Was sind Datenfeldergruppen?

Datenfeldergruppen findest du im Admin-Bereich unter "Standardwerte". Sie dienen dazu, die von dir angelegten Datenfelder in ihrem jeweiligen Modul nach deinen Bedürfnissen anzuordnen. Hast du also eine Datenfeldgruppe erstellt, kannst du beim Erstellen von Datenfeldern diese Gruppe auswählen und dadurch verschiedene thematische Unterteilungen in den Modulen Projekt, Unternehmen, Ansprechpartner und Benutzer vornehmen.

Du entscheidest, für welchen Bereich du die Datenfeldgruppe erstellst, indem du oben rechts im Bild im Dropdown eine Option wählst.

Anschließend kannst Du die Gruppe beim erstellen von Datenfeldern auswählen.

Datenfeldergruppen.png

Was sind PO-Nummern?

Der Begriff PO-Nummer steht für "Purchase Order Nummer". Über eine solche Nummer kannst du mehrere Belege einer einzelnen Bestellung, beziehungsweise einem Verkaufsprozess zuordnen.

Dadurch ist es möglich den Restwert einer PO-Nummer über mehrere Projekte oder Belege zu tracken. 

Die PO-Nummer kannst du beim Kunden hinterlegen und auf Belegen als Referenz angeben.

Wenn die PO-Nummer auf einem Beleg als Referenz angegeben wurde, kannst du sie dir in der Spalte "PO-Nummer" in der Angebots- und Rechnungsübersicht anzeigen lassen. Wie du die angezeigten Spalten verwaltest wird dir hier beschrieben: Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Gibt es eine Begrenzung bei der Anzahl der eigenen Datenfelder?

Eigene Datenfelder können im HQ unter Admin/ Standardwerte für viele verschiedene Entitäten angelegt werden. Sie bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu speichern und diese beispielsweise mit auf Belege zu übertragen.

Dabei bietet das HQ die Möglichkeit, insgesamt 57 eigene Datenfelder anzulegen:

  • 2 Dateifelder,

  • 5 Datumsfelder,

  • 5 Nummernfelder (Ganz- oder Kommazahl)

  • 45 weitere Felder

 

Zu diesen weiteren Feldern zählen die folgenden:

  • Text
  • Text Multiline
  • Dropdown
  • Dropdown Checkbox
  • Ja/Nein
  • Benutzer-Auswahl
  • Kunden-Auswahl
  • Projekt-Auswahl
  • Ressourcen-Auswahl
  • Ansprechpartner-Auswahl
  • Link
  • Token

Mehr zu den verschiedenen Typen der Datenfelder findest du hier!

Welche Typen von Datenfeldern gibt es?

Im HQ könnt ihr eigene Datenfelder für Unternehmen, Projekte, Leads und co. anlegen und verwalten. Dabei könnt ihr verschiedenste Datentypen verwenden, vom einfachen Textfeld über Datum-Felder bis hin zu Dropdown-Listen mit Mehrfach-Auswahl.

Ihr dürft im HQ bis zu 45 Textfelder (inkl. Dropdown, Ja/Nein, Links, Tokens und Auswahllisten), 5 Zahlen-Felder, 5 Datums-Felder und 3 Datei-Felder selbst definieren. Hier findest du eine Liste aller Datenfeldtypen:

 
Text: Hier kannst du einen einzeiligen Text einfügen
Text Multiline: Hier kannst du einen mehrzeiligen Text einfügen
Datum: Hier kannst du ein Datum einfügen
Dropdown: Hier kannst du verschiedene Auswahlmöglichkeiten vordefinieren. Aus denen kann eine Ausgewählt werden
Dropdown Checkbox: Hier kannst du verschiedene Auswahlmöglichkeiten vordefinieren, aus welchen mehrere Ausgewählt werden können
Ja/Nein: Hier kannst du auswählen, ob etwas z.B. zutrifft oder nicht
Datei: Hier kann eine Datei angehängt werden
Benutzer-/ Projekt-/ Ressourcen-/ Ansprechpartnerauswahl: Hier kannst du eine/einen Benutzer/Projekt/Ressource/Ansprechpartner dem Datenfeld anhängen.
Link: Hier kann ein Link eingefügt werden
Kommazahl: Hier kannst du eine Dezimalzahl einfügen
Ganzzahl: Hier kann nur eine ganze Zahl eingefügt werden
Token: Hier kann ein Token eingefügt werden

Wie lösche ich Unternehmen/Projekte/Belege (Löschverwaltung)?

Um Unternehmen, Projekte, Benutzer, Leads, Kontakte oder Belege zu löschen, nutzt du das Modul "Löschverwaltung". Diese findest du im Hauptmenü unter dem Reiter "Admin".

