In der Kanban-Ansicht in einem Projekt oder in der allgemeinen Kanban-Ansicht ist es möglich auf Aufgaben Zeiten zu erfassen, indem du auf den Play-Button drückst.
Ebenfalls kannst du Reportings auf die Aufgabe erstellen, indem du auf das Uhr-Symbol klickst. Dort wird dann das Fenster für das Erstellen von Reportings angezeigt. 
Ja, du kannst unter "Mein HQ" / "Meine Reportings" bei einem Reporting auf die Kopieren Button klicken. Nun erscheint ein Pop-Up in dem du noch das Datum für das kopierte Reporting auswählen und das Reporting speichern kannst.
Im HQ unterscheiden wir zwischen Reportings (Projektzeit) und Präsenzzeiterfassung. Der Grund dafür ist, dass bei Projektreportings oft durch User gerundet wird, da Kunden gegenüber per 15 oder 30 Minuten abgerechnet wird. Dies funktioniert natürlich in der Präsenzzeit nicht, da diese der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechen muss.
Im besonderen ist folgendes zu beachten:
D.h. Reportings und Präsenzzeit müssen nicht identisch sein, da beides unabhängig voneinander erfasst werden kann.
Im HQ können Reportings nur abgerechnet werden, indem man sie in einer Rechnung weiterberechnet.
Es gibt keine Möglichkeit, Reportings auf eine andere Weise oder nachträglich abzurechnen.
Wie du Reportings weiterberechnest, kannst du hier nachlesen.
Wenn man einen Task als abgeschlossen markiert, möchte man oftmals verhindern, dass auf diesen Task trotzdem weiterhin Reportings erfasst werden können.
Standardmäßig können im HQ auch auf abgeschlossene Tasks weiterhin Reportings erfasst werden. Für den Fall, das dies unterbunden werden soll, haben wir ein System-Setting eingerichtet. Dieses muss einmal für euer HQ von unserem Support aktiviert werden.
Wenn dieses Setting aktiviert ist, dann kannst du einen Task in deinen Aufgaben oder in der Projektplanung als abgeschlossen markieren, indem du den entsprechenden Haken setzt. Der Task wird im Projektplan dann ausgegraut und kann nicht mehr beim Erstellen eines neuen Reportings ausgewählt werden.
Wichtig: Diese Einstellung gilt allerdings nur für Reportings, die direkt im HQ angelegt werden. Verwendet ihr eine externe App wie die IOS oder Android App oder reportet über den MacReporter oder eine API-Schnittstelle, dann ist die Einstellung leider nicht wirksam.
Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.
Tipp: für abgeschlossene Projekte haben wir auch solch ein Setting, schau dir dazu diesen Artikel an!
Das HQ bietet zwei alternative Einstellungen zum Bearbeiten von Reportings. Standardmäßig ist die erste Variante aktiviert. Wenn ihr die zweite Möglichkeit nutzen möchtet, meldet euch einfach bei unserem support@helloHQ.io.
Ein Nutzer kann ein Reporting anlegen und dieses so lange auch selber bearbeiten, bis es durch einen Benutzer mit ausreichender Berechtigung (z.B. Projektleiter) genehmigt wurde. Danach nicht mehr. In diesem Szenario können nur angenommene Reportings abgerechnet werden. Alle Reportings (angenommen oder nicht) tauchen aber in Zusammenfassungen und Controllings auf (sie sind ja schließlich im System erfasst).
Benutzer mit Schreibrechten im Reiter Reporting des entsprechenden Projektes können die Reportings natürlich noch bearbeiten, bis sie abgerechnet sind.
Alternativ zum Standard kann ein rollierender Reporting-Zeitraum (in Tagen) eingestellt werden. Alle Reportings können bis zum Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet werden (also z.B. bis 10 Tage nach Monatsende). Nach Ablauf dieses Zeitraums besteht nicht mehr die Möglichkeit, die Reportings zu bearbeiten. Es kann nicht mehr rückwirkend in den abgelaufenen Zeitraum reportet werden. Alle Reportings sind prinzipiell abrechenbar und tauchen in Zusammenfassungen und Controlling auf.
In den Projektdetails, im Reiter "Reportings", kannst du dir eine PDF-Auswertung für die geleisteten Stunden des Projekts erstellen. Dies bietet sich an, wenn du deinem Kunden darlegen möchtest, was du bereits geleistet hast.
Diese Auswertung kannst du anpassen, indem du einen Zeitbereich festlegst oder die einzelnen abzubildenden Bereiche festlegst. Klicke einfach in der Reporting-Übersicht auf "PDF" und es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, indem du die Auswertung individualisieren kannst.
