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Ressourcenplanung und Arbeitszeiten für Kurzarbeit anpassen

Unter Umständen möchtet ihr die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anpassen, um der Kurzarbeit auch in der Ressourcenplanung Rechnung zu tragen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten: 

  • Eine Veränderung der Arbeitszeiten wirkt sich auch in die Vergangenheit auf die Ressourcen-Kapazität und Arbeitszeitkonen aus, wie zum Beispiel auf die Ermittlung der Überstunden- und Urlaubssalden. 
  • Wer verhindern möchte, dass Arbeitszeitkonten und Urlaubssalden der Vergangenheit verändert werden, schließt die betroffenen Monate ab.  
  • Wird während der Kurzarbeit Urlaub genommen, müssen ggf. Urlaubstage korrigiert werden (s.u.)
  • Sollte Mitte eines Monats auf Kurzarbeit umgestellt worden sein, können "zu wenig gearbeitete Stunden" korrigiert werden (Stunden umbuchen, siehe Link unten).

Vorgehen bei der Anpassung der Arbeitszeiten

  1. Benutzer / Verwaltung aufrufen 
  2. Falls noch Monate aus der Vergangenheit nicht abgeschlossen sind:
    Dropdown "Aktionen..." oben links öffnen und "Monat abschließen..." klicken
  3. Gewünschten Monat und Benutzergruppen(n) auswählen: So kann auch für alle Benutzer auf einmal ein Monat abgeschlossen werden.
  4. In der Benutzer / Verwaltung bleiben, Benutzer aus Liste links auswählen und Reiter "Arbeitszeiten aufrufen"
  5. Ggf. Überstundensaldo korrigieren bei Umstellung Mitte eines Monats.
  6. Arbeitszeiten des Benutzers anpassen. Dies wirkt sich auf alle nicht-abgeschlossenen Monate aus. 

Besonderheiten für Urlaubstage 

Sollten die Arbeitszeiten sich so verändern, dass ein Benutzer ganze Tage frei bekommt, ist dies bei der Berechnung von beantragten Urlaubstagen zu berücksichtigen. Neue Arbeitszeiten werden bei der Ermittlung der Urlaubstage normalerweise ignoriert. Das HQ würde aber die Reduzierung der Arbeitszeiten auch auf die Urlaubstage anwenden. Beispiel:

Ein Benutzer reduziert auf eine 4-Tage-Woche. Nimmt er nun eine ganze Woche Urlaube, würden für ihn laut HQ 4 Urlaubstage abgezogen. Während der Kurzarbeit müsste der Mitarbeit aber weiterhin 5 Urlaubstage beantragen. 

Lösung: Sollte es für eure Lohnbuchhaltung kein Problem sein, könnt ihr am neuen "freien" Tagen eine Arbeitszeit von 1 Minute eintragen. So berechnet das HQ diesen Tag bei den Urlaubstagen ein. Alternativ kann das Urlaubstage-Kontingent auch jederzeit über den Reiter Arbeitszeitkonto manuell angepasst werden (Button "Urlaubstage umbuchen").

 

Weiterführende Links:

Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

Wie kann ich einen Monat abschließen?

Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?

 

Hinweise: Ein laufender Monat kann nicht abgeschlossen werden. Verwendet ihr Arbeitszeitregeln zum Kappen von Überstunden, führt bitte den Monatsabschluss je einzelnen Mitarbeiter im Reiter "Arbeitszeitkonto" durch. 

 

Unser neuer Mitarbeiter erhält keine Mail aus dem HQ, woran kann das liegen?

Wenn du einen neuen Mitarbeiter zum HQ einlädst, musst du eine Mailadresse angeben. Manchmal weiß man schon, welche Mailadresse der neue Mitarbeiter erhalten wird und trägt diese ein, bevor sie überhaupt beim Email-Provider angelegt wurde.

Wenn das passiert, kann es zu einem Fehler kommen. Dabei versendet das HQ eine Einladungsmail, die Adresse existiert aber nicht und der SMTP-Server blockiert diese Adresse entsprechend für zukünftige Mails (sog. Bounce-Liste).

Wenn ihr euren eigenen SMTP-Server im HQ hinterlegt habt, müsst ihr einmal dort nachschauen, ob das der Fall ist.

Wenn ihr unseren Standard SMTP-Server nutzt, dann meldet euch einmal per Chat oder Ticket bei unserem Support. Wir werden die Mailadresse dann von der Liste entfernen.

 

Tipp: achte beim Einladen des neuen Nutzers darauf, dass du eine bestehende Mailadresse angibst 

Welche Platzhalter gibt es?

Platzhalter lassen sich vielseitig einsetzen und sparen eine Menge Zeit beim Erstellen von beispielsweise Belegen. Man kann sie an verschiedenen Stellen verwenden z.B. in den Dokumentvorlagen oder der Signatur des Unternehmens.

