Mein HQ (HQ 2.0)

How-To

Meine Reportings

Im Modul Meine Reportings werden alle deine Reportings sowie Ausgaben und Eingangsrechnungen angezeigt. 

Reporting_Overview.png

Reportings

Reportings sind die Zeiten, die du auf ein Projekt erfasst. Durch das Erstellen eines Reportings wird kein Präsenzzeiteintrag erzeugt (es sei denn, dass entsprechende System-Setting ist aktiviert). 

Einstellungen

Oben rechts kannst du festlegen, welche Reportings angezeigt werden. Dazu kannst du den Zeitbereich einstellen und über das Feld Zusammenfassen entscheiden, wie die Reportings im Chart aggregiert werden sollen. 

Wenn dein System so eingestellt ist, dass Reportings angenommen werden können, hast du zudem die Option nur nicht angenommene Reportings (nur offene) anzeigen zu lassen.

Das HQ merkt sich deine gewählten Einstellungen, unabhängig davon welche Filter oder Sortierung unten in der Tabelle gespeichert sind. 

Reporting_Timeframe.gif

Reporting hinzufügen

Über den Neu-Button kannst du neue Reportings hinzufügen. In dem Pop-up kannst du nun das Projekt, die Aufgaben und Beschreibung wählen. Je nach Einstellung deines HQ kannst du das Datum, sowie Start- und Endzeit oder nur Datum und Dauer wählen.  

Die Dauer kann auch über den Slider angepasst werden. Falls du die Dauer manuell einträgst, kannst du folgende Schreibweise verwenden:

  • 5m = 5 Minuten
  • 3h = 3 Stunden
  • 5h 3m = 5:03 Stunden

Falls du noch ein weiteres Reporting erstellen willst, kannst du den Haken bei Weiteres Reporting erstellen setzen.

Reporting_create.gif

Tabelle

In der Tabelle werden dir alle deine Reportings angezeigt. Hier kannst du über die Buttons rechts neben den Einträgen Reportings bearbeiten, löschen oder kopieren. Ob du diese Optionen hast, hängt auch von den Einstellungen deines HQ bzw. von deinen Rechten im Modul ab. Je nach Einstellung kann es sein, dass du Reportings nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten kannst oder, dass du im Fall von bereits angenommen Reportings die entsprechenden Rechte in der Reporting-Übersicht im Projekt benötigst. 

Reportings_Edit.png

Wenn du einzelne Reportings in der Tabelle wählst, kannst du über den Button oben link auch mehrere Reportings auf einmal annehmen (vorausgesetzt die Funktion Reportings anzunehmen ist in deinem HQ aktiv).

Reporting_accept.gif

Ausgaben

Achtung: Ausgaben sind nur sichtbar, wenn in deinem HQ das entsprechende System-Setting aktiviert ist. 

Ausgaben dienen dazu Kosten zu erfassen, ohne direkt eine Eingangsrechnung zu erzeugen. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn einzelne User nicht berechtigt sind Eingangsrechnungen zu erstellen oder wenn verschiedene Ausgaben später auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen. 

Einstellungen

Über den Zeitbereichsfilter oben rechts kannst du festlegen für welchen Zeitbereich Ausgaben angezeigt werden sollen.

Ausgaben__bersicht.png

Ausgabe hinzufügen

Über den Neu-Button kannst du eine neue Ausgabe hinzufügen. Hier kannst du alle Informationen zur Eingangsrechnung hinterlegen:

Du kannst eine Ausgabe als Freitext oder auf Basis von Artikeln erstellen. Dazu müssen die Menge (bei Freitext auch Preis und Einheit) sowie das Datum angegeben werden. Die Ausgabe wird dann einem Projekt und einem Lieferanten zugeordnet. Über den entsprechenden Button kann auch direkt eine Eingangsrechnung aus der Ausgabe erstellt werden. 

Expenses_Create.gif

Tabelle

In der Tabelle siehst du alle Ausgaben, die du erstellt hast bzw. bei denen du als verantwortlich hinterlegt bist. Wenn du die entsprechenden Rechte hast, kannst du die Ausgaben bearbeiten oder löschen.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen dienen dazu Fremdkosten für Projekte zu erfassen. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Projektmanager das Bahn-Ticket als Kosten im HQ einbuchen möchte.  

In diesem Modul werden alle Eingangsrechnungen, die du erstellt hast bzw. bei denen du als verantwortlich hinterlegt bist, angezeigt. 

Einstellungen

Über den Zeitbereichsfilter oben rechts, kannst du festlegen für welchen Zeitbereich Eingangsrechnungen angezeigt werden sollen.

