Genau wie du bei selbst versandten Rechnungen Zahlungseingänge eintragen kannst, kannst du bei erhaltenen Rechnungen Zahlungsausgänge angeben, wenn du die Eingangsrechnung bezahlt hast. Klick dazu in der Eingangsrechnungsübersicht auf "Aktion" und wähl Zahlung vermerken aus.
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du das genaue Datum der Zahlung eintragen kannst.
Am schnellsten und effektivsten erfasst man Ausgaben über die Reportingfunktion unter "Meine Reportings" oder in den Projektdetails. Damit das funktioniert, musst du dir allerdings zuerst das entsprechende Setting aktivieren lassen. Schick dafür einfach ein kurzes Ticket mit der Bitte darum an unseren Support.
WICHTIG:
Alle auf den hier beschriebenen Wegen angelegten Ausgaben, sind noch nicht im Controlling sichtbar. Erst durch das Hinzufügen auf einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung fließen diese Ausgaben in deine Controlling ein.
Ausgaben über "Meine Reportings" erfassen
Im Modul "Mein HQ / Meine Reportings" kannst du Ausgaben über den Button "Ausgabe erfassen" anlegen.
Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen Artikel auswählen, eine Menge eintragen und das gewünschte Projekt und den Lieferanten vermerken. Alternativ kannst du auch eine Freitextposition als Ausgabe hinzufügen, bei der du den Preis individuell angeben kannst, indem du den Erfassungstyp zu Freitext änderst. Wenn du einen Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt, erzeugst du direkt mit der Ausgabe eine Eingangsrechnung, auf der diese abgerechnet werden kann.
TIPP: Wenn später mehrere Ausgaben auf einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden sollen sollte nicht direkt eine Eingangsrechnung erstellt werden, sondern diese später im Projekt erzeugt werden. Die noch nicht zugeordneten Ausgaben können dann als Positionen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden.
Um eine Übersicht über all deine erfassten Ausgaben zu erhalten, kannst du in den Reiter "Ausgaben" wechseln. Hier siehst du auch, wenn Ausgaben bereits einer Rechnung zugeordnet wurden.
Ausgaben über die Projektdetails erfassen
Möchtest du Ausgaben über die Projektdetails hinzufügen, kannst du dies über den Reiter "Finanzen / Kosten" tun. Hier klickst du den Button "Ausgabe hinzufügen" an und wählst "Ausgabe erfassen". Über diesen Button öffnet sich das gleiche Pop-Up wie oben unter "Über meine Reportings" beschrieben.
Auch hier gibt es den Reiter Ausgaben, über welchen du dir eine Übersicht über all deine Ausgaben dieses Projektes anzeigen lassen kannst.
Ausgaben abrechnen:
Wie oben bereits beschrieben, kannst du für eine Ausgabe sofort bei ihrer Erstellung eine Eingangsrechnung anlegen, indem du den Haken bei "Automatisch als Projektkosten durch Eingangsrechnung erfassen?" setzt. Alternativ können Ausgaben auch später einer Rechnung oder Eingangsrechnung hinzugefügt werden.
Eingangsrechnung
Ausgaben können als Positionstyp "Ausgabe" wie auch Freitext oder Artikelpositionen zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden (ACHTUNG: Dies funktioniert nicht mit der Quick-Funktion). Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Einkaufspreis gezogen.
Ausgangsrechnungen
Alternativ kannst du die Ausgabe auch direkt einer Ausgangsrechnung hinzufügen (Achtung: Wenn die Ausgabe bereits zu einer Eingangsrechnung hinzugefügt wurde ist dies nicht mehr möglich). Auch hier wird einfach der Positionstyp "Ausgabe" verwendet. Wenn für die Ausgabe ein Artikel verwendet wurde, wird der Verkaufspreis gezogen.
Zuletzt hast du noch die Möglichkeit, die Ausgaben entweder nach dem jeweiligen Artikel zu gruppieren oder sie alle einzeln als Position aufzuführen.
Du kannst erfasste Fremdkosten weiter an Kunden verrechnen indem du sie auf eine Rechnung hinzufügst. Dazu müssen die Fremdkosten einem Projekt zugewiesen, der Haken bei "Weiterberechenbar" und der Status auf "Genehmigt" gesetzt sein.
