Mitarbeiterverwaltung

Wie kann ich die Abwesenheiten der Mitarbeiter exportieren?

Um z.B. zum Jahreswechsel die Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit) an den Steuerberater zu übergeben, kann das Modul "Abwesenheiten" genutzt werden.

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Das Modul findest Du entweder im Bereich "Benutzer" oder "Controlling". Ggf. muss das Modul auch noch freigeschaltet werden. Hierfür kannst Du dich an unsere Support wenden.

 

Wie funktioniert der Globale Kalender?

Im Globalen Kalender, teilweise auch Disposition genannt, siehst du Termine und Aufgaben aller Ressourcen in einem von dir definierten Zeitraum. Falls du dieses Modul in deinem HQ noch nicht findest, es aber gerne nutzen würdest, schreib uns einfach eine kurze Nachricht an den Support.

Zunächst kannst du auf der linken Seite einstellen, für welche Ressourcen du dir die Termine und Aufgaben ansehen möchtest. Dadurch kannst du deinen Kalender übersichtlich halten und nur relevante Informationen anzeigen lassen. Du kannst einzelne Ressourcen selektieren oder ganze Gruppen ein-, beziehungsweise ausblenden. Da es nicht nur Benutzerressourcen gibt, hast du die Möglichkeit, dich bei der Auswahl auf Benutzer zu beschränken. Dies tust du, indem du einfach einen Haken bei "Nur Benutzer" setzt.

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Wichtig: Hast du an dieser Stelle oder auch bei den Checkboxen über dem Kalender eine Angabe verändert, musst du einmal den Button "Aktualisieren"(rechts oben) nutzen, um die Änderungen wirksam zu machen. Alternativ kannst du, wenn du nur die Auswahl der Ressourcen verändert hast, den Pfeil auf der linken Seite nutzen.

Hast du nun eine oder mehrere Ressourcen ausgewählt und aktualisiert, siehst du schonmal die ersten Termine.

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Jetzt kannst du deine Ansicht der Termine weiter konfigurieren. Du kannst entscheiden, ob du dir die Termine für einen Tag, eine Woche, einen Monat, einen individuell festlegbaren Zeitraum (Timeline) oder eine bestimmte Anzahl an Tagen (Multi-day) anzeigen lassen willst.

Dispo_Week_JD_Nadine_timeframe.png

Die Checkboxen oben bieten dir außerdem zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten. "Gruppierung aufheben" bedeutet, dass dir nicht mehr für jede Ressource ein eigener Zeitraum angezeigt wird, in dem die Termine gruppiert sind. Stattdessen siehst du alle Termine der ausgewählten Ressourcen in einem Zeitraum.

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Die Checkbox "Abwesenheiten bei Gruppierung aufheben" sorgt dafür, dass du, solange du die Daten gruppierst, keine Abwesenheiten im Kalender siehst. "Extra Zeile für den ganzen Tag" bedeutet, dass du über dem Kalender eine weitere Zeile einfügst, in der markiert wird, wenn eine Ressource für einen gesamten Tag auf einen bestimmten Termin verplant ist. Die letzte Auswahlmöglichkeit ist selbsterklärend. Fällt ein Termin im Rahmen eines Projektes an, kannst du dir den "Projektnamen im Termin" anzeigen lassen.

Zu guter letzt gibt es noch 4 Funktionen, die dir helfen sollen, den globalen Kalender möglichst schnell und komfortabel nutzen zu können. 

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Der linke Button sorgt dafür. dass dir auf einen Klick die zuletzt selektierten Ressourcen wieder angezeigt werden. Der zweite Button von links, ist ein schneller Weg, um dir nur deine eigenen Termine anzeigen zu lassen und ersetzt somit das Suchen und Selektieren in der Ressourcenliste. Unter dem dritten Button findest du eine Legende, die dir die Farben der verschiedenen Termine und Abwesenheiten erklärt. Und zu guter Letzt bietet dir der vierte Button die Möglichkeit, deine konfigurierte Ansicht zu speichern, sodass du nicht jedes Mal erneut deine Einstellungen treffen musst, sondern sofort darauf zurückgreifen kannst.

