Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummer immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Du kannst im HQ in den Admin-Standardwerten die zur Verfügung stehenden Steuersätze einstellen. Hierzu wählst du den Bereich "Mehrwertsteuersätze" und trägst diesen einfach ein.

Die Steuersätze stehen dann beim Hinzufügen einer Position zu einem Beleg zur Verfügung.

Im HQ hast du eine E-Post Schnittstelle, womit du Belege direkt aus dem HQ über die deutsche Post verschicken kannst. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um dies zu tun, klickst du in dem Beleg auf den "Versenden" Button und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden" und der Beleg wird an die deutsche Post übermittelt und verschickt.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und anschließend an euch weiterverrechnet. Die Preise dazu findest du auf der Seite der deutschen Post.

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht über die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo im HQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverwantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

An sich bietet HQ keine Optionen um Unterschriften in Belegen einzufügen.

Es gibt allerdings einen Workaround mit dem dies möglich ist:

• Alle nötigen Unterschriften müssen gescannt und in eine Vektorgrafik umgewandelt werden
• Diese Grafiken müssen in einer / eurer Font als Zeichen hinzugefügt werden
• Die modifizierte Font muss im HQ hochgeladen und für die Vorlage verwendet werden 
• Wenn man nun das entsprechend belegte Zeichen in einem Beleg eingibt, wird als „Zeichen“ die jeweilige Unterschrift dargestellt
• Zur Automatisierung kann bei den HQ Benutzern ein eigenes Datenfeld angelegt werden.  Dort wird nur das Zeichen hinterlegt, das zur Darstellung notwendig ist.
• In der Belegvorlage wird über einen [Platzhalter] das Zeichen gezogen und via modifiziertem Font wird die Unterschrift angezeigt
• Anschließend muss noch die Font-Größe auf ~75 vergrößert werden und die Unterschrift erscheint im Beleg

Wenn man den Status des Belegs auf "Versendet" ändert, wird die Belegnummer generiert. Diese richtet sich nach dem Nummernkreis, welcher der Dokumentvorlage zugewiesen ist.

Wenn dein Beleg eine falsche Nummer bekommt, schaue erstmal, ob du im Beleg auch die richtige Dokumentvorlage ausgewählt hast und versichere dich anschließend in der Dokumentvorlage (unter Admin/ Dokumentvorlagen), dass dort auch der richtige Nummernkreis ausgewählt wurde.

Beachte: wenn man einen Beleg auf "Versendet" gestellt hat, wird eine Nummer generiert, die sich nachträglich nicht mehr verändern lässt (auch nicht, wenn man die Dokumentvorlage danach noch anpasst). Um das Problem zu lösen, kannst man wie folgt vorgehen:

1. den Beleg mit der falschen Nummer kopieren
2. bei der Kopie die richtige Dokumentvorlage (mit dem richtigen Nummernkreis) auswählen
3. den falschen Beleg löschen
4. die neue Kopie auf "Versendet" stellen

• Positionen mit festem Abrechnungswert
• Positionen deren Wert sich aus 'Soll x Verrechnungssatz' (bzw. manuellen Satz) errechnet
• Positionen aus 'Belegungswert x Verrechnungssatz'

Nun kannst du ein neues Angebot erstellen. Um die Positionen zu übertragen, klickst du nun auf 'Neue Position hinzufügen' und wählst hier 'aus Projektplan importieren' aus. Hier kannst du einmal die gewünschten Positionen auswählen und auf speichern klicken. Im nächsten Pop-Up musst du nun noch ein paar Optionen auswählen.

Eine Preisanfrage kannst du unter dem Menüpunkt Belege - Bestellungen erstellen. 

Wähle dazu unter "Beleg erstellen" einfach den Belegtyp Preisanfrage aus und erstelle dein Dokument.

Solltest du das Modul "Bestellungen" nicht in deinem Menü finden, ist dieses wahrscheinlich noch nicht aktiviert. Du kannst dich dann gerne an unseren Support wenden.

Sobald deine Preisanfrage beantwortet wurde und du alle nötigen Informationen hast, kannst du aus der Preisanfrage einfach ein Angebot erzeugen. Hier kannst du nun die Preise aus der Antwort auf die Anfrage in die Positionen übernehmen. 

