Rechnungsübersicht

Leistungsnachweis an Rechnung anhängen

Ein Leistungsnachweis ist ein Nachweis der für den Kunden geleisteten Arbeitsstunden.

Im HQ gibt es zwei Möglichkeiten, einen Leistungsnachweis zu erzeugen und an die Rechnung anzuhängen:

  1. Den Leistungsnachweis direkt in der Rechnung anhängen
  2. Den Leistungsnachweis manuell exportieren

Auf dem Leistungsnachweis wird der Name des Projekts und des Kunden abgedruckt. 

Oben rechts wird das Logo eures Unternehmens abgebildet. Hierfür wird das Logo verwendet, das ihr im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten hinterlegt habt.

Die Reporting-Einträge werden unter den Aufgaben gruppiert. Die Aufgaben werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Innerhalb der Aufgaben werden die Reporting-Einträge chronologisch nach Datum sortiert. Dabei werden folgende Spalten angezeigt:

  • Datum
  • Name des Users, der das Reporting erfasst hat
  • Beschreibung, die für das Reporting eingegeben wurde
  • Dauer des Reportings

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1. Den Leistungsnachweis direkt in der Rechnung anhängen

Wenn eine Rechnungsposition aus Reportings erzeugt wird, kann der Leistungsnachweis automatisch an die Rechnung angehängt werden. 

Bei der Auswahl der Reportings kann nun die Option Leistungsnachweis anhängen? gewählt werden.

 

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Der Leistungsnachweis selbst wird erst nachdem das Dokument gespeichert wurde als Anhang hinzugefügt. D.h. falls ihr noch einmal Positionen entfernt oder weitere Reportings hinzufügt, dann werden immer die aktuell gewählten Reportings, die auch auf den Beleg übernommen wurden, abgedruckt. 

Gleiches gilt, wenn ein Beleg bearbeitet wird. Nach jeder Bearbeitung wird der Leistungsnachweise erneut mit den aktuell gezogenen Reportings neu erstellt. 

Leistungsnachweis_2.png

Dadurch, dass der Leistungsnachweis im Anhang der Rechnung ist, wird beim Versenden ein PDF-Dokument mit Rechnung und Leistungsnachweis generiert. 

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2. Den Leistungsnachweis manuell exportieren

Der Leistungsnachweis kann im Projekt im Reiter Reportings exportiert werden. Dort kannst du einfach auf den Button Leistungsnachweis klicken.

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Nun öffnet sich ein Fenster, in dem das Unternehmen (aus den Admin / Beleg-Standardwerten), der Zeitbereich und die Sprache gewählt werden kann.

Achtung: Es werden nur angenommene Reportings mit exportiert. Sollte das System Setting 'Reportings anzunehmen' in eurem System nicht aktiv sein, werden alle Reportings exportiert.

Anschließend kann der Leistungsnachweis exportiert und heruntergeladen werden.

Export_2.png

Wie kann ich Ansichten im Controlling-Modul und in der Belegübersicht speichern, verwalten und mit anderen Nutzern im HQ teilen?

In dem Controlling-Modul und in den Belegübersichten kannst Du Deine erstellten Ansichten speichern und verwalten. Außerdem kannst Du diese mit anderen Usern im HQ teilen, so dass deine gebauten Ansichten auch in deren Controlling-Modul oder in deren Belegübersichten als gespeicherte Ansicht im HQ auftaucht. 

In dem Controlling-Modul kannst Du Ansichten speichern, indem Du der Ansicht einen Namen gibst und rechts auf auf das Speicher-Symbol klickst. 

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Außerdem kannst du diese Ansicht mit anderen Usern im HQ teilen, indem Du oben neben dem Ansichts-Namen auf das "teilen"-Symbol gehst. Danach öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier wählst Du nun die User aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest. Diese User können dann in ihrem HQ die Ansicht im Controlling-Modul öffnen.

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In der Belegübersicht kannst Du deine Ansicht speichern und verwalten, indem Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm klickst. Hier gibst Du für die Ansicht einen neuen Namen ein und klickst auf speichern. 