Wie wirken sich die verschiedenen Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto aus?

In der Benutzer-Verwaltung können Administratoren und Personalverantwortliche Abwesenheiten für die Mitarbeiter eintragen. Dabei gibt es eine große Auswahl von unterschiedlichen Abwesenheitstypen.

 

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Dieser Artikel zeigt dir, wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auswirken und kann dir dabei helfen, die richtige Abwesenheit auszuwählen.

 

1. Krankheit

Der Abwesenheitstyp "Krankheit" ist relativ selbsterklärend und wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Krankheit" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

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2. Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)

Wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Um dies kenntlich zu machen, kann man diesen Abwesenheitstypen verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typen "Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und als "Krankheit" gekennzeichnet:

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3. Urlaub

Urlaub ist neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit wahrscheinlich die gängigste Abwesenheit im HQ. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub selbst eintragen und dieser muss dann vom Personalverantwortlichen (mit Berechtigung) genehmigt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit des Typ "Urlaub" die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

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ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Urlaub genehmigt wurde.

 

4. Überstundenabbau

Der Abwesenheitstyp "Überstundenabbau" kann dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter viele Überstunden angehäuft hat und diese entsprechend wie Urlaub abbauen möchte.

Anders als bei Krankheit oder Urlaub, wird die nicht geleistete Arbeitszeit dabei im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters nicht als HABEN gezählt. Im Arbeitszeitkonto stehen dort dann entsprechend Minusstunden, da sich die gesammelten Überstunden beim Abbau verringern müssen:

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ACHTUNG: Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto erst angezeigt, wenn der Überstundenabbau genehmigt wurde.

 

5. Betriebliche Gründe

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nicht arbeiten können (z.B. Stromausfall oder Wasserschaden im Büro). Hier kann man den Abwesenheitstyp "Betriebliche Gründe" verwenden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Betriebliche Abwesenheit" gekennzeichnet:

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6. Persönliche Gründe

Es gibt Situationen, bei denen Mitarbeitern ein freier Tag erlaubt wird, ohne das diese Abwesenheit vergütet wird. Für solche Fälle gibt es den Typ "Persönliche Gründe".

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei dieser Abwesenheit die fehlenden SOLL-Stunden nicht gutgeschrieben und die fehlenden Stunden beim Überstundensaldo als Minusstunden gewertet:

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7. Fortbildung

Der Abwesenheitstyp "Fortbildung" ist genau dafür gedacht, zu kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter wegen einer betrieblichen Fortbildung abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben und die Abwesenheit als "Fortbildung" gekennzeichnet:

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8. Berufsschule

Dieser Abwesenheitstyp wird verwendet, wenn ein Auszubildender aufgrund der Teilnahme an einer Berufsschule abwesend ist.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

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9. Sonderurlaub

Es gibt bestimmte Situationen, für welche einem Mitarbeiter Sonderurlaub gewährt werden muss (z.B. wenn die Pflege eines erkrankten Kindes dies erfordert).

Dieser Abwesenheitstyp kann nur manuell eingetragen werden und verhält sich im Arbeitszeitkonto wie Urlaub. Dem Mitarbeiter werden die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

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10. Elternzeit

Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit geht, kann dafür dieser Abwesenheitstyp genutzt werden.

Im Arbeitszeitkonto werden dem Mitarbeiter bei einer Abwesenheit dieses Typs die fehlenden SOLL-Stunden gutgeschrieben:

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11. Unbezahlter Urlaub

Manche Unternehmen genehmigen für bestimmte Situationen eine unbezahlte Freistellung für eine gewisse Zeit (z.B. Klausurenphase eines studentischen Mitarbeiters). Tritt ein solcher Fall auf, kann dieser Abwesenheitstyp verwendet werden.

Im Arbeitszeitkonto werden bei dieser Abwesenheit die festgelegten SOLL-Stunden verworfen, damit beim Überstundensaldo keine Plus- oder Minusstunden entstehen:

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Was muss beim Jahreswechsel beachtet werden?

Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start 2019 steht nichts mehr im Wege. 

1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen

In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings. Am Besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.

