Was wird über Microsoft Exchange synchronisiert?

Termine

In HQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Kalender übertragen. Auch anders herum werden Termine, die du über Einladungen in Exchange erhältst oder versendest, in HQ angezeigt. Die Schnittstelle hilft dir dabei Zeiten, Teilnehmer und eventuelle Räume von Termine zwischen Exchange- und HQ-Terminen synchron zu halten.

In HQ kann festgelegt werden, ob diese Synchronisation für alle Nutzer aktiviert sein soll. Außerdem kann für jeden Nutzer eingestellt werden, in welche Richtung die Termine übertragen werden sollen.

Die Schnittstelle von Exchange, die wir verwenden, versendet automatisch, ohne unser zutun, Nachrichten zu jeder Änderung. Eine Zu- oder Absage ist, im Sinne der Schnittstelle, ebenfalls eine Änderung. 

Urlaub kann nicht synchronisiert werden, da die User sonst die Möglichkeit hätten, bereits angenommenen Urlaub in Outlook zu ändern.

Synchronisierte Felder:

Exchange - HQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Location - Ort
Start - Start
End - Ende
Private - Privater Termin

Vorsicht: Du kannst auch wiederkehrende Termine synchronisieren. Folgende wiederkehrenden Termine werden unterstützt: tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche. Hierbei unterstützt das HQ jedoch nur eine Synchronisation von Terminen mit einem angegebenen Enddatum, bzw. ohne Enddatum. Es ist nicht möglich, ein Ende nach x-Wiederholungen einzustellen.

Aufgaben

Aus Projekten oder Workflows in HQ entstehen häufig Aufgaben für die Benutzer, manchmal auch mit einer Deadline. Diese Aufgaben können auch über Exchange mit Clients wie bspw. Microsoft Outlook oder Apple Erinnerungenübertragen werden. Wird die Aufgabe in dem jeweiligen Client abgehakt, wird diese Information auch an HQ übertragen.

Synchronisierte Felder: 

Exchange - HQ:
Subject <- Name
Body <- Beschreibung
Start - Start
DueDate - Ende
TotalWork - Soll
Importance - Priorität
CompleteDate - Fertig
PercentComplete - Fortschritt

Kontakte

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner im HQ lassen sich mit der Exchange-Synchronisation ganz einfach in einem Mail-Client oder auf dem Smartphone verfügbar machen. Änderungen der Kontakte werden dabei in beide Richtungen synchronisiert. Die folgenden Kontaktdaten werden zwischen HQ und Exchange synchronisiert:

HQ
Exchange
Vorname GivenName
Nachname Surname
Position JobTitle
Kundenname CompanyName
Telefon Festnetz BusinessPhone
Telefon Handy MobilePhone
Fax Fax
Email EmailAddress1
Private Adresse PhysicalAddressHome
Geschäftliche Adresse PhysicalAddressBusiness
Website BusinessHomePage

Tipp

Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Achtung: Wenn das Setting "Sync der globalen Kontakte deaktivieren" aktiv ist, werden nur Kontakte gesync die Ansprechpartner eines Unternehmens sind bei dem der Benutzer als Verantwortlicher hinterlegt ist oder im Projektteam eines Projekts in welchem das Unternehmen Kunde ist. 

 

 

Wie richte ich die Schnittstelle zu Exchange ein?

Grundsätzlich kann die Schnittstelle zum Exchange nur von uns eingerichtet werden. Zur Vorbereitung befolgt Ihr die folgenden Schritte und wendet euch anschließend an uns:
 
1. Ihr legt einen HQ-Sync User in eurem Exchange an. 
2. Ihr legt eine Administratorenrolle in Exchange an. 
3. Der Rolle weist ihr die “ApplicationImpersonation”-Role zu.
 
Anleitung: 
Der HQ-Nutzer muss die Exchange-Standardrolle “ApplicationImpersonation” besitzen. Im Admin-Center von Exchange (erreichbar unter Administrator-> Administrator Exchange) könnt ihr Administratorenrollen anlegen und verwalten. Im beigefügten Screenshot ist zu sehen, welche Einstellungen nötig sind.
  
