Um z.B. zum Jahreswechsel die Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit) an den Steuerberater zu übergeben, kann das Modul "Abwesenheiten" genutzt werden.
Das Modul findest Du entweder im Bereich "Benutzer" oder "Controlling". Ggf. muss das Modul auch noch freigeschaltet werden. Hierfür kannst Du dich an unsere Support wenden.
In der Benutzer-Verwaltung können Administratoren und Personalverantwortliche Abwesenheiten für die Mitarbeiter eintragen. Abwesenheiten kannst du beim Benutzer im Reiter "Abewesenheiten" eintragen, indem du auf "Neue Abwesenheit vermerken" gehst. Dabei gibt es eine große Auswahl von unterschiedlichen Abwesenheitstypen.
Dieser Artikel zeigt dir, wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auswirken und kann dir dabei helfen, die richtige Abwesenheit auszuwählen.
Der Abwesenheitstyp "Krankheit" ist relativ selbsterklärend und wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Krankheit" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
2. Kind krank
Wenn dein Kind krank ist und du deswegen nicht arbeiten kannst, wählst du als Abwesenheitstyp "Kind krank" aus. Dieser Abwesenheitstyp verhält sich wie der Typ "Krankheit". Im Arbeitszeitkonto wird dem Mitarbeiter die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
Wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Um dies kenntlich zu machen, kann man diesen Abwesenheitstypen verwenden.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und als "Krankheit" gekennzeichnet:
Der Abwesenheitstyp "Überstundenabbau" kann dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter viele Überstunden angehäuft hat und diese entsprechend wie Urlaub abbauen möchte.
Anders als bei Krankheit oder Urlaub, wird die nicht geleistete Arbeitszeit dabei im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters nicht als HABEN gezählt. Im Arbeitszeitkonto stehen dort dann entsprechend Minusstunden, da sich die gesammelten Überstunden beim Abbau verringern müssen:
ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Überstundenabbau genehmigt wurde.
5. Remote Arbeit
Wenn du an einem Ort außerhalb von deiner Arbeit arbeitest, kannst du als Abwesenheitstyp "Remote-Arbeit" eingeben. Dieser verändert nichts an deiner Ist- und Sollzeit und wird gehandhabt wie ein normaler Arbeitstag. Jedoch wird dieser Abwesenheitstyp im Abwesenheitswidget im Dashboard angezeigt.
Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nicht arbeiten können (z.B. Stromausfall oder Wasserschaden im Büro). Hier kann man den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" verwenden.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Betriebliche Abwesenheit" gekennzeichnet:
Es gibt Situationen, bei denen Mitarbeitern ein freier Tag erlaubt wird, ohne das diese Abwesenheit vergütet wird. Für solche Fälle gibt es den Typ "Persönliche Gründe".
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei dieser Abwesenheit die fehlenden SOLL-Stunden nicht gutgeschrieben und die fehlenden Stunden beim Überstundensaldo als Minusstunden gewertet:
Der Abwesenheitstyp "Fortbildung" ist genau dafür gedacht, zu kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter wegen einer betrieblichen Fortbildung abwesend ist.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Fortbildung" gekennzeichnet:
Dieser Abwesenheitstyp wird verwendet, wenn ein Auszubildender aufgrund der Teilnahme an einer Berufsschule abwesend ist.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
10. Mutterschutz
Der Abwesenheitstyp "Mutterschutz" verhält sich im HQ wie der Typ "Elternzeit". Hier werden dem Mitarbeiter die Soll-Stunden automatisch gutgeschrieben:
11. Elternzeit
Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit geht, kann dafür dieser Abwesenheitstyp genutzt werden.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
12. Urlaub
Urlaub ist neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit wahrscheinlich die gängigste Abwesenheit im HQ. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub selbst eintragen und dieser muss dann vom Personalverantwortlichen (mit Berechtigung) genehmigt werden.
Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typ "Urlaub" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Urlaub genehmigt wurde.
13. Unbezahlter Urlaub
Manche Unternehmen genehmigen für bestimmte Situationen eine unbezahlte Freistellung für eine gewisse Zeit (z.B. Klausurenphase eines studentischen Mitarbeiters). Tritt ein solcher Fall auf, kann dieser Abwesenheitstyp verwendet werden.