AnsichtRechnung1.png

Diese Ansicht kannst Du nun mit anderen Usern im HQ teilen, so dass die Ansicht in deren System als gespeicherte Ansicht in der Belegübersicht zu sehen ist. Um die Ansicht zu teilen, gehst Du oben rechts auf den kleinen Bildschirm, mit dem Du auch deine Ansichten verwaltest. Hier gehst Du auf den Button "teilen". Danach öffnet sich ein Pop-up Fenster mit einem Drop-Down Feld. Dort wählst Du die Nutzer aus, mit denen Du Deine Ansicht teilen möchtest und drückst danach auf "teilen".

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Best practice: Skonto trotz Überschreitung der Frist gezogen

In einigen Fällen kommt es vor, dass das Grenzdatum für das Skonto überschritten ist, die Kunden aber aus Kulanz nicht den vollen Betrag zahlen müssen. In diesem Fall wird die Rechnung dann allerdings nur als "teilweise bezahlt" angezeigt.

Damit keine Verwirrung entsteht, kann der Status der Rechnung ganz einfach auf "vollständig bezahlt" gesetzt werden.

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Kann ich Rechnungen automatisiert versenden? (Modul Rechnungslauf)

Ja - das HQ unterstützt dich beim monatlichen Rechnungslauf. In diesem Modul kannst du aus deinen Planumsätzen auf Knopfdruck Rechnungen erzeugen und diese dann gesammelt per Mail versenden. 

1. Schritt: Planumsätze anlegen

Wie du Planumsätze anlegen kannst, findest du hier.

Für den Rechnungslauf sollten in den Planumsätzen die Rechnungsvorlage, Rechnungsempfänger/in  und die Zahlungsbedingung ausgewählt worden sein.

2. Schritt: Rechnungen aus Planumsätzen erzeugen (Modul: Rechnungslauf)

Im Modul "Rechnungslauf" werden im Tab "Planumsätze" alle Planumsätze des ausgewählten Zeitbereichs angezeigt. Die Liste kann, wie jede andere Tabelle im HQ auch, gefiltert werden. So kannst du einstellen, welche Planumsätze in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.

Achtung: In diesem Modul können die Planumsätze nicht bearbeitet werden. 

Anschließend können die Planumsätze ausgewählt werden, aus denen die Rechnung erzeugt werden soll (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen erzeugen" in Rechnungen umgewandelt werden. 

Nach Abschluss der Umwandlung erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Rechnungserzeugung.

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2. Schritt: Rechnungen versenden (Modul: Rechnungslauf)

Nun muss die Seite einmal neu geladen werden. Im Tab "Rechnungen" sind nun die automatisch erzeugten Rechnungen sichtbar. Diese befinden sich im Status "Entwurf". 

Die Rechnungen können in dieser Ansicht heruntergeladen oder bearbeitet werden. Es ist ebenso möglich über die Lupe die Vorschau zu öffnen. D.h. auch, dass einzelne Rechnungen in diesem Schritt noch angepasst werden können.

Anschließend können die Rechnungen ausgewählt werden, die versendet werden sollen (Einzel- oder Mehrfachauswahl) und über den Button "Rechnungen versenden" versendet werden.

Nach Abschluss des Versands erhältst du eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Rechnungsversands.

Achtung: Wenn eine Rechnungsadresse im Unternehmen hinterlegt ist, wird diese zuerst gezogen. Findet das HQ keine Rechnungsadresse, wird die Standardadresse des Unternehmens gezogen. Der Ansprechpartner, sowie die Rechnungsvorlage, wird im Planumsatz festgelegt.

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Standard E-Mail / Signatur für den Rechnungslauf erstellen

Da die E-Mails im Rechnungslauf gesammelt versendet werden, wird eine standardisierte E-Mail für den Versand benötigt. Diese kann im Adminbereich im Modul "Belegtexte" hinterlegt werden.

Dort muss der Text "Email Subject" und "Email Content" ausgefüllt werden. Hierfür können die Platzhalter aus der normalen Signatur für Belege verwendet werden.

Tipp: Die einfachste Variante ist es die E-Mail als Signatur im Adminbereich in den Beleg-Standardwerten vorzubereiten und dann die html-Ansicht in das Feld "Email Content" zu kopieren.

