Du hast in helloHQ die Möglichkeit weitere Einheiten zu erstellen oder diese auch zu bearbeiten. Dazu klickst du im Menü auf "Admin" und anschließend auf "Standardwerte". Hier wählst du oben den Bereich "Einheiten" aus. Nun kannst du neue Einheiten hinzufügen, bearbeiten oder auch löschen.

Die Kategorie beschreibt, um was für eine Art von Einheit es sich handelt (hat aber sonst keine Auswirkungen). Wird kein Haken bei "Menge" gesetzt, handelt es sich um eine pauschale Einheit. Wenn man diese auswählt, wird die Menge nicht auf Belegen gedruckt. So lassen sich zum Beispiel Pauschalsummen berechnen. 

Einheiten können als Standard-Einheit definiert werden. Gibt es eine Standard-Einheit, wird diese zuerst für Belegpositionen und Artikelpreise gezogen. Sie ist aber natürlich individuell je Beleg bzw. Artikelpreise einzustellen.  

Möchtet ihr Einheiten im HQ ausblenden, entfernt einfach den entsprechenden Haken bei "Anzeigen".

Artikel-Kategorien kannst Du im Admin-Bereich unter "Standardwerte" anlegen. Wähle im Dropdown-Menü "Artikelkategorien" und klicke auf den Button "+Neu" am oberen rechten Bildschirmrand. Wenn du vorher keine bereits bestehende Kategorie ausgewählt hast, dann wird automatisch eine neue Artikelkategorie angelegt.

Falls du eine bereits bestehende Kategorie ausgewählt hast, wird beim Hinzufügen eine Unterkategorie erstellt. Welchen Artikel du ausgewählt hast, erkennst du an dem roten Kästchen.

Du hast zusätzlich noch die Möglichkeit, die unterschiedlichen Artikelkategorien per Drag&Drop zu verschieben.

Wenn du nun auf "Admin"->"Artikel" gehst, siehst du diese Artikelkategorien. Jetzt gehst du auf eine der angelegten Artikelkategorien und kannst einen neuen Artikel hinzufügen, der unter diese Kategorie fällt. Hierbei ist zu beachten, dass ein Artikel nicht zwei Kategorien zugeordnet werden kann. Jeder Artikel muss seine eigene Artikelnummer erhalten.
Mehr zum Anlegen von Artikeln hier.

 

 

Um eine Artikelkategorie zu löschen, gehe im Admin-Bereich in die "Standardwerte". Dann wählst Du im Dropdown-Menü den Punkt "Artikelkategorien" aus und die Kategorie, die Du löschen möchtest. Nun klickst Du auf den Button "Entfernen" mit dem Mülleimer-Symbol. 

Wenn man bei einem Artikel Einkaufs- und Verkaufspreise hinzufügt, hat man die Möglichkeit den Preis als Standard festzulegen.

Bei den Preisen bestehen generell zwei Vorgehensweisen: 

Lieferant/ Kunden angeben (kein Haken bei "ist Standardpreis") und bestimmte Menge und Betrag für eben diesen Lieferanten/ Kunden festlegen. Wenn man dann in der Rechnung diesen Lieferanten/ Kunden auswählt, werden diese Daten gezogen.

 

Keinen Lieferanten/ Kunden angeben und den Haken bei "ist Standardpreis" setzen. Dann wird der Standardpreis genommen, wenn der im Beleg gewählte Lieferant/ Kunde keinen eigenen Preis hinterlegt hat.

 

Wenn man in der Rechnung einen Artikel auswählt und kein spezieller Preis für einen Lieferanten oder Kunden festgelegt ist, dann wird der Standardpreis gezogen. Ist ein spezieller Preis hinterlegt, wird dieser übernommen.

Um einen Artikel anzulegen, gehe unter Admin in das Modul "Artikel" und wähle die passende Kategorie aus. Anschließend klicke oben auf den Button "+Neu" und wähle "Neuer Artikel". 

Artikel zu hinterlegen ist für dich hilfreich, falls du Angebote mit festen Preisen hast. Wenn du diese hinterlegst, wird dir der Prozess der Belegerstellung erleichtert.

Du kannst nun alle Daten eintragen, die Du bei dem Artikel hinterlegen möchtest, sowie eine Beschreibung des Artikels. Pflichtfelder sind Artikelnummer, Bezeichnung und Kategorie.

Wenn du nun einen Beleg erstellst und unten im Beleg auf den Button "Hinzufügen"->"Neue Position" gehst, kannst du oben den Typ "Artikelstamm" auswählen. Daraufhin suchst du deinen gewünschten Artikel aus. Je nachdem, welche Beschreibung du hinterlegt hast, wird diese in der Position übernommen. Diese Beschreibung kannst du noch bearbeiten und verändern, falls du dieser einzelnen Angeboten anpassen möchtest.

Änderungen, die Du im Beleg vornimmst, haben keine Auswirkungen auf den Artikelstamm.

Einkaufs- und Verkaufspreise kannst Du im Artikelmodul und dort in den Stammdaten zu einem Artikel anlegen. Beim Anlegen von einem neuen Preis kannst du entscheiden, ob dieser als Standard oder nur für ein bestimmten Kunden gelten soll.