Außerdem kann über den Button nur offene wählen, ob nur noch nicht genehmigte oder alle Eingangsrechnungen angezeigt werden. 

Eingangsrechnungen__bersicht.png

Eingangsrechnung hinzufügen

Über den Neu-Button kannst du eine neue Eingangsrechnung erstellen. Hier kannst du alle Informationen zur Eingangsrechnung hinterlegen:

Allgemeine Informationen

  • Unternehmen: Dein Unternehmen (es ist möglich, dass in einem HQ mehrere Unternehmen arbeiten)
  • Interner Verantwortlicher: Interner Empfänger der Eingangsrechnung
  • Lieferant: Über den Button rechts kann ein neuer Lieferant angelegt werden

Daten

  • Status der Rechnung
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum: Wann muss die Rechnung gezahlt werden?
  • Rechnungsnummer

Inhalt

  • Betreff
  • Position: Per Quick-Erfassung kann nur eine Position in einer Eingangsrechnung hinterlegt werden
    • Einzelpreis
    • Währung
    • Steuersatz
  • Anhang: PDF des Original-Belegs

Zuordnung der Eingangsrechnung

  • Projekt
  • Budget
  • Kostenart
  • Kostenstellen und Buchungskonten
  • Weiterverrechenbar: Kann die Eingangsrechnung auf eine Ausgangsrechnung übernommen werden?
  • Bezahlt: Wurde die Rechnung bereits bezahlt?

Eingangsrechnung_erstellen.gif

Tabelle

In der Tabelle siehst du alle Eingangsrechnungen, die du erstellt hast bzw. bei denen du als verantwortlich hinterlegt bist. Wenn du die entsprechenden Rechte hast, kannst du die Rechnungen bearbeiten oder löschen.

Über den Pfeil links neben dem Eintrag, kannst du die Details der Eingangsrechnung öffnen. Hier kannst du das Budget und die Kostenart zuweisen. 

Eingangsrechnung_zuweisen.gif

Meine Aufgaben

Unter dem Menüpunkt Mein HQMeine Aufgaben findest du alle dir zugeordneten Aufgaben nach Deadline sortiert. Über die Tabellenfunktionen kannst du die Sortierung anpassen und die Aufgaben auch filtern oder gruppieren.

Allgemeine Optionen

Standardmäßig werden nur offene Aufgaben angezeigt. Über den Schalter oben rechts kannst du auch bereits abgeschlossene Aufgaben anzeigen lassen. Außerdem kannst du auswählen welche Arten von Aufgaben dir angezeigt werden.

Meine_Aufgaben_Einstellungen.png

Für Aufgaben gibt es drei verschiedenen Arten aus denen du wählen kannst:

Private Aufgaben

Private Aufgaben sind Aufgaben, die keinem Projekt oder Unternehmen zugeordnet sind. Deine privaten Aufgaben kann auch kein anderer Benutzer im HQ sehen.

Es ist jedoch möglich anderen Benutzern deine private Aufgaben zuzuweisen. Allerdings siehst du diese dann selbst nicht mehr. 

Private_Aufgabe.png

Projektaufgaben

Projektaufgaben sind Aufgaben, die einem Projekt zugeordnet sind. Diese werden meist über den Projektplan oder das Kanban-Board erstellt. Dort tauchen diese Aufgaben auch auf. 

Ob andere Benutzer deine Projektaufgaben sehen können, hängt von den  Rechteeinstellungen für den Projektplan ab. 

Projektaufgabe.png

Wenn beim Erstellen einer Aufgabe auf Speichern & Senden geklickt wird, erhalten die zugewiesenen Benutzer eine Benachrichtigung via E-Mail.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind Aufgaben, die einem Unternehmen zugewiesen sind. Ein Beispiel für eine Wiedervorlage wäre, dass du mit einem Kunden telefoniert hast und diesen 3 Tage später erneut anrufen willst. Dann kannst du dir als Erinnerung eine Wiedervorlage erstellen.

Wiedervorlage.png

Aufgabendetails

Mit einem Klick auf eine Aufgabe öffnest du die Aufgabendetails. 

Funktionen

In den Aufgabendetails hast du die Möglichkeit über den Bearbeiten-Button den Namen und die Beschreibung der Aufgabe anzupassen. Alle weiteren Elemente können nur im Projekt (Projektplan oder Kanban-Board) geändert werden. 

Außerdem kannst du ein Reporting für die Aufgabe hinzufügen oder den Timer starten / beenden. Wenn du den Timer über die Aufgabe startest, dann werden bereits laufende Timer beendet – unabhängig davon, ob diese über eine andere Aufgabe oder über das Dashboard-Widget gestartet wurden. 

