Herzlich willkommen auf dem HQ Campus! Auf dieser Seite findet ihr detaillierte Video-Anleitungen zu verschiedenen Themen im HQ, eine Sammlung aller HQ Webinare, die bislang stattgefunden haben, Erfahrungsberichte unserer Kunden und umfangreiche Whitepaper. Wir wünschen euch viel Spaß beim Stöbern und Lernen!
In diesem Webinar widmen wir uns dem Abrechnungsprozess und gehen dabei auf die verschiedenen Formen der Abrechnung, die vorbereitende Buchhaltung und automatischen Rechnungslauf ein.
Über Video-Fortschrittsanzeige oder die Zeitstempel in der Youtube-Beschreibung, könnt ihr direkt zu den einzelnen Themen-Abschnitten springen.
In diesem Webinar erfahrt ihr, wie die Kombi aus Agentursoftware und Workmanagement-Tool zur echten Geheimwaffe für Agenturen wird. Wir zeigen euch die neue HQ x awork Schnittstelle und wie der Workflow mit der Tool-Kombi aussehen kann.
Stellt euch vor, euer Team wächst innerhalb von wenigen Monaten auf das Doppelte. Genau das war bei der Amazon-Agentur ameo der Fall. Ihr wollt wissen, wie ameo es geschafft hat, die Agentur-Strukturen mit der Agentursoftware HQ schnell und reibungslos anzupassen? In diesem Webinar gibt es exklusive Insights von Special-Guest Sina, Director Operations bei ameo.
Viele Agenturen planen nach Gefühl und überlassen die Ressourcenplanung dem Zufall – doch der wirtschaftliche Schaden ist viel größer, als oft angenommen wird.
In diesem Webinar erfahrt ihr, warum eine zuverlässige Ressourcenplanung die Geheimwaffe profitabler Agenturen ist und wir ihr eure Ressourcen in der Agentursoftware HQ sauber planen könnt.
In diesem Webinar bekommt ihr einen Überblick über die verschiedenen Optionen, Zeiten im HQ zu erfassen. Ihr lernt z.B. den Unterschied zwischen Präsenz- und Projektzeit kennen und erfahrt, wie ihr Arbeitszeiten minutengenau erfassen, aber in Zeiteinheiten abrechnen könnt.
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Der Admin-Bereich ist die Stelle im HQ, an der ihr alle zentralen Einstellungen verwalten könnt. In diesem Webinar geben wir euch einen Überblick über die Adminfunktionen und hilfreiche Tipps, um das optimal auf eure Agentur anzupassen.
Sharing is Caring – Von HQ Erfolgsgeschichten lernen und gemeinsam durchstarten Im Laufe der Jahre haben wir etliche Agenturprozesse gesehen und vielseitige Arbeitsabläufe kennengelernt. So unterschiedlich der Alltag bei unseren Kunden auch aussehen mag, die meisten Projektschritte kommen in jedem Unternehmen vor. Daher freuen wir uns, einige erfolgreiche HQ User Stories mit euch zu teilen und eurer Agentur den vielleicht entscheidenden Anstoß zu geben, um noch erfolgreicher zu arbeiten.
Als Das Team von Ballhaus West 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware ging, war die Agentur noch relativ klein. Den Gründern war es wichtig, dass die Software sowohl zum derzeitigen als auch zum zukünftigen Entwicklungsstand passt.
"Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team. In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde."
Derzeit nutzen über 20 Anwender bei Ballhaus West das HQ. Sie kommen aus den Bereichen Office Management, Beratung und Kreation, wobei Berater und Kreative ihre Zeitaufwände für Kundenprojekte im HQ erfassen. "Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können User genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können", sagt Imran Ayata, Co-Gründer der Agentur. Er erklärt: "Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User."
Gerade die Kreativen der Agentur nutzen HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. "Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett", sagt Ayata, "zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste mit den Freelancern, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben."
