungen kannst du ein Fälligkeitsdatum vermerken, indem du beim Erstellen einer Eingangsrechnung oder in der Quick-Erfassung ein Fälligkeitsdatum eingibst. 

Das eingegebene Fälligkeitsdatum kannst du dir ebenfalls als Spalte in der Belegübersicht anzeigen lassen.

Genau wie du bei selbst versandten Rechnungen Zahlungseingänge eintragen kannst, kannst du bei erhaltenen Rechnungen Zahlungsausgänge angeben, wenn du die Eingangsrechnung bezahlt hast. Klick dazu in der Eingangsrechnungsübersicht auf "Aktion" und wähl Zahlung vermerken aus.

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du das genaue Datum der Zahlung eintragen kannst.

Am schnellsten und effektivsten erfasst man Ausgaben über die Reportingfunktion unter "Meine Reportings" oder in den Projektdetails. Damit das funktioniert, musst du dir allerdings zuerst das entsprechende Setting aktivieren lassen. Schick dafür einfach ein kurzes Ticket mit der Bitte darum an unseren Support.

WICHTIG:
Alle auf den hier beschriebenen Wegen angelegten Ausgaben, sind noch nicht im Controlling sichtbar. Erst durch das Hinzufügen auf einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung fließen diese Ausgaben in deine Controlling ein.

Ausgaben über "Meine Reportings" erfassen

Im Modul "Mein HQ / Meine Reportings" kannst du Ausgaben über den Button "Ausgabe erfassen" anlegen. 

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen Artikel auswählen, eine Menge eintragen und das gewünschte Projekt und den Lieferanten vermerken. Alternativ kannst du auch eine Freitextposition als Ausgabe hinzufügen, bei der du den Preis individuell angeben kannst, indem du den Erfassungstyp zu Freitext änderst. Wenn du einen Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt, erzeugst du direkt mit der Ausgabe eine Eingangsrechnung, auf der diese abgerechnet werden kann.

TIPP: Wenn später mehrere Ausgaben auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen sollte nicht direkt eine Eingangsrechnung erstellt werden, sondern diese später im Projekt erzeugt werden. Die noch nicht zugeordneten Ausgaben können dann als Positionen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden.

Um eine Übersicht über all deine erfassten Ausgaben zu erhalten, kannst du in den Reiter "Ausgaben" wechseln. Hier siehst du auch, wenn Ausgaben bereits einer Rechnung zugeordnet wurden.

Ausgaben über die Projektdetails erfassen

Möchtest du Ausgaben über die Projektdetails hinzufügen, kannst du dies über den Reiter "Finanzen / Kosten" tun. Hier klickst du den Button "Ausgabe hinzufügen" an und wählst "Ausgabe erfassen". Über diesen Button öffnet sich das gleiche Pop-Up wie oben unter "Über meine Reportings" beschrieben.

Auch hier gibt es den Reiter Ausgaben, über welchen du dir eine Übersicht über all deine Ausgaben dieses Projektes anzeigen lassen kannst.

Ausgaben abrechnen:

Wie oben bereits beschrieben, kannst du für eine Ausgabe sofort bei ihrer Erstellung eine Eingangsrechnung anlegen, indem du den Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt. Alternativ können Ausgaben auch später einer Rechnung oder Eingangsrechnung hinzugefügt werden.

Eingangsrechnung

Ausgaben können als Positionstyp "Ausgabe" wie auch Freitext oder Artikelpositionen zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden (ACHTUNG: Dies funktioniert nicht mit der Quick-Funktion). Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Einkaufspreis gezogen.

Ausgangsrechnungen

Alternativ kannst du die Ausgabe auch direkt einer Ausgangsrechnung hinzufügen (Achtung: Wenn die Ausgabe bereits zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt wurde ist dies nicht mehr möglich). Auch hier wird einfach der Positionstyp "Ausgabe" verwendet. Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Verkaufspreis gezogen.

Zuletzt hast du noch die Möglichkeit, die Ausgaben entweder nach dem jeweiligen Artikel zu gruppieren oder sie alle einzeln als Position aufzuführen.