Nein. Wenn du eine Anfrage an mehrere Lieferanten schicken möchtest, muss das über einzelne Anfragen gemacht werden. Du kannst die Anfrage jedoch kopieren, damit du sie nicht jedes Mal neu erstellen musst. 

Im HQ gibt es verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

• im Lead (Reiter "Angebote")
• im Kunden (Reiter "Belege")
• im Projekt (Reiter "Belege")
• oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

Angenommen, Du erstellst Dein Angebot im Modul "Belege". 

Wähle zunächst die passende Angebotsvorlage aus und anschließend den Kunden, für den Du das Angebot erstellen möchtest. Nun kannst Du gegebenenfalls das Angebot einem Lead und einem Projekt zuordnen.

Setze fest, welches Datum dein Angebot haben soll. Vielleicht möchtest Du auch festlegen, bis wann das Angebot gültig ist.

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügn. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Du möchtest ein Angebot aus einer Kalkulation erstellen? Lies hierzu die folgenden Artikel:

• Wie erstelle ich eine Angebotskalkulation?
• Wie erzeuge ich ein Angebot aus einer Kalkulation?

Die Angebotskalkulation ermöglicht eine Kalkulation auf der Basis von Arbeitszeit, Artikel oder Freitext.Eine Angebotskalkulation berechnet automatisch ein Set an KPIs wie Umsatz, interne Kosten, Fremdkosten (in € und %) sowie den Deckungsbeitrag (in € und %).

Um eine Angebotskalkulation zu erstellen, klicke auf den Button "Kalkulation anlegen".

Es müssen im ersten Schritt verschiedene Stammdaten wie Titel und Kunde definiert werden. Optional kann die Angebotskalkulation auch noch einem Lead oder Projekt zugeordnet werden. Das hat zur Folge, dass die Kalkulation im Bereich der Kundendetails und/oder den Projektdetails aufgeführt wird.

Anschließend speichere diese Daten und wechsele in den Reiter "Kalkulation". 

Die Kalkulation wird in Gruppen und Positionen strukturiert, welche genau so automatisch in ein Angebot oder in einen Projektplan überführt werden können. Über den Button "Gruppe hinzufügen" kannst Du neue Gruppen hinzufügen.

Beim Erstellen einer neuen Gruppe wird in drei Arten der Berechnung unterschieden, die entsprechend beim Erstellen ausgewählt werden müssen: 

Arbeitszeit

Sobald die Kalkulation fertiggestellt wurde, kann diese automatisch in ein Angebot überführt werden. Je nach Wunsch werden Gruppen inkl. der darunter liegenden Positionen oder die gruppierten Positionen übernommen. Es werden alle bisher angegebenen Daten aus der Kalkulation in das Angebot übertragen und können dort nochmals bearbeitet werden. 

Um ein Angebot aus einer Kalkulation zu erzeugen, klicke im Reiter Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen". 

Du kannst nun auswählen, ob Du Deine Kalkulation zu einem bereits existierenden Angebt hinzufügen oder ein neues erstellen möchtest. 

Veränderungen am Angebot bewirken keine rückwirkende Änderung der Kalkulation.

Um eine Kalkulation zu einem bestehenden Angebot hinzuzufügen, klicke in der Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen" und setze einen Haken bei "in vorhandenes Angebot einfügen". Du kannst nun im Dropdown-Menü auswählen, zu welchem Angebot die Kalkulation hinzugefügt werden soll. 

Wähle in der Übersicht im Kalkulationsmodul aus, welche Kalkulation du bearbeiten möchtest. Über den Aktionsbutton gelangst du direkt in die Kalkulation. 

Du kannst nun entweder über den Button "Gruppe hinzufügen" eine neue Gruppe mit Positionen, oder über das Plus am Ende der Gruppen eine neue Position zu einer bereits bestehenden Gruppe hinzufügen.

Die Kalkulation mittels Artikel dient dazu, Positionen auf Basis von Artikeln und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Artikel hinterlegt sind. Entsprechend können alle im System hinterlegten Artikel auch hinzugefügt werden.

Eine Bestellung kannst du unter dem Menüpunkt "Bestellungen" erzeugen.
Wähle dazu einfach den Button "neue Bestellung" aus und fahre mit dem Erstellen des Beleges fort.

Ja, aus Preisanfragen kannst Du direkt Bestellungen erzeugen. Gehe dazu in den Reiter "Bestellungen und klicke den Aktios-Button. 