Dokumentvorlagen anpassen

Für das Rechnungslaufmodul gibt es zwei neue Platzhalter für Dokumentvorlagen:

  • "Monat ausgeschrieben" und
  • "Vormonat ausgeschrieben".

Diese können in die Anrede übernommen werden und als Angabe des Leistungszeitraums verwendet werden.

 

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich an support@hellohq.io wenden. 

ACHTUNG: Dieses Feature steht nur für Kunden im "Pro" und "Enterprise" Plan zur Verfügung. 

Warum kommt es zu Unterschieden bei der Berechnung des Bruttobetrags?

Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.

Vertikal

Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.

Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.

Diese Variante wird standardmäßig von HQLabs verwendet.

Horizontal

Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen. 

Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.

Diese Variante kann aktiviert werden.

 

In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind. 

Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.

http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy

Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.

Wie stelle ich eine Marge für einen Beleg ein?

Du hast die Möglichkeit jeder Rechnung ganz einfach eine Marge hinzuzufügen. Dafür wechselst du im Beleg in den Bearbeitungs-Modus und trägst im Feld Gesamtmarge eine Prozentzahl ein. Die Marge wird dann automatisch den einzelnen Positionen hinzugefügt.
 
Du hast außerdem die Möglichkeit nicht dem ganzen Beleg sondern nur einer einzelnen Position eine Marge hinzuzufügen. Dies kannst du tun,während du eine Position bearbeitest. Dort gibt es dann im Pop Up unten ein Feld Marge(%) in das du auch eine Prozentzahl eintragen kannst.
 
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Wie blende ich zusätzliche Spalten in der Rechnungs- und Angebotsübersicht ein?

Du kannst in der Angebots- und Rechnungsübersicht einfach weitere Spalten einblenden lassen, wenn du sie benötigst. Zu Bespiel kannst du dir hier die Spalte "Hauptbelegnummer" einblenden. Diese Ansicht kannst du dann auch über den kleinen Bildschirm rechts speichern und sie wir beim nächsten Aufruf der Übersicht mit geladen.

 

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Wie erstelle ich Zahlungserinnerungen und Mahnungen?

Aus unbezahlten oder teilweise bezahlten Rechnungen kannst du im HQ Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen. Gehe dazu auf "Belege" -> "Rechnungen" und klicke auf den Aktionsbutton hinter der noch nicht bezahlten Rechnung. Im Dropdown Menü kannst du nun auswählen, ob du eine Erinnerung oder eine Mahnung erstellen möchtest. Es öffnet sich daraufhin der entsprechende Editor, der dir schon aus der Erstellung anderer Belegen bekannt ist.

 

Wie kann ich eine Rechnung stornieren, bei der ich den Vorgang abgebrochen habe?

Wenn man eine Rechnung stornieren will, aber den Vorgang währenddessen abbricht, dann wird der Status auf "storniert" gesetzt, aber kein Storno-Entwurf erzeugt. In diesem Fall muss die Rechnung manuell wieder auf versendet gesetzt werden. Danach kann man dann den Aktions-Button "Stornieren" wieder benutzen.

Wo überprüfe ich Dokumentangaben (Erlöskonto, Kostenstelle etc.) vor dem Export?

Vor dem Export kann man im Modul "Belege-Export" die Erlöskonten und Kostenstellen auf Positionsebene bearbeiten. Das Modul muss allerdings zuvor freigeschaltet werden. Wende dich dazu an unseren Support. Mehr über den Export von HQ nach Datev erfährst du in diesem Artikel:

Wie richte ich den DATEV-Export ein?

 

Wie bildet das HQ Kostenträger-Rechnungen ab?

Es ist möglich, einem Projekt eine Kostenstelle hinzuzufügen. Dazu kannst du im Projektreiter "Allgemein" direkt eine Kostenstelle ausgewählen.

In Rechnungen wird in den einzelnen Positionen zunächst überprüft, ob der Artikel eine Kostenstelle 2 besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird die Projektkostenstelle als Kostenstelle 2 verwendet.

Ist im Projekt keine Kostenstelle hinterlegt, wird für die Buchung in DATEV die Projektnummer als Kostenträger genutzt.