HQ Campus

Herzlich willkommen auf dem HQ Campus! Auf dieser Seite findet ihr detaillierte Video-Anleitungen zu verschiedenen Themen im HQ, eine Sammlung aller HQ Webinare, die bislang stattgefunden haben, Erfahrungsberichte unserer Kunden und umfangreiche Whitepaper. Wir wünschen euch viel Spaß beim Stöbern und Lernen!

Video-Anleitungen

 

 

 

Webinare

Budgetierung Retainer Projekte

In diesem Webinar zeigen wir euch, wie das HQ euch bei der Budgetierung von Monatspauschalen unterstützt. Wir zeigen euch, wie ihr ein Budget für wiederkehrende Leistungen schnürt und sicherstellt, das noch genug Budget innerhalb des Retainers zur Verfügung steht.

 

Automatisierung im HQ/ Automatisierung von Rechnungen

Mit dem neuen Modul Rechnungslauf könnt ihr im HQ komplett automatisiert Rechnungen aus euren Planumsätzen erzeugen. In diesem Webinar stellen wir euch das neue Modul vor und zeigen euch, wie auch ihr automatisch Rechnungen stellen könnt.

 

Controlling im HQ

In diesem Webinar wird euch euer Webinar-Host Jan-David die Controlling-Module im HQ näher erklären. Auf diese Auswertungen geht er u.a. ein:

  • Reportings im HQ bzw. die Zeiterfassng
  • Das Controlling von Ressourcen bzw. die Ressourcenbelegung
  • Die Umsatzplanung inkl. Margen & Finanzen

 

Kanban in der Agentur - Agiles Arbeiten bei kreativen Teams

Agiles Arbeiten ist in aller Munde und bei den meisten ist inzwischen angekommen, dass sich agile Arbeitsweisen, wie Kanban, nicht nur für die Software-Entwicklung eignen. Aber was genau macht eigentlich eine agile Arbeitsweise aus? Und wie funktioniert agiles Marketing?

In diesem Webinar gehen wir darauf ein, was genau sich hinter dem Begriff Kanban verbirgt, warum Kanban so agil ist und wie man das HQ Kanban-Board in der Agentur sinnvoll einsetzen kann.

 

Lead-Management im HQ

In diesem Webinar widmen wir uns dem Lead-Management im HQ. Ihr wolltet schon immer mehr über die Sales-Pipeline im HQ und den Forecast erfahren? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt! Darüberhinaus zeigen wir euch, wie wichtig Kontakthistorien sind oder wie ihr aus einem Lead ein Projekt generiert.

 

Projektvorlagen im HQ

Vom Standardprojektplan bis zum Aufgabentyp – vieles lässt sich anhand von Projektvorlagen vordefinieren und vereinfachen. In diesem Webinar zeigen wir dir, wie das geht. Wir zeigen euch ein paar Beispiele (Nummernkreise, Projektstatus, Projektrollen, Standardprojektpläne, Aufgabentypen, Aufgaben vorbesetzen mit Rollen) und erklären, wie die einzelnen Einstellungen zusammenhängen.

 

Alle anzeigen...

Erfahrungsberichte

Sharing is Caring – Von HQ Erfolgsgeschichten lernen und gemeinsam durchstarten Im Laufe der Jahre haben wir etliche Agenturprozesse gesehen und vielseitige Arbeitsabläufe kennengelernt. So unterschiedlich der Alltag bei unseren Kunden auch aussehen mag, die meisten Projektschritte kommen in jedem Unternehmen vor. Daher freuen wir uns, einige erfolgreiche HQ User Stories mit euch zu teilen und eurer Agentur den vielleicht entscheidenden Anstoß zu geben, um noch erfolgreicher zu arbeiten.

Ballhaus West sucht eine Software, die sich den Anforderungen anpasst

Eine Softwarelösung, die mit den Anforderungen wächst

Die Ausgangssituation

Als Das Team von Ballhaus West 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware ging, war die Agentur noch relativ klein. Den Gründern war es wichtig, dass die Software sowohl zum derzeitigen als auch zum zukünftigen Entwicklungsstand passt. 

"Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team. In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde."

Die Lösung

Derzeit nutzen über 20 Anwender bei Ballhaus West das HQ. Sie kommen aus den Bereichen Office Management, Beratung und Kreation, wobei Berater und Kreative ihre Zeitaufwände für Kundenprojekte im HQ erfassen. "Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können User genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können", sagt Imran Ayata, Co-Gründer der Agentur. Er erklärt: "Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User."

Gerade die Kreativen der Agentur nutzen HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. "Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett", sagt Ayata, "zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste mit den Freelancern, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben." 

Besonders bestechend empfindet das Team von Ballhaus West die Mandantenfähigkeit des HQs. Für ein spezielles Agenturprojekt (einer Initiative von Bund und Ländern) wurde im HQ ein zweites, untergeordnetes HQ erstellt auf das alle involvierten Stellen auf Bundes- und Landesebene Einsicht haben. Alle an der Initiative Beteiligten konnten so zusammenarbeiten und hatten Zugang zu den relevanten Daten – aber eben auch nur zu diesen Projektdaten.