Du kannst erfasste Fremdkosten weiter an Kunden verrechnen indem du sie auf eine Rechnung hinzufügst. Dazu müssen die Fremdkosten einem Projekt zugewiesen, der Haken bei "Weiterberechenbar" und der Status auf "Genehmigt" gesetzt sein.

Du erstellst eine neue Rechnung in der Rechnungsübersicht und weist diese Rechnung dem bestehenden Kunden und dem Projekt zu. Unten klickst du auf "Hinzufügen" und wählst eine neue Position aus. Danach öffnet sich ein Popup Fenster, in welchem du bei Typ "Fremdkosten" auswählst und auf dem Button "Offene Positionen auswählen" drückst. Hier werden dir alle offenen Fremdkosten angezeigt und du kannst die entsprechenden markieren und die Auswahl bestätigen.

Tipp: Wenn du die Fremdkosten mit einer Quittung im Anhang erstellt hast, kannst du unten den Haken bei "Anhänge übernehmen?" setzten und diese werden an deine Rechnung angehängt.

Unter Belege und dann Eingangsrechnungen kannst du eine oder mehrere Rechnungen markieren und einen SEPA Export machen. Dazu markierst du die gewünschte Rechnung und klickst oben rechts auf den „SEPA Export“ Button.

Nach dem Drücken wird eine .xml – Datei generiert, welche du dann bei deiner Bank hochladen kannst.

Wichtig dabei ist: Beim Lieferanten muss die IBAN und BIC mit angegeben sein und unter Beleg-Standardwerte muss das eigene Konto hinterlegt sein. Wie du diese direkt bei dem erfassen von Fremdkosten eintragen kannst, siehst du hier.

Die Eingangsrechnung bzw. Fremdkosten findest du im Projekt unter Finanzen. 
Hier bekommst du eine Auflistung über alle erfassten Fremdkosten zu diesem Projekt. 

Es gibt zwei verschiedene Formen von Gutschriften: die umsatzsteuerliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

Umsatzsteuerliche Gutschrift:
Als Gutschrift bezeichnet man im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und mit der dieser über eine an ihn ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Wie man eine Lieferantengutschrift erstellt, wird hier genauer erklärt.

Kaufmännische Gutschrift:
Der Begriff Gutschrift wird neben dem umsatzsteuerlichen Sinne auch im allgemeinen Sprachgebrauch für eine Stornierung oder Korrektur einer zuvor begebenen Rechnung verwendet. Hier muss in helloHQ zwingend ein Storno-Beleg verwendet werden. Mehr zum Erstellen von Storno-Belegen findest du hier.

.

Gutschriften rechnen Leistungen ab, die der Gutschriftsempfänger erbracht hat. Sie können mit einem Lead, einem Kunden und einem Projekt verknüpft werden und heißen in helloHQ Lieferantengutschriften.

Eine Gutschrift kannst du wie die Dokumenttypen Akontorechnung oder Rechnung einfach in der Rechnungsübersicht über den Button "Neuer Beleg" erstellen.

Im Briefkopf kannst du wie in jedem Dokument den Kunden sowie Lead und Projekt auswählen und über "Hinzufügen", Positionen erstellen welche dann gut geschrieben werden. 

Wenn du die Gutschrift über den Button "Erzeugen aus Beleg" aus einem Beleg erstellst, kannst du die Positionen nicht löschen, da diese mit dem Beleg verknüpft sind.

Stornos sind keine Gutschriften.
Sie haben im Gegensatz zu Gutschriften einen negativen Betrag und sind steuerrechtlich anders zu behandeln.

Gutschriften können aus Rechnungen und Akontorechnungen erzeugt werden.

Ja. Lösche einfach die Positionen aus der Gutschrift, die nicht gutgeschrieben werden sollen. 

Ein Leistungsnachweis ist ein Nachweis der für den Kunden geleisteten Arbeitsstunden.

Im HQ gibt es zwei Möglichkeiten, einen Leistungsnachweis zu erzeugen und an die Rechnung anzuhängen:

1. Den Leistungsnachweis direkt in der Rechnung anhängen
2. Den Leistungsnachweis manuell exportieren

Auf dem Leistungsnachweis wird der Name des Projekts und des Kunden abgedruckt. 

