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XRechnung

Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind keine elektronischen Rechnungen.

Eine XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.

Wichtig: Damit die xRechnung validiert werden kann, wird die Steuer horizontal berechnet. Dadurch kann es zu einer Differenz zwischen der PDF Rechnung und der xRechnung kommen, wenn das Setting zur vertikalen Steuerberechnung aktiv ist.

Einstellungen

Eine korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen ermöglicht eine strukturierte Identifikationsnummer, die sogenannte Leitweg-ID. Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe.

Diese Leitweg-ID kann im HQ direkt im Kunden (Unternehmen) hinterlegt werden. Um den Rechnungsprozess für euch so einfach wie möglich zu gestalten, ist die XRechnungs-Option beim Belegversand standardmäßig vorausgewählt, wenn ein sobald ihr eine Leitweg-ID bei Rechnungsempfänger im HQ hinterlegt ist.

Viele Unternehmen verlangen für XRechnungen ein Leistungsdatum sowie eine Bestellnummer. Diese werden vom HQ wie folgt vergeben:

Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferdatum der Rechnung. Ist kein Lieferdatum gesetzt, wird das Rechnungsdatum verwendet.

Die Bestellnummer ist die PO-Nummer. Als Bestelldatum wird das Erstelldatum der PO-Nummer in HQ verwendet.

Rechnungsversand

Eine XRechnung kann auf zwei Wegen erzeugt werden: Per direktem Download oder beim automatischen Versenden.

Achtung: Die Optionen werden nur angezeigt, wenn im Unternehmen eine Leitweg-ID hinterlegt ist.

XRechnung aus dem HQ heraus versenden

Der einfachste Weg ist es ganz normal eine Rechnung aus dem HQ zu senden. Dabei gibt es nun die Option XRechnung mitsenden. In diesem Fall wird das normale Rechnungs .pdf sowie die .xml File für die XRechnung versendet.

XRechnung herunterladen

Dazu kann ich den Rechnungsdetails einfach auf Download geklickt werden. Dort gibt es die Option XRechnung XML. Durch diese Option wird die .xml herunterladen und kann dann manuell an den Kunden weitergeleitet werden.

Wo kann ich für eine Rechnung den Steuersatz festlegen?

Steuersätze werden im HQ auf Positionsebene eingestellt. Wenn Du eine Position zu einem Beleg hinzufügst hast du die Möglichkeit aus den bei Euch im HQ hinterlegten Steuersätzen zu wählen.

Wie hinterlege ich die Absendeadresse auf Dokumentvorlagen?

Die Absendeadresse lässt sich im HQ auf zwei unterschiedliche Wege auf deine Dokumentvorlagen hinterlegen.

Die erste Möglichkeit wäre, bei der Dokumentvorlage einen PDF-Hintergrund hochzuladen, wo du zusätzlich z.B. zum Logo auch die Absendeadresse unten in der Fußzeile unterbringen kannst. Vorteil ist hier, dass du die Adresse etwas freier positionieren kannst. Ein Nachteil ist aber, dass du Änderungen an der Adresse nicht direkt im HQ machen kannst, sondern dafür den PDF-Hintergrund bearbeiten und erneut hochladen müsstest.

Mehr Infos zum Hochladen des Hintergrunds findest du in folgendem Artikel unter Punkt 3: Wie erstelle ich Dokumentenvorlagen für Angebote,Bestellungen und Rechnungen?

Eine weitere Möglichkeit ist das Benutzen von Textfeldern in der Fußzeile der Dokumentvorlage, um hier die Adresse einzutragen. Hier kannst du dann Platzhalter benutzen, um die Adresse und Ansprechpartner deines Unternehmens zu hinterlegen. Dabei kannst du zwischen zwei Layoutformen der Fußzeile entscheiden. Bei der einzeiligen Variante streckt sich das Textfeld über die ganze Fußzeile. Bei der Variante mit vier Zeilen wird die Fußzeile in vier Kästchen aufgeteilt, sodass du etwas mehr Kontrolle über die Positionierung hast.

In den Textfeldern kannst du nun Platzhalter hinterlegen, um die Adresse deiner Firma, Ansprechpartner, Bankverbindung etc. automatisch auf deine Belege zu übernehmen. Mehr Infos zu allen Platzhaltern findest du hier: Welche Platzhalter gibt es?

Für die Adresse des Unternehmens eignen sich folgende Platzhalter besonders gut:

[Unternehmen_Name]
[Unternehmen_Adresse]
[Unternehmen_PLZ] [Unternehmen_Ort]

Tipp: Falls du die Adresse auf der Dokumentvorlage nicht bearbeiten kannst, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Adresse auf dem Briefpapier/PDF-Hintergrund hinterlegt ist.

Wie mache ich ein Angebot zu einer Vorlage?

