Der HQ Prozess (under construction 🚧)

Hier beschreiben wir, wie du das HQ nutzen und konfigurieren kannst.

Leads und Angebote

Vom ersten Kundenkontakt bis zur Beauftragung. Hier organisierst du alles rund um den Sales.

1 Sales-Prozesse im HQ - Das Lead-Modul

WofĂŒr nutze ich Leads?

Das Leads- Modul wird genutzt, um die Sales-AktivitĂ€ten zu steuern und auszuwerten. Indem hier sĂ€mtliche Vertriebschancen abgelegt werden, sorgst Du dafĂŒr, dass keine Interessenten oder Angebote vergessen werden und fĂŒllst Deine Sales-Pipeline, um einen Überblick ĂŒber die aktuelle und zukĂŒnftige Auftragslage zu erhalten. ZusĂ€tzlich kann hier unterschieden werden, was bereits beauftragt ist und was nicht. 

Pro Anfrage eines Neukunden (=Interessenten) oder Bestandskunden kann ein Lead, also eine Art Mappe angelegt werden, in welcher dann sĂ€mtliche VorgĂ€nge gespeichert werden. Hier hast Du die Möglichkeit, Dokumentationen von GesprĂ€chen abzulegen, den Status anzugeben, in welchem sich die Anfrage gerade befindet, Angebote zu erstellen und verwalten und vielleicht schon einmal eine erste Umsatzplanung zu erstellen, um somit eine Lead Pipeline zu fĂŒllen. 

 Vertriebschancen erfassen

Wenn Dich eine Anfrage erreicht, welche Du bearbeiten möchtest, erfasst Du zunĂ€chst einen Lead, indem Du auf den  +neu Button klickst. Dort kannst Du entweder aus einer Liste bereits angelegter Unternehmen (Interessenten oder Bestandskunden) auswĂ€hlen oder das Unternehmen hĂ€ndisch erfassen. In diesem Fall wird das Unternehmen automatisch im Hintergrund als Interessent angelegt. (Wenn Du weitere Informationen an einem Lead ablegen möchtest, nach welchen spĂ€ter gefiltert werden soll, hast Du die Möglichkeit, definierte Felder anzulegen.) 

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Im nĂ€chsten Schritt wird der Lead qualifiziert: Im Feld 'Lead-Name' wird angegeben, um welche Art von Anfrage bzw. welche Leistung/Produkt es sich handelt. Im Feld 'Verantwortlicher' gibst Du an, wer dafĂŒr zustĂ€ndig ist, den Lead zu bearbeiten. Die Vertriebsaktionen können dazu genutzt werden, zu bĂŒndeln und spĂ€ter auszuwerten, auf welchem Weg / ĂŒber welchen Kanal Leads generiert wurden. Man könnte beispielsweise eine Vertriebsaktion fĂŒr eine Messe anlegen, um spĂ€ter auswerten zu können, wieviele AuftrĂ€ge daraus entstanden sind. Über den Status gibst Du an, wo im Vertriebs-Prozess sich die Anfrage aktuell befindet, bspw. 'Angebot versendet' oder 'gewonnen'. Die Wahrscheinlichkeit gibt an, fĂŒr wie wahrscheinlich der Verantwortliche eine Beauftragung einschĂ€tzt. Dies wird hĂ€ndisch angepasst und beruht immer auf den Fortschritten und Absprachen mit dem Ansprechpartner. Das erwartete Volumen kann an einem Lead nicht einfach hĂ€ndisch eingetippt werden sondern ergibt sich aus den Angeboten und/oder den geplanten UmsĂ€tzen. Das Datum bei 'erwarteter Abschluss' gibt an, wann mit der Beauftragung gerechnet wird.

 Konfiguration

  • Leadstatus ĂŒberprĂŒfen und anpassen in Admin / Standardwerte 
  • Daten am Lead prĂŒfen und gegebenenfalls weitere Leads anlegen unter Admin / Standardwerte

2 Kontakte pflegen und Wiedervorlagen nutzen

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Kontakte pflegen und Wiedervorlagen nutzen

Kontakte pflegen und Wiedervorlagen nutzen

Im Reiter 'Kontakthistorie' hast Du die Möglichkeit, sĂ€mtliche Kontakte mit dem Interessenten/Kunden am Lead abzulegen. Du kannst entweder einen Kontakthistorieneintrag erstellen, fĂŒr welchen Du die Art des Kontaktes (Telefon, Meeting, Persönlich etc.) angibst, das Datum und Thema des hinzufĂŒgst und dann hĂ€ndisch alle  Informationen eintragen kannst, die zur weiteren Bearbeitung wichtig sind. Hier kannst Du Dir oder anderen Nutzern auch Wiedervorlagen setzen, welche dann auf dem Dashboard erscheinen.

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FĂŒr den Fall, dass Emails am Lead abgelegt werden mĂŒssen, gibt es die Option, Emails quasi an das HQ zu versenden oder weiterzuleiten. Wenn Du crm@hellohq.io in bcc nimmst, erscheint nach ca 5 Minuten im HQ ein Popup mit einer Vorauswahl, wo die Email abgelegt wird. Du musst diese nur noch bestĂ€tigen und hast somit die Email am Lead abgelegt. 

