Dokumente

Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind keine elektronischen Rechnungen.

Eine XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.

Einstellungen

Eine korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen ermöglicht eine strukturierte Identifikationsnummer, die sogenannte Leitweg-ID. Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe.

Diese Leitweg-ID kann im HQ direkt im Kunden (Unternehmen) hinterlegt werden. Um den Rechnungsprozess für euch so einfach wie möglich zu gestalten, ist die XRechnungs-Option beim Belegversand standardmäßig vorausgewählt, wenn ein sobald ihr eine Leitweg-ID bei Rechnungsempfänger im HQ hinterlegt ist.

Rechnungsversand

Eine XRechnung kann auf zwei Wegen erzeugt werden: Per direktem Download oder beim automatischen Versenden.

Achtung: Die Optionen werden nur angezeigt, wenn im Unternehmen eine Leitweg-ID hinterlegt ist. 

XRechnung aus dem HQ heraus versenden

Der einfachste Weg ist es ganz normal eine Rechnung aus dem HQ zu senden. Dabei gibt es nun die Option XRechnung mitsenden. In diesem Fall wird das normale Rechnungs .pdf sowie die .xml File für die XRechnung versendet. 

XRechnung herunterladen

Dazu kann ich den Rechnungsdetails einfach auf Download geklickt werden. Dort gibt es die Option XRechnung XML. Durch diese Option wird die .xml herunterladen und kann dann manuell an den Kunden weitergeleitet werden.

Steuersätze werden im HQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch im HQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

Du kannst im HQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert. 

Bei den Rechnungen habt ihr fünf Möglichkeiten Positionen zu erstellen:

• Artikelstamm
• Freitext
• Offene Angebotspositionen
• Reportings
• Fremdkosten

Artikelstamm: Hier könnt ihr einzelne Artikel, die ihr (ggf. gezielt dafür) anlegen könnt, abrechnen. Noch mehr zu den Artikeln findet ihr hier.

Freitext: Hier könnt ihr wie gewohnt alle Beschreibungen, Preise und Einheiten individuell bestimmen.

Offene Positionen: Wenn ihr ein Angebot mit dem abzurechnenden Projekt verknüpft habt werdet ihr in dem Dropdown zu "Offene Angebotspositionen" alle angebotenen Positionen sehen. Wenn ihr eine davon seht könnt ihr festlegen, wie viel ihr von dieser Position abrechnen wollt. Beim nächsten Mal bleibt dann maximal der Differenzbetrag übrig. Positionen die schon abgerechnet wurden sind in der Liste dann nicht mehr enthalten.

Reportings: Hier könnt ihr alle eure Reportings abrechnen. Wenn ihr also auf "Reporting Auswahl" klickt erhaltet ihr, zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet, die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier könnt ihr die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend habt ihr die Möglichkeit entweder Für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings zu einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. Deshalb spielen wir das an dieser Stelle einmal durch:

Fremdkosten: Hier könnt ihr die angelegten Fremdkosten auswählen und mit in Rechnung stellen. Gerne schlagen unsere Kunden hier auch eine, für den Kunden nicht ersichtliche, Marge oben drauf. 

Ausgaben: Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn die Funktionalität Ausgaben in deinem HQ aktiviert wurde.

Manchmal muss man mit seinen Kunden auf Englisch kommunizieren und entsprechend auch Angebote oder Rechnungen auf Englisch schreiben.

Im HQ kannst du für diese Fälle eigene Übersetzungen zu deinen deutschen Dokumentvorlagen einrichten. Dabei sind mehrere Aspekte zu beachten, die dieser Artikel behandelt.

1. Dokumentvorlage übersetzen

Unter Admin/ Dokumentvorlagen wählst du deine zu übersetzende Vorlage aus und änderst anschließend die Sprache auf "Englisch (United Kingdom)" oder "Englisch (United States)".

ACHTUNG: Sollte bei dir keine andere Sprache auswählbar sein, muss diese einmal von unserem Support-Team zu eurem HQ hinzugefügt werden. Melde dich am besten per Chat oder Ticket bei uns!