Neben den Dokumentvorlagen, wo du z.B. Anschreiben und Grußzeile bereits im Vorhinein definierst, gibt es im HQ zusätzlich die Möglichkeit, aus einem Angebot eine Vorlage zu erstellen. Die Vorlage enthält dann zusätzliche Informationen wie Kunde, Projekt, Angebotspositionen etc., wodurch du zukünftig schneller wiederkehrende Angebote erstellen kannst.

Zum Erstellen der Vorlage musst du zunächst einmal das Angebot kopieren, welches du zu einer Vorlage machen möchtest. Die Kopie kannst du dann per Aktionsbutton in der Angebotsübersicht in eine Vorlage umwandeln. Dies ist sehr wichtig, da nur Angebote im Status Entwurf zu einer Vorlage umgewandelt werden können.

Tipp: Zum Erstellen einer Vorlage kannst du natürlich auch ein Testangebot schreiben, welches an keinen Kunden versendet wird, und dieses Angebot dann direkt zu einer Vorlage umwandeln.

Belege in neuem Tab öffnen

Es gibt die Möglichkeit Belege aus der globalen Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Übersicht (Angebote, Rechnungen, etc.) mit Rechtsklick auf den gewünschten Beleg gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen. Um den Beleg im Hintergrund zu öffnen kannst du einfach beim klicken "Strg" (Windows) oder "Cmd" (Mac) gedrückt halten.

Kann ich Belegpositionen kopieren?

Du kannst im HQ einzelne Belegpositionen kopieren. Wenn du bei einem Beleg im Bearbeitungsmodus bist, kannst du einfach auf den kopieren Button klicken und die Position wird dupliziert.

Welche Positionstypen gibt es für Rechnungen?

Bei den Rechnungen habt ihr fünf Möglichkeiten Positionen zu erstellen:

Artikelstamm
Freitext
Offene Angebotspositionen
Reportings
Fremdkosten

Artikelstamm: Hier könnt ihr einzelne Artikel, die ihr (ggf. gezielt dafür) anlegen könnt, abrechnen. Noch mehr zu den Artikeln findet ihr hier.

Freitext: Hier könnt ihr wie gewohnt alle Beschreibungen, Preise und Einheiten individuell bestimmen.

Offene Positionen: Wenn ihr ein Angebot mit dem abzurechnenden Projekt verknüpft habt werdet ihr in dem Dropdown zu "Offene Angebotspositionen" alle angebotenen Positionen sehen. Wenn ihr eine davon seht könnt ihr festlegen, wie viel ihr von dieser Position abrechnen wollt. Beim nächsten Mal bleibt dann maximal der Differenzbetrag übrig. Positionen die schon abgerechnet wurden sind in der Liste dann nicht mehr enthalten.

Reportings: Hier könnt ihr alle eure Reportings abrechnen. Wenn ihr also auf "Reporting Auswahl" klickt erhaltet ihr, zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet, die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier könnt ihr die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend habt ihr die Möglichkeit entweder Für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings zu einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. Deshalb spielen wir das an dieser Stelle einmal durch:

Fremdkosten: Hier könnt ihr die angelegten Fremdkosten auswählen und mit in Rechnung stellen. Gerne schlagen unsere Kunden hier auch eine, für den Kunden nicht ersichtliche, Marge oben drauf.

Ausgaben: Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn die Funktionalität Ausgaben in deinem HQ aktiviert wurde.

Wie kann ich englische Belege im HQ erstellen?

Manchmal muss man mit seinen Kunden auf Englisch kommunizieren und entsprechend auch Angebote oder Rechnungen auf Englisch schreiben.

Im HQ kannst du für diese Fälle eigene Übersetzungen zu deinen deutschen Dokumentvorlagen einrichten. Dabei sind mehrere Aspekte zu beachten, die dieser Artikel behandelt.

1. Dokumentvorlage übersetzen

Unter Admin/ Dokumentvorlagen wählst du deine zu übersetzende Vorlage aus und änderst anschließend die Sprache auf "Englisch (United Kingdom)" oder "Englisch (United States)".

ACHTUNG: Sollte bei dir keine andere Sprache auswählbar sein, muss diese einmal von unserem Support-Team zu eurem HQ hinzugefügt werden. Melde dich am besten per Chat oder Ticket bei uns!

Nun musst du den deutschen Inhalt einmal manuell ins Englische übersetzen. Übersetze einmal alles im Beleg bis auf die bestehenden Platzhalter, wie z.B. [Anrede], [Datum], [Zahlungsbedingungen] (mehr dazu unten).

Des Weiteren musst du einmal das Briefpapier neu-hinterlegen.

Vergiss nicht, deine Eingaben abzuspeichern - wenn du alles gespeichert hast, ist der erste Schritt getan.