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2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen

Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen. Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt, das HQ zu nutzen, habt Ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen. Checkt am besten einmal für die Projekte unter Admin -> Standardwerte -> Bereich Nummernkreise und für Belege unter Admin -> Beleg-Standardwerte , wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2019 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentenvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.

Tipps: Hier könnt ihr noch einmal nachlesen, wie ihr einen Beleg-Nummernkreis einrichtet bzw. einen Nummernkreis für Projekte anlegt. 

3. Jahresurlaub setzen

Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für eure Mitarbeiter die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr Übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.

Jahresurlaub-setzten-HQLabs.jpg

4. Arbeitskonten abschließen

Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eurer Mitarbeiter für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier). Dadurch werden die Konten eingefroren und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Überstunden oder Urlaubstagen vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

5. Urlaubs- und Krankheitstage an den Steuerberater übergeben

In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter monatsweise als PDF-Dokument exportieren. Falls Ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden.

Abwesenheiten-HQLabs-1024x609.jpg

Wie stelle ich eine Grundlast ein?

Eine Grundlast kannst du im Modul "Benutzerverwaltung" einstellen. Dieses erreichst du über den Reiter "Benutzer" im Hauptmenü.

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Hier kannst du nun links einen Benutzer auswählen und über den Button "Daten bearbeiten" Änderungen an den Stammdaten vornehmen.

mitarbeiter_verw_daten_bearbeiten.PNG

Unten siehst du nun unter der Überschrift "Weitere Daten" das Feld Grundlast [h/Tag]. Hier kannst du die jeweilige Anzahl an Stunden eintragen, die für diesen Benutzer als Grundlast anfällt. Vergiss nicht, deine Änderungen über den Button oben in der Ansicht zu speichern. 

 

grundlast.PNG

 

Informationen dazu, wozu dir eine Grundlast dient, findest du hier: Was ist die Grundlast und welche Auswirkungen hat diese auf die Arbeitszeit?

 

Wie ändere ich nachträglich eine vertragliche Arbeitszeit?

Jeder Mitarbeiter hat im HQ seine eigenen Arbeitszeiten. Durch sie werden unter anderem die Soll-Arbeitszeit und die verfügbaren Kapazitäten berechnet, die sie an Projekten arbeiten können. Wenn du die Arbeitszeit eines Mitarbeiters ändern möchtest, gibt es einen wichtigen Schritt zu beachten:

Du musst den vorherigen Monat abschließen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Arbeitszeiten in der Vergangenheit ändern und sich die Soll-Stunden im Arbeitszeitkonto verändern.
 
Arbeitszeitkonto_Monat_abschlie_en_mit_Pfeil.png

Nun kannst du in der Benutzerverwaltung die Arbeitszeit im betroffenen Mitarbeiter ändern, indem du im Reiter Arbeitszeiten den Button 'Daten bearbeiten' auswählst.
 
Arbeitszeiten_bearbeiten_mit_Pfeil.png

Was bewirkt die Unternehmensfunktion?

In der Gruppenverwaltung kann man die Benutzer in Benutzergruppen einteilen. Für diese Benutzergruppen kann man neben der Rechtestufe auch festlegen, ob die Benutzergruppe eine Unternehmensfunktion besitzen soll oder nicht.

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Ist die Unternehmensfunktion deaktiviert, so werden die Nutzer - wenn sie nicht noch anderen Benutzergruppen mit Unternehmensfunktion zugewiesen sind - nicht mehr als Mitarbeiter im System angezeigt. Sie werden nicht mehr in der Benutzerverwaltung oder generell als Ressource angezeigt. Dies ist dann sinnvoll, wenn Benutzer Admin-Rechte erhalten sollen aber nicht als Mitarbeiter im System verwaltet werden müssen.

Benutzer einer Benutzergruppe ohne Unternehmensfunktion können sich natürlich weiterhin mit ihren Account-Daten im HQ anmelden.

Wo trage ich Abwesenheiten ein?

Eine Abwesenheit kannst du in der Benutzerverwaltung eintragen. Diese findest du unter dem Reiter Benutzer/Verwaltung im Hauptmenü.
Dann wählst du einen Benutzer aus und kannst dort im dritten Reiter über den Button 'Neue Abwesenheit vermerken' verschiedene Abwesenheiten auswählen.
 
