Admin

Datenfeldergruppen findest du im Admin-Bereich unter "Standardwerte". Sie dienen dazu, die von dir angelegten Datenfelder in ihrem jeweiligen Modul nach deinen Bedürfnissen anzuordnen. Hast du also eine Datenfeldgruppe erstellt, kannst du beim Erstellen von Datenfeldern diese Gruppe auswählen und dadurch verschiedene thematische Unterteilungen in den Modulen Projekt, Unternehmen, Ansprechpartner und Benutzer vornehmen.

Du entscheidest, für welchen Bereich du die Datenfeldgruppe erstellst, indem du oben rechts im Bild im Dropdown eine Option wählst.

Anschließend kannst Du die Gruppe beim erstellen von Datenfeldern auswählen.

Der Begriff PO-Nummer steht für "Purchase Order Nummer". Über eine solche Nummer kannst du mehrere Belege einer einzelnen Bestellung, beziehungsweise einem Verkaufsprozess zuordnen.

Dadurch ist es möglich den Restwert einer PO-Nummer über mehrere Projekte oder Belege zu tracken. 

Die PO-Nummer kannst du beim Kunden hinterlegen und auf Belegen als Referenz angeben.

Wenn die PO-Nummer auf einem Beleg als Referenz angegeben wurde, kannst du sie dir in der Spalte "PO-Nummer" in der Angebots- und Rechnungsübersicht anzeigen lassen. Wie du die angezeigten Spalten verwaltest wird dir hier beschrieben: Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Eigene Datenfelder können in helloHQ unter Admin/ Standardwerte für viele verschiedene Entitäten angelegt werden. Sie bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu speichern und diese beispielsweise mit auf Belege zu übertragen.

Dabei bietet das HQ die Möglichkeit, insgesamt 57 eigene Datenfelder anzulegen:

• 2 Dateifelder,

• 5 Datumsfelder,

• 5 Nummernfelder (Ganz- oder Kommazahl)

• 45 weitere Felder

Zu diesen weiteren Feldern zählen die folgenden:

• Text
• Text Multiline
• Dropdown
• Dropdown Checkbox
• Ja/Nein
• Benutzer-Auswahl
• Kunden-Auswahl
• Projekt-Auswahl
• Ressourcen-Auswahl
• Ansprechpartner-Auswahl
• Link
• Token

Mehr zu den verschiedenen Typen der Datenfelder findest du hier!

In helloHQ könnt ihr eigene Datenfelder für Unternehmen, Projekte, Leads und co. anlegen und verwalten. Dabei könnt ihr verschiedenste Datentypen verwenden, vom einfachen Textfeld über Datum-Felder bis hin zu Dropdown-Listen mit Mehrfach-Auswahl.

Ihr dürft in helloHQ bis zu 45 Textfelder (inkl. Dropdown, Ja/Nein, Links, Tokens und Auswahllisten), 5 Zahlen-Felder, 5 Datums-Felder und 3 Datei-Felder selbst definieren. Hier findest du eine Liste aller Datenfeldtypen:

Um Unternehmen, Projekte, Benutzer, Leads, Kontakte oder Belege zu löschen, nutzt du das Modul "Löschverwaltung". Diese findest du im Hauptmenü unter dem Reiter "Admin".

In der Ansicht der Löschverwaltung kannst du oben zwischen den verschiedenen Kategorien wechseln. 

Bist du in der Kategorie, aus der du einen Eintrag löschen möchtest, klicke einfach auf den jeweiligen Mülleimer auf der rechten Seite.

Vorsicht: Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Generell gilt: Solange dadurch keine erhebliche Störung entsteht: wichtige Elemente (insbesondere Kunden) nicht löschen.

Wenn du ein Projekt löschst, auf welches bereits Zeit reportet wurde, fragt helloHQ ob die Reportings auf ein anderes Projekt umgebucht werden sollen, damit diese nicht verloren gehen.

Möchtest du mehrere Objekte auf einmal löschen, kannst du dies tun, indem du sie im Kästchen links mit einem Haken markierst. Nun kann du den "Ausgewählte Elemente löschen"-Button oben links nutzen.

Tipp: Bevor du ein Unternehmen löschst, solltest du sichergehen, dass es mit keinen relevanten Abläufen mehr verknüpft ist. Ist ein Unternehmen zum Beispiel Kunde in einem Projekt und du löschst das Unternehmen, so kannst du im Projekt nicht mehr den Kunden wechseln.

Im Adminbereich unter "Standardwerte". Wähle dazu in den Standardwerten über das Dropdown-Menü den Bereich "Unternehmenstypen" aus. Über den Button "Unternehmenstyp hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand kannst Du nun neue Unternehmenstypen definieren.

Achtung: Damit der neue Unternehmenstyp auch einen Eintrag im Hauptmenü erhält, musst du dich an unseren Support werden. Dann fügen wir die Unternehmensübersicht für euren neuen Unternehmenstyp für euch hinzu.