Im Arbeitszeitkonto werden bei dieser Abwesenheit die festgelegten SOLL-Stunden verworfen, damit beim Überstundensaldo keine Plus- oder Minusstunden entstehen:
14. Sonderurlaub
Es gibt bestimmte Situationen, für welche einem Mitarbeiter Sonderurlaub gewährt werden muss (z.B. wenn die Pflege eines erkrankten Kindes dies erfordert).
Dieser Abwesenheitstyp kann nur manuell eingetragen werden und verhält sich im Arbeitszeitkonto wie Urlaub. Dem Mitarbeiter werden die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:
Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start 2019 steht nichts mehr im Wege.
In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings. Am Besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.
Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen. Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt, das HQ zu nutzen, habt Ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen. Checkt am besten einmal für die Projekte unter Admin -> Standardwerte -> Bereich Nummernkreise und für Belege unter Admin -> Beleg-Standardwerte , wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2019 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentenvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.
Tipps: Hier könnt ihr noch einmal nachlesen, wie ihr einen Beleg-Nummernkreis einrichtet bzw. einen Nummernkreis für Projekte anlegt.
Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für eure Mitarbeiter die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr Übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.
Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eurer Mitarbeiter für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier). Dadurch werden die Konten eingefroren und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Überstunden oder Urlaubstagen vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?
In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter monatsweise als PDF-Dokument exportieren. Falls Ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden. Dabei könnt ihr auch den Kommentar (z.B: "Kind krank") im Feld "Beschreibung" einblenden.
Eine Grundlast kannst du im Modul "Benutzerverwaltung" einstellen. Dieses erreichst du über den Reiter "Benutzer" im Hauptmenü.
Hier kannst du nun links einen Benutzer auswählen und über den Button "Daten bearbeiten" Änderungen an den Stammdaten vornehmen.
Unten siehst du nun unter der Überschrift "Weitere Daten" das Feld Grundlast [h/Tag]. Hier kannst du die jeweilige Anzahl an Stunden eintragen, die für diesen Benutzer als Grundlast anfällt. Vergiss nicht, deine Änderungen über den Button oben in der Ansicht zu speichern.
Informationen dazu, wozu dir eine Grundlast dient, findest du hier: Was ist die Grundlast und welche Auswirkungen hat diese auf die Arbeitszeit?
In der Gruppenverwaltung kann man die Benutzer in Benutzergruppen einteilen. Für diese Benutzergruppen kann man neben der Rechtestufe auch festlegen, ob die Benutzergruppe eine Unternehmensfunktion besitzen soll oder nicht.
Ist die Unternehmensfunktion deaktiviert, so werden die Nutzer - wenn sie nicht noch anderen Benutzergruppen mit Unternehmensfunktion zugewiesen sind - nicht mehr als Mitarbeiter im System angezeigt. Sie werden nicht mehr in der Benutzerverwaltung oder generell als Ressource angezeigt. Dies ist dann sinnvoll, wenn Benutzer Admin-Rechte erhalten sollen aber nicht als Mitarbeiter im System verwaltet werden müssen.
Benutzer einer Benutzergruppe ohne Unternehmensfunktion können sich natürlich weiterhin mit ihren Account-Daten im HQ anmelden.
Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Personalverantwortliche haben. Nur den personalverantwortlichen ist es erlaubt, die Stammdaten, Urlaubs und die Zeiterfassungsdaten des jeweiligen Mitarbeiters zu pflegen. Ebenfalls erhalten die Personalverantwortlichen Hinweis-E-Mails aus der Zeiterfassung, sofern diese genutzt wird.
Bei der Genehmigung eines Urlaubsantrags kann ein Personalverantwortlicher entweder vollständig berechtigt oder nur in 1. Instanz berechtigt sein.
Ist der Personalverantwortliche vollständig berechtigt den Urlaubsantrag zu genehmigen kann er das auch tun. Gibt es jedoch auch einen Personalverantwortlichen, der nur in 1. Instanz berechtigt den Antrag zu genehmigen, so wird der Antrag erst an diesen verschickt und der finale Genehmigungsantrag geht an den vollständig berechtigten.
Ist der Personalverantwortliche nur in 1. Instanz berechtigt den Urlaubs zu genehmigen, meist weil er nur der Fachvorgesetzte ohne Personalverantwortung ist, bekommt er die Urlaubsanträge zu erst. Genehmigt er diesen, wird der finale Antrag an den vollständig berechtigten geleitet. Er darf jedoch regulär Anträge ablehnen.