 
Abwesenheit_mit_Pfeil.png
 
 
Die Abwesenheiten werden gegen die SOLL-Arbeitszeit gerechnet. Ist man beispielsweise an einem Tag mit 8h SOLL-Arbeitszeit krank und trägt man die Abwesenheit vom Typen "Krankheit" ein, dann stehen für den Tag keine -8h in den SOLL-Stunden.
 
Um dir die Auswahl des richtigen Abwesenheitstypen zu erleichtern, haben wir einen Artikel, der beschreibt wie sich die verschiedenen Typen auf das Arbeitszeitkonto auswirken und wann man welchen benutzen sollte. Schau dazu einfach hier: Wie wirken sich die verschiedenen Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto aus?

Was macht der Personalverantwortliche in HQ und wie richte ich ihn ein?

Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Personalverantwortliche haben. Nur den personalverantwortlichen ist es erlaubt, die Stammdaten, Urlaubs und die Zeiterfassungsdaten des jeweiligen Mitarbeiters zu pflegen. Ebenfalls erhalten die Personalverantwortlichen Hinweis-E-Mails aus der Zeiterfassung, sofern diese genutzt wird.

Bei der Genehmigung eines Urlaubsantrags kann ein Personalverantwortlicher entweder vollständig berechtigt oder nur in 1. Instanz berechtigt sein. 

Vollständig berechtigt

Ist der Personalverantwortliche vollständig berechtigt den Urlaubsantrag zu genehmigen kann er das auch tun. Gibt es jedoch auch einen Personalverantwortlichen, der nur in 1. Instanz berechtigt den Antrag zu genehmigen, so wird der Antrag erst an diesen verschickt und der finale Genehmigungsantrag geht an den vollständig berechtigten.

In 1. Instanz berechtigt 

Ist der Personalverantwortliche nur in 1. Instanz berechtigt den Urlaubs zu genehmigen, meist weil er nur der Fachvorgesetzte ohne Personalverantwortung ist, bekommt er die Urlaubsanträge zu erst. Genehmigt er diesen, wird der finale Antrag an den vollständig berechtigten geleitet. Er darf jedoch regulär Anträge ablehnen.

 

Du kannst diesen einfach in der Benutzerverwaltung bei jedem Benutzer hinterlegen. Dazu wählst du einen Benutzer aus und klickst unter dem Reiter "Stammdaten" auf bearbeiten. Hier kannst du mit dem 'Plus' Symbol einen neuen Personalverantworlichen hinterlegen.

Tipp: Wenn ihr ein neues System habt oder noch kein Personalverantworlichen hinterlegt, benötigst du die Rechtestufe 5 um diesen in der Benutzerverwaltung zu sehen.

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Wie funktioniert die Vertreterfunktion?

Der Vertreter eines Mitarbeiters in HQ kann dessen Account übernehmen, bspw. wenn dieser im Urlaub ist. Du kannst über das kleine Pfeil-Symbol in der HQ-Leiste neben deinem Benutzernamen den Benutzer wechseln. Ist da kein Pfeil? Dann bist du wohl für niemanden als Vertreter hinterlegt.

Ist der Pfeil da, kannst du hier zu den Benutzern wechseln, die du vertrittst. Du übernimmst für die Vertretungszeit die Steuerung des Nutzers und übernimmst seine Rechte, seine Ansichten und alles was dazugehört, als wärst du als dieser Nutzer angemeldet. Das hat den großen Vorteil, dass du deinen Kollegen tatsächlich wirklich vertreten kannst, die Aufgaben einsehen kannst und die Rechte hast, entsprechende Aktionen durchzuführen.

Du kannst jeder Zeit zu deinem Nutzer zurück wechseln, indem du nochmals auf die Pfeile neben deinem Namen in der HQ-Leiste klickst.

So hinterlegst du dich als Vertreter bei einem Benutzer

Du wechselst unter Benutzer in die Verwaltung und wählst den Benutzer aus, bei dem du dich als Vertreter anmelden willst. Anschließend klickst du unter dem Reiter Stammdaten auf den 'Bearbeiten' Button. Hier kannst unter 'Vertreter' auswählen und mit dem 'Plus' hinzufügen. Zum Schluss musst du deine Änderung oben links speichern. 