ACHTUNG: Die Platzhalter werden nicht in der Vorlagen-Vorschau übersetzt aber später im Beleg!

2. Platzhalter übersetzen

Die Platzhalter können und müssen auch individuell ins Englische übersetzt werden. Das ganze kannst du unter Admin/ Belegtexte tun.

Hier kannst du neue Übersetzungen hinzufügen oder bereits bestehende Übersetzungen anpassen. Wähle im Drop-Down-Menü das Wort aus, welches du übersetzen möchtest und wechsel die Sprache zu Englisch und gebe deine Übersetzung ein.

ACHTUNG: Wenn hier bereits eine Übersetzung besteht, solltest du deine Übersetzung nicht hier ändern, sondern das Wort unten in den bestehenden Übersetzungen mit einem Klick auf den Bleistift verändern.

3. Zahlungs- und Lieferbedingungen übersetzen

Zu guter Letzt müssen noch die bestehenden Zahlungs- und Lieferbedingungen übersetzt werden. Die Bedingungen findest du unter Admin/ Beleg-Standardwerte.

Die Übersetzung kannst du einfach hinzufügen, indem du die Bedingung bearbeitest und zur englischen Beschreibung wechselst.

4. Die Belegsprache im Beleg ändern

Jetzt kannst du deinen Beleg auf Englisch erstellen: nachdem alles übersetzt wurde, musst du nur noch die Belegsprache im Beleg auswählen. Das kannst du ganz einfach beim Bearbeiten des Belegs machen.

Du wirst anschließend sehen, dass sich die Felder "Anschreiben" und "Betreff" so geändert haben, wie du sie im ersten Schritt in der Dokumentvorlage eingestellt und übersetzt hast.

Wie kann ich auf Belegen automatisch eingefügte Texte verändern?

Es gibt auf Belegen automatische eingefügte Texte. Wenn du diese für alle Belege anpassen möchtest, kann du dies im Hauptmenü unter Admin -> Belegtexte tun.

Im Dropdown Menü "Text" kannst du nach Namen von Belegtexten suchen.

Unter "Wert" steht das, was letztendlich auf den Belegen angezeigt wird. Hier kannst du diese Texte auch bearbeiten.

Klappst du die unteren Reiter über die Pfeile an der linken Seite auf, werden dir die Belegtexte angezeigt, die bei euch aktiv sind.

Welche Empfänger-Adresse wird beim Email-Belegversand verwendet?

Wenn du Belege aus dem HQ versendest, werden automatisch die von dir hinterlegten E-Mail-Daten als Empfänger für den Versand genutzt. Dabei gibt es eine Hierarchie, die bestimmt, welche Daten automatisch übernommen werden:

1. Standardadresse für den Belegtypen

Hast du in den Kundendaten eine Adresse als Standard für den Belegtypen, den du versendest, ausgewählt, dann werden diese Adressdaten genutzt.

Wie du Standardadressen für Belegtypen einstellen kannst, wir dir hier erklärt: Wie lege ich Rechnungs- Liefer- und Standardadressen im Unternehmen an?

Wichtig: Bei Erinnerungen, Mahnungen und Stornos wird die Email Adresse aus der "Rechnungsadresse" verwendet.

2. Ansprechpartner

Gibt es keine Standardadresse für den Belegtypen, dann wird die Adresse des Ansprechpartners eingetragen.

3. Standardadresse des Unternehmens

Ist beim Ansprechpartner keine Adresse angegeben, wird die Standardadresse des Emfänger-Unternehmens verwendet.

Wie kann ich das Datumsformat in Belegen ändern?

Das Format, in dem das Datum in Belegen angegeben wird, ändert sich mit dem Platzhalter. Für die Daten zum Belegdatum, Lieferdatum und der Gültigkeitsangabe gibt es sowohl Platzhalter für das Format "01.01.2018" als auch für "01. Januar 2018". Die Platzhalter mit dem ausgeschriebenen Datum erkennst du am Zusatz "-Lang". Außerdem findest du sie im Dokumentvorlagen-Modul über den Button "Platzhalter auswählen".

Eine Liste aller Platzhalter findest du hier: Welche Platzhalter gibt es?

Wie kopiere ich Dokumentvorlagen?

Dokumentvorlagen kannst du ganz leicht über die Funktion "Kopieren".

Diese findest du hier:

Im Fenster, dass danach aufpoppt kannst du auswählen wie die neue Vorlage heißen soll, für welches Subsystem die neue Vorlage eingerichtet werden soll und für welchen Belegtyp die neue Vorlage sein soll.

HINWEIS: Nach einem kurzen Neuladen wird die kopierte Vorlage gezeigt, nicht die neue Vorlage - um ggf. weitere Kopien für andere Belegtypen zu ermöglichen. Für die Bearbeitung Zeitung der neuen Vorlagen also bitte Dokumenttyp und -Vorlage wechseln.

