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Margen, Rabatte, Stücklisten und weitere Themen rund um Artikel im HQ.

Admin

Wie erstelle ich weitere Einheiten im HQ?

Du hast im HQ die Möglichkeit weitere Einheiten zu erstellen oder diese auch zu bearbeiten. Dazu klickst du im Menü auf "Admin" und anschließend auf "Standardwerte". Hier wählst du oben den Bereich "Einheiten" aus. Nun kannst du neue Einheiten hinzufügen, bearbeiten oder auch löschen.

Tipp: Wenn du keinen Haken bei "Menge" setzt, handelt es sich um eine pauschale Einheit. Wenn man diese auswählt, kann man die Menge in der Position nicht bearbeiten.

Artikeleinheiten.gif

Wie lege ich Artikelkategorien an?

Artikel-Kategorien anlegen kannst Du im Admin-Bereich unter "Standardwerte". Wähle im Dropdown-Menü "Artikelkategorien" und klicke auf den Button "+Neu" am oberen rechten Bildschirmrand. Wenn du vorher keine bereits bestehende Kategorie ausgewählt hast, dann wird automatisch eine neue Artikelkategorie angelegt.

Falls du eine bereits bestehende Kategorie ausgewählt hast, wird beim Hinzufügen eine Unterkategorie erstellt. Welchen Artikel du ausgewählt hast, erkennst du an dem roten Kästchen.

Du hast zusätzlich noch die Möglichkeit, die unterschiedlichen Artikelkategorien per Drag&Drop zu verschieben.

Wenn du nun auf "Admin"->"Artikel" gehst, siehst du diese Artikelkategorien. Jetzt gehst du auf eine der angelegten Artikelkategorien und kannst einen neuen Artikel hinzufügen, der unter diese Kategorie fällt. Mehr zum Anlegen von Artikeln hier.

GIF_Artikelkategorien.gif

 

Wie kann ich eine Artikelkategorie löschen?

Um eine Artikelkategorie zu löschen, gehe im Admin-Bereich in die "Standardwerte". Dann wählst Du im Dropdown-Menü den Punkt "Artikelkategorien" aus und die Kategorie, die Du löschen möchtest. Nun klickst Du auf den Button "Entfernen" mit dem Mülleimer-Symbol. 

Artikelkategorie.JPG

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Allgemein

Wozu dient der Standardpreis bei Artikeln?

Wenn man bei einem Artikel Einkaufs- und Verkaufspreise hinzufügt, hat man die Möglichkeit den Preis als Standard festzulegen.

Preise.jpg

Bei den Preisen bestehen generell zwei Vorgehensweisen: 

Lieferant/ Kunden angeben (kein Haken bei "ist Standardpreis") und bestimmte Menge und Betrag für eben diesen Lieferanten/ Kunden festlegen. Wenn man dann in der Rechnung diesen Lieferanten/ Kunden auswählt, werden diese Daten gezogen.

Lieferant.jpg

 

Keinen Lieferanten/ Kunden angeben und den Haken bei "ist Standardpreis" setzen. Dann wird der Standardpreis genommen, wenn der im Beleg gewählte Lieferant/ Kunde keinen eigenen Preis hinterlegt hat.

Standardpreis.jpg

 

Wenn man in der Rechnung einen Artikel auswählt und kein spezieller Preis für einen Lieferanten oder Kunden festgelegt ist, dann wird der Standardpreis gezogen. Ist ein spezieller Preis hinterlegt, wird dieser übernommen.

Wie lege ich einen Artikel an?

Um einen Artikel anzulegen, gehe unter Admin in das Modul "Artikel" und wähle die passende Kategorie aus. Anschließend klicke oben auf den Button "+Neu" und wähle "Neuer Artikel". 

Artikel zu hinterlegen ist für dich hilfreich, falls du Angebote mit festen Preisen hast. Wenn du diese hinterlegst, wird dir der Prozess der Belegerstellung erleichtert.

Du kannst nun alle Daten eintragen, die Du bei dem Artikel hinterlegen möchtest, sowie eine Beschreibung des Artikels. Pflichtfelder sind Artikelnummer, Bezeichnung und Kategorie.