Du kannst diesen einfach in der Benutzerverwaltung bei jedem Benutzer hinterlegen. Dazu wählst du einen Benutzer aus und klickst unter dem Reiter "Stammdaten" auf bearbeiten. Hier kannst du mit dem 'Plus' Symbol einen neuen Personalverantworlichen hinterlegen.
Tipp: Wenn ihr ein neues System habt oder noch kein Personalverantworlichen hinterlegt, benötigst du die Rechtestufe 5 um diesen in der Benutzerverwaltung zu sehen.
Die Grundlast ist der Wert (in Stunden), der an jedem normalen Arbeitstag von der Gesamtkapazität des Nutzers abgezogen. Dies wird in der Kapazitäts-/Ressourcenplanung herangezogen und sorgt dafür, dass einem Benutzer nicht unrealistisch viel Arbeit zugeteilt wird.
Informationen dazu, wie du eine Grundlast einstellst, findest du hier: Wie stelle ich eine Grundlast ein?
Der Kostensatz setzt sich im Normalfall aus den direkten Gehalts- und den anteiligen Normalkosten des Mitarbeiters zusammen und wird in der Berechnung der resultierenden Kosten durch die Arbeit auf Projekten herangezogen, wenn kein spezieller Satz in den Verrechnungssatzregeln hinterlegt wurde.
Der Verrechnungssatz ist die dem Mitarbeiter zugewiesene Regel, die bestimmt, welche Kosten intern für seine Arbeit anfallen und was ihr dem Kunden abrechnet. Wird der Mitarbeiter auf ein Projekt besetzt, könnt ihr ihm im Projektreiter "Team" einen Verrechnungssatz zuweisen. Ist der Mitarbeiter dort nicht hinterlegt, wird der Standardverrechnungssatz genutzt, den ihr am Kunden hinterlegen könnt. Gibt es auch diesen nicht, nutzt helloHQ (falls vorhanden) den am Benutzer hinterlegten Verrechnungssatz.
Die Verrechnungssätze kannst du im Admin-Bereich unter "Verrechnungssätze" definieren.
Hier kannst du verschiedene Verrechnungssatzregeln anlegen, die danach an den Benutzer oder Kunden gehängt werden können.
Hier kannst du eine neue Verrechnungssatzregel erstellen, benennen und einen Wert für externe und interne Stundensätze definieren.
Hier kannst du innerhalb deiner Verrechnungssatzregel zwischen den unterschiedlichen Projektrollen unterscheiden - und jeweils andere Werte definieren. Zur Auswahl stehen alle im System hinterlegten Projektrollen. So könnt ihr beispielsweise allen Benutzern in einem Projektteam den gleichen Verrechnungssatz zuweisen und helloHQ passt die Stundensätze automatisch auf Basis der Projektrolle an.
Hier kannst du innerhalb einer Verrechnungssatzregel zwischen den unterschiedlichen Aufgabentypen unterscheiden - und jeweils andere Werte definieren. Zur Auswahl stehen alle im System hinterlegten Aufgabentypen. Ihr könnt hier also definieren, dass bestimmte Tätigkeiten einen höheren oder niedrigeren Stundensatz mit sich bringen.
Wichtig: Ihr könnt ohne weiteres entweder die Rollenregeln oder die Aufgabentypregeln verwenden. Wollt ihr beides in Kombination nutzen, dann müsst ihr jede Aufgabentypregel mit einer Projektrolle kombinieren, damit die Zuweisung funktioniert. Dies sieht dann wie folgt aus:
Das hinterlegte Land sowie Bundesland im Benutzer, legen fest, welche Feiertage für den Benutzer als freie Arbeitstage im HQ hinterlegt werden.
Hinweis: Sind gesetzliche Feiertage nur in bestimmten Regionen eines Bundeslandes gültig, ist dafür kein Feiertag im System hinterlegt, da wir nur Feiertage für das gesamte Bundesland eintragen können. In diesem Fall muss der Feiertag über den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" an den entsprechenden Mitarbeiter*innen hinzugefügt werden. Das kann für ganze Benutzergruppen gesammelt geschehen.
Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.
Du kannst eine Arbeitszeitregel in der Benutzerverwaltung erstellen und bearbeiten.
Klicke dazu in der Benutzerverwaltung einfach auf den Button "Aktion" und wähle "Arbeitszeitregel bearbeiten...".
Anschließend kannst du der Arbeitszeitregel eine Bezeichnung geben und die Regel bestimmen. 
