Präsenzzeiterfassung

In helloHQ hast du verschiedene Möglichkeiten Präsenzzeiten zu erfassen oder Arbeitszeit auf Projekte zu verbuchen, also Reportings anzulegen. Im Folgenden erhältst du eine Übersicht dieser Möglichkeiten und kannst direkt auf unsere Anleitungen zu den einzelnen Funktionen zugreifen.

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen in der Benutzerverwaltung:

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter "Zeiterfassung" in der Benutzerverwaltung nutzen und deine Zeiten hier nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

Achtung: Wenn du keine Zeiterfassung, sondern Reportings nachtragen möchtest musst du das unter "Mein HQ" / "Meine Reportings" tun.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zu iOS App

Artikel zu Android-App

Falls du darüber hinaus noch Fragen zur Zeiterfassung hast, wende dich natürlich gern an den Support.

Wenn man in der Benutzerverwaltung im Arbeitszeitkonto einen Monat als PDF-Datei exportiert, wird dort unter anderem die Produktivzeit abgebildet.

Diese beschreibt nur die Zeit, die auf Projekte erfasst wurde (also Reportings). Nutzt man das Zeiterfassungs-Widget auf dem Dashboard für die Erfassung der Präsenzzeit, zählt dementsprechend nur die Zeit zur Produktivzeit, bei der man ein Projekt zur Zeiterfassung angegeben hat.

Das HQ eignet sich für die allgemeine (Präsenz-) Zeiterfassung. Um dein HQ fit für die Präsenzzeiterfassung zu machen, solltest du bei deinen Mitarbeitern das Arbeitszeitkonto im Bezug auf die Überstunden zurücksetzen bzw. ggf. alte Überstunden mit übertragen.
Dafür gehst du in die Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und dort dann in den Reiter Arbeitszeitkonto.
Tipp: Suche dir am besten einen Monat aus, ab dem du das HQ dann von Anfang an nutzen möchtest, da so die Anpassung der Überstunden am einfachsten ist.

Nun wählst du den Vormonat aus, von dem Monat wo du anfangen möchtest, Zeiten zu erfassen. Dies kannst du mit den beiden Dropdowns tun, die sich oben links im Fenster befinden, wo du das Jahr und den Monat aussuchen kannst. Nach dem Auswählen musst du dann einmal auf den Aktualisierungs-Button drücken (die beiden Pfeile).
Nun setzt du einmal den Überstundensaldo zurück, damit deine Mitarbeiter bei 0 Überstunden anfangen. Hier kannst du natürlich auch eintragen, falls Mitarbeiter noch Überstunden oder Minusstunden haben. Dafür gehst du oben links auf den Button "Stunden umbuchen". Jetzt erscheint ein Pop-Up, dass dir das Datum, die aktuellen Überstunden und Felder zum Zeiten eintragen anzeigt. Um die Überstunden nun zu nullen, gibst du bei Anzahl Stunden einfach die Anzahl der Stunden aus der dem Feld "aktuelle Überstundenanzahl" an und bei Minuten analog dazu die Anzahl der Minuten. Bei Art der Umbuchung kannst du einfach "Nachtrag Überstunden" auswählen. Danach kannst du dann auf Speichern klicken. Falls du hier noch Überstunden behalten möchtest, müsstest du diesen Wert einfach abziehen von den Werten, die du bei Anzahl Stunden und Minuten angegeben hast.
Danach kannst du den Monat im Arbeitszeitkonto für den Benutzer abschließen.

Dieses Vorgehen solltest du für alle Mitarbeiter einmal durchgehen. Falls du innerhalb eines Monats anfangen möchtest mit der Nutzung, solltest du die Überstunden, die in dem Monat dann entstehen würden, bereits im Vormonat zusätzlich schon mit eintragen.

Tipp: Die Anzahl der Überstunden entspricht hierbei dem Unterschied zwischen Ist- und Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto. Möchtest du also am 2. des Monats starten, am ersten des Monats müsste der Mitarbeiter aber 8h arbeiten, dann müsstest du diese 8h im Vormonat noch auf die Anzahl der Stunden mit drauf rechnen.

In dem Controlling Abwesenheiten findest du alle Abwesenheiten von allen Benutzern in helloHQ. Diese werden dir nach den verschiedenen Abwesenheitstypen aufgelistet und können nach einem Zeitraum gefiltert werden. 

Solltest du das unter Benutzer den Reiter "Abwesenheiten" nicht sehen kannst, wende dich einmal an unseren Support und wir aktivieren dir dieses Modul.

In helloHQ gibt es verschiedenen Möglichkeiten eine Übersicht über die Abwesenheiten der Benutzer zu erhalten.