Individuelle Dashboards bei der Planfeuer GmbH

Mit einem individuellen Dashboard und der HQ-API zum Agenturerfolg

Die Ausgangssituation 

Die Full Media Agentur PLANFEUER nutzt agenturintern gleich mehrere Tools. Um alle Anwendungen an einer zentralen Stelle abzubilden, hat die Agentur ein internes „Portal“ ins Leben gerufen. Für den optimalen Überblick sollten auch alle Daten aus dem HQ integriert werden. 

Die Herausforderung

PLANFEUER plant und vertreibt - neben den klassischen Agenturleistungen - zwei eigene Marketingprodukte (darunter u.a. eine Plattform für digitale Rubbellose), zu denen regelmäßig Projekte durchgeführt werden. Diese wiederkehrenden Projekte sollten einfach und schnell von anderen Projekten unterschieden werden können.

Die Lösung

Mithilfe der HQ API ruft PLANFEUER eine Liste aller laufenden Projekte ab und bildet diese auf der zentralen Agenturplattform ab. 

Der zweite wichtige Bereich, der unmittelbar aus dem HQ an das Agenturportal angebunden ist, ist die Kontaktdatenbank. Hierfür hat PLANFEUER eine integrierte Möglichkeit geschaffen, um Kontakthistorien besonders schnell zu erfassen. Die Integration erfolgt auch hier über eine einfache Kontaktliste, die via API aus dem HQ abgerufen wird. Mit nur einem Klick kann zu jedem Kontakt eine Gesprächsnotiz als Kontakthistorie angelegt werden.

Ein Goodie, dass den stressigen Agenturalltag bei PLANFEUER hierbei erleichtert, ist die Funktion „zwischenspeichern“ von Kontakthistorien. Wenn das Telefon nicht stillsteht und in Windeseile eine Gesprächsnotiz angelegt wird, kann diese später in Ruhe nachbearbeitet werden. Erst, wenn man mit der Bearbeitung zufrieden ist, wird das Ergebnis per API an das HQ geschickt.

Abgerundet wird die individuelle Lösung durch das automatische Erstellen von Reportings. Und war jedes Mal, wenn eine Gesprächsnotiz abgespeichert wird. Das sogenannte Gesprächsnotiz-Widget hat dazu eine eigene Reporting-Funktion erhalten. Wird die Gesprächsnotiz gestartet, setzt das Widget den Startzeitpunkt. Während des Gesprächs erstellt der Nutzer die Notiz. Mit Abschluss des Gesprächs kann per Klick auf das Uhrensymbol der Reporting-Bereich ausgeklappt werden – der Klick setzt automatisch den aktuellen Zeitpunkt als Endzeitpunkt für ein Reporting. Mit Klick auf Speichern werden automatisch ein Historieneintrag UND ein Reporting im HQ erstellt, der Betreff dient dabei als Reportingtext. Um also zu der Gesprächsnotiz ein akkurates Reporting anzulegen, genügt ein einziger weiterer Klick.

Weitere Infos zum Erfahrungsbericht von PLANFEUER findet ihr auf unserem Blog:

Blogpost Teil I

Blogpost Teil II

Die Agenturgruppe Klang von Blau (Ronald Anschütz) lässt sich das HQ vom Land fördern

Unser Kunde, Ronald Anschütz aus der Agenturgruppe Klang von Blau, hat die Einführung des HQ durch ein Förderprogramm finanzieren lassen. In einem kurzen Interview verrät er uns, wie die Abwicklung abläuft und für wen sich Förderprogramme lohnen.

Hallo Ronald! Vielen Dank, dass du dir Zeit für das Interview nimmst. Erzähl doch zunächst mal etwas über euch?

Wir sind eine klassische Werbeagentur mit Spezialisierung auf Markenbildung und Marktpositionierung und haben vor zwei Jahren den Entschluss gefasst, den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Agentur zu gehen. In diesem Zuge waren wir auf der Suche nach einer Software, die mehr abbildet, als nur die Buchhaltung oder nur das Projekthandling.

Wieso habt ihr euch für das HQ entschieden?

Der Prozess hat am Ende bestimmt vier bis fünf Monate in Anspruch genommen. In diesem Rahmen haben wir in kleinen Gruppen zusammengesessen und erstmal bestimmt, welche Features die gesuchte Software haben sollte, welche Bereiche sie abdecken soll und welche Rollen der Firma sich dort wiederfinden sollen.

Als wir diese Definition für uns gefunden hatten, hatten wir klare Attribute definiert, die die Software erfüllen soll. Anschließend gab es eine Recherche, welche Anbieter es überhaupt am Markt gibt. Dabei hat uns eine Softwareübersicht der PAGE (Sonderausgabe) sehr geholfen.