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Was ist die Grundlast und welche Auswirkungen hat diese auf die Arbeitszeit?

Die Grundlast ist der Wert (in Stunden), der an jedem normalen Arbeitstag von der Gesamtkapazität des Nutzers abgezogen. Dies wird in der Kapazitäts-/Ressourcenplanung herangezogen und sorgt dafür, dass einem Benutzer nicht unrealistisch viel Arbeit zugeteilt wird.  

Informationen dazu, wie du eine Grundlast einstellst, findest du hier: Wie stelle ich eine Grundlast ein?

Wie definiere ich einen internen Kostensatz?

Der Kostensatz setzt sich im Normalfall aus den direkten Gehalts- und den anteiligen Normalkosten des Mitarbeiters zusammen und wird in der Berechnung der resultierenden Kosten durch die Arbeit auf Projekten herangezogen, wenn kein spezieller Satz in den Verrechnungssatzregeln hinterlegt wurde.

Wo wird der mitarbeiterspezifische Verrechnungssatz definiert?

Der Verrechnungssatz ist die dem Mitarbeiter zugewiesene Standardverrechnungssatzregel. Wird der Mitarbeiter auf ein Projekt besetzt, wird diese Regel automatisch zur Fakturierung seiner Tätigkeit auf dem Projekt vorgeschlagen.

Die Verrechnungssätze kannst du im Admin-Bereich unter "Verrechnungssätze" definieren.

 

Hier kannst du verschiedene Verrechnungssatzregeln anlegen, die danach an den Benutzer oder Kunden gehängt werden können. Außerdem können diese in der Angebotskalkulation für die Kalkulation nach Arbeitszeit verwendet werden.

Neue Verrechnungssatzregel

Hier kannst du eine neue Verrechnungssatzregel erstellen, benennen und einen Wert für externe und interne Stundensätze definieren.

Rollen-Regel

Hier kannst du innerhalb deiner Verrechnungssatzregel zwischen den unterschiedlichen Projektrollen unterscheiden - und jeweils andere Werte definieren. Zur Auswahl stehen alle im System hinterlegten Projektrollen.

Tasktyp-Regel

Hier kannst du innerhalb einer Verrechnungssatzregel zwischen den unterschiedlichen Aufgabentypen unterscheiden - und jeweils andere Werte definieren. Zur Auswahl stehen alle im System hinterlegten Aufgabentypen.

Welche Auswirkungen hat das Land sowie das Bundesland?

Das hinterlegte Land sowie Bundesland im Benutzer, legen fest, welche Feiertage für den Benutzer als freie Arbeitstage im HQ hinterlegt werden.

Warum taucht ein Mitarbeiter in den Ressourcen nicht auf?

Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.

Wie wird eine Arbeitszeitregel erstellt?

Du kannst eine Arbeitszeitregel in der Benutzerverwaltung erstellen und bearbeiten. 
Klicke dazu in der Benutzerverwaltung einfach auf den Button "Aktion" und wähle "Arbeitszeitregel bearbeiten...".

Anschließend kannst du der Arbeitszeitregel eine Bezeichnung geben und die Regel bestimmen. 

 

Überstundengrenze

(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)

Die Überstundengrenze ist die maximal erlaubte Anhäufung von Überstunden im Arbeitszeitkonto. Wird in einem Monat diese Grenze überschritten, so werden darüber hinausragenden Überstunden beim Monatsabschluss automatisch abgezogen.

Monatlich abgegoltene Überstunden

(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)

Die monatlichen abgegoltenen Überstunden ist eine Grenze, die erst überschritten werden muss, damit Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Alle bis zu dieser Grenze angehäuften Überstunden verfallen automatisch.

Beispiel: Der Soll im Monat beträgt 160h. Es wurden 175h Stunden gearbeitet und es ist eine Grenze von 10 monatlich abgegoltenen Überstunden definiert. Es werden automatisch 10h abgegolten und 5h dem Überstundenkonto gutgeschrieben.