Nun musst du den deutschen Inhalt einmal manuell ins Englische übersetzen. Übersetze einmal alles im Beleg bis auf die bestehenden Platzhalter, wie z.B. [Anrede], [Datum], [Zahlungsbedingungen] (mehr dazu unten).

Des Weiteren musst du einmal das Briefpapier neu-hinterlegen.

Vergiss nicht, deine Eingaben abzuspeichern - wenn du alles gespeichert hast, ist der erste Schritt getan.

ACHTUNG: Die Platzhalter werden nicht in der Vorlagen-Vorschau übersetzt aber später im Beleg!

2. Platzhalter übersetzen

Die Platzhalter können und müssen auch individuell ins Englische übersetzt werden. Das ganze kannst du unter Admin/ Belegtexte tun.

Hier kannst du neue Übersetzungen hinzufügen oder bereits bestehende Übersetzungen anpassen. Wähle im Drop-Down-Menü das Wort aus, welches du übersetzen möchtest und wechsel die Sprache zu Englisch und gebe deine Übersetzung ein.

ACHTUNG: Wenn hier bereits eine Übersetzung besteht, solltest du deine Übersetzung nicht hier ändern, sondern das Wort unten in den bestehenden Übersetzungen mit einem Klick auf den Bleistift verändern.

3. Zahlungs- und Lieferbedingungen übersetzen

Zu guter Letzt müssen noch die bestehenden Zahlungs- und Lieferbedingungen übersetzt werden. Die Bedingungen findest du unter Admin/ Beleg-Standardwerte.

Die Übersetzung kannst du einfach hinzufügen, indem du die Bedingung bearbeitest und zur englischen Beschreibung wechselst.

4. Die Belegsprache im Beleg ändern

Jetzt kannst du deinen Beleg auf Englisch erstellen: nachdem alles übersetzt wurde, musst du nur noch die Belegsprache im Beleg auswählen. Das kannst du ganz einfach beim Bearbeiten des Belegs machen. 

Du wirst anschließend sehen, dass sich die Felder "Anschreiben" und "Betreff" so geändert haben, wie du sie im ersten Schritt in der Dokumentvorlage eingestellt und übersetzt hast.

Es gibt auf Belegen automatische eingefügte Texte. Wenn du diese für alle Belege anpassen möchtest, kann du dies im Hauptmenü unter Admin -> Belegtexte tun. 

Im Dropdown Menü "Text" kannst du nach Namen von Belegtexten suchen. 

Unter "Wert" steht das, was letztendlich auf den Belegen angezeigt wird. Hier kannst du diese Texte auch bearbeiten. 

Klappst du die unteren Reiter über die Pfeile an der linken Seite auf, werden dir die Belegtexte angezeigt, die bei euch aktiv sind. 

Wenn du Belege aus dem HQ versendest, werden automatisch die von dir hinterlegten E-Mail-Daten als Empfänger für den Versand genutzt. Dabei gibt es eine Hierarchie, die bestimmt, welche Daten automatisch übernommen werden:

1. Standardadresse für den Belegtypen

Hast du in den Kundendaten eine Adresse als Standard für den Belegtypen, den du versendest, ausgewählt, dann werden diese Adressdaten genutzt. 

Wie du Standardadressen für Belegtypen einstellen kannst, wir dir hier erklärt: Wie lege ich Rechnungs- Liefer- und Standardadressen im Unternehmen an?

Wichtig: Bei Erinnerungen, Mahnungen und Stornos wird die Email Adresse aus der "Rechnungsadresse" verwendet. 

2. Ansprechpartner

Gibt es keine Standardadresse für den Belegtypen, dann wird die Adresse des Ansprechpartners eingetragen.

3. Standardadresse des Unternehmens

Ist beim Ansprechpartner keine Adresse angegeben, wird die Standardadresse des Emfänger-Unternehmens verwendet.

Das Format, in dem das Datum in Belegen angegeben wird, ändert sich mit dem Platzhalter. Für die Daten zum Belegdatum, Lieferdatum und der Gültigkeitsangabe gibt es sowohl Platzhalter für das Format "01.01.2018" als auch für "01. Januar 2018". Die Platzhalter mit dem ausgeschriebenen Datum erkennst du am Zusatz "-Lang". Außerdem findest du sie im Dokumentvorlagen-Modul über den Button "Platzhalter auswählen".