Platzhalter haben einen bestimmten Aufbau: Sie bestehen aus zwei Klammern [ ] und in der Mitte eine Bezeichnung der Daten, die aus dem System gezogen werden.

Ein Beispiel wäre: [Kunde_Name]  Hier wird dann automatisch der Name des Kunden eingefügt.

Insgesamt gibt es viele Platzhalter im HQ, da diese auch automatisch für jedes eigene Datenfeld, bei Leads/Projekten etc, erzeugt werden.

Hier einmal eine Liste mit allen Standard-Platzhaltern:

[Betreff übernehmen]
[Datum] 
[Datum-Lang]
[Datum-Monat]
[Datum-Vormonat]
[Datum-Quartal]
[Datum-Vorquartal]
[Datum-Halbjahr]
[Datum-Vor-Halbjahr]
[Datum-Jahr]
[Datum-2-Jahre]
[Dokumenttyp]
[Dokumentnummer]
[Anfragenummer]

Projekt

[Projektnummer]
[Projektname]
[Projektstart]
[Projektende]
[Projekt_Lieferadresse]
[Projekt_Rechnungsadresse]

Angebot

[Angebotsnummer]
[BisDatum]
[BisDatum-Lang]
[Lieferdatum]
[Lieferdatum-Lang]

Rechnung

[Rechnungsnummer]
[Rechnungsdatum]
[Rechnungsdatum-Lang]
[BisDatum]
[BisDatum-Lang]
[Betrag]
[Bruttobetrag]
[Bestellungsnummer]
[Lieferscheinnummer]

Kunde

[Kundennummer]
[Kunde_Name]
[Kunde_Adresse]
[Kunde_PLZ]
[Kunde_Ort]
[Kunde_Land]
[Kunde_UStID]
[Kunde_Website]
[PO-Nummer]
[Kunde_Projekt_Name]

Lieferant

[Lieferantennummer]
[Lieferanten_Name]
[Lieferanten_Adresse]
[Lieferanten_PLZ]
[Lieferanten_Ort]
[Lieferanten_Land]
[Lieferanten_UStID]

Unternehmen

[Unternehmen_Name]
[Unternehmen_Adresse]
[Unternehmen_PLZ]
[Unternehmen_Ort]
[Unternehmen_Tel]
[Unternehmen_Fax]
[Unternehmen_Homepage]
[Unternehmen_Postfach]
[Unternehmen_Land]
[Unternehmen_UStID]
[Unternehmen_Steuernummer]
[Unternehmen_CEO]
[Unternehmen_Registereintrag]
[Unternehmen_Registernummer]
[Unternehmen_Bank]
[Unternehmen_Kontonummer]
[Unternehmen_BLZ]
[Unternehmen_IBAN]
[Unternehmen_BIC]

Ansprechpartner Kunde

[Ansprechpartner_Kunde]
[Ansprechpartner_Kunde_Anrede]
[Ansprechpartner_Kunde_Vorname]
[Ansprechpartner_Kunde_Name]
[Ansprechpartner_Kunde_Tel]
[Ansprechpartner_Kunde_Mobil]
[Ansprechpartner_Kunde_Email]

Ansprechpartner Unternehmen

[Ansprechpartner]
[Ansprechpartner_Anrede]
[Ansprechpartner_Vorname]
[Ansprechpartner_Name]
[Ansprechpartner_Tel]
[Ansprechpartner_Mobil]
[Ansprechpartner_Email]
[Ansprechpartner_Abteilung]

Weitere

[Lieferbedingungen]
[Zahlungsbedingungen]

Wie kann ich einen neuen Mitarbeiter anlegen?

Einen neuen Mitarbeiter kannst du im Adminbereich über den Reiter 'Neuer Benutzer‘ einladen.

 

1.Benutzer einladen

1.1 Um zur Eingabemaske zu gelangen, wähle ‚Neuen Benutzer einladen‘

neueBenutzer1.png

1.2 Gebe nun die persönlichen Daten, sowie die Personalnummer des Benutzers ein.
Um dem Benutzer direkt die richtige Rechtestufe zuzuweisen, wähle die Benutzergruppe in welche der Benutzer gehört aus.
Jetzt musst du noch die Email-Adresse des Benutzers eingeben, damit dieser seine Einladung mit den Login-Daten auch erhält. Beachte bitte, dass die Mail-Adresse des Mitarbeiters auch schon so besteht, da es sonst zu einem Fehler beim Versenden der Einladungs-Mail kommen kann.


1.3 Den Personalverantwortlichen für diesen Nutzer kannst du auch schon hier bestimmen.

1.4 Nun brauchst du nur noch das Land sowie das Bundesland auszuwählen und schon kannst du den Benutzer einladen. Wichtig zu wissen ist, dass die Feiertage des gewählten Bundeslandes in den Kalender des Benutzers übertragen werden.


