Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind keine elektronischen Rechnungen.
Eine XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
Wichtig: Damit die xRechnung validiert werden kann, wird die Steuer horizontal berechnet. Dadurch kann es zu einer Differenz zwischen der PDF Rechnung und der xRechnung kommen, wenn das Setting zur vertikalen Steuerberechnung aktiv ist.
Einstellungen
Eine korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen ermöglicht eine strukturierte Identifikationsnummer, die sogenannte Leitweg-ID. Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe.
Diese Leitweg-ID kann in helloHQ direkt im Kunden (Unternehmen) hinterlegt werden. Um den Rechnungsprozess für euch so einfach wie möglich zu gestalten, ist die XRechnungs-Option beim Belegversand standardmäßig vorausgewählt, wenn ein sobald ihr eine Leitweg-ID bei Rechnungsempfänger in helloHQ hinterlegt ist.
Viele Unternehmen verlangen für XRechnungen ein Leistungsdatum sowie eine Bestellnummer. Diese werden von helloHQ wie folgt vergeben:
Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferdatum der Rechnung. Ist kein Lieferdatum gesetzt, wird das Rechnungsdatum verwendet.
Die Bestellnummer ist die PO-Nummer. Als Bestelldatum wird das Erstelldatum der PO-Nummer in helloHQ verwendet.
Rechnungsversand
Eine XRechnung kann auf zwei Wegen erzeugt werden: Per direktem Download oder beim automatischen Versenden.
Achtung: Die Optionen werden nur angezeigt, wenn im Unternehmen eine Leitweg-ID hinterlegt ist.
XRechnung aus helloHQ heraus versenden
Der einfachste Weg ist es ganz normal eine Rechnung aus helloHQ zu senden. Dabei gibt es nun die Option XRechnung mitsenden. In diesem Fall wird das normale Rechnungs .pdf sowie die .xml File für die XRechnung versendet.
XRechnung herunterladen
Dazu kann ich den Rechnungsdetails einfach auf Download geklickt werden. Dort gibt es die Option XRechnung XML. Durch diese Option wird die .xml herunterladen und kann dann manuell an den Kunden weitergeleitet werden.