Nein. Im Projekt kann man keine Preisanfrage erstellen, das funktioniert nur über den Reiter "Bestellungen".

Du kannst ein neues Erlöskonto für Akontorechnungen ganz einfach über das Modul Belegstandardwerte anlegen. Dieses findest du im Bereich Admin.

Hier findest du die Möglichkeit ein neues Erlöskonto anzulegen im Bereich "Buchungskonten Ausgangsrechnungen".

Ein neues Konto legst du über den Button "Neues Buchungskonto".

Ein Buchungskonto wird dadurch zum Akontorechnugnserlöskonto in dem du ihm den Namen Akonto gibst. Dadurch werden beim Export alle Akontorechnungen diesem Konto zugeordnet.

Da uns oft Fragen zum Thema Datev-Export erreichen geben wir dir hier eine Übersicht über die häufigsten Fehler die zu Problemen beim Export führen.

Hast du die richtige Datei exportiert?

Du findest unter Rechnungen mehrere Funktionen die einen Export zu lassen. Nur eine von diesen erzeugt allerdings das richtige Datev-Format. Diese findest du ganz oben neben dem "Zeitbereichfilter" und der Funktion "Neuer Beleg +".

Hast du die Exportdatei bearbeitet?

Das bearbeiten der erzeugten .csv Datei über Excel oder ähnlichen Programmen kann dazu führen, dass das Format zerstört wird. Durch das Abspeichern in Excel wird aus dem bisherigen Format nicht eine gewöhnliche Excel-Datei, es werden auch wichtige Formatierungen zerstört.

Das Einzige was sich hier machen lässt um das zu beheben ist den Export nochmal anzustoßen.

Solltest du Probleme mit dem Datev Export haben, die sich hierdurch nicht lösen lassen kannst du dich gern an unseren Support wenden.

Diesen erreichst du entweder über den Chat im HQ, über die Ticketfunktion oder über support@hellohq.io

Alle Einstellungen die du vorher machen musst, werden in dem Bereich Admin - Beleg-Standardwerte vorgenommen.

1. Einstellungen für den Import von Eingangsrechnungen 

DATEV - Bedingungen*:

• Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.

2. Einstellungen für den Export von Eingangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

 Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Buchungskonten Eingangsrechnungen

• Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

3. Einstellungen für den Export von Ausgangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
• Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Buchungskonten Ausgangsrechnungen

• Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Hier legst du Kreditoren im HQ an

Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier. 

Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".

So exportierst du die Buchungen aus DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.

Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.

Import der Buchungssätze ins HQ

Unter Belege > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import". 

1. Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
2. Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
3. Treffe deine gewünschte Auswahl
   • Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Hacken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
   • Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
   • Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren. 
   • Achtung: Punkte zwei und drei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.

Kreditorenstammdaten importieren

Export aus DATEV

Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV. 

Import in HQ

Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.

Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.

Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst:

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportierst. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten und Kostenstellen hinterlegen. 

Hier kannst du Kostenstellen und Konten pflegen

Artikelmodul

Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.

Projekt

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.

Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt

Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.

So exportierst du deine Ausgangsrechnungen

Du wechselst in die Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Anschließend kannst du auf "DATEV-Export" klicken.

Import der Buchungssätze in DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.

Der Steuerschlüssel bei den Buchungskonten für Ausgangsrechnungen hat nur eine Übersichtlichkeitsfunktion und keinerlei Effekt auf den Export oder das HQ. Er dient der Anzeige, wie viel Steuer in DATEV automatisch abgeführt wird, wenn das angegebene Konto verwendet wird (bei Erlöskonten handelt es sich in der Regel um Automatikkonten).

Bei Buchungskonten für Eingangsrechnungen liegen in der Regel keine Automatikkonten vor, weshalb eine Anzeige der Steuer zur Übersichtlichkeit nicht notwendig ist. Ob im DATEV-Export ein Steuerschlüssel mit übergeben wird oder nicht hängt davon ab, ob in der Position in der Eingangsrechnung Steuern enthalten sind.

Steuersätze werden im HQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch im HQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

Du kannst im HQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert. 

Bei den Rechnungen habt ihr fünf Möglichkeiten Positionen zu erstellen:

• Artikelstamm
• Freitext
• Offene Angebotspositionen
• Reportings
• Fremdkosten

Artikelstamm: Hier könnt ihr einzelne Artikel, die ihr (ggf. gezielt dafür) anlegen könnt, abrechnen. Noch mehr zu den Artikeln findet ihr hier.

