JIRA - Fehler, Fehlermeldungen und Lösungen

Bei der Jira-Synchronisation müssen einige Faktoren beachtet werden. Dabei kann es manchmal passieren, dass etwas nicht ganz rund läuft. Für diese Fälle findest du hier die bekanntesten Fehler, ihre Ursachen und Lösungen. 

 

Dem Standardbearbeiter, dem dieser Vorgang zugewiesen wurde, kann dieser Vorgang NICHT ZUGEWIESEN werden ODER nicht zugewiesene Vorgänge sind abgeschaltet.

Der Bearbeiter des Vorgangs ist standardmäßig auf "Automatisch" gesetzt. Dies funktioniert allerdings mit der Schnittstelle nicht. Außerdem ist der Autor beim Erstellen eines Vorgangs nicht bearbeitbar und deshalb kommt es auch zu dieser Fehlermeldung. In einem Projekt kann ein Standardbearbeiter besetzt werden z.B auf den Projektleiter.

 

{"errorMessages":[],"errors":{"timetracking":"Nach der Arbeitsbeginn wird die Einstellung der Ursprünglichen Schätzung im Vorgängermodus nicht unterstützt."}}

Das Problem das die Tickets nicht korrekt synchronisiert werden liegt wahrscheinlich daran, dass du im Jira den Legacy-Modus für die Zeiterfassung aktiviert hast: https://community.atlassian.com/t5/Jira-questions/How-can-I-update-Original-Estimate-after-work-has-been-logged/qaq-p/120560 

Um diesen zu deaktivieren musst du in die Einstellungen -> Vorgänge -> Zeitverfolgung gehen, Globale Einstellungen bearbeiten und den Modus deaktivieren. Danach sollte der Sync funktionieren.

 

Das Jira-Kürzel verschwindet direkt nach dem Eintragen für eine Aufgabe wieder aus dem Projektplan im HQ und es wird kein Ticket in Jira erstellt.

Es existiert entweder kein Projekt in Jira oder der Sync-Nutzer hat keine ausreichenden Berechtigungen für dieses. Beides sollte geprüft und folglich angepasst werden, damit der Sync funktioniert.

 

{"errorMessages":["Der Wert '' existiert nicht für das Feld 'project'.

Es existiert entweder kein Projekt in Jira oder der Sync-Nutzer hat keine ausreichenden Berechtigungen für dieses. Beides sollte geprüft und folglich angepasst werden, damit der Sync funktioniert.

 

Das JIRA-Kürzel ist im HQ-Projekt hinterlegt und der User richtig angegeben, trotzdem werden Tickets nicht aus Jira gezogen.

Tickets werden erst als Task gezogen, wenn sie nach dem Verlinken des Jira-Projektes über das Kürzel einmal aktualisiert wurden (bearbeitet). Man kann alle Tickets eines Projektes in Jira über eine Mehrfachänderung aktualisieren. Dafür lässt man sich alle Vorgänge anzeigen und wählt dann über Tools die zu bearbeitenden aus.

 

{"description":"Field 'description' cannot be set. It is not on the appropriate screen, or unknown."}}

Der Account des HQ Users ist nicht im Projekt eingetragen oder nicht berechtigt. Du kannst ihn bei den Personen hinzufügen und seine Projektrolle über die Berechtigungen ermächtigen, Projekte zu durchsuchen und zu verwalten.

 

Falls dir eine Fehlermeldung angezeigt wird, die hier nicht aufgeführt ist, melde dich gerne bei unserem Support.


 

Welche JIRA Synchonisations-Modi gibt es? 

Es gibt grundsätzlich zwei Modi, mit denen Synchronisiert werden kann: HQ ist das führende System oder JIRA ist das führende System.

HQ führend

Wenn HQ das führende System ist, müssen die HQ Aufgaben in der Projektplanung mit einem JIRA Projekt verknüpft werden. Hierfür wird  die Spalte JIRA Projektkürzel in der Projektplanung mit dem Projektkürzel aus JIRA befüllt. Daraufhin wird in JIRA in dem ausgewählten Projekt ein korrespondierender Vorgang angelegt. Sobald in JIRA unter diesem Vorgang ein Untervorgang angelegt hat, wird dieser in der gleichen Hierarchie zurück zu HQ synchronisiert. 

Zusätzlich zu den Basisinformationen der Vorgänge werden zu Abrechnungszwecken auch alle Worklogs (=Zeiterfassungen) aus synchronisierten JIRA Vorgängen zu den verknüpften HQ Aufgaben synchronisiert. 