Oben rechts wird das Logo eures Unternehmens abgebildet. Hierfür wird das Logo verwendet, das ihr im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten hinterlegt habt.

Die Reporting-Einträge werden unter den Aufgaben gruppiert. Die Aufgaben werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Innerhalb der Aufgaben werden die Reporting-Einträge chronologisch nach Datum sortiert. Dabei werden folgende Spalten angezeigt:

• Datum
• Name des Users, der das Reporting erfasst hat
• Beschreibung, die für das Reporting eingegeben wurde
• Dauer des Reportings

1. Den Leistungsnachweis direkt in der Rechnung anhängen

Wenn eine Rechnungsposition aus Reportings erzeugt wird, kann der Leistungsnachweis automatisch an die Rechnung angehängt werden. 

Bei der Auswahl der Reportings kann nun die Option Leistungsnachweis anhängen? gewählt werden.

Der Leistungsnachweis selbst wird erst nachdem das Dokument gespeichert wurde als Anhang hinzugefügt. D.h. falls ihr noch einmal Positionen entfernt oder weitere Reportings hinzufügt, dann werden immer die aktuell gewählten Reportings, die auch auf den Beleg übernommen wurden, abgedruckt. 

Gleiches gilt, wenn ein Beleg bearbeitet wird. Nach jeder Bearbeitung wird der Leistungsnachweise erneut mit den aktuell gezogenen Reportings neu erstellt. 

Dadurch, dass der Leistungsnachweis im Anhang der Rechnung ist, wird beim Versenden ein PDF-Dokument mit Rechnung und Leistungsnachweis generiert. 

2. Den Leistungsnachweis manuell exportieren

Der Leistungsnachweis kann im Projekt im Reiter Reportings exportiert werden. Dort kannst du einfach auf den Button Leistungsnachweis klicken.

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem das Unternehmen (aus den Admin / Beleg-Standardwerten), der Zeitbereich und die Sprache gewählt werden kann.

Achtung: Es werden nur angenommene Reportings mit exportiert. Sollte das System Setting 'Reportings anzunehmen' in eurem System nicht aktiv sein, werden alle Reportings exportiert.

Anschließend kann der Leistungsnachweis exportiert und heruntergeladen werden.

In dem Controlling-Modul und in den Belegübersichten kannst Du Deine erstellten Ansichten speichern und verwalten. Außerdem kannst Du diese mit anderen Usern im HQ teilen, so dass deine gebauten Ansichten auch in deren Controlling-Modul oder in deren Belegübersichten als gespeicherte Ansicht im HQ auftaucht. 

In dem Controlling-Modul kannst Du Ansichten speichern, indem Du der Ansicht einen Namen gibst und rechts auf auf das Speicher-Symbol klickst. 

Außerdem kannst du diese Ansicht mit anderen Usern im HQ teilen, indem Du oben neben dem Ansichts-Namen auf das "teilen"-Symbol gehst. Danach öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier wählst Du nun die User aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest. Diese User können dann in ihrem HQ die Ansicht im Controlling-Modul öffnen.

In der Belegübersicht kannst Du deine Ansicht speichern und verwalten, indem Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm klickst. Hier gibst Du für die Ansicht einen neuen Namen ein und klickst auf speichern. 

Diese Ansicht kannst Du nun mit anderen Usern im HQ teilen, so dass die Ansicht in deren System als gespeicherte Ansicht in der Belegübersicht zu sehen ist. Um die Ansicht zu teilen, gehst Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm, mit dem Du auch deine Ansichten verwaltest. Hier gehst Du auf den Button "teilen". Danach öffnet sich ein Pop-up Fenster mit einem Drop-Down Feld. Dort wählst Du die Nutzer aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest und drückst danach auf "teilen".

In einigen Fällen kommt es vor, dass das Grenzdatum für das Skonto überschritten ist, die Kunden aber aus Kulanz nicht den vollen Betrag zahlen müssen. In diesem Fall wird die Rechnung dann allerdings nur als "teilweise bezahlt" angezeigt.