(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)
Die Überstundengrenze ist die maximal erlaubte Anhäufung von Überstunden im Arbeitszeitkonto. Wird in einem Monat diese Grenze überschritten, so werden darüber hinausragenden Überstunden beim Monatsabschluss automatisch abgezogen.
(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)
Die monatlichen abgegoltenen Überstunden ist eine Grenze, die erst überschritten werden muss, damit Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Alle bis zu dieser Grenze angehäuften Überstunden verfallen automatisch.
Beispiel: Der Soll im Monat beträgt 160h. Es wurden 175h Stunden gearbeitet und es ist eine Grenze von 10 monatlich abgegoltenen Überstunden definiert. Es werden automatisch 10h abgegolten und 5h dem Überstundenkonto gutgeschrieben.
(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)
Es können entweder die gesetzlichen Pausenzeiten verwendet werden oder alternativ feste Pausenzeiträume definiert werden. Werden die gesetzlichen Pausenzeiten in der Zeiterfassung verwendet so werden automatisch folgenden Pausenzeiten hinterlegt:
Ab 6h Arbeitszeit werden 30min Pause abgezogen.
Ab 9h Arbeitszeit werden 45min Pause abgezogen.
Eine Arbeitszeit länger als 10h ist in diesem Modus nicht zulässig.
Hinweis: Die gesetzliche Pausenzeitregel funktioniert aktuell nur bei Zeiterfassungen, die über die Stoppuhr angelegt oder über das Dashboard-Widget bzw. die Benutzerverwaltung nachgetragen werden. Sollen die Pausen über Reportings manuell angelegt werden, dann müsste die gesetzliche Pausenzeitregel deaktiviert werden, da ein manuelles Eintragen der Pausen mit der gesetzlichen Arbeitszeitregel und unserem System Setting "Reporting = Zeiterfassung" nicht kompatibel ist.
Das System Setting löst aus, dass für jedes angelegte Reporting automatisch auch eine entsprechende Zeiterfassung angelegt wird.
Wenn nicht die gesetzlichen Regelungen verwendet werden, können alternativ hier Pausenzeiträume definiert werden. Wird ein solcher Pausenzeitraum in der Zeiterfassung überlaufen, so wird automatisch die Pausenzeit abgezogen. Wird eine Pausenzeit nur anteilig überlaufen, bspw. da der Mitarbeiter in der Pause erst erscheint oder geht, so wird die Pause auch nur anteilig beachtet.
(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)
Die Arbeitszeiten sollen nicht krumm bleiben, wie sie gestempelt worden? Dann bist du hier genau richtig. Hier kann definiert werden, in welche Richtung und auf welchen Wert gerundet werden soll. Bspw. immer auf die nächsten vollen 15 Minuten.
(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)
Die ausgewiesenen Zeiten können hier individuell definiert werden und werden automatisch auf dem PDF-Export des Arbeitszeitkontos für jeden Monat in Stunden ausgewiesen. Pausenzeiten sind hier entsprechen bereits abgezogen.
Folgende Möglichkeiten gibt es hier:
Tageszeitbereich: Die Arbeitszeit innerhalb einer frei definierbaren Start- und Endzeit.
Wochentagsarbeit: Arbeitszeit von Mo-Fr.
Samstagsarbeit: Arbeitszeit an Samstagen.
Sonntagsarbeit: Arbeitszeit an Sonntagen.
Feiertagsarbeit: Arbeitszeit an gesetzlichen Feiertagen.
Feiertagsarbeit (besondere Tage): Arbeitszeit an Heiligabend und Silvester-Abend.
Stunden über Grenze: Arbeitszeit über einer bestimmten Schwelle, wenn diese während einer Zeiterfassung überschritten wird. Hier können auch mehrere Grenzen definiert werden und angegeben werden, ob eine Regel zwischen zwei Grenzen die Stunden ausweisen soll oder nach oben offen all Stunden ausweisen soll
Beispiel: Stunden ausweisen ab 8h bis zur nächsten Grenze und Stunden ausweisen ab 10h bis open-end.
Die Zuweisung machst du ebenfalls in der Benutzerverwaltung.
Klicke auf den gewünschte Benutzer, anschließend auf den Reiter "Arbeitszeiten" und wähle "Bearbeiten". Nun wähle die entsprechende Arbeitszeitregel für den Benutzer aus.
Du kannst Zeiterfassungen in der Benutzerverwaltung nachtragen.