Hier kannst du nun auswählen, ob du den Gesamtzeitraum des Projekts berücksichtigen oder die Auswertung nur für einen bestimmten Zeitbereich erstellen möchtest. Außerdem kannst du aus verschiedenen Bereichen auswählen, welche Einträge du in deiner Auswertung auflisten möchtest. Schlussendlich kannst du mit einem Haken bei "Nur weiterverrechenbare Reportings?" noch festlegen, dass nur die Reportings berücksichtigt werden, die auf weiterverrechenbare Tasks laufen und angenommen wurden.
Um zu wissen, welche Haken du bei den Bereichen für deine Auswertung setzen solltest, dient dir die folgende Übersicht:
1. kein Haken gesetzt / kein Bereich ausgewählt
Wenn du keinen Bereich auswählst, wird nur eine generische Information über das Projekt ausgegeben. Sie beinhaltet u.a. den Ersteller des Projekts und die Projektzeiten. Diese Information wird also immer mit ausgegeben.
2. Beträge
Wenn du den Haken bei "Beträge" setzt, werden zusätzlich zu den üblichen Informationen noch die finanziellen Beträge ausgegeben.
WICHTIG: Dieser Bereich wirkt sich auch auf andere Bereich aus - wenn man z.B. den Haken weglässt und die Rechnungen abbilden möchte, werden die Beträge zu den Rechnungen nicht ausgewiesen.
3. Phasen
Wenn du den Haken bei "Phasen" setzt, werden in der Auswertung alle Projektphasen (Obertasks) aufgelistet. Zudem wird hier die bereits reportete Zeit und die geplante Zeit angezeigt und alle Phasen zusammengezählt.
ACHTUNG: der Zeitbereich hat hier keine Auswirkung auf die abgebildeten Projektphasen! Es werden generell immer alle Phasen ausgewiesen
4. Reportings
Wenn du den Haken bei "Reportings" setzt, erhältst du eine ausführliche Liste aller Reportings des Projekts (abhängig davon, ob du auch nicht-weiterverrechenbare Reportings anzeigen lässt oder nicht). Neben dem Ersteller werden auch Kommentare und Task-Namen angezeigt.
5. Reportings gruppiert
Wenn du den Haken bei "Reportings gruppiert" setzt, erhältst du eine verkleinerte Darstellung der Reportings. Hier werden nur die Tasks des Projekts angezeigt und die Gesamtzeit der Reportings auf diesen Task.
6. Beteiligte
Wenn du den Haken bei "Beteiligte" setzt, wird außerdem eine Liste aller Projektmitarbeiter und deren Reportingaktivität abgebildet.
7. Rechnungen
Wenn du den Haken bei "Rechnungen" setzt, wird eine Liste der Ausgangsrechnungen zur Auswertung hinzugefügt.
ACHTUNG: um die Beträge der Rechnungen anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Rechnungsnummer, Datum und Empfänger abgebildet werden.
8. Eingangsrechnungen
Wenn du den Haken bei "Eingangsrechnungen" setzt, wird ein Abschnitt "Ausgaben" erstellt, der eine Liste der Ausgaben abbildet.
ACHTUNG: um die Beträge der Eingangsrechnungen anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Datum und Begünstigter abgebildet werden.
9. Artikel
Wenn du den Haken bei "Artikel" setzt, werden in der Auswertung alle verwendeten Artikel des Projekts aufgelistet.
ACHTUNG: um die Beträge der Artikel anzeigen zu lassen, muss der Haken bei "Beträge" gesetzt sein, da sonst nur Name und Anzahl abgebildet werden.
TIPP: Wenn du dir einen individuellen Auszug erzeugen möchtest ist, das über unsere API möglich. Du kannst dies z.B. in Excel oder PowerBi tun. Für Details kannst du dich an deinen Onboarder oder unseren Support werden.
Im Modul "Controlling Ressourcen" kannst du dir eine Ansicht erstellen, in der du reportete (geleistete) Stunden der Gesamtkapazität deiner Mitarbeiter gegenüberstellst.
Dazu musst du links oben den Button "Pivot Einstellungen" anklicken. Bevor du hier nun irgendetwas veränderst, ist es hilfreich, einen Haken bei "Nicht sofort aktualisieren" zu setzen, damit du erst einmal in Ruhe deine Einstellungen vornehmen und danach alles gesammelt aktualisieren kannst.
In den Pivot Einstellungen kannst du dir nun die benötigten Felder auswählen, damit sie dir in der Auswertung angezeigt werden. Klicke ein Feld an oder ziehe es in die "Aggregationsfelder", damit es dir wie im oberen Beispiel als Wert in der Tabelle angezeigt wird. Hier kannst du beispielsweise geleistete Stunden, abrechenbare Stunden und die Gesamtkapazität auswählen.