Freitext: Hier könnt ihr wie gewohnt alle Beschreibungen, Preise und Einheiten individuell bestimmen.

Offene Positionen: Wenn ihr ein Angebot mit dem abzurechnenden Projekt verknüpft habt werdet ihr in dem Dropdown zu "Offene Angebotspositionen" alle angebotenen Positionen sehen. Wenn ihr eine davon seht könnt ihr festlegen, wie viel ihr von dieser Position abrechnen wollt. Beim nächsten Mal bleibt dann maximal der Differenzbetrag übrig. Positionen die schon abgerechnet wurden sind in der Liste dann nicht mehr enthalten.

Reportings: Hier könnt ihr alle eure Reportings abrechnen. Wenn ihr also auf "Reporting Auswahl" klickt erhaltet ihr, zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet, die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier könnt ihr die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend habt ihr die Möglichkeit entweder Für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings zu einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. Deshalb spielen wir das an dieser Stelle einmal durch:

Fremdkosten: Hier könnt ihr die angelegten Fremdkosten auswählen und mit in Rechnung stellen. Gerne schlagen unsere Kunden hier auch eine, für den Kunden nicht ersichtliche, Marge oben drauf. 

Ausgaben: Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn die Funktionalität Ausgaben in deinem HQ aktiviert wurde.

Am schnellsten und effektivsten erfasst man Ausgaben über die Reportingfunktion unter "Meine Reportings" oder in den Projektdetails. Damit das funktioniert, musst du dir allerdings zuerst das entsprechende Setting aktivieren lassen. Schick dafür einfach ein kurzes Ticket mit der Bitte darum an unseren Support.

WICHTIG:
Alle auf den hier beschriebenen Wegen angelegten Ausgaben, sind noch nicht im Controlling sichtbar. Erst durch das Hinzufügen auf einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung fließen diese Ausgaben in deine Controlling ein.

Ausgaben über "Meine Reportings" erfassen

Im Modul "Mein HQ / Meine Reportings" kannst du Ausgaben über den Button "Ausgabe erfassen" anlegen. 

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen Artikel auswählen, eine Menge eintragen und das gewünschte Projekt und den Lieferanten vermerken. Alternativ kannst du auch eine Freitextposition als Ausgabe hinzufügen, bei der du den Preis individuell angeben kannst, indem du den Erfassungstyp zu Freitext änderst. Wenn du einen Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt, erzeugst du direkt mit der Ausgabe eine Eingangsrechnung, auf der diese abgerechnet werden kann.

TIPP: Wenn später mehrere Ausgaben auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen sollte nicht direkt eine Eingangsrechnung erstellt werden, sondern diese später im Projekt erzeugt werden. Die noch nicht zugeordneten Ausgaben können dann als Positionen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden.

Um eine Übersicht über all deine erfassten Ausgaben zu erhalten, kannst du in den Reiter "Ausgaben" wechseln. Hier siehst du auch, wenn Ausgaben bereits einer Rechnung zugeordnet wurden.

Ausgaben über die Projektdetails erfassen

Möchtest du Ausgaben über die Projektdetails hinzufügen, kannst du dies über den Reiter "Finanzen / Kosten" tun. Hier klickst du den Button "Ausgabe hinzufügen" an und wählst "Ausgabe erfassen". Über diesen Button öffnet sich das gleiche Pop-Up wie oben unter "Über meine Reportings" beschrieben.

Auch hier gibt es den Reiter Ausgaben, über welchen du dir eine Übersicht über all deine Ausgaben dieses Projektes anzeigen lassen kannst.

Ausgaben abrechnen:

Wie oben bereits beschrieben, kannst du für eine Ausgabe sofort bei ihrer Erstellung eine Eingangsrechnung anlegen, indem du den Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt. Alternativ können Ausgaben auch später einer Rechnung oder Eingangsrechnung hinzugefügt werden.

Eingangsrechnung

Ausgaben können als Positionstyp "Ausgabe" wie auch Freitext oder Artikelpositionen zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden (ACHTUNG: Dies funktioniert nicht mit der Quick-Funktion). Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Einkaufspreis gezogen.

Ausgangsrechnungen

Alternativ kannst du die Ausgabe auch direkt einer Ausgangsrechnung hinzufügen (Achtung: Wenn die Ausgabe bereits zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt wurde ist dies nicht mehr möglich). Auch hier wird einfach der Positionstyp "Ausgabe" verwendet. Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Verkaufspreis gezogen.