Eine Liste aller Platzhalter findest du hier: Welche Platzhalter gibt es?

Dokumentvorlagen kannst du ganz leicht über die Funktion "Kopieren".

Diese findest du hier:

Im Fenster, dass danach aufpoppt kannst du auswählen wie die neue Vorlage heißen soll, für welches Subsystem die neue Vorlage eingerichtet werden soll und für welchen Belegtyp die neue Vorlage sein soll.

HINWEIS: Nach einem kurzen Neuladen wird die kopierte Vorlage gezeigt, nicht die neue Vorlage - um ggf. weitere Kopien für andere Belegtypen zu ermöglichen. Für die Bearbeitung Zeitung der neuen Vorlagen also bitte Dokumenttyp und -Vorlage wechseln. 

Wie du eine Dokumentvorlage erstellst, findest du hier:

https://support.hellohq.io/hc/de/articles/115002297949-Wie-erstelle-ich-eine-Dokumentenvorlage-

Der Grund, warum man Angebotspositionen nicht mehr bearbeiten kann, sind Verknüpfungen im HQ.

Sobald die Positionen des Belegs irgendwo noch referenziert werden (z.B. in einem Planumsatz, auf einer Rechnung, in einer Auftragsbestätigung, etc.), können sie im Angebot nicht mehr verändert werden, da sonst auch die Positionen an den anderen Orten geändert würden und das nicht passieren darf.

Man kann in dem Fall einmal schauen, ob es weitere Belege oder einen Planumsatz zu diesem Angebot gibt und diese (wenn möglich) aus dem HQ entfernen, dann sollten die Positionen im Angebot auch wieder bearbeitbar sein.

Die Umsatzsteuern müssen beim Erstellen des Belegs ausgewählt werden. Dazu gibt es im Bearbeitungsmodus des Belegs das DropDown-Feld "Steuerpflicht", welches die Umsatzsteuer ausweist. Das Feld befindet sich direkt über der Summe.

Wenn du eine Rechnung, ein Angebot usw. herunterlädst ergibt sich der Name aus dem für den jeweiligen Nummernkreis.

Standardmäßig sind im HQ die Währungen Euro (EUR) und US-Dollar (USD) hinterlegt. Man kann unter Admin/ Standardwerte/ Bereich: Währungen aus einer vorgegebenen Liste weitere Währungen auswählen und zum HQ hinzufügen.

Anschließend kann man im Beleg die Währung auswählen.

Um nur einzelne Teile einer Rechnung zu stornieren geht man in die Rechnungsübersicht und klickt dann beim betroffenen Beleg auf "Aktion". Dort wählt man dann "Beleg stornieren" aus und es erscheint ein Pop-Up Fenster, in dem die Positionen des Belegs angezeigt werden.

Hier kann man jetzt die Positionen und deren Anzahl auswählen, die storniert werden sollen. Das HQ erstellt dann einen Storno mit den entsprechenden Positionen des Belegs.

Beachte: der Status des Ursprungsbelegs verändert sich nur dann auf "storniert", wenn tatsächlich alle Positionen storniert wurden.

Tipp

Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenschicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen 'Dokumentenvorlagen'.Gehe also zunächst in  den Adminbereich auf "Dokumentvorlagen". 

In der Dokumentvorlage werden Textfelder und Platzhalter auf einer DINA4 Seite positioniert und die Schriftart sowie Farben ausgewählt. Du kannst außerdem euer Briefpapier als Hintergrund für den Beleg hochladen. Es lassen sich zu jedem Belegtypen beliebig viele Vorlagen im Admin-Bereich erstellen, auch in unterschiedlichen Sprachen.  

1. Die richtige Vorlage auswählen

5. Platzhalter

Du kannst Dokumente, wie z.B. Rechnungen direkt aus dem HQ per Mail versenden, indem du in der Übersicht auf den Aktionsbutton hinter dem Dokument klickst und "versenden" auswählst.

Oder du versendest das Dokument direkt nach dem Erstellen in den Belegdetails über den "Versenden" Button. Der Status ändert sich automatisch auf "versendet".