Wähle dazu den entsprechenden Benutzer an und klicke auf den Tab "Zeiterfassung" auf der rechten Seite.
Anschließend kannst du auf den grünen Button "Zeiterfassung nachtragen" klicken.
Fülle anschließend das Fenster entsprechend aus. 
Klicke abschließend auf Speichern um den Eintrag zu sichern.
Hinweis: Sollte dir das Modul Benutzer > Verwaltung nicht zur Verfügung stehen, kannst du die Zeiterfassung auch über das entsprechende Dashboard-Widget nachtragen.
Wurde ein Urlaubsantrag genehmigt, kann dieser nur noch in der Benutzerverwaltung gelöscht werden.
Wähle den Mitarbeiter vorerst aus und klicke anschließend auf den Reiter "Abwesenheiten".
Nun siehst du eine Jahresübersicht über alle eingetragenen Abwesenheiten des Benutzers.
Du kannst einen genehmigten Urlaub hier bearbeiten oder löschen.
Überstunden werden aus den Präsenzzeiten berechnet. Es werden die per Stoppuhr erfassten Präsenzzeiten mit der in der Benutzerverwaltung hinterlegten Wochenarbeitszeit verglichen. Das HQ vergleicht also Soll und Haben eines Mitarbeiters.
Wenn ein Mitarbeiter krank ist, werden die Stunden einfach gut geschrieben. Es bleiben also 8 Stunden Soll und es werden 8 Stunden Haben gutgeschrieben.
Einen Export der monatlichen Arbeitszeiten kannst du in der Benutzerverwaltung generieren.
Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und gehe in den Reiter "Arbeitszeitkonto".
Hier kannst du nun oben den Button "Export PDF" wählen.
Beispiel-Export:
Max Mustermann_Juni 2017.pdf
Durch den Abschluss eines Monats wird der Datensatz für den Mitarbeiter und den Monat 'eingefroren' und fest weggespeichert. Wir empfehlen das deshalb nach Ablauf eines Monats immer zu machen. So wird das Arbeitszeitkonto nicht durch Änderungen der Urlaubstage, Arbeitszeiten, etc. geändert.
Ist ein Monat abgeschlossen, so kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Das Umbuchen von Stunden und Urlaubstagen ist dann nicht mehr möglich. Wichtig: Lediglich das Arbeitszeitkonto inkl. Saldo - nicht die ganze Präsenzzeit-Erfassung - wird für den Monat eingefroren. Dafür gäbe es weitere Settings. Der zuletzt abgeschlossene Monat kann bei dringenden Korrekturen wieder geöffnet werden.
Tipp: Der Abschluss des aktuell laufenden Monats ist nicht möglich.
Einen Monat abschließen kannst du in der Benutzerverwaltung. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und gehe in den Reiter "Arbeitszeitkonto". Hier kannst du nun oben den Button "Monat abschließen" wählen.
Du kannst dies auch für alle Mitarbeiter oder Benutzergruppen gleichzeitig machen, um nicht in jedes Arbeitszeitkonto von jedem Benutzer wechseln zu müssen. Dazu drückst du in der Benutzerverwaltung oben links auf den "Aktionen..." Button und wählst "Monat abschließen" aus.
Urlaubstage kannst du im Arbeitszeitkonto eines Benutzers umbuchen.
Gehe dazu in die Benutzerverwaltung und wähle den gewünschten Mitarbeiter an.
Klicke anschließend auf den Reiter "Arbeitszeitkonto".
Hier findest du oben den Button "Urlaubstage umbuchen".
Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Urlaubstage umbuchen kannst.
Du kannst aus drei Arten von Umbuchungen wählen.
Überstunden kannst du im Arbeitszeitkonto eines Benutzers umbuchen.
Gehe dazu in die Benutzerverwaltung und wähle den gewünschten Mitarbeiter an.
Klicke anschließend auf den Reiter "Arbeitszeitkonto".
Hier findest du oben den Button "Stunden umbuchen".
Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Stunden umbuchen kannst. Du kannst aus drei Arten von Umbuchungen wählen:
Auszahlung Überstunden, Verfallene Überstunden und Nachtrag Überstunden
Ein Arbeitszeitkonto kannst du in der Benutzerverwaltung einrichten.
Gebe als erstes die Urlaubstage für den Benutzer ein und definiere das Eintrittsdatum und ggf. das Austrittsdatum des Nutzers. Dies wirkt sich auf den Sollwert des Mitarbeiters aus.