Zuletzt hast du noch die Möglichkeit, die Ausgaben entweder nach dem jeweiligen Artikel zu gruppieren oder sie alle einzeln als Position aufzuführen.

Du kannst erfasste Fremdkosten weiter an Kunden verrechnen indem du sie auf eine Rechnung hinzufügst. Dazu müssen die Fremdkosten einem Projekt zugewiesen, der Haken bei "Weiterberechenbar" und der Status auf "Genehmigt" gesetzt sein.

Du erstellst eine neue Rechnung in der Rechnungsübersicht und weist diese Rechnung dem bestehenden Kunden und dem Projekt zu. Unten klickst du auf "Hinzufügen" und wählst eine neue Position aus. Danach öffnet sich ein Popup Fenster, in welchem du bei Typ "Fremdkosten" auswählst und auf dem Button "Offene Positionen auswählen" drückst. Hier werden dir alle offenen Fremdkosten angezeigt und du kannst die entsprechenden markieren und die Auswahl bestätigen.

Tipp: Wenn du die Fremdkosten mit einer Quittung im Anhang erstellt hast, kannst du unten den Haken bei "Anhänge übernehmen?" setzten und diese werden an deine Rechnung angehängt.

Unter Belege und dann Eingangsrechnungen kannst du eine oder mehrere Rechnungen markieren und einen SEPA Export machen. Dazu markierst du die gewünschte Rechnung und klickst oben rechts auf den „SEPA Export“ Button.

Nach dem Drücken wird eine .xml – Datei generiert, welche du dann bei deiner Bank hochladen kannst.

Wichtig dabei ist: Beim Lieferanten muss die IBAN und BIC mit angegeben sein und unter Beleg-Standardwerte muss das eigene Konto hinterlegt sein. Wie du diese direkt bei dem erfassen von Fremdkosten eintragen kannst, siehst du hier.

Die Eingangsrechnung bzw. Fremdkosten findest du im Projekt unter Finanzen. 
Hier bekommst du eine Auflistung über alle erfassten Fremdkosten zu diesem Projekt. 

Eingangsrechnungen kannst du entweder pro Projekt (in den Projektfinanzen unter Kosten), oder zentral unter dem Reiter Belege - Eingangsrechnungen erfassen. 

Hier hast du die Optionen einen Datevimport zu machen oder die Fremdkosten manuell einzupflegen.

Wenn du Fremdkosten erfassen willst, kannst du einfach auf "Fremdkosten erfassen" klicken und hast dort die Möglichkeit zwischen normal und quick zu unterscheiden. 

Der Quick-Modus ist eine Variante um Fremdkosten schnell zu erstellen. Hier hast du die Möglichkeit die Daten in einem Fenster anzugeben und das HQ erzeugt dann den entsprechenden Beleg daraus. 

Wenn der Lieferant noch nicht im System angelegt wurde, kannst du ihn in das Feld „Lieferant“ eintragen und das HQ legt ihn automatisch an. Dabei gibt es die Möglichkeit gleich die IBAN und BIC Nummer des Lieferanten mit anzugeben. Dies sind zwei Datenfelder, die automatisch angelegt werden, sobald dort das erste Mal eine IBAN und BIC eingetragen hast.

Der normale Modus zum Erfassen von Eingangsrechnungen besteht aus dem erzeugen eines Belegs. 
Diesen kannst du wie alle anderen Dokumenttypen erstellen und die entsprechenden Positionen hinzufügen.

Du kannst Eingangsrechnungen aus DATEV importieren. Schau dir dazu diesen Artikel an:

• Wie richte ich den DATEV-Import ein?

Es gibt zwei verschiedene Formen von Gutschriften: die umsatzsteuerliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

Umsatzsteuerliche Gutschrift:
Als Gutschrift bezeichnet man im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und mit der dieser über eine an ihn ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet.

Kaufmännische Gutschrift:
Der Begriff Gutschrift wird neben dem umsatzsteuerlichen Sinne auch im allgemeinen Sprachgebrauch für eine Stornierung oder Korrektur einer zuvor begebenen Rechnung verwendet.

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Gutschriften rechnen Leistungen ab, die der Gutschriftsempfänger erbracht hat. Sie können mit einem Lead, einem Kunden und einem Projekt verknüpft werden.