Besonders bestechend empfindet das Team von Ballhaus West die Mandantenfähigkeit des HQs. Für ein spezielles Agenturprojekt (einer Initiative von Bund und Ländern) wurde im HQ ein zweites, untergeordnetes HQ erstellt auf das alle involvierten Stellen auf Bundes- und Landesebene Einsicht haben. Alle an der Initiative Beteiligten konnten so zusammenarbeiten und hatten Zugang zu den relevanten Daten – aber eben auch nur zu diesen Projektdaten.
Die Full Media Agentur PLANFEUER nutzt agenturintern gleich mehrere Tools. Um alle Anwendungen an einer zentralen Stelle abzubilden, hat die Agentur ein internes „Portal“ ins Leben gerufen. Für den optimalen Überblick sollten auch alle Daten aus dem HQ integriert werden.
PLANFEUER plant und vertreibt - neben den klassischen Agenturleistungen - zwei eigene Marketingprodukte (darunter u.a. eine Plattform für digitale Rubbellose), zu denen regelmäßig Projekte durchgeführt werden. Diese wiederkehrenden Projekte sollten einfach und schnell von anderen Projekten unterschieden werden können.
Mithilfe der HQ API ruft PLANFEUER eine Liste aller laufenden Projekte ab und bildet diese auf der zentralen Agenturplattform ab.
Der zweite wichtige Bereich, der unmittelbar aus dem HQ an das Agenturportal angebunden ist, ist die Kontaktdatenbank. Hierfür hat PLANFEUER eine integrierte Möglichkeit geschaffen, um Kontakthistorien besonders schnell zu erfassen. Die Integration erfolgt auch hier über eine einfache Kontaktliste, die via API aus dem HQ abgerufen wird. Mit nur einem Klick kann zu jedem Kontakt eine Gesprächsnotiz als Kontakthistorie angelegt werden.
Ein Goodie, dass den stressigen Agenturalltag bei PLANFEUER hierbei erleichtert, ist die Funktion „zwischenspeichern“ von Kontakthistorien. Wenn das Telefon nicht stillsteht und in Windeseile eine Gesprächsnotiz angelegt wird, kann diese später in Ruhe nachbearbeitet werden. Erst, wenn man mit der Bearbeitung zufrieden ist, wird das Ergebnis per API an das HQ geschickt.
Abgerundet wird die individuelle Lösung durch das automatische Erstellen von Reportings. Und war jedes Mal, wenn eine Gesprächsnotiz abgespeichert wird. Das sogenannte Gesprächsnotiz-Widget hat dazu eine eigene Reporting-Funktion erhalten. Wird die Gesprächsnotiz gestartet, setzt das Widget den Startzeitpunkt. Während des Gesprächs erstellt der Nutzer die Notiz. Mit Abschluss des Gesprächs kann per Klick auf das Uhrensymbol der Reporting-Bereich ausgeklappt werden – der Klick setzt automatisch den aktuellen Zeitpunkt als Endzeitpunkt für ein Reporting. Mit Klick auf Speichern werden automatisch ein Historieneintrag UND ein Reporting im HQ erstellt, der Betreff dient dabei als Reportingtext. Um also zu der Gesprächsnotiz ein akkurates Reporting anzulegen, genügt ein einziger weiterer Klick.
Weitere Infos zum Erfahrungsbericht von PLANFEUER findet ihr auf unserem Blog:
Unser Kunde, Ronald Anschütz aus der Agenturgruppe Klang von Blau, hat die Einführung des HQ durch ein Förderprogramm finanzieren lassen. In einem kurzen Interview verrät er uns, wie die Abwicklung abläuft und für wen sich Förderprogramme lohnen.
Wir sind eine klassische Werbeagentur mit Spezialisierung auf Markenbildung und Marktpositionierung und haben vor zwei Jahren den Entschluss gefasst, den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Agentur zu gehen. In diesem Zuge waren wir auf der Suche nach einer Software, die mehr abbildet, als nur die Buchhaltung oder nur das Projekthandling.
Der Prozess hat am Ende bestimmt vier bis fünf Monate in Anspruch genommen. In diesem Rahmen haben wir in kleinen Gruppen zusammengesessen und erstmal bestimmt, welche Features die gesuchte Software haben sollte, welche Bereiche sie abdecken soll und welche Rollen der Firma sich dort wiederfinden sollen.