Anschließend sendet Ihr diese Zugangsdaten (Benutzername und Passwort sowie die genaue EWS URL, unter der euer Exchange erreichbar ist) an euren Onboarding Specialist oder an unseren Support unter support@hellohq.io.
 
Sobald wir die Zugangsdaten des HQ-Exchangenutzers haben, können wir den Sync einschalten. Dann müsst ihr uns nur noch mitteilen für welche Nutzer wir aktivieren sollen (gilt auch für die Zukunft für neue Nutzer).
 
Exchangeeinrichtung.png

Kann ich die Exchange-Synchronisation für Subsysteme anpassen?

Wenn man die Exchange-Synchronisation mit mehreren Subsystemen nutzen möchte, werden standardmäßig die Kontakte aller Unternehmen in dem Ordner "Globale Kontakte" synchronisiert.

Da man bei Subsystemen die Unternehmen eventuell stark trennen möchte, haben wir ein System-Setting entwickelt, bei dem nur "Meine Kontakte" zwischen HQ und Exchange synchronisiert werden. Dies verhindert, dass alle Kontakte zwischen verschiedenen Subsystemen synchronisiert werden und muss einmal von uns für euer HQ eingestellt werden!

Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.

Was sind die Bedingungen, damit ein Kontakt unter "Meine HQ Kontakte" erscheint?

Bei der Exchange-Synchronisation der Kontakte aus dem HQ unterscheiden wir zwischen zwei Ordnern:

  • HQ Globale Kontakte
  • HQ Meine Kontakte

Grundsätzlich werden alle Kontakte im HQ in den Ordner "HQ Globale Kontakte" synchronisiert. Ausgenommen davon sind Kontakte mit den folgenden Eigenschaften (Achtung: Dies ist User spezifisch) die in den Ordner "HQ Meine Kontakte" synchronisiert werden. Diese Kontakte tauchen im Order "HQ Globale KOntakte" nicht mehr auf.

  • Kontakte die Ansprechpartners eines Unternehmens sind, bei dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist
  • Kontakte die als Ansprechpartner in einem Projekt hinterlegt sind, in dem Benutzer als Teammitglied hinterlegt ist.
  • Kontakte die einem Lead zugeordnet sind, in dem der Benutzer als Verantwortlich hinterlegt ist.

Der Sync des Ordners "HQ Globale Kontakte kann auch komplett deaktiviert werden.

Achtung: Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form Vorname.Nachname@nomail.de, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können.

Per PowerShell mit eurem Exchange Online verbinden

Du hast die Möglichkeit dich per PowerShell mit eurem Exchange Online zu verbinden. Dafür müsst du zuerst das Ausführen von Skripts auf deinem lokalen Computer aktivieren und kannst dann die unten aufgeführten Befehle ausführen.

 

Einmalig das Ausführen von Skripts aktivieren
Bevor man sich zum ersten Mal mit dem Exchange verbindet, muss man einmal das Ausführen von Skripts für den Rechner aktivieren. Das muss
man nur einmal je Computer tun. Öffne dazu PowerShell als Admin und führ folgenden Befehl aus:

 

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned


(In PowerShell kann man Code einfügen, indem man einfach in das offene Fenster mit der rechten Maustaste klickt)

 

Mit dem Exchange Online verbinden

1. Öffne auf dem lokalen Computer Windows PowerShell, und führe den folgenden Befehl
aus:

 

$UserCredential = Get-Credential

 

2. Gib im Dialogfenster Bei Windows PowerShell anmelden deinen Office 365-Benutzernamen und dein Kennwort ein, und klick dann auf "OK".

 Führe dann folgenden Befehl aus: 

 

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange
-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/
-Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

 

3. Im nächsten Schritt kannst du schließlich diesen Befehl ausführen:

 

Import-PSSession $Session

 

Nach dem Einrichten der Verbindung: 

Stelle sicher, dass die Remote-Sitzung getrennt wird, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Wenn du nur das PowerShell-Fenster schließt, ohne die Sitzung zu trennen, kann es sein, dass du alle PowerShell Remotesitzungen verbrauchst, die dir zur Verfügung stehen. Dann müsstest du warten, bis deine Sitzung abgelaufen sind. Dazu kannst du diesen Befehl nutzen:

Remove-PSSession $Session