Gesetzliche Pausenzeiten verwenden

(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)

Es können entweder die gesetzlichen Pausenzeiten verwendet werden oder alternativ feste Pausenzeiträume definiert werden. Werden die gesetzlichen Pausenzeiten in der Zeiterfassung verwendet so werden automatisch folgenden Pausenzeiten hinterlegt:

Ab 6h Arbeitszeit werden 30min Pause abgezogen.
Ab 9h Arbeitszeit werden 45min Pause abgezogen.
Eine Arbeitszeit länger als 10h ist in diesem Modus nicht zulässig.

Pausenzeiten zu bestimmten Tageszeiten

Wenn nicht die gesetzlichen Regelungen verwendet werden, können alternativ hier Pausenzeiträume definiert werden. Wird ein solcher Pausenzeitraum in der Zeiterfassung überlaufen, so wird automatisch die Pausenzeit abgezogen. Wird eine Pausenzeit nur anteilig überlaufen, bspw. da der Mitarbeiter in der Pause erst erscheint oder geht, so wird die Pause auch nur anteilig beachtet.

Rundungsregeln für die Zeiterfassung

(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)

Die Arbeitszeiten sollen nicht krumm bleiben, wie sie gestempelt worden? Dann bist du hier genau richtig. Hier kann definiert werden, in welche Richtung und auf welchen Wert gerundet werden soll. Bspw. immer auf die nächsten vollen 15 Minuten.

Ausgewiesene Zeiten im Arbeitszeitkonto

(nur relevant wenn Zeiterfassung genutzt wird)

Die ausgewiesenen Zeiten können hier individuell definiert werden und werden automatisch auf dem PDF-Export des Arbeitszeitkontos für jeden Monat in Stunden ausgewiesen. Pausenzeiten sind hier entsprechen bereits abgezogen.

Folgende Möglichkeiten gibt es hier:

Tageszeitbereich: Die Arbeitszeit innerhalb einer frei definierbaren Start- und Endzeit.
Wochentagsarbeit: Arbeitszeit von Mo-Fr.
Samstagsarbeit: Arbeitszeit an Samstagen.
Sonntagsarbeit: Arbeitszeit an Sonntagen.
Feiertagsarbeit: Arbeitszeit an gesetzlichen Feiertagen.
Feiertagsarbeit (besondere Tage):  Arbeitszeit an Heiligabend und Silvester-Abend.
Stunden über Grenze: Arbeitszeit über einer bestimmten Schwelle, wenn diese während einer Zeiterfassung überschritten wird. Hier können auch mehrere Grenzen definiert werden und angegeben werden, ob eine Regel zwischen zwei Grenzen die Stunden ausweisen soll oder nach oben offen all Stunden ausweisen soll

Beispiel: Stunden ausweisen ab 8h bis zur nächsten Grenze und Stunden ausweisen ab 10h bis open-end.

 

Die Zuweisung machst du ebenfalls in der Benutzerverwaltung. 

Klicke auf den gewünschte Benutzer, anschließend auf den Reiter "Arbeitszeiten" und wähle "Bearbeiten". Nun wähle die entsprechende Arbeitszeitregel für den Benutzer aus. 

 

Wie werden Zeiterfassungen nachgetragen?

Du kannst Zeiterfassungen in der Benutzerverwaltung nachtragen. 
Wähle dazu den entsprechenden Benutzer an und klicke auf den Reiter "Zeiterfassung" auf der rechten Seite. 

Anschließend kannst du auf den Button "Zeiterfassung nachtragen" klicken. 

Fülle anschließend das Fenster entsprechend aus. 

Klicke abschließend auf Speichern um den Eintrag zu sichern.

 

Wie löscht man genehmigte Urlaubsanträge?

Wurde ein Urlaubsantrag genehmigt, kann dieser nur noch in der Benutzerverwaltung gelöscht werden. 

Wähle den Mitarbeiter vorerst aus und klicke anschließend auf den Reiter "Abwesenheiten". 
Nun siehst du eine Jahresübersicht über alle eingetragenen Abwesenheiten des Benutzers. 
Du kannst einen genehmigten Urlaub hier bearbeiten oder löschen. 