Eine Gutschrift kannst du wie die Dokumenttypen Akontorechnung oder Rechnung einfach in der Rechnungsübersicht über den Button "Neuer Beleg" erstellen.

Im Briefkopf kannst du wie in jedem Dokument den Kunden sowie Lead und Projekt auswählen und über "Hinzufügen", Positionen erstellen welche dann gut geschrieben werden. 


Stornos sind keine Gutschriften.
Sie haben im Gegensatz zu Gutschriften einen negativen Betrag und sind steuerrechtlich anders zu behandeln.

Gar nicht, da Gutschriften Kosten sind.

Gutschriften können aus Rechnungen und Akontorechnungen erzeugt werden.

Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden. 

1. Schritt: Planumsätze anlegen

Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.

Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in  und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.

2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)

Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.

Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden. 

Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden. 

Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.

2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)

Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf". 

Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.

Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.

Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.

Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.

Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen

Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.

Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.

Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.

Dokumentvorlagen anpassen

Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:

• "Monat ausgeschrieben" und
• "Vormonat ausgeschrieben".

Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden. 

ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung. 

Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.

Vertikal

Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.

Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.

Diese Variante wird standardmäßig von HQLabs verwendet.

Horizontal

Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen. 

Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.

Diese Variante kann aktiviert werden.

In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind. 

Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.

http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy

Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.

Du kannst in der Angebots- und Rechnungsübersicht einfach weitere Spalten einblenden lassen, wenn du sie benötigst. Zu Bespiel kannst du dir hier die Spalte "Hauptbelegnummer" einblenden. Diese Ansicht kannst du dann auch über den kleinen Bildschirm rechts speichern und sie wir beim nächsten Aufruf der Übersicht mit geladen.

Aus unbezahlten oder teilweise bezahlten Rechnungen kannst du im HQ Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen. Gehe dazu auf "Belege" -> "Rechnungen" und klicke auf den Aktionsbutton hinter der noch nicht bezahlten Rechnung. Im Dropdown Menü kannst du nun auswählen, ob du eine Erinnerung oder eine Mahnung erstellen möchtest. Es öffnet sich daraufhin der entsprechende Editor, der dir schon aus der Erstellung anderer Belegen bekannt ist.

Wenn man eine Rechnung stornieren will, aber den Vorgang währenddessen abbricht, dann wird der Status auf "storniert" gesetzt, aber kein Storno-Entwurf erzeugt. In diesem Fall muss die Rechnung manuell wieder auf versendet gesetzt werden. Danach kann man dann den Aktions-Button "Stornieren" wieder benutzen.

Einen Zahlungseingang kannst du bei einer Rechnung hinterlegen, welche im Status "Versendet" oder "Teilweise bezahlt" ist. 
Den Status "Teilweise bezahlt" bekommt eine Rechnung wenn nur ein Teilbetrag der in Rechnung gestellten Summe hinterlegt wurde. Sobald die restliche Summe vermerkt wird, bekommt der Beleg den Status "Vollständig bezahlt".

Um einen Zahlungseingang zu hinterlegen, klicke in der Rechnung oder in der Rechnungsübersicht auf den entsprechenden "Aktions-Button" und wähle "Zahlungseingang vermerken". 
Nun öffnet sich ein Fenster in dem du den Zahlungseingang eingeben kannst. 

Beispiel: 

Befindet sich ein Dokument in dem Status "Teilweise bezahlt" kann der Beleg nicht mehr bearbeitet werden und besitzt nun eine Belegnummer.
Rechnungen werden im Datev-Export ausgegeben und in den Controlling Forecast einbezogen.
Der Beleg taucht unter offenen Belegen auf.

Ratenzahlungen sind so nicht möglich, allerdings können Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Lies dazu auch den Artikel Wie hinterlege ich einen Zahlungseingang?

Skonto-Regeln kannst du im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und dort in den Zahlungsbedingungen hinterlegen. 

Klicke dazu hinter der entsprechenden Zahlungsbedingung auf das kleine Listensymbol mit dem Eurozeichen. Du kannst nun eine Skonto-Regel im sich daraufhin öffnenden Fester hinzufügen.

Vergiss nicht, erst auf "Hinzufügen" und dann auf "Speichern zu klicken!

Zur Kontrolle kannst du nach dem Speichern einfach nochmal auf das Listensymbol klicken.

Im Controlling-Modul unter "Umsatzplanung".