Hierbei gibt es folgende Logik bei der Empfänger Email-Adresse die verwendet wird:

• Gibt es eine Email Adresse für den Dokumenttyp, wird die verwendet.
• Gibt es die nicht, wird die Email vom Ansprechpartner verwendet.
• Gibt es die auch nicht, wird die Standardadresse des Emfänger Unternehmens verwendet.
• Gibt es die auch nicht wird die Standardemail Adresse der Company desAnsprechpartners verwendet.

Wenn Du das Dokument lieber aus Deinem Mailprogramm verschicken möchtest, kannst du es dir über den Button "Download" als pdf herunterladen und den Status manuell auf "versendet" setzen.

Dokumentenvorlagen kannst du im Adminbereich unter Dokument-Vorlagen erzeugen.

Wähle dort das Unternehmen aus für welches die Vorlage bestimmt ist, wähle den Belegtypen aus und gebe der Vorlage anschließend einen Namen. Nun kannst du deine Vorlage nach deinen Vorstellungen bearbeiten und editieren.

Entwurf - Status zur Bearbeitung. In diesem Status hat der Beleg noch keine Belegnummer.

Warten auf Feedback - In diesem Status wartet das Dokument auf Feedback. Kann einen Workflow auslösen, der den Feedback-Prozess anstößt.

Versendet -Versendete Belege (Status "Versendet" oder ein nachfolgender Status) erhalten eine Belegnummer. Danach ist das Löschen des Belegs nur noch in der Löschverwaltung möglich.

Angenommen - steht ein Angebot auf "Angenommen" kann daraus eine Rechnung erzeugt werden. Zudem können die Planumsätze beim Wechsel in diesen Status korrigiert werden

Abgelehnt - zeigt an, dass ein Angebot abgelehnt wurde. Planumsätze können beim Ablehnen nach unten korrigiert werden.

Warten auf Genehmigung - kann einen Workflow zur Freigabe einer Eingangsrechnung auslösen

Genehmigt - der finale Status einer Eingangsrechnung

Teilweise bezahlt - Es wurde ein Zahlungseingang vermerkt, aber nicht in der vollen Höhe der Rechnungssumme

Vollständig bezahlt - Es wurde ein Zahlungseingang vermerkt in Höhe der Rechnungssumme

Teilweise geliefert - Es wurde ein Wareneingang gebucht, aber nicht die komplette Menge

Vollständig geliefert - Es wurde ein Wareneingang gebucht, in Höhe der Menge

	Entwurf / Warten auf Feedback / Teilweise bezahlt
	Versendet
	Storniert
	Vollständig bezahlt
	Überfällig

Das Löschen eines Belegs ist im Editor nur möglich, wenn der Beleg sich im Entwurfs- oder Feedback-Status befindet und noch keine Belegnummer bekommen hat. 

Nein. Wenn man Positionen in der Auftragsbestätigung verändern möchte, muss man dazu ein neues Angebot erstellen und dort die Positionen ändern.

Um die Währung eines Dokumentes zu ändern, musst du im "Bearbeitungs-Modus" zum Ende des Dokumentes scrollen und dort die Drop-Down "Währung" ausklappen.

Hier bekommst du eine Auswahl an Währungen für deinen Beleg. 
Die Auswahl setzt sich aus den in deinem HQ hinterlegten Währungen zusammen. 

Wichtig ist dass du diesen Schritt vor dem Hinzufügen der Positionen machst, damit du nicht alle Positionen neu hinzufügen musst.

Achtung! 
Bei einem Wechsel der Währung werden die Positionswerte nicht neu berechnet. Um die Werte für Reportings, Artikel oder Fremdkosten neu zu berechnen, füge diese Position erneut hinzu.

Du kannst aus einem Angbeot welches du ganz normal erzeugt hast einfach eine Vorlage machen. 

Klicke dazu in der Übersicht der Angebote auf das entsprechende Angebot und wähle über den Aktions-Button die Funktion "Zur Vorlage umwandeln" aus. 

Anschließend findest du die Vorlage im Reiter "Vorlagen" wenn du auf Belege - Angebote gehst.