Wie rechnet das HQ die Überstunden zusammen?

Überstunden werden aus den Präsenzzeiten berechnet. Es werden die per Stoppuhr erfassten Präsenzzeiten mit der in der Benutzerverwaltung hinterlegten Wochenarbeitszeit verglichen. Das HQ vergleicht also Soll und Haben eines Mitarbeiters.

Wenn ein Mitarbeiter krank ist, werden die Stunden einfach gut geschrieben. Es bleiben also 8 Stunden Soll und es werden 8 Stunden Haben gutgeschrieben.

Wo bekomme ich einen Export der monatlichen Arbeitszeiten her?

Einen Export der monatlichen Arbeitszeiten kannst du in der Benutzerverwaltung generieren. 
Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und gehe in den Reiter "Arbeitszeitkonto". 
Hier kannst du nun oben den Button "Export PDF" wählen. 

 

Beispiel-Export: 

Max Mustermann_Juni 2017.pdf

Wie kann ich einen Monat abschließen?

Durch den Abschluss eines Monats wird der Datensatz für den Mitarbeiter und den Monat 'eingefroren' und fest weggespeichert. Wir empfehlen das deshalb nach Ablauf eines Monats immer zu machen. So wird das Arbeitszeitkonto nicht durch Änderungen der Urlaubstage, Arbeitszeiten, etc. geändert.
Ist ein Monat abgeschlossen, so kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Das Umbuchen von Stunden und Urlaubstagen ist dann nicht mehr möglich. Der zuletzt abgeschlossene Monat kann bei dringenden Korrekturen wieder geöffnet werden.

Tipp: Der Abschluss des aktuell laufenden Monats ist nicht möglich.

Einen Monat abschließen kannst du in der Benutzerverwaltung. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und gehe in den Reiter "Arbeitszeitkonto". Hier kannst du nun oben den Button "Monat abschließen" wählen. 

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Du kannst dies auch für alle Mitarbeiter oder Benutzergruppen gleichzeitig machen, um nicht in jedes Arbeitszeitkonto von jedem Benutzer wechseln zu müssen. Dazu drückst du in der Benutzerverwaltung oben links auf den "Aktionen..." Button und wählst "Monat abschließen" aus.

Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?

Überstunden kannst du im Arbeitszeitkonto eines Benutzers umbuchen. 

Gehe dazu in die Benutzerverwaltung und wähle den gewünschten Mitarbeiter an.
Klicke anschließend auf den Reiter "Arbeitszeitkonto". 

 

Hier findest du oben den Button "Urlaubstage umbuchen". 

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Urlaubstageumbuchen kannst. 

 

Du kannst aus drei Arten von Umbuchungen wählen. 

Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

Überstunden kannst du im Arbeitszeitkonto eines Benutzers umbuchen. 

Gehe dazu in die Benutzerverwaltung und wähle den gewünschten Mitarbeiter an.
Klicke anschließend auf den Reiter "Arbeitszeitkonto". 

 

Hier findest du oben den Button "Stunden umbuchen". 

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster in welchem du nun die Stunden umbuchen kannst. Du kannst aus drei Arten von Umbuchungen wählen:

Auszahlung Überstunden, Verfallene Überstunden und Nachtrag Überstunden

 

 

Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto einrichten ?

Ein Arbeitszeitkonto kannst du in der Benutzerverwaltung einrichten.

Arbeitszeitkonto_einrichten.gif

1. Stammdaten erfassen 

Gebe als erstes die Urlaubstage für den Benutzer ein und definiere das Eintrittsdatum und ggf. das Austrittsdatum des Nutzers. Dies wirkt sich auf den Sollwert des Mitarbeiters aus.

Achte darauf, dass das Bundesland und das Land richtig angegeben sind, damit das HQ die korrekten Feiertage berücksichtigen kann.

2. Arbeitszeiten

2.1 Klicke nun auf den Reiter Arbeitszeiten und gebe die Arbeitszeiten für die einzelnen Wochentage an. Dies geht nur, wenn die Arbeitszeitregel keinen Schichtdienst definiert. Die Arbeitszeitregeln kannst du über den Button ‚Aktionen‘ definieren.