Wie du eine Dokumentvorlage erstellst, findest du hier:

https://support.hellohq.io/hc/de/articles/115002297949-Wie-erstelle-ich-eine-Dokumentenvorlage-

Warum kann ich Positionen in Angeboten nicht mehr bearbeiten?

Der Grund, warum man Angebotspositionen nicht mehr bearbeiten kann, sind Verknüpfungen im HQ.

Sobald die Positionen des Belegs irgendwo noch referenziert werden (z.B. in einem Planumsatz, auf einer Rechnung, in einer Auftragsbestätigung, etc.), können sie im Angebot nicht mehr verändert werden, da sonst auch die Positionen an den anderen Orten geändert würden und das nicht passieren darf.

Man kann in dem Fall einmal schauen, ob es weitere Belege oder einen Planumsatz zu diesem Angebot gibt und diese (wenn möglich) aus dem HQ entfernen, dann sollten die Positionen im Angebot auch wieder bearbeitbar sein.

Wo wähle ich die Umsatzsteuer (Ust. / VAT) aus?

Die Umsatzsteuern müssen beim Erstellen des Belegs ausgewählt werden. Dazu gibt es im Bearbeitungsmodus des Belegs das DropDown-Feld "Steuerpflicht", welches die Umsatzsteuer ausweist. Das Feld befindet sich direkt über der Summe.

Wie wird ein Beleg beim Export benannt?

Wenn du eine Rechnung, ein Angebot usw. herunterlädst ergibt sich der Name aus dem für den jeweiligen Nummernkreis.

Wieso habe ich im Angebot eine Position mit 0€?

Im Angebot kann es sein, dass Positionen mit einem Wert von 0€ angezeigt werden. Dies ist normalerweise der Fall, wenn die betroffene Position entweder keinen Einzel-/Gesamtpreis hat oder wenn es sich bei der Position um eine Pauschale handelt.

Grund hierfür ist, dass das HQ bei Pauschalen nicht weiß, für was für einen Zeitraum die Pauschale gilt. Daher wird hier kein Preis angezeigt.

Wie stelle ich richtig eine Rechnung mit Positionen von zwei verschiedenen Angeboten?

Um im HQ zwei unterschiedliche Angebote auf einer Rechnung abzurechnen, muss zunächst eine komplett neue leere Rechnung erzeugt werden. Hier kannst du dann im Beleg über den Button 'Neue Position hinzufügen', die offenen Angebotspositionen beider Angebote der Rechnung hinzuzufügen. In dem Pop-Up wählst du dann als Typ der Position: Offene Position. Danach wählst du das erste Projekt aus und die dazugehörige Angebotsposition. Danach speicherst du die Position mit dem Button: Speichern.

Dadurch bleibt das Pop-Up geöffnet und du kannst du zweite Position hinzufügen, indem du den gleichen Ablauf wieder benutzt. Nachdem du alle Positionen hinzugefügt hast, kannst du den Kunden und das Projekt auswählen. Wichtig ist hier, dass du diese Auswahl erst nach dem Hinzufügen aller Positionen machst.

Wo kann ich Währungen zum HQ hinzufügen?

Standardmäßig sind im HQ die Währungen Euro (EUR) und US-Dollar (USD) hinterlegt. Man kann unter Admin/ Standardwerte/ Bereich: Währungen aus einer vorgegebenen Liste weitere Währungen auswählen und zum HQ hinzufügen.

Anschließend kann man im Beleg die Währung auswählen.

Wie erstelle ich einen Teilstorno?

Um nur einzelne Teile einer Rechnung zu stornieren geht man in die Rechnungsübersicht und klickt dann beim betroffenen Beleg auf "Aktion". Dort wählt man dann "Beleg stornieren" aus und es erscheint ein Pop-Up Fenster, in dem die Positionen des Belegs angezeigt werden.

Hier kann man jetzt die Positionen und deren Anzahl auswählen, die storniert werden sollen. Das HQ erstellt dann einen Storno mit den entsprechenden Positionen des Belegs.

Beachte: der Status des Ursprungsbelegs verändert sich nur dann auf "storniert", wenn tatsächlich alle Positionen storniert wurden.

Wie erstelle ich eine Akontorechnung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine Akontorechnung zu erstellen. Die einfachste ist, einfach eine Akontorechnung aus einem Angebot zu erstellen. Dafür geht man auf den Aktionsbutton rechts neben dem Angebot z.B. in der Angebotsübersicht oder im Belege-Reiter im Projekt.

Zudem kannst du auch eine Akontorechnung erstellen über den Button 'neuer Beleg + '.

Wie erstelle ich eine Dokumentenvorlage?