Du erstellst eine neue Rechnung in der Rechnungsübersicht und weist diese Rechnung dem bestehenden Kunden und dem Projekt zu. Unten klickst du auf "Hinzufügen" und wählst eine neue Position aus. Danach öffnet sich ein Popup Fenster, in welchem du bei Typ "Fremdkosten" auswählst und auf dem Button "Offene Positionen auswählen" drückst. Hier werden dir alle offenen Fremdkosten angezeigt und du kannst die entsprechenden markieren und die Auswahl bestätigen.
Tipp: Wenn du die Fremdkosten mit einer Quittung im Anhang erstellt hast, kannst du unten den Haken bei "Anhänge übernehmen?" setzten und diese werden an deine Rechnung angehängt.
Unter Belege und dann Eingangsrechnungen kannst du eine oder mehrere Rechnungen markieren und einen SEPA Export machen. Dazu markierst du die gewünschte Rechnung und klickst oben rechts auf den „SEPA Export“ Button.
Nach dem Drücken wird eine .xml – Datei generiert, welche du dann bei deiner Bank hochladen kannst.
Wichtig dabei ist: Beim Lieferanten muss die IBAN und BIC mit angegeben sein und unter Beleg-Standardwerte muss das eigene Konto hinterlegt sein. Wie du diese direkt bei dem erfassen von Fremdkosten eintragen kannst, siehst du hier.
Die Eingangsrechnung bzw. Fremdkosten findest du im Projekt unter Finanzen.
Hier bekommst du eine Auflistung über alle erfassten Fremdkosten zu diesem Projekt.
Eingangsrechnungen kannst du entweder pro Projekt (in den Projektfinanzen unter Kosten), oder zentral unter dem Reiter Belege - Eingangsrechnungen erfassen.
Hier hast du die Optionen einen Datevimport zu machen oder die Fremdkosten manuell einzupflegen.
Wenn du Fremdkosten erfassen willst, kannst du einfach auf "Fremdkosten erfassen" klicken und hast dort die Möglichkeit zwischen normal und quick zu unterscheiden.
Der Quick-Modus ist eine Variante um Fremdkosten schnell zu erstellen. Hier hast du die Möglichkeit die Daten in einem Fenster anzugeben und das HQ erzeugt dann den entsprechenden Beleg daraus.
Wenn der Lieferant noch nicht im System angelegt wurde, kannst du ihn in das Feld „Lieferant“ eintragen und das HQ legt ihn automatisch an. Dabei gibt es die Möglichkeit gleich die IBAN und BIC Nummer des Lieferanten mit anzugeben. Dies sind zwei Datenfelder, die automatisch angelegt werden, sobald dort das erste Mal eine IBAN und BIC eingetragen hast.
Der normale Modus zum Erfassen von Eingangsrechnungen besteht aus dem erzeugen eines Belegs.
Diesen kannst du wie alle anderen Dokumenttypen erstellen und die entsprechenden Positionen hinzufügen.
Du kannst Eingangsrechnungen aus DATEV importieren. Schau dir dazu diesen Artikel an:
Einen Anhang kannst du ganz einfach zu deinen Eingangsrechnungen hinzufügen.
Beim Erfassen (Quick) der Fremdkosten hast du einen Button im Erfassungsfenster mit welchem du eine Datei hochladen und anhängen kannst.
Den gleichen Button findest du auch beim normalen Erstellen einer Eingangsrechnung.
Damit kannst du eine PDF Datei an deinen Beleg anhängen.
Du kannst deine Eingangsrechnungen beim Erstellen schon einem Projekt zuordnen in dem du im Feld "Projekt" schon das gewünschte Projekt auswählst.
Nachträglich kannst du Eingangsrechnungen einem Projekt in der Übersicht aller Eingangsrechnungen zuordnen. Klicke dazu in der Übersicht der unzugeordneten Eingangsrechnungen auf den Aktion-Button und wähle "Beleg zuordnen".
Nun kannst du den Beleg nachträglich einem Projekt zuordnen. Anschließend erscheint er in der Übersicht der zurgeordneten Eingangsrechnungen.
Du hast die Möglichkeit beim normalen Erfassen von Eingangsrechnungen (nicht quick) verschiedene Positionen zu unterschiedlichen Projekten zuzuordnen.
Dazu kannst du einfach beim Hinzufügen der Positionen auf eine Eingangsrechnung auswählen zu welchem Projekt diese Position zugeordnet werden soll. 
Eine Übersicht über alle unzugeordneten Eingangsrechnungen findest du unter Menüpunkt Eingangrechnungen und dort unter dem Reiter "Unzugeordnet" du hast hier die Möglichkeit die Eingangsrechnungen zu bearbeiten oder einem Projekt nachträglich zuzuordnen.