Als wir diese Definition für uns gefunden hatten, hatten wir klare Attribute definiert, die die Software erfüllen soll. Anschließend gab es eine Recherche, welche Anbieter es überhaupt am Markt gibt. Dabei hat uns eine Softwareübersicht der PAGE (Sonderausgabe) sehr geholfen.
Am Ende hatten wir zwei oder drei Favoriten, die wir dann ausgiebig getestet haben. Nach dem Test haben wir das HQ mit Abstand favorisiert. Das Tool hat uns im Handling, in der Logik, sowie im Look & Feel einfach gefallen und gut funktioniert. Gleichzeitig lässt uns das HQ durch die offenen Schnittstellen alle Erweiterungen offen, sodass wir z.B. ein JIRA-Projekt von außerhalb integrieren oder andere Tracking Tools anbinden können.
Dadurch, dass wir vor allem Neugründungen, Startups und Firmen, die sich nach 15 Jahren neu positionieren, betreuen, sind wir oft an den Punkt mit Förderprogrammen zu arbeiten. Die Projekte sind z.T. sehr groß und sehr umfangreich. Bei Startups ist es generell sehr üblich, sich möglichst viel fördern zu lassen und sich in dem Bereich genau umzusehen. Daher kommt es, dass wir generell schon viele Projekte mit Förderprogrammen bearbeiten.
Wir haben dann einfach unsere Förderbank, das ist hier in Sachsen die SAB, gefragt, ob es für unsere internen Projekte auch Förderprogramme gibt. Wir sind dadurch auf das Programm „Förderprogramm im Rahmen der Digitalisierung“ gestoßen. Mit dem Programm kann man den gesamten Bereich der Schulung und Einführung fördern lassen, die Software an sich bzw. die Lizenzgebühren jedoch nicht. Durch diese Fördermöglichkeit haben wir uns für das Onboarding-Paket entschieden und diesen Part fördern lassen.
Ich kann natürlich nur von den Erfahrungen unserer Förderbank berichten; es gibt in anderen Bundesländern und vom Staat sicherlich ähnliche Projekte und Programme. Ansonsten kann man sagen, dass eine Förderung generell ein relativ aufwendiges Antragsverfahren beinhaltet. Wenn man z.B. in einem Rahmen von 4.000 bis 5.000 Euro Schulungen in Anspruch nimmt, erhält man bis zu 50 Prozent Förderung. Dafür hat man jedoch einen relativ großen Aufwand, um diese Förderung überhaupt erstmal zu bekommen.
Wir sind „nur“ acht Mitarbeiter und jeder der Mitarbeiter musste beispielsweise einen Feedbackbogen ausfüllen, jeder Mitarbeiter musste angeben, wie lang er schon in der Firma ist, wie lang er noch bleiben wird usw. D.h. der Prozess ist schon recht umfangreich und wenn man eine Firma mit zwanzig oder mehr Mitarbeitern hat, kann das für die Assistenz schon eine Herausforderung sein. Das sollte man bedenken.
Ja. Mit Sicherheit macht es bei einer sehr kleinen Agentur in der ich keinen großen Onboarding-Prozess benötige, eher weniger Sinn. Aber bei allem, was über 2.000 Euro Fördersumme liegt, macht die Antragsstellung schon Sinn.
Ausführliche Infos zum Thema Förderprogramme für Agentursoftware findet ihr auf unserem Blog.
Die Margenkalkulation ist in vielen Agenturen geprägt vom reinen Bauchgefühl. Wie viel Aufwand und Zeit in einen Kunden fließen oder ob man Potenziale ungenutzt lässt, ist schwer feststellbar. So auch bei der Offenbacher Kommunikationsagentur Möller Horcher. Um den Erfolg in Zahlen sichtbar zu machen, entschied man sich für die Einführung der Agentursoftware helloHQ.
Den gesamten Erfahrungsbericht könnt ihr auf unserem Blog lesen.