1. Abwesenheitscontrolling: Pivot-Controlling im Menü unter Benutzern in dem alle Abwesenheiten in verschiedenen Ansichten dargestellt werden können.

2. Benutzerverwaltung: Hier können die Abwesenheiten für jeden Benutzer einzel eingesehen werden.

3. Urlaubsverwaltung: Hier können alle Urlaube in Kalenderform eingesehen werden

4. Abwesenheitswidget auf dem Dashboard: Hier werden, je nach Einstellung, Abwesenheiten für alle Benutzer dargestellt.

Die Überstunden sind Stunden die gesammelt werden, wenn mehr Stunden per Präsenzzeit an einem Tag erfasst werden, als in den Arbeitszeiten an diesem Tag hinterlegt ist. Abgezogen werden davon z.B. noch Überstundengrenzen oder abgegoltenen Überstunden aus den hinterlegten Arbeitszeitregeln (diese werden bei Monatsabschluss abgezogen).

Unter Benutzer/ Verwaltung kann man im Arbeitszeitkonto sehen, wie der momentane Überstundensaldo des Mitarbeiters aussieht.

Überstundensaldo Heute ist immer wie viele Überstunden bis zum aktuellen Tag auf dem Konto stehen

Überstundensaldo Monatsende bezieht alle Tage bis zum Monatsende ein (Beispiel: am 01. eines Monats geht helloHQ davon aus, dass alle folgenden Tage Minusstunden sind, weil logischerweise noch keine Zeiten erfasst sind)

Es gibt die Möglichkeit Reportings in helloHQ manuell oder über die Stoppuhr auf dem Dashboard hinzuzufügen. Wenn sie über die Stoppuhr hinzugefügt werden, wird automatisch im Hintergrund ein Zeiterfassungseintrag erstellt. Wenn die Reportings aber manuell hinzugefügt werden, muss erst ein Setting gesetzt sein, damit für jedes Reporting auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt wird. Das ist für all diejenigen sinnvoll, die Reportings manuell erstellen, aber trotzdem die Präsenszeit erfassen möchten.
Wenn du dieses Setting gesetzt haben möchtet, melde dich doch einfach bei unserem Support.

In helloHQ können zwei verschiedene Zeiten erfasst werden - die Präsenzzeiten und die Reportings. Die Präsenzzeiten sind dabei die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter. Reportings dagegen sind Zeiterfassungen auf Projekte, die ggf. dem Kunden weiterberechnet werden. Somit kann sichergestellt werden, dass auch die Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden, die nicht oder nicht nur an Projekten arbeiten.

Auf Basis der Präsenzzeiten wird auch das "Arbeitszeitkonto" gefüllt, um einen genauen Überstundensaldo und Überstundengrenzen zu realisieren. 

Wenn das Stoppuhr - Widget auf dem Dashboard benutzt wird, und dort ein Projekt ausgewählt ist, wird sowohl ein Reporting als auch einen Zeiterfassungseintrag erstellt.

Tipp: Es gibt ein System Setting, welches für jedes erstellte Reporting auch ein Zeiterfassungseintrag anlegt. So müssen die Mitarbeiter, wenn Arbeitszeitkonten geführt werden, nicht darauf achten beide Arten korrekt erfasst zu haben (weil Reporting = Präsenzzeit). Dieses Setting ist standardmäßig deaktiviert, kann aber von unserem Support für euch aktiviert werden.

Du hast im HQ mehrere Möglichkeiten über das Dashboard deine Zeiten per Stoppuhr zu erfassen.

Eine Möglichkeit bietet das Zeiterfassungswidget. Hier kannst du einfach auf den Startbutton drücken und deine Präsenzzeiterfassung startet. Zusätzlich kannst du mit dem Widget auch direkt auf Projektaufgaben arbeiten und deine Reportings dafür erfassen. Dazu setzt du einen Häkchen bei "Alles zeigen" oben in der Ecke des Widgets. Anschließend kannst du ein Projekt und danach eine Aufgabe wählen und die Zeit über den 'grünen Pfeil' starten. 

Mit dem Widget kannst du danach auch die Projekte und Aufgaben wechseln, indem du eine neues Projekt/Aufgabe auswählst und auf die beiden entgegengesetzten Pfeile drückst. Zusätzlich kannst du in dem Feld "Beschreibung für laufende Tätigkeit" eine Beschreibung eintragen. Dieser Text wird beim Beenden der Zeiterfassung und beim Wechseln zu einem anderen Projekt/Aufgabe gespeichert. Der Beschreibungstext bezieht sich immer auf die Aufgabe, die Du vor dem Wechsel bearbeitet hast.

Tipp: Wenn du ein Projekt/Aufgabe ausgewählt hast wird sowohl ein Zeiterfassungseintrag als auch ein Reporting in dem Projekt erstellt. 

