Termine
In helloHQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Kalender übertragen. Auch anders herum werden Termine, die du über Einladungen in Exchange erhältst oder versendest, in helloHQ angezeigt. Die Schnittstelle hilft dir dabei Zeiten, Teilnehmer und eventuelle Räume von Termine zwischen Exchange- und helloHQ-Terminen synchron zu halten.
In helloHQ kann festgelegt werden, ob diese Synchronisation für alle Nutzer aktiviert sein soll. Außerdem kann für jeden Nutzer eingestellt werden, in welche Richtung die Termine übertragen werden sollen.
Die Schnittstelle von Exchange, die wir verwenden, versendet automatisch, ohne unser zutun, Nachrichten zu jeder Änderung. Eine Zu- oder Absage ist, im Sinne der Schnittstelle, ebenfalls eine Änderung.
Aufgaben
Aus Projekten oder Workflows in helloHQ entstehen häufig Aufgaben für die Benutzer, manchmal auch mit einer Deadline. Diese Aufgaben können auch über Exchange mit Clients wie bspw. Microsoft Outlook oder Apple Erinnerungenübertragen werden. Wird die Aufgabe in dem jeweiligen Client abgehakt, wird diese Information auch an helloHQ übertragen.
Synchronisierte Felder:
Exchange - helloHQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Start - Start
DueDate - Ende
TotalWork - Soll
Importance - Priorität
CompleteDate - Fertig
PercentComplete - Fortschritt
Kontakte
Die Kontaktdaten der Ansprechpartner in helloHQ lassen sich mit der Exchange-Synchronisation ganz einfach in einem Mail-Client oder auf dem Smartphone verfügbar machen. Änderungen der Kontakte werden dabei in beide Richtungen synchronisiert. Die folgenden Kontaktdaten werden zwischen helloHQ und Exchange synchronisiert:
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helloHQ
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Exchange
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|---|---|
| Vorname | GivenName |
| Nachname | Surname |
| Position | JobTitle |
| Kundenname | CompanyName |
| Telefon Festnetz | BusinessPhone |
| Telefon Handy | MobilePhone |
| Fax | Fax |
| EmailAddress1 | |
| Private Adresse | PhysicalAddressHome |
| Geschäftliche Adresse | PhysicalAddressBusiness |
| Website | BusinessHomePage |
Tipp
Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.
Achtung: Wenn das Setting "Sync der globalen Kontakte deaktivieren" aktiv ist, werden nur Kontakte gesync die Ansprechpartner eines Unternehmens sind bei dem der Benutzer als Verantwortlicher hinterlegt ist oder im Projektteam eines Projekts in welchem das Unternehmen Kunde ist.
Urlaub kann nicht synchronisiert werden, da die User sonst die Möglichkeit hätten, bereits angenommenen Urlaub in Outlook zu ändern.
Synchronisierte Felder:
Exchange - helloHQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Location - Ort
Start - Start
End - Ende
Private - Privater Termin
Vorsicht: Du kannst auch wiederkehrende Termine synchronisieren. Folgende wiederkehrenden Termine werden unterstützt: tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche. Hierbei unterstützt das HQ jedoch nur eine Synchronisation von Terminen mit einem angegebenen Enddatum, bzw. ohne Enddatum. Es ist nicht möglich, ein Ende nach x-Wiederholungen einzustellen.