Datev Import/Export

Du kannst ein neues Erlöskonto für Akontorechnungen ganz einfach über das Modul Belegstandardwerte anlegen. Dieses findest du im Bereich Admin.

Hier findest du die Möglichkeit ein neues Erlöskonto anzulegen im Bereich "Buchungskonten Ausgangsrechnungen".

Ein neues Konto legst du über den Button "Neues Buchungskonto".

Ein Buchungskonto wird dadurch zum Akontorechnugnserlöskonto in dem du ihm den Namen Akonto gibst. Dadurch werden beim Export alle Akontorechnungen diesem Konto zugeordnet.

Da uns oft Fragen zum Thema Datev-Export erreichen geben wir dir hier eine Übersicht über die häufigsten Fehler die zu Problemen beim Export führen.

Hast du die richtige Datei exportiert?

Du findest unter Rechnungen mehrere Funktionen die einen Export zu lassen. Nur eine von diesen erzeugt allerdings das richtige Datev-Format. Diese findest du ganz oben neben dem "Zeitbereichfilter" und der Funktion "Neuer Beleg +".

Hast du die Exportdatei bearbeitet?

Das bearbeiten der erzeugten .csv Datei über Excel oder ähnlichen Programmen kann dazu führen, dass das Format zerstört wird. Durch das Abspeichern in Excel wird aus dem bisherigen Format nicht eine gewöhnliche Excel-Datei, es werden auch wichtige Formatierungen zerstört.

Das Einzige was sich hier machen lässt um das zu beheben ist den Export nochmal anzustoßen.

Wurde der ZIP-Ordner im richtigen DATEV-Ordner abgelegt?

Für einen erfolgreichen Import der Belege inklusive automatischem Beleg-Link zum Buchungsstapel, muss der aus dem HQ exportierte ZIP-Ordner im DATEV-Ordner "Ohne Belegtyp" abgelegt werden.

Solltest du Probleme mit dem Datev Export haben, die sich hierdurch nicht lösen lassen kannst du dich gern an unseren Support wenden.

Diesen erreichst du entweder über den Chat im HQ, über die Ticketfunktion oder über support@hellohq.io

Die DATEV Schnittstelle bietet die drei folgenden Optionen:

• Import von Eingangsrechnungen
• Export von Eingangsrechnungen
• Export von Ausgangsrechnungen

Alle Einstellungen die du dafür vorher durchführen musst, findest du in dem Bereich Admin > Beleg-Standardwerte.

1. Einstellungen für den Import von Eingangsrechnungen 

DATEV - Bedingungen*:

• Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.

• Hinterlege die Buchungskonten und markiere die Konten, die ein Automatikkonto sind, als solches.

2. Einstellungen für den Export von Eingangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.

 Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen angelegen.

Buchungskonten Eingangsrechnungen

• Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".

3. Einstellungen für den Export von Ausgangsrechnungen 

Unternehmensdetails*

• Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
• Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die HQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.

Buchungskonten Ausgangsrechnungen

• Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.

Kostenstellen

• Zusätzlich kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen anlegen.

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Eingangsrechnungen von DATEV in HQ importiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Hier legst du Kreditoren im HQ an

Damit Eingangsrechnungen im HQ Kreditoren zugeordnet werden können, müssen die Kreditoren als Lieferanten angelegt werden. In den Unternehmensdetails trägst du die Kreditorennummer aus DATEV ein. Eine Hilfe, wie du im HQ Lieferanten anlegen kannst, findest du hier. 

Alternativ kannst du die Kreditorenstammdaten aus DATEV auch in HQ importieren. Dann legt das HQ automatisch Lieferanten für jeden Kreditoren an. Der Import von Kreditorenstammdaten ist nur im Zusammenhang mit einem Import von Eingangsrechnungen möglich. Die Anleitung dazu findest du weiter unten unter dem Punkt "Kreditorenstammdaten importieren".

So exportierst du die Buchungen aus DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die Eingangsrechnungen werden im DATEV-Format exportiert.

Ein Buchungsstapel darf nur einen Buchungsmonat umfassen. Von der Bearbeitung der Datei raten wir ab, da sich das Format leicht verändert und vom HQ dann nicht mehr erkannt wird.

Import der Buchungssätze ins HQ

Unter Belege > Eingangsrechnungen findest du oben den Button "Datev Import". 