Durch das Angeben von Zeilenfeldern ist es dir ebenfalls möglich, die Stunden Projekten zuzuordnen oder die Ressourcen nach Gruppen zu sammeln. Wenn du eine andere zeitliche Auflösung bevorzugst, verändere einfach die Spaltenfelder.
Um Reportings monatlich abzurechnen, musst du beim Erstellen der Position den Haken bei "Alle Reportings anzeigen " entfernen.
Danach musst du nur noch die entsprechenden Positionen auswählen und speichern und deine Abrechnungsposition für einen spezifischen Zeitraum ist fertig.
Daraufhin hast du die Möglichkeit, dir nur die Reportings aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen.
Angenommen bedeutet, dass ein Reporting als ein echtes, korrektes Reporting bestätigt wurde. Nur angenommene Reportings können abgerechnet werden und auf Rechnungen erscheinen.
Im weiteren Verlauf kannst du dies zum Beispiel beim Daten-Export nutzen, indem du, wenn du zur Abrechnung Arbeitszeiten exportierst, nur angenommene Reportings übernimmst.
Hilfe beim Bestimmen, wer Reportings annehmen darf, findest du hier: Wie verhindere ich, dass Mitarbeiter ihre Reportings annehmen können?
Es gibt die Möglichkeit, abgeschlossene/abgebrochene Projekte im Zeiterfassungswidget nicht mit anzeigen zu lassen. Hierfür gibt es ein System Setting, welches das Reporten auf geschlossene Projekte verbietet.
Du kannst selber bestimmen, welche Projektstatus dies bei dir im HQ betrifft. Dazu wechselst du im Adminbereich in die Standardwerte und danach wählst du den Bereich 'Projektstatus' aus. Hier kannst du bei allen laufenden Projektstatus den Hacken bei 'Projekt läuft?' setzen.
Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.
Damit Reportings nicht immer noch einmal überprüft und manuell angenommen werden müssen, bieten wir euch eine Einstellung, bei der Reportings beim Erstellen immer automatisch angenommen werden.
Um diese für euer System zu aktivieren wendet euch einfach an unseren Support.
Generell werden Reportings nicht automatisch angenommen und können nur von Mitarbeitern angenommen werden, die über Schreibrechte auf die Projektreportings verfügen.
Um diese Lese- und Schreibrechte zu bestimmen, muss man unter Admin/ Moduladmin den Bereich Reportings bei den Projektdetails auswählen und dort diese Rechte auf eine derart hohe Stufe setzen, dass nicht mehr alle Mitarbeiter, sondern nur noch die gewünschten Mitarbeitergruppen die Berechtigung haben, die Reportings anzunehmen.
Mitarbeiter können dann selbstverständlich noch auf das Projekt Zeit erfassen oder Reporting-Einträge erstellen, diese dann aber nicht mehr als "angenommen" markieren. Die Mitarbeiter, die auf das Projekt reportet haben, können ihre Reportings dann nicht mehr im Projekt sehen, sondern nur noch unter Mein HQ/ Meine Reportings.
Außerdem gilt: die Mitarbeiter können ihre Reportings so lange bearbeiten, wie sie noch nicht als "angenommen" markiert sind. Danach ist eine Änderung dann nur noch von höherer Stelle (z.B. Projektleiter, etc.) möglich.
Beachte: falls du nicht möchtest, dass die Reportings immer überprüft werden müssen, wir haben noch eine alternative Einstellungsmöglichkeit.
Es kann manchmal vorkommen, dass Reportings mit 0,00€ Kosten angezeigt werden. Normalerweise kann das darauf zurück geführt werden, dass zum Zeitpunkt des Reportings kein Kostensatz für den betreffenden Benutzer hinterlegt ist bzw. war.
Was ist ein Verrechnungssatz und wie hinterlege ich Verrechnungssätze?
Eine neuer Verrechnungssatz lässt sich in dem Modul Admin unter Verrechnungssätzen bestimmen.
Genaueres zur Einstellung der Verrechnungssätze findest du sonst hier
Ich habe einen neuen Verrechnungssatz eingefügt aber die Reportings werden immer noch mit 0,00€ berechnet.
Werden neue Verrechnungssätze eingestellt, fragt das HQ danach, ob bereits bestehende Reportings aktualisiert werden sollen. Dabei lässt sich zwischen verschiedenen Optionen wählen. Siehe Bild Unten.
Allerdings werden durch diese Aktualisierung nur externe Reportings aktualisiert. Interne Reportings müssen von Hand aktualisiert werden. Das geht in einem Projekt unter dem Reiter Reportings. Dort musst du auf dem betreffenden Reporting nur einmal kurz in den Bearbeitungsmodus und es dann direkt wieder speichern und schließen.
Dadurch sollte sich das bearbeitete Reporting aktualisiert haben und jetzt mit dem richtigen Verrechnungssatz aufgeführt werden.