Task_Details.gif

Über den Aufgabenstatus oben rechts kann der Status der Aufgabe geändert werden bzw. die Aufgabe abgeschlossen werden. 

Inhalte der Aufgabendetails

In den Aufgabendetails findest du das Projekt der Aufgabe (bei Projektaufgaben) sowie die Beschreibung. Über einen Klick auf den Projektnamen kommst du direkt in das jeweilige Projekt. 

Aufgabendetails_1.png

Unter dem Aufgabennamen sind die Informationen zur Aufgabendauer und Deadline sowie der Fortschritt der Aufgabe anhand der erfassten Zeit zu finden.

Aufgabendetails_2.png

Darunter sind alle Personen, die auf die Aufgabe besetzt sind, inkl. der geplanten Arbeitszeit pro Person sowie eventuelle Dateianhänge der Aufgabe zu sehen. 

Aufgabendetails_3.png

Meine Projekte

Unter Meine Projekte werden dir alle Projekte angezeigt, bei denen du Teil des Projektteams bist. Durch einen Klick auf den Projektnamen kannst du die Projektdetails öffnen. 

Einstellungen

Über die Felder Projektstatus und Projektvorlagen oben rechts kannst du festlegen, welche Projekte in der Liste angezeigt werden. Das HQ merkt sich diese Einstellungen unabhängig davon welche Einstellung du unten in der Tabelle gespeichert hast. 

Projekt_bersicht.png

Projekte erstellen und kopieren

Falls du die entsprechenden Rechte hast, kannst du über den Neu-Button neue Projekt erstellen oder einzelne Projekt markieren und die gewählten Projekte kopieren. Mehr dazu findest du hier.

 

Meine Unternehmen

Unter Meine Unternehmen werden dir alle Unternehmen angezeigt, bei denen du in einem Projekt Teil des Projektteams oder als Unternehmensverantwortlicher hinterlegt bist. Durch einen Klick auf den Unternehmensnamen kannst du die Unternehmensdetails öffnen. 

Falls du die entsprechenden Rechte hast, kannst du über den Neu-Button ein Unternehmen erstellen.

Meine_Unternehmen.png

Meine Kontakthistorien-Einträge – crm@helloHQ.io

Im Modul Meine Kontakthistorien-Einträge findest du alle Kontakthistorien-Einträge, die du durch eine Weiterleitung (bzw. Versenden per BCC) an crm@helloHQ.io erzeugt und noch nicht zu Unternehmen, Projekten, Ansprechpartnern und Leads zugeordnet hast. Nachdem du einen Eintrag zugeordnet hast, wird er in dieser Ansicht nicht mehr angezeigt. 

Über den Neu-Button kannst du direkt neue Kontakthistorien-Einträge, inkl. einer Wiedervorlage, erzeugen. 

Contact_History_New.gif

Einträge zuordnen

Du kannst die Einträge entweder einzeln zuordnen oder mehrere Einträge auf einmal zuordnen.

Einträge einzeln zuordnen

Um die Details eines Eintrags zu sehen, kannst du in der Tabelle auf den Eintrag klicken. Hier siehst du den Empfänger der E-Mail (bei Versand über BCC), den Inhalt der E-Mail und alle Anhänge. 

Rechts neben der Mail hast du die Option den Eintrag folgenden Elementen zuzuordnen:

  • Unternehmen (Pflichtfeld)
  • Ansprechpartner
  • Projekt
  • Lead

Das HQ schlägt aufgrund der E-Mail-Adresse des Empfängers bereits eine Zuordnung vor. Diese kann natürlich angepasst werden. 

Der Eintrag kann unten gespeichert oder, falls du ihn doch nicht in der Kontakthistorie hinterlegen möchtest, auch gelöscht werden. 

Contact_History_Details.gif

Mehrfachzuordnung

Die Mehrfachzuordnung kannst du durchführen, wenn mehrere Einträge mit der gleichen Zuordnung versehen werden sollen, z.B. weil du an einem Tag mit einer Person mehrere Mails zu einem Projekt ausgetauscht hast.

Um die Einträge zuzuordnen, kannst du sie in der Tabelle auswählen. Nun erscheinen oben links drei Optionen.

  1. Einträge mit der von HQ automatisch vorgenommenen Zuordnung direkt speichern
  2. Einträge löschen
  3. Einträge manuell zuordnen

Bei der dritten Option erscheint ein Pop-up, in dem du die Zuordnung vornehmen kannst.

Contact_History_Multiple.gif

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