Damit keine Verwirrung entsteht, kann der Status der Rechnung ganz einfach auf "vollständig bezahlt" gesetzt werden.

Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden. 

1. Schritt: Planumsätze anlegen

Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.

Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in  und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.

2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)

Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.

Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden. 

Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden. 

Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.

2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)

Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf". 

Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.

Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.

Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.

Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.

Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen

Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.

Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.

Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.

Dokumentvorlagen anpassen

Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:

• "Monat ausgeschrieben" und
• "Vormonat ausgeschrieben".

Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden. 

ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung. 

Du kannst in der Angebots- und Rechnungsübersicht einfach weitere Spalten einblenden lassen, wenn du sie benötigst. Zu Bespiel kannst du dir hier die Spalte "Hauptbelegnummer" einblenden. Diese Ansicht kannst du dann auch über den kleinen Bildschirm rechts speichern und sie wir beim nächsten Aufruf der Übersicht mit geladen.

Einen Zahlungseingang kannst du bei einer Rechnung hinterlegen, welche im Status "Versendet" oder "Teilweise bezahlt" ist. 
Den Status "Teilweise bezahlt" bekommt eine Rechnung wenn nur ein Teilbetrag der in Rechnung gestellten Summe hinterlegt wurde. Sobald die restliche Summe vermerkt wird, bekommt der Beleg den Status "Vollständig bezahlt".

Um einen Zahlungseingang zu hinterlegen, klicke in der Rechnung oder in der Rechnungsübersicht auf den entsprechenden "Aktions-Button" und wähle "Zahlungseingang vermerken". 
Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den Zahlungseingang eingeben kannst. 

Beispiel: 

Befindet sich ein Dokument in dem Status "Teilweise bezahlt" kann der Beleg nicht mehr bearbeitet werden und besitzt nun eine Belegnummer.
Rechnungen werden im Datev-Export ausgegeben und in den Controlling Forecast einbezogen.
Der Beleg taucht unter offenen Belegen auf.

Ratenzahlungen sind so nicht möglich, allerdings können Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Lies dazu auch den Artikel Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Skonto-Regeln kannst du im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und dort in den Zahlungsbedingungen hinterlegen. 

Klicke dazu hinter der entsprechenden Zahlungsbedingung auf das kleine Listensymbol mit dem Eurozeichen. Du kannst nun eine Skonto-Regel im sich daraufhin öffnenden Fester hinzufügen.

Vergiss nicht, erst auf "Hinzufügen" und dann auf "Speichern zu klicken!

Zur Kontrolle kannst du nach dem Speichern einfach nochmal auf das Listensymbol klicken.

Im Controlling-Modul unter "Umsatzplanung". Dort findet ihr alle 'geplanten' Planumsätze, aufgeteilt nach ihrem Typ. 'Geplant' sind alle Planumsätze, die nicht in einem abgerechneten oder ausgesetzten Status sind.

• Planumsätze aus Kunden (Type 2): Alle geplanten Planumsätze, die weder mit einem Projekt noch mit einem offenen Lead verknüpft sind
• Planumsätze aus Projekten (Type 3): Alle geplanten Planumsätze, die mit einem Projekt verknüpft sind
• Planumsätze aus Leads (Type4): Alle geplanten Plansumsätze, die mit einem offenen Lead verknüpft sind. Offen sind alle Leads, die sich nicht in einem erfolgreichen oder nicht-erfolgreichen Lead-Status befinden. Lead-Planumsätze werden in diesem Controlling automatisch mit ihren Wahrscheinlichkeiten gewichtet.
• Ist-Umsätze (Type 1): Summe aller versendeten Rechnungen. Es werden nur die tatsächlichen Rechnungen herangezogen, nicht Planumsätze im abgerechneten Status.
• Rechnungen im Status "Warten auf Feedback" (Type 5): Summe aller Rechnungen, die ich im Status Warten auf Feedback befinden.

Über die "Pivot-Einstellungen" lassen sich weitere Informationen zum Kunden, Projekt, Lead und Planumsatz einblenden. 

Über "Einstellungen" können die Summen der Planumsätze weiter diskontiert werden, um Planwerte herabzusetzen und zu verschieben.