3 Angebote erstellen

 

3 Angebote erstellen

Angebote erstellen 

Wenn Du ein Angebot aus einem Lead schreiben möchtest, kannst Du dies im Reiter 'Angebote' machen. Du wirst dann in eine Eingabe-Maske weitergeleitet. SĂ€mtliche Daten zum Unternehmen werden automatisch aus dem Lead ĂŒbernommen, können jedoch jederzeit hĂ€ndisch angepasst oder ĂŒberschrieben werden. Die Felder in der Eingabemaske sind fest, Du musst jedoch nicht alle pflegen, wenn die Daten nicht ausgegeben werden sollen. Welche Informationen wirklich auf dem PDF-Beleg abgedruckt werden, basiert auf der Dokumentvorlage, welche im Admin-Bereich erstellt wird. Über diese wird ebenfalls das Design angepasst, sodass der Beleg Euren Vorgaben entspricht. Sobald Du den Beleg einmal gespeichert hast, kannst Du im Reiter 'Vorschau' prĂŒfen, wie das PDF aussehen wird.

In den Feldern 'Betreff', 'Anschreiben' und 'Grußzeile' kann standardmĂ€ĂŸiger Text stehen, welcher aus der Vorlage kommt. Auch dieser kann natĂŒrlich individuell angepasst oder ĂŒberschrieben werden, um die Angebote zu individualisieren. Du hast außerdem die Möglichkeit, AnhĂ€nge hinzuzufĂŒgen wie Beispielsweise AGBs oder Konzepte. Das Ganze wird dann als eine PDF-Datei ausgegeben. Über den Button '+hinzufĂŒgen' und dann 'neue Position' kannst Du nun Dein Angebot befĂŒllen. Du hast die Möglichkeit, Freitext-Positionen einzufĂŒgen oder aus einem vordefinierten Artikelstamm einzelne Artikel auszuwĂ€hlen. Der Artikelstamm ist eine Art interne Preisliste. An den Artikeln können ein Standardpreis, kundenspezifische Preise, eine Standardbeschreibung angegeben werden. Wenn Du den Artikel als Position hinzufĂŒgst, kannst Du entscheiden, ob Du die Beschreibung anzeigen möchtest oder nicht, kannst diese noch anpassen und den entsprechenden Preis auswĂ€hlen.

Sobald Du alle Positionen auf Deinen Beleg gesetzt hast, kannst Du diesen noch strukturieren, indem Du Gruppensummen einfĂŒgst. In diese kannst Du dann per Drag and Drop die Positionen ziehen, welche einer Gruppe zugeordnet werden sollen. Dies kann gut genutzt werden, um Beispielsweise Agenturleistungen von Fremdleistungen zu unterscheiden oder auch Phasen wie Konzeption, Umsetzung etc. aufzufĂŒhren.

Eine weitere Möglichkeit wĂ€re, zuerst einen Projektplan zu erstellen und die Aufgaben dann als Positionen auf dem Angebot zu importieren. Projektplan erstellen

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Wenn Du öfter sehr Ă€hnliche Angebote verfasst, kannst Du Dir außerdem in der BelegĂŒbersicht via Aktionsbutton ein Muster-Angebot erstellen, welche immer wieder verwendet und individuell noch angepasst werden kann. 

Sobald das Angebot Deinen Vorstellungen entspricht, kannst Du dieses entweder ĂŒber das System versenden ĂŒber den Button 'Versenden' oder fĂŒr den Fall, dass Du das Angebot downloaden und anderweitig versenden möchtest, kannst Du einfach den Status aus 'versendet' umstellen und ĂŒber den 'Download' Button herunterladen. Die Belegnummer wird in jedem Fall erst generiert, sobald der Beleg im Status 'versendet' ist. 

Über den Button 'gehe zu' wirst Du zurĂŒck zum Lead geleitet und kannst dort den Status des Angebots pflegen. Über den Aktions-Button kannst Du angeben, wenn das Angebot angenommen oder abgelehnt wurde. Sollte es ÄnderungswĂŒnsche geben, ist der korrekte Weg, das Angebot zunĂ€chst auf 'abgelehnt' zu setzen, den Beleg zu kopieren und die Änderungen vorzunehmen und dann das Angebot erneut zu versenden. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass nicht unter einer Angebotsnummer mehrere Versionen existieren. 

Konfiguration

  • Dokumentvorlagen erstellen und Standard-Texte anlegen unter Admin / Dokumentvorlagen
  • Daten zum Unternehmen (Absender-Adresse etc.) pflegen unter Admin / Beleg-Standardwerte

4 Auftragseingangsplanung / Umsatzplanung

4 Auftragseingangsplanung / Umsatzplanung

Auftragseingangsplanung / Umsatzplanung

Immer dann, wenn der der Status des Angebots verĂ€ndert wird, erscheint ein Pop-Up. Über dieses kann der angebotene Betrag eingeplant werden. Hier musst Du fallweise entscheiden, ob der angebotene Betrag den Planumsatz am Lead ersetzen oder hinzugefĂŒgt werden soll und kannst somit Deine AuftragseingĂ€nge planen und einen Forecast aufbauen.

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5 Beauftragung / Lead abschließen

5 Beauftragung / Lead abschließen

Lead abschließen / Beauftragung

Sobald der Auftrag bestĂ€tigt wurde, kann aus dem Lead ein Projekt erstellt werden, indem Du auf den Button 'Lead abschließen' klickst. Im Pop-Up, welches dann erscheint, können mehrere Dinge auf einmal durchgefĂŒhrt werden: Der Status wird geĂ€ndert zu 'gewonnen', das Unternehmen bekommt den neuen Typ 'Kunde' und ein Projekt kann erstellt werden. Bei Projektanlage kann optional ein Haken gesetzt werden bei 'PlanumsĂ€tze auch in Projekt ĂŒbernehmen?', somit sind die PlanumsĂ€tze direkt am Projekt gespeichert und können dort weiter gepflegt und abgerechnet werden. 

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