Admin (helloHQ 2.0)

How-To

Beleg-Standardwerte

In den Beleg-Standardwerten werden alle Grundeinstellungen rund um Belege im HQ vorgenommen. Das Modul ist in vier Bereiche aufgeteilt:

  1. Unternehmen
  2. Einstellungen
  3. Datev
  4. E-Mail

Im HQ können verschiedene eigene Unternehmen angelegt werden. Dies kann z.B. relevant sein, wenn mehrere Unternehmen das gleiche HQ verwenden (z.B. mit Hilfe von Subsystemen). Innerhalb der Beleg-Standardwerte können alle Einstellungen pro eigenem Unternehmen getroffen werden. Dazu wird einfach oben das entsprechende Unternehmen ausgewählt.

Beleg-Standardwerte.png

 

Beleg-Standardwerte - Unternehmen

1. Unternehmen

In diesem Bereich werden Basisinformationen für Belege hinterlegt.

Unternehmensdetails

In diesem Bereiche werden die Stammdaten eures Unternehmens eingetragen. Hier könnt ihr auch das Unternehmenslogo hochladen. Diese wird aber nicht für Belege oder externe Ansichten verwendet.

Beleg-Standardwerte_2.png

Zahlungsbedingungen

Hier könnt ihr eure Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.

Beleg-Standardwerte_3.png

Wenn die Zahlungsbedingung bearbeitet wird können dort noch folgende Felder gepflegt werden:

  • Zahlungsziel in Tagen: Tage nach denen eine Rechnung fällig ist
  • Erinnerung in Tage: Tage nach denen die Erinnerung fällig ist
  • Mahnung fällig in Tagen: Tage nach denen eine Mahnung fällig ist
  • Beschreibung: Hier könnt ihr einen Text für die Zahlungsbedingung eingeben, die dann per Platzhalter auf den Beleg übernommen werden kann. Der Text kann für jede Belegsprache eingegeben werden
  • Skonto-Einstellungen: Hier könnt ihr eure Skonto Stufen für Belege hinterlegen. Das System zieht sich hierfür automatisch Texte. 

Lieferbedingungen

Hier könnt ihr eure Lieferbedingungen hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.

Beleg-Standardwerte_4.png

Nummernkreise

Hier könnt ihr Nummernkreise für Belege anlegen. Diese können dann im Modul Dokumentvorlagen den entsprechenden Belegvorlagen zugewiesen werden.

Beleg-Standardwerte_5.png

Ein Nummernkreis muss immer einen bestimmten Belegtyp (z.B. Angebot, Rechnung, usw.) zugewiesen werden. 

Außerdem werden Name, Startnummer, Schema und Zählintervall festgelegt. In das Schema können verschiedene Platzhalter eingefügt werden, die unten im Modal auszuwählen sind. Die Nummer für die Zählung wird über # eingefügt. Das Zählintervall legt fest, ab wann die Zählung (für die #) neu beginnt (z.B. Jährlich). 

Sobald ein Beleg für den Nummernkreis gestellt wurde, können die Eigenschaften nicht mehr angepasst werden.

Bankkonten

Hier könnt ihr eure Bankkonten hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.

Beleg-Standardwerte_5_2.png

Beleg-Standardwerte - Einstellungen

2. Einstellungen

In diesem Bereich werden alle Belegrelevanten System-Settings gesetzt. Aktuell sind die folgenden System-Settings verfügbar:

Allgemein

Horizontale Steuerberechnung aktivieren

Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.

Vertikal

Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.

Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.

Diese Variante wird standardmäßig von HQLabs verwendet.

Horizontal

Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen. 

Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.

Diese Variante kann aktiviert werden.

 

In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind. 

Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.

http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy

Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.

Anmerkung 1: Wichtige Info zu xRechnungen: Damit die xRechnung validiert werden kann, wird die Steuer horizontal berechnet. Dadurch kann es zu einer Differenz zwischen der PDF Rechnung und der xRechnung kommen, wenn das Setting zur vertikalen Steuerberechnung aktiv ist.

Anmerkung 2: Wichtige Info zum Datev-Export: In Datev werden die Rechnungen immer vertikal exportiert. D.h. hier kann es zu einer Differenz kommen, wenn die horizontale Steuerberechnung aktiv ist.

Lange Belegpositionen aktivieren

Damit du deine Angebote ideal für deinen Prozess gestalten kannst, bietet dir das HQ zwei Möglichkeiten für die Spaltenbreite deiner Angebotstabelle. Dadurch sind sowohl kurze knappe Texte abgedeckt, als auch die Möglichkeit, alle Positionen ausführlich zu beschreiben.

Option 1 verteilt die Spalten gleichmäßig über die Tabelle:

Kurz.png

Option 2 gibt dir 40% mehr Platz für deine Positionsbeschreibungen, sodass auch detaillierte Angebote gut aussehen.

Lang.png

ePost Schnittstelle aktivieren

Ist die ePost Schnittstelle aktiv, hast du im HQ die Möglichkeit Belege über die deutsche Post zu verschicken. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um einen Beleg postalisch zu versenden, klickst du im entsprechenden Beleg auf "Versenden" und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden", um den Beleg über den Anbieter "LetterXPress" an die deutsche Post zu übermitteln.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und automatisch auf der nächsten HQ-Rechnung abgerechnet.