Tipp

Um dir ein Bild davon zu machen, wie deine Vorlage als PDF-Datei oder ausgedruckt aussieht, lege einfach einen Testbeleg an und klicke auf Vorschau oder lade dir diesen als PDF herunter. (ACHTUNG: Alle Texte in Betreff, Anschreiben und Grußzeile werden bei aktualisieren des Testbelegs nicht mehr überschrieben. Hier muss ein neuer Testbeleg angelegt werden.)

Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenschicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen 'Dokumentenvorlagen'.Gehe also zunächst in den Adminbereich auf "Dokumentvorlagen".

In der Dokumentvorlage werden Textfelder und Platzhalter auf einer DINA4 Seite positioniert und die Schriftart sowie Farben ausgewählt. Du kannst außerdem euer Briefpapier als Hintergrund für den Beleg hochladen. Es lassen sich zu jedem Belegtypen beliebig viele Vorlagen im Admin-Bereich erstellen, auch in unterschiedlichen Sprachen.

1. Die richtige Vorlage auswählen

Als Erstes wähle die Vorlage aus, welche du erstellen möchtest. Wähle dazu die Firma, den Belegtypen, die Vorlage und die Sprache aus.

2. Nummernkreis auswählen

Du musst einen Nummernkreis für deine Vorlage festlegen, ansonsten wird ein 'Standardnummernkreis' verwendet. Dazu klappst du den Reiter "Einstellungen" auf und wählst deinen gewünschten Nummernkreis aus. Mehr Informationen zu den Nummernkreisen findest du hier:Wie kann ich einen Beleg-Nummernkreise einrichten?

3. Briefpapier hochladen

Klappe nun im Bereich Datenfelder den Bereich Layout aus, um dein Briefpapier in Form einer pdf als Hintergrund für den Beleg hochzuladen. Klicke dazu auf den Button 'Hintergrund 1. Seite' um die Hauptseite eures Briefpapiers einzupflegen. Möchtest Du einen anderen Hintergrund ab Seite 2 hinterlegen, klicke auf 'Hintergrund weitere Seiten' um das Briefpapier für die Folgeseiten hochzuladen.

So kannst du deine Belegvorlagen mit deinem Firmenlogo, deiner Fußzeile und auch deiner Anschrift versehen, ohne dafür ein Textfeld einfügen zu müssen.

Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm: https://www.deutschepost.de/de/b/briefvorlagen/normbrief-din-5008-vorlage.html

Tipp

Der 'Hintergrund weitere Seiten' ist sinnvoll, wenn du auf der ersten Seite ein größeres Firmenlogo verwendest oder ab Seite 2 keine Absenderzeile benötigst.

4. Felder und Inhalte definieren

Als nächstes definiere deine Felder und Inhalte. Das HQ bietet dir zwei verschiedene Arten von Textfeldern. Dabei sind die Felder 'Betreff', 'Anschreiben' und 'Grußzeile' die einzigen, die du später im Beleg noch bearbeiten/ändern kannst.

Um den Inhalt eines Feldes zu bearbeiten, wählst du in der rechten Ecke des Feldes den kleinen 'Stift' aus.

Auf dem Reiter 'Standardfelder' kannst du dir die zur Verfügung stehenden Felder anzeigen lassen und diese mit einem klick in deine Vorlage einfügen. Dabei enthalten alle Felder bis auf 'Seitenumbruch' und 'Freitext' schon vordefinierten Inhalt.

Im untersten Reiter findest du die Beleg-spezifischen Felder. Diese unterscheiden sich nach Belegtypen und geben dir die Möglichkeit Felder z.B. Zahlungs-/Lieferbedingungen in deiner Vorlage zu definieren.

5. Platzhalter

Das HQ bietet dir viele vorgefertigte Platzhalter an. Mit diesen Platzhaltern kannst du Felder in deinem Beleg automatisieren, so dass du zum Beispiel nicht immer das Datum oder den Namen des Ansprechpartners von Hand angeben musst.

Um einem Platzhalter hinzuzufügen wählst du unter ‚Layout‘ den Button ‚Platzhalter‘. Es öffnet sich ein Fenster, indem dir alle Platzhalter aus den Stammdaten für Belege, sowie deine eigenen Datenfelder angezeigt werden. Um einen Platzhalter einzufügen, klicke in dem entsprechenden Textfeld auf das Stiftsymbol und gehe mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicke anschließend den Platzhalter in dem Fenster an um diesen einzufügen.

6. Layout und Stil

Jetzt wo der Inhalt definiert ist, kannst du loslegen und der Vorlage den letzten Schliff verpassen. Hierzu bietet dir das HQ einige Möglichkeiten das Layout und den Stil der Vorlage einzurichten.

Dazu kannst du deine Textfelder per 'Drag&Drop' an alle gewünschten Positionen in deiner Vorlage ziehen. Dazu hast du noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.