Tipp:

Man kann die eingetragenen Arbeitszeiten über eine Arbeitszeitregel beeinflussen. Dadurch können sich die Soll-Arbeitszeiten im Arbeitszeitkonto verändern.

2.2 Setze den Haken bei ‚feste Arbeitszeiten‘ wenn der Benutzer zu den eingebenen Zeiten zu arbeiten hat. Dadurch werden Emails bei fehlendem Einstempenl in der Zeiterfassung an den Personalverantwortlichen gesendet.

2.3 Die Summer der eingetragenen Arbeitszeiten abzüglich der in der Arbeitszeitregel hinterlegten Pausenzeiten ergibt die Wochenarbeitszeit.

3. Abwesenheiten

3.1 Trage jetzt die geplanten Abwesenheiten des Benutzers ein (z.B Uraub, Fortbildungen etc.). Gehe dazu auf den Reiter Abwesenheiten und klicke auf den Button ‚Neue Abwesenheit vermerken‘.

4. Arbeitszeitkonto

4.1 Gehe jetzt in den Reiter Arbeitszeitkonto um den Saldo zu kontollieren und ggf. anzupassen. Der Saldo basiert jetzt auf den einegebenen Daten.

4.2 Um einen Saldo anzupassen, klicke auf ‚Stunden umbuchen‘. Trage nun die zu korrigierenden Stunden und Minuten ein und wähle ‚Nachtrag als Art der Umbuchung. Mach dies am Besten in dem Monat, bevor du mit der HQ
Zeiterfassung beginnen willst. Buche dort die Stunden um, sodass zum Ende des Vormonats entweder das Arbeitszeitkonto auf 0 steht (Stunden nachbuchen) oder auf dem echten Wert des Mitarbeiters stehen, wenn er/sie z.B zum Ende des Vormonats 5 Überstunden hat, dann auf 5 anstelle von 0.

4.3 Klicke anschließend auf Speichern um die Umbuchung zu übernehmen.

4.4 Als letzten Schritt, kontrolliere noch einmal alle Eingaben und schließe dann den Vormonat ab. Nun sind alle Daten der Vergangenheit eingefrohren und können nicht mehr verändert werden. Denk daran jeden Monat die Monate abzuschließen, damit sich keine Daten verädern, wenn man bspw. Arbeitszeiten ändert. 

Fertig! Du hast nun erfolgreich ein Arbeitszeitkonto angelegt. Weiterhin viel Erfolg mit dem HQ!

Wo kann ich eine Übersicht über die Urlaubstage der Mitarbeiter runterladen?

In der Benutzerverwaltung unter den Stammdaten findest du eine Übersicht der Urlaubstage aus dem letzten Jahr sowie für das aktuelle und die nächsten zwei Jahre. 

 

 

Mit einem Klick auf das PDF-Symbol Bildergebnis für pdf symbol kannst du dir eine Übersicht der Urlaubstage aus dem entsprechenden Jahr herunterladen. 

 

 

Wie geht das HQ mit Schichtdienstzeiten um?

 

Hier können die Schichten definiert werden. Eine Schicht besteht immer aus den Informationen:

Startzeit: Beginn der Schicht.
Endzeit: Ende der Schicht.
Kürzel: Das in der Schichtplanung und in der Schichtsequenz genutzte Symbol zur Identifizierung der Schicht.
Bezeichnung: Der ausgeschriebene Name der Schicht. Beispiel: Nachtschicht, Kürzel 'N'.
Farbe: Die Farbe in der die Schicht in der Schichtplanung angezeigt wird.

Schichtinformationen - Schichtsequenz 

Die Schichtsequenz ist die Abfolge in der ein Mitarbeiter die verschiedenen Schichten durchläuft. Genutzt wird hierzu das vorher definierte Schichtkürzel. Das '-' definiert einen arbeitsfreien Tag.

Beispiel: FFSSNN-- würde bedeuten ein Mitarbeiter durchläuft die Schichten in der Reihenfolge Früh-Früh-Spät-Spät-Nacht-Nacht-Frei-Frei, wenn dieser entsprechend des Schichtmodells eingeplant wird.