Staffelpreise hinterlegen

Du hast die Möglichkeit Staffelpreise zu hinterlegen und dabei einen automatischen Rabatt geben, wenn eine höre Stückzahl angeboten/abgerechnet wird. Dazu klickst du auf den kleinen 'Pfeil' links neben dem Verkaufspreis und anschließend auf "Neuer Rabatt". Hier kannst du nun einen Rabatt eingeben und ab welcher Menge dieser verwendet werden soll.

Artikeleinheiten

Du hast unter Admin > Standardwerte die Möglichkeit neue Einheiten anzulegen oder auch zu bearbeiten, die du hinterher beim den Preisen hinterlegen kannst.

 

In helloHQ hast du die Möglichkeit, Artikel direkt aus einer Excel-Tabelle zu importieren. Dies kann nützlich sein, um große Mengen an Artikel nicht jedes Mal einzeln anlegen zu müssen.

Bevor du die Artikel importieren kannst, musst du zunächst die Excel-Tabelle richtig befüllen.

Die Tabellenspalten mit ihren Bezeichnungen entsprechen dabei den Feldern in helloHQ. Hierbei ist wichtig, dass die Tabellenspalten auch richtig benannt sind, eine Liste über die einzelnen Felder findest du weiter unten. Die wichtigsten Felder sind "Artikelname", wo du den Namen des Artikels eingeben kannst, und die "Artikelnummer", wo du deinem Artikel eine Nummer geben kann. Hier empfehlen wir, dass jeder Artikel eine einzigartige Nummer hat, dann wird das Suchen später deutlich einfacher. Diese beiden Felder sind Pflichtfelder und müssen daher auch angegeben werden.

Um die Excel-Tabelle mit deinen Artikeln jetzt zu importieren, gehst du einfach in das Artikel-Modul im Hauptmenü links. Dort gibt es dann oben links einen Button: "+ Neu" in orange. Diesen klickst du einmal und wählst Artikel importieren aus. In dem sich nun öffnenden Fenster wählst du einmal deine Datei aus. Zudem kannst du hier die Artikelkategorie auswählen. Optional kannst du auch die Kategorie in der Excel angeben in der Spalte "Artikelkategorie".

Nun musst du nur noch die Spaltenzuordnung überprüfen. Hierzu siehst du links die Bezeichnung der Spalte in deiner Tabelle und rechts daneben die Spalte in helloHQ. Falls eine Spalte noch nicht zugeordnet ist, kannst du die Spalte einmal manuell zuweisen, indem du die Spalte aus helloHQ in dem Dropdown auswählst. Sind alle Spalten zugewiesen, kannst du noch den Haken bei "Bei Importfehlern abbrechen" setzen (optional) und auf den Button "Import starten" klicken. Dann werden deine Artikel importiert und sind nach kurzer Zeit in helloHQ verfügbar.

 

Liste der unterschiedlichen Spalten beim Import:

Artikelname*

Artikelnummer*

Artikelkategorie

Artikeltyp

Stücklistenartikel/Material

Eigenleistung/Fremdleistung

Import ID

Beschreibung (Umbrüchte per html Tag <br/>)

Alternative Beschreibung

Material

Artikelname English

Beschreibung English

 

Dimensionen:

Gewicht

Gewicht Einheit

Breite

Breite Einheit

Höhe

Höhe Einheit

Tiefe

Tiefe Einheit

Durchmesser

Durchmesser Einheit

Dichte

Dichte Einheit

Dimensionsbeschreibung

 

Lager:

Lagerort

Lagerbestand

Sicherheitsbestand

Höchstbestand

Lagereinheit

Seriennummer(n)

 

Verkaufsinfo:

Steuersatz in %

Verkaufspreis/Stk.

Verkaufseinheit (mit entsprechender Abkürzung, dh. Stk, h, d, etc.)

 

Einkaufsinfo:

Mindestbestellmenge

Maximale Bestellmenge

Wirtsch. Bestellmenge

EK Preis

EK Einheit

EK Anzahl

EK Währung

EK Steuersatz

Lieferantennummer/name

 

Artikel Datenfelder:

Du hast auch die Möglichkeit, deine eigenen persönlichen Datenfelder für die Artikel zu befüllen. Beim Spaltennamen musst du hier dann einfach die Bezeichnung des Datenfeldes eingeben. Die genaue Bezeichnung hierfür findest du in den Admin-Standardwerten bei "Datenfelder Artikel".

 

Um einen Artikel zu kopieren, wähle den Artikel in der Übersicht aus und klicke über dem Reiter "Stammdaten" auf den Button "Kopieren". 

 

 

Rabattstaffeln sind Rabatte, die erst ab einer bestimmten Abnahmemenge greifen und mit steigender Abnahmemenge größer werden.

Rabattstaffeln kannst Du im Artikelmodul hinterlegen, wenn Du in den Stammdaten eines Artikels auf den Verkaufspreis gehst. Dort gehst Du links auf den kleinen Pfeil. Daraufhin öffnet sich ein Feld mit dem Button "+ Neuer Rabatt". Wenn Du nun auf diesen klickst, kannst du den Type, Wert und die Mengenschwelle für den Rabatt angeben. Danach drückst du rechts auf das Speicher-Symbol.