Um bereits bestehende Unternehmenstypen zu bearbeiten, klicke auf das kleine Bleistiftsymbol.

Beim anlegen/bearbeiten eines Unternehmenstyps musst du folgende Dinge festlegen (Die anderen Felder kannst du frei lassen):

• Namen des Unternehmenstyps
• URL für die spätere Einbindung ins Hauptmenü (Form: "NameUnternehmenstyp_uebersicht")
• Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Projekterstellung angezeigt werden?
• Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Leaderstellung angezeigt werden?
• Sollen Unternehmen dieses Typs Lieferantenfunktionen (z.B. als Auswahl beim erstellen von Eingangsrechnungen) erhalten?

Im Unternehmenstyp kannst du auch einen Nummernkreis für den jeweiligen Typ festlegen.

Ja, Nummernkreise werden sogar grundsätzlich je Unternehmenstyp festgelegt. Es gibt keine übergreifenden Nummernkreise für alle Unternehmenstypen. 

Schau Dir dazu auch diesen Artikel an: Wie kann ich einen Nummernkreis für Unternehmen anlegen?

Wenn Du in den Unternehmensdetails im Reiter "Allgemein" bist, klicke dort auf "Bearbeiten". Es erscheint nun der Button "+Adresse hinzufügen". Wenn Du darüber nun eine Adresse hinzufügst, kannst Du in der Dropdown "Standard für Belegtypen" Standardadressen für Rechnungen, Lieferscheine und viele weitere Typen festlegen. 

Eine Debitorennummer kannst Du direkt im Unternehmen anlegen. Gehe dazu in den Unternehmensdetails in den Reiter "Allgemein" und dort in das Feld "Belegeinstellungen". 

Falls Du möchtest, dass Kundennummer und Debitorennummer deckungsgleich sind, kannst Du das in den Beleg-Standardwerten festlegen.

Um Standard Zahlungs- und Lieferbedingungen bei einem Unternehmen zu hinterlegen, gehe zunächst im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und definiere in den entsprechenden Feldern Zahlungs- und Lieferbedingung.

Weitere Infos zum Erstellen von Zahlungs- und Lieferbedingungen findest du hier: Wie verwalte ich Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen?

Gehe anschließend in das Unternehmensmodul, wähle ein Unternehmen aus und klicke im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten". Im Feld "Belegeinstellungen" kannst Du nun die aus den im Admin-Bereich angelegten Liefer- und Zahlungsbedingungen auswählen.

Speichern nicht vergessen!

Zunächst einmal benötigst Du einen Verrechnungssatz, den Du im Unternehmen hinterlegen kannst. Schau dir dazu am besten diesen Artikel an:

Wie definiere ich verschiedene Verrechnungssätze?

Anschließend kannst Du den Verrechnungssatz bei einem Unternehmen hinterlegen.

Wähle dazu das betreffende Unternehmen in der Übersicht aus und klicke im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten".

Im Feld "Allgemein" kannst Du nun per Dropdown-Menü den entsprechenden Verrechnungssatz auswählen.

Speichern nicht vergessen!

In helloHQ hast du die Möglichkeit, eigene Datenfelder anzulegen, unter anderem für Unternehmen. Diese Datenfelder bieten die Möglichkeit, zu einem Unternehmen zusätzliche Informationen zu speichern und diese mit auf deine Belege zu übertragen.

Zum Anlegen gehst du erst einmal unter Admin/Standardwerte. Hier wählst du nun oben links im Dropdown "Datenfelder Unternehmen" aus.

Sobald die Seite geladen hast, klickst du nun oben rechts auf "Datenfeld hinzufügen". Danach kannst du die Informationen zu dem neuen Datenfeld hinterlegen und anschließen auf speichern klicken.

Nach einem Neuladen der Seite ist das Datenfeld nun am Unternehmen sichtbar.

Um PO-Nummern zu hinterlegen, gehe zunächst in das Modul "Unternehmen" und wähle den Kunden aus, bei dem Du die PO-Nummer hinterlegen möchtest. Im Reiter "PO-Nummern" kannst Du nun über den Button "+Neuen Eintrag hinzufügen" eine PO-Nummer anlegen.

Von nun an kannst Du Angebote und Rechnungen der PO-Nummer zuordnen und hast so einen super Überblick über deine PO's.

Wenn Du die Funktion der PO-Nummern in helloHQ verwendest, kannst Du jetzt direkt im Beleg, neue PO-Nummern anlegen, ohne zuerst in das Kundenprofil zu wechseln. Dieses machst Du, indem Du auf den "+" Button drückst neben dem Feld "Po-Nummer".

Sollte dieser Reiter und diese Funktion in den Belegen bei Euch nicht angezeigt werden, wende Dich bitte an den Support mit der Bitte, den entsprechenden Modulabschnitt in dem Modul "Unternehmen" für Euch zu aktivieren.