1.5 Klicke abschließend auf ‚Benutzer einladen‘ um die Einladung per Email an den Benutzer abzuschicken 

 

2.Stammdaten pflegen

Die Stammdaten findest du in der Benutzerverwaltung.

neueBenutzer2.png

2.1 Pflege oder ändere in den Sonstigen Daten die persönlichen Daten und wähle oder korrigiere den Personalverantwortlichen und den Vertreter.

2.2 Unter dem Punkt 'weitere Daten' kannst du jetzt eine Grundlast in Stunden pro Tag eingeben und einen Internen Kostensatz in Euro pro Stunde festlegen. Eine Verrechnugssatzregel kannst du aus dem Drop-Down Menü auswählen.

2.3 Damit der Nutzer in der Ressourcenplanung erscheint, muss die Checkbox ‚Benutzer als Ressource verfügbar?‘ angehakt sein.
2.4 Wenn noch nicht geschehen, kannst du noch das Land sowie das Bundesland auswählen und anschließend speichern.

 

3.Urlaub

3.1 Jetzt kannst du im Bereich 'Urlaub' die Urlaubstage des Benutzers eingeben. Wenn der Benutzer noch Resturlaub hat, trage im Vorjahr die Gesamtanzahl der Urlaubstage ein und stelle dem Benutzer im Vorjahr den genutzten Urlaub im Urlaubsmodul ein. Der Resturlaub wird dann automatisch aus der Differenz berechnet. 

Wenn du alle notwendigen Daten eingetragen hast klicke auf Speichern

 

4.Arbeitszeiten einstellen

4.1 Definiere hier die Arbeitszeitregel für den Benutzer. Wenn der Benutzer feste Arbeitszeiten hat, hake noch die Checkbox an. Wenn der Benutzer lediglich eine bestimmte Stundenanzahl pro Tag zu leisten hat, brauchst du diese Checkbox nicht anhaken.
Anschließend speichere die Daten.

 

5.Ressourcengruppe zuweisen

5.1  Weise dem Benutzer hier die korrekte Ressourcengruppe zu, damit dieser im Ressourcenplan auch in der richtigen Gruppe erscheint. Gehe dazu in den Adminbereich auf ‚Ressourcen‘. Jetzt kannst du per Drag&Drop den Benutzer in die gewünschte Gruppe ziehen.
Wenn die Gruppe noch nicht besteht, wähle ‚Neue Gruppe‘ um sie anzulegen. Dann speichere deine Eingaben.

Das war es schon, nun kann sich der Nutzer anmelden und euch fleißig unterstützen. Viel Erfolg!

Wie deaktiviere ich einen Mitarbeiter?

Um einen Mitarbeiter (Benutzer) zu deaktivieren, gehe im Admin-Bereich in die Gruppenverwaltung. Hinter jedem Mitarbeiter steht ein blau hinterlegter Link "Benutzer deaktivieren". Klicke auf den Link um den Mitarbeiter zu deaktivieren. 

Deaktivierte Nutzer verlieren Ihren Zugriff aus das HQ und zudem verbrauchen sie keine Lizenz - Ihr könnt nun also einen anderen Mitarbeiter einladen oder aktivieren.

Einen bereits deaktivierten Benutzer kannst Du jederzeit in der Gruppenverwaltung unter dem Reiter "Deaktiviert" wieder aktivieren.

Wie werden Mitarbeiter in die Ressourcengruppen eingeteilt?

Im Admin-Bereich unter "Ressourcen" kannst Du Ressourcengruppen erstellen und verwalten. Anschließend kannst Du die jeweiligen Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die entsprechende Ressourcengruppe ziehen. 

Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.

Wie lösche ich einen Mitarbeiter?

Generell empfehlen wir, Mitarbeiter nicht zu löschen, sondern lediglich zu deaktivieren. Dadurch werden ebenfalls neue Lizenzen frei. 

Möchtest Du einen Mitarbeiter dennoch unbedingt löschen, kannst Du das im Admin-Bereich unter "Löschverwaltung" im Reiter "Benutzer".

Wo liegt der Unterschied zwischen dem Löschen und Deaktivieren von Mitarbeitern?

Ein gelöschter Benutzer ist komplett aus dem System entfernt. Beim Deaktivieren werden einem Mitarbeiter alle Gruppen entzogen. Auch dadurch wird wieder eine Lizenz frei. Einen deaktivierten Mitarbeiter kann man wieder aktivieren, einen gelöschten nicht. Zudem kann man bei einem gelöschten Mitarbeiter hinterher nicht mehr nachvollziehen, an welchen Projekten er gearbeitet hat.