Du hast auch die Möglichkeit deine Zeiterfassung direkt unter "Meine offenen Aufgaben" auf dem Dashboard zu starten. Hierzu klickst du auf das Symbol mit den drei Punkten neben deiner Aufgabe und wählst "Zeiterfassung starten" aus. Du siehst nun in dem Zeiterfassungswidget, dass deine Zeiterfassung läuft.

Beim Wechseln einer Aufgabe kannst du nun den gleichen Schritt wie oben machen. Du klickst wieder auf die 'drei Punkte' neben einer anderen Aufgabe und wählst "Zeiterfassung starten" aus. Damit wir die Zeiterfassung für die vorherige Aufgabe beendet und die neue gestartet.

Tipp: Wenn ihr mit dem Feld "Beschreibung für laufende Tätigkeit" arbeiten wollt, müsst ihr die Zeiterfassung über das Widget benutzen, da dies unter "Meine Aufgaben" nicht möglich ist.

Die dritte Möglichkeit die Zeiterfassung zu starten, ist in dem Modul "Meine Aufgaben" zu finden. Hier wählst du eine offene Projektaufgabe aus und drückst rechts oben auf "Zeiterfassung starten". Wie bei der zweiten Möglichkeit kannst du beim Wechseln zu einer neuen Aufgabe auch wieder die Zeiterfassung starten oder auch stoppen.

In vielen Fällen ist es notwendig, Anwesenheitszeiten exakt festzuhalten. Dazu dient in helloHQ die Präsenzzeiterfassung. 

HelloHQ bietet dir unterschiedliche Möglichkeiten deine Arbeitszeiten zu erfassen. Dabei wird versucht dich in deinem Arbeitsprozess bestmöglich abzuholen, damit die Erfassung so wenig Aufwand wie möglich bedeutet.

Alle Arten der Präsenzzeiterfassung folgen dem Prinzip der Stempeluhr und haben eines gemeinsam: man kann sich Einstempeln, ohne eine spezifische Aufgabe, bzw. ein spezifisches Projekt auszuwählen. Ob bei dieser Methode Pausenzeiten erfasst werden müssen oder nicht, hängt von den Einstellungen ab. Dabei können gesetzliche Pausenzeiten automatisch eingefügt werden.

Das Dashboard Widget

Auf dem helloHQ Dashboard findest Du das Zeiterfassungswidget. Das Dashboard Widget ist die wahrscheinlich meist genutzte Lösung zum Erfassen von Zeiten. Du klickst einfach auf die "Play"-Taste wenn Du kommst und auf die "Stopp"-Taste, wenn Du gehst. Optional kannst Du Deine Zeiten auch direkt auf ein Projekt laufen lassen:

• Wie erfasse ich meine Zeiten auf Projekte/Aufgaben mit der Stoppuhr?

Über einen Haken bei "alles zeigen", kannst Du Dir die zuletzt erfassten Zeiten einblenden lassen.

Im Controlling-Modul "Zeiterfassung" findest du eine Übersicht über alle Ist- sowie Soll-Stunden der Mitarbeiter. 
Dir werden auch die Summen der geleisteten Überstunden angezeigt.

Ein Übersicht über deine Präsenzzeiten findest du in der Benutzerverwaltung unter "Arbeitszeitkonto", "Zeiterfassung" oder in deinem Benutzerprofil.

Die Arbeitszeitregeln beziehen sich nur auf die Präsenzzeit, also die Zeit, die mit dem Zeiterfassungswidget erfasst wird.

Wenn das System Setting "Reporting = Timereporting" aktiviert ist und die Zeit der Reportings auch im Arbeitszeitkonto angezeigt wird, muss trotzdem bei jedem Reporting die Pausenzeit eingetragen werden, egal ob eine Arbeitszeitregel hinterlegt ist oder nicht.

Wenn du in der Benutzerverwaltung den Haken bei "Feste Arbeitszeit" gesetzt hast, gelten die Zeiten, welche darunter für die Wochentage eingerichtet wurden, als deine festgelegten Arbeitszeiten. 
Ist der Haken nicht gesetzt, so prüft helloHQ nur ob du deine Soll-Stunden pro Woche erfüllst.

Ist der Haken bei "Feste Arbeitszeit" gesetzt und du stempelst deine Zeit erst nach (in diesem Beispiel) 08:00 Uhr, bekommt dein Personalverantwortlicher eine Mail (wenn der Haken bei "Wird informiert" aktiv ist), dass du bisher nicht erschienen bist.

Die Überstunden, welche laut einer Arbeitszeitregel abgegolten werden sollen, werden erst nach dem Abschluss des Monats abgegolten. Vorher werden diese Überstunden im Arbeitszeitkonto nicht abgezogen.