Artikel_anlegen.PNG

Wenn du nun einen Beleg erstellst und unten im Beleg auf den Button "Hinzufügen"->"Neue Position" gehst, kannst du oben den Typ "Artikelstamm" auswählen. Daraufhin suchst du deinen gewünschten Artikel aus. Je nachdem, welche Beschreibung du hinterlegt hast, wird diese in der Position übernommen. Diese Beschreibung kannst du noch bearbeiten und verändern, falls du dieser einzelnen Angeboten anpassen möchtest.

Artikel_Angebote.PNG

Änderungen, die Du im Beleg vornimmst, haben keine Auswirkungen auf den Artikelstamm.

Wie lege ich Einkaufs- und Verkaufspreise an?

Einkaufs- und Verkaufspreise kannst Du im Artikelmodul und dort in den Stammdaten zu einem Artikel anlegen. Beim Anlegen von einem neuen Preis kannst du entscheiden, ob dieser als Standard oder nur für ein bestimmten Kunden gelten soll.

Staffelpreise hinterlegen

Du hast die Möglichkeit Staffelpreise zu hinterlegen und dabei einen automatischen Rabatt geben, wenn eine höre Stückzahl angeboten/abgerechnet wird. Dazu klickst du auf den kleinen 'Pfeil' links neben dem Verkaufspreis und anschließend auf "Neuer Rabatt". Hier kannst du nun einen Rabatt eingeben und ab welcher Menge dieser verwendet werden soll.

Artikeleinheiten

Du hast unter Admin > Standardwerte die Möglichkeit neue Einheiten anzulegen oder auch zu bearbeiten, die du hinterher beim den Preisen hinterlegen kannst.

 

Wie importiere ich Artikel?

Im HQ hast du die Möglichkeit, Artikel direkt aus einer Excel-Tabelle zu importieren. Dies kann nützlich sein, um große Mengen an Artikel nicht jedes Mal einzeln anlegen zu müssen.

Bevor du die Artikel importieren kannst, musst du zunächst die Excel-Tabelle richtig befüllen.

Die Tabellenspalten mit ihren Bezeichnungen entsprechen dabei den Feldern in HQ. Hierbei ist wichtig, dass die Tabellenspalten auch richtig benannt sind, eine Liste über die einzelnen Felder findest du weiter unten. Die wichtigsten Felder sind "Artikelname", wo du den Namen des Artikels eingeben kannst, und die "Artikelnummer", wo du deinem Artikel eine Nummer geben kann. Hier empfehlen wir, dass jeder Artikel eine einzigartige Nummer hat, dann wird das Suchen später deutlich einfacher. Diese beiden Felder sind Pflichtfelder und müssen daher auch angegeben werden.

Um die Excel-Tabelle mit deinen Artikeln jetzt zu importieren, gehst du einfach in das Artikel-Modul im Hauptmenü links. Dort gibt es dann oben links einen Button: "+ Neu" in orange. Diesen klickst du einmal und wählst Artikel importieren aus. In dem sich nun öffnenden Fenster wählst du einmal deine Datei aus. Zudem kannst du hier die Artikelkategorie auswählen. Optional kannst du auch die Kategorie in der Excel angeben in der Spalte "Artikelkategorie".

Nun musst du nur noch die Spaltenzuordnung überprüfen. Hierzu siehst du links die Bezeichnung der Spalte in deiner Tabelle und rechts daneben die Spalte im HQ. Falls eine Spalte noch nicht zugeordnet ist, kannst du die Spalte einmal manuell zuweisen, indem du die Spalte aus dem HQ in dem Dropdown auswählst. Sind alle Spalten zugewiesen, kannst du noch den Haken bei "Bei Importfehlern abbrechen" setzen (optional) und auf den Button "Import starten" klicken. Dann werden deine Artikel importiert und sind nach kurzer Zeit in deinem HQ verfügbar.