Wenn ein deinem hochgeladenen Hintergrund kein Absender vorhanden ist, kannst du diese in der Vorlage aktivieren. Dazu setzt du einen Haken bei "Absender-Adresse drucken".

Bestimme nun wie die Tabellen in deiner Belegvorlage aussehen sollen. Du kannst wählen ob die Umsatzsteuer für jede Position und/oder den Gesamtbetrag angezeigt werden soll und welche Spalten angezeigt werden sollen. Setzte für die Spalten die du in der Vorlage sehen möchtest einfach den Haken an der Checkbox. Damit deine Vorlage ein wenig Farbe bekommt, wähle als nächstes die Farben für den Tabellenkopf auf. Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Die erste Farbe bestimmt die Farbe des Tabellenkopfes und die zweite Farbe die des Tabellenkopfes von Positionsgruppen.

Definiere jetzt das Layout deiner Fußzeile, sofern diese nicht in deinem Briefpapier enthalten ist. Du kannst diese in vier, eine oder keine Spalten aufteilen. Jetzt hast du die Möglichkeit in die grade angelegten Felder, Textfelder einzusetzen. Hierfür eignen sich die Standardfelder Unternehmens-Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben und Bankdetails.

Stelle nun als letzten Schritt die Schriftart, Schriftgröße und den Zeilenabstand ein. Du kannst auch eine eigene Schriftart hochladen und diese verwenden.

Klicke anschließend auf speichern und deine Belegvorlage ist fertig.

Wichtig: Ein Teil der Vorlage, den du nicht bearbeiten kannst, ist der linke Seitenrand, der immer 25 Millimeter breit ist. Das entspricht dem Geschäftsstandard für Briefe und ist DIN-konform, weshalb es auch in HQ der festgelegte Wert ist.

Erklärung der Felder

Du kannst mit dem Feld 'Seitenumbruch' einen Umbruch der Seite einfügen, wodurch dir alle weiten Felder auf der nächsten Seite angezeigt werden.

Das Textfeld 'Anschreiben' enthält einen vorgefertigten Begrüßungstext.

Die 'Grußzeile' verhält sich genauso wie das 'Anschreiben'. Hier wird immer der Name des Ansprechpartners des ausgewählten Kunden eingefügt. So wie bei der Absenderadresse.

Du kannst Zahlungs und Lieferbedingungen einfügen, welche du unter den 'Beleg-Standardwerten' definiert hast. Als alternative kannst du auch ein Textfeld benutzen und die Platzhalter für Zahlungs oder Lieferbedingungen verwenden.

Wie versende ich Dokumente?

Du kannst Dokumente, wie z.B. Rechnungen direkt aus dem HQ per Mail versenden, indem du in der Übersicht auf den Aktionsbutton hinter dem Dokument klickst und "versenden" auswählst.

Oder du versendest das Dokument direkt nach dem Erstellen in den Belegdetails über den "Versenden" Button. Der Status ändert sich automatisch auf "versendet".

Hierbei gibt es folgende Logik bei der Empfänger Email-Adresse die verwendet wird:

Gibt es eine Email Adresse für den Dokumenttyp, wird die verwendet.
Gibt es die nicht, wird die Email vom Ansprechpartner verwendet.
Gibt es die auch nicht, wird die Standardadresse des Emfänger Unternehmens verwendet.
Gibt es die auch nicht wird die Standardemail Adresse der Company desAnsprechpartners verwendet.

Wenn Du das Dokument lieber aus Deinem Mailprogramm verschicken möchtest, kannst du es dir über den Button "Download" als pdf herunterladen und den Status manuell auf "versendet" setzen.

Wie erstelle ich Dokumentenvorlagen für Angebote, Bestellungen und Rechnungen?

Dokumentenvorlagen kannst du im Adminbereich unter Dokument-Vorlagen erzeugen.

Wähle dort das Unternehmen aus für welches die Vorlage bestimmt ist, wähle den Belegtypen aus und gebe der Vorlage anschließend einen Namen. Nun kannst du deine Vorlage nach deinen Vorstellungen bearbeiten und editieren.

Wie du Belegvorlagen im HQ erstellen kannst, zeigen wir dir hier.

Eine Belegvorlage dient der automatischen PDF-Erzeugung aus einem Beleg, z.B. eines Angebots oder einer Rechnung. Eine Vorlage ist immer für einen Beleg-Typ und eine Sprache hinterlegt. So können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Belegtypen und Sprachen erstellen werden.

Die Belegvorlagen kannst du im Adminbereich unter 'Dokumentvorlagen' erstellen.

1. Die richtige Vorlage auswählen

Als erstes musst du die gewünschte Firma (für den Fall dass du mehrere Unternehmen eingepflegt hast), den Belegtyp, die Vorlage sowie die Sprache auswählen.