JIRA führend

Wenn JIRA das führende System ist, müssen JIRA Projekt und HQ Projekt verknüpft werden. Hierfür wird im HQ in der Stammdatenmaske der Projekte das Datenfeld JIRA-Projektkürzel mit dem JIRA-Projektkürzel befüllt. Ab diesem Moment wird jeder Vorgang, der in einem verknüpften JIRA Projekt angelegt wird, auch zu HQ synchronisiert. Workslogs werden erst synchronisiert, sobald der jeweilige JIRA Vorgang abgeschlossen ist. Dieser Modus dient nur der Abrechnung von Vorgängen in HQ - etwa in Support und Serviceverträgen. 

Zusätzlich zu den beiden Synchronisationsmodi kannst du auch direkt eine Aufgabe mit einem Vorgang verknüpfen. Hierfür musst du in der HQ Aufgabe einfach das Vorgangskürzel in das Feld HQ-Vorgang eintragen. Dies kann in der Projektplanung gemacht werden.
 
Tipp: Wenn einige Vorgänge nicht synchronisiert werden, überprüfe als erstes einmal deine HQ Benachrichtigungen. HQ teilt dir mit, wenn es bei der Synchronisation ein Problem gab.

Wie kann ich die JIRA Synchronisation einrichten?

Das HQ verfügt über eine JIRA-Schnittstelle, über die sich verschiedene Daten aus JIRA und HQ
synchronisieren lassen. Die Schnittstelle ermöglicht drei verschiedene Synchronisationsfunktionen:

Aufgaben aus der Projektplanung in HQ werden mit Tickets in JIRA synchronisiert

Um diese Funktion zu nutzen, musst du die Tasks in HQ mit einem Projekt in JIRA verknüpfen. Dazu musst du folgende Schritte machen:

  • In JIRA und HQ jeweils ein Projekt anlegen (die Namen müssen nicht identisch sein, da diese nicht mit synchronisiert werden)
  • In HQ kannst du nun alle die Tasks (und Unter- bzw. Folgetasks) im Projektplan angelegen, die für das Projekt gebraucht werden
  • Für jeden Task, der in JIRA automatisch angelegt und anschließend synchronisiert werden  soll, musst du das „JIRA Projektkürzel“ in der gleichnamigen Spalte der HQ-Projektplanung eintragen

Jira_Projektplan_mit_Pfeil.png

Von nun an werden alle Änderungen in der HQ Projektplanung zu JIRA synchronisiert, daher werden neue Tickets angelegt und bestehende verändert. Das selbe gilt auch für die Änderungen, die in JIRA erfolgen. Der Sync findet normalerweise mehrmals pro Stunde statt.

2. Verschiedene JIRA-Ticketdaten werden mit "Meine Aufgaben" in HQ synchronisiert (in beide Richtungen)

Bei dieser Funktion werden folgende Felder zwischen JIRA-Tickets und meinen Aufgaben synchronisiert:

  • JIRA <-> HQ
  • Tickets <-> Meine Aufgaben
  • Fälligkeitsdatum <-> Deadline
  • Ursprüngliche Schätzung <-> Soll(in PT)
  • Zusammenfassung <-> Beschreibung der Aufgaben
  • Bearbeiter <-> Verantwortlicher
  • Status <-> Fortschritt

3. Arbeitsprotokolle aus JIRA-Tickets werden mit "Meine Reportings" in HQ synchronisiert (nur von JIRA nach HQ)

Bei dieser Funktion werden folgende Daten synchronisiert:

  • JIRA -> HQ
  • Arbeitsprotokolle -> Reportings
  • Projektname -> Projekt
  • Ticketname -> Task
  • Benötigte Zeit -> Dauer
  • Arbeitsbeschreibung -> Beschreibung des Reportings
  • Startdatum -> Startzeit

Dazu müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

1. Zur Konfiguration der Schnittstelle benötigt HQ folgende Informationen:

  • URL der JIRA-Installation
  • Statusnamen aller Arbeitsabläufe in JIRA (z. B. „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“, „Erneut
      geöffnet“). Dazu ist außerdem anzugeben, welchem Fortschritt in Prozent (0%, 50% oder
      100%) die einzelnen Statusnamen entsprechen sollen
  • Tickettypen im System

2. Außerdem können Sie sich für eins von zwei Berechtigungsmodellen entscheiden:

  • "BasicAuth“: Dabei erhalten alle Benutzer, die in HQ Daten anlegen, ein und dieselbe
      Rechtestufe in JIRA. (Empfohlen)
  • „OAuth“: Jeder Benutzer nutzt seine individuellen Rechte zur Synchronisation mit JIRA.
      Zu den Berechtigungsmodellen kannst du hier mehr erfahren.