Die Preise sind hier zu finden: https://www.letterxpress.de/preise Wir verrechnen die Kosten 1:1 weiter. 

Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm.

Rechnungen

Den Wechsel von Rechnungen in einen Entwurfsstatus aus einem finalen Status verbieten

Ist das Setting aktiv, können Rechnungen nachdem sie in den Status versendet gesetzt wurden nicht wieder auf einen Status davor (Entwurf, Warten auf Feedback, Freigabe 1, Freigabe 2) zurückgesetzt werden.

Der Wechsel des Belegstatus von Rechnungen in einen finalen Status nur Administratoren erlauben

Ist das Setting aktiv, können Rechnungen nur noch von Administratoren in den Status "Versendet", "Teilweise bezahlt", "Vollständig bezahlt" und "Storniert" versetzt werden. Dazu zählt ebenfalls der Status "Versendet" für Stornobelege.

Beleg-Standardwerte - DATEV

In diesem Bereich werden die Einstellungen für den DATEV-Export und -Import vorgenommen. 

Allgemein

Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Bildschirmfoto_2022-03-17_um_16.33.18.png

Kostenstellen

Hier kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen anlegen. Diese werden für Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwendet. 

Bildschirmfoto_2022-03-17_um_16.33.18_3.png

Buchungskonten - Ausgangsrechnungen

Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Bildschirmfoto_2022-03-17_um_16.33.18_2.png

Eingangsrechnungen

Allgemein

Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.

Bankkonten

Hier kannst du deine Bankkonten hinterlegen.

Kassenkonten

Hier kannst du deine Kassenkonten hinterlegen.

Buchungskonten - Eingangsrechnungen

Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

Bildschirmfoto_2022-03-21_um_14.03.47.png

Beleg-Standardwerte - E-Mail

In diesem Bereich werden alle Einstellungen rund um die E-Mail Versand vorgenommen.

E-Mail Signatur

Hier kann die Signatur für den Beleg-E-Mail Versand eingestellt werden. Die Signatur wird für alle Belegtypen (z.B. Angebot, Rechnung, usw.) verwendet. 

Außerdem greift die Signatur für alle Benutzer. Deshalb kann hier mit Platzhalter gearbeitet werden, sodass z.B. die korrekte E-Mail Adresse der Benutzer aus dem Benutzerprofil gezogen wird. 

Signatur_2.gif

Rechnungslauf - E-Mails

Achtung: Diese Funktion ist erst ab dem Pro-Plan verfügbar.

Hier kann der Betreff und der E-Mail Text für den Rechnungslauf eingestellt werden. Die Funktionalität ist dabei so wie bei der Signatur (s.o.). 

Über die Länderflagge können verschiedene Texte für die unterschiedlichen Belegsprachen hinterlegt werden.

Bildschirmfoto_2022-03-17_um_15.58.45.png

SMTP-Server

Damit ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr im Admin-Bereich euren eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.

Wichtig ist, dass diese Mailadresse bzw. der dazugehörige Benutzer das Recht hat, im Namen aller anderen Benutzer Mails zu versenden. Diese Einstellung heißt in den meisten Servern "Send as".

Wie du die "Send as" Berechtigung in deinem Mail-Server einstellen kannst, kannst du unter den folgenden Links nachlesen:

Gmail: https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=de

 

Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:

Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de

Server-Port: standardmäßig 25 oder 465 oder 587 (TLS)
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******

Wichtig: Aus Sicherheitsgründen unterstützen wir bei der TLS Verschlüsselung nur noch die Version TLS 1.2.
Außerdem werden seit dem HQ 2.0 Veddel Update nur noch Belege und Mailings über euren eigenen Systemserver versendet. System-Mails werden von unserem Server verschickt.

Microsoft 365

Solltet ihr Office 365 verwenden, wird der Server via OAuth eingebunden. Dazu müssen in eurem Microsoft 365 folgende Einstellungen vornehmen: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/solutions/allow-members-to-send-as-or-send-on-behalf-of-group?view=o365-worldwide 

Anschließend wählt ihr die entsprechende Option in den Admin / Beleg-Standardwerte.

Nun muss noch jeder Benutzer der E-Mails (Belege wie Angebote, Rechnungen, usw.) aus dem System versenden möchte, in seinem Profil die Integration für Microsoft 365 aktivieren.

Profile.gif

E-Mail Einstellungen

BCC-Adresse

Wird hier eine E-Mail Adresse hinterlegt, werden alle Belege die aus dem System versendet werden im bcc auch an diese Adresse gesendet. Es kann nur eine Adresse hinterlegt werden.

Standard Sender Adresse

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, welcher Absender für Beleg E-Mails verwendet wird. Dabei gibt es die folgende Optionen:

  • Ansprechpartner: Der interne Ansprechpartner des Belegs wird als Absender verwendet.
  • Aktueller Benutzer: Der Benutzer der den Beleg versendet wird als Absender verwendet.
  • Benutzerdefinierte Adresse: Es kann eine E-Mail Adresse hinterlegt werden, die als Absender verwendet wird. Diese wird im Setting Benutzerdefinierte Adresse festgelegt.

Benutzerdefinierte Adresse

Ist beim Setting Standard Sender Adresse die Option Benutzerdefinierte Adresse ausgewählt, kann über diese Setting die entsprechende E-Mail Adresse eingeben werden. Es kann nur eine Adresse hinterlegt werden.

Alle anzeigen...