Tipp: Du kannst zu einem Dokumententyp auch mehrere Vorlagen erstellen.

2. Nummernkreis auswählen

2.1 Als Erstes musst du die Vorlage auswählen, welche du erstellen möchtest. Wähle die Firma, den Belegtypen, die Vorlage und die Sprache aus.

3. Briefpapier hochladen

3.1 Lade nun dein Briefpapier, wenn du welches in digitaler Form hast, hoch um es in den Hintergrund einzufügen. Klicke 'Layout' und danach auf den Button ‚Hintergrunde 1. Seite‘ um die Hauptseite eures Briefpapiers und auf ‚Hintergrund weitere Seiten‘ um das Briefpapier für die Folgeseiten hochzuladen. So kannst du deine Belegvorlagen mit deinem Firmenlogo, deiner Fußzeile und auch deiner Anschrift versehen, ohne dafür ein Textfeld einfügen zu müssen.

4. Felder und Inhalte definieren

4.1 Als nächstes definiere deine Felder und Inhalte. Das HQ bietet dir zwei verschiedene Arten von Textfeldern. Die Standardfelder enthalten für Belege wichtige Inhalte mit vorgegebenen Inhalten. Die vorlagenabhängigen Felder sind mit Inhalten, die für den Belegtyp relevant sind, gefüllt.
4.2 Klicke auf Standardfelder um dir die möglichen Standardelemente anzeigen zu lassen. Wähle die vorlagenabhängigen Felder um Textfelder einzufügen, die schon vorgefertigte Inhalte enthalten. Diese findest du in der Box rechts unter dem Namen deiner Vorlage (Hier z.B ‚Angebot‘) Alle Felder enthalten Text, der verändert werden kann. Jedes der Felder kann mit Platzhaltern versehen werden. Du kannst diese Felder und Textblöcke beliebig in deiner Vorlage anordnen. Die Textfelder sind alle mit einer grau-gestrichelten Linie umrahmt. Sollte sich dieser Rahmen rot färben, kommt es zu Überschneidungen der Textfelder oder das Textfeld geht über den Seitenrand hinaus. Das Standardfeld 'Seitenumbruch' fügt einen Umbruch in den Seiten ein. So kannst du bestimmen, welche Inhalte nur auf der ersten Seite zu sehen sind und wann der Text auf die zweite Seite umgebrochen wird. Das Textfeld 'Frei-Text' enthält keine vorgefertigten Daten. Hier kannst du Platzhalter und/oder einen beliebigen Text einfügen. Einen Betreff kannst du in das Textfeld 'Betreff' schreiben. Das Textfeld 'Anschreiben' enthält einen vorgefertigten Begrüßungstext. Die 'Grußzeile' verhält sich genauso wie das 'Anschreiben'. Hier wird immer der Name des Ansprechpartners des ausgewählten Kunden eingefügt. So wie bei der Absenderadresse. Der Ansprechpartner wird als Absender eingefügt über das Textfeld 'Ansprechpartner'. Wenn du kein Briefpapier verwendest, kannst du hier alle relevanten Unternehmensinformationen in die Fußzeile einfügen. Auch die Kontaktdaten, Rechtliche Angaben (Impressum) und Bankdetails mit IBAN oder Kontonummer und BLZ, kannst du in die Fußzeile einfügen.

4.2 Jetzt wo du deine Textfelder eingebaut und angeordnet hast, kannst du die gewünschten Platzhalter hinzufügen. Dazu findest du unter ‚Layout‘ den Button ‚Platzhalter‘. Es öffnet sich ein Fenster, indem dir alle Platzhalter aus den Stammdaten für Belege sowie deine eigenen Datenfelder angezeigt werden. Um einen Platzhalter einzufügen, klicke in dem entsprechenden Textfeld auf das Stiftsymbol und gehe mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicke anschließend den Platzhalter in dem Fenster an um diesen einzufügen.

5. Layout und Stil

Jetzt wo der Inhalt definiert ist, kannst du loslegen und der Vorlage den letzten Schliff verpassen. Hierzu bietet dir das HQ einige Möglichkeiten das Layout und den Stil der Vorlage einzurichten.

5.1 Wähle als erstes aus, ob die Absender-Adresse auf der Belegvorlage erscheinen soll. Wenn du diese auf deinem Briefpapier hast, brauchst du den Haken hier nicht setzen.

5.2 Bestimme nun wie die Tabellen in deiner Belegvorlage aussehen sollen. Du kannst wählen ob die Umsatzsteuer für jede Position und/oder den Gesamtbetrag angezeigt werden soll und welche Spalten angezeigt werden sollen. Setzte für die Spalten die du in der Vorlage sehen möchtest einfach den Haken an der Checkbox. Damit deine Vorlage ein wenig Farbe bekommt, wähle als nächstes die Farben für den Tabellenkopf auf. Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Die erste Farbe bestimmt die Farbe des Tabellenkopfes und die zweite Farbe die des Tabellenkopfes von Positionsgruppen.

