Urlaubsplanung

Wie kann ich Feiertage in der Urlaubsübersicht berücksichtigen?

In der Urlaubsübersicht sind meist nicht nur Urlaube, sondern auch Feiertagsbedingte Abwesenheiten relevant. Daher kannst du dir die Feiertage einblenden. Dazu musst du lediglich oben rechts das Bundesland auswählen, dessen Feiertage du aktuell benötigst. Du kannst auch mehrere Bundesländerregelungen gleichzeitig markieren. Die Liste der auswählbaren Bundesländer basiert auf den aktuell für mindestens einen Nutzer hinterlegten Bundesländern.

urlaub_bundlesl_nder.png

Die Feiertage werden nun blau schraffiert hinterlegt.

Wie kann ich den Urlaubsanspruch für das neue Jahr einstellen?

Über die Funktion Jahresurlaub setzen, werden für jeden Mitarbeiter seine Standardmenge an Urlaubstagen aus dem alten in das neue Jahr übertragen. Dadurch hat er dann automatisch seine übrig gebliebenen, sowie seine Standardmäßigen Urlaubstage auch im neuen Jahr zur Verfügung.

Den Jahresurlaub kannst Du unter Benutzer / Verwaltung über den Button "Aktionen" setzten.

Jahresurlaub_setzen.gif

Kann ich die Option "Überstundenabbau beantragen" in der Urlaubsplanung deaktivieren?

Es gibt ein Setting, durch welches die Auswahlmöglichkeit "Überstundenabbau beantragen" im Pop-Up-Fenster im "Urlaub"-Modul deaktiviert werden kann. Um diese Einstellung zu aktivieren, wende dich einfach an unseren Support.

Kann ich Feiertage als halben Arbeitstag festlegen?

Das HQ bietet die Möglichkeit, Heiligabend und Silvester als halben Arbeitstag zu berechnen. Reicht man dann Urlaub für diese Tage ein, wird der entsprechende Tag mit 0,5 statt 1 PT berechnet. In der Benutzer-Verwaltung würde dies dann so aussehen:

halfDay.jpg

Für dieses Verhalten muss von uns eine globale Systemeinstellung angepasst werden. Falls der Bedarf besteht, meldet euch gerne bei uns im Support.

Wie beantrage ich Urlaub?

In HQ kannst du ganz einfach Urlaube beantragen und prüfen wie viele Urlaubstage dir noch zur Verfügung stehen. Gehe dafür einfach in der Navigationsleiste auf "Benutzer" und anschließend auf "Urlaub". 

Oben links findest du nun den Button "Urlaub beantragen". Dort kannst du deinen Urlaubsantrag ausfüllen.
 
Urlaub_beantragen.gif


 
Wenn du einen Urlaub beantragst, wird dein Vorgesetzter automatisch per Mail benachrichtigt. Wenn der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde, bekommst du auch eine E-Mail Benachrichtigung.

Wie reiche ich einen halben Urlaubstag ein?

Um einen halben Urlaubstag zu beantragen musst du nur die Zeitbereiche für Beginn und Ende korrekt setzten. 
Hier ein Beispiel für einen halben Tag (Vormittag):

Wo hinterlege ich die Urlaubstage der Mitarbeiter?

In der Benutzerverwaltung kann für jeden Nutzer festgelegt werden wer der Personalverantwortliche ist und ob er Urlaub in der ersten oder zweiten Instanz genehmigen darf. Außerdem kann für jeden Benutzer eine individuelle Anzahl an Urlaubstagen festgelegt werden, sowie Resturlaub aus dem vergangen Jahr übernommen werden. 

Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch auf das folge Jahr übertragen. Soll ein Urlaub verfallen oder wird er ausbezahlt, so muss das im Arbeitszeitkonto des Nutzer passieren.

Unter dem Reiter "Abwesenheiten" kannst du dann alle Urlaube und anderen Abwesenheiten sehen, bearbeiten und auch genehmigen.

Zum Neueintragen der Urlaube für das aktuelle Jahr, gibt es die Funktion der Übernahme des Werts der Urlaubstage für einen Benutzer aus dem Vorjahr. Der selbe Wert wird dann für das aktuelle Jahr verwendet.

Wer wird über meinen Urlaubsantrag informiert und kann diesen genehmigen?

Urlaub kann in HQ durch den Personalverantwortlichen genehmigt werden. Dieser kann in der Mitarbeiterverwaltung für jeden Benutzer individuell festgelegt werden. 

Der Personalverantwortliche wird automatisch per Mail über jeden Urlaubsantrag per Mail benachrichtigt und kann entweder direkt in der Mail oder in der Urlaubsübersicht den Urlaub genehmigen.

Urlaub_genehmigen.png

 

Was bedeutet 1. Instanz?

Angenommen, es gibt einen zweistufigen Prozess für die Genehmigung von Urlaubsanträgen. Dann könnte zum Beispiel in 1. Instanz der Projektleiter entscheiden, ob der beantragte Urlaub zu der Zeit möglich ist. In 2. Instanz würde die Geschäftsleitung oder die Personalabteilung den Urlaub final freigeben.