1. Lade deinen exportieren Buchungsstapel hoch
2. Du kannst Kreditorenstammdaten hochladen. Die Hilfe dazu findest du weiter unten unter "Kreditorenstammdaten importieren"
3. Treffe deine gewünschte Auswahl
   • Import Buchungen ohne Projektzuordnung zulassen: Ist der Haken gesetzt, werden auch Buchungen importiert, die keine Projektnummer in KOST2 eingetragen haben. Damit eine Rechnung ohne Haken importiert werden soll, müssen alle Positionen zugeordnet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann wird der ganze Beleg ignoriert.
   • Auf Sammelkreditor buchen: Ist das Feld ausgewählt, werden Buchungen, deren Kreditor nicht als Lieferant im HQ angelegt ist, auf einen Sammelkreditor gebucht. Dafür legt das HQ automatisch einen Kreditor für jeden Monat als Lieferanten an.
   • Ignorieren nicht vorhandener Kreditoren: Diese Checkbox bietet die Möglichkeit, Buchungen, deren Kreditoren nicht im HQ hinterlegt sind, beim Import zu ignorieren. 
   • Achtung: Punkte zwei und drei können niemals beide angehakt sein. Sind in der Datei Buchungen enthalten, deren Kreditoren nicht im HQ angelegt sind, muss zwingend eine der zwei letzten Möglichkeiten ausgewählt sein. Alternativ kannst du auch die fehlenden Kreditoren importieren.

Kreditorenstammdaten importieren

Export aus DATEV

Als erstes machst du einen Export der Kreditorenstammdaten aus DATEV. 

Import in HQ

Wenn du wie oben beschrieben einen Buchungsstapel hochlädst, prüft das HQ, ob alle Kreditoren im HQ hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall hast du die Möglichkeit Kreditorenstammdaten hochzuladen.

Das HQ prüft die Kreditorenstammdaten beim Hochladen. Bereits im HQ existierende Kreditoren, werden nicht neu importiert.

Hier findest du eine test-Datei, mit der du den Import testen kannst:

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung dazu, wie man Ausgangsrechnungen von HQ in DATEV exportiert. Bevor dies funktioniert, musst du die DATEV-Bedingungen in den Beleg-Standardwerten konfigurieren.

Du kannst an verschiedenen Stellen im HQ die Erlöskonten, Aufwandskosten und Kostenstellen hinterlegen. 

Hier kannst du Kostenstellen und Buchungskonten pflegen

Artikelmodul

Für Artikel aus dem Artikelstamm können im Artikelmodul Kostenstellen und Konten hinterlegt werden, die dann automatisch in die Rechnungsposition übernommen werden.

Projekt

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. In Rechnungen wird in Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel der Position eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet. Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird im DATEV-Export die Projektnummer als Kostenstelle 2 ausgegeben.

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung können den Positionen ein Konto und eine Kostenstelle zugewiesen werden. Sind diese Datenfelder im Artikel oder im Projekt gepflegt, werden sie in der Postion vorausgefüllt, lassen sich aber bearbeiten.

Wie sich dein Buchungssatz zusammensetzt

Beim DATEV-Export werden Positionen mit identischen Kostenstellen, Erlöskonto und Rechnungsnummer zu einem Buchungssatz zusammengefasst.

So exportierst du deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Du wechselst in die (Eingangs-) Rechnungsübersicht und klickst oben auf den Button 'Export'. Hier musst du das Unternehmen und einen Zeitbereich auswählen. Der "DATEV-Export" erzeugt eine CSV-Datei, die den Buchungsstapel für DATEV enthält.

Zusätzlich können alle PDF-Belegdateien exportiert werden. Es entsteht eine ZIP-Datei, die in DATEV hochgeladen werden kann und alle Beleg-PDFs des exportierten Zeitraums enthält.

Wenn zusätzlich beim PDF-Export ein Beleglink erstellt werden soll, setzt du den Haken bei "Datev Beleglink erstellen". Wenn der Haken gesetzt und beide Dateien in DATEV importiert wurden, werden die Buchungssätze und die dazugehörigen Beleg-PDFs in DATEV automatisch miteinander verknüpft. 

Hinweis: Die CSV- und ZIP-Dateien dürfen vor dem Import in DATEV nicht bearbeiten werden.

Achtung: In Datev werden die Rechnungen immer vertikal exportiert. D.h. hier kann es zu einer Differenz kommen, wenn die horizontale Steuerberechnung aktiv ist.

Import der Buchungssätze in DATEV

Die folgende Anleitung bezieht sich auf DATEV Rechnungswesen Buchführung. Die .csv-Datei wird über Bestand-ASCII Daten importiert. Es ist wichtig, dass du die Datei nicht vorher per Excel bearbeitest.

Der Steuerschlüssel bei den Buchungskonten für Ausgangsrechnungen hat nur eine Übersichtlichkeitsfunktion und keinerlei Effekt auf den Export. Er dient der Anzeige, wie viel Steuer in DATEV automatisch abgeführt wird, wenn das angegebene Konto verwendet wird (bei Erlöskonten handelt es sich in der Regel um Automatikkonten). 

Ob im DATEV-Export ein Steuerschlüssel mit übergeben wird oder nicht hängt davon ab, ob in der Position in der Eingangsrechnung Steuern enthalten sind.

In helloHQ wird durch den Steuerschlüssel des Buchungskontos automatisch der Steuersatz der Positionen angepasst, denen dieses Konto als Kostenstelle zugewiesen wird.