Abhängig davon benötigt HQ zusätzlich folgende Informationen / müssen folgende Elemente eingerichtet werden:

  • Basic Auth
    • Token das unter folgendem Link generiert werden kann: Zum Token (funktioniert nur wenn du in dein Jira eingeloggt bist)
    • E-Mail Adresse eines Jira Benutzers mit Lese- und Schreibrechten für alle Projekte die bearbeitet werden sollen
    • Die E-Mail Adresse der Benutzer die in HQ verwendet wird, muss identisch mit der E-Mail Adresse die in Jira verwendet wird sein. 
      • Wichtig ist, dass das Setting "Sichtbarkeit der Benutzer-E-Mail" aktiviert ist und nicht auf "ausgeblendet" stehht. (Unter "Jira-Einstellungen" / "Allgemeines Konfiguration")
  • OAuth
    • Den Consumer Key aus JIRA (OAuth)
    • Die E-Mail Adresse der Benutzer die in HQ verwendet wird, muss identisch mit der E-Mail Adresse die in Jira verwendet wird sein. 
      • Wichtig ist, dass das Setting "Sichtbarkeit der Benutzer-E-Mail" aktiviert ist und nicht auf "ausgeblendet" steht. (Unter "Jira-Einstellungen" / "Allgemeines Konfiguration")
 

Leider gibt es eine Einschränkung bei allen Funktionen, da HQ keine Daten aus JIRA PLugins abrufen kann. Daher müssen alle Daten in Feldern eingegeben werden, die in der standardisierten JIRA Installation vorhanden sind.

JIRA Synchronisations-Modi

Es gibt grundsätzlich zwei Modi mit denen synchronisiert werden kann: Entweder HQ ist das führende System oder JIRA ist das führende System. Und es kann nur einer dieser beiden Modi aktiviert sein. Hierbei ist zu beachten, dass beim Jira führendem Modus die Synchronisation der Subtasks nicht funktioniert.

Mehr zu den verschiedenen Synchronisations-Modi kannst du Hier erfahren. 

Konfiguration für Schritte 1-3

Um die Funktionen 1-3 freizuschalten musst du zunächst in die Einstellungen in Jira gehen, wo du dann den Reiter Vorgänge auswählst.

Unter Vorgänge musst du nun in der linken Leiste auf "Bildschirmmasken" klicken. Danach klickst du rechts bei "Default Screen" auf konfigurieren.

Dort musst du dann die folgenden Felder hinterlegen:

  • Summary
  • Description
  • Assignee
  • Time Tracking
  • Due Date
  • Reporter

Bild_02.08.19_um_17.49.jpg

 

Konfiguration für JIRA OAuth

Wenn du als Authentifizierungsmethode in deinem JIRA OAuth nutzen möchtest, müssen die folgenden Schritte durchgeführt werden. Danach kann jeder Nutzer in deinem HQ seinen eigenen JIRA-Account nutzen, um Tickets etc. zu synchronisieren.

Zunächst müsst du in deinem JIRA einen Application Link hinzufügen. Dazu gehst du in den Adminbereich in JIRA und gehst dann links auf den Reiter "Application Links" unter Integrations.

Bild_02.08.19_um_15.43.jpg


Anschließend musst du den Hostnamen des Systems eingeben, also die URL deines HQs., bestehend aus: deineFirma,hqlabs.de, und dann auf "Create new link" klicken. Im nächsten Fenster musst du dann einmal die Warnung ignorieren und auf "Continue" klicken.

Im nächsten Fenster gibst du unter "Application Name" "HQSB" ein und klickst auf "Continue". Danach musst du dann im neuen Fenster unter "Incomming Authentication" einen beliebigen "Consumer Key", z.B. hqsb, festlegen und diesen dem Support-Team von HQ mitteilen. Zudem musst du noch die Felder "Consumer Name" und "Description" ausfüllen. Den Public Key schicken wir dir dann zu, sobald wir von dir den Consumer Key bekommen haben.

Wie erfolgt die Authentifizierung?

HQ unterstützt zwei Möglichkeiten der Authentifizierung: Basic Auth und OAuth. Eines der beiden Verfahren muss für die Synchronisation verwendet werden.

Basic Auth:

Bei Basic Auth wird der Benutzername und das Passwort an den Server gesendet. Hierfür muss dein JIRA Administrator uns einen Benutzer zur Verfügung stellen, der Rechte auf die Projekte hat, mit denen HQ die Synchronisation durchführen soll.

OAuth:

Bei OAuth verwendet das HQ das JIRA Konto des jeweiligen Nutzers. Hierfür wird jeder HQ Nutzer einmal mit seinem JIRA Nutzer verknüpft. Das HQ kann dann in JIRA nur die Aktionen durchführen, für die du auch berechtigt bist.