Unter Umständen möchtet ihr die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anpassen, um der Kurzarbeit auch in der Ressourcenplanung Rechnung zu tragen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten: 

• Eine Veränderung der Arbeitszeiten wirkt sich auch in die Vergangenheit auf die Ressourcen-Kapazität und Arbeitszeitkonen aus, wie zum Beispiel auf die Ermittlung der Überstunden- und Urlaubssalden. 
• Wer verhindern möchte, dass Arbeitszeitkonten und Urlaubssalden der Vergangenheit verändert werden, schließt die betroffenen Monate ab.  
• Wird während der Kurzarbeit Urlaub genommen, müssen ggf. Urlaubstage korrigiert werden (s.u.)
• Sollte Mitte eines Monats auf Kurzarbeit umgestellt worden sein, können "zu wenig gearbeitete Stunden" korrigiert werden (Stunden umbuchen, siehe Link unten).

Vorgehen bei der Anpassung der Arbeitszeiten

1. Benutzer / Verwaltung aufrufen 
2. Falls noch Monate aus der Vergangenheit nicht abgeschlossen sind:
   Dropdown "Aktionen..." oben links öffnen und "Monat abschließen..." klicken
3. Gewünschten Monat und Benutzergruppen(n) auswählen: So kann auch für alle Benutzer auf einmal ein Monat abgeschlossen werden.
4. In der Benutzer / Verwaltung bleiben, Benutzer aus Liste links auswählen und Reiter "Arbeitszeiten aufrufen"
5. Ggf. Überstundensaldo korrigieren bei Umstellung Mitte eines Monats.
6. Arbeitszeiten des Benutzers anpassen. Dies wirkt sich auf alle nicht-abgeschlossenen Monate aus. 

Besonderheiten für Urlaubstage 

Sollten die Arbeitszeiten sich so verändern, dass ein Benutzer ganze Tage frei bekommt, ist dies bei der Berechnung von beantragten Urlaubstagen zu berücksichtigen. Neue Arbeitszeiten werden bei der Ermittlung der Urlaubstage normalerweise ignoriert. HelloHQ würde aber die Reduzierung der Arbeitszeiten auch auf die Urlaubstage anwenden. Beispiel:

Ein Benutzer reduziert auf eine 4-Tage-Woche. Nimmt er nun eine ganze Woche Urlaube, würden für ihn laut helloHQ 4 Urlaubstage abgezogen. Während der Kurzarbeit müsste der Mitarbeit aber weiterhin 5 Urlaubstage beantragen. 

Lösung: Sollte es für eure Lohnbuchhaltung kein Problem sein, könnt ihr am neuen "freien" Tagen eine Arbeitszeit von 1 Minute eintragen. So berechnet helloHQ diesen Tag bei den Urlaubstagen ein. Alternativ kann das Urlaubstage-Kontingent auch jederzeit über den Reiter Arbeitszeitkonto manuell angepasst werden (Button "Urlaubstage umbuchen").

Weiterführende Links:

Wie kann ich Überstunden nachtragen oder abziehen?

Wie kann ich einen Monat abschließen?

Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?

Hinweise: Ein laufender Monat kann nicht abgeschlossen werden. Verwendet ihr Arbeitszeitregeln zum Kappen von Überstunden, führt bitte den Monatsabschluss je einzelnen Mitarbeiter im Reiter "Arbeitszeitkonto" durch. 

Wenn du einen neuen Mitarbeiter zum HQ einlädst, musst du eine Mailadresse angeben. Manchmal weiß man schon, welche Mailadresse der neue Mitarbeiter erhalten wird und trägt diese ein, bevor sie überhaupt beim Email-Provider angelegt wurde.

Wenn das passiert, kann es zu einem Fehler kommen. Dabei versendet das HQ eine Einladungsmail, die Adresse existiert aber nicht und der SMTP-Server blockiert diese Adresse entsprechend für zukünftige Mails (sog. Bounce-Liste).

Wenn ihr euren eigenen SMTP-Server im HQ hinterlegt habt, müsst ihr einmal dort nachschauen, ob das der Fall ist.

Wenn ihr unseren Standard SMTP-Server nutzt, dann meldet euch einmal per Chat oder Ticket bei unserem Support. Wir werden die Mailadresse dann von der Liste entfernen.

Um einen Mitarbeiter (Benutzer) zu deaktivieren, gehe im Admin-Bereich in die Gruppenverwaltung. Hinter jedem Mitarbeiter steht ein blau hinterlegter Link "Benutzer deaktivieren". Klicke auf den Link um den Mitarbeiter zu deaktivieren. 

Deaktivierte Nutzer verlieren Ihren Zugriff zum helloHQ und zudem verbrauchen sie keine Lizenz - Ihr könnt nun also einen anderen Mitarbeiter einladen oder aktivieren.

Einen bereits deaktivierten Benutzer kannst Du jederzeit in der Gruppenverwaltung unter dem Reiter "Deaktiviert" wieder aktivieren.

Im Admin-Bereich unter "Ressourcen" kannst Du Ressourcengruppen erstellen und verwalten. Anschließend kannst Du die jeweiligen Mitarbeiter einfach per Drag and Drop in die entsprechende Ressourcengruppe ziehen. 

Taucht ein Mitarbeiter nicht als Ressource in der Liste auf, gehe einmal in das Modul "Benutzer" und dort in die "Verwaltung". Überprüfe, ob in den Stammdaten das Häkchen bei "Benutzer als Ressource verfügbar?" gesetzt wurde.

Generell empfehlen wir, Mitarbeiter nicht zu löschen, sondern lediglich zu deaktivieren. Dadurch werden ebenfalls neue Lizenzen frei. 

Möchtest Du einen Mitarbeiter dennoch unbedingt löschen, kannst Du das im Admin-Bereich unter "Löschverwaltung" im Reiter "Benutzer".

Ein gelöschter Benutzer ist komplett aus dem System entfernt. Beim Deaktivieren werden einem Mitarbeiter alle Gruppen entzogen. Auch dadurch wird wieder eine Lizenz frei. Einen deaktivierten Mitarbeiter kann man wieder aktivieren, einen gelöschten nicht. Zudem kann man bei einem gelöschten Mitarbeiter hinterher nicht mehr nachvollziehen, an welchen Projekten er gearbeitet hat.