5.3 Definiere jetzt das Layout deiner Fußzeile, sofern diese nicht in deinem Briefpapier enthalten ist. Du kannst diese in vier, eine oder keine Spalten aufteilen. Jetzt hast du die Möglichkeit in die grade angelegten Felder, Textfelder einzusetzen. Hierfür eignen sich die Standardfelder Unternehmens-Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben und Bankdetails.

5.4 Stelle nun als letzten Schritt die Schriftart, Schriftgröße und den Zeilenabstand ein.

Klicke anschließend auf speichern und deine Belegvorlage ist fertig.

Tipp

Um dir ein Bild davon zu machen, wie deine Vorlage als PDF-Datei oder ausgedruckt aussieht, lege einfach einen Testbeleg an und klicke auf Vorschau oder lade dir diesen als PDF herunter.

Was bedeuten die Status in den Belegen?

Entwurf - Status zur Bearbeitung. In diesem Status hat der Beleg noch keine Belegnummer.

Warten auf Feedback - In diesem Status wartet das Dokument auf Feedback. Kann einen Workflow auslösen, der den Feedback-Prozess anstößt.

Freigabe 1 - Kann genutzt werden um über einen Workflow eine Freigabe für einen Beleg zu erteilen

Freigabe 2 - Kann genutzt werden um über einen Workflow eine Freigabe für einen Beleg zu erteilen - üblicherweise für 2 stufige Freigabeprozesse

Versendet -Versendete Belege (Status "Versendet" oder ein nachfolgender Status) erhalten eine Belegnummer. Danach ist das Löschen des Belegs nur noch in der Löschverwaltung möglich.

Angenommen - steht ein Angebot auf "Angenommen" kann daraus eine Rechnung erzeugt werden. Zudem können die Planumsätze beim Wechsel in diesen Status korrigiert werden

Abgelehnt - zeigt an, dass ein Angebot abgelehnt wurde. Planumsätze können beim Ablehnen nach unten korrigiert werden.

Warten auf Genehmigung - kann einen Workflow zur Freigabe einer Eingangsrechnung auslösen

Genehmigt - der finale Status einer Eingangsrechnung

Teilweise bezahlt - Es wurde ein Zahlungseingang vermerkt, aber nicht in der vollen Höhe der Rechnungssumme

Vollständig bezahlt - Es wurde ein Zahlungseingang vermerkt in Höhe der Rechnungssumme

Teilweise geliefert - Es wurde ein Wareneingang gebucht, aber nicht die komplette Menge

Vollständig geliefert - Es wurde ein Wareneingang gebucht, in Höhe der Menge

	Entwurf / Warten auf Feedback / Teilweise bezahlt
	Versendet
	Storniert
	Vollständig bezahlt
	Überfällig

Das Löschen eines Belegs ist im Editor nur möglich, wenn der Beleg sich im Entwurfs- oder Feedback-Status befindet und noch keine Belegnummer bekommen hat.

Kann man Positionen in der Auftragsbestätigung bearbeiten (z.B. wenn eine andere Stückzahl gewünscht wird)?

Nein. Wenn man Positionen in der Auftragsbestätigung verändern möchte, muss man dazu ein neues Angebot erstellen und dort die Positionen ändern.

Wo kann ich die Währung auf meinem Dokument (z.B Angebot oder Rechnung) einstellen?

Um die Währung eines Dokumentes zu ändern, musst du im "Bearbeitungs-Modus" zum Ende des Dokumentes scrollen und dort die Drop-Down "Währung" ausklappen.

Hier bekommst du eine Auswahl an Währungen für deinen Beleg.
Die Auswahl setzt sich aus den in deinem HQ hinterlegten Währungen zusammen.

Wichtig ist dass du diesen Schritt vor dem Hinzufügen der Positionen machst, damit du nicht alle Positionen neu hinzufügen musst.

Achtung!
Bei einem Wechsel der Währung werden die Positionswerte nicht neu berechnet. Um die Werte für Reportings, Artikel oder Fremdkosten neu zu berechnen, füge diese Position erneut hinzu.

Wie können neue Vorlagen (Reiter rechts unter Belege) erstellt werden?

Du kannst aus einem Angbeot welches du ganz normal erzeugt hast einfach eine Vorlage machen.

Klicke dazu in der Übersicht der Angebote auf das entsprechende Angebot und wähle über den Aktions-Button die Funktion "Zur Vorlage umwandeln" aus.

Anschließend findest du die Vorlage im Reiter "Vorlagen" wenn du auf Belege - Angebote gehst.