Euer helloHQ Account kann von Admins im Accoutmanagement verwaltet werden. Geht dazu im Hauptmenü auf den Eintrag Account. Dann klickt ihr unten auf Konto und Zahlungsdaten öffnen.

Dort könnt ihr folgendes tun:

• Kontodaten anpassen
• Rechnungsadresse anpassen
• Zahlungsmethoden anpassen
• Bisherige Rechnungen einsehen

Kontodaten anpassen

Hier können Name und E-Mail Adresse angepasst werden.

Rechnungsadresse anpassen

Mit dieser Option könnt ihr eure Rechnungsadresse jederzeit anpassen.

Zahlungsmethoden anpassen

Hier könnt ihr jederzeit eure Zahlungsmethode anpassen, bzw. auch weitere Zahlungsmittel hinterlegen. In helloHQ könnt ihr folgende Zahlungsmethoden hinterlegen:

• Kreditkarte
• Lastschrift
• Rechnung (nur Enterprise Plan)

Rechnungsverlauf

Hier seht ihr alle Rechnungen die ihr bisher von uns bekommen habt und könnt diese herunterladen. 

Wenn ihr euch unter https://helloHQ.io eine Demo für helloHQ angelegt habt, könnt ihr helloHQ jederzeit buchen. Geht dazu einfach auf die Account Seite im Hauptmenü oder klickt im Demo-Menü auf die Option Buchen.

Zunächst müsst ihr euch für einen Plan entscheiden. Mehr Informationen dazu findet ihr hier.

Anschließend müsst ihr ein Einführungspaket wählen. Mehr Informationen dazu findet ihr hier.

Habt ihr alles gewählt, klickt ihr auf den Buchen-Button unten rechts. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem ihr eine Zusammenfassung eurer Auswahl seht. Nun klickt ihr auf Zur Kasse gehen.

Anschließend gebt eure Rechungsadresse ein.

Im folgenden Fenster, müsst ihr eurer Zahlungsmittel hinterlegen. Hier sind die Optionen Kreditkarte, Lastschrift oder per Rechnung (Nur im Enterprise Plan) möglich.

Abschließend sehr ihr noch einmal eine Zusammenfassung und könnt noch einmal Änderungen an Rechnungsadresse oder dem Zahlungsmittel vornehmen. Mit dem Button bezahlen & abonnieren schließt ihr die Buchung ab.

Anschließend wird sich innerhalb von 72 Stunden euer persönlicher Customer-Success Manager bei euch melden, um mit euch euer Onboarding-Projekt aufzusetzen. 

Solltet ihr Fragen zu den Plänen oder Paketen haben oder Unterstützung benötigen, könnt ihr euch einfach an unser Sales Team ( sales@helloHQ.io ) wenden. 

Um den Plan anzupassen, geht ihr im Hauptmenü auf den Menüpunkt Account. Hier könnt ihr den Plan eures Teams im linken Fenster anpassen.

Achtung: Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn ihr in unserem aktuellen Lizenzmodell seid. Wenn ihr von einem älteren in das aktuelle Modell wechseln wollt, könnt ihr euch an sales@helloHQ.io werden. 

Wollt ihr z.B. Lizenzen zu buchen und seid in einem älteren Lizenzmodell, könnt ihr eine Mail an sharedservices@helloHQ.io schreiben.

Ausgewählter Plan

Hier ist euer aktueller Plan ausgewählt. Hier könnt ihr einfach einen anderen Plan wählen. Die Auswirkungen sind unten in der Zusammenfassung dargestellt.

Upgrades, z.B. von Team auf Pro, werden sofort, Downgrades, z.B. von Pro auf Team, werden erst zum nächsten Rechnungszeitpunkt wirksam.

Mehr Informationen zu den Plänen findet ihr hier.

Rechnungszeitraum

Hier ist euer aktueller Rechnungszeitraum ausgewählt. Hier könnt ihr einfach einen anderen Rechnungszeitraum wählen. Die Auswirkungen sind unten in der Zusammenfassung dargestellt.

Upgrades werden auch hier sofort, Downgrades zum nächsten Rechnungszeitpunkt wirksam.

Achtung: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt unabhängig vm gewählten Rechnungszeitraum immer 12 Monate.

Anzahl Lizenzen

Hier seht ihr die Anzahl an aktiven Benutzern, sowie gebuchten Lizenzen in helloHQ. Um die Anzahl an Lizenzen zu ändern, könnt ihr einfach die gewünschte Zahl in das Feld eintragen. Auch hier werden Upgrades sofort, Downgrades zum nächsten Rechnungszeitpunkt, wirksam.

Es ist nicht möglich in einem Rechnungszeitraum mehr als 20% eurer Lizenzen abzubuchen (eine Lizenz kann immer abgebucht werden). Fragen dazu könnt ihr an sales@helloHQ.io richten. 

Achtung: Das Deaktivieren von Benutzern sorgt nicht dafür das die Anzahl an Lizenzen reduziert wird, da ihr einfach neue Benutzer für die verfügbaren Lizenzen einladen könnt.

Zusammenfassung

In der Zusammenfassung findet ihr links eure aktuell gültige Auswahl. Im rechten Fenster werden die Änderungen die durch die Auswahl im Plan, Rechnungszeitraum oder der Anzahl der Lizenzen resultieren angezeigt.

Wurden bereits Änderungen vorgenommen die zum nächsten Rechnungsdatum wirksam werden, werden diese in Rot hinter eurem aktuellen Auswahl angezeigt. 

Änderungen speichern

Wenn die Änderungen gespeichert werden, wir deine kurze Zusammenfassung gezeigt. Anschließend muss die Buchung bestätigt werden. 

ACHTUNG: In dem Fenster kommt eine Zusammenfassung des gesamten Plans mit den Änderungen. Das ist nicht der Betrag für die nachgebuchten Lizenzen! Diesen sehr ihr wenn ihr auf Zur Kasse gehen klickt.

Pakete

Grundsätzlich ist jeder helloHQ Kunde rechtlich verpflichtet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (NACH ART. 28 DSGVO) mit uns abzuschließen. Dies passiert für gewöhnlich im Kaufprozess.

Wenn gewünscht, kann das Dokument auch noch später jederzeit unterschrieben werden. Dazu geht ihr einfach im Menü auf den Reiter Account.

Dort gibt es nun den Button Vereinbarung zu Auftragsverarbeitung abschließen. Dieser leitet euch zu Docu-Sign weiter, wo ihr den Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen könnt.