GIF_Artikelimport.gif

 

Liste der unterschiedlichen Spalten beim Import:

Artikelname*

Artikelnummer*

Artikelkategorie

Artikeltyp

Stücklistenartikel/Material

Eigenleistung/Fremdleistung

Import ID

Beschreibung (Umbrüchte per html Tag <br/>)

Alternative Beschreibung

Material

Artikelname English

Beschreibung English

 

Dimensionen:

Gewicht

Gewicht Einheit

Breite

Breite Einheit

Höhe

Höhe Einheit

Tiefe

Tiefe Einheit

Durchmesser

Durchmesser Einheit

Dichte

Dichte Einheit

Dimensionsbeschreibung

 

Lager:

Lagerort

Lagerbestand

Sicherheitsbestand

Höchstbestand

Lagereinheit

Seriennummer(n)

 

Verkaufsinfo:

Steuersatz in %

Verkaufspreis/Stk.

Verkaufseinheit (mit entsprechender Abkürzung, dh. Stk, h, d, etc.)

 

Einkaufsinfo:

Mindestbestellmenge

Maximale Bestellmenge

Wirtsch. Bestellmenge

EK Preis

EK Einheit

EK Anzahl

EK Währung

EK Steuersatz

Lieferantennummer/name

 

Arbeitsschritte:

Arbeitsschritte müssen wie folgt notiert werden:

Arbeitsschritt-Artikel-Nummer_1:Anzahl;

Arbeitsschritt-Artikel-Nummer_2:Anzahl;

...

 

Artikel Datenfelder:

Du hast auch die Möglichkeit, deine eigenen persönlichen Datenfelder für die Artikel zu befüllen. Beim Spaltennamen musst du hier dann einfach die Bezeichnung des Datenfeldes eingeben. Die genaue Bezeichnung hierfür findest du in den Admin-Standardwerten bei "Datenfelder Artikel".

 

Wie füge ich einen Artikel zu einem Projekt hinzu?

Wenn du einen Artikel zu einem Projekt hinzufügen möchtest, musst du in der Projektübersicht in den Reiter "Artikel" gehen. Dort suchst du rechts die Ansicht "Global" aus. In der Ansicht siehst du alle Artikel, die du erstellst hast unter "Admin"->"Artikel". Über das Pluszeichen, das du oben rechts siehst, kannst du nun diesen zum Projekt hinzufügen.

Artikel_Projekte.png

Diese Funktion ist hilfreich, wenn du feste Artikel für ein Projekt hast und wenn du aus diesen Artikeln einen Projektplan erstellen und somit eine Aufgabe daraus generieren möchtest. Dies machst du in der Projektübersicht unter dem Reiter "Artikel". Dort drückst du oben rechts auf den Button "Projektplanung". Hier mehr zu dem Thema.

Wenn du rechts bei der Ansicht auf "Projekte" gehst, siehst du die Artikel, die in dem Projekt hinterlegt sind. Außerdem kannst du unter "Admin"->"Artikel" auf einen Artikel klicken. Darauf tut sich rechts eine Ansicht auf. Dort siehst du den Reiter "Projekte". Wenn du auf den Reiter gehst, siehst du eine Übersicht von den Projekten, die den Artikel verwenden.

Wie lege ich Arbeitsschritte für einen Artikel fest?

Wenn Du im Artikelmodul einen Artikel auswählst, gibt es rechts einen Reiter "Arbeitsschritte". Hier kannst Du über den Button "+Tätigkeit hinzufügen" Arbeitsschritte hinzufügen.

Arbeitsschritte.JPG

Diese Arbeitsschritte kannst du nutzen, um festzuhalten, welche Tätigkeiten und Ressourcen zur Bereitstellung eines Artikels notwendig sind. Aus den hinterlegten Arbeitsschritten kannst du dann bei Bedarf auch direkt einen Projektplan anlegen, der den Artikel mitsamt der Tätigkeiten beinhaltet. Damit du diese Funktion nutzen kannst, muss dir der Support zunächst einmal ein spezielles Artikelmodul freischalten. Dies geht aber ganz schnell. Bei Bedarf melde dich jederzeit gern im Chat oder per Ticket.

 

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