Wenn man alle Reportings eines einzelnen Users auf einmal anpassen möchte, kann man dies durch eine neue Projektrollenvergabe machen. Das System fragt im Anschluss zu der Neubesetzung, ob die bestehenden Reportings mit dem neuen Verrechnungssatz aktualisiert werden sollen.
Genaueres zu der Projektrollenvergabe findest du hier
Wenn Du eine Pivot mit allen Reportings haben möchtest, findest Du diese im Controlling-Modul unter "Reportings". Möchtest Du lieber eine Liste mit allen Reportings, gehe im Controlling-Modul in die "Freigabe".
Reportings können direkt an den Kunden verrechnet werden. Hierfür werden sie mit einem externen Verrechnungssatz multipliziert und können auf eine Rechnung übernommen werden. Dazu kann man beim Erstellen einer Rechnung/Akontorechnung die abzurechenden Reportings einfach auswählen.
1.1 Um eine Rechnung zu erzeugen, in welcher du Reportings abrechnen willst, kannst du in dem enstprechenden Projekt, sowie über den Reiter „Rechnungen“ einen Rechnung erzeugen.
1.2 Klicke dazu auf den Button „Neuer Beleg“ und wähle „Neue Rechnung“ aus.
1.3 Wenn du nun ein Reporting auf die Rechnung bekommen willst, füge dieses als Position hinzu.
1.4 Klicke dazu zunächst auf den Button „Hinzufügen“ und wähle „Neue Position“ aus.
1.5 Nun öffnet sich das Positionsfenster.
1.6 Wähle als Positionstypen „Reportings“ aus.
1.7 Selektiere nun das korrekte Projekt. Wenn du den Beleg direkt aus einem Projekt erstellst, ist dieses Projekt vorausgewählt. Es können auf einer Rechnung auch Reportings aus verschiedenen Projekten abgerechnet werden, pro Position allerdings nur aus einem.
1.8 Um nun die gewünschten Reportings auf die Rechnung zu bekommen, klicke auf den Button „Reporting-Auswahl“.
1.9 Hier findest du eine Übersicht über alle angenommenen Reportings zu diesem Projekt.
1.10 Du kannst nun ganze Reporting-Gruppen (Task inkl. Unter-Tasks) markieren, oder aber die Haupt-Tasks ausklappen und einzelne Unter-Tasks zum hinzufügen markieren.
1.11 Unten im Fenster hast du die Möglichkeit, die Reportings auf der Rechnung zu Formatieren. Du kannst für jedes Reporting eine eigene Position erzeugen, Aufgaben-Namen übernehmen und Aufgaben zu Position gruppieren.
1.11.1 Aufgaben zu Position Gruppieren: Fasst alle Reportings mit dem selben Verrechnungssatz zu einer Position mit einer Gesamtsumme zusammen.
1.11.2 Für jedes Reporting eine eigene Position erzeugen: Erstellt für jedes Reporting eine Position auf dem Beleg
1.11.3 Aufgaben-Namen übernehmen: Erstellt die Positionen mit dem Namen der Aufgabe der Reportings.
1.12 Klicke anschließend auf „Speichern“ um die Reportings zu dem Beleg hinzuzufügen.
1.13 Nun erscheinen die Reportings auf deinem Beleg und du kannst natürlich auch noch weitere Positionen hinzufügen.
2. Sobald du den Beleg speicherst (Vorsicht: Hier reicht auch ein Entwurf!) können die Reportings keinem weiteren Beleg zugeordnet werden.
Tipp:
Wenn du die Rechnung löscht oder stornierst, werden die Reportings für eine erneute Abrechnung wieder freigegeben.
Du kannst Reportings entweder im Projekt unter "Reporting" oder im Controlling-Modul unter "Freigabe" annehmen.
Setze dazu einen Haken vor allen Reportings, die Du annehmen möchtest und klicke anschließend auf den Button "Reportings annehmen".
Im Controlling-Modul unter "Freigabe" findest Du alle Reportings Deiner Mitarbeiter. Über den Import-Button kannst Du Reportings in Form einer Excel Tabelle importieren.
Die Excel-Vorlage für den Import der Reportings findest du unten. Beim Ausfüllen der Vorlage ist folgendes zu beachten:
Reportings für Mitarbeiter kannst Du im Controlling-Modul unter "Freigabe" nachtragen. Klicke dazu einfach auf den Button "Reporting erstellen" und wähle den betreffenden Mitarbeiter aus. Die Eingabemaske sieht fast genauso aus, wie wenn Du für Dich selbst ein Reporting erstellst.
Beim Reporting-Import werden nur Zeiten auf Projekte und Aufgaben importiert, da Reportings keine Präsenszeiten sind. Es gibt keine Möglichkeit die Reportings automatisch auch ins Arbeitszeitenkonto zu importieren.