 

L_schverwaltungfinden.gif

 

In der Ansicht der Löschverwaltung kannst du oben zwischen den verschiedenen Kategorien wechseln. 

 

Kategorie_wechseln_LV.gif

 

Bist du in der Kategorie, aus der du einen Eintrag löschen möchtest, klicke einfach auf den jeweiligen Mülleimer auf der rechten Seite.

 

L_schverw_l_schen_screen.PNG

 

Vorsicht: Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Generell gilt: Solange dadurch keine erhebliche Störung entsteht: wichtige Elemente (insbesondere Kunden) nicht löschen.

Wenn du ein Projekt löschst, auf welches bereits Zeit reportet wurde, fragt das HQ ob die Reportings auf ein anderes Projekt umgebucht werden sollen, damit diese nicht verloren gehen.

Möchtest du mehrere Objekte auf einmal löschen, kannst du dies tun, indem du sie im Kästchen links mit einem Haken markierst. Nun kann du den "Ausgewählte Elemente löschen"-Button oben links nutzen.

 

Ausgew_hlte_l_schen_LV.gif

 

Tipp: Bevor du ein Unternehmen löschst, solltest du sichergehen, dass es mit keinen relevanten Abläufen mehr verknüpft ist. Ist ein Unternehmen zum Beispiel Kunde in einem Projekt und du löschst das Unternehmen, so kannst du im Projekt nicht mehr den Kunden wechseln.

Wo lege ich Unternehmenstypen an?

Im Adminbereich unter "Standardwerte". Wähle dazu in den Standardwerten über das Dropdown-Menü den Bereich "Unternehmenstypen" aus. Über den Button "Unternehmenstyp hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand kannst Du nun neue Unternehmenstypen definieren.

Achtung: Damit der neue Unternehmenstyp auch einen Eintrag im Hauptmenü erhält, musst du dich an unseren Support werden. Dann fügen wir die Unternehmensübersicht für euren neuen Unternehmenstyp für euch hinzu.

Unternehmenstyp_anlegen.gif

Um bereits bestehende Unternehmenstypen zu bearbeiten, klicke auf das kleine Bleistiftsymbol.

Beim anlegen/bearbeiten eines Unternehmenstyps musst du folgende Dinge festlegen (Die anderen Felder kannst du frei lassen):

  • Namen des Unternehmenstyps
  • URL für die spätere Einbindung ins Hauptmenü (Form: "NameUnternehmenstyp_uebersicht")
  • Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Projekterstellung angezeigt werden?
  • Sollen Unternehmen dieses Typs bei der Leaderstellung angezeigt werden?
  • Sollen Unternehmen dieses Typs Lieferantenfunktionen (z.B. als Auswahl beim erstellen von Eingangsrechnungen) erhalten?

Im Unternehmenstyp kannst du auch einen Nummernkreis für den jeweiligen Typ festlegen.

 

Wie kann ich einen Nummernkreis für Unternehmen anlegen?

Gehe dazu im Admin-Bereich unter "Standardwerte" und wähle im Dropdown-Menü den Unterpunkt "Unternehmenstypen" aus. Klicke auf "Bearbeiten", um den Unternehmenstypen Nummernkreise zuzuweisen. 

Grundsätzlich können Nummernkreise nur Unternehmenstypen zugewiesen werden, es kann also keinen übergreifenden Nummernkreis geben, der über alle Unternehmenstypen hinweg zählt.

Unternehmenstypen.JPG

Mit der Startnummer kannst du den Beginn des Nummernkreises definieren.

Die Zählung bestimmt, wie der Nummernkreis abläuft. Beachte dabei, dass die Zählung bei der darauffolgenden Zahl beginnt. Wenn du also '0' eingibst, geht die Zählung mit '1' los. Kontinuierlich zählt unendlich hoch. Musterbeispiel: K-001 > K-002 > …003…004 usw. (Schema: K-###). Jährlich generiert ab dem neuen Jahr einen neuen Nummernkreis. Musterbeispiel: K-16-001 > ab Jahr 2017 folgt > K-17-001 (Schema: K-$yy$-###)

Damit der Nummernkreis deiner gewünschten Ziffern- und Zahlenabfolge entspricht, musst du noch den Schema-Text eintragen. 
Folgende Platzhalter kannst du händisch eingeben oder per Klick hinzufügen: 

Platzhalter

Bedeutung

Beschreibung

#

Laufende Nummer

Nummer wird in der länge dargestellt, die die Nummer tatsächlich hat, ohne vorangestellte Nullen.

#######

Nummer (lang)

Hier wird die Länge der Nummer vordefiniert. Hat die laufende Zahl weniger Zeichen, so werden die Stellen mit Nullen aufgefüllt. Bspw. #### & 10 wird 0010

$yyyy$

Jahr

 

$yy$

Jahr (kurz)

Die Kurzform des Jahres wird mit den letzten zwei Ziffern dargestellt. Bsp: 2016 wird 16

$kw$

Kalenderwoche

 

$mm$

Monat

 

$dd$

Tag

 

$kunde_name$

Kundenname

 

Kann ich in den Nummernkreisen für Unternehmen zwischen den Unternehmenstypen unterscheiden?

Ja, Nummernkreise werden sogar grundsätzlich je Unternehmenstyp festgelegt. Es gibt keine übergreifenden Nummernkreise für alle Unternehmenstypen. 

Schau Dir dazu auch diesen Artikel an: Wie kann ich einen Nummernkreis für Unternehmen anlegen?

Wie lege ich Rechnungs- Liefer- und Standardadressen im Unternehmen an?

Wenn Du in den Unternehmensdetails im Reiter "Allgemein" bist, klicke dort auf "Bearbeiten". Es erscheint nun der Button "+Adresse hinzufügen". Wenn Du darüber nun eine Adresse hinzufügst, kannst Du in der Dropdown "Standard für Belegtypen" Standardadressen für Rechnungen, Lieferscheine und viele weitere Typen festlegen. 

adresse.gif

 

Wo kann ich eine Debitorennummer anlegen?

Eine Debitorennummer kannst Du direkt im Unternehmen anlegen. Gehe dazu in den Unternehmensdetails in den Reiter "Allgemein" und dort in das Feld "Belegeinstellungen". 

Falls Du möchtest, dass Kundennummer und Debitorennummer deckungsgleich sind, kannst Du das in den Beleg-Standardwerten festlegen.

Belegeinstellungen.JPG

Wie definiere ich Standard Liefer- und Zahlungsbedingungen eines Unternehmens?

Um Standard Liefer- und Zahlungsbedingungen bei einem Unternehmen zu hinterlegen, gehe zunächst im Admin-Bereich unter "Beleg-Standardwerte" und definiere in den entsprechenden Feldern Liefer- und Zahlungsbedingung.

Liefer_Zahl_admin.JPG

Gehe anschließend in das Unternehmensmodul, wähle ein Unternehmen aus und klicke im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten". Im Feld "Belegeinstellungen" kannst Du nun die aus den im Admin-Bereich angelegten Liefer- und Zahlungsbedingungen auswählen.

standard_zahlungsbedingung.JPG

Speichern nicht vergessen!

 

Wie wird eine Verrechnungssatzregel in einem Unternehmen angegeben?

Zunächst einmal benötigst Du einen Verrechnungssatz, den Du im Unternehmen hinterlegen kannst. Schau dir dazu am besten diesen Artikel an:

Wie definiere ich verschiedene Verrechnungssätze?

Anschließend kannst Du den Verrechnungssatz bei einem Unternehmen hinterlegen.

Wähle dazu das betreffende Unternehmen in der Übersicht aus und klicke im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten".

Im Feld "Allgemein" kannst Du nun per Dropdown-Menü den entsprechenden Verrechnungssatz auswählen.

Speichern nicht vergessen!

 

Wo werden eigene Datenfelder für Unternehmen angelegt?

Im HQ hast du die Möglichkeit, eigene Datenfelder anzulegen, unter anderem für Unternehmen. Diese Datenfelder bieten die Möglichkeit, zu einem Unternehmen zusätzliche Informationen zu speichern und diese mit auf deine Belege zu übertragen.

Zum Anlegen gehst du erst einmal unter Admin/Standardwerte. Hier wählst du nun oben links im Dropdown "Datenfelder Unternehmen" aus.

datenfUnternehemen.gif

Sobald die Seite geladen hast, klickst du nun oben rechts auf "Datenfeld hinzufügen". Danach kannst du die Informationen zu dem neuen Datenfeld hinterlegen und anschließen auf speichern klicken.

datenfUnternehemen1.gif

Nach einem Neuladen der Seite ist das Datenfeld nun am Unternehmen sichtbar.

datenfUnternehemen2.gif

 

Wie hinterlege ich PO-Nummern in einem Unternehmen?

Um PO-Nummern zu hinterlegen, gehe zunächst in das Modul "Unternehmen" und wähle den Kunden aus, bei dem Du die PO-Nummer hinterlegen möchtest. Im Reiter "PO-Nummern" kannst Du nun über den Button "+Add new record" eine PO-Nummer anlegen.

Von nun an kannst Du Angebote und Rechnungen der PO-Nummer zuordnen und hast so einen super Überblick über deine PO's.

Sollte dieser Reiter bei Euch nicht angezeigt werden, wende Dich bitte an den Support mit der Bitte, den entsprechenden Modulabschnitt für Euch einzuschalten.