Achte darauf, dass das Bundesland und das Land richtig angegeben sind, damit das HQ die korrekten Feiertage berücksichtigen kann.
2.1 Klicke nun auf den Reiter Arbeitszeiten und gebe die Arbeitszeiten für die einzelnen Wochentage an. Dies geht nur, wenn die Arbeitszeitregel keinen Schichtdienst definiert. Die Arbeitszeitregeln kannst du über den Button ‚Aktionen‘ definieren.
Tipp:
Man kann die eingetragenen Arbeitszeiten über eine Arbeitszeitregel beeinflussen. Dadurch können sich die Soll-Arbeitszeiten im Arbeitszeitkonto verändern.
2.2 Setze den Haken bei ‚feste Arbeitszeiten‘ wenn der Benutzer zu den eingebenen Zeiten zu arbeiten hat. Dadurch werden Emails bei fehlendem Einstempenl in der Zeiterfassung an den Personalverantwortlichen gesendet.
2.3 Die Summer der eingetragenen Arbeitszeiten abzüglich der in der Arbeitszeitregel hinterlegten Pausenzeiten ergibt die Wochenarbeitszeit.
3.1 Trage jetzt die geplanten Abwesenheiten des Benutzers ein (z.B Uraub, Fortbildungen etc.). Gehe dazu auf den Reiter Abwesenheiten und klicke auf den Button ‚Neue Abwesenheit vermerken‘.
4.1 Gehe jetzt in den Tab Arbeitszeitkonto um den Saldo zu kontrollieren und ggf. zu ändern und klicke auf den Vormonat. Wenn du also im Oktober mit der Zeiterfassung starten möchtest, buchst du die Stunden im September um.
4.2 Dazu passt du den Wert "Überstundensaldo Monatsende" an, indem du die Stunden über den Button Stunden umbuchen und der Auswahl im DropDown-Menü Nachtrag Überstunden umbuchst. Der Saldo basiert jetzt auf den eingegebenen Daten.
Dadurch steht dieser Wert nun auf 0 oder auf dem echten Wert des Users. Wenn er/sie z.B zum Ende des Vormonats 5 Überstunden hat, dann setze ihn auf 5 anstatt 0.
4.3 Klicke anschließend auf Speichern um die Umbuchung zu übernehmen.
4.4 Als letzten Schritt kontrolliere noch einmal alle Eingaben und schließe dann den Monat ab, in dem du die Stunden umgebucht hast.
Nun sind alle Daten der Vergangenheit eingefroren und können nicht mehr verändert werden.
Denk daran, jeden neuen Monat den Vormonat abzuschließen, damit sich keine Daten verändern, wenn man bspw. Arbeitszeiten ändert. Wieso das im Detail wichtig ist und wie das mit dem Abschließen des Monats genau funktioniert, erklären wir hier.
In der Benutzerverwaltung unter den Stammdaten findest du eine Übersicht der Urlaubstage aus dem letzten Jahr sowie für das aktuelle und die nächsten zwei Jahre.
Mit einem Klick auf das PDF-Symbol kannst du dir eine Übersicht der Urlaubstage aus dem entsprechenden Jahr herunterladen.
Hier können die Schichten definiert werden. Eine Schicht besteht immer aus den Informationen:
Startzeit: Beginn der Schicht.
Endzeit: Ende der Schicht.
Kürzel: Das in der Schichtplanung und in der Schichtsequenz genutzte Symbol zur Identifizierung der Schicht.
Bezeichnung: Der ausgeschriebene Name der Schicht. Beispiel: Nachtschicht, Kürzel 'N'.
Farbe: Die Farbe in der die Schicht in der Schichtplanung angezeigt wird.
Die Schichtsequenz ist die Abfolge in der ein Mitarbeiter die verschiedenen Schichten durchläuft. Genutzt wird hierzu das vorher definierte Schichtkürzel. Das '-' definiert einen arbeitsfreien Tag.
Beispiel: FFSSNN-- würde bedeuten ein Mitarbeiter durchläuft die Schichten in der Reihenfolge Früh-Früh-Spät-Spät-Nacht-Nacht-Frei-Frei, wenn dieser entsprechend des Schichtmodells eingeplant wird.
Du musst den vorherigen Monat abschließen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Arbeitszeiten in der Vergangenheit ändern und sich die Soll-Stunden im Arbeitszeitkonto verändern.