Am Ende hatten wir zwei oder drei Favoriten, die wir dann ausgiebig getestet haben. Nach dem Test haben wir das HQ mit Abstand favorisiert. Das Tool hat uns im Handling, in der Logik, sowie im Look & Feel einfach gefallen und gut funktioniert. Gleichzeitig lässt uns das HQ durch die offenen Schnittstellen alle Erweiterungen offen, sodass wir z.B. ein JIRA-Projekt von außerhalb integrieren oder andere Tracking Tools anbinden können.

Schlussendlich habt ihr für die Einführung des HQ ein Förderprogramm in Anspruch genommen. Wie seid ihr überhaupt auf die potentiellen Fördermöglichkeiten aufmerksam geworden?

Dadurch, dass wir vor allem Neugründungen, Startups und Firmen, die sich nach 15 Jahren neu positionieren, betreuen, sind wir oft an den Punkt mit Förderprogrammen zu arbeiten. Die Projekte sind z.T. sehr groß und sehr umfangreich. Bei Startups ist es generell sehr üblich, sich möglichst viel fördern zu lassen und sich in dem Bereich genau umzusehen.  Daher kommt es, dass wir generell schon viele Projekte mit Förderprogrammen bearbeiten.

Wir haben dann einfach unsere Förderbank, das ist hier in Sachsen die SAB, gefragt, ob es für unsere internen Projekte auch Förderprogramme gibt. Wir sind dadurch auf das Programm „Förderprogramm im Rahmen der Digitalisierung“ gestoßen. Mit dem Programm kann man den gesamten Bereich der Schulung und Einführung fördern lassen, die Software an sich bzw. die Lizenzgebühren jedoch nicht.  Durch diese Fördermöglichkeit haben wir uns für das Onboarding-Paket entschieden und diesen Part fördern lassen. 

Wie lief die Förderung im Detail ab?

Ich kann natürlich nur von den Erfahrungen unserer Förderbank berichten; es gibt in anderen Bundesländern und vom Staat sicherlich ähnliche Projekte und Programme. Ansonsten kann man sagen, dass eine Förderung generell ein relativ aufwendiges Antragsverfahren beinhaltet. Wenn man z.B. in einem Rahmen von 4.000 bis 5.000 Euro Schulungen in Anspruch nimmt, erhält man bis zu 50 Prozent Förderung. Dafür hat man jedoch einen relativ großen Aufwand, um diese Förderung überhaupt erstmal zu bekommen. 

Wir sind „nur“ acht Mitarbeiter und jeder der Mitarbeiter musste beispielsweise einen Feedbackbogen ausfüllen, jeder Mitarbeiter musste angeben, wie lang er schon in der Firma ist, wie lang er noch bleiben wird usw. D.h. der Prozess ist schon recht umfangreich und wenn man eine Firma mit zwanzig oder mehr Mitarbeitern hat, kann das für die Assistenz schon eine Herausforderung sein. Das sollte man bedenken.

Trotzdem würdest du sagen, dass sich eine Förderung lohnt?

Ja. Mit Sicherheit macht es bei einer sehr kleinen Agentur in der ich keinen großen Onboarding-Prozess benötige, eher weniger Sinn. Aber bei allem, was über 2.000 Euro Fördersumme liegt, macht die Antragsstellung schon Sinn.

Ausführliche Infos zum Thema Förderprogramme für Agentursoftware findet ihr auf unserem Blog.

So macht Möller Horcher Erfolge mit dem HQ messbar

Die Margenkalkulation ist in vielen Agenturen geprägt vom reinen Bauchgefühl. Wie viel Aufwand und Zeit in einen Kunden fließen oder ob man Potenziale ungenutzt lässt, ist schwer feststellbar. So auch bei der Offenbacher Kommunikationsagentur Möller Horcher. Um den Erfolg in Zahlen sichtbar zu machen, entschied man sich für die Einführung der Agentursoftware HQ.

Den gesamten Erfahrungsbericht könnt ihr auf der GlasQgel lesen.

Alle anzeigen...

Whitepaper

Wie man die richtige Agentursoftware findet & einführt

Früher oder später setzt sich in jeder Agentur die Erkenntnis durch: Unsere Kreativität macht uns erfolgreich – aber wirklichprofitabel machen uns erst die richtigen Prozesse. Projekte effizient und effektiv organisieren, endlich die erforderliche Transparenz über Kosten und Margen haben, das kreative Potenzial auf ein solides organisatorisches Fundament stellen: All das wird erst möglich, wenn die Agentur über eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur verfügt.

In diesem PDF beschreiben wir den Prozess der Softwareauswahl, sowie die Einführung einer Agentursoftware. Viel Spaß beim Lesen!

Das Whitepaper "Von 0 auf 100 - Wie man die richtigeAgentursoftware findet & einführt" kannst du